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Contratos de Servicios Profesionales y Consultivos
CPA Nydia Borrero-De Jesús, CFE Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno
2 de mayo de 2008
Estado Libre Asociado de Puerto RicoEstado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOROFICINA DEL CONTRALOR
Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173
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2Contraloría a sus órdenes...
Temas a Discutirse
• Definición
•Reglamentación Aplicable
•Requisitos Mínimos
•Cláusulas Recomendadas
•Pruebas a Realizarse
•Hallazgos Frecuentes
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3Contraloría a sus órdenes...
• Servicios cuya prestación principal consiste:– del producto de la labor intelectual, creativa o
artística– en el manejo de destrezas altamente técnicas y
especializadas
DefiniciónDefinición
Los servicios a ofrecerse no pueden constituir un puesto
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4Contraloría a sus órdenes...
Reglamentación AplicableReglamentación Aplicable
• Leyes– Ley Núm. 237 del 31 de agosto de 2004– Ley Núm. 18 del 30 de octubre de 1975
• Órdenes Ejecutivas• Reglamentos Externos
– Reglamento 33 del 5 de octubre de 2004
• Reglamentos Internos• Cartas Circulares
– Departamento de Hacienda– Oficina del Contralor
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5Contraloría a sus órdenes...
Anotación de la información del contrato en el programa de registro provisto por la OCPR
¿Qué es registrar?
Registro de ContratosRegistro de Contratos
Todos los contratos, enmiendas, escrituras y documentos relacionados - incluyendo los contratos clasificados “Exentos”
Exentos = Artículo 8-a del Reglamento 33 No Exentos = los que se tienen que radicar en la OCPR
¿Qué se registra?
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6Contraloría a sus órdenes...
Órdenes de Cambio (Change Orders)
• Se consideran enmiendas
• Aquellas relacionadas con contratos cuyo costo excede los $2,000
• Radicarse dentro los términos establecidos por ley
Ref: CC OC-06-15 (20 dic. 05)
Cont. Registro de ContratosCont. Registro de Contratos
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7Contraloría a sus órdenes...
Acceder al Registro• Página de Internet – www.ocpr.gov.pr
Obtener copia de los contratos• Archivo Central OCPR – Union Plaza
Orientación y asistencia técnica• Sección de Registro de Contratos
• (787) 754-3030 Ext. 2403
Servicio al Cliente
Cont. Registro de ContratosCont. Registro de Contratos
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8Contraloría a sus órdenes...
Requisitos MínimosRequisitos Mínimos
• Formalizarse por escrito• Se debe indicar la siguiente información:
número de contratofecha de otorgamientofecha de vigencia del contratonombre y descripción de la persona contratadanúmero de seguro social de la persona contratada o de
seguro social patronal si es una firma o entidad corporativa
número de licencia en el caso de aquellos profesionales que aplique
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9Contraloría a sus órdenes...
Cont. Requisitos MínimosCont. Requisitos Mínimos
• Descripción clara y detallada de los servicios que fueron contratados
• Cuantía máxima a pagar
• Forma de realizar los pagos
• Forma de facturación
• Facultad de la entidad para contratar
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10Contraloría a sus órdenes...
Cont. Requisitos MínimosCont. Requisitos Mínimos
Cláusulas MandatoriasCláusulas Mandatorias
•Incluir las siguientes cláusulas:Partida presupuestariaFacultad de resolución del contratoCancelación en caso de
negligencia, abandono de deberes y/o incumplimiento de las condiciones del contrato
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11Contraloría a sus órdenes...
Cont. Requisitos MínimosCont. Requisitos Mínimos Cláusulas Mandatorias Cláusulas Mandatorias
• Que el contratista:No está ni entrará en actos de conflicto de
interés No tiene deudas con ASUME o está al día en
plan de pago (persona natural)No recibe pagos o compensación por otra
entidad públicaHa rendido planillas en los últimos cinco años,
no adeuda contribuciones o está al día en plan de pago (Hacienda, CRIM)
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12Contraloría a sus órdenes...
Cont. Requisitos MínimosCont. Requisitos Mínimos Cláusulas Mandatorias Cláusulas Mandatorias
•Que el contratista:No tiene deudas de seguro por
desempleo, de incapacidad temporal y de seguro social para choferes (la que aplique) o tiene plan de pago (Departamento de Trabajo)
Cláusula de requisito de envío a Registro Contratos OCPR
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13Contraloría a sus órdenes...
Cont. Requisitos MínimosCont. Requisitos Mínimos Documentos Documentos
Contratos que exceden $16,000-anejar al contrato:
• Departamento de Hacienda – Radicación de planilla - últimos 5 años – Ausencia de deuda contributiva o existencia de plan
de pago • CRIM - Ausencia de deuda contributiva o existencia
de plan de pago• DTRH - Pago de seguro por desempleo,
incapacidad temporal, de seguro social, si aplica • ASUME-Certificación negativa de deuda
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14Contraloría a sus órdenes...
CLÁUSULAS RECOMENDADASCLÁUSULAS RECOMENDADAS
Dependiendo de la naturaleza del contrato• Rendir informes periódicos de trabajos realizados• Indicar en las facturas las horas que quedan
disponibles• Someter para pago las facturas - primeros 8 días del
mes siguiente al cual se rindieron los servicios• Certificar que conoce las normas éticas de su
profesión y asume responsabilidad por sus acciones• Sobre las retenciones establecidas en el Código de
Rentas Internas de PR (Carta Circular 1300-19-05)
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15Contraloría a sus órdenes...
Cont. Cláusulas RecomendadasCont. Cláusulas Recomendadas
• Certificación de que el contratista no ha sido convicto ni acusado de ningún delito contra el erario o que envuelva la propiedad o fondos públicos
• Que la entidad tiene la facultad para la resolución del contrato en caso de que el contratista resulte culpable de algún delito contra el erario o que envuelva fondos públicos
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16Contraloría a sus órdenes...
Pruebas a RealizarsePruebas a Realizarse
– Cumplimiento con los requisitos mínimos – Formalización del contrato antes de comenzar a
prestarse los servicios– En caso de aumento de honorarios, que se
hayan incluido trabajos adicionales y enmienda al contrato
– Establecimiento de un mínimo de horas, especialmente si la compensación es mensual
– Establecimiento de Registro de Contratos
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17Contraloría a sus órdenes...
Cont. Pruebas a RealizarseCont. Pruebas a Realizarse
– Radicación a la OCPR en el tiempo establecido
– Informes de labor realizada
– Retención del 7% para contribución sobre ingresos o carta de relevo
– Radicación de las declaraciones informativas (Forma 480.6)
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18Contraloría a sus órdenes...
Cont. Pruebas a RealizarseCont. Pruebas a Realizarse
– Se requirieron las certificaciones correspondientes
– En el caso de las corporaciones, que se le haya requerido certificados de: • Existencia o autorización para hacer negocios
en Puerto Rico • Buena Pro Good Standing
– Dispensas otorgadas
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19Contraloría a sus órdenes...
Hallazgos FrecuentesHallazgos Frecuentes
• Ausencia de cláusulas que protejan adecuadamente el interés público
• Cláusulas que no son claras ni precisas de los servicios requeridos
• No se estableció el importe máximo ni la fecha de otorgamiento
• Contratos otorgados con efecto retroactivo• Servicios profesionales ofrecidos sin la
formalización de un contrato
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20Contraloría a sus órdenes...
• En la enmienda al contrato por aumento de honorarios no se incluyeron servicios adicionales
• No se hizo la retención del 7% para contribución sobre ingresos
• Contratos y enmiendas no fueron anotados en el Registro de Contratos
• Contratos no radicados a la OCPR o fueron radicados tardíamente
Cont. Hallazgos FrecuentesCont. Hallazgos Frecuentes
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21Contraloría a sus órdenes...
• Pagos indebidos por servicios no realizados o no realizados de conformidad a los acuerdos pactados
• Ausencia de informes de labor realizada por los servicios ofrecidos y facturados
• Facturas e informes de labor realizada no contienen datos específicos ni detallados de los servicios ofrecidos
Cont. Hallazgos FrecuentesCont. Hallazgos Frecuentes
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22Contraloría a sus órdenes...
¿Pregu¿Preguntas?ntas?
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23Contraloría a sus órdenes...
Información adicional
División de Auditorías de:
• Corporaciones Públicas: (787) 777-6080
• Agencias y Departamentos “A”: (787) 200-7248
• Agencias y Departamentos “B”: (787) 200-7249
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Contraloría a sus Contraloría a sus órdenes...órdenes...