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Revisión de las
principales obligaciones
en materia laboral
Desayuno / Tertulia
Bogotá, D.C. 22 de septiembre de 2016
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Expositoras
‒ Tatiana Garcés Carvajal
Socia Baker & McKenzie
Esta presentación es académica y no debe tomarse como asesoría
‒ Claudia Janeth Wilches
Gerente de Asuntos Jurídico
Laborales – Ecopetrol
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Contrato de
trabajo
2. Durante el
3. A la terminación
1. Antes del
Obligaciones y buenas prácticas:
Agenda
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Empleador- Empresa
NIT
Persona natural
Persona natural
Entidad legal
Entidad legal
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Afiliación del empleador a:
ARL
Caja de Compensación Familiar
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Determinación del personal requerido
• Qué tipo de personal requiere la Empresa para cada una
de sus actividades
• Descripción del cargo a ser ocupado
• Perfil y competencias del personal requerido para ocupar
cada cargo
• Condiciones laborales que serán ofrecidas al personal que
ocupará cada cargo.
• Salario
• Beneficios
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Registro de vacantes
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SENA
Alcaldías
Agencia de Colocación y Gestión de Empleo
Cajas de Compensación Familiar
Gobernaciones
Agencias Privadas
Bolsas de Empleo
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Proceso de selección
‒ No se puede solicitar la siguiente información:
(i) religión, culto o movimiento político;
(ii) exámenes médicos o certificados indicando si la
candidata está embarazada (excepto para cargos de alto
riesgo);
(iii) exámenes de SIDA;
(iv) libreta militar.
‒ Entrevistas (laborales y de habilidades psicotécnicas).
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Tratamiento de datos personales
NombreNacionalidad
BeneficiariosFecha y
lugar de
nacimiento
Identificación
Grupo FamiliarTítulo
profesional
Estudios
universitarios o
técnicos
Información de
contacto
Dirección
Cuentas bancarias
Salarios
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Vinculación laboral
Examen médico
Creación de carpeta
Firma de contrato
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Entrega de políticas, manuales
Capacitaciones/entrenamientos
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Contrato de trabajo
Herramientas de trabajo
Confidencialidad
Causales de terminación
Beneficios extralegales
Autorización manejo datos personales
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Teletrabajo
‒ Herramientas y mantenimiento de equipos
‒ Registro
‒ Reporte
Ministerio del Trabajo
ARL
‒ Pago de gastos
Energía, telecomunicaciones y papelería
‒ El espacio utilizado no es arrendamiento
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Afiliación del empleado al sistema de
protección social
‒ EPS
‒ AFP
‒ CCF
‒ ARL
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Inicio de labores
‒ Entrega de:
Herramientas
Puestos de trabajo
‒ Inducciones
‒ Capacitación
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Salario y descuentos
‒ Pagar el salario.
‒ Pagar los recargos.
‒ Pagar beneficios extralegales.
‒ Descuentos y retenciones
autorizados o de ley.
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Seguridad Social y parafiscales
EPS
AFP
ARL
Fondo de Solidaridad Pensional
Caja de Compensación
Familiar
SENA
ICBF
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Prestaciones Sociales
Cesantías e
intereses
Prima de servicios
Calzado y vestido
(menos de 2 SMLMV)
Auxilio de transporte
(menos de 2 SMLMV)
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Vacaciones
‒ Programación
‒ Mínimo seis días anuales
‒ Compensación en dinero
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Actividades de esparcimiento
‒ Activdades recreativas, culturales, deportivas,o de
capacitación.
‒ Dos horas semanales- Acumulables por un año
‒ Jornada de 48 horas semanales
‒ Más de 50 trabajadores
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Reglamento y registros
‒ Reglamento de Trabajo
‒ Registros
Vacaciones
Horas extras/ dominicales
Igualdad salarial
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Autorizaciones
‒ Contratación de menores de edad
‒ Trabajo en horas extras
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Registro base de datos
Antes Después
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Política anticorrupción
‒ Leyes nacionales
‒ Leyes Internacionales
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© 2016 Baker & McKenzie S.A.S. 24
Acoso laboral
‒ Creación de Comité de convivencia laboral
‒ Inclusión del procedimiento en el reglamento de
trabajo
‒ Capacitaciones
‒ Entrenamientos
Esta presentación es académica y no debe tomarse como asesoría
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© 2016 Baker & McKenzie S.A.S. 25
Procesos disciplinarios
Etapas
Intervinientes
Sanciones
Esta presentación es académica y no debe tomarse como asesoría
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© 2016 Baker & McKenzie S.A.S. 26
Terminación contrato de trabajo
‒ Autorizaciones para despido
‒ Documentos que se deben entregar
Certificación laboral
Carta autorizando el retiro de cesantías
Orden de examen médico de retiro
Liquidación final de acreencias laborales
Constancias de pago de cotizaciones al sistema de
seguridad social y aportes parafiscales
‒ Conservación de documentosEsta presentación es académica y no debe tomarse como asesoría
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© 2016 Baker & McKenzie S.A.S. 27
Cuota de aprendices
SE
NA
SE
NA
AprendicesAprendices EmpresasEmpresas
Monetizar Monetizar
ContratarContratar
Apoyo de
sostenimiento
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© 2016 Baker & McKenzie S.A.S. 28
Fondo Nacional de Formación Profesional
de la Industria de la Construcción - FIC
‒ Industria de la construcción
‒ 1 SMLMV por cada 40 empleados
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Empresas de alto riesgo
‒ Inscripción ante el Ministerio del Trabajo
‒ Pago de cotización extra al sistema de seguridad
social en pensiones
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© 2016 Baker & McKenzie S.A.S. 30
Sector petrolero
‒ Petróleos
Exploración
Explotación
Transporte
Refinamiento
‒ Igualdad salarial
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© 2016 Baker & McKenzie S.A.S. 31
Barrancabermeja
‒ Proyectos de hidrocarburos, minería e infraestructura.
‒ Proporción de personal
‒ Certificados de territorialidad
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Obligaciones migratorias- Extranjeros
‒ Gastos de traslado
‒ Trámites VISA o permiso de
trabajo
‒ Permiso profesional o
convalidación del título
‒ Reporte SIRE
‒ Repatriación
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Sistema General de Seguridad y Salud en
el Trabajo- SG-SST
‒ Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
‒ Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
‒ Manual y Política de Gestión de Seguridad y Salud
‒ Responsabilidades en seguridad y salud
‒ Presupuesto
‒ Matriz de riesgos y legal
‒ Indicadores
‒ Plan de emergencia
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Exámenes médicos
‒ Anualmente a todos los empleados.
‒ Luego de incapacidades o
reintegros, para evaluar su
reincorporación a las actividades.
‒ Epidemiológicos.
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‒ Auditoría
‒ Política para trabajo en alturas
‒ Estudio sobre cumplimiento de obligaciones en
seguridad y salud en el trabajo
‒ Investigación de incidentes, accidentes y
enfermedades
‒ Base de datos
‒ Reglamento de Seguridad en Labores Mineras
Subterráneas
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SG-SST- Control documental (mínimo):
La política objetivos del SG-SST
Responsabilidades asignadas
Identificación anual de peligros, evaluación y valoración del riesgo
Informe de condiciones de salud, perfil
sociodemográfico de la población trabajadora
Plan de trabajo anual
Programa de capacitación anual y
soportes de su cumplimiento
Procedimientos e instructivos de SST
Registro de entrega de equipos, epps y protocolos de
seguridad
Soportes de convocatoria, elección
y conformación del COPASST, actas de
reuniones
Reportes e investigación de
accidentes, incidentes y enfermedades
laborales
Amenazas, evaluación de vulnerabilidad,
planes de prevención y respuesta de emergencias
Programas de vigilancia
epidemiológica.
Registros de inspecciones a instalaciones,
maquinas o equipos
La matriz legal actualizada que le
aplica a la empresa.
La evaluación inicial del SG.SST (revisión
anual)
Evidencias de las gestiones adelantadas
para el control de riesgos prioritarios
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Responsables del SG-SST
La alta dirección (Gerencia)
Comité o vigía SST
Responsable del SG- SST
Trabajadores directos
Trabajadores en misión, contratistas, proveedores, visitantes
ARL
Asesoría y
asistencia
técnica
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Plan Estratégico de Seguridad Vial
‒ Plazo: 31 de diciembre de 2016
‒ Revisión bianual
‒ Oblitatorio cuando:
10 vehículos automotores o no automores
Conductores
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Certificado de ingresos y
retenciones
‒ Obligación anual
Esta presentación es académica y no debe tomarse como asesoría legal
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© 2016 Baker & McKenzie S.A.S. 40
Empleados en misión
Posible solidaridad por pagos a seguridad social
Esta presentación es académica y no debe tomarse como asesoría legal
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© 2016 Baker & McKenzie S.A.S.
Preguntas
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© 2016 Baker & McKenzie S.A.S. 42
Muchas gracias!