Creación de segmento y actualización de tablas
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Tabla de Contenido
Tabla de Contenido ......................................................................................................................... 1
1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3. INSTRUCCIONES .......................................................................................................................... 2
4. DEFINICIONES ............................................................................................................................ 24
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................ 24
6. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 24
7. APROBACION ............................................................................................................................. 25
8. ANEXOS ..................................................................................................................................... 25
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1. OBJETIVO
Mostrar las actividades necesarias para realizar la creación de segmentos, logrando la generación
de los reportes de donaciones.
2. ALCANCE
La actividad inicia con la recepción de la solicitud de creación de segmento, por correo electrónico
por parte de la Dirección Financiera o la Dirección de Desarrollo, y finaliza con el transporte de la
parametrización a los ambientes de calidad y producción. La solicitud de creación de segmento se
realiza a través del formato correspondiente y debe contar con la aprobación de la Dirección
Financiera.
3. INSTRUCCIONES
A continuación se presentan las instrucciones necesarias para realizar la creación de segmentos.
3.1. Validar creación del segmento
Antes de iniciar la creación del segmento es necesario validar la solicitud recibida, con el
Jefe de Contabilidad y se debe contar con la aprobación de Dirección Financiera. Una vez
haya dado el visto bueno para la creación del segmento, se procede a realizar dicha
creación, la cual debe estar soportada con la justificación formal de parte de la unidad
solicitante
3.2. Verificar nombre del segmento
En la transacción se consulta el consecutivo numérico del segmento vs el nombre, con el
fin de verificar que no se repita el nombre, teniendo en cuenta la cantidad máxima de
caracteres permitidos por el sistema.
3.2.1. Ingresar al ambiente de producción en SAP
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3.2.2. Ingresar a la transacción F.01
3.2.3. Ingresar los parámetros a continuación, para hacer la consulta del consecutivo del
segmento. Dicha información se encuentra en el ambiente Producción (sistema
financiero SAP):
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PUC: Plan de Cuentas (Es la estructura que compone el balance)
Sociedad: UAND (Universidad de los Andes)
Ledger: Libro de contabilidad en el que se registra la información. El ledger varía
de la siguiente forma, según sea el caso: ZL (Norma Colombiana) y 0L (Norma
Internacional), en el periodo transiccional
Estructura: Es el nombre como está creada: BP08, BP09, BP01. (Cualquiera que
se digite traerá la información)
Periodicidad: Año y mes actual al que se están consultando
3.2.4. Se debe hacer clic en el botón indicado para visualizar una nueva pantalla, donde se
muestra el campo segmento (los nombres y número consecutivo)
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3.2.5. En la nueva pantalla se busca el campo segmento, se da clic en el campo segmento y se
oprime el botón f4 del teclado.
3.2.6. En la nueva pantalla se verifica manualmente, desplazándose de arriba hacia abajo, cual
número consecutivo debe continuar, y a la vez se valida que no se repita el nombre del
segmento
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3.3. Crear segmento
3.3.1. Ingresar al ambiente 100 de desarrollo en SAP
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3.3.2. Ingresar a la transacción SPRO
3.3.3. Hacer clic en el botón “IMG referencia SAP”
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3.3.4. Se despliega el árbol de Estructura haciendo clic en las siguientes opciones
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Al dar clic en “Definir segmento” de la imagen superior, se despliega la pantalla a continuación, en
la que se debe revisar el último número del consecutivo, dependiendo si se va crear el segmento
27xxx, 25xxx y/o 26xxx. Ejemplo: si se va crear un segmento 27, en este caso seguiría el consecutivo
sería 27038.
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3.3.5. Hacer clic en el botón “Entradas nuevas” para abrir una nueva pantalla
Se abre la pantalla a continuación:
3.3.6. Se digita la información como se muestra en la imagen a continuación (nombre y
número de segmento), según la secuencia:
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Ejemplo: a) Segmento: 27038 (Es el consecutivo que seguiría) b) Descripción: Nombre del segmento
respetando lo indicado en el formato de solicitud enviado por el área de Apoyo Financiero y/o
Desarrollo, pero siguiendo el parámetro de los nombres de los segmentos anteriores creados en
SAP Fondo Programa XXXXX, (definido de las tablas de Presupuesto) de acuerdo al segmentó 25,
26, 27 (nombre solicitado).
3.3.7. Una vez digitado el Numero y el Nombre, se debe grabar haciendo clic en el botón
indicado
3.3.8. Se solicita por correo electrónico la creación de un documento de cambio en el módulo
Charm, a la persona del área de Contabilidad encargada.
3.3.9. Una vez se reciba por correo electrónico el número de documento de cambio asignado,
en la nueva pantalla que se desplegó del paso 3.3.7, se da clic en el siguiente botón:
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3.3.10. Se selecciona el número de documento de cambio asignado:
3.4. Liberar la orden para solicitar el transporte a los demás mandantes
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3.4.1. Ingresar en la transacción SE10 y en la nueva pantalla, dar clic en el botón “Visual”:
3.4.2. En la nueva pantalla se visualiza la orden que generó el sistema (cuadro verde), y la
tarea inferior de la orden (cuadro rojo)
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3.4.3. Se libera inicialmente la tarea inferior, dando clic en el logo del camión
3.4.4. Se repite el paso anterior con la orden
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3.5. Solicitar transporte
Vía correo electrónico se solicita al departamento de Contabilidad el transporte de la orden
a los mandantes en los cuales se necesita actualizar la parametrización, indicando el número
de orden del transporte.
3.6. Verificación
Una vez recibida la confirmación de transporte por parte de Contabilidad, en la transacción
F.01 se valida que aparezca en el mandante de Producción,el segmento creado.
3.7. Completar formato de solicitud de creación segmento y objeto de costo y remitirlo a
Presupuesto
El formato de Creación de segmento y objetos de costo se debe completar con el número
del segmento creado. Una vez hecho esto se remite dicho formato al área de Presupuesto
por correo electrónico.
3.8. Actualización de tabla SEGMENTOS
3.8.1. Una vez el área de Presupuesto remita el formato de Creación de segmento y objetos
de costo con la información sobre los objetos de costo creados, se debe correr una
macro para así actualizar la tabla SEGMENTOS con las nuevas parametrizaciones.
3.8.2. El archivo consolidado se envía por correo electrónico al Administrador de Sistemas de
Información de la Dirección Financiera.
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3.9. Actualización de tabla Categoria_Segmentos_Especiales
3.9.1. Una vez creado el segmento especial, se debe actualizar el archivo de Excel
Categoria_Segmentos_Especiales, indicando el número de segmento, el nombre y la
categoría correspondiente. Estos parámetros son definidos por la Dirección Financiera.
El archivo actualizado se envía por correo electrónico al Administrador de Sistemas de
Información de la Dirección Financiera.
3.10. Reutilización de segmentos
3.10.1. Modificar segmento:
Ingresar al ambiente 100 de desarrollo en SAP
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Ingresar a la transacción SPRO
Hacer clic en el botón “IMG referencia SAP”
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Se despliega el árbol de Estructura haciendo clic en las siguientes opciones
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Al dar clic en “Definir segmento” de la imagen superior, se despliega la pantalla a continuación, en
la que se debe ubicar el segmento a reutilizar. En la columna de descripción se procede a cambiar
el nombre al solicitrado.
Una vez digitado el Numero y el Nombre, se debe grabar haciendo clic en
el botón indicado
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Se solicita por correo electrónico la creación de un documento de cambio
en el módulo Charm, a la persona del área de Contabilidad encargada.
Una vez se reciba por correo electrónico el número de documento de
cambio asignado, en la nueva pantalla que se desplegó del paso 3.3.7, se da
clic en el siguiente botón:
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Se selecciona el número de documento de cambio asignado:
3.10.2. Liberar la orden para solicitar el transporte a los demás mandantes
Ingresar en la transacción SE10 y en la nueva pantalla, dar clic en el botón
“Visual”
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En la nueva pantalla se visualiza la orden que generó el sistema (cuadro
verde), y la tarea inferior de la orden (cuadro rojo)
Se libera inicialmente la tarea inferior, dando clic en el logo del camión
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Se repite el paso anterior con la orden
3.10.3. Solicitar transporte
Vía correo electrónico se solicita al departamento de Contabilidad el transporte de la orden
a los mandantes en los cuales se necesita actualizar la parametrización, indicando el número
de orden del transporte.
3.10.4. Verificación
Una vez recibida la confirmación de transporte por parte de Contabilidad, en la transacción
F.01 se valida que aparezca en el mandante de Producción, el segmento creado.
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3.10.5. Completar formato de solicitud de creación segmento y objeto de costo y remitirlo a
Presupuesto
El formato de Creación de segmento y objetos de costo se debe completar con el número
del segmento reutilizado. Una vez hecho esto se remite dicho formato al área de
Presupuesto por correo electrónico.
4. DEFINICIONES
Mandante: Ambiente del sistema en el que se realizan diferentes operaciones (ej: Desarrollo,
Calidad, Producción)
Segmento : Agrupador que tipifica la información financiera de un donante especifico
Segmentos especiales: No hacen referencia a un donante específico sino a recursos internos
de la Universidad.
Transacción F.1: Inicio de la consulta del Balance para identificar el Consecutivo del
segmento.
Ledger: Libro de contabilidad en el que se registra la información.
Orden de transporte: Paquete que contiene los ajustes que se realizan a las
parametrizaciones en el sistema, y que es replicado en los diferentes ambientes o mandantes.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA
0 Elaboración 27/10/2015
Publicación 23/06/2016
1
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)
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Formato de solicitud de creación de segmento y objetos de costo
Archivo SEGMENTOS
Archivo Categoría_Segmentos_Especiales
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7. APROBACION
NOMBRE CARGO FECHA
ELABORÓ
Maritza León Analista Contable 30/10/2015
Carlos A. Castellanos Analista Contable 22/06/2016
REVISÓ Manuela Peña Ingeniera de procesos 22/06/2016
Manuel Romero Coordinador Contabilidad 22/06/2016
APROBÓ Manuel Romero Coordinador Contabilidad 22/06/2016
8. ANEXOS
No aplica.