“Por un Control Fiscal Integral”
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2016
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE
ATENCIÓN AL CIUDADANO
2016
CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL
DE BOLÍVAR
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La Presente estrategia de lucha contra la corrupción nos concierne a todos los
actores de la sociedad bolivarense. Desde el veedor, el Concejal, el Diputado, la
ama de casa, el líder comunitario y en general a todos los ciudadanos.
“Estoy convencido, y lo he refrendado en el suceder de mi vida pública, que son
los ciudadanos quienes padecen y vivencian directamente los efectos de la
ineficiencia administrativa, de la gestión pública y la corrupción, por tanto,
constituyen la fuente más dispuesta y sustancial en el proceso de control, capaz
de brindar a los órganos que ejercemos vigilancia, información y elementos de
juicio de primer orden para el ejercicio constitucional y legal de vigilar, prevenir,
corregir y resarcir”.
Orlando Ayola Manjarrés
Contralor Departamental de Bolívar
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NUESTROS PROGRAMAS PARA LA INNOVACIÓN, LA TRANSPARENCIA,
LA INCLUSIÓN Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN
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Contenido 1. INTRODUCCIÓN AL PLAN ANTICORRUPCIÓN..............................................................7
2. ESQUEMA PROGRAMÁTICO DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN ....................................8
3. MARCO LEGAL QUE SOPORTA LA POLÍTICA INSTITUCIONAL DE LUCHA
CONTRA LA CORRUPCIÓN ........................................................................................................9
4. PREVENCIÓN Y ANTICORRUPCIÓN. .................................................................................11
4.1. Modelo de Gestión Preventiva .........................................................................................11
4.1.1. Prevención de actos de corrupción .........................................................................11
4.1.1.1. Resumen de Riesgos de Corrupción por Procesos ..........................................12
4.1.1.2. Distribución Porcentual de Riesgos por Procesos ..............................................13
4.1.1.3. Relación de Riesgos de Corrupción identificados y sus atributos ....................15
4.1.2. Modelo de Gestión Ética ....................................................................................18
4.1.3. Visitas de Control Interno y Cooperación Interinstitucional .....................19
4.2. Auditorías Anticorrupción al interior de la CDB. .................................................19
4.3. Observatorio Anticorrupción. ...................................................................................20
5. EFICIENCIA, TRANSPARENCIA Y RENDICIÓN DE CUENTAS ......................................22
5.1. Gestión Antitrámites ..........................................................................................................22
CONTROL A LA RACIONALIZACIÓN, OPTIMIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE LOS
TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. ...................................................22
5.1.1. Auditorías a la Gestión Antitrámites. .................................................................23
5.2. Portal de Transparencia y cuentas claras. .....................................................................25
5.2.1. Rendición de Cuentas ................................................................................................26
5.2.1.1. Elementos para la rendición de cuentas. .............................................................26
5.2.1.1.1. Información y comunicación para la rendición de cuentas .............................26
Acciones para la información y la comunicación...............................................................26
5.2.1.1.2. Lenguaje Claro .....................................................................................................28
Elementos considerados en la construcción del lenguaje claro en la Contraloría de
Bolívar .....................................................................................................................................28
5.2.1.1.3. Diálogo y retroalimentación para la rendición de cuentas .............................29
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Acciones para el dialogo y la retroalimentación para la rendición de cuentas ..............29
5.2.1.1.4. Incentivos y estímulos para la Rendición de Cuentas ...................................30
Acciones para el incentivo y estímulo .................................................................................31
5.2.2. Atributos de la Rendición de Cuentas......................................................................31
Rendición de Cuentas Permanente ................................................................................31
Rendición Pública y Transparente ..................................................................................32
Información con amplia difusión. .....................................................................................32
5.2.3. Alcance de la Rendición de Cuentas. .....................................................................33
5.2.4. Objetivos de la Rendición de Cuentas ....................................................................33
5.2.4.1. Objetivos específicos ..............................................................................................33
5.2.5. Construcción y consolidación de la estrategia de rendición de cuentas de la
Contraloría Departamental de Bolívar ................................................................................34
5.2.5.1. D5iagnóstico del proceso de Rendición de Cuentas ..........................................34
5.2.5.2. Caracterización de los ciudadanos y grupos de interés.....................................34
5.2.5.3. Vigilancia el cumplimiento de la Política Nacional de Rendición de Cuentas 35
5.3. Transparencia y Acceso a la Información Pública ....................................................35
5.3.1. Atributos de la transparencia ...........................................................................35
5.3.2. Elementos para la promoción de la transparencia y el acceso a la
información en la Contraloría de Bolívar .......................................................................36
5.3.2.1. Transparencia Activa. .....................................................................................36
5.3.2.1.1. Información estándar disponible al ciudadano ....................................36
a. Información sobre la estructura de la entidad. ............................................................36
5.3.2.2. Transparencia Pasiva .....................................................................................38
5.3.2.2.1. Atributos de la transparencia pasiva ...........................................................38
5.3.2.2.2. Principio de gratuidad ....................................................................................39
5.3.2.2.3. Instrumentos de gestión de la información ..............................................39
5.3.2.2.4. Registro de activos de información. .......................................................39
5.3.2.2.5. Esquema de publicación de información. .............................................40
5.3.2.2.6. Índice de información clasificada y reservada .....................................40
5.3.2.2.7. Monitoreo de acceso a la información pública.....................................41
6. ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA .................................................................45
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6.1. Desarrollo Institucional y Servicio al Ciudadano. .........................................................45
6.1.1. Centro Especializado de Atención al Ciudadano CEAC ..........................................46
6.1.2. Procesos y Procedimientos Innovadores ......................................................47
6.1.2.1. Portafolios de Servicios al Ciudadano .......................................................47
6.1.2.2. Manuales y Procedimientos .............................................................................47
6.1.3. Servidores Públicos competentes y comprometidos.................................47
6.1.3.1. Capacitaciones a funcionarios .....................................................................48
6.1.3.2. Estímulos e incentivos a los servidores públicos del área de atención
al ciudadano .........................................................................................................................48
6.1.3.3. Servicio Ciudadano .........................................................................................49
Cobertura y Accesibilidad. ............................................................................................49
Calidad ............................................................................................................................50
6.1.4. Política de Protección de Datos Personales. .....................................................50
6.1.5. Evaluación del desempeño de los servidores públicos.............................50
6.1.6. Trato Digno al Ciudadano ..................................................................................51
6.2. Participación Ciudadana y Control Social .............................................................53
6.2.1. Pacto ciudadano para el fortalecimiento de la democracia ..................................53
6.2.2. Derechos y responsabilidades de los ciudadanos en la participación
ciudadana. .............................................................................................................................53
6.3. Programa de formación a veedores ........................................................................54
6.4. Programa auditor ciudadano. ...................................................................................54
6.5. Estimulo e Incentivos a la Participación Ciudadana. .........................................55
6.6. Contralor Escolar y Universitario ............................................................................55
7. SEGUIMIENTO Y CONTROL ..............................................................................................57
8. ANEXOS: ...................................................................................................................................58
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1. INTRODUCCIÓN AL PLAN ANTICORRUPCIÓN
Nuestra visión estratégica 2016 – 2019 está orientada a construir una cultura de pertenencia para la defensa del patrimonio público de los bolivarenses, tanto a nivel institucional como ciudadano; ejerciendo el control fiscal con un binomio estratégico de prevención y coerción, destinado al fortalecimiento de la gestión y las finanzas departamentales, al buen uso de los recursos públicos y a la consecución de los fines esenciales del Estado; involucrando al ciudadano y las veedurías organizadas para promover y materializar la construcción de una democracia participativa que se articule con el control fiscal para la salvaguarda de los intereses comunes.
Este órgano de control y vigilancia refrenda el compromiso ético y legal de mantener su independencia técnica y ser ajeno a los amiguismos y clientelismos en su accionar. Nuestro único fin será la defensa y promoción de lo público. Lideraremos la interiorización de una cultura de control en las instituciones púbicas del departamento y en la ciudadanía, a partir de un enfoque de gestión preventiva y participación ciudadana, garantizando la intervención de éstos en las políticas públicas encaminadas a mejorar las condiciones de vida de todos los bolivarenses.
De conformidad con el artículo 73 de la Ley 74 de 2011, la Contraloría Departamental de Bolívar elaboró su ESTRATEGIA ANUAL DE LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2016 “PAAAC” destinada a la protección integral de los intereses colectivos, en términos de justicia, equidad, transparencia, honestidad y fomento de la eficiencia administrativa, a la promoción de la transparencia, eficacia y las buenas prácticas de gobierno; y por supuesto, con el deber de castigar cualquier acto de corrupción que se detecte en la administración pública departamental y municipal cuya vigilancia sea de nuestro resorte.
Este plan aborda los elementos y estrategias institucionales que nos permitan cumplir
la Política Pública en materia de lucha contra la corrupción y, por otra parte, plantea
acciones y estrategias destinadas a garantizar el cumplimiento de los “PAAAC” en
cada una de las entidades públicas sujetas a nuestra vigilancia, de tal forma que en su
contenido utiliza un lenguaje claro con ilustraciones de fácil comprensión.
Nuestro primer compromiso con Bolívar consiste en no desfallecer en el mejoramiento
de la gestión pública y de su calidad de vida; ello significa que buscamos mitigar el
flagelo de la corrupción en el Estado en nuestro departamento en el próximo
cuatrienio, con el compromiso de revaluar, cada vez que sea necesario, el presente
plan anticorrupción. Desde nuestra perspectiva, este será un instrumento de
referencia en la lucha contra la corrupción desde la contraloría departamental.
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2. ESQUEMA PROGRAMÁTICO DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN
En la elaboración de este plan, desarrollamos los componentes exigidos en la guía
metodológica para la formulación del Plan Anticorrupción establecida en el
Decreto 2641 de 2012, modificado por el 124 de 2016, articulado con los
lineamientos generales de nuestro plan estratégico y de comunicaciones.
Pero además de los componentes de Mapas de Riesgos Anticorrupción, Política
Antitrámites, Rendición de Cuentas y Atención al Ciudadano, hemos
complementado la estrategia con otras normas inherentes a la política pública en
materia de lucha contra la corrupción a saber: Ley de transparencia y acceso a la
información pública nacional, promoción y protección de la participación ciudadana
y gobierno en línea.
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3. MARCO LEGAL QUE SOPORTA LA POLÍTICA
INSTITUCIONAL DE LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN
EJE ESTRATÉGICO NORMAS DISPOSICIÓN
COMPONENTE ELEMENTO
Prevención, Ética y
Eficiencia Administrativa
Prevención y Administración de
riesgos de corrupción
Ley 1474 de 2011
Se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Decreto 124 de 2016
Adopción de la Guía Metodológica para la formulación de los Planes Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Modelo de Gestión Ética
Ley 190 de 1995
Se dictan las normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa
Decreto 493 de 2014
Actualización de Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014
Racionalización de Trámites y
Procedimientos administrativos
Constitución Política de 1991
Establece el principio de la buena fe, la no exigencia de requisitos adicionales para el ejercicio de un derecho, los principios de la función administrativa, de la actividad económica y la iniciativa privada.
Decreto Ley 019 de 2012
Supresión o reformas a regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios en la Administración Pública.
Decreto 4669 de 2005:
Fijación del procedimiento para aprobación de nuevos trámites, crea el Grupo de Racionalización y Automatización de Trámites (GRAT), como instancia consultiva del Gobierno Nacional en la materia y establece sus funciones.
Ley 962 de 2005:
Se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
Centro de Transparencia
Portal de Transparencia
para la Información y el
Diálogo
Documento CONPES 3654
de 2010.
Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos.
Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras
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disposiciones. Decretos 1151
de 2008, 2693 de 2012 y 2573 de
2014.
Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia,
Decreto 943 de 2014
Actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014.
Decreto 103 de 2015.
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.
Protección al Ciudadano y
Promoción del Control Social
Centro Especializado de
Atención al Ciudadano CEAC
(Oficina de Atención al Ciudadano, Protocolos,
Procedimientos, Sistemas d
Información y Gestión)
Ley 1474 de 2011
Se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Ley 1437 de 2011 Expedición del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Documento CONPES 3649
de 2010 Política Nacional de Servicio al Ciudadano
Visitas, intervenciones y
soluciones integrales
Documento CONPES 3654
de 2010.
Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos
Inclusión
democracia y control social
Ley 1757 de 2015 Promoción y protección del derecho a la participación democrática.
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4. PREVENCIÓN Y ANTICORRUPCIÓN.
4.1. Modelo de Gestión Preventiva
En la Contraloría Departamental de Bolívar buscamos transformar el control fiscal
que se hace en el departamento, involucrando activamente al ciudadano,
convirtiéndolo en pieza fundamental del proceso y, promoviendo el control
preventivo en la gestión pública como una herramienta de mejora contínua y
oportuna. Esto se logra fortaleciendo a las oficinas de control interno y los
sistemas de gestión institucional, capacitándolos y asesorándolos
permanentemente.
Estamos convencidos que resulta más económico y oportuno para el Estado
prevenir la ocurrencia de actos de corrupción que investigarlos, detectarlos y
sancionarlos, sin detallar que algunas veces el esfuerzo es infructuoso. No
obstante, articulamos los dos enfoques en un esquema de retroalimentación
permanente, decididos a educar para la prevención y a actuar con determinación
en las actuaciones en que corresponda sancionar prácticas corruptas que socaven
el erario público o impidan el cumplimiento de los fines del estado.
4.1.1. Prevención de actos de corrupción
Los mapas de riesgos de corrupción constituyen la herramienta orientadora para la
prevención de los actos de corrupción en la administración pública, a partir de la
aplicación de una metodología enmarcada en la autorregulación, autoevaluación y
4. PREVENCIÓN Y
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autocrítica institucional. La honradez es vital para reconocerlos y la formación y la
determinación, lo serán para controlarlos y administrarlos.
Para el levantamiento del mapa de riesgos de corrupción al interior de esta
Contraloría, realizamos una sensibilización con nuestro talento humano,
concientizándolos sobre la importancia de identificar los riesgos a los cuales se
exponen sus procesos, y sobre lo relevante que resulta controlarlos y
administrarlos para anticiparnos a su ocurrencia y a sus efectos.
De acuerdo con este primer componente emanado de la Guía Metodológica para
formulación del Plan Anticorrupción, adoptada por el Decreto 2641/12 y modificada
por el decreto 124/16, desarrollamos el Mapa de Riesgos de corrupción de la
Contraloría Departamental de Bolívar el cual generó los siguientes resultados:
Se identificaron CUARENTA Y OCHO (48) RIESGOS DE CORRUPCIÓN que
pueden afectar todos los procesos de la entidad; tres (3) de éstos representan un
riesgo extremo de ocurrencia, mientras siete (7) se encuentran en una zona de
riesgo alta, diez (10) moderada y veintiocho (28) baja.
4.1.1.1. Resumen de Riesgos de Corrupción por Procesos
Planeación Estratégica 3
Ética y Comunicación 2
Auditorías 5
Responsabilidad Fiscal 4
Jurisdicción Coactiva 2
Administrativo Sancionatorio 2
Atención al Ciudadano 3
Fortalecimiento a la Participación Ciudadana 1
Talento Humano 2
Presupuesto 2
Contabilidad 1
Tesorería 2
Gestión Documental 1
Adquisición de Bienes y Servicios 6
Gestión de la Infraestructura 1
Tecnología de la Información 2
Gestión Jurídica 2
Control Interno 3
Auditoría Interna de Calidad 1
Mejoramiento Continúo 3
48
Rieg
os
Macroproceso de Evaluación
a la GestiónEvaluación y Control
TOTALES
Control Fiscal
Direccionamiento Estratégico
Macroproceso Misional
Participación Ciudadana
Macroproceso Estratégico
Macroproceso de Apoyo Gestión Administrativa
Macroprocesos Componente Procesos
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4.1.1.2. Distribución Porcentual de Riesgos por Procesos
PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS RIESGOS ESTABLECIMOS
LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES
Los Controles son los mecanismos destinados a EVITAR, CONTROLAR,
ADMINISTRAR, REDUCIR, MITIGAR O ELIMINAR el riesgo o su ocurrencia. Las
acciones asociadas al control se dirigen a hacer operativo o materializar control.
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RESUMEN DE ACCIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
La siguiente gráfica muestra el número de acciones que cada proceso debe
desarrollar para el cumplimiento de la política de administración del riesgos de
corrupción institucional 2016
Las acciones de monitoreo tienen el propósito de verificar el cumplimiento de los
controles y las acciones o actividades asociadas a ellos; mientras que los
indicadores permiten evaluar permanentemente el comportamiento y avance de
las acciones y la evolución de los riesgos.
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4.1.1.3. Relación de Riesgos de Corrupción identificados y sus atributos
No Descripción del Riesgo
Acció
n y
O
mis
ión
Uso
de
Po
der
Desvia
r la
gesti
ón
de
lo p
úb
lico
Ben
efi
cio
Part
icu
lar
1 Extralimitación de funciones, para obtener un beneficio X X X X
2 Ordenación de pagos sin el lleno de los requisitos X X X X
3 Exceso de poder X X X X
4 Manipulación o adulteración de la información de gestión o institucional
X X X X
5 Ocultamiento de información pública para eludir el control social
X X X X
6 Constreñir a funcionarios para que manipulen o tergiversen resultados de sus actuaciones
X X X X
7 Excluir del PGA a sujetos vigilados para que eludan el control
X X X X
8 Excluir procesos de impacto o de mayor importancia en las auditorías, para no descubrir o hacer públicas las irregularidades
X X X X
9 Exigencias de dadivas para favorecer a funcionarios o contratistas en las auditorías
X X X X
10 Manipulación de observaciones o hallazgos para favorecer u ocultar irregularidades
X X X X
11 Favorecimento: Proferir decisiones de archivo para favorecer a los investigados
X X X X
12 Dilación de los términos procesales para que los investigados eludan sus responsabilidades, o dificultar el recaudo de pruebas o para que se genere la prescripcion
X X X X
13 No aplicar medidas de embargo y secuestro de bienes, cuando sean procedentes para evitar que los investigados resarzan el daño
X X X X
14 Exigencia de dádivas para favorecer a los investigados X X X X
15 Inactividad procesal, prescripción, pérdida de fuerza ejecutoria: No notificar auto de mandamiento de pago, ni impulsar el proceso.
X X X X
16 No realizar estudios de bienes ni aplicar medidas cautelares ni recaudo de las obligaciones para favorecer al ejecutado
X X X X
17
Direccionar las actuaciones por denuncias ciudadanas o manipular la información para no configurar las observaciones o hallazgos que correspondan, o hacerlo inadecuadamente
X X X X
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18 Exigencia de dádivas para dar Tratamiento favorable a la decisión de una PQR.
X X X X
19 Manipular o ajustar la decisión de fondo a favor o en contra del investigado
X X X X
20
Exclusión: excluir de los eventos de promoción y apoyo a la participación ciudadana a grupos o sectores de la sociedad para evitar que hagan control social o ejerzan sus derechos.
X X X X
21 Manipular o ajustar la decisión de fondo a favor o en contra del investigado o sancionado
X X X X
22 Exigencia de dádivas para retardar la apertura, el trámite o decisión de los procesos para favorecer a los implicados
X X X X
23 Tolerar tráfico de influencias en la provisión de empleos, con el propósito de beneficiar a un tercero.
X X X X
24 Alterar información institucional para favorecer a un tercero o así mismo en la liquidación de nómina o de pensiones
X X X X
25 Manipulación o adulteración del Sistema de información (bases de datos) para favorecerse asimismo o a terceros.
X X X X
26 Implementar sistemas de información vulnerables a la manipulación o adulteración.
X X X X
27 Estudios y documentos previos direccionados en favor de un contratista
X X X X
28 Sobrecostos en la contratación de suministro de bienes o servicios
X X X X
29 Deficiente supervisión o interventoría para favorecer el incumplimiento del contrato
X X X X
30 Pago de contratos sin haberse cumplido su objeto parcial o totalmente
X X X X
31 Peculado: Favorecer o participar del hurto o apropiación de bienes de la entidad
X X X X
32
Adulteración de información: Pérdida, ocultamiento y modificación de documentos para favorecer a terceros (adulteración de registros, falsificación de firmas, fuga de información sensible)
X X X X
33 Alteración de los valores en los estados financieros ( Maquillaje de los estados financieros )
X X X X
34 Autorizar los pagos sin el lleno total de los requisitos X X X X
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35 Uso indebido de asignaciones presupuestales: Afectar rubros que no corresponden al objeto del gasto en beneficio propio o a cambio de una retribución económica
X X X X
36 Favorecimiento: Pagos no autorizados. X X X X
37 Autorizar los pagos sin el lleno total de los requisitos a cambio de prebendas y dádivas
X X X X
38
Favorecimiento a demandantes: No contestar demandas, ni presentar recursos, ni solicitar pruebas, ni asistir a audiencias o hacer defensas inadecuadas en los procesos judiciales o administrativos que se sigan contra la entidad
X X X X
39 Proyectar actos administrativos o decisiones a cambio de prebendas o de dádivas
X X X X
40 Pérdida de información: Suprimir o borrar información institucional (bases de datos) para favorecerse asimismo o a terceros.
X X X X
41 Manipulación o adulteración: Adulterar el Sistema de información (bases de datos) para favorecerse asimismo o a terceros.
X X X X
42 Alteración de información de evaluación a la Gestión para obtener algún beneficio
X X X X
43 Exigir prebendas o dádivas para alterar el contenido de los informes de visitas internas
X X X X
44 Tráfico de influencia y presiones internas: Ejercer presión sobre funcionarios de control interno para maquillar el resultado de los informes o para no hacerlos
X X X X
45 Soborno en los procesos de auditoría que genere el no reporte o modificación de las no conformidades.
X X X X
46
Favorecer a otros procesos internos de la entidad en los informes de seguimiento a los planes de mejoramiento institucionales derivadas de las auditorías externas, internas de calidad, de control interno o por los responsables de los procesos
X X X X
47 Manipulación de investigaciones disciplinarias: Sesgar, ocultar o modificar, procesos de connotación disciplinaria para favorecer a funcionarios
X X X X
48 Ocultamiento de información: Omisión o Envío extemporáneo de información a los entes de control
X X X X
**PARA CONOCER LOS DETALLES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL
RIESGO VER “MAPA DE RIESGOS ANTICORRUPCIÓN
INSTITUCIONAL 2016” ANEXO 1.
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VALORACIÓN DE LOS CONTROLES
La valoración de los controles consiste en determinar si al interior de la Contraloría
Departamental de Bolívar contamos o no con herramientas de control sugeridas
en la política de administración del riesgo dirigidas a mitigar los riesgos
identificados; seguidamente busca diagnosticar si esas herramientas cuentan con
manuales o procedimientos para su aplicación, y si el tiempo que llevan han sido
efectivas.
**PARA CONOCER LOS DETALLES COMPLETOS DE LA
VALORACIÓN DE LOS CONTROLES PARA LA ADMINISTRACIÓN
DE LOS RIESGOS DE CORRUPCIÓN VER: ANEXO 2.
4.1.2. Modelo de Gestión Ética
En la Contraloría Departamental de Bolívar estamos comprometidos con la
consolidación de nuestro Modelo Institucional de Gestión Ética destinado a la
interiorización de una cultura organizacional basada en los principios y valores
morales previstos en los Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos adoptados
por la entidad.
En este sentido, todos nuestros funcionarios y contratistas están comprometidos
con:
Acoger el Código de Ética de la entidad y acatar los principios y valores
relacionados en el mismo, para la orientación en el desarrollo de sus
funciones y quehacer cotidiano.
Apropiar, interiorizar y aplicar en todo su actuar, el Código de Ética
Institucional.
Promover y estimular permanentemente a los compañeros de trabajo para
que los Valores Éticos, formen parte del trabajo diario de los servidores
públicos del de la entidad.
Desempeñarse como servidores públicos aplicando los valores éticos
establecidos y descritos en el Código de Ética de la Contraloría
Departamental de Bolívar
Abstenerse de negociar la observancia de los valores que conforman el
código y de exigir su cumplimiento.
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2016
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Erradicar toda conducta o práctica contraria al Código de Ética de la
Contraloría Departamental de Bolívar
4.1.3. Visitas de Control Interno y Cooperación Interinstitucional
Promoveremos la aplicación periódica de visitas de control interno sobre nuestros
procesos de mayor importancia y demanda ciudadana, y el seguimiento
permanente a través de Autoevaluaciones o de controles previos con los
funcionarios de la entidad, para dar ejemplo del funcionamiento adecuado y
eficiente del sistema de control interno.
De esta forma, contemplamos jornadas de sensibilización y apoyo interinstitucional
para promover el control interno preventivo, haciendo seguimiento a los
mecanismos para mitigar los actos de corrupción que hayan adoptado las
entidades sujetas a nuestra vigilancia; así como a la optimización de los modelos
de gestión basados en el MECI 1000:2014 y en la gestión de la Calidad ISO
9001:2008 y NTCGP 1000:2009.
No debemos olvidar que el control fiscal también lo hacen los ciudadanos y los
actores del control interno como responsables del control previo y preventivo. Si
esos controles no funcionan, replicaremos las mismas deficiencias en todo el
departamento. Ese es un círculo vicioso que debemos detener.
4.2. Auditorías Anticorrupción al interior de la CDB.
De acuerdo con nuestro Plan General de Auditorías 2016, haremos vigilancia
permanente sobre la lucha contra la corrupción al interior de la contraloría así:
Seguimiento y evaluación a la formulación y avances del mapa de riesgos
de corrupción.
Seguimiento a la racionalización, optimización y automatización de trámites
y procedimientos administrativos y publicación en el SUIT – Sistema Único
de Información de Trámites.
Cumplimiento de los lineamientos generales de la Política Nacional de
Rendición de Cuentas, Ley de Transparencia y Acceso a la información
Pública Nacional; e información mínima a publicar en las páginas web.
Mecanismos para fortalecimiento de la atención al ciudadano
procedimientos, protocolos, sistemas de turnos, adecuación de espacios
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físicos, creación de la oficina de atención al ciudadano y sistemas de
información para homogenización y consulta de la gestión de las PQRS.
Estándares para atención de PQRS: sistemas de gestión documental,
términos de respuesta, procedimiento administrativo, notificaciones
electrónicas.
Promoción y protección de la participación ciudadana: escenarios de
justificación de actuaciones; capacitaciones, apoyo y asesoría a las
veedurías ciudadanas, grupos de interés y ciudadanía en general; espacios
de interacción y diálogo con las organizaciones de control social, recepción
y valoración de recomendaciones de las veedurías, tratamiento a las
recomendaciones; espacios y acciones de entrega de información a las
veedurías para lo de su competencia de acuerdo a su naturaleza jurídica.
NOTA: Promoveremos el cumplimiento de estas metas en las entidades sujetas a
nuestra vigilancia MEDIANTE AUDITORÍAS ANTICORRUPCIÓN Y DE
TRANSPARENCIA, previas labores de formación, sensibilización y apoyo
institucional.
4.3. Observatorio Anticorrupción.
Crearemos el Observatorio Territorial del Control Fiscal en el departamento del
Bolívar, con especial énfasis en la Transparencia y la Lucha Contra la Corrupción,
con el fin de detectar las principales, más frecuentes e impactantes irregularidades
en las administraciones municipales y departamental; para focalizar y priorizar
nuestras actuaciones relacionadas con los fenómenos de ineficiencia y corrupción.
Este observatorio servirá de instrumento de monitoreo y detección de
desviaciones en la administración pública del departamento, de actos de
corrupción en cada entidad pública, sector y municipio, permitirá formular
estrategias y acciones para controlarlos y para mitigar sus efectos, sirviendo de
fuente de información para la construcción de los mapas de riesgos de corrupción
en todo el departamento.
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Ejerceremos vigilancia sobre nuestros procesos de contratación y el las entidades
vigiladas, realizando seguimiento “en tiempo real y oportuno”, para detectar
posibilidades de desviaciones a través del monitoreo sobre la contratación en cada
municipio y el departamento, sobre el cumplimiento de los contratos, la entrega
oportuna de obras, bienes y servicios, debido a que la mayor parte de los recursos
públicos se ejecutan a través de ellos.
Con la información que se recibe sobre los contratos que se suscriben y ejecutan
con recursos públicos en cada entidad pública o particular que maneja recursos
estatales en el departamento de Bolívar, podemos conocer todos los contratos que
se suscriben, identidad de los contratistas, valores, objetos, condiciones técnicas,
tiempos de ejecución, cómo y formas de pago, cuándo hay adiciones,
suspensiones o modificaciones. Con esta información promoveremos mayor
Transparencia en el proceso contractual del departamento de Bolívar.
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5. EFICIENCIA, TRANSPARENCIA Y RENDICIÓN DE CUENTAS
5.1. Gestión Antitrámites
CONTROL A LA RACIONALIZACIÓN, OPTIMIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN
DE LOS TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.
La tramitología en la función pública es uno de los fenómenos que más afecta la
calidad del servicio, generando una inconformidad generalizada de la sociedad
Colombiana, debido a la existencia de exagerados requisitos y de procedimientos
superfluos para acceder a los servicios que oferta el Estado. Existe una relación
directa entre los trámites extensos, engorrosos y complicados con la probabilidad
de actos de corrupción.
La política pública sobre racionalización de trámites está reglamentada por el
Decreto – Ley 019 del año 2012, busca promover la supresión, racionalización,
optimización y automatización de trámites y servicios de entidades públicas,
evitando exponer al ciudadano a regulaciones innecesarias o excesivas.
5. EFICIENCIA,
TRANSPARENCIA Y
RENDICIÓN DE CUENTAS
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El ordenamiento jurídico colombiano obliga a todas las entidades del Estado a
revisar los procedimientos y requisitos de trámites y servicios para accederlos e
intervenirlos, de tal manera que reduzcan la cantidad de pasos, el número de
requisitos, los optimicen; es decir, los mejoren y los automaticen conllevando el
acceso al trámite de manera virtual, a través del portal web institucional u otro
mecanismo de fácil acceso para al ciudadano, preferentemente con soporte
tecnológico.
Por último, se deben crear o fortalecer las ventanillas únicas virtuales o cadenas
de interoperabilidad que permitan armonizar los requerimientos que realizan a
diferentes entidades públicas en un mismo orden distrital, municipal o
departamental, incluso nacional. Esto evitaría que un ciudadano para acceder a
diversos servicios en diferentes secretarias de una misma Alcaldía deba aportar
los mismos elementos, sólo bastaría con presentarlos una sola vez en la entidad o
jurisdicción, este es el propósito final de la interoperabilidad.
5.1.1. Auditorías a la Gestión Antitrámites.
Velaremos por el cumplimiento de los objetivos de la política pública en materia de
gestión antitrámites en la contraloría departamental así:
Racionalizar los trámites y procedimientos administrativos a través de la
simplificación, estandarización, eliminación, optimización y automatización,
mejorando la participación ciudadana y la transparencia en las actuaciones
administrativas.
Facilitar y promover el uso de las tecnologías de la información y las
comunicaciones con el fin de facilitar el acceso de la ciudadanía a la información
sobre trámites y a su ejecución por medios electrónicos, creando condiciones de
confianza en el uso de las TIC.
Hacer más eficiente la gestión pública en la contraloría departamental de Bolívar
para dar respuestas ágiles y efectivas a las solicitudes de servicio de la ciudadanía,
a través de mejoras en los procesos y procedimientos internos de las entidades y,
la optimización de los recursos.
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Promover la confianza en el ciudadano aplicando el principio de la buena fe,
así como la excelencia en la prestación de sus servicios a la ciudadanía, con
el fin de hacerle más fácil y amable la vida a nuestros usuarios.
Por otra parte, vigilaremos la gestión antitrámites en los sujetos de control
evaluando los siguientes elementos:
Conformación y puesta en marcha de los comités antitrámites
Identificación de trámites y análisis normativo
Inventario de trámites
Registro de trámites en el SUIT – Sistema Único de Información de
Trámites del DAFP.
Priorización, diagnóstico e intervención de trámites
Racionalización de trámites.
Eliminación de trámites que no cuenten con sustento jurídico o carecen de
pertinencia administrativa.
Simplificación de trámites que impliquen: reducción de costos operativos en
la entidad, reducción de costos para el ciudadano, reducción de
documentos, reducción de pasos al ciudadano y del proceso interno,
reducción de requisitos y reducción del tiempo de duración del trámite.
Estandarización de trámites equivalente frente a pretensiones similares.
Optimización y mejora integral de los trámites que impliquen:
modernización en las comunicaciones, relaciones entre entidades, consulta
entre áreas o dependencias de la entidad, aumento de punto de atención y
reducción del tiempo en éstos.
Automatización de trámites con soporte de Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones, acceso, formato y formularios electrónicos.
Interoperabilidad: colaboración entre organizaciones para intercambiar
información y conocimiento en el marco de sus propósitos con el propósito
de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a
otras entidades.
Implementación de Ventanillas únicas son sitios virtuales desde donde se
gestione de manera integrada la realización de trámites que están en
cabeza de una o varias entidades, dando la solución completa al
interesado, a través de trámite electrónico de autorizaciones, permisos,
vistos buenos, sin documento físico, pagos electrónicos, formularios
virtuales, atención 7 x 24, operación a través de certificados digitales;
seguridad y transparencia del proceso y eficiencia operativa en el proceso.
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5.2. Portal de Transparencia y cuentas claras.
Como elemento transversal en nuestra planeación estratégica promovemos
mecanismos que aseguren la difusión de la información que producimos y
ejerceremos vigilancia sobre la política pública de transparencia respecto de las
entidades que vigilamos, procurando que la información pública institucional se
produzca en forma amplia y transparente hacia los grupos de interés y la
ciudadanía en general.
Nuestra política institucional de rendición de cuentas integra los lineamientos
generales de la Política Nacional de Rendición de Cuentas emanada del
documento CONPES 3654 de 2010, la Ley 1712 de 2014 de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Información Pública Institucional y su Decreto
reglamentario 103 de 2015; y por último, los lineamientos sobre información
mínima a publicar en los portales institucionales según el Programa Nacional de
Gobierno en Línea 2012 – 2017 para el orden territorial, establecido en el Decreto
2693 de 2012 y refrendado en el Decreto 2573 de 2014.
Nuestra política institucional de rendición de cuentas está articulada con los
lineamientos para la construcción del Plan Estratégico de comunicaciones, que a
su vez está dirigido a masificar las ejecutorias de la entidad y lograr que los
diferentes grupos de interés las identifiquen, conozcan y mejoren su percepción
sobre la gestión de la Contraloría de Bolívar; de igual forma, busca dar
cumplimiento a los lineamientos generales de exposición de la información
permanente a través de canales de información.
De acuerdo con la Política Nacional de Rendición de Cuentas nuestro Plan
institucional desarrolla los siguientes elementos y atributos:
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5.2.1. Rendición de Cuentas
5.2.1.1. Elementos para la rendición de cuentas.
5.2.1.1.1. Información y comunicación para la rendición de cuentas
El componente de la información desarrolla atributos relevantes para los fines de la rendición de cuenta. Toda información que se produce en la Contraloría Departamental de Bolívar contiene los siguientes criterios:
Claridad y comprensión en la información que se genera Debe causar el interés ciudadana Debe estar actualizada Debe presentante a tiempo La información suministrada debe corresponder a la realidad y no ser
suministrada con reservas arbitrarias o dubitaciones. Debe ser efectiva y coherente con los objetivos misionales de la entidad. Debe estar disponible a través de medios de fácil acceso al ciudadano Debe ser completa.
A través de los diferentes medios de divulgación establecidos en nuestro plan de medios, principalmente en nuestro portal institucional: http://www.contraloriadebolivar.gov.co/ damos cumplimiento a la política institucional de rendición de cuentas en materia de exposición de la información. Entendemos que la información pública institucional implica el establecimiento y respeto de los derechos de acceso a la información y a la documentación pública por parte de ciudadanos, organizaciones, medios de comunicación y órganos de control; entre otros. El objetivo principal de este componente es generar, difundir y facilitar el acceso a dicha información.
Acciones para la información y la comunicación
Para el cumplimiento de las acciones de información y divulgación de datos, la Contraloría departamental de Bolívar desarrolla los siguientes medios y herramientas que garantizar el derecho fundamental de acceso a la información pública y la transparencia:
Elaboración de informes de gestión y de ejecución presupuestal
Informamos sobre el avance de la gestión de manera periódica, respecto de las metas, fines, objetivos y ejecución del plan de acción y estratégico; así como el
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grado de ejecución presupuestal. Estos documentos se elaboran como mínimo, una vez cada semestre.
Actualización de la Página Web De acuerdo con los lineamientos para la construcción de nuestro plan estratégico de comunicaciones, se alimentará constantemente la página web institucional http://www.contraloriadebolivar.gov.co/ con publicación de documentos, noticias, novedades y resultados que produce la entidad.
Elaboración y difusión de comunicados de prensa:
La Contraloría Departamental de Bolívar produce notas informativas observando los atributos de amplia difusión y accesibilidad destinados a entregar a los grupos de interés o ciudadanía bolivarense en general, información institucional, y de gestión y resultados.
Uso de redes sociales:
La Contraloría Departamental de Bolívar promueve la información, comunicación y retroalimentación que se genera en la entidad a través de las redes sociales más relevantes vigentes.
Uso de medios de comunicación masiva:
La Contraloría Departamental de Bolívar emplea, de acuerdo a los lineamientos para la construcción de nuestro Plan de Comunicaciones, los medios televisivos, radiales, de prensa escrita, revistas, comunitarios y símiles, para la divulgación de la información masiva de interés general.
Publicación en cartela o avisos informativos:
Los avisos y carteleras ubicadas en las áreas comunes de la entidad permiten suministrar al personal visitante de la Contraloría Departamental de Bolívar información clasificada y actualizada permanentemente.
Información multimedia
La Contraloría Departamental de Bolívar establece, como complemento de su política de rendición de cuentas, espacios informativos y/o archivos que emplean sonidos, video, imágenes o textos que tienen por objeto la divulgación de contenidos por los diversos canales establecidos.
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5.2.1.1.2. Lenguaje Claro
Con el fin de garantizar el goce efectivo de los derechos ciudadanos, estamos
comprometidos con la transmisión de información en forma clara y efectiva,
respecto de los programas, acciones y servicios al ciudadano. Daremos
cumplimiento a los siguientes parámetros generales, como prerrequisitos de la
divulgación de la información institucional:
Identificación de temas o contenidos que se requieren informar
Identificar quiénes son los interlocutores (caracterización del ciudadano)
Relacionar y ajustar conceptos con el contexto cotidiano del ciudadano,
tanto en social como en lo cultural.
Transformar el lenguaje técnico propio del control fiscal y la administración
pública, a un lenguaje claro y sencillo, de fácil comprensión para el
ciudadano.
Apoyarse en las estrategias de comunicación definidas en los lineamientos
para construcción del plan estratégico de comunicación y medios.
Elementos considerados en la construcción del lenguaje claro en la
Contraloría de Bolívar
Información: Priorizar y/o seleccionar la información que realmente es
relevante para el ciudadano
Contenido: Requiere de la redacción de ideas cortas con estructuras
simples y palabras que sea de fácil acceso al ciudadano.
Estructura: La organización del texto debe tener una secuencia lógica y
ser atractiva para el ciudadano.
Diseño: Emplear ayudas visuales que puedan facilitar la lectura y
comprensión del texto.
Satisfacción: Todo información producida por la Contraloría de Bolívar está
orientada a que el ciudadano encuentre lo que busca, entienda lo que
encuentra, acceda de forma fácil y rápida a ella y quede satisfecho con la
estructura, diseño y contenido del mensaje.
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5.2.1.1.3. Diálogo y retroalimentación para la rendición de cuentas
El elemento diálogo se refiere a aquellas prácticas en que la Contraloría Departamental de Bolívar entrega explicaciones o responden las inquietudes de los ciudadanos frente a sus acciones y decisiones en espacios (bien sea presenciales-generales, segmentados o focalizados, virtuales por medio de nuevas tecnologías). Se caracteriza por mantener un contacto directo entre las partes. Existe la posibilidad de interacción, pregunta-respuesta y aclaraciones sobre las expectativas mutuas de la relación. La política nacional de rendición de cuentas adoptada en el Conpes 3654 de 2010 determinó el fomento del dialogo y la retroalimentación, lo cual indica que no sólo es deber de las entidades el informar, sino explicar y justificar sus acciones. En ese sentido, el diálogo en la rendición de cuentas se refiere a las explicaciones, justificaciones o respuesta a inquietudes de los ciudadanos frente a las acciones o decisiones de la entidad pública. Este componente se destaca por la capacidad de interacción con el ciudadano, para dar respuesta y aclaraciones sobre las acciones y expectativas mutuas de la relación Contraloría de Bolívar – Ciudadano, El diálogo es válido por cualquier espacio: presencial, virtual, segmentado, focalizado, etcétera. El diálogo, de manera complementaria, puede ser acompañado con el uso de mecanismos de participación apoyados por el uso de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC, tales como: chat, foros virtuales, video streaming, redes sociales, aplicaciones móviles y otros. Estos espacios permiten atender consultas de ciudadanía en tiempo real, así como ampliar la explicación de temas y profundizar sobre contenidos de informes o información publicada por la entidad a través de múltiples canales. Para cumplir con este elemento, en el proceso de rendición de cuentas, la Contraloría Departamental de Bolívar establece varios espacios de encuentro (reuniones presenciales) que se realizarán de acuerdo con las posibilidades financieras, logísticas y de recurso humano así:
Acciones para el dialogo y la retroalimentación para la rendición de cuentas
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Foro:
Reunión pública en la cual diversas organizaciones de la sociedad civil y entidades públicas del departamento de Bolívar para deliberar e intercambiar ideas y opiniones, para evaluar el cumplimiento de las políticas, planes, programas o proyectos de alguna entidad o sector.
Audiencia pública participativa y descentralizada:
Eventos públicos entre ciudadanos, organizaciones y servidores públicos del departamento de Bolívar de manera descentralizada, en cada uno de los municipios para entrega de resultados, fomento de la interacción (diálogo) y recepción de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
Observatorios ciudadanos;
Espacios de carácter técnico y multidisciplinarios, donde el principal actor será el ciudadano; y tienen por propósito, monitorear y evaluar las políticas públicas y/o gestión y resultados públicos del orden departamental.
Consejos o espacios de participación ciudadana
Espacios de participación ciudadana de carácter temático, formativo o focalizado, que permitan el establecimiento del diálogo directo con la comunicada organizada, representada en veedurías u organizaciones en general.
Espacios de diálogo a través nuevas tecnologías de la información:
Facilitamos herramientas como chat, foros virtuales, video streaming, redes sociales y redes móviles que permitan establecer una comunicación y retroalimentación con el ciudadano, en tiempo real, por medio del uso de las TIC.
Estas herramientas permiten establecer una comunicación y retroalimentación, en tiempo real, por medio del uso de las nuevas tecnologías de la información.
5.2.1.1.4. Incentivos y estímulos para la Rendición de Cuentas
La Contraloría Departamental de Bolívar promueve incentivos para Funcionarios y ciudadanos, sobre buenas prácticas y comportamientos en torno a los procesos de rendición de cuentas para consolidar una cultura organizacional de rendición de cuentas en la Contraloría de Bolívar; y la motivación ciudadana para participar en estos procesos con aportes, vigilancia permanente y reconocimientos a su labor.
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Acciones para el incentivo y estímulo
Capacitación a servidores públicos
La Contraloría Departamental de Bolívar estableció unos lineamientos generales para la construcción del Plan de Capacitación PIC 2016 y el Plan de Inducción y Re inducción Institucional, que contempla actividades de formación referente a los procesos de rendición de cuentas, destinados además a estimular la participación del funcionario en los diferentes escenarios de entrega y exposición de la información.
Capacitación a Ciudadanos De acuerdo con el componente de promoción y protección a la participación ciudadana de este Plan, se ha programado elaborar un Cronograma Especial para preparar y estimular a las veedurías ciudadanas, grupos de interés y ciudadanos en general, para su participación activa en los procesos de rendición de cuenta y en general, en el ejercicio del control social.
Reconocimientos y condecoración a funcionarios y ciudadanos
La Contraloría Departamental de Bolívar exaltará la labor de los funcionarios y
ciudadanos que se caractericen por su participación activa dentro de los procesos
de rendición de cuentas que contribuyan a la consolidación de la participación y la
democracia en el nivel institucional y en el ciudadano.
5.2.2. Atributos de la Rendición de Cuentas
La Contraloría Departamental de Bolívar contempla los siguientes atributos en su rendición de cuentas:
Rendición de Cuentas Permanente
Busca fortalecer y contribuir al desarrollo de los principios constitucionales
de transparencia, responsabilidad, eficiencia, eficacia e imparcialidad en el manejo
de los recursos públicos y fomentar la interlocución directa de nuestros servidores
públicos con la ciudadanía, para mejorar los procesos de planeación estratégica,
focalización y priorización del gasto de la entidad.
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Para que haya una comunicación permanente con la ciudadanía (asociaciones,
gremios, veedurías, academia, medios de comunicación y ciudadanos en general
del departamento) y una participación en la gestión pública de la entidad, la
Contraloría Departamental de Bolívar pone a disposición en su página web,
archivo institucional, carteleras, avisos, boletines, informes, foros, chats, entre
otros, sus políticas, proyectos, programas, contratos, recursos presupuestales
asignados, información financiera, procedimientos, trámites y planes de acción;
entre otros, con carácter permanente.
Rendición Pública y Transparente
En la Contraloría Departamental de Bolívar propendemos por la transparencia,
haciendo públicas todas nuestras actuaciones, así como las de administración de
recursos financieros. Entendemos la transparencia y la publicidad como atributos
que nos permiten disponer de la información clara, precisa y oportuna al servicio
del ciudadano y de la sociedad en general.
Información con amplia difusión.
De acuerdo con nuestra estrategia de comunicaciones, en los lineamientos para la
Rendición de Cuentas hacemos uso de los diversos canales de comunicación,
para llegar a todos los actores sociales, sin discriminación sobre su formación,
credo, filiación política o cultural ni ubicación, para ello disponemos de
información multimedia, boletines, redes sociales, portal web; entre otros.
CADENA DE VALOR DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS
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5.2.3. Alcance de la Rendición de Cuentas.
La Rendición de Cuentas en la Contraloría Departamental de Bolívar está dirigida
a todos los sujetos de la sociedad civil, ciudadanos, organizaciones sociales,
grupos de interés, empresas, medios de comunicación y veedurías ciudadanas, se
realiza a través de los medios de comunicación disponibles, para facilitarles el
acceso a la información publicada por la entidad y lograr una interacción
permanente y calificada, donde los actores de la sociedad bolivarense expresen
sus opiniones, formulen sus inquietudes y quejas y reciban respuestas.
5.2.4. Objetivos de la Rendición de Cuentas
Desarrollar la Política Nacional de Rendición de Cuentas enmarcada en los
componentes de información, diálogo, lenguaje claro e incentivos para el fomento
de la participación ciudadana, el control social y la construcción de una relación de
doble vía entre la Contraloría de Bolívar y los actores sociales, respecto del
cumplimiento de la misión de la entidad.
5.2.4.1. Objetivos específicos
Proporcionar el acceso fácil al ciudadano en los espacios de información e
interacción a través de la implementación de canales y estratégicas
soportadas en tecnologías de la información y las comunicaciones.
Entregar información completa, clara, comprensible, oportuna y con calidad,
para facilitar el ejercicio del control a la gestión pública
Ampliar la información que suministra la Contraloría de Bolívar a través de
los diferentes canales de comunicación e interacción.
Generar estrategias de incentivos donde se estimule al ciudadano y
funcionarios en los procesos de rendición de cuenta.
Promover e incorporar aportes realizados por los ciudadanos en los
procesos de dialogo e interacción en la rendición de cuentas.
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5.2.5. Construcción y consolidación de la estrategia de rendición de cuentas
de la Contraloría Departamental de Bolívar
5.2.5.1. D5iagnóstico del proceso de Rendición de Cuentas
Analizamos el desarrollo de la Política de Rendición de Cuentas de vigencias
anteriores, evaluando las fortalezas y debilidades del proceso que sirvieron de
insumo para la elaboración del Plan Institucional de Rendición de Cuentas.
5.2.5.2. Caracterización de los ciudadanos y grupos de interés
Esta fase consiste en reconocer e identificar las características, necesidades,
intereses, expectativas y preferencias de la población objetivo a la cual está
dirigida la información. Este ejercicio permite ajusta la oferta institucional para
presentar servicios e información focalizadas para responder satisfactoriamente al
mayor número de requerimientos y expectativas ciudadanas, así como obtener
retroalimentación y lograr la participación activa de todos los ciudadanos
bolivarenses para el logro de los objetivos de la Contraloría de Bolívar y de las
entidades vigiladas.
Caracterizar a ciudadanos y grupos de interés, significa identificar sus
particularidades y expectativas, a fin de segmentarlos en grupos que compartan
atributos similares y a partir de allí, gestionar acciones para la entrega de la
información y la promoción de la participación según el interés.
La caracterización de ciudadanos de la Contraloría departamental de Bolívar
pretende identificar los canales sobre los cuales se deben priorizar las acciones
para la atención adecuada según el tipo de ciudadanos o grupos de interés, la
forma en que se debe presentar la información, los ajustes que son fundamentales
en la infraestructura física y tecnológica; entre otros.
La caracterización de ciudadanos y grupos de interés de la Contraloría de Bolívar
es una de las grandes apuestas para la consolidación de la estrategia de
Rendición de Cuentas y de acuerdo con nuestra planeación estratégica estará
perfeccionada y debidamente socializada en el transcurso del primer semestre de
la presente vigencia.
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Luego de la caracterización identificaremos con mayor precisión las necesidades
de información de la ciudadanía bolivarense en general, la cual será priorizada en
aras de lograr la satisfacción de los usuarios respecto de la Rendición de Cuentas.
5.2.5.3. Vigilancia el cumplimiento de la Política Nacional de Rendición de
Cuentas
La información que será publicada, de acuerdo con los atributos de la rendición de
cuentas institucional de la Contraloría Departamental de Bolívar, es la que sigue
en el subcomponente 5.3, la que a su vez será objeto de vigilancia permanente;
por otra parte, haremos seguimiento a las entidades públicas del departamento
sujetas a nuestra vigilancia, para que cumplan con esta obligación e informen a la
ciudadanía permanentemente sobre sus actuaciones.
5.3. Transparencia y Acceso a la Información Pública
En la Contraloría Departamental de Bolívar reconocemos la información como un
derecho y no como un privilegio, por lo que cambiaremos la antigua concepción de
relación entre Contraloría - Ciudadano, donde este último, nos requería el
suministro de información, ahora somos nosotros lo que brindamos ésta
oportunidad y calidad.
Nuestra estrategia institucional para el fomento de la transparencia y el
mejoramiento del acceso a la información pública, atiende los lineamientos
previstos en la Ley 1712 de 2014 y los Decretos Reglamentarios 103 y el
compilatorio 1081 de 2015, para garantizar el derecho fundamental de acceso a la
información.
5.3.1. Atributos de la transparencia
La Contraloría de Bolívar asume una actitud activa para la publicación de la información pública, de fácil acceso, completa, imparcial, objetiva, oportuna y con calidad.
Publicamos toda la trazabilidad de nuestros procesos, desde la planeación, ejecución y evaluación.
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Respondemos de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de los ciudadanos
5.3.2. Elementos para la promoción de la transparencia y el acceso a la
información en la Contraloría de Bolívar
5.3.2.1. Transparencia Activa.
Este elemento garantiza la disponibilidad de la información a través de la página
web de la Contraloría de Bolívar http://www.contraloriadebolivar.gov.co/ en el link
sección de “Transparencia” alojado en el banner principal.
Es menester señalar que la Contraloría Departamental de Bolívar está
comprometida con la promoción de la transparencia y el acceso a la información,
de tal forma que no obstante a la información mínima a publicar de acuerdo con la
Ley 1712 de 2014, entiende la necesidad de exponer información que en general,
sea de interés para los ciudadanos.
5.3.2.1.1. Información estándar disponible al ciudadano
a. Información sobre la estructura de la entidad.
Descripción de la estructura orgánica, dependencias, procesos,
funciones, deberes, la ubicación de las oficinas y horarios de atención.
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Presupuesto, ejecución presupuestal histórica anual y planes de gasto
público, de conformidad con el Plan de Acción descrito en el artículo 74
de la Ley 1474 de 2011.
Directorio de servidores públicos, contratistas y empleados del sujeto
obligado, que como mínimo contiene los nombres y apellidos
completos, ciudad de nacimiento, formación académica, experiencia
laboral y profesional y las escalas salariales o monto de los honorarios o
valor del contrato de los contratistas.
Normas generales y reglamentarias, políticas, lineamientos o manuales,
metas, objetivos, resultados de auditorías y evaluaciones de
desempeño.
Plan Anual de Adquisiciones, las contrataciones adjudicadas en cada
año, las obras públicas, los bienes adquiridos o arrendados y los
estudios o investigaciones, señalando el tema específico, así como
todos los contratos de prestación de servicios.
Plazos del cumplimiento de contratos
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
b. Información sobre contratación.
Publicación de contrataciones en curso de contratos sometidos al régimen
de contratación estatal, con un vínculo al Sistema Electrónico para la
Contratación Pública (SECOP).
Manual interno de contratación
Los procedimientos, lineamientos y políticas en materia de adquisiciones y
compras, así como todos los datos de adjudicación y ejecución de
contratos, incluidos concursos y licitaciones.
Pruebas de ejecución o cumplimiento de los contratos
c. Información sobre servicios, procedimientos y funcionamiento.
Detalles de los servicios que brinda la Contraloría de Bolívar directamente
al público, a los sujetos vigilados, incluyendo normas, formularios y
protocolos de atención.
Contenido de todas las decisiones y/o políticas que afecten al público, así
como la interpretación autorizada de las mismas.
Todos los informes de gestión, evaluación y auditoría de los sujetos de
control
Fallos de responsabilidad fiscal ejecutoriados
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Todo mecanismo o procedimiento por medio del cual el público pueda
participar en la formulación política o el ejercicio de la participación
ciudadana y el control social.
Las respuestas a las solicitudes de acceso a información pública que hayan
sido realizadas con anterioridad, teniendo en cuenta las excepciones al
derecho de acceso a información pública y la publicación parcial de
información y/o eliminación de algunos campos que se encuentren dentro
de las excepciones.
5.3.2.2. Transparencia Pasiva
Este elemento desarrolla la obligación de dar respuesta a las solicitudes de
acceso a la información en los términos establecidos por la ley y en los
lineamientos generales del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano.
Los canales de transparencia activa constituyen una respuesta complementaria de
la Contraloría Departamental de Bolívar para aquella información que el ciudadano
no encuentre en la página web de la entidad y que no siendo parte del elemento
de trasparencia activa o de obligante publicación de acuerdo a la norma, si sea de
interés del ciudadano.
5.3.2.2.1. Atributos de la transparencia pasiva
De acuerdo con lo preceptuado en el artículo 26 de le ley 1712 de 2014 toda la
información que produce la Contraloría Departamental de Bolívar mediante
solicitud de acceso a la información pública se genera observando los siguientes
atributos:
Oportuna
Veraz
Completa
Motivada
Actualizada
Y respondida dentro de los términos establecidos
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5.3.2.2.2. Principio de gratuidad
Las solicitudes y respuestas en la Contraloría de Bolívar observan el principio
fundamental de la gratuidad. No obstante, están permitidos los costos de
reproducción y envío de la información. Sin embargo se motiva al ciudadano al
recibo de la información a través de medios electrónicos y evitar incurrir en costos
de reproducción de la información.
5.3.2.2.3. Instrumentos de gestión de la información
En el Link de transparencia del Portal Institucional de la Contraloría Departamental
de Bolívar también están disponibles los siguientes instrumentos de Gestión de la
Información, las cuales orientan al ciudadano sobre la información pública que
vamos a divulgar, dónde se encuentra, cómo se pública y en qué medios u otros
sitios de internet, cuál puede requerirse por el ciudadano o cuál es reservada.
5.3.2.2.4. Registro de activos de información.
Este registro o inventario del total de la información pública de obligatoria
divulgación por parte de la Contraloría Departamental de Bolívar tiene como
mínimo los siguientes campos mínimos:
a) Nombre de la categoría de la información
b) Descripción del contenido de la categoría
c) Idioma o dialecto en que se encuentra disponible
d) Medio de conservación y/o soporte
e) Identificación del formato en que se presenta
f) Indicación si la información está publicada o disponible para solicitud.
g) Ubicación de la información para consulta.
El registro de activos de información además de estar disponible en el portal de la
Contraloría Departamental de Bolívar, también se podrá encontrar en el portal
www.datosabiertos.gov.co y será actualizado de manera permanente de acuerdo
con los procedimientos del programa de gestión documental.
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2016
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5.3.2.2.5. Esquema de publicación de información.
Permite la identificación de la información que debe ser publicada tanto en el
portal de la Contraloría Departamental de Bolívar como en otros portales del
Estado colombiano y la frecuencia con la que se debe actualizar. Con el fin de
orientar con claridad al ciudadano, el esquema de publicación de información de la
Contraloría del Bolívar tiene los siguientes elementos:
a) Nombre o título de la información
b) Idioma o dialecto en que se encuentra disponible
c) Medio de conservación y/o soporte
d) Identificación del formato en que se presenta
e) Fecha de generación de la información
f) Lugar de consulta con sus respectivos links.
g) Nombre del área o proceso que produjo la información
h) Nombre del área o proceso encargado de la custodia o control de la
información para efectos de permitir su acceso.
i) Época o frecuencia de la publicación y actualización
5.3.2.2.6. Índice de información clasificada y reservada
Relaciona la información que no obstante por ser de carácter público, de acuerdo
con su contenido, está sujeta a reserva. Para efectos de consulta, esta
información contiene los siguientes elementos:
a) Nombre de categoría de información
b) Nombre o título de la información
c) Idioma o dialecto en que se encuentra disponible
d) Medio de conservación y/o soporte
e) Fecha de generación de la información
f) Nombre del área o proceso que produjo la información
g) Nombre del área o proceso encargado de la custodia o control de la
información para efectos de permitir su acceso.
h) Objetivo legítimo de la excepción (artículos 198 y 19 ley 1712 de 2014)
i) Fundamentación constitución o legal
j) Fundamento jurídico
k) Excepción total o parcial
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l) Fecha de calificación de la información como reservada
m) Plazo de levantamiento de la clasificación o reserva
5.3.2.2.7. Monitoreo de acceso a la información pública.
De acuerdo con los términos previstos en la Ley y con el fin de proporcionar un
mecanismo de seguimiento de seguimiento a la información pública, la Contraloría
Departamental de Bolívar publicará a través del links de transparencia, un informe
con los siguientes parámetros respecto del seguimiento al acceso a información
pública:
a) Número de solicitudes recibidas
b) Número de solicitudes trasladadas por competencia a otra entidad
c) Tiempo de respuesta empleada para la atención de cada solicitud
d) Cantidad de solicitudes en las que se negó el acceso a la información.
Información institucional y períodos en que debe ser publicada de acuerdo a
la política institucional de rendición de cuentas (información) y el fomento de
la transparencia.
Componente Contenido Frecuencia
Presupuesto
Presupuesto de ingresos y gastos (funcionamiento, inversión y servicio de la deuda) en ejercicio detallado de la vigencia (apropiaciones iniciales y finales, % de recursos ejecutados en ingresos y compromisos y obligaciones en gastos).
Anual
Comparativo con respecto al mismo período del año anterior. Anual
Ejecución presupuestal mensual Mensual
Ejecución presupuestal con carácter trimestral Trimestral
Estados financieros de las últimas dos vigencias, con corte a diciembre del año respectivo.
Anual
Planes de gasto público para cada año fiscal Anual
Contratación y
Adquisiciones
Plan anual de adquisiciones Anual
Publicación en el SECOP todos sus procesos de contratación Constante
Publicación en la página web de las contrataciones adjudicadas y en caso de los servicios de estudios o
Mensual
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investigaciones deberá señalarse el tema específico. Publicación de pruebas de ejecución (informes supervisión).
Relación de contratistas indicando nombre, documento de identidad, objeto del contrato, fecha de ejecución y, en los de prestación de servicios indicar preparación académica y experiencia laboral.
Constante
Rendición de
cuentas Lineamientos: Plan y/o cronograma de rendición de cuentas Anual
Planeación
Estrategia y
cumplimiento de
metas
Objetivos, estrategias, proyectos, metas, responsables, planes generales de compras y distribución presupuestal de sus proyectos de inversión
Anual
Plan operativo anual de inversiones o el instrumento donde se consignen los proyectos de inversión o programas que se ejecuten en cada vigencia
Anual
Metas e indicadores de gestión y/o desempeño, de acuerdo con su planeación estratégica.
Semestral
Publicación de políticas, planes o líneas estratégicas y como mínimo su plan estratégico vigente.
Anual
Planes de acción Anual
Seguimiento a los planes de acción Semestral
Control Interno
Publicación del informe pormenorizado del estado del control interno de acuerdo con lo señalado en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011
Semestral
Registro público sobre los derechos de petición de acuerdo con Circular Externa N° 001 del 2011 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno
Semestral
Informes sobre las quejas y reclamos, con el fin de mejorar el servicio que presta la entidad y racionalizar el uso de los recursos.
Semestral
Informes de auditoría de control fiscal externo (AGR) Anual
Anti Corrupción
Publicación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Anual
Seguimientos al Plan Anticorrupción Cuatrimestral
Difusión de portafolios de servicios S/N
Actualización
Talento Humano
Directorio que incluya el cargo, direcciones de correo electrónico y teléfono del despacho de los empleados y funcionarios y las escalas salariales correspondientes a las categorías de todos los servidores que trabajan en el sujeto obligado, de conformidad con el formato de información de servidores públicos y contratistas.
Actualización permanente
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Publicación del manual de funciones y competencias laborales actualizado.
S/N Actualización
Publicación de los resultados de la evaluación a funcionarios, y como el seguimiento a los acuerdos de gestión de los funcionarios directivos.
Permanente
Informe de rendición de cuentas a los Ciudadanos, incluyendo la respuesta a las solicitudes realizadas por los ciudadanos, antes y durante el ejercicio de rendición.
Anual
Informe del grado de avance de las Políticas de Desarrollo Administrativo del modelo Integrado de Planeación y Gestión:
Anual
Informe de Transparencia, participación y servicio al ciudadano.
Anual
Publicación de informe de empalme del representante legal, cuando haya un cambio del mismo
Cuatrienal
Evaluación a la
gestión fiscal
Informes de rendición de la cuenta fiscal a la Auditoría General de la República
Anual
Los resultados de las auditorías al ejercicio presupuestal Anual
Procedimientos
y
funcionamiento
Procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisiciones y compras, así como todos los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones.
S/N Actualización
Mecanismos de presentación directa de solicitudes, quejas y reclamos a disposición del público en relación con acciones u omisiones, junto con un informe de todas las solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta del sujeto obligado.
S/N Actualización
Anual
Todo mecanismo o procedimiento por medio del cual el público pueda participar en la formulación de la política o el ejercicio de las facultades de la entidad
S/N Actualización
Un registro de publicaciones que contenga los documentos publicados automáticamente disponibles, así como un Registro de Activos de Información
Anual
Población
vulnerable
Publicación de normas, la política, los programas y los proyectos dirigidos a población vulnerable (madre cabeza de familia, desplazado, personas en condición de discapacidad, familias en condición de pobreza, niños, adulto mayor, etnias, desplazados, reinsertados)
Anual
Planes de
Mejoramiento
Información sobre las acciones y la elaboración de planes de mejoramiento a partir de los múltiples requerimientos:
Según elaboración
Publicación de los Planes de Mejoramiento vigentes (exigidos por la Auditoría General de la República)
Según elaboración
Defensa Judicial Publicación, trimestral de un informe sobre las demandas contra la entidad, incluyendo: Número de demandas, estado en que se encuentra, pretensión o cuantía de la demanda y riesgo de pérdida o condena.
Trimestral
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Oferta de
empleo
Publicación de la oferta de empleos, e incluye en esta sección la convocatoria para los de prestación de servicios. Igualmente, debe publicar. Se actualiza cada vez que se terminan los procesos de selección, dentro de la semana respectiva.
Permanente
Publicación de los resultados de los procesos de oferta de empleos, incluyendo los de prestación de servicios
S/N Actualización
Si los empleos son provistos a través de concursos liderados por la Comisión Nacional del Servicio Civil, la entidad deberá especificar el listado de cargos que están en concurso y el enlace respectivo a la Comisión Nacional del Servicio Civil para obtener mayor información.
S/N Actualización
Esquema de
publicación
Adoptar y difundir de manera amplia su esquema de publicación de acuerdo a las especificaciones de las que trata el artículo 12 de la Ley 1712 de 2014
Anual
Activos de
información Publicación y/o actualización del Registro de Activos de Información (artículo 13 Ley 1712 de 2014)
Anual
Información
clasificada Publicación de información clasificada indicando nombre, ubicación y causal de reserva o clasificación
Información de
Archivo Publicación de la Tabla de Retención Documental y el Programa de Gestión Documental.
S/N Actualización
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6. ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
Este componente busca brindar un servicio adecuado, cálido y respetuoso a los ciudadanos bolivarenses que acuden a los trámites y servicios del Estado en el orden departamental, conquistar su satisfacción, confianza y preferencia. En nuestro orden constitucional el ciudadano es lo primero. Se pretende consolidar una cultura organizacional basada en la priorización integral del ciudadano.
En la Contraloría Departamental de Bolívar privilegiamos al ciudadano como actor fundamental en la construcción de la democracia y unificamos criterios de servicio al ciudadano para que todos nuestros servidores reciban a los usuarios de esta entidad, con la absoluta convicción de que con su labor están contribuyendo al mejoramiento de los servicios y de la percepción ciudadana respecto de la labor que cumple la entidad.
6.1. Desarrollo Institucional y Servicio al Ciudadano.
Comprender todas las actividades de la Contraloría Departamental de Bolívar que
implican capacidad o logística para la prestación adecuada de servicios al
6. ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
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ciudadano, especialmente en adecuación de infraestructura para la atención, la
definición de procedimientos, protocolos y estándares que deben aplicarse.
6.1.1. Centro Especializado de Atención al Ciudadano CEAC
El Buen gobierno se ha constituido en uno de los ejes rectores de la Política de Estado, siendo el proceso de atención al ciudadano uno de los pilares que fundamentan y legitiman las actuaciones del estado, garantizando el óptimo desarrollo de cada uno de los principio del buen gobierno.
Se ha programado organizar y crear el “CEAC” Centro Especializado de Atención al Ciudadano de la Contraloría se gestionará desde esta vigencia para fortalecer la capacidad institucional de la entidad para atender con eficiencia y calidad, los requerimientos de los ciudadanos. El “CEAC” definirá las políticas, orientaciones, normas, actividades, procedimientos, protocolos, recursos y herramientas encaminadas al fortalecimiento del proceso de atención al ciudadano, tendientes a incrementar la confianza y a mejorar la relación entre el ciudadano y la contraloría departamental.
Componentes que integrarán el Centro Especializado de Atención al Ciudadano de la Contraloría Departamental de Bolívar:
a. Oficina de Atención al ciudadano debidamente dotada con tecnología, sistemas de turno digital, personal altamente calificado, sistemas de turnos con priorización para personas con estado de discapacidad, adultos mayores, niños y mujeres gestantes.
b. Software Integral para atención y gestión de PQRS módulo de recepción y de gestión.
c. Manual de Atención al Ciudadano (Protocolos). d. Procedimientos de Atención al Ciudadano. e. Publicación de Carta de trato digno al ciudadano.
Derechos de los usuarios y medios para garantizarlos.
Descripción de procedimientos, trámites y servicios.
Tiempo de entrega de trámites y servicios.
Requisitos e indicaciones necesarias para que los ciudadanos puedan cumplir con sus obligaciones o ejercer sus derechos.
f. Mecanismos para evaluación de satisfacción del ciudadano con soporte tecnológico.
g. Indicadores e instrumentos automáticos de medición y seguimiento de la gestión
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6.1.2. Procesos y Procedimientos Innovadores
6.1.2.1. Portafolios de Servicios al Ciudadano
Hemos definido y divulgado nuestro portafolio de servicios al ciudadano a través
de nuestro portal institucional http://www.contraloriadebolivar.gov.co/.
Conforman nuestros portafolios de servicios institucionales:
Atención de derechos de petición, quejas, reclamos, y/o sugerencias.
Servicio de capacitación, asesorías y apoyo técnico.
Solicitud de normas documentos y publicaciones.
Solicitud para obtener fotocopias de piezas procesales
Solicitud de certificaciones laborales
Solicitud para celebrar acuerdos de pago
6.1.2.2. Manuales y Procedimientos
Conforme a la política pública de servicio al ciudadano, y de acuerdo con la
normatividad vigente, contamos con:
Procedimientos que soportan la entrega de trámites y servicios
Procedimientos para recepción y gestión a las Peticiones, Quejas,
Reclamos y Sugerencias.
Protocolos para la correcta atención al ciudadano
Procedimientos para la atención prioritaria a personas en situación de
discapacidad, niños, niñas, mujeres gestantes y adultos mayores.
Procedimientos para la evaluación de la satisfacción del ciudadano.
Procedimientos para la identificación de necesidades, expectativas e
intereses del ciudadano para gestionar la atención adecuada y oportuna.
6.1.3. Servidores Públicos competentes y comprometidos.
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6.1.3.1. Capacitaciones a funcionarios
De acuerdo con los lineamientos trazados para el Plan Institucional de
Capacitación de la presente vigencia “PIC 2016”, se proyecta desarrollar acciones
de formación con enfoque de competencias inherentes al proceso de atención al
ciudadano a saber:
Sistema Integral de Atención al Ciudadano
Atención al ciudadano y atributos del buen servicio
Protocolos para la correcta atención al ciudadano
Competencias ciudadanas y calidad humana en el servicio
Imagen personal e institucional
La calidad más allá del producto sirviendo personas
A través de nuestro Plan de Inducción y Re inducción 2016, la Contraloría
Departamental del Bolívar promoverá el fortalecimiento continuo de éstas
temáticas al interior de la entidad y de sus sujetos vigilados.
6.1.3.2. Estímulos e incentivos a los servidores públicos del área de
atención al ciudadano
La Contraloría Departamental de Bolívar para estimular el fortalecimiento de las
competencias destinadas a mejorar la atención al ciudadano, exaltará a los
funcionarios cuya actuación funcional involucre la atención ciudadana, con
incentivos no pecuniarios, consistente en distinciones por su desempeño y
dedicación al fortalecimiento de la atención al ciudadano.
Definición Incentivos no pecuniarios. Los planes de incentivos no pecuniarios son
aquellos dirigidos a reconocer el desempeño de excelencia de los funcionarios o
equipos de trabajo, estarán constituidos por:
Encargos y Comisión de servicios para desempeñar empleos de libre
nombramiento y remoción, de acuerdo con las normas y al criterio del
nominador.
Participación en proyectos especiales.
Reconocimientos públicos a la labor meritoria (Página web y otros medios)
Exaltaciones a través de actos administrativos
Memorando de felicitaciones con copia a la Hoja de Vida.
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Las demás que se establezca el artículo 33 del Decreto 1567 de 1998 que
contempla los incentivos no pecuniarios que se pueden otorgar, con
excepción de los ascensos.
6.1.3.3. Servicio Ciudadano
Como elementos complementarios a la preparación institucional para el servicio al
ciudadano facilitaremos:
Cobertura y Accesibilidad.
Mantendremos múltiples canales de contacto vía telefónica y móvil, chat web,
mensajería instantánea, redes sociales y por correo electrónico facilitando el
acceso integral del ciudadano más allá de la vía presencial.
Cumplimiento
De acuerdo con nuestros compromisos y protocolos éticos, el deber profesional y
lo preceptuado en la Ley, atendemos con honestidad, integridad, celeridad y
confidencialidad los requerimientos ciudadanos.
Para la atención de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias aplicamos los
siguientes términos:
Petición: Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria,
toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días hábiles
siguientes a su recepción.
Término especial para la resolución de las siguientes peticiones
Documentos: Las peticiones de documentos deberán resolverse
dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Si en ese
lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos
los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por
consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos
documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se
entregarán dentro de los tres (3) días siguientes.
Podrán hacerse uso de términos superiores, sin exceder el doble,
siempre que así se sustente ante el ciudadano o peticionarios, en los
eventos establecido en la ley.
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Consultas: Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a
las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán
resolverse dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a su
recepción.
Peticiones entre autoridades: El término para responder una petición
de otra autoridad es de diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.
Calidad
Observamos plenamente los principios rectores de la función pública: eficiencia,
eficacia, efectividad, economía y calidad; por ende garantizaremos la prestación
de servicios al ciudadano acorde con nuestra política y objetivos institucionales de
calidad.
Desarrollamos encuestas de satisfacción al ciudadano, para medir el grado de
implementación de las estrategias de servicio al ciudadano y la percepción sobre
el servicio e identificar oportunidades de mejora para el mejoramiento continuo.
6.1.4. Política de Protección de Datos Personales.
De acuerdo con lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y en su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Contraloría Departamental de Bolívar adoptará dentro del primer semestre de la presente vigencia, la política institucional para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades misionales o administrativas de la Contraloría Departamental. En esta organización garantizamos los derechos de privacidad e intimidad de los ciudadanos, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas nuestras actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, salvo la información considerada por la ley como no reservada. 6.1.5. Evaluación del desempeño de los servidores públicos Evaluaremos el desempeño de los servidores públicos en relación con su comportamiento y actitud en la interacción con los ciudadanos, con el fin de tomar decisiones que nos permitan mejorar el trato y servicio.
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6.1.6. Trato Digno al Ciudadano
Para nosotros, la transparencia, el respeto y la honestidad son los pilares
fundamentales de la democracia; por ellos forjamos un equipo competente,
confiable y dispuesto a cumplir con sus tareas institucionales.
En cumplimiento a lo establecido por el Código de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo -ley 1437 de 2011, artículo 7 numeral 5-, la
Contraloría Departamental de Bolívar expide su CARTA DE TRATO DIGNO AL
CIUDADANO con el propósito de fortalecer la interacción de la entidad con la
ciudadanía, la rendición de cuentas permanente y nos comprometemos a
brindarles un trato equitativo, respetuoso, considerado, diligente y sin distinción
alguna, garantizando sus derechos a:
Conocer los derechos y deberes que tiene como usuario de los servicios de la Contraloría Departamental de Bolívar.
Recibir una atención con calidad prestada por un equipo altamente preparado y comprometido.
Recibir un trato digno y amable; que respete sus creencias, costumbres y opiniones.
Mantener una comunicación clara con el personal que lo atiende. A que se le garantice un manejo confidencial de toda la información que
reciba o genere la entidad durante su proceso de atención. Recibir toda la información necesaria sobre trámites, servicios y demás
aspectos administrativos para facilitar su proceso de atención. Presentar peticiones en cualquiera de sus modalidades, verbalmente, o por
escrito, o por cualquier otro medio idóneo y sin necesidad de apoderado,
obtener información y orientación acerca de los requisitos que las
disposiciones vigentes exijan para tal efecto.
Conocer, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o
trámite y obtener copias, a su costa, de los respectivos documentos.
Exigir el cumplimiento de las responsabilidades de los servidores públicos y
de los particulares que cumplan funciones administrativas.
Obtener respuesta oportuna y eficaz a sus peticiones en los plazos
establecidos para el efecto.
Recibir atención especial y preferente, si se trata de personas en situación
de discapacidad, niños, niñas, adolescentes, mujeres gestantes o adultos
mayores, y en general de personas en estado de indefensión o de debilidad
manifiesta, de conformidad con el artículo 13 de la Constitución Política.
Formular alegatos y aportar documentos u otros elementos de prueba en
cualquier actuación administrativa en la cual tenga interés, a que dichos
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documentos sean valorados y tenidos en cuenta por las autoridades al
momento de decidir y a que estas le informen al interviniente cuál ha sido el
resultado de su participación en el procedimiento correspondiente.
Cualquier otro que le reconozca la Constitución y las leyes.
De conformidad con lo establecido en el artículo 6º de la Ley 1437 de 2011,
son deberes de los ciudadanos:
Acatar la Constitución y las leyes. Obrar conforme al principio de buena fe, absteniéndose de emplear
maniobras dilatorias en las actuaciones, y de efectuar o aportar, a sabiendas, declaraciones o documentos falsos o hacer afirmaciones temerarias, entre otras conductas.
Ejercer con responsabilidad sus derechos, y en consecuencia abstenerse de reiterar solicitudes evidentemente improcedentes.
Observar un trato respetuoso con los servidores públicos.
Medios disponibles para garantizar los derechos de los bolivarenses.
SEDE ADMINISTRATIVA: El punto de atención presencial de la Contraloría
Departamental de Bolívar es: Centro Calle Gastelbondo Nº 2 - 67.
HORARIO DE ATENCIÓN: La Contraloría Departamental de Bolívar atiende de
lunes a viernes en horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
OTROS CANALES DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: Los ciudadanos también
podrán realizar sus consultas a través de los siguientes canales de contacto:
TELEFÓNICO: TEL: (57-5) 664 43 66 / 69 | FAX: (57-5) 664 43 68
VIRTUALES: E mail: [email protected]
Página web, foros y formulario de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias:
http://www.contraloriadebolivar.gov.co/
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6.2. Participación Ciudadana y Control Social
6.2.1. Pacto ciudadano para el fortalecimiento de la democracia
Para garantizar la calidad de la democracia y la efectividad de las políticas
públicas, en la Contraloría Departamental de Bolívar orientaremos el cumplimiento
de los siguientes principios y criterios:
Promovemos la transparencia para lograr que la toma de decisiones sea
inclusiva.
Estructuramos procesos de participación según las reglas conocidas y
compartidas por todos.
Establecemos el proceso de participación como un ejercicio de aprendizaje
continuo y progresivo.
Creamos espacios de diálogo para la deliberación con todos los actores
sociales.
Capacitamos a los ciudadanos para que estos aprendan a participar.
Favorecemos el control social entregando toda la información de ley.
6.2.2. Derechos y responsabilidades de los ciudadanos en la participación
ciudadana.
Son facultades de los ciudadanos en desarrollo de las instancias de participación ciudadana, las siguientes:
Participar en las fases de planeación, implementación, seguimiento y
evaluación de la gestión pública y control político.
Ser informados oportunamente y con claridad sobre el derecho a la
participación ciudadana, su contenido, las formas y procedimientos para su
ejercicio y, las entidades de las administraciones públicas con las cuales
debe relacionarse, de acuerdo con los temas que sean de su interés.
En el caso de las expresiones asociativas formales e informales, ser sujeto,
por parte de las administraciones públicas, de acciones enfocadas a su
fortalecimiento organizativo para participar de manera más cualificada en
las instancias de participación ciudadana, respetando su autonomía.
Recibir información oportuna y veraz para poder ejercer las acciones de
participación.
Recibir capacitación para una mayor comprensión de la gestión pública y
las políticas públicas
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Son responsabilidades de los ciudadanos en desarrollo de las instancias de
participación ciudadana, las siguientes:
Informarse sobre los aspectos de interés público sobre los cuales pretenden
promover discusiones públicas, sobre aquellos sometidos a debate por las
autoridades públicas o, sobre aquellos que dispongan las instancias que
integran la oferta institucional de instancias de participación ciudadana, así
como de las competencias fijadas a las entidades de la institucionalidad con
las cuales interactúa.
Respetar las decisiones tomadas en las instancias de participación
ciudadana de acuerdo a las prioridades concertadas de manera colectiva
por los actores participantes de las mismas.
Para el caso de las expresiones asociativas formales, rendir cuentas a
quienes las integran y/o a las comunidades a las que representan de la
discusiones y decisiones adoptadas en el marco del desenvolvimiento de la
instancia de participación ciudadana.
6.3. Programa de formación a veedores Desde esta vigencia emprenderemos un programa de formación de Veedores
Ciudadanos para el ejercicio de Control Social a la Gestión Pública, proveyéndoles
de herramientas académicas que potencie la participación y vigilancia de la
gestión estatal y sus resultados; así como la evaluación de las políticas públicas y
la calidad de la prestación de los servicios; de esta forma contribuiremos a mejorar
e incrementar el control ciudadano y social sobre la gestión pública en la
contraloría departamental y en todas las entidades públicas en general.
6.4. Programa auditor ciudadano.
Tenemos claro que el “PAAAC” es un instrumento que contiene las estrategias y
acciones diseñadas por cada entidad pública para luchar contra el flagelo de la
corrupción, mejorar la transparencia en su gestión, entregar información
institucional en forma oportuna, garantizar la atención digna y con calidad al
ciudadano y promover buenas prácticas en la gestión pública; no obstante,
aprovechamos este instrumento para incluir los programas y estrategias que
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complementan la lucha contra la corrupción al interior de la contraloría y hacia sus
sujetos vigilados.
En este contexto, gestionaremos la creación del Auditor Ciudadano como
complemento al “Contralor Escolar”, como un programa bandera de la Contraloría
Departamental de Bolívar, brindando entrenamiento permanente a los ciudadanos
y certificando sus competencias sobre temas neurálgicos como: Políticas Públicas,
Contratación pública y regímenes especiales, Transparencia y acceso a la
información, Presupuesto público, Contabilidad, Gestión documental, Formulación
de proyectos, Atención al Ciudadano, Control previo y preventivo, Control interno
de gestión, Tecnologías de la información y la gestión pública, Gobierno
Electrónico y en línea, entre otros.
6.5. Estimulo e Incentivos a la Participación Ciudadana. Gestionaremos la Creación del Premio Departamental a la Participación Ciudadana a cargo de la Contraloría Departamental de Bolívar, para destacar las iniciativas y acciones ciudadanas de loable gestión en el marco del control social, con diferentes categorías para organizaciones y personas.
6.6. Contralor Escolar y Universitario
A partir de esta vigencia reforzaremos el programa de Contralor Escolar en el departamento del Bolívar, complementándolo con un ambicioso Programa de entrenamiento sobre LIDERAZGO Y GESTIÓN PÚBLICA para los estudiantes de la básica secundaria y los docentes. Desarrollaremos un Plan de
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acompañamiento y seguimiento que les permita a los Contralores Escolares realizar su labor con articulados con la Contraloría Departamental de Bolívar. La Segunda Fase del proyecto, a desarrollarse a partir de la vigencia 2017, tiene previsto crear el “Contralor Universitario”, con el cual se abrirán espacios en la Contraloría Departamental para que nuestros profesionales hagan prácticas forenses en Control Fiscal Ambiental, Participación ciudadana, Transparencia, Contratación Pública, Responsabilidad Fiscal, Procesos Sancionatorios, Cobro Coactivo y en Evaluación de políticas públicas, deuda pública, contabilidad y presupuesto, entre otros.
En el mediano plazo, gestionaremos la realización de Seminarios y Talleres sobre control fiscal en las universidades, especialmente en la de Cartagena; así como la implementación de cátedras electivas en control fiscal, que abran la puerta para que nuestros profesionales participen activamente en control ambiental, de obras públicas, contabilidad y finanzas territoriales, sistemas y tecnologías, investigaciones fiscales y sancionatorias, entre otras.
“Por un Control Fiscal Integral”
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2016
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7. SEGUIMIENTO Y CONTROL El presente Plan ha sido construido por funcionarios de todos los procesos del nivel Directivo, Asesor, Profesional, Técnico y Asistencial, bajo la orientación y coordinación del Despacho del Contralor Departamental de Bolívar.
Para la consolidación y evaluación de la Estrategia Anual de Lucha Contra la Corrupción 2016 de la Contraloría Departamental de Bolívar, los responsables de procesos con tareas asignadas en el presente plan, con sus respectivos equipos de trabajo serán los encargados de la ejecución y autoevaluación del cumplimiento de los objetivos, acciones y metas propuestas. El seguimiento y pronunciamiento oficial sobre los avances de la Estrategia están a cargo de la Oficina de Control Interno, la cual deberá publicar con carácter cuatrimestral: 30 de Abril, 31 de Agosto y 30 de Diciembre de la presente anualidad, los informes de avance en la página web institucional de la entidad para el conocimiento del ciudadano y lo de su competencia en materia de control social.
7. SEGUIMIENTO
Y CONTROL
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2016
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8. ANEXOS:
I. MATRIZ MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN II. MATRIZ DE VALORACIÓN DE CONTROLES