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03/08/13 (+99) Cmo ser una persona organizada - Taringa!
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Cmo ser una persona organizada
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Cmo ser una persona organizada
Si la desorganizacin est complicando tu vida y como consecuencia te sientes perdido y frustrado, es tiempo de que te
organices. Para alcanzar la organizacin ante los dems, necesitars seguir estos pasos desde adentro, aclarando
prioridades, objetivos y estableciendo cmo quieres ordenar tus pertenencias y tu estilo de vida. Procura mantener las
cosas en el lugar al que pertenecen. Ten conciencia de lo que debes o quieres hacer con ellas, cundo lo hars y evita la
situacin de no saber qu es lo que debes hacer. Organizarse lleva tiempo pero cuando adquieres el hbito, la vida se
vuelve mucho ms simple.
PASOS
Todo en su Lugar
#1 Organiza tu espacio. Ya sea tu hogar, tu habitacin, la cocina, el escritorio desde el que trabajas en tu casa, el
ordenador (computadora), tu guardarropas o un armario, necesitas saber qu es lo que tienen dentro, deshacerte de lo que
no usas (o guardarlo debidamente), y dar a cada cosa un espacio determinado.
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Ser organizado no slo significa ser ordenado. El propsito de la organizacin es poder encontrar, intercambiar y evaluar
elementos con rapidez. Sin embargo, la organizacin puede ayudar a mantenerlos ordenados y aportar una forma rpida y
lgica de incorporar y quitar cosas de grupos fcilmente clasificables y de alguna forma uniformes, evitando la compra de
cosas ubicadas fuera de lugar.
Ejemplo: Si tienes muchos libros y los ordenas en tu biblioteca por tamao, se vern muy bien, pero debers revisar uno
por uno cada vez que busques alguno en particular que no recuerdes dnde estaba. Incluso podras verte en necesidad de
mover algunos que hayas puesto al frente y reorganizar el estante cada vez que agregues un libro nuevo. Si das a cada
gnero su propio estante o su propia parte del estante y dejas algn espacio libre entre gnero y gnero, podrs encontrar
el libro que busques rpidamente, recurriendo al gnero que buscas y rastrendolo dentro de ese conjunto ms pequeo
de libros. Tambin ser ms sencillo agregar o quitar libros aqu y all sin alterar la disposicin general.
Los ingenieros en informtica son personas inteligentes que ayudan a las tontas mquinas a hacer miles y miles de cosas
rpidamente. Ellos han inventado los "rboles-B" para buscar rpidamente, agregar o quitar elementos de bases de datos
enormes, por lo que este sistema debera funcionar perfectamente aplicado a tu humilde desorden. No intentes seguir
estas reglas de programacin al pie de la letra, rescata los principios y adptalos a tu realidad.
Si organizas tus cosas jerrquicamente, tendrs menos decisiones qu tomar, ya que a medida que te desplazas cuesta
abajo en las jerarquas hacia categoras menores y la bsqueda resulta mucho ms sencilla que si la bsqueda fuera
intuitiva. Por ejemplo, podras poner todo lo que tenga que ver con deportes sobre uno de los estantes y un canasto para
cada deporte al mismo tiempo que cosas ms pequeas (como podran ser pelotas de tenis) las pones en una bolsa en la
caja del golf. Algunas cosas de mayor tamao, como un par de esques encontrarn lugar en cualquier parte. En otro
estante podras poner productos de limpieza, clasificados segn la superficie que limpian.
No abuses de estos niveles de clasificacin porque es mucho ms rpido buscar entre unos pocos elementos que estar
abriendo y cerrando pequeos recipientes. Dos o tres niveles sern suficientes. Organiza piezas de electricidad,
computacin o electrnica y otros elementos similares de pequeo tamao o de formas extraas que suelen perderse en
el fondo de las cajas o enredarse en lugares ms accesibles o guardndolas en bolsas de plstico con cierre deslizante.
Deja algo de espacio libre en cada uno de los sectores de archivo para agregar cosas luego sin alterar el orden. Deja a tu
alcance un "espacio buffer" o un "espacio de almacenamiento" como por ejemplo una mesa pequea o un estante para
las cosas que necesitas hacer a un lado para luego ubicar en su lugar correspondiente sin demorarte en localizar cada
una de ellas individualmente sino ms bien ubicarlas a todas juntas cuando hayan quedado definidas las categoras.
Algunos elementos necesitan un orden externo ms que un simple agrupamiento. Aquellos utilizados con frecuencia y de
carcter nico deben quedar a la mano en un lugar visible y accesible, prximas a aquello con los cuales estn
relacionados. Los alimentos perecederos deben ser consumidos siguiendo la regla "primero en entrar, primero en salir".
Puedes apilarlas desde abajo o formar filas por detrs, dejando el menos nuevo delante o arriba. Los artculos
intercambiables pero no idnticos, como por ejemplo la ropa, deben seguir una regla similar para que ninguna quede en el
fondo de la pila sin ser usada. Es posible que artculos muy grandes, problemticos o peligrosos deban ser apilados
aparte.
Despeja el rea antes de comenzar a organizarte y no al revs. Slo sabrs con precisin con cunto espacio cuentas
cuando hayas limpiado el sector. Si no prestas atencin a las cosas con las que ocupars tus espacios, desperdiciars
tiempo y dinero en guardar cosas que no necesitas en absoluto.
Piensa en cmo usas tus cosas y luego decido cmo aprovechars el espacio de la mejor manera. Si es poco prctico,
es probable que tu sistema de organizacin falle. Simplifica el acceso a las cosas que utilizas con mayor frecuencia.
Lleva los sobres a tu escritorio, la lavandina al lavadero y cuelga las llaves en el llavero. (Suena obvio pero te
sorprenderas de saber cuntas personas dejan las cosas en cualquier parte y luego se sorprenden al notar que cualquier
movimiento es un trastorno.)
Tienes cosas en tu casa que solamente ocupan espacio? Asegrate de ordenar con frecuencia. Algunas preguntas para
ayudarte a decidir en esos momentos: Necesito esto? Lo necesitar este ao? Lo he usado el ltimo ao? Le tengo
cario/Me encanta? A alguien podra servirle ms que a m? Tengo ms de lo que podra aprovechar en el futuro
cercano? Extraar esto si dejo de tenerlo? Si alguna vez vuelvo a necesitarlo, podr reemplazarlo con otro semejante?
Aprende qu significa ser organizado. Los espacios organizados son fciles de usar. Tienen suficiente espacio para
guardar cosas. Tiene sentido, porque cada cosa en tu hogar tiene un lugar. Los espacios organizados tambin se sienten
tranquilos y receptivos.
Utiliza contadores de tiempo. Asigna determinada cantidad de tiempo que creas que debera llevarte organizar tus cosas y
activa un contador de tiempo para comprobar si puedes hacerlo dentro del tiempo estipulado.
Decide un lugar accesible y cmodo para poner todas las cuentas a pagar. Abre todo el correo al mismo tiempo y
deshazte de todo papel que no sea relevante.
#2 Devulvelo a su lugar. Ahora. Una vez que has determinado a dnde pertenece cada cosa, debes tomar el hbito de
volverlas a su lugar en cuanto terminas de usarlo. No lo dejes sobre la mesa de la cocina o sobre un silln para continuar
con otra cosa, convencindote de que luego lo pondrs en su lugar.
Pon siempre las llaves y tu telfono mvil en el mismo lugar. Respeta el lugar de carga de batera de tu telfono.
#3 Las bolsas plsticas reutilizables (estilo Ziploc) son tus aliadas. Guarda lo que no necesitas en estas prcticas
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bolsas prcticas. De esta manera, los artculos estarn guardados en un lugar limpio y libre de polvo. Pero ellas tambin
estarn desparramadas por todas partes sino tienes un sistema de almacenamiento para ellas. Colcalas en armarios,
cajones de escritorios, en el bao y lugares as. Las bolsas Ziploc son convenientes, tiles y baratas as que
aprovchalas!
Prueba organizadores de cajones cuando los cajones estn muy juntos. Puedes comprar distintas variantes o fabricar las
tuyos en tu casa con botellas plsticas de distintos tamaos. Crtalas para que quepan dentro del cajn y puedas
cerrarlo.
Utiliza Calendario, Agenda y Telfono Inteligente
#1 Utiliza calendario. Consigue un calendario y ponlo en un lugar en el que puedas verlo todos los das, preferentemente
por la maana. Para la mayora de las personas, el lugar termina siendo su heladera, su escritorio o el escritorio de su
ordenador. Donde sea que lo pongas, incluye en tu rutina el revisarlo diariamente. Por ejemplo, puedas ponerlo en el bao,
junto al dentfrico. Cada maana, mientras te cepillas los dientes, con la mano libre toca el da que sea para ver cules
son las actividades del da y cules las de la semana.
Cuando ests organizando tus papeles, mantn tu calendario a mano. A veces puedes anunciar un evento si est
debidamente anotado en tu calendario. El calendario podr ayudarte a hacer las cosas a tiempo. No tienes porqu
aferrarte a esa pila de papeles.
#2 Utiliza una agenda. Una agenda es especialmente til cuando tienes muchos compromisos y tus das son tan
variados que seguir la cuenta de tus das es todo un desafo. Por ejemplo, si viajas mucho o tienes que asistir a la
universidad varias veces en el da, es mucho ms sencillo llevar contigo a todas partes una agenda que un calendario y en
ella puede anotar ms informacin que en un calendario.
#3 Prueba un telfono inteligente. Un telfono inteligente, especialmente si se encuentra sincronizado con tu ordenador
es an mejor que los calendarios de papel y tus anotcaciones porque puedes rastrear la informacin en l almacenada.
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Puede funcionar tanto como telfono mvil como herramienta de trabajo a distancia.
Haz listas
#1 Antalo! Todo lo que debas recordar debes escribirlo. Incluso si tu memoria nunca falla, nadie es perfecto y a nadie
duele anotarlo, slo por si acaso. Lleva registro de nmeros telefnicos, citas, cumpleaos, listas de compras y
pendientes y gurdalos en un sitio al que puedas recurrir cada vez que lo necesites.
#2 Elabora listas de pendientes
Elabora una lista de pendientes para cada da. Tu lista de pendientes diarios nunca debe contener ms de 5 asuntos a
menos que quieras predisponerte para fracasar. Marca uno o dos de esos asuntos como tareas esenciales del da que
debes resolver bajo cualquier circunstancia y persigue su consecucin hasta haberlas hecho.
Elabora una lista de pendientes para cada semana. Temas apropiados para estas seran: compras del mercado, arreglar
aire acondicionado, etc. Toma algunos de estos pendientes semanales para hacer tu lista de pendientes del da. En una
pizarra blanca, escribiendo con marcadores lavables podrs anotar todo lo que debes hacer en el da y plantear metas a
largo plazo.
Elabora una lista de pendientes para cada mes. Estas tendras temas ms generales, como por ejemplo: "comprar regalo
de cumpleaos a Martina", "llevar el coche al mecnico", "cita con el dentista". Toma algunos pendientes de esta lista
mensual para anotar los pendientes del da y tambin los semanales.
Elabora una lista de pendientes para tu vida. Drstico, cierto, pero por qu no aprovechar el tiempo para repensar tu vida
y ver hacia dnde est yendo? Organizarse es cuestin de determinar prioridades y nunca duele.
#3 Tomarse el tiempo para organizarse en lo que respecta a aquellas cosas que debes devolver a tiendas o
bibliotecas puede serte de gran ayuda. Genera orden y estructura y adems colabora con evitar que no devuelvas lo que
debe ser devuelto y las multas pertinentes.
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Respeta la agenda
#1 Realiza un control de seguimiento. No tiene sentido hacer una lista de pendientes si no te determinas a completar
las tareas que te t mismo te has asignado. Hay muchas formas de respetar tu lista de pendientes; deja de procrastinar,
elimina o ignora las distracciones y cmplela.
Si algo repetidamente queda al final de tu lista de pendientes, considera esa actividad con atencin. Es realmente
importante? En caso de que s lo sea, busca completarla. En caso de que no, cmbiala a la lista de pendientes a largo
plazo o directamente qutala de la lista de pendientes. No quedes prendado a deberes durante demasiado tiempo.
Si te encuentras aburrido, o si tu rutina habitual se ve interrumpida, puedes distraerte revisando la lista de pendientes.
#2 Determinar un periodo de tiempo dentro del cual cada tarea debe ser resuelta es otra buena manera de evitar la
procrastinacin y respetar la agenda. Tener un marco de tiempo para cada actividad es una buena manera de organizar
el da. Saber con anticipacin que determinadas porciones del da han sido asignadas a distintas actividades, sabrs que
no hay necesidad de correr para terminar las cosas. Toma el tiempo que has asignado a la actividad y realiza bien el
trabajo. No corras para terminarlo antes y mal. Si te apresuras al cumplir las actividades programadas, puede que no las
hagas tan bien como podras haberlas hecho en caso de haber tomado el tiempo suficiente para hacerlas efectiva y
progresivamente.
#3 Combina actividades similares. Realiza todas las llamadas telefnicas, haz todos los mandados y paga todas las
cuentas al mismo tiempo.
Varias tareas a la vez
#1 Multitareas. Pasar de una tarea a otra lleva tiempo, por lo tanto no pienses en una cosa mientras haces algo diferente,
como cuando estudias. Es preferible realizar varias tareas a la vez cuando una de las actividades no exige tu mente,
como por ejemplo doblar toallas, o aquellas que pueden ser hechas a un lado para completar ms tarde. Puedes cargar la
lavadora, enviar algunos correos electrnicos mientras la ropa se escurre, cargar la secadora, chequear que tienes todo lo
necesario para el viaje y colgar la ropa tan pronto como est seca para que no quede arrugada.
No pierdas de vista que algunos estudios han demostrado que realizar varias tareas a la vez disminuye la capacidad de
concentrarse en una sola cosa por vez.
Delega
#1 Delega responsabilidades. Asegrate de que la persona que designas cuenta con todas las herramientas necesarias
para cumplir su deber. Recuerda que es ms importante hacer ciertas cosas que postergarlas para hacerlas
perfectamente luego y adems esto permitir a la persona aprender no slo cmo hacerlas sino tambin identificar
problemas vinculados a esta. Es difcil organizarse si te resistes a delegar y sigues tomando todas las responsabilidades
a tu cargo.
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Adelante! Hazlo!
Toma ms decisiones. El desorden y la desorganizacin son casi siempre el resultado de una falla a la hora de decidir
qu hacer con algo. Comienza a ejercitar tus msculos decisionales con pequeas cosas y pronto sentirs que tienes la
confianza necesaria para encarar la organizacin de los elementos dispersos de tu hogar, tu escritorio y tu oficina.
Empieza hoy!
CONSEJOS
Es una buena idea andar con un cuaderno de anotaciones y una lapicera todo el tiempo para poder escribir
cuando vengan cosas a tu mente (suelen llegar en los momento ms inoportunos y por eso las olvidas fcilmente).
*Si tu preocupacin pasa por encontrar un anotador que encaje en el bolsillo de su pantaln, olvdate. Cheque
libreras o tiendas de artculos de oficina y encontrars enseguida un anotador y birome que podrs llevar hasta en
tu cartera. Claro que si tu agenda es lo suficientemente compacta, podrs utilizarla como anotador cuando la
necesites. Otra idea sera tener un telfono inteligente estilo Blackberry. Algunos telfonos mviles tienen
aplicativos para hacer notas. Si cuentas con uno de esos, tambin puede resultarte prctico. Como ltima opcin,
puedes llamar a tu casa y dejar un mensaje en la contestadora.
Cuando hagas los mandados, diagrama tu recorrido para hacer la vuelta en el menor tiempo posible y reduce las
conversaciones de calle al mnimo. No pierdas tiempo a mitad de camino: enfcate en lo que necesitas hacer. Si
algo que no estaba en tus planes aparece en tu mente, escrbelo en tu anotador para encargarte de eso luego.
Las notas autoadhesivas (estilo Post-It) son tus aliadas. Gurdalas en lugares estratgicos como recordatorios. Por
ejemplo, si sabes que debes lavar tu coche escribe una nota autoadhesiva sobre el volante de tu coche para que la
prxima vez que subas a tu automvil recuerdas que debes hacerlo. Otros lugares tiles para las notas
autoadhesivas son los picaportes, espejos y el marco del monitor de tu ordenador.
Comienza tus conversaciones telefnicas diciendo "Solamente tengo (nmero) minutos para hablar. " Respeta esa
advertencia. Cuando llames para arreglar citas, asegrate de tener toda la informacin que te ser solicitada y
escribe tus preguntas antes de llamar para no olvidarlas.
Encrgate en primer lugar de la tarea que menos deseas. La mayor procrastinacin se debe a esas tareas que
nunca quieres hacer y postergas siempre. Si haces el esfuerzo de completar esa tarea al principio, te sentirs
mejor y no pasars el da entero lamentando que debes hacer esa tarea que finalmente decidirs postergar.
Si sabes que no ests naturalmente predispuesto a ser organizado, puedes entrenarte comenzando con una
pequea parte de tu casa a la que debes comprometerte a mantener ordenada y organizada. Mantener una
pequea parte organizada es ms fcil que proponerse todo junto y te ayudar a construir un nuevo hbito. Tras
unos 2 o 3 meses de mantener ese rincn organizado, sentirs la necesidad natural de expandir tus instintos
organizacionales ms all de sus fronteras actuales.
"Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar" es una regla de oro que debes tener siempre presente.
Recuerda: "Mentes organizadas hacen a la gente exitosa"
Comprueba que tienes todo lo que necesitas para el da contigo cuando sales de tu casa.
Cuando cada semana anotes tus pendientes de la semana, recuerda que las cosas pueden suceder de forma
totalmente inesperada. No te apegues a lo planificado, s flexible cuando cambian las circunstancias.
Puedes dividir y mensurar el tiempo que dedicas a actividades productivas y contrastarlas con tiempo dedicado a
actividades improductivas con la ayuda de los clsicos relojes de ajedrez.
Cuida de ti: duerme suficientemente la noche anterior y come saludablemente. Para cumplir tus objetivos
necesitas poder pensar en claro y tener energas para completar tus compromisos.
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Existen muchas formas vlidas de organizarte. Mientras que una persona puede encontrar til el organizar el
cajn de los soquetes por colores, a otra persona puede resultarle mejor doblar cada par y tenerlos todos en el
mismo cajn; para otra lo ms conveniente puede ser comprar varios pares y as evitar ordenarlos. Sin perjuicio
de lo que ests organizando, escoge aquel que mejor te siente.
Mantn las superficies despejadas. Reducir el desorden visual ayuda a reducir el desorden mental. Lbrate de las
cosas que no necesitas para poner a mano aquellas cosas que s. Te sentirs ms tranquilo de inmediato.
Los proveedores de oficinas, los grandes almacenes cuentan con todo tipo de tachos, canastos y estantes que los
que podrs encontrar en tiendas de artculos para el hogar. Son ideales para los rincones en los que el aspecto no
importa demasiado, como por ejemplo un stano o el garage. *Aguarda a las ofertas y liquidaciones para
conseguir los mejores precios.
ADVERTENCIAS
No esperes comenzar y terminar la organizacin de la noche a la maana a menos que seas realmente rpido o
tengas un pequeo sector por ordenar.
No esperes que tu familia y amigos se sumen a tu iniciativa de orden masivo, pero mantn tu compromiso con la
causa. A largo plazo estars contento de haberlo hecho.
Que no te preocupe si no organizas todo a la perfeccin en la medida en que el rea es segura, est limpia y
organizada de modo eficiente.
No te apresures, pero ms importante, tmate un tiempo para adoptar hbitos organizacionales.
Tmate un da exclusivamente para organizar tu vida y todo lo que forma parte de ellas. Con seguridad, te
alegrars al da siguiente.
Una vez que te organizas, puede ser que regreses a tus viejos malos hbitos. Sigue insistiendo y dndote nimos y
finalmente conseguirs estar organizado de por vida.
No intentes organizarte si hay un beb recin nacido en tu casa. Espera por lo menos uno o dos meses.
Este es el fin del post. Espero que les haya servido de mucha ayuda...
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