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PROGRAMA ESPECÍFICO DE AUDITORÍA Y CONTROL - V1
DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
VERSIÓN 2
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
Control de Versiones, Revisiones y Aprobaciones del documento Versión Descripción Elaboró Revisó Aprobó
1
Primera versión del documento
Profesionales especializados,
Oficina de Control Interno y Grupo
Gestión Documental
Jefe de Oficina de Control Interno y Coordinador del Grupo Gestión
Documental
Comité de Archivo Superintendencia Nacional de salud (Acta 025 del 08 de septiembre de 2016)
Fechas Junio de 2016 Julio de 2016 Septiembre de 2016
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ACTA DE APROBACIÓN PROGRAMA
ESPECÍFICO: Acta 025 de 2016 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
RESOLUCIÓN DE ADOPCIÓN PROGRAMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Resolución 299 de 2015 (MAR 05) Superintendencia Nacional de Salud
FECHA DE VIGENCIA: 2016 – 2018
INSTANCIA DE APROBACIÓN: COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO
ADMINISTRATIVO DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL
DE SALUD
DENOMINACIÓN DE LA AUTORIDAD
ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL: GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL SECRETARIA GENERAL – SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
VERSIÓN DEL DOCUMENTO: VERSIÓN 01
RESPONSABLES DE SU ELABORACIÓN: EDDNA DUEÑAS PROFESIONAL ESPECIALIZADO – OFICINA DE CONTROL
INTERNO
DIANA CAROLINA SÁNCHEZ SEPÚLVEDA PROFESIONAL ESPECIALIZADO – GRUPO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
LUIS JORGE MORENO FEO PROFESIONAL ESPECIALIZADO – GRUPO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
LINA ISABEL CENTENO DÁVILA COORDINADORA GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL
JUAN DAVID LEMUS JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
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TABLA DE CONTENIDO
1. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................................... 4
2. OBJETIVOS ............................................................................................................................... 4
3. ALCANCE .................................................................................................................................. 4
4. LINEAMIENTOS ........................................................................................................................ 4
5. METODOLOGÍA ........................................................................................................................ 5
6. RECURSOS ............................................................................................................................... 6
7. RESPONSABLES ..................................................................................................................... 6
ANEXOS. ............................................................................................................................................ 6
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1. JUSTIFICACIÓN
De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1993, la Ley 1474 de 2011 y los
Decretos Reglamentarios 1826 de 1994 y 1537 de 2001, entre otras, corresponde a la Oficina
de Control Interno, verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido
dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de
todos los cargos; así como también, verificar que los controles asociados con todas y cada
una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados
y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la Entidad. Adicional a lo
anterior, dentro de su función de acompañamiento, la Oficina se encuentra facultada para
realizar seguimiento y dar recomendaciones y sugerencias a la Alta Dirección en busca del
cumplimiento de la normatividad vigente.
2. OBJETIVOS
Hacer seguimiento al cumplimiento de los requisitos y elementos propios del ciclo de vida de
los documentos de archivo y de la gestión documental, de conformidad con los lineamientos
de la Ley 594 del 2000, el Decreto Único Reglamentario 1080 del 2015 y demás normas
expedidas por el Archivo General de la Nación.
3. ALCANCE
Se relaciona el Plan Estratégico Institucional de la Superintendencia Nacional de Salud –
aprobado mediante la Resolución 323 de 2016, con el objetivo del Plan Nacional de Desarrollo
“Mejorar las condiciones de salud de la Población Colombiana y propiciar el goce efectivo del
derecho a la salud en condiciones de calidad, eficiencia, equidad y sostenibilidad”; Objetivo
Sectorial “Recuperar la confianza y legitimidad del Sistema”; Estrategia “4. Política de
transparencia, participación ciudadana y Objetivo Institucional “Fortalecer la capacidad
institucional de la Superintendencia Nacional de Salud”, para el Programa de Gestión
Documental - Programa Específico de Auditoría y Control relacionado con las actividades del
proceso de Administración de la Gestión Documental de la Entidad.
4. LINEAMIENTOS
Estará basado en los 18 principios del proceso de gestión documental definidos en el Decreto
Único Reglamentario 1080 del 20151, a saber:
1. Planeación.
1 REPÚBLICA DE COLOMBIA, MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 de 2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Artículo 2.8.2.5.5. Hoja 121-122.
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2. Eficiencia.
3. Economía.
4. Control y seguimiento.
5. Oportunidad.
6. Transparencia.
7. Disponibilidad.
8. Agrupación.
9. Vínculo archivístico.
10. Protección del medio ambiente.
11. Autoevaluación.
12. Coordinación y acceso.
13. Cultura archivística.
14. Modernización
15. Interoperabilidad.
16. Orientación al ciudadano.
17. Neutralidad tecnológica.
18. Protección de la información y los datos
5. METODOLOGÍA
En consideración a los procesos Archivísticos, se deberán tener en cuenta como mínimo los
siguientes ítems y la metodología será la adoptada para el Macroproceso Seguimiento, Control
y Evaluación de la Gestión del Sistema Integrado de Gestión:
Plan Institucional de Archivos-PINAR
Programa de Gestión Documental-PGD
Tablas de Retención Documental-TRD
Tablas de Valoración Documental-TVD
Inventarios documentales archivos de gestión
Organización Archivos de Gestión
Organización Archivo Central
Descongestión y Transferencias de Archivo
Actas de eliminación documental
Actas de visita Archivo General de la Nación
Plan de Mejoramiento Archivístico-PMA
Informe de programas y proyectos de gestión documental
Informe implementación Subsistema de Seguridad de la Información
Publicación de contenidos Página Web
Cumplimiento de Políticas
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Lo anterior, se ejecutará mediante la aplicación de las técnicas de auditoría según los
procedimientos del proceso o los procesos que lidera la Oficina de Control Interno de la
Superintendencia Nacional de Salud.
6. RECURSOS
Se describen de forma General, en el numeral 1.4. REQUERIMIENTOS PARA EL
DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (normativos, económicos,
administrativos, tecnológicos) del Programa de Gestión Documental versión 2.
7. RESPONSABLES
La aplicación se efectuará a través de los auditores designados por el Jefe de la Oficina de
Control Interno y el alcance de las auditorías o seguimientos, estarán de acuerdo al Plan Anual
de Gestión que se establezca en cada una de las vigencias.
De requerirse apoyo técnico, los profesionales del Grupo de Gestión Documental harán parte
de las jornadas de seguimiento o auditoria, por designación de la Coordinación del Grupo de
Gestión Documen|tal o por selección sobre el desarrollo de auditorías internas institucionales.
ANEXOS.
1. Cronograma del plan de auditoria de cada vigencia para el Subsistema de Gestión
Documental de la Entidad.