Download - Digital Assets Management
INTRODUCCIÓN
Existe una gran oferta de sistemas de
administración de recursos digitales (DAM)
actualmente en el mercado. Muchos de
ellos son excelentes herramientas y
potentes repositorios, pero carecen de la
posibilidad de personalizar
funcionalidades, o la adaptación que
ofrecen es limitada a algunas
características superficiales.
El objetivo de este documento es
presentar un plan de acción para el
desarrollo integral de un Digital Assets
Management System (Sistema de gestión
de recursos digitales) y presentar las
características y opciones principales para
su consideración por parte del cliente.
El documento está dividido en cinco
secciones.
En la primera sección, haremos un análisis
pormenorizado de las herramientas
disponibles en
Internet, sus pro y contras, y cuales
consideramos indispensables para un DAM
comercial En la segunda sección
analizaremos pormenorizadamente cuáles
son las necesidades actuales del cliente y
delinearemos las funcionalidades mínimas
indispensables para satisfacerlas. En la
tercera sección analizaremos distintas
soluciones de Cloud Storage para integrar
el sistema en una sola solución escalable, y
veremos la planificación de la
escalabilidad. En la cuarta sección
haremos una presentación de los equipos
necesarios y un WBS (Work Breakdown
Structure) dividiendo el esfuerzo de
investigación y desarrollo entre los
equipos.
PROCESO DE DESARROLLO
El plan de desarrollo consistirá en varias etapas sucesivas e
iteraciones para la implementación del sistema.
La primera etapa consiste en la presentación de un Baseline
explayado mediante este documento. Su aprobación dispara la
siguiente etapa. La segunda etapa consiste en el análisis de los
requerimientos pormenorizados del cliente, su declaración y
puesta en casos de uso individualizados y la aceptación del
alcance general del proyecto.
En la siguiente etapa, comienza el armado del equipo de
desarrollo y la capacitación de los recursos en las necesidades y
alcance del proyecto. Con el inicio del desarrollo, se establecen
los ambientes de desarrollo, preproducción y producción y se
inician las iteraciones de acuerdo al alcance del proyecto.
Al final de cada iteración se produce un entregable que debe
haber implementado cada una de las funcionalidades esperadas.
El hito del proyecto puede ser aceptado o revisado por parte del
cliente en una etapa de testing, lo que puede suponer nueva
planificación en el desarrollo y alcance del proyecto. Al finalizarse
y aceptarse todos los hitos del proyecto, la solución instalable
queda en estado de soporte y mantenimiento, con un equipo
reducido de gente a cargo.
DAM: CARACTERÍSTICAS DESEABLES Si está buscando una solución de
administración de activos digitales (DAM),
probablemente ya haya hecho su
investigación con respecto a la selección
de proveedores. Además, probablemente
esté en la etapa en la que se ha dado
cuenta de que todos los proveedores
ofrecen diferentes características
orientadas a satisfacer diferentes
requisitos Esta guía de comparación tiene
como objetivo ayudarlo a comprender el
alcance del software DAM dándole una
idea de las diferentes características que
pueden ofrecer las soluciones en el
mercado actual y por qué es necesario un
desarrollo que contemple todas las
necesidades propias del cliente. También
es importante reconocer que la mayoría
de las empresas inicialmente no están
seguras de cuáles son realmente sus
necesidades de DAM y qué características
terminarán necesitando. Para poder
evaluar mejor sus propias necesidades de
DAM, debe tener en cuenta los siguientes
factores que entran en juego al seleccionar
una solución Establecer cuáles son las
características de las soluciones DAM
existentes deseables para su proyecto es a
menudo lo más difícil de evaluar. Esta guía
solo será útil una vez que esté seguro de
las necesidades de su empresa.
Analizaremos en las soluciones existentes
las siguientes características:
La solución debe presentar una forma
rápida de establecer versiones de archivos
de medios vigentes, de un modo seguro y
con una estructura fácilmente reconocible.
La solución debe tener facilidad de
compartirse dentro de la organización y
con sus socios comerciales, y permitir una
organización y visualización fácil en la
nube y en archivos locales a cada
organización. Lo ideal sería que una
solución DAM sea compatible con todos
los tipos de archivos que se ve usando en
el futuro inmediato, como videos,
documentos, archivos PDF, videos,
archivos creativos, etc, y que permita una
visalización rápida de de todos los recursos
en visualizadores en la nube.
OTRAS CARACTERÍSTICAS
ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DE LOS USUARIOS POTENCIALES, LAS
NECESIDADES DE INTEGRACIÓN CON OTROS SISTEMAS Y LA DISTRIBUCIÓN GEOGRÁFICA
DE LOS USUARIOS
La solución tiene que tener en cuenta el tipo de usuario que necesita usar la plataforma
DAM. De ese modo se podrá identificar qué tipos de problemas enfrentan a diario para
la administración de sus activos digitales, y las necesidades de infraestructura digital.
También se deben analizar las necesidades de integración con sistemas preexistentes y
con los softwares de gestión del cliente. Existen muchas integraciones, complementos y
middleware que garantizan que la solución DAM sea compatible con el proceso del ciclo
de vida del contenido de extremo a extremo. Por ejemplo, si necesita obtener imágenes
de su sistema DAM en su sitio web o sitio de comercio electrónico, asegúrese de que la
solución que está buscando tenga una integración plug & play con su administración de
contenido web, plataforma de comercio electrónico o que puede aprovechar la
documentación de las APIs involucradas.
Idealmente, una buena solución DAM es escalable, lo que significa que podrá expandirse
a medida que las necesidades de gestión de activos del cliente crezcan. Además, se debe
asegurar de considerar los costos directos e indirectos de la implementación de una
solución DAM, especialmente en materia de escalabilidad de espacios de
almacenamiento en la nube. Por último, los estándares de metadatos, como IPTC, Exif,
XMP, deben ser compatibles con la solución.
INFRAESTRUCTURA
DEFINICIÓN DE LA SOLUCIÓN ¿SAAS O ON-PREMISE? SOLUCIONES HÍBRIDAS: VENTAJAS Y
DESVENTAJAS.
Hay dos tipos diferentes de soluciones DAM
disponibles en el mercado. Puede alojar su
propia solución DAM, lo que significa que se
alojará en el propio servidor de su empresa,
en las instalaciones.
Alternativamente, su proveedor de DAM
puede alojar la solución para usted. Este es el
modelo SaaS de “software como servicio”
(SaaS) que le permite acceder a su
herramienta DAM a través de un navegador
web. Como se puede esperar, ambos tipos de
soluciones tienen sus pros y sus contras.
Algunos proveedores también ofrecen
soluciones "híbridas" que combinan
funcionalidades locales con capacidades SaaS.
Para empresas con requisitos de nicho en
particular, una solución híbrida podría ser el
camino a seguir.
Las soluciones "On premise" no dependen de
una conexión a internet. Si su conexión a
Internet externa no es confiable o
generalmente es más lenta que la conexión
de su servidor, debe buscar una solución DAM
en cuestión. Una solución local se ejecutará
independientemente de su conexión a
Internet.
Su personal de TI estará en completo control
de la versión instalada, las actualizaciones de
funciones y la seguridad de los datos. Usted
es responsable tanto de las copias de
seguridad como de la protección de datos
contra intentos de piratería y otros riesgos de
seguridad. Sin embargo, si la seguridad de los
datos es más importante para usted que la
seguridad de los datos físicos, una solución en
sus propias instalaciones le dará tranquilidad.
Las soluciones SaaS por otra parte, son
escalables y basadas en suscripción. El DAM
basado en la nube no requiere
implementación física, lo que significa que no
es necesario invertir una gran suma por
adelantado para cosas como la infraestructura
del servidor, ni planificar escalado de
hardware. Simplemente se paga una cuota
anual / mensual. Además, se puede escalar
fácilmente si necesita más espacio de
almacenamiento. Si desea que su sistema
DAM sea accesible a terceros (es decir, las
personas que no tienen acceso a sus
servidores), debe elegir un DAM basado en la
nube. Las soluciones SaaS son accesibles a
través de navegadores web desde cualquier
lugar del mundo. La solución propuesta debe
tomar lo mejor de ambos mundos, para
permitir elegir entre ambas opciones la que
mejor se adapte a las necesidades del cliente.
Las búsquedas son la herramienta central de
cualquier Administrador de
Activos digitales
La búsqueda de archivos es la característica
principal de todo DAM. Ante el enorme
volumen de archivos guardados, la
posibilidad de encontrar los archivos
adecuados para la tarea que se está
realizando es la principal característica que
debe contemplar cualquier DAM. La
información de búsqueda debe ser
guardada como Metadata, y la metadata
debe contener tantos datos automatizados
como sea posible, y al mismo tiempo
asegurar que esos datos sean confiables y
actualizados en la base de datos
subyacente. Los datos automatizados
pueden ser obtenidos del tipo de archivo,
la carpeta elegida para subirlo, los datos de
login del usuario, la posición geográfica, los
proyectos en los que esté trabajando el
usuario, los colores utilizados, la resolución
del archivo, los colaboradores del proyecto,
y especialmente de la categoría o producto
referenciado en la herramienta del cliente,
que aportará gran cantidad de metadata.
Esos datos automatizados deben ser
verificados por el usuario antes de iniciar la
subida del archivo, porque sobre esos datos
se van a efectuar las búsquedas con
posterioridad. La metadata guardada para
el proyecto debe ser consistente y cumplir
con los estándares del mercado, de forma
tal de poder integrar la solución con otras
herramientas. La búsqueda debe detectar
rápidamente archivos duplicados, y ofrecer
la posibilidad de versionado o eliminar
duplicados. La herramienta de búsqueda
permitirá hacer un "full text search" en la
metadata de los archivos subidos,
sugiriendo las palabras más cercanas a lo
que busca el usuario de acuerdo a lo que ya
fue subido en los proyectos visibles para el
usuario.
La subida de archivos puede hacerse por
varios métodos, para aumentar la
confiabilidad y velocidad del sistema. Si el
CARACTERÍSTICAS
DE BÚSQUEDA
SUBIDA DE ARCHIVOS
archivo es de un tamaño pequeño (hasta
100 mb) se sube por el navegador con un
file upload estándar y al finalizarse la subida
se efectúan las verificaciones. En el caso de
que la subida sea mayor a 100 mb, o de
tener múltiples archivos divididos en varias
carpetas, la página sugiere la utilización de
una herramienta externa, a desarrollarse,
que comprime y divide los archivos en
varios archivos comprimidos de menor
tamaño, que se suben mediante
transferencia FTP en paralelo, de forma tal
de optimizar la velocidad de subida. Al
finalizar de subir cada parte informa a la
base de datos que se ha subido esa parte y
el checksum de la misma. Una vez finalizada
la subida total, se verifican todos los
checksum y se descomprime en el
repositorio las carpetas de las campañas en
la posición correspondiente asignada por el
cliente.
El proceso de subida finaliza con la
automatización de las versiones del archivo.
Si el archivo es de un formato comprimible,
como video, o imagen digital, la aplicación
genera automáticamente las versiones en
menores resoluciones para distintas
velocidades de navegación. Esta
automatización es configurable en cada
carga, para evitar duplicidad de archivos
con iguales resoluciones. Al trabajar
completamente en entorno windows,
también se puede automatizar la
optimización de los archivos de Office.
El sistema tiene que ser compatible con
Active Directory y cumplir los estándares de
LDAP para poder ofrecer una experiencia
de Single Sign On para todos los accesos.
Los usuarios pueden tener varios perfiles,
que son agrupaciones de roles. Los roles
controlan el nivel de visibilidad que los
usuarios tienen en los datos de la
organización. Dependiendo de la
Configuración de uso compartido que la
organización haya establecido, los roles
pueden ser funcionales. Los usuarios en
cualquier nivel de función pueden ver,
editar e informar sobre todos los recursios
y metadata que pertenecen o comparten
con los usuarios que se encuentran debajo
de ellos en la jerarquía. Single sign-on (SSO)
es un procedimiento de autenticación que
habilita al usuario para acceder a varios
sistemas con una sola instancia de
identificación. Su traducción literal sería
algo como "autenticación única" o
"validación única". Por las características
particulares de las necesidades del cliente,
se propone un sistema de Web Single Sign
On.
Web single sign-on (Web-SSO), también
llamado Web access
USUARIOS, PERFILES Y SEGURIDAD
management (Web-AM o WAM)
trabaja sólo con aplicaciones y recursos
accedidos vía web. El objetivo es permitir
autenticar a los usuarios en diversas
aplicaciones, sin necesidad de volver a
autenticar. Los accesos son interceptados
con la ayuda de un servidor proxy o de un
componente instalado en el servidor web o
en la aplicación web destino. Los usuarios
no autenticados que tratan de acceder son
redirigidos a un servidor o servicio web de
autenticación y regresan solo después de
haber logrado un acceso exitoso o con un
TOKEN de autenticación para la aplicación
destino. Se utilizan cookies, parámetros por
GET (más inseguro) o POST para reconocer
aquellos usuarios que acceden y su estado
de autenticación. Una vez obtenido el
token del usuario, éste sirve para validar la
autenticación del usuario en el frontend
web o mediante las aplicaciones auxiliares
de escritorio para subida o consumo de
recursos digitales.
NECESIDADES ESPECIALES
A LO LARGO DE LA INVESTIGACIÓN DEL REQUERIMIENTO FUERON SURGIENDO
ALGUNAS NECESIDADES ESPECIALES PARA EL CLIENTE.
Al hacer el relevamiento inicial de requerimientos del sistema, se detectaron algunas
necesidades específicas del cliente que resulta necesario detallar para comprender el
alcance global del proyecto.
Integración con APIs de Mercado Libre: A fin de cargar metadata adicional a los
recursos digitales, y luego poder vincularlos con campañas o recursos dentro del
sitio de Mercado Libre en forma transparente
Sistema Multitenant: El cliente debe poder permitirle el acceso al DAM a sus
proveedores de modo transparente para éstos. Los permisos de acceso de los
proveedores deben ser limitados a los recursos propios
Generación automática de Metadata. Análisis de todos los contenidos para
generación automática de metadata relevante para el sistema.
Integración con herramientas de diseño y gestión de contenidos. Los metadatos
tienen que poder consultarse desde cualquier aplicación compatible con los
estándares de metadata. Conversión automática de metadatos: la información de
búsqueda debe poder convertirse a los formatos necesarios para la comunicación
enunciada en el párrafo anterior, a requerimiento.
ALMACENAMIENTO EN LA NUBE
Al considerar soluciones de Cloud Storage
para almacenar los recursos digitales, se
debe tener en cuenta la posibilidad de que
los recursos se puedan acceder ágilmente
en cualquier lugar, que la seguridad del
Cloud Storage pueda integrarse con la
seguridad
de la Aplicación sin dificultades, y que el
espacio de almacenamiento se pueda
escalar en forma automática sin perder
información ni consistencia en la ubicación
de los archivos.
La integración con un Cloud Storage debe
poner especial énfasis en que el
intercambio de información entre el
sistema de Gestión de Recursos digitales
tenga la posibilidad de presentar los
recursos solicitados, ya sea a través de la
solución de gestión o a través de cualquier
herramienta que acceda a ella, de forma
inmediata y sin demoras en la búsqueda o
modificación del archivo original.
Por otra parte, la solución debe considerar
la seguridad para acceder a los activos
digitales. El perfil de usuario debe
determinar si el usario puede ver,
modificar o eliminar el archivo, y mediante
esa seguridad integrada, administrar
seguramente los recursos. También habrá
recursos no públicos, que no estarán
disponibles hasta tanto no hayan pasado
por un proceso de revisión de versiones
que los haga publicables.
Por último, la solución tiene que poder
escalarse fácilmente, en forma
transparente para el cliente. Dado el
enorme volumen de información que va a
manejar la aplicación, se sugiere establecer
un contrato especial con el proveedor de
Cloud Storage previo al despliege de la
solución en un servidor en la nube.
Al considerar estas características en
simultáneo, y pensando en Microsoft .Net
Framework como herramienta deseable
para el desarrollo de la solución,
consideramos que Microsoft Azure es la
solución de Cloud Storage que cumple
todos los requisitos.
EQUIPO DE DESARROLLO
LA GESTIÓN DE UN PROYECTO DE ESTA MAGNITUD REQUIERE UN EQUIPO
COMPROMETIDO Y CAPAZ
Al considerar la complejidad del proyecto, su alta misión crítica y la necesidad de
despliegue de solución que tiene el cliente, se propone un equipo de desarrollo
reducido, pero de alta capacidad y adaptabilidad y con un seniority acorde al tipo de
proyecto establecido.
Los roles propuestos son:
Project Manager. Son sus responsabilidades: establecer un plan de proyecto, gestionar
los entregables según el plan, reclutar personal del proyecto, dirigir y gestionar el
equipo del proyecto, determinar la metodología utilizada en el proyecto, establecer un
cronograma de proyecto y determinar cada fase, asignar tareas a los miembros del
equipo del proyecto y proporcionar actualizaciones periódicas a la alta gerencia
Solution Architect. Son sus responsabilidades: definir, documentar y comunicar las
mejores prácticas de arquitectura de software, asegurar que el equipo de desarrollo lo
esté usando y que lo usen correctamente, asegurar las etapas se cumplen de manera
oportuna para que el resto del equipo pueda avanzar antes de que se complete cada
etapa, asegurar que las arquitecturas del software y del sistema estén sincronizados,
asegurar que se está realizando el modelado correcto, para saber que se van a cumplir
cualidades como el rendimiento y la escalabilidadad, proporcionar información según
sea necesario para problemas como la selección de herramientas y entornos, entender y
planear caminos evolutivos, planificación de inserción de apis externas.
EQUIPO DE DESARROLLO
Gestionar la identificación de riesgos y las estrategias de mitigación de riesgos
asociadas a la arquitectura. Functional Analyst. Son sus responsabilidades: Realizar
un relevamiento funcional detallado de las necesidades del cliente, establecer casos
de uso para cada requerimiento funcional, generar la
documentación adecuada para presentar al analista funcional designado pro el
cliente. Generar la documentación y establecer junto al Project Manager las
responsabilidades de desarrollo y testeo de la aplicación. QA Manager: trabaja con
el analista funcional (FA) y el arquitecto de soluciones (SA) para convertir los
requisitos y diseñar documentos en un conjunto de casos de prueba y scripts, que se
pueden usar para verificar que el sistema cumple con las necesidades del cliente.
Esta colección de casos de prueba y scripts se denominan colectivamente como un
plan de prueba. El documento del plan de prueba en sí es a menudo simple y
proporciona una visión general de cada uno de los casos de prueba. Los casos de
prueba y los scripts también se utilizan para validar que no hay errores inexplicables
en el sistema. Developer. Responsabilidades principales: revisar, comprender
desarrollar y documentar las características dispuestas en cada sprint del plan de
desarrollo, respetando las pautas establecidas por el QA, el FA y el PM. Actualizar al
FA y al PM sobre el progreso de las reuniones con el equipo de desarrollo. Actualizar
las herramientas de seguimiento de desarrollo y alertar de posibles desvíos en el
plan de proyecto.