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Licenciado
Marvin Adolfo Alvarado
Subdirector Legislativo
Congreso de la Republica
Su Despacho
Licenciado Alvarado:
CONCRESO -DE-LA-=R:O-::E=P=-=UBLICA
Guatemala, 6 de diciembre de 2021
Ref.S9f21fJADLMfama
CONGRESO OE LA REPUBLICA OIRECCION lEGISLATIVA
Con un atento saludo me dirijo a usted deseando exitos en el desempeiio de sus actividades
diarias.
De conformidad con e1 articulo 39, 40 Y 41 de la Ley Organica del Organismo Legislativo,
Decreto numero 63-94 del Congreso de la Republica, remito DICTAMEN FAVORABLE,
de la iniciativa numero 5952 "LEY GENERAL DE ARCHIVOS"
Adjunto CD.
Sin otro particular, me suscribo de usted con muestras de eraci6n y estima.
Atentamente. ~;\®'~~~ \. ·9· ,,.
, ,. . ... ~.~
JOStALEJAND~~~~OONNiMt-AUL~D~ONADO PRESIDENTE COMI ON DE TRANSPARENCIA Y PROBIDAD
Congreso de la República de Guatemala, Departamento de Información Legislativa
..
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C~U-ey General de Archivos
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DE LA REPUBLICA
DICTAMEN
INICIATIVA DE LEY NUMERO 5952
QUE DISPONE CREAR LA LEY GENERAL DE ARCHIVO
HONORABLE PLENO ANTECEDENTES:
En sesion celebrada el 13 de septiembre del ana 2021, el honorable Pleno del
Congreso de la Republica conocio la iniciativa con numero de registro 5952,
presentada por el diputado Jose Alejandro De Leon Maldonado cual propone el
proyecto de "Ley General de Archivo." La mencionada iniciativa fue trasladada por
el Honorable Pleno del Congreso de la Republica a la Comision de Transparencia
y Probidad, con la finalidad de que sus integrantes estudien y analicen su
contenido, pronunciandose sobre el particular, para emitir el dictamen
correspondiente.
La presente iniciativa contiene las disposiciones que pretenden modemizar la
gestion de los archivos del Estado dirigidas a la creacion de un sistema general de
archiv~s, mediante el cual se procura la uniformidad de los procedimientos para el
manejo y conservacion de los documentos necesarios para los tramites y
gestiones iniciadas por la ciudadania.
La Comision procedio al analisis de la iniciativa, para 10 cual se convoco a las
respectivas sesiones de trabajo, para recabar las opiniones de los miembros de la
Comision y sus asesores, identificando puntos en comun de la iniciativa de ley
analizada.
Adicionalmente, con la finalidad de monitorear y recopilar los diferentes puntos de
vista en relacion a la iniciativa relacionada, se organizaron mesas de dialogo, a las
cuales fueron convocadas entidades del sector publico, sector privado y en
especifico al Archivo General de Centroamerica, que expusieron su parecer en
Congreso de la República de Guatemala, Departamento de Información Legislativa
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relacion a legislar sobre el tema, y plantearon sugerencias concretas para
fortalecer el proyecto de ley. En dicha mesa se pudo concluir sobre el interes en
que se legisle en relacion a la actividad de Archivo en Guatemala, como un
instrumento de transparencia y que el mismo proyecto atienda a los principios
constitucionales.
CONSIDERACIONES JURiDICAS DE LA NECESIDAD DE LEGISLAR DICHA
INICIATIVA:
Con base a los principios generales de derecho y en especifico a los principios de
igualdad, transparencia, probidad, legalidad, celeridad y simplicidad, se estima
necesaria creacion de dicha iniciativa de ley.
La practica archivistica en el pais debe ser objeto de reformulaciones orientadas a
su profesionalizacion para superar el empirismo que ha permitido las
depredaciones, las dificultades de acceso, la falta de condiciones adecuadas de
conservacion, as! como para propender a un uso adecuado de la documentacion
en beneficio del funcionamiento del Estado y del desarrollo cultural de la
comunidad nacional.
Por 10 que se realizo las modificaciones de la iniciativa extrayendo a la misma el
espiritu del derecho de peticion y mas importante creando un sistema mas
transparente y confiable para sus habitantes.
ANALISIS DE LA COMISION:
EI Estado de Guatemala debe de reconocer la regulacion de la actividad de
archiv~, la importancia historica, cultural, administrativa, juridica, ciudadana y de
gestion que tiene la conservacion de los acervos documentales de todo pais es
vital para el Estado de Guatemala, por 10 que se requiere que tal actividad sea
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acompai'iada de una actualizaci6n de nuestro ordenamiento juridico, atendiendo a
los principios de transparencia y probidad por parte de las instituciones estatales a
la sociedad guatemalteca.
EI Estado de Guatemala se organiza para proteger a la persona y a la familia y su
fin supremo es la relacion del bien comun y que es deber del Estado garantizarle a
los habitantes de la Republica la vida, la libertad, la justicia, la seguridad, la paz y
el desarrollo integral de la persona, para cuyo efecto el Congreso de la Republica
debe incorporar mecanismos que garanticen los derechos de igualdad de acceso
a la informacion publica, a la participacion en los asuntos publicos.
Todo proceso de modemizaci6n en materia archivistica requiere la incorporacion
de nuevas tecnologias para la conservacion, control y recuperacion de la
informacion, 10 cual transforma la vision tradicional del archivo de una institucion
que conserva documentos en aquella que 10 considera ente gestor de informacion
documental.
Debe crearse un vinculo de integracion entre el Archivo General de Centroamerica
y los archiv~s de las instituciones que 10 preceden, de las que, por su finalidad
intrinseca, no puede continuar desvinculado.
Una correcta gestion archivistica contribuye a la implementacion de la eficiencia,
transparencia e idoneidad deseables en toda administraci6n gubemamental que
se precie de democratica.
La promocion de politicas publicas en materia de acceso a la informaci6n y
transparencia es prioridad de todo gobiemo democratico. Dichas politicas deben
caracterizarse por permitir el acceso cada vez mas amplio y expedito a la
informaci6n publica, transparentar las actividades gubemamentales y poner a
disposici6n de la ciudadania archivos organizados, no solo para incrementar su
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C~U-ey General de Archivos
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confianza en las instituciones de gobierno y fortalecer la democracia
guatemalteca, sino ademas con la finalidad de ampliar sus posibilidades de
acceso a todos los campos de conocimiento, el contenido archivistico es mucho
mas am plio que los acervos de caracter historico. Para que una sociedad este
bien informada es imprescindible una clara, veraz y oportuna rendicion de cuentas
por parte de los sujetos obligados la cual requiere el apoyo y la accion de las
practicas archivistica, asi como la implementacion de un sistema general que las
posibilite.
De ahi la importancia y urgencia dc una ley General de archivos que norme la
organizacion y administracion homogemea de estes en el ambito nacional. Ademas
de garantizar la preservacion del patrimonio documental de la nacion la ley
General de archivos sera determinante en la construccion de un sistema general
de archivos articulado para la correcta conservacion y proteccion de los
documentos que pueden ser importantes historicamente. Para la correcta practica
de conservacion de archivos es necesario implementar la utilizacion de
tecnologias de la informacion para mejorar la administracion de los archivos
estatales y asi contribuir a la promociOn de una cultura de revaloracion de los
archivos y su reconocimiento como eje de la actividad estatal y establecer los
criterios y estandares para el resguardo, difusion, conservacion y acceso de
archivos de relevancia historica, social, econ6mica, cultural, cientifica, tecnologica
y politica.
Por las razones anteriores, al modificar la iniciativa de ley estudiada, se presenta
un proyecto de LEY DE GENERAL DE ARCHIVO para regular tal actividad
atendiendo a las propuestas de transparencia en la relacion entre el Estado y los
administrados.
EI articulo 1 de la normativa propuesta regula el objeto de la misma, la cual es
regular el Sistema General de Archivos para la conservacion y resguardo de los
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documentos y archivos publicos de interes nacional, creacion de procedimientos y
tecnicas de manejo de documentacion fisica y electronica para la gestion
archivistica.
Los articulos subsiguientes regulan la naturaleza, ambito de aplicacion principios y
aplicables a la actividad de archiv~, asi como las normas de interpretacion de la
ley, para asegurar la primacia constitucional.
Asimismo el articulo 6 establece los conceptos basicos y los articulos 7 y 8
establecen los sujetos de la ley.
Se establece en un titulo especifico la normativa referente al Sistema General de
Archivos, el cual es un conjunto de mecanismos de colaboracion, coordinacion y
articulacion permanente de politicas, normativas de las instituciones estatales que
determinan la conservacion de documentos y archivos publicos, privados de
interes publico para promover el marco juridico y tecnico de los archivos del pais y
garantizar la conservacion, organizacion, preservacion, descripcion y manejo
adecuado del patrimonio documental del Estado.
Igualmente se regula 10 que es el Archivo General de Centroamerica que esla
institucion desconcentrada del Organismo Ejecutivo adscrito al Ministerio de
Cultura y Deportes encargada de velar per la conservacion de dichos archivos.
En el titulo III regula la division de como se debe administrar los diferentes tipos de
archivos y la distribucion de los mismos los cuales son: a) Archivos de gestion;b)
Archivo central; y c) Archivo historico. Asimismo la transferencia de dichos
archivos al lugar donde corresponden.
Se incluye un regimen disciplinario y de sanciones, para finalmente, desarrollar las
disposiciones transitorias, con las normas que a juicio de esta comision deben
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emitirse para asegurar se cum pia con los objetivos contenidos en la ley y la
creaci6n de su reglamento.
DICTAMEN:
Con fundamento en 10 establecido en la Ley Organica del Organismo Legislativo; y
con base al amilisis y estudio realizado, la Comisi6n de Transparencia y Probidad
del Organismo Legislativo, emite DICTAMEN FAVORABLE CON
MODIFICACIONES, de la iniciativa de Ley numer05952, presentando la "LEY
GENERAL DE ARCHIVO" para que el Pleno del Congreso de la Republica decida
conforme a 10 dispuesto en el articulo 171 literal a) de la Constituci6n Politica de la
Republica.
EMITIDO EN LA SALA DE SESIONES DE LA COMISION DE TRANSPARENCIA
Y PROBIDAD DEL CONGRESO DE LA REPUBLICA, EN LA CIUDAD DE
GUATEMALA, EL DIA VEINTICINCO DEL MES DE NOVIEMBRE DEL ANO
DOS MIL VEINTIUNO.
INTEGRANTES DE ISION DE TRANSPARENCIA Y PROBIDAD
do Mendoza
Inte rante
Congreso de la República de Guatemala, Departamento de Información Legislativa
Greicy DOme~ic:jl...Ch!
CONCREs ""an~~:~~~~i~~~~i~~ Vey General de Archivos
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DE LA REPUBLICA
Leon
-"JC)gc1A<es- ICalitilio Martinez
-----~ Integrante
Congreso de la República de Guatemala, Departamento de Información Legislativa
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OECRETO NUMERO -2021
EL CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA
CONSIDERANDO
Que la Constitucion Polftica de la Republica de Guatemala, dentro de sus fines
considera la vida, la libertad y la seguridad de las personas como fines del Estado,
teniendo a la persona como sujeto y fin del orden social, organizandose para que
esta logre su pleno desarrollo y se consiga el bienestar de todos los ciudadanos.
CONSIDERANDO
Que la Constitucion Politica de la Republica de Guatemala establece con absoluta
determinacion la publicidad de los actos y la informacion en poder de la
administracion publica, I
aSI como el libre acceso a todas las
instituciones/dependencias y archivos de la misma, sin mas excepciones que las
previstas en el citado texto constitucional.
CONSIDERANDO
Que con el avance de la tecnologia a nivel mundial es necesario la
implementacion de nuevos procedimientos de manejo de documentaci6n fisica y
electronica para el resguardo y conservacion de la informacion historica, social,
administrativa, politica, cultural, economica, de gestion y de otras que son
inherentes a la misma, de las instituciones estatales, para la cual su conservacion
permanente es necesario una adecuada legislacion.
CONS!DERANDO
Es necesario promover a una entidad para que mejoren las practicas de desarrollo
archivistico y con solidos mecanismos de preservacion, ordenamiento y resguardo
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de los acervos de las instituciones del Estado de conforrnidad con las mejores
practicas intemacionales, el cual tendra como mision preservar difundir el
patrimonio documental de la nacion para salvar salvaguardar la memoria colectiva
y fortalecer la identidad nacional, asi como regular.
PORTANTO
En el ejercicio de las atribuciones contenidas en la literal a), del articulo 171 de la
Constitucion politica de la Republica de Guatemala;
La siguiente,
DECRETA
LEY GENERAL DE ARCHIVOS
TiTULO I
CAPiTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Articulo 1. Objeto de la ley. La presente ley tiene como objeto regular el Sistema
General de Archivos para la conservaci6n y resguardo de los documentos y
archivos publicos de interes nacional, creacion de procedimientos y tecnicas de
manejo de documentacion fisica y electronica para la gestion archivistica.
Articulo 2. Naturaleza. La presente ley es de orden publico de interes nacional y
de utilidad social, para promover la actualizacion y organizacion de los servicios de
archivos mediante la creaci6n del Sistema General de Archivos.
Articulo 3. Ambito. La presente ley abarca todos los relacionado a la gestion
archivistica que se encuentre en las instituciones del Estado, entidades
descentralizadas, aut6nomas, y desconcentradas. Asi como las entidades
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privadas que cum plan con funciones publicas 0 que manejen 0 administren fondos
que constituyen el patrimonio del Estado.
Articulo 4. Principios. La presente ley tiene como principios propios de la misma:
a) Certeza juridica: todos los archivos que se encuentren en el Registro General
de Archivos de estar ahi se deben de tomar como veraces yautEmticos;
b) Conservacion: Valorizacion y el resguardo de los archivos publicos en todo el
territorio nacional, asi como aquellos que se encuentran en el extranjero son de
interes social por 10 cual no pueden ser destruidos alterados 0 modificados
cinco explicacion tecnica y autorizacion correspondiente;
c) Gratuidad: Permite a todos los habitantes de la Republica acceder a los
archivos y documentos de la administracion publica, sin necesidad de tener
que incurrir en gastos economicos;
d) Maxima Publicidad: Todos los actos y documentos la administracion publica en
posesion de cualquier sujeto obligado, es publica. No podra ser reservada ni
limitada sino por disposicion constitucional 0 legal;
e) Modemizacion: Creacion de metodos, tecnicas, procedimientos para el
resguardo de los archivos de una manera de implementaciOn tecnologica y
actualizada;
f) Transparencia: Garantizar y asegurar el acceso a la informacion contenida en
los archivos a todo habitante de la Republica de Guatemala.
Articulo 5. Interpretacion. La interpretaciOn de la presente ley se hara con
estricto apego a 10 previsto en la Constitucion Politica de la Republica de
Guatemala. la Ley del Organismo Judicial, los tratados y convenios intemacionales
ratificados p~r el Estado de Guatemala, prevaleciendo en todo momenta el
principio de maxima publicidad.
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Las disposiciones de esta ley se interpretaran de manera de procurar la adecuada
proteccion de los derechos en ella reconocidos y el funcionamiento eficaz de sus
garantias y defensas.
CAPiTULO II
DEFINICIONES Y SUJETOS
Articulo 6. Deflniclones. Para los efectos de la presente ley y su ambito de
aplicacion se definiran los siguientes conceptos de la siguiente manera:
a) Administracion de Archivo: Operaciones administrativas y tecnicas
relacionadas con la planeacion, direccion, organizacion, control, evaluacion,
conservacion, preservacion y servicios de todos los archivos de una institucion;
b) Archivista: Persona especializada en el manejo de archivos;
c) Archivo: Conjunto organizado de documentos en cualquier soporte que son
producidos 0 recibidos en el ejercicio de sus funciones 0 actividades por
personas fisicas 0 juridicas publicas 0 privadas;
d) Archivos privados de interes publico: Documentos que por su valor cientifico 0
cultural es la importancia patrimonial para la nacion y esta en poder de
particulares;
e) Archivo publico: Conjunto de documentos pertenecientes a organismos e
instituciones estatales autonomas, centralizadas descentralizadas;
f) Cicio vital del documento: Etapas sucesivas en las que atraviesan los
documentos desde su produccion 0 recepcion en la oficina y su conservacion
temporal hasta su eliminacion 0 integracion a un archivo permanente;
g) Clasificacion Archivistica: Proceso que consiste en la identificacion
jerarquizacion y codificacion de documentos de archivos en categorias de
agrupamiento previamente establecidas;
h) Funcion archivistica: Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del
quehacer Archivistico, desde la elaboracion del documento hasta su
eliminacion 0 conservacion permanente;
i) Organizacion archivistica: Proceso intelectual y fisico que mediante las eta pas
de Clasificacion y ordenacion aplican las conclusiones establecidas en la fase
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de identificacion para disponer los documentos de acuerdo a los principios
artisticos;
j) Valoracion documental: Fases del tratamiento archivistico que consiste en
analizar y determinar los valores primarios (legal, fiscal , contable) que
conforma el periodo de vigencia y secundarios (cientifico, cultural) de la serie
documentales fijando los plazos de transferencia acceso y conservacion
(combinacion del periodo de vigencia). asi como su destino final eliminacion
total 0 parcial de estas 0 de algunos fondos.
Articulo 7. Sujetos Activos. Es toda persona individual 0 juridica, publica 0
privada, que tiene derecho a solicitar, tener acceso y obtener la informacion
publica que hubiere solicitado del Sistema General de Archivos conforme 10
establecido en esta ley.
Articulo 8. Sujetos Obligados. Todo organismo, organo, entidad. dependencia e
institucion del Estado genera administra y resguarda informacion publica asi como
entidades privadas que cum plan con funciones publicas 0 que manejen 0
administren fondos 0 bienes publicos.
Articulo 9. Transferencia de informacion. Los sujetos obligados deberan de
transferir todos los archivos al Archivo General de la Nacion, cada ana con el fin
de tener actualizado el mismo.
Articulo 10. Prohibici6n. Los funcionarios, servidores publicos, consultores 0
asesores sin importar su nivel 0 jerarquia no pod ran sustraer los documentos del
archivo al concluir su empleo, cargo, contrato 0 comisi6n.
CAPiTULO III
ORGANIZACION DE lOS ARCHIVOS
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CONI'! RES ·· ~an~:~"!~;~~!~!~ " Vey General de Archivos
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Articulo 11. Obligaciones de las entidades publicas. Todas las entidades
publicas u organismos del Estado estan obligadas a cumplir con 10 establecido por
la presente ley para tal efecto las dependencias del Estado deberan crear 0
normalizar su sistema de archivos.
Articulo 12. Obligacion de personas individuales 0 juridicas.
Lo establecido en la presente ley es aplicable a todas las personas individuales 0
juridicas que presten servicios y sean contratadas por entidades publicas que por
el ejercicio de sus funciones 0 atribuciones real ices sus actividades. Para tal
efecto debe ran crear 0 normalizar su sistema de archivos.
Articulo 13. Archivos privados de interes publico. Todas las personas
individuales 0 juridicas que posean archivos de interes publico deberan declararlo
y brindar una copia autenticada al Archivo General de Centro America quien
dispondra el registro correspondiente.
Articulo 14. Archivos privados. Los archivos privados pueden estar en el
Sistema General de Archivos para la aplicacion de tecnicas de conservacion y
proteccion de documentos y archivos. Para el efecto se mantendra un sistema de
registro informacion de archivos privados adscritos al Sistema General de
Archivos.
Articulo 15. Documentos estatales en archlvos privados extranjeros. Cuando
sea de conocimiento que en archivos privados extranjeros se encuentran
documentos estatales de interes social para el pais se debera de disponer de los
mecanismos de comunicacion diplomatica para que sean obtenidas copias
autenticas 0 bien recuperar el archivo correspondiente. EI Archivo General de
Centro America debera establecer el mecanismo de busqueda e identificacion de
documentos estatales en el extranjero, promoviendo conjuntamente con el
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CONCR ~jlflliran~~:~~~~~~~ ~-=-U-ey General de ArchIVOS
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ministerio de Relaciones Exteriores la obtencion de la copia 0 su recuperacion
definitiva
Articulo 16. Unidad de Archivos. Los sujetos obligados deberan crear una
Unidad de archivos encargada de asegurar el adecuado funcionamiento de sus
archiv~s, aplicar las normas criterios y lineamientos archivistico determinados en
esta ley a efecto de que la misma traslade toda la informacion al Archivo General
de Centro America en el plazo establecido.
Las dependencias y entidades deberan conservar en sus archivos el original de
los documentos que remitan al Archivo General de Centro America y entregaran a
este ultimo, copia certificada de los documentos que se encuentran en soporte
fisico 0 bien una version electr6nica en un formato con medidas de seguridad que
garanticen la autenticidad e integridad de aquellos documentos que obren en
medios electronicos.
Articulo 17. Nombramiento del jefe de archivo. Las unidades de archivos deben
tener un responsable nombrado por las instancias superiores cada sujeto obligado
y debido a las caracteristicas de su trabajo puede brindar asesoria a las unidades
de informacion publica.
Articulo 18. Requlsitos. Para poder optar el cargo de jefe de archivos de la
unidad de Archivos debe ser:
1) Ser Profesional con experiencia minima de cinco aiios en el ambito de materia
de la institucion;
2) Ser de reconocida honorabilidad;
3) Ser mayor de treinta aiios;
Articulo 19. Atribuciones del jefe de archivo. EI jete de la unidad de archivos
tendra las siguientes atribuciones:
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CONe RES ·· ~ran~~=~~nr:~i~~ Vey General de Archives
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a) Establecer la manera de administrar y mejorar el funcionamiento y operacion
de los archivos del sujeto obligado con base en los lineamientos y criterios
definidos por el Archivo General de Centro America;
b) Establecer y desarrollar un programa de capacitacion. actualizacion yasesoria
Archivistica para el sujeto obligado;
c) Proponer y establecer los criterios especificos y tecnicos en materia de
organizacion. conservacion y preservacion de archivos;
d) Elaborar y presentar a la unidad de informacion publica los procedimientos
archivisticos para facilitar el acceso a la informacion;
e) Coordinar los procedimientos de valoracion y destin~ final de la documentacion
con base en la normativa vigente y en su caso con las dispasiciones
establecidas par el Archivo General de Centro America;
f) Coordinar con el area de informatica del sujeto obligado las actividades
destinadas a la automatizacion y digitalizacion de los archivos y la gestion de
documentos electronicos;
g) Realizar la clasificacion archivistica para la correcta distribucion de los
documentos publicos y privados.
TiTULO II
CAPiTULO I
SISTEMA GENERAL DE ARCHIVOS
Articulo 20. Creaci6n. EI Sistema General de Archivos es un conjunto de
mecanismos de colaboracion. coordinaci6n y articulacion permanente de politicas.
normativas de las instituciones estatales que determinan la conservacion de
documentos y archivos publicos. privados de interes publico para promover el
marco juridico y tecnico de los archivos del pais y garantizar la conservacion.
organizacion. preservacion. descripcion y manejo adecuado del patrimonio
documental del Estado.
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CON "R~wan~:~:~;~:~~~ '" I::~Uey General de Archivos
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Articulo 21. Integracion. EI Sistema General de Archivos se conformara por:
a) Un representante del Organismo Ejecutivo;
b) Un representante del Organismo Legislativo;
c) Un representante del Organismo Judicial;
d) Un representante de las Universidades registradas;
e) Un representante de la Procuraduria de Derechos Humanos;
f) EI Director del Archivo General de Centroamerica
Articulo 22. Objetivos. EI Sistema General de Archivos tendra los siguientes
objetivos.
a) Fomentar la modemizacion de la funcion archivistica propiciando la
cooperacion integracion de los archivos;
b) Promover el desarrollo de las instituciones formadoras de recursos humanos
en Archivistica;
c) Promover y estimular a la sociedad acerca de la importancia de los archivos
como centros de informacion esencial y como parte fundamental de la memoria
nacional;
d) Promover el uso y desarrollo de nuevas tecnologias de la informacion y la
gestion de documentos en entomos electronicos para su guarda y
conservacion.
Articulo 23. Funciones. Son funciones del Sistema General de Archivos:
a) Aprobar la politica nacional de archivos propuesta por el director del Archivo
General de Centroamerica;
b) Requerir al Archivo General de Centroamerica informes tecnicos sobre la
situacion de los archivos publicos y sus registros;
c) Promover la firma y ratificacion de tratados intemacionales en materia de
archivos y conservacion de documentos;
d) Nombrar al director general del Archivo General de Centroamerica y al
subdirector del mismo;
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CON "'RP~ran~;::':~i~b~~~~ '-' I:4i:JUey General de Ardlivos
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e) Solicitar estudios tecnicos, academicos 0 los que se consideren adecuados
para el abordaje adecuado de las necesidades de conservacion de archivos
historicos del pais;
f) Que hace aqueUas que se dispongan dentro del ordenamiento juridico del pais.
CAPiTULO 1\
ARCHIVO GENERAL DE CENTROAMERICA
Articulo 24. Archivo General de Centroamerica. Es la institucion
desconcentrada del Organismo Ejecutivo adscrito al Ministerio de Cultura y
Oeportes, encargada de la preservacion, conservacion y cuidado de todos los
archivos publicos del Estado y de los archivos privados de interes publico.
Articulo 25. Funciones y atrlbuciones generales. Son funciones y atribuciones
del Archivo General de Centroamerica las siguientes:
a) Formular y proponer los lineamientos para analizar, valorar y decidir la
conservacion del temporal 0 permanente de la documentacion propuesta por
los archivos publicos y privados, asi como emitir opinion al respecto;
b) lIevar la revision por disposicion del Consejo nacional de archivos 0 a solicitud
de los archivos de las dependencias del Estado para verificar en cualquier
momenta el adecuado funcionamiento de los mismos advertida alguna
situaci6n irregular requerira a la respectiva entidad que realicen los correctiv~s
que haya lugar 0 trasladara a los 6rganos competentes con el fin de establecer
las responsabilidades administrativas que corresponda;
c) Ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarado de interes cultural
cuyos propietarios 0 poseedores sean personas naturales 0 juridicas de
caracter privado;
d) Establecer requisitos y condiciones que deberan cumplir las personas
naturales 0 juridicas que presten servicio de depOsito, custodia, organizaci6n y
conservacion de documentos de archivo;
Congreso de la República de Guatemala, Departamento de Información Legislativa
CON" R~wrans~;= ~~nr:~i:~ U I:~Uey General de Archivos
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DE LA REPUBLICA
e) Propiciar, apoyar y desarrollar program as de formacion profesional y de
especializacion en archivistica;
f) Organizar, fichar y catalogar la documentacion publica y todo 10 que constituye
el patrimonio del archivo;
g) Preparar los instrumentos de control y acceso para facilitar los servicios de
consulta y reproduccion de los fondos documentales;
h) Llevar a cabo estudios, sistematizacion es e investigaciones encaminadas a la
mejor organizacion, conservacion y acceso de los archivos;
i) Informar al Sistema General de Archivos sobre el cumplimiento de los planes
anuales y estrategicos, los programas, proyectos y demas gestiones que se
desarrollen;
j) Facilitar copias de los documentos a costas del interesado, utilizando el equipo
que funciona en el archivo bajo vigilancia del director;
k) Gestionar la autorizacion por el organa correspondiente, para obtener copias
de los documentos que poseen otros archivos nacionales, particulares 0
extranjeros, a efecto de enriquecer la historia de Guatemala y Centroamerica;
I) Publicar los documentos historicos que por su importancia deben ser
divulgados;
m) Regular las disposiciones administrativas para la imposicion y cobro de las
multas que se impondran para la comision de las faltas reguladas en la
presente ley;
n) Establecer los lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la
documentacion para su descarte y archivos liberados por los sujetos obligados;
0) Desarrollar investigaciones en materia historicas y Archivisticas encaminadas a
la conservacion y difusion del patrimonio documental que resguarda;
p) Preparar, publicar y distribuir, en forma onerosa 0 gratuita, las obras y
colecciones necesarias para apoyar el conocimiento de su acervo, asi como
promover la cultura archivistica, de consulta y aprovechamiento del patrimonio
documental del pais;
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CONe R ~oBAran6;~~~~~~;n~~!~~~ C.-::tUey General de Archivos
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DE LA REPUBLICA
q) Establecer politicas para reunir organizar y difundir el fondo documental
grafico, bibliografico necesario para apoyar el desarrollo Archivistico y la
investigacion historica nacional, con base en las mejores practicas
intemacionales adecuadas a la realidad nacional;
r) Creacion, cuidado y mantenimiento de un portal web para el acceso a todos los
habitantes de la Republica de Guatemala del contenido de dicha institucion;
s) Participar, promover y difundir foros y eventos nacionales e intemacionales en
la materia;
t) Coordinar, fomentar y administrar 10 concemiente a la conservacion preventiva
y la restauracion de los archivos publicos y privados de interes publico y
coadyuvar en los mecanismos para otorgar recursos materiales y economicos
a los archivos en peligro de destruccion 0 perdida;
u) Las demas que Ie confieran otras disposiciones juridicas aplicables.
Articulo 26. Dlreccl6n del Archivo General de Centroamerica. EI Archivo
General de Centroamerica es dirigido por el director general, el cual ejerce sus
funciones con independencia de criterio y bajo su entera responsabilidad de
conformidad con la legislacion nacional. EI director general del Archivo General de
Centroamerica ejercera sus funciones por un periodo de cinco alios pudiendo ser
nombrado para otro periodo igual. EI director general sera seleccionado mediante
el procedimiento de oposicion que debera convocar y desarrollar EI Sistema
General de Archivos. EI subdirector sera seleccionado y nombrado por el Sistema
General de archivos de la tema que proponga el director general.
Articulo 27. Requlsitos para ser Director General del Archivo de
Centroamerica. Para ser nombrado director general del Archivo General de
Centroamerica se debera tener las siguientes calidades:
1. Guatemalteco;
2. Profesional universitario con estudios tecnicos de archivisticas y experiencia en
administracion de archivos;
r Congreso de la República de Guatemala, Departamento de Información Legislativa
CON "R~~an~:~:~i~:~': " I: ~Uey General de Archivos
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3. Con ocho aiios de experiencia en la administraci6n publica y con conocimiento
del sector cultural.
Articulo 28. Prohibiclones para ser director general y subdirector general del
Archivo de Centroamerica. No podrlim ser nombrados director general ni
subdirector general del archivo general de Centroamerica quienes:
a) Quienes ejerzan cargo de tuncionario publico dentro de la administraci6n del
Estado;
b) Se encuentren activos en el Ejercito de Guatemala;
c) Ministros de culto;
d) Ocupen un cargo en cualquier 6rgano de direcci6n de partido politiCO alguno;
e) Los que hayan sido condenados por el delito contra la administraci6n publica 0
de justicia.
Articulo 29. Remoci6n del cargo. EI director general y el subdirector pod ran ser
removidos del cargo por causa grave justificada. Se considera causa grave
justificada. cuando sera condenado por delitos contra la administraci6n publica 0
de justicia. EI Sistema General de Archivos es quien puede remover al director
general y subdirector mediante tramite incidental. para el etecto de garantizar el
debido proceso.
Articulo 30. Funciones y atribuciones. EI director general del Archivo General
de Centroamerica ademas de las atribuciones inherentes a su cargo tiene las
siguientes:
a) Ejercer la representaci6n legal del Archivo General de Centroamerica;
b) Proponer y ejecutar los reglamentos que deben sujetarse los procesos
archivisticos que deben ser aprobados por el Sistema General de Archivos;
c) Elaborar la planificaci6n estrategica. presupuestaria y estructural del Archivo
General de Centroamerica;
d) Aprobar los manuales y la normativa intema necesario;
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CON ~ R~S· ~n~~~~~~~i~~~!~i~~ '-' I:~ Uey General de Archivos
DE LA REPU=B:-=-L~IC;;"""_=-A Pagina 21 de 31
e) Implementar sistemas de procesos archivisticos y gestion documental;
f) Participar en las reuniones del Sistema General de Archivos con voz y voto;
g) Modificar la estructura administrativa de la institucion justificadamente cuando
las necesidades 10 demanden previa aprobacion del Sistema General de
Archivos;
h) Intervenir en las transferencias de documentos que se efectuan entre
entidades 0 personas particulares;
i) Celebrar acuerdos, contratos y convenios en beneficio de la institucion;
j) Coadyuvar conjuntamente con el Sistema General de Archivos en la aplicacion
de salarios de todo el personal del Archivo General de Centroamerica;
k) Gestionar fuentes de recursos tanto financieros como apoyo tecnico que sean
necesarios para el cumplimiento del plan de trabajo;
Articulo 31. Subdirector General. EI subdirector General del Archivo General de
Centroamerica sera una persona con las mismas calidades que las requeridas
para ser director general.
Articulo 32. Funciones del subdirector general. Son funciones del subdirector
general las siguientes:
a) Representar al archivo General de Centroamerica en aquellos eventos que Ie
sean encomendados por el director general;
b) Asumir las funciones del director general cuando este se encuentra fuera de la
Republica 0 por haber sido cesado en sus funciones;
c) Ejecutar las disposiciones del director general respecto de los archivos
privados con documento declarado de interes publico, asi como los archivos
privados escritos al Sistema General de archivos;
d) Implementar las disposiciones del director general respecto de la formacion y
capacitacion en Archivistica que se ofrezca a los archivos de las entidades
publicas y privadas;
Congreso de la República de Guatemala, Departamento de Información Legislativa
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e) Coordinar al personal de los departamentos que dependen de su
responsabilidad, a fin de propiciar la articulaci6n de los programas
administrativos con la planeaci6n institucional;
f) Coordinar la elaboraci6n de la documentaci6n correspondiente a los servicios
que presta en la instituci6n;
g) Promover eventos de actualizaci6n, capacitaci6n y superaci6n para el personal
administrativo;
h) Supervisar la correcta y puntual entrega de los informes financieros de la
instituci6n;
i) Todos a otros aquellos que sefiale la presente ley 0 que por disposici6n
administrativa del director general puedan serle delegados.
Articulo 33. Departamentos del Archivo General de Centroamerica. Los
departamentos del Archivo General de Centroamerica se organizan bajo los
criterios de eficacia y eficiencia, conforme las competencias, funciones y
atribuciones que se dispongan en la presente ley, reglamentos y manuales que se
emitan. Las funciones de los departamentos son aplicables en todo el territorio
nacional.
Articulo 34. Autoridades y distribucion administrativa de los departamentos.
Los departamentos seran dirigidos por el jefe de departamento que es la autoridad
maxima dentro de cada uno, los departamentos responden de forma directa al
director y subdirector general, los jefes tienen como responsabilidad el
cumplimiento de sus funciones y atribuciones asignadas a sus respectivos
departamentos de conformidad con esta ley.
La distribuci6n y creaci6n administrativa de los departamentos estara cargo del
Sistema General de Archivos.
Congreso de la República de Guatemala, Departamento de Información Legislativa
CONe R p'~~an~~~c~~~i~~~!~i~~ C~Uey General de Archives
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Articulo 35. Nombramiento. los jefes de departamento son nombrados por el
Director General del Archivo de Centroamerica de acuerdo a las calidades y los
requerimientos propios de cada uno y conforme 10 que se establezca en el
reglamento general y la carrera administrativa establecida.
TiTULO III
GESTION DE ARCHIVOS
CAPiTULO I
ADMINISTRACION DE lOS ARCHIVOS
Articulo 36. Tipos de archivos. los archivos se clasifican de forma general, de
acuerdo al cicio de vida de los documentos, de la siguiente manera:
a. Archivos de gestion;
b. Archivo central;
c. Archivo historico.
Articulo 37. Archivos de gestion. los archivos de gestion comprenden toda la
documentacion que es sometida a continuar utilizacion y consulta administrativa
por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacion 0 tramite se
realiza para dar respuesta 0 solucion a los asuntos tramitados.
Cada entidad publica debe tener un archivo de oficina para cumplir con sus
objetivos institucionales y legales correspondientes a la organizacion de
documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones
administrativa. los archivos de gestion comprenden los documentos cuyo cicio
vital corresponde al periodo entre los 0 a 5 aiios.
Articulo 38. Archivo central. En el archivo central se agrupan documentos
transferidos por los distintos archivos de gestion de la entidad respectiva, cuya
I I Congreso de la República de Guatemala, Departamento de Información Legislativa
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CONC;R ~~~n~=~~~in:!~i~ C~ V ey General de Art:hivos
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consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general.
EI archivo central contiene los fondos documentales que han sido transferidos de
acuerdo a la planificacion existente, desde los archivos de oficina una vez
finalizada su vigencia administrativa. La persona cargo deberc'l coordinar,
supervisar y controlar el funcionamiento de los archivos de oficina en su
organizacion. Este archivo resguarda los documentos cuyo cicio vital esta entre los
06 y los 15 alios.
Articulo 39. Archivo hlst6rico. Es aquel hay que se transfieren desde el archivo
central y consiste en los documentos de conservacion permanente por su valor
historico de acuerdo a los criterios establecidos por el Sistema general de Archivos
mediante el Archivo General de Centroamerica.
EI archivo historico contiene los fondos documentales que han sido transferidos de
acuerdo a la planificacion existente desde el archivo central y que posean valor
cientffico, cultural e historico. Este archivo guarda y conserva los documentos cuyo
cicio vital es de 16 en adelante.
Articulo 40. Inspeccion y control. EI Archivo General de Centroamerica realizara
visitas de inspeccion y evaluacion a los archivos de las entidades del Estado a fin
de verificar el cumplimiento de 10 dispuesto en la presente ley y las normas
reglamentarias que se aprueben por el mismo punto de advertirse alguna
irregularidad se requerira a las entidades tanto la regulacion y correccion
correspondiente, como establecer las responsabilidades administrativas
necesarias.
Articulo 41. Transferencia de documentos. Los sujetos obligados deberan
incluir en su plan de trabajo la transferencia documental pertinente a 10 establecido
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CON" R~ .. ~ran~~:~~~ ~in~~!~i~~ " C~Uey General de Archivos
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en la presente ley en los distintos tipos de archivos con las medidas de seguridad
necesarias. las transferencias de documentos podrfm ser de las siguientes
modalidades:
a. Transferencias intemas: las transferencias de documentos entre los diversos
archivos de una misma entidad deberan realizarse de acuerdo al cicio vital de
los documentos y confonne 10 regulado por la presente ley y 10 que
establezcan los reglamentos correspondientes.
b. Transferencias extemas: la transferencia de documentaci6n de una entidad a
otra debera ser solicitada por el archivo correspondiente al Archivo General de
Centroamerica quedando sujeta a resoluci6n del mismo.
Mientras la reglamentaci6n se establezca, las transferencias de documentos
deberan lIevarse a cabo mediante hoja de envio detallando su contenido
debidamente organizado en el respectiv~ indice y tendril que realizarse de comun
acuerdo entre los archivos interesados. Con la intenci6n de actualizar y
modernizar al Estado se tendra como principal transferencia la manera electr6nica.
CAPiTULO II
PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE INFORMACION DE lOS ARCHIVOS
Articulo 42. Procedimiento de acceso a la informacion. EI procedimiento para
el acceso a la infonnaci6n de archivos se inicia mediante solicitud verbal, escrita 0
via electr6nica que debert. formular el interesado al sujeto obligado, a traves de la
Unidad encargada.
Articulo 43. Sistemas de informacion electronicos. los sujetos obligados
estableceran como via de acceso a la infonnaci6n publica, entre otros, sistemas
de infonnaci6n electr6nicos. Bajo responsabilidad de la autoridad maxima
garantizara que la infonnaci6n publicada sea fidedigna y legitima.
Congreso de la República de Guatemala, Departamento de Información Legislativa
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CONe R ~wran~~:~~~ ~~n~~!~ i~~ C~U-ey General de Archivos
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Articulo 44. Solicitud de informaci6n. Toda solicitud a la informacion de archivos
se realizara a peticion del interesado, en la que se consignaran los siguientes
datos:
1. Identificacion del sujeto obligado a quien se dirija;
2. Identificacion del solicitante; y,
3. identificacion clara y precisa de la informacion que se solicita.
La solicitud de informacion no estara sujeta a ninguna otra formalidad, ni podra
exigirse la manifestacion de una raz6n 0 interes especifico como requisito de la
misma.
Articulo 45. Tiempo de respuesta. Presentada y admitida la solicitud, la Unidad
de Archivos donde se present6, debe emitir los documentos solicitados dentro de
los veinte dias siguientes.
CAPiTULO III
ARCHIVOS PRESIDENCIALES
Articulo 46. Archivos presidenciales. Los presidentes de los tres organismos del
Estado, ejecutivo, judicial y legislativo deben de formar obligadamente al terminar
sus period os transferir sus documentos a los archivos centrales correspondientes.
Articulo 47. Conservaci6n y/o destrucci6n de archivos presidenciales. EI
Archivo General de Centroamerica realizara un estudio y lineamientos para la
conservaci6n y/o destruccion permanente de los archivos tanto de gestion, como
centrales e historicos. Se atendera las restricciones que regula la ley de acceso a
la informacion publica relativa a los documentos declarados bajo reserva.
CAPiTULO IV
PATRIMONIO Y PRESUPUESTO
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Articulo 48. Patrimonio. Constituye patrimonio del Archivo General de
Centroamerica:
a. La asignaci6n presupuestaria otorgada mediante el presupuesto de ingresos y
ingresos del Estado adscrito al Ministerio de Cultura y Deportes;
b. Los aportes provenientes de convenios interinstitucionales, nacionales e
internacionales; las donaciones, legados y cualquier adjudicaci6n a titulo
gratuito que se haga a favor del Sistema General de Archivos;
c. Los inmuebles, muebles y valores de cualquiera naturaleza adquirido son
propiedad de usa, usufructo, donaci6n 0 en cualquier otra forma para el
cumplimiento de sus funciones;
d. Los demas ingresos y bienes que por ley se determine.
Articulo 49. Presupuesto. EI Archivo General de Centroamerica para desarrollar
sus funciones y las correspondientes al sistema general de archivos contara con:
a. Los fondos publicos asignados correspondientes en el presupuesto del
Organismo Ejecutivo al Ministerio de Cultura y Deportes; y,
b. Los fondos privativos que se generen.
Articulo 50. Fondos privativos.
Se consideran fondos privativos los servicios extraordinarios y las donaciones para
la conservaci6n de archivos.
Articulo 51. Servicios extraordinarios.
Se consideran servicios extraordinarios aquellos que se realizan por fuera de la
actividad normal de asesoria, direcci6n, manejo y conservaci6n que corresponden
a las funciones ordinarias. Para el efecto son considerados servicios
extraordinarios las capacitaciones a archivos publicos, privados 0 privados con
documentos de interes publico, las publicaciones y materiales divulgativos Y la
rentas que por el alquiler de espacios internos de las instalaciones del archivo se
perciban por actividades culturales de otras entidades publicas 0 privadas. EI
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director general del Archivo General de Centroamerica debera proponer las tarifas
al Sistema General de Archivos para que este las apruebe.
TiTULO IV
SANCIONES Y REGiMEN DISCIPLINARIO
CAPiTULO I
Articulo 52. Faltas cometidas por funcionarios 0 empleados de los archivos
publicos.
Son faltas a la administracion del sistema general de archivos:
a. Incumplir con la conformacion de institucionalizacion de los archivos publicos
de acuerdo a 10 establecido en la presente ley;
b. No realizar la supervision e inspeccion debida;
c. Alterar los registros de cualquier tipo;
d. No transferir los archivos presidenciales al archivo general de Centroamerica;
e. No transferir los archivos a donde corresponden de acuerdo al tiempo de vida
establecidos en la presente ley;
f. Depurar, destruir 0 daiiar los archivos 0 documentos.
Todas las sanciones administrativas se impondran sin perjuicio de la accion penal
que corresponda cuando las acciones omisiones constituyan delito de acuerdo al
ordenamiento juridico guatemalteco.
Articulo 53. Faltas cometidas por personas indivlduales 0 juridicas con
Archivos privados de interes publico. Son faltas a la administracion del sistema
general de archivos:
a. No extender copia autEmtica al Archivo General de Centroamerica cuando son
documentos de interes publico en archivos privados;
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CONe R pf~~ranci~~~~~~i~:~~~ C~Uey General de Archives
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b. Impedir las supervisiones inspecciones del Archivo General de Centroamerica
cuando corresponda;
c. Sin observar los requerimientos y recomendaciones que emite el Archivo
General de Centroamerica;
Todas las sanciones administrativas se impondr{m sin perjuicio de la acci6n penal
que corresponda cuando las acciones omisiones constituyan delito de acuerdo al
ordenamiento juridico guatemalteco.
Articulo 54. Sanciones. Las sanciones a imponer seran las siguientes:
a. Para las faltas cometidas por los funcionarios 0 empleados publicos sera una
multa en concepto de mil a diez mil quetzales;
b. Para las faltas cometidas por personas individuales 0 juridicas con archivos
que privados de interes publico sera una multa de mil a cinco mil quetzales
Articulo 55. Procedlmiento de sanciones. Para la aplicaci6n de las sanciones
establecidas en la presente ley se debera lIevar a cabo por el por la via de los
incidentes. Los empleados 0 servidores publicos no pod ran ser sancionados por
faltas no establecidas en la presente ley.
Articulo 56. Pago de las multas. Los montos de las multas establecidos seran
cancelados conforme las disposiciones administrativas correspondientes que
emita el archivo general de Centroamerica y aprobadas por el Sistema General de
Archivos.
Articulo 57. Destino de los fondos. Los fondos recaudados para las multas
seran administrados por el Archivo General de Centroamerica y unicamente podra
ser usado para el funcionamiento administrativ~ del mismo.
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TiTULO V
CAPiTULO UNICO
DISPOSICIONES FINALES Y TRANSITORIAS
Articulo 58. Del inicio de actividades del Sistema General de Archivos. EI
Sistema General de Archivos iniciara funciones cuatro meses despues de la
entrada en vigencia de la presente ley.
Articulo 59. Creacion de Unidades. La creacion de las unidades de Archivos no
supondra derogaciones adicionales en el Presupuesto General de Ingresos y
Egresos del Estado, sino que deberan integrarse con los fondos publicos
existentes, salvo casos debidamente justificados, a solicitud del sujeto obligado
que forme parte del Estado dentro de la administracion publica.
Articulo 60. Reglamento. EI reglamento general de la presente ley debe ser
aprobado durante los primeros seis meses de cobrada vigencia de la misma.
Articulo 61. Disposlciones administrativas generales. EI director general actual
del Archivo General de Centroamerica debera coordinar y someter a consideracion
de las diferentes autoridades correspondientes, todas las disposiciones en las que
requiera el apoyo y colaboracion para cumplir con el plan de transicion aprobado
por el Sistema General de Archivos.
Articulo 62. Derogaci6n. Se derogan todas las disposiciones legales y
reglamentarias contrarias a la presente ley. Expresamente se deroga el decreto
numero 1768 del Congreso de la Republica de Guatemala de fecha doce de julio
de 1968.
Articulo 63. Vigen cia. La presente ley entra en vigencia a los ocho dias de su
publica cion en el diario oficial.
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REMiTASE AL ORGANISMO EJECUTIVO PARA SU SANCION,
PROMULGACION Y PUBLICACION.
DADO EN EL PALACIO DEL ORGANISMO LEGISLATIVO, EN LA CIUDAD DE
GUATEMALA, EL. ______ DEL ANOS DOS MIL VEINTIUNO.
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