DIPLOMA EN JEFATURA, COORDINACION Y SUPERVISIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN LOCAL
Administración de la Capacitación en las Organizaciones Públicas
Lic. Laura Vilosio.
Este documento ha sido preparado por la Lic. Laura Vilosio
con fines estrictamente didácticos en base a la bibliografía indicada en el programa correspondiente .
Formación en la empresa
Acción intencionada realizada por la empresa de forma sistemática y planificada.Trata de transmitir a los empleados ciertos conocimientos, habilidades y actitudes.Implica un proceso de aprendizaje por parte de los empleados que dará lugar a un cambio de comportamiento en el individuo que es el que realmente demuestra que se ha producido aprendizaje.Su objetivo principal es que los empleados realicen mejor su trabajo, esto es aumenten su rendimiento. Por lo tanto, su finalidad última es la mejora de la eficacia y eficiencia empresarial.
BeneficiosEmpleados
Mejora sus posibilidades de promoción
Aumenta su seguridad en el empleo
Reduce el número de accidentes laborales
Aumenta su satisfacción laboral
Empresa Aumento de la productividad
Mejora de la calidad de los productos o servicios
Aumento de la innovación de productos y procesos
Mayor facilidad para introducir cambios
Reducción del tiempo de realización del trabajo
Mayor flexibilidad y capacidad de adaptación de la fuerza laboral
Incremento del compromiso laboral con la empresa.
Requisitos
1. Debe estar integrada dentro del plan general de la empresa.
2. Debe ser coherente con el conjunto de políticas de RRHH de la empresa.
3. Debe planificarse.4. Requiere de la colaboración y
aceptación de todos los implicados.5. Debe ser pertinente: adaptarse a la
realidad de la empresa y su cultura.
Etapas
1. Determinación de las necesidades de formación
identificación de objetivos formativos
2. Desarrollo y aplicación del plan de formación.
3. Evaluación de la formación
ANÁLISIS DE NECESIDADES DE
FORMACIÓN
DESARROLLO Y APLICACIÓN DEL
PLAN DE FORMACIÓN
EVALUACIÓN DE LA FORMACIÓN
objetivos formativos
Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC)
Determinar si la formación es necesaria o no.Brindar información adecuada para su diseño (dónde, con qué contenidos, destinatarios).El análisis debe realizarse en tres niveles: Organización Tareas Personas
Análisis a nivel de la organización
Análisis de los objetivos y estrategias empresariales: requerimientos de formación que suponen los nuevos proyectos empresariales.
Para ello se sugiere analizar: plan estratégico, proyectos de inversión, balances, memorias, informes de auditorías empresariales y laborales o indicadores de efectividad empresarial.
En la Administración Pública se debe tener en cuenta además la misión y la planificación de la repartición de que se trate.
nivel organizativo
Análisis en el nivel de las tareas
proyectos
estructuraAnálisis detallado de:•Puestos de trabajo•Tareas que incluyen•Peso relativo de cada tarea• Rendimiento estándar para cada puesto•Métodos de realización de tales tareas•Condiciones físicas, de seguridad y estrés y responsabilidad en que se ejecutan.
perfil de exigencias del puesto
•Identificar necesidades formativas
•Priorizar entre acciones de formación
Qué empleados necesitan formación y de qué tipo. Análisis del rendimiento actual Identificación de los conocimientos, habilidades y
actitudes
Herramientas: registros de personal, inventarios de RRHH, resultados de evaluaciones de rendimiento, estadísticas de personal, método de observación directa, entrevistas, o cuestionarios a los propios empleados o a sus mandos y clientes o reuniones con los empleados para detectar deficiencias de competencias.
Análisis en el nivel de las personas
ORGANIZACIÓN•Objetivos y estrategias•Estructura organizativa•Clima •Proyectos
TAREA•Descripción de los puestos•Análisis de tareas
PERSONA•Conocimientos •Habilidades•Actitudes
Rendimiento esperado
Rendimiento real
Comparación
Desfasaje
Puede solucionarse con formación
Necesidades formativas
Buscar otra solución
SíNo
DNC
Correctivo
Competencias efectivas requeridas
Evaluación de desempeño
Prospectivo
Análisis de problemas específicos
Análisis prospectivo de cambios
tecnológicos
Análisis prospectivo de movimientos de
personal
Quiénes pueden hacer el DNC
La experiencia ha demostrado que los supervisores de línea suelen ser las personas más idóneas para realizar esta tarea:
Son los que tienen un conocimiento cabal del desempeño de las personas y los puestos de trabajo; esto último, en lo que se refiere a las tareas involucradas, los estándares de desempeño y las competencias requeridas por las personas que los ocupan.
El encargado de capacitación de la institución cumple una función de asesoría y coordinación.
Identificadas las personas que presentan problemas de desempeño causados por falta de competencias, es preciso traducir estas carencias en términos de los contenidos instruccionales v.gr. conocimientos, capacidades intelectuales, destrezas psicomotoras y actitudes que se requieren para suplir dichas carencias.
Encargado de capacitación + supervisor
Por último, como resultado del análisis de las necesidades de capacitación, los supervisores junto con el encargado de capacitación, elaboran los informes sobre los individuos que presentan carencias formativas que comprometen su desempeño, en su puesto actual o futuro.
Dichos informes deberán explicar cuáles son los objetivos de aprendizaje y los objetivos organizacionales. que se pretende alcanzar en virtud de la capacitación de cada sujeto: se trata de explicar el para qué de la capacitación, en cuanto al desarrollo de las competencias de la persona y la satisfacción de los objetivos de la organización.
Identificación de objetivos formativos
Objetivo formativo: es el resultado que se espera obtener de los sujetos que reciben la formación una vez finalizada.2 pasos:
Objetivos generales (estrategia, política de RRHH) Objetivos específicos (necesidades de
conocimiento, habilidades y actitudes)Requisitos:
Claros y concretos Mensurables Comprendidos por todos los implicados Vinculados con la necesidad organizativa que se
trata de cubrir
Desarrollo y aplicación del plan de formación
Transformación de las necesidades formativas en acciones Contenidos Duración Momentos de realización Formadores Destinatarios Técnicas a aplicar Lugar Costos
Características de la formación según el tipo de habilidades que trata de transmitir
Formación general Formación específica Formación en el puesto de trabajo Formación fuera del puesto de trabajo Formación interna
Formación general
El trabajador adquiere conocimientos que le van a ser útiles no sólo en la empresa donde los recibe sino en otras muchas empresas.Las empresas tratan de trasladar parte de los costos a los trabajadores.Ayuda a crear una fuerza laboral flexible.
Formación específica
• El empleado adquiere unos conocimientos que sólo se pueden aplicar en la empresa que los ha suministrado.
• La empresa está dispuesta a pagar esa capacitación
• Suele proporcionarse a los empleados que tienen menos posibilidades de cambiar de empleo
Formación en el puesto de trabajo
El entrenamiento va a ser dado por directivos, superiores o compañeros, directamente en el puesto de trabajo.
Aprender mientras se trabaja y practicar las habilidades que se van a utilizar
Apropiada para: Desarrollar una habilidad ya existente No interrumpir el trabajo en el curso de la capacitación o
no es rentable sacar a los empleados de su puesto de trabajo para que reciban formación.
Resulta indispensable que el formando esté inmerso en una situación real de trabajo para que el aprendizaje sea eficaz.
Métodos de formación en el puesto de trabajo
Rotación de puestos
Aprendizaje
Asignación de tareas tuteladas
Sistemas electrónicos de apoyo al rendimiento.
Formación fuera del puesto de trabajo
Se desarrolla en cursos especiales o centros que han sido equipados para la formación. Supone la intervención de personas ajenas al grupo inmediato de trabajo. Resulta apropiada cuando hay que transmitir rápidamente información específica a grandes grupos, así como para presentar prácticas, principios o teorías.Ventajas: control sobre el aprendizaje, no provoca interrupciones en el centro de trabajo y la mayor rapidez con que se adquieren los conocimientos.Inconvenientes: elevado costo, mayores dificultades para transferir lo aprendido al puesto o al pérdida de tiempo de trabajo producida por asistir a la formación.
Seminarios o conferencias: mucha información a gran número de personas al mismo tiempo. Reservas sobre su eficacia.
Rol play
Método del caso
Grupo de discusión
Métodos de formación fuera del puesto de trabajo
Formación interna
Formación diseñada y estructurada por al propia organización que la necesita.
Adecuada para: Gran número de personas con necesidades de formación de modo
que es más económico afrontar los costos de un curso interno que al conjunto de inscripciones individuales en cursos externos.
Las competencias sobre las que versa la formación son específicas de la empresa.
Se pretende que los miembros de la organización compartan conocimientos y experiencias.
Ventajas: Disponibilidades horarias, incentiva el trabajo en equipo y es más fácil de controlar.
Desventajas: costosa, falta de experiencia por parte de la empresa
Formación que es diseñada e impartida por una organización distinta de aquella que va a usarla, lo que no implica que tenga que ser desarrollada fuera de la empresa. Adecuada para: Número de alumnos reducido Las competencias sobre las que gira la formación sean
genéricas Urgencia en cubrir la necesidad inminente Se pretenda que los alumnos se beneficien con la interacción
con miembros de otras organizaciones y desarrollen habilidades interpersonales.
Formación externa
Ventajas de la formación externa
Proporciona una instrucción de calidad y relativamente económicaOfrece al posibilidad de obtener conocimientos altamente especializados Está disponible para cualquier empresa independientemente de su tamaño.
Desventajas de la formación externa• Limitada adecuación a las necesidades de la empresa• Escasa flexibilidad de horarios• Dificultades para aplicar lo aprendido• Limitado conocimiento que suelen tener los
instructores sobre la empresa.
Plan de formación
Es un documento en el que se plasma de manera concreta las actividades formativas que se van a desarrollar Política de la empresa Política de formación de la empresa Listado de necesidades de formación Acciones de formación Planificación de acciones de formación Presupuesto
Ejecución del plan de formación
Se ponen en práctica las acciones diseñadas
1. Divulgar el plan (alta dirección)
2. Supervisión
3. Evaluación
Evaluación de la formación
En el proceso de formación la evaluación se refiere a cualquier intento de recogida sistemática de información que ayude a tomar decisiones sobre la selección, adopción, valor y modificación del programa de formación.
Se trata de comparar lo logrado con los objetivos propuestos.
Dificultades: De tiempo De costos Técnicas Por temor a los resultados Conformismo y falta de autocrítica Necesidad de tener que medir conocimientos,
habilidades y actitudes de las personas que van a recibir la formación antes de que este proceso se inicie.
Evaluación de la formación
Evaluación
Cuatro niveles: Reacción Aprendizaje Conducta o transferencia Resultados
Primer nivel: reacción
Mide la reacción de los participantes ante la acción de formación: opinión del trabajador y su grado de satisfacción. Contenidos en conocimiento y técnicas Métodos de formación y tácticas empleadas.
Desempeño de los formadores que las aplicaron. Condiciones generales del aprendizaje y el entorno Nivel de actitudes conseguido.
Se puede medir la reacción del formador y la del responsable de la formación
Segundo nivel: aprendizaje
Comprobar si los participantes modifican sus conocimientos, habilidades y actitudes.
Se necesita una evaluación específica para cada programa.
Tomar como punto de partida los objetivos del programa. Conocimientos: cuestionario Habilidades: transferencia en el trabajo Actitudes: complejas de evaluar
Tercer nivel: conducta o transferencia
Grado en que se observa un cambio en el desempeño del trabajo como consecuencia de la participación en acciones formativas.
Necesita tiempo- Subjetividad.
Instrumentos: observación, cuestionarios, entrevistas o utilización de escalas de comportamiento.
Cuarto nivel: resultados
Evalúa resultados organizativos: aumento de las ventas, reducción de los costos, mejora de calidad o disminución de los niveles de ausentismo.
NIVEL DE REACCIÓN
NIVEL DE APRENDIZAJE
NIVEL DE COMPORTAMIENTO
NIVEL DE RESULTADOS
SATISFACCIÓN DE LOS ASISTENTES
CONOCIMIENTOS,HABILIDADES Y
ACTITUDES
TRANSFERENCIA AL TRABAJO
OBJETIVOS ORGANIZATIVOS
•Fácil y de bajo costo•Alcance muy limitado
•Más difícil y más tiempo•A medida de cada programa
•Gran subjetividad•Evaluación sistemática del puesto de trabajo
•Nivel más importante•Recogida e interpretación de los datos difícil, compleja y costosa