Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica
SAP
Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
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Introducción
En los últimos 15 años la implantación de sistemas de información tipo ERP en las grandes empresas
ha sido masiva. SAP es el máximo exponente de ello al ser el líder mundial en número de instalaciones. La
gran amplitud y complejidad de un sistema exige la especialización del personal de la empresa en cada
uno de sus aspectos como pueden ser, la funcionalidad, la parametrización, la programación o la
administración del sistema.
En este curso se dará a conocer los aspectos generales del sistema, para tener la base de conocimientos
necesarios para poder comprender de mejor forma la funcionalidad e integración de los diversos
componentes del sistema. Sirviendo como introducción a las personas que quieran iniciarse en la
administración de sistemas.
Objetivos del Curso
• Conocer la empresa SAP
• Conocer los componentes de SAP
• Identificar como ocurre la integración entre los procesos empresariales
• Definir la estructura organizacional generada por el SAP
• Utilizar los Datos Maestros
• Comprender como las transacciones comerciales son grabadas en documentos.
• Comprender de SAP suministra herramientas para creación de informes.
• Conocer como se accede al sistema
• Explicar con un caso práctico la integración los procesos de negocios en un circuito de compras,
ventas, análisis contable y de control de gestión.
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INDICE
Objetivos del Curso ............................... ....................................................................... 2
1 Datos Maestros .................................... ....................................................... 6
2 Entrada en el Sistema ............................. .................................................... 7
3 Trabajar con el Sistema SAP ....................... ............................................... 7
3.1.1 Barra de menú ................................................................................... 8
3.1.2 Barra de Herramientas ....................................................................... 8
3.1.3 Botones Estándares .......................................................................... 8
3.1.4 Otros botones: ................................................................................... 9
3.2 Barra de estado ........................................................................................... 11
3.3 Código de transacción ................................................................................. 11
3.4 Trabajar con varios modos .......................................................................... 11
4 Datos maestros FI ................................. .................................................... 12
4.1 Cuentas....................................................................................................... 12
4.1.1 Visualización y modificación de cuenta de mayor ............................ 12
4.1.2 Visualización y Modificación de Prveedor ........................................ 15
4.1.3 Visualización y Modificación de Deudor ........................................... 20
5 Libro Mayor ....................................... ........................................................ 23
5.1 Contabilización de libro mayor .................................................................... 23
5.2 Visualización de Saldos en cuenta de mayor .............................................. 26
5.3 Cierre de período contable .......................................................................... 28
5.1 Visualización de registro contable ............................................................... 29
5.2 Anulación de registro contable .................................................................... 30
6 Cuentas por pagar ................................. ................................................... 32
6.1 Contabilización Proveedor .......................................................................... 32
6.2 Nota de crédito ............................................................................................ 34
6.3 Visualización cuenta corriente proveedor .................................................... 36
6.4 Pago proveedor ........................................................................................... 38
6.5 Anticipo a proveedor ................................................................................... 43
7 Cuentas por cobrar ................................ ................................................... 46
7.1 Contabilización Deudor ............................................................................... 46
7.2 Nota de crédito ............................................................................................ 48
7.1 Visualización de cuenta corriente deudor .................................................... 49
7.1 Pago deudor ............................................................................................... 50
8 Controlling ....................................... .......................................................... 55
8.1 Datos Maestros ........................................................................................... 55
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8.1.1 Visualización y Modificación de Clase de Costo .............................. 55
8.1.2 Visualización y Modificación de Centros de Costos ......................... 57
8.1.3 Visualización y Modificación de Ordenes CO ................................... 59
8.1.4 Visualización y Modificación de Centros de Beneficios .................... 60
8.2 Contabilización de Centros de Costos ......................................................... 61
8.3 Contabilización de Ordenes Internas ........................................................... 63
8.4 Reportes ..................................................................................................... 65
8.4.1 Reporte de Centros de Costos ......................................................... 65
8.4.2 Reporte de Centros de Ordenes Internas ........................................ 66
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El siguiente párrafo describe las estructuras organizacionales de una empresa en el sistema SAP, es decir
cómo se representa la empresa en el sistema.
La empresa se divide en diferentes niveles organizativos, los cuales se detallan a continuación.
Plan de Cuentas: es formaod por un conjunto de cuentas de mayor que serviran para registrar valores
y flujos de valores. Es necesario atribuir un plan de cuentas para cada empresa, que será utilizado
para las contabiliazciones diarias y para clasificaciones contables dentro de la Contabilidad General.
Empresa: Representa una unidad independinente. Puede ser representada como la menor unidada
organizacional en la contabilidad externa. Es una Sociedad dentro de una Corporación o una
Subsidiaria que genera, individualmente, balances patrimoniales y cálculos de utilidades o pérdidas
exigidos por ley.
Área de Contabilidad de Costos: es una unidad organizativa utilizada para contabilizar costos. Un
área de contabilidad de costos puede contener una o más empresas, si fuese necesario, pueden
operar en diferentes monedas. Todas las empresas de un área de contabilidad de costos deben
utilizar el mismo plan de cuentas.
Organización de Ventas: es una unidad organizacional en Logistica responsable por la distribución de
materiales y servicios y por la negociación de condiciones de venta. Ella tambien responde por los
productos vendidos y por los derechos del cliente.
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Canal de Distribución: Canal por medio del cual las mercancias o prestaciones de servicio llegan a los
clientes. Ejemplos típicos de canales de distribución son el comercio mayorista, el minorista o venta
directa.
Sector de Actividad: es utilizado para agrupar materiales y servicios, o sea, representa un grupo de
productos. Por ejemplo: sector actividad automoviles y sector de actividad electronicos.
Lugar de expedición: esla unidad organizativa que controla las actividades de liberación de
mercancias. Puede ser una rampa de carga, una sala de maletas, un depósito ferroviario o un grupo
de funcionarios responsables por la organización de los envios.
El Centro: es una unidad organizacional de logística que estructura la empresa a partir de una
perspectiva de producción, suministro, mantenimiento, ventas, centro de almacenamiento y
planeación de materiales. Puede ser una instalación fabril, un centro de distribución de materiales o
un lugar de prestación de servicios.
Organización de Compras: es una representación del área o departamento de compras de materiales
o servcios, para uno o más centros. La organización de compras asume la sresponsabilidad legal por
todas las operaciones de compras externas.
Depósito o Almacen: permiten la difrenciación física del material dentro de un centro. Ejemplo
almacen de materia primas
1 Datos Maestros Los datos maestros son usados y procesados en una base de datos para varias aplicaciones en el sistema.
Estas fuentes de datos permiten que valores sean propuestos automáticamente durante el procesamiento
de un documento, reduciendo el número de errores y el tiempo gastado en la inserción de datos.
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2 Entrada en el Sistema Introducción Sapgui Como cualquier software que esté basado en arquitectura cliente/servidor, SAP dispone de un programa
cliente que se debe instalar en cada uno de los servidores de presentación (PC’s) para poder realizar la
conexión al sistema . Este programa cliente se llama SAPGUI o SAP Frontend y es la herramienta que nos
permite navegar por las distintas aplicaciones integradas que conforman el sistema de SAP.
Luego de solicitarlo, aparece la pantalla de acceso, en la cual deben completarse los siguientes campos:
⇒ Mandante: Su sistema
⇒ Nombre del usuario: Se le informa por medio del responsable del sistema
⇒ Clave de acceso: Aquí está dada por única vez una contraseña inicial. Reemplazarla
individualmente al entrar por primera vez en el sistema y retenerla.
3 Trabajar con el Sistema SAP
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3.1.1 Barra de menú
La navegación en se realiza a través del llamado SAP Easy Access.
El menú desplegable es la herramienta básica para la navegación por las distintas aplicaciones del sistema
SAP . En él podremos encontrar todas las funciones necesarias para un llevar a cabo un control total sobre
las transacciones y programas. El menú desplegable se caracteriza por tener fijas las últimas dos opciones
de la derecha. Estas dos opciones son:
Sistema. Opción para crear y borrar modos, desconexión del sistema, ver el status de nuestra sesión entre
otras.
3.1.2 Barra de Herramientas
Cada uno de los componentes de la Barra de herramientas se explica a continuación.
3.1.3 Botones Estándares
Botón de Intro
Haciendo un clic en este botón en la Barra de herramientas o presionando la tecla INTRO en su teclado,
Ud. confirma las entradas realizadas en una pantalla.
Campo de comandos
Campo para ingresar comandos, como códigos de transacción, letras para la selección directa y otros
comandos.
Botón de guardar
Haciendo clic en este botón, Ud. guarda su trabajo. El botón de guardar ejecuta la misma función que
Guardar en el menú Editar. En diversos menús en cascada, este botón también se utiliza para
"contabilizar", por ejemplo, facturas.
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Botón de Atrás
Haciendo clic en este botón, Ud. retrocede un nivel de jerarquía de aplicación. En caso de que se pierdan
datos, aparecerá una ventana de consulta en donde Ud. puede guardar los datos.
Botón de Finalizar
Haciendo clic en este botón, Ud. finaliza con la aplicación actual. El sistema regresa al nivel anterior o al
nivel principal de SAP.
Botón de Cancelar
Haciendo clic en este botón, Ud. cancela la aplicación actual. El botón Cancelar es idéntico a la función
Cancelar en el menú Editar.
Botón Imprimir
Haciendo clic en este botón, Ud. puede imprimir los datos que se visualizan en la pantalla actual.
Botón Buscar
Haciendo clic en este botón, Ud. puede buscar los datos que necesite en la pantalla actual. El ingreso de
buscar palabra puede realizarse con "*". Como resultado de búsqueda se indican todos los aciertos de la
palabra ingresada. (Por ejemplo: buscar palabra: ABB, usted ingresará *ABB*; resultado de búsqueda ABB
Técnica de conmutación y de mando.
Botón de Continuar búsqueda
Haciendo clic en este botón, Ud. puede comenzar una búsqueda ampliada de datos que necesite en la
pantalla actual.
Botones de desplazamiento
Botones con los que Ud. puede acceder al comienzo o al final, a la página anterior o a la página siguiente
de una información. En el sistema , las teclas F21 a F24 están reservadas para estas funciones. En su
teclado hay teclas de desplazamiento especiales, por ejemplo RePág↑ o AvPág↓.
3.1.4 Otros botones:
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En el los submenús del sistema aparecen otros botones dependiendo de las aplicaciones. Según el menú
en cascada de que se trate, existen diversas funciones. En el siguiente punto se explicarán brevemente
algunos botones que aparecen con frecuencia.
Ejecutar (F8) se ejecuta una consulta o un listado
Utilización de la ayuda para
aplicación
En la ayuda para aplicación del sistema hallará
informaciones de los componentes del sistema y su
utilización. (Compárese la descripción
correspondiente a F1 ayuda SAP más abajo)
Seleccionar todo
(Ctrl + F6)
Se seleccionan todos los valores, por ejemplo todas
las posiciones en un pedido
Deseleccionar todo o borrar
selección
(Ctrl + F7)
Se deseleccionan todos los valores.
Comienzo/fin de bloque
(Ctrl + F9)
El cursor se posiciona al comienzo o al fin de la
pantalla de selección correspondiente
Detalle
(Ctrl + Shift + F3)
El zoom indica otras informaciones sobre los valores
seleccionados.
Datos adicionales
(F2)
Igual función que "zoom"
Borrar entrada
(Shift F2).
Se borra la entrada seleccionada.
Resumen
(F5)
Cambia de la vista detallada a la vista superior
Clasificar en orden
ascendente
Los datos se clasifican en orden ascendente.
Clasificar en orden
descendente
Los datos se clasifican en orden descendente.
La barra de aplicaciones
Con la visualización antigua del sapgui se encuentra entre la barra estándar de herramientas y la parte
principal de la pantalla. En ella disponemos de las opciones básicas para el control de la aplicación actual
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(ejemplos de aplicaciones: visualizar pedido de compras, creación de cliente,). En la nueva visualización
del sapgui se encuentra entre la barra de títulos y la parte principal de la pantalla.
3.2 Barra de estado
En el borde inferior de la pantalla siempre se visualiza una barra de estado. En esta barra, el usuario
puede leer informaciones acerca del estado actual del sistema, mensajes de error, mensajes de
advertencia, hora, mandante, etc.
3.3 Código de transacción El menú del usuario facilita el acceso a las aplicaciones. En el menú de usuario, los usuarios pueden
ingresar las aplicaciones que utilizan normalmente. Haciendo un clic con el ratón, entran directamente en
la aplicación deseada, sin tener que pasar por cada uno de los niveles.
Un código de transacción se compone de cuatro caracteres que Ud. ingresará en el campo de comandos.
Delante de este código de transacción se podrá colocar /N u /O. La preposición /N permitirá acceder a la
transacción independientemente del área en la que Ud. se encuentre. La preposición /O creará un modo
nuevo para la transacción deseada.
3.4 Trabajar con varios modos
Al llamar el ícono de SAP en la barra de inicio de Windows, se abre el primer modo. En este modo pueden
ejecutarse todas las transacciones o los pasos del menú. Pero como deben ingresarse datos
frecuentemente (por ejemplo, el código de proveedores) que el usuario no siempre recuerda de memoria,
es útil poder buscar estos datos en otro modo (= copia del modo inicial. De esta manera, el usuario no
debe interrumpir la función recién ejecutada en la que, por ejemplo, ya ingresó muchos datos, sino que
puede consultar los datos necesarios en el segundo modo.
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4 Datos maestros FI
4.1 Cuentas
4.1.1 Visualización y modificación de cuenta de mayor
Menú
Path Código de
Transacción
Gestión Financiera/Datos Maestros/Cuentas de mayor/Tratamiento individual/Central
FS00
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Para realizar una modificación se requier presionar el botón
Esto permite modificar por ejemplo el texto de la cuenta de mayor
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4.1.2 Visualización y Modificación de Proveedor
:
Menú
Path Código de
Transacción
Finanzas/Gestión Financera/Acreedores/Datos Maestros/Visualizar
FK03
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En el campo Acreedor se debe colocar el número de la cuenta y en los tickts seleccionar las vistas que se quieran visualizar
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Luego presionar Enter
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Aparecen los campos en las pestañas de las vistas para avanzar o retroceder usar los
botones
Para modificar proveedor presionar el botón Esto permite permite modificar los campos ejemplo “Distrito”
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4.1.3 Visualización y Modificación de Deudor .
Menú
Path Código de
Transacción
Finanzas/Gestión Financiera/Deudores/Datos maestros/FD03 FD03
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Ingresar en el campo el número del deudor luego presionar
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Para volver a los datos anteriores presionar botón:
Para modificar el deudor presionar el botón
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Presionar el botón para grabar los cambios
5 Libro Mayor
5.1 Contabilización de libro mayor En esta operación se realizan contabilizaciones en libro mayor de cuentas de mayor únicamente, esta
transaccion no permite por ejemplo contabilizar cliente, proveedor, activos etc.
Menú
Path Código de
Transacción
Finanzas/Gestión Financiera/Libro mayor/Contabilizacón FB50
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Nombre del campo Descripción del campo Valores
Fecha documento Fecha en que se registra 06.11.2013
Fecha Contable Fecha en que se contabiliza 06.11.2013
Moneda Moneda del documento EUR
Referencia Texto referencia Texto
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Nombre del campo Descripción del campo Valores
Cuenta mayor Número de cuenta mayor 416300
S/H Débito o Crédito Débito
Importe Monto a contabilizar 100.000
Centro de Costo Centro de Costo 1230
Cuenta mayor Número de cuenta mayor 113206
S/H Débito o Crédito Crédito
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5.2 Visualización de Saldos en cuenta de mayor
Menú
Path Código de
Transacción
Finanzas/Gestión Financiera/Libro mayor/Cuenta/Visualizar saldos
FS10N
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5.3 Cierre de período contable Esta transacción no está dispobible a nivel de usuario
Menú
Path Código de
Transacción
OB52
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5.1 Visualización de registro contable
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30
5.2 Anulación de registro contable
Menú
Path Código de
Transacción
Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Documento/Anular/Anulación individual
FB08
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31
Luego presionar el botón
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32
6 Cuentas por pagar
6.1 Contabilización Proveedor
Menú
Path Código de
Transacción
Finanzas/Gestión Financiera/Acreedores/Contabilización/Factura
FB60
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Nombre del campo Descripción del campo Valores
Acreedor Proveedor 1011
Fecha Factura Fecha de registro 06.11.2013
Fecha contable Fecha de contabilización 06.11.2013
Importe Monto a contabilizar 100
Referencia Número de la factura proveedor 32444
Calc impuesto Calculo automático de impuesto �
Texto Glosa Ejemplo factura proveedor
Cuenta mayor Cuenta a imputar 416300
Centro de costo Centro de costo a imputar gasto 1230
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6.2 Nota de crédito
Menú
Path Código de
Transacción
Finanzas/Gestión Financiera/Acreedores/Contabilización/Factura
FB60
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35
Nombre del campo Descripción del campo Valores
Acreedor Proveedor 1011
Fecha Factura Fecha de registro 06.11.2013
Fecha contable Fecha de contabilización 06.11.2013
Importe Monto a contabilizar 50
Referencia Número de la factura proveedor 34566
Calc impuesto Calculo automático de impuesto �
Texto Glosa Ejemplo factura abono proveedor
Cuenta mayor Cuenta a imputar 416300
Centro de costo Centro de costo a imputar gasto 1230
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6.3 Visualización cuenta corriente proveedor
Menú
Path Código de
Transacción
Finanzas/Gestión Financiera/Acreedores/Cuenta/Visualizar FBL1N
Este reporte permite visualizar la cuanta corriente del deudor
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37
Presionar el botón ejecutar
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6.4 Pago proveedor
Menú
Path Código de
Transacción Finanzas/Gestión Financiera/Acreedores/Contabilización/Salida de pago/Contabilizar
F-53
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Nombre del campo Descripción del campo Valores
Clase Clase de documento KZ
Período Mes 11
Sociedad Sociedad FI 1000
Moneda Moneda a contabilizar EUR
Fecha documento Fecha de registro 06.11.2013
Fecha contable Fecha de contabilizaciókn 06.11.2013
Importe Monto a pagar 50
Texto compens. Glosa Ejemplo pago proveedor
Datos banco/Cuenta Cuenta banco pagadora 113108
Selección/Cuenta Proveedor 1011
Luego presionar el botón:
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Luego apagar todas las partidas con el botón:
Luego con el botón buscar el documento a pagar según criterio deseado:
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43
Luego presionar
6.5 Anticipo a proveedor Anticipo permite contabilizar en otra cuenta de mayor es llamada “cuenta de mayor especial”
Menú
Path Código de
Transacción
Finanzas/Gestión Financiera/Acreedores/Contabilización/Anticipo/Anticipo
F- 48
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44
Luego precioanr el botón
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Nombre del campo Descripción del campo Valores
Clase Clase de documento KZ
Período Mes 11
Sociedad Sociedad FI 1000
Moneda Moneda a contabilizar EUR
Fecha documento Fecha de registro 07.11.2013
Fecha contable Fecha de contabilizaciókn 07.11.2013
Referencia Texto Anticipo
Texto cabecera doc. Texto Anticipo Proveedor
Cuenta (acreedor) Proveedor 1011
Importe Monto a imputar 100
Indicacor CME Indicacor Cuenta Mayor especial A
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Nombre del campo Descripción del campo Valores
Importe Monto a imputar 100
Indicacor de impuesto Impuesto Soportado �
Vence el Fecha de vencimiento 30.11.2014
Luego presionar el botón
7 Cuentas por cobrar
7.1 Contabilización Deudor Esta transacción permite ingresar facturas de clientes por FI, normalmenet esta facturación se registra por el módulo de SD.
Menú
Path Código de
Transacción
Finanzas/Gestión Financiera/Deudores/Contabilización/Factura FB70
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47
Nombre del campo Descripción del campo Valores
Sociedad Sociedad FI 1000
Moneda Moneda a contabilizar EUR
Fecha documento Fecha de registro 07.11.2013
Fecha contable Fecha de contabilizaciókn 07.11.2013
Referencia Número de la factua 3456
Deudor Cliente DCAL1000
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48
Nombre del campo Descripción del campo Valores
Importe Monto a imputar 50
Centa Mayor Cuenta de ingresos a imputar 100007
Luego presionar el botón
7.2 Nota de crédito
Nombre del campo Descripción del campo Valores
Sociedad Sociedad FI 1000
Operación Nota de crédito (abono) G Abono
Moneda Moneda a contabilizar EUR
Fecha documento Fecha de registro 07.11.2013
Fecha contable Fecha de contabilizaciókn 07.11.2013
Referencia Número de la factua 76549
Deudor Cliente DCAL1000
Importe Monto a imputar 40
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49
Nombre del campo Descripción del campo Valores
Centa Mayor Cuenta de ingresos a imputar 100007
7.1 Visualización de cuenta corriente deudor Este reporte permite visualizar la cuanta corriente del deudor
Luego presionar el botón de ejecución
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50
7.1 Pago deudor
Menú
Path Código de
Transacción
Finanzas/Gestión Financiera/Deudores/Contabilización/Entrada de pagos
F-28
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52
Luego presion el botón para apagar todas las partidas
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53
Luego seleccionar el documento que se desa pagar presionando este botón
Seleccioanar el Número de docuemento
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Ingresar el número del documento:
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55
Y presionar grabar
8 Controlling
8.1 Datos Maestros
8.1.1 Visualización y Modificación de Clase de Costo
Menú
Path Código de
Transacción
Finanzas/Controlling/Contabilidad de clase de coste/Datos maestros/Clase de coste/Tratamiento individual/Modificar
KA02
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56
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57
8.1.2 Visualización y Modificación de Centros de Costos
Menú
Path Código de
Transacción
Finanzas/Controlling/Contabilidad de centros de costes/Datos maestros/Centro de coste/Tratamiento individual/Modificar
KS02
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58
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59
8.1.3 Visualización y Modificación de Ordenes CO
Menú
Path Código de
Transacción
Finanzas/Controlling/Ordenes CO/Datos maestros/Funciones especiales/Orden/Modificar
KO02
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60
8.1.4 Visualización y Modificación de Centros de Benefici os
Menú
Path Código de
Transacción
Finanzas/Controlling/Contabilidad de centro de beneficio/Datos maestros/Centro de beneficio/Tratamiento individual/Modificar
KE52
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61
8.2 Contabilización de Centros de Costos Se contabiliza a un centro de costos diretamente desde el módulo financiero mediente la transacción FB60
Menú
Path Código de
Transacción
Finanzas/Gestión Financiera/Acreedores/Contabilización/Factura
FB60
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62
Luego presionar
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63
8.3 Contabilización de Ordenes Internas
Se contabiliza a un una orden interna diretamente desde el módulo financiero mediente la transacción FB60
Menú
Path Código de
Transacción
Finanzas/Gestión Financiera/Acreedores/Contabilización/Factura
FB60
Presionar este botón para colocar la orden interna
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64
Luego presionar
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8.4 Reportes
8.4.1 Reporte de Centros de Costos
Menú
Path Código de
Transacción Finanzas/Controlling/Contabilidad de centros de coste/Sistema info/Comparaciones plan/real/Centro de coste:real/plan/desviación
S_ALR_87013611
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8.4.2 Reporte de Centros de Ordenes Internas
Menú
Path Código de
Transacción
Finanzas/Controlling/Ordenes CO/Sistema info/Informe ordenes CO/Comparaciones plan/real/
S_ALR_87012993
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