Download - Demo Gestor Documental Adapting Document
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Demo-presentación de la plataforma de gestión documental
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Indice
• Características Adapting Document®
• Ventajas• Aplicaciones de la plataforma• Funcionalidades• Casos y ejemplos
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Características
Tecnología 100% Web Identificación y caracterización de usuarios Personalización de contenidos Gestión de perfiles y permisos Capacidad de distribución y notificación Facilidad de manejo / Usabilidad Workflow colaborativo Rapidez de implantación Personalización de diseño y funciones Especialización por sector/ aplicación
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Ventajas
1. Reutilización del conocimiento2. Velocidad de implantación3. Fiabilidad de resultados4. Optimización de costes5. Facilidad de mantenimiento 6. Crecimiento y mejora modular
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Aplicaciones del gestor documental
Gestión de la documentación del sistema de calidad Gestión colaborativa de la documentación técnica y de
I+D Extranet de intercambio de documentación con clientes y
proveedores Gestión digitalizada del registro de entrada de
correspondencia Gestión de facturas y su flujo de aprobación Gestión digitalizada de expedientes Gestión de facturas electrónicas (Portal de e-facturas)
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Aplicaciones verticales
• Empresas de digitalización y custodia• Sector inmobiliario:
▫ Registro de entrada/ salida▫ Gestión de expedientes de promoción
• Concesionarios automóvil:▫ Gestión de expedientes comerciales
• Centros de I+D+i:▫ Gestión del conocimiento▫ Observatorios tecnológicos
• Administración pública:▫ Registro de entrada/ salida▫ e-Administración
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Buscador avanzado
Busca en la base de datos documental
combinando filtros acumulables para
afinar la búsqueda
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Búsqueda tipo documental ‘factura’
Configurable: solicita automáticamente los datos
adicionales del tipo de documento a buscar, la
factura
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Alta de nuevo documento en el gestor
Formulario de alta manual de documento,
se rellenan los datos que lo caracterizan y se
adjunta el archivo/documento
desde el disco del PC o carpeta de la red local
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Estructura de carpetas
Lista de las carpetas donde se ubican los documentos, al estilo Windows.Permite varios niveles y navegar por ellas para localizar los documentos
También se navega por las
carpetas al estilo menú web
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Listado de documentos
Listado de documentos resultado de una búsqueda en la carpeta de Administración. Nos muestra el tipo,
código, título, fecha y estado del documento.
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Ficha de metadatos y anexo
Datos que caracterizan el documento y forman la base de datos sobre la que actúa el buscador. Adjunta el fichero o
‘documento’ listo para su descarga
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Ficha de expediente con documentos
Ficha de datos del expediente con listado de
documentos que lo integran y acciones
pendientes sobre ellos
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Mis tareas pendientes con alertas
Lista de documentos sobre los que el usuario tiene tareas pendientes. Con alertas de días
de retraso en su tramitación
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Circuito / flujo de aprobaciones
Flujo de trabajo sobre los documentos. Aprobaciones o
cambio de estado por parte de los responsables de su
tramitación . Por ejemplo apruebo esta
factura y la dejo pendiente de contabilización por el dpto. de
contabilidad
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Reconocimiento de código de barras
Generación e impresión de etiquetas con los datos del documento para reconocimiento
del código de barras y la indexación automática tras el escaneado por lotes.
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Integrable con OCR de caracteres
Opcionalmente se puede integrar un software OCR o reconocimiento de caracteres durante el escaneado para indexar automáticamente . Por ejemplo puede reconocer el nº de CMR y escribirlo en la ficha anexando su correspondiente imagen escaneada
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Importador de archivos digitalizados
Los documentos ya escaneados a PDF o en cualquier formato electrónico, se incorporan en lote automáticamente a sus
fichas de metadatos.
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Caso gestor documental I
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Fabricante de muebles a medida y tapizados, Beniparrell (Valencia).
Implantación de un gestor de expedientes integrado con ERP a medida.
4.000 expedientes/ mes50 usuarios internos
Resumen I
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Necesidades I
• Control del acceso a la documentación• Mejora de la búsqueda de información• Deterioro físico del almacén documental (inundación)• Creación automática de expedientes desde el ERP + vínculo entre
ERP y Gestor documental• Cumplimentación del expediente con documentos externos
ENTORNO TECNOLÓGICO:• ERP a medida• Integración mediante webservices (SOAP)• Entorno Intranet , servidor dedicado• SQL Server 2005 / Windows 2003 Server
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Solución técnica I
Adapting Document®:• Módulo de expedientes• Módulo de captura (reconocimiento cód.barras)
A medida:• Conector con ERP a medida
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Resultados I
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Caso gestor documental II
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Concesionario BMW, Alpicat (Lleida).
Implantación de un gestor de expedientes para compra-venta de vehículos.
25 usuarios internos
Resumen II
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Necesidades II
• Control de la documentación y estado de expedientes• Reducción del papeleo , tiempos de búsqueda, etc. • Mejora de la imagen frente al cliente • Mejora en transacciones con terceros (p.ej. Gestoría, Tráfico, etc)• Permitir análisis comercial
ENTORNO TECNOLÓGICO:• Entorno Intranet, servidor dedicado alojado en empresa• SQL Server 2005 / Windows 2003 Server • Escáner Fujitsu ScanSnap S500 (x puesto venta)
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Solución técnica II
Adapting Document®:• Módulo de gestión de expedientes• Módulo de captura (carga multi-fuente)• Módulo de workflow (tareas pendientes y bloqueos)
A medida:• Creación automática de documentos
personalizados por tipo de expedientey tipología del cliente
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Resultados II
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Caso gestor documental III
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Servicios de mantenimiento ferroviario (CAF y Renfe), Madrid.
Implantación de un gestor documental multi-sede.
3.000 referencias600 documentos/mes (creciendo)
40 usuarios internosAcceso clientes
Resumen III
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Necesidades III
• Control del acceso a la documentación • Segmentación de información por perfiles internos y
clientes• Flujos de aprobación documental + gestión de versiones• Problemática de crecimiento y deslocalización de talleres
ENTORNO TECNOLÓGICO:• Entorno Intranet/Extranet , servidor en datacenter• SQL Server 2005 / Windows 2003 Server
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Resultados III
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Otros ejemplos gestor documental I
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Otros ejemplos gestor documental II
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Otros ejemplos gestor documental III
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