COMUNICACION
Johand Palencia
Nancy Arévalo
Marzo, 2003
ANTECEDENTES:
COMUNICACION
Hemos llegado a la edad del shock del futuro
ANTECEDENTES: Hemos llegado a la edad del shock del futuro: Rapidez de las comunicaciones telefónicas. Red de satélites espaciales
Los avances de las comunicaciones tecnológicas no estánrelacionadas positivamente con el éxito de las comunicaciones
interpersonales
COMUNICACION
En 1956, William Whyte catalogó a la mayoría de las personas como
“HOMBRES ORGANIZACIÓN”
COMUNICACION
COMUNICACIONEl verbo comunicar proviene del latin “comunicare”. Significa acción, efecto de hacer a otro partícipe de lo que uno tiene, descubrir, manifestar o hacer saber.Existe tendencia a comunicar en sentido descendente u horizonal y proporcionar instrucciones e información, pero no a escuchar en sentido inverso.
CONTENIDO DE LA COMUNICACION
Los datos, conocimientos, ideas, experiencias, hechos, normas, principios, que permanecen en estado latente se convierten en objeto de la comunicación debido a factores dinámicos.
ASPECTOS QUE CONFIGURAN EL MENSAJE
Código ContenidoTratamiento del mensaje
ELEMENTOS DEL PROCESO DE COMUNICACION
El proceso de comunicación no obedece a un desarrollo horizontal con extremos de iniciación y terminación. El factor más importante del proceso es la respuesta o reacción del receptor, más aún que el receptor mismo, respuesta que se revierte en el proceso y retroalimenta el ciclo.
Emisor Transmisión Receptor Procedimiento
Procesos Primarios Procesos Secundarios
ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
MENSAJES: La información que es percibida y
a la que los receptores le dan un significado.
Tarea Mantenimiento Humanos
ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONALREDES: EJEMPLOLas organizaciones se componen de series de personas que ocupan distintas posiciones o representan distintos roles.
ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL
DescendentesDescendentesDirectrices
órden disciplina
ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL
Formular preguntas
Recibir retroalimentación
Hacer sugerencias
AscendentesAscendentes
ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL
HorizontalHorizontalCoordinación
Resolución de conflictos
Rumores
ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
INTERDEPENDENCIA: La organización es un sistema
abierto cuyas partes están relacionadas entre sí y con su medio ambiente.
ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
RELACIONES Las redes por las
que fluyen los mensajes de las organización están conectadas por personas
ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONALFEED-BACKLa respuesta que recibe el sujeto sobre sus actuaciones, comunicaciones o personalidad.
VARIABLES DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES
“Mis padres son pobres y yo no puedo esperar nada de ellos, ya que mi madre ha estado en la cama durante un año con el mismo médico y no quiere cambiar”
“Envíeme una carta por favor e indíqueme si mi marido ha hecho una instancia para una esposa y un niño.”
VARIABLES DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES
“No puedo conseguir ninguna ayuda económica. Tengo seis hijos, ¿puede decirme por qué’
“Le envío mi certificado de matrimonio y mis dos hijos, uno de ellos es una equivocación, como usted puede comprobar.”
VARIABLES DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES
“Siguiendo sus instrucciones he dado a luz unos mellizos en el sobre adjunto.”
“hace dos semanas que a mi marido le han cortado su ´proyecto, y desde entonces no he recibido ningún alivio”
VARIABLES DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES
¿Con qué frecuencia le asignamos un significado a un mensaje y suponemos que, debido a que nosotros conocemos su significado, todo el mundo debe interpretarlo de igual manera?
VARIABLES DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES
COMUNICACIÓN TRANSACCIONAL
Es un proceso recíproco en el que ambas partes el emisor y el receptor, se afectan mutuamente al enviar y al recibir mensajes.
VARIABLES DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES
COMUNICACIÓN ES PERSONAL Jamás dos personas son iguales.
Debido a estas diferencias ambientales y psicológicas, nuestras percepciones también serán distintas.
VARIABLES DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES
COMUNICACIÓN ES SERIADA Los mensajes reproducidos en serie,
cambian debido a pérdidas, ganancias, absorciones y combinaciones a lo largo del camino recorrido desde sus fuentes hasta el destino final.
USTED ES LO QUE USTED USTED ES LO QUE USTED DICE (QUIZÁS)DICE (QUIZÁS)
Sócrates dijo una vez, “habla para que habla para que
pueda verte.” pueda verte.” no siempre decimos lo que somos; en muchos casos intentamos deliberadamente encubrir dicha información.
MENSAJES EMOCIONALES Y MENSAJES RACIONALES
los sentimientos del oradorlos sentimientos del orador expresa los pensamientosexpresa los pensamientos
PATOLOGIA DE LAS COMUNICACIONES
Semánticas: cuando su origen radica en problemas de sentido, significación, acepciones del lenguaje y de los símbolos que se utilizan y su decodificación.
Físicas: fallas, deficiencias o selección inadecuada de la fuente de los medios utilizados para transportar el mensaje
PATOLOGIA DE LAS COMUNICACIONES
Fisiológicas: malformaciones, disfunciones y otras limitantes funcionales de las personas que intervienen el proceso
Psicológicas: parten de la forma individual que cada persona posee para percibir y comprender el mundo que le rodea
Administrativas: la estructura y funcionamiento de la organización
CLASIFICACION DE LA COMUNICACION
En función de los medios de transmisión:
•La palabra oral y escrita
•Señales (audibles, visuales, perceptibles) y la comunicación mímica
•Símbolos convencionales y comunicación gráfica
•Los medios mecánicos
•Comunicación mixta
En función de su contenido•Comunicación interna y externa
•Comunicaciones formales, informales e implícitas
•Comunicaciones ascendentes, descendentes y horizontales
El Rumor:
Las murmuraciones son medios de comunicación, cuya circulación depende de la fórmula importancia por ambigüedad. Pierden detalles de relato en relato y ganan otros. Su divulgación se facilita por: temor, esperanza, hostilidad, curiosidad, falta de información.
¿Y si no hay comunicación?•Falta de comprensión de los objetivos de la empresa
•Incapacidad de desempeñar cargos individuales de acuerdo con las normas más estrictas posibles
•Carencia de percepción de las demandas del consumidor y de los desafíos de la competencia
¿Y si no hay comunicación?
•Malas relaciones con superiores inmediatos
•Crítica y mala comprensión entre departamentos
•Incapacidad para proporcionar información franca a subordinados
•Disminución general del estado de ánimo del personal
Los temas en la lista de información que un empleado promedio necesita saber:
•Planes futuros de la empresa
•Oportunidades de proreso en el cargo
•Información relacionada con el puesto
•Mejoramiento de la productividad
•Prácticas y políticas del personal
•Posición competitiva de la compañía
•Función de mi puesto en la compañía
¿A quiénes y en dónde?
La respuesta a esta pregunta es “todos y en todas partes”, es decir, todo nivel y entre todo el personal. Pero esto no es tan sencillo, ya que cada nivel y cada vínculo requiere un tratamiento especial.
Con una estructura flexible, todos los niveles laborales tienen cobertura por individuos cuyos cargos consisten en comunicar, que tienen por función hacer circular información hacia arriba, abajo y lateralmente.
Dos grupos a tener en cuenta en el proceso de comunicación
Sindicatos: No corresponde a su labor ser portadores de mensajes provenientes de la gerencia. Ningún sindicato debe interferir con un programa genuino de comunicación de la empresa, con tal que se le haya informado de él.
Dos grupos a tener en cuenta en el proceso de comunicación
Asesores: Un asesor experimentado puede contribuir para detectar puntos débiles en el programa de comunicación o para implantar uno que aborde puntos que otras firmas han tomado en cuenta. Es importante recordar que es la empresa la que debe comunicar y no delegar esta función en el asesor.
¿Qué y cuándo?
Como regla general, todo ejercicio comunicativo esta formado por un mensaje principal y unos subsidiarios. Es aconsejable en forma periódica preparar una lista para comunicarla: cifras anuales, negociaciones sobre sueldos, desempeño de los competidores, planes a largo plazo. Para cada tema se debe establecer el mensaje principal, los secundarios y el contenido general.
Deseo de Comunicar
Tener un mensaje
Comunicarlo
La información a presentar se puede clasificar en: operativa e informativa. La primera constituye el cúmulo y el flujo de información esencial para el funcionamiento de la empresa (procedimientos operativos, instrucciones de manufactura, asignaciones de turnos, notificaciones de seguridad), mientras que la segunda comprende lo que la gente necesita saber (promociones, gente, otros trabajos, sueldos, alimentación, beneficios)
Lista de Verificación
Progreso Rentabilidad
Planes y políticas
Personal
Venta de productosParticipación en el mercadoPosición comercialCifras de circulaciónCostosProductos de la competenciaInflaciónÍndice de calidadSeguridadProductividadResultados financieros
Ventas y cargos a clientesIngresos de otras fuentesMaterialesSueldos y salariosDepreciaciónInterésDividendosReservasCómo una unidad contribuyó a las ganancias de la empresa
Ley de salud y seguridadPrograma de desarrollo de personalPlanes de expansiónDecisiones Comités de consultaEsquema pensionalPolítica de publicidadEvaluación de desempeñoReducción de personal
NombramientosRenunciasAscensosVacantesTraslado del personalMinutasAbsentismoPremios por antigüedadRotación de personalTrabajo extraCursos de entrenamientoManual de personal
¿y Cuándo? La respuesta es siempre. Dentro de lo posible hay que dejar que sean los empleados los primeros en saber la información.. Toda persona responsable de la comunicación debe llevar un diario y un planificador o cronograma con las fechas y momentos de entrega de información y ellas deben registrarse tan pronto como se las conozca. Con esto se puede planificar el momento importante de entrega y se necesita disciplina para llevarlo.
Ingredientes Esenciales
•Obtención de la información: Se requiere un sistema de recolección de datos.
•Conversión: La información debe convertirse a términos que la gran mayoría entienda
•Sencillez: Usar palabras cortas, no rimbombantes. Un buen consejo es leer las columnas financieras de los diarios. Toda comunicación debe someterse a una prueba antes de publicarla.
Ingredientes Esenciales
•Pertinencia: ¿Necesitan estar enterados de esto? ¿Desean saberlo? ¿Es ameno?
•Ilustración: Dar ejemplos siempre que sea posible con gráficas, fotos, etc.
•Tarjet: ¿Conoce bien a quienes recibirán su mensaje?
Comunicación Escrita
•Papeles oficiales de la empresa
•Boletines
•Hojas informativas
•Periódicos empresariales
Otras comunicaciones escritas
Comunicación Verbal•Recorriendo las instalaciones
•Reuniones masivas
•Reuniones de representantes
•Reuniones de departamentos
Otros medios•Proyectores
•Diapositivas
•Retroproyectores
•Videos
Llevar Cuentas o Auditar el Proceso•Encuestas
•Entrevistas
•Grupos de trabajo
•Hacer algo con los resultados
Evaluación profunda de los siguientes puntos:
Con quién debe comunicarse Con quién en realidad se comunica
Qué debería comunicar Qué está comunicando
De qué forma debería comuniarse
Cómo se está comunicando