Download - Como Gestionar Nuestro Tiempo
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Cómo gestionar nuestro tiempo: competencia
necesaria para la felicidad
Maruja Moragas
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Contexto actual Contexto actual
• Vivimos tiempos fraccionados: dispersión • Velocidad y tiempo: pérdida de la visión
global• Percepción de que el tiempo corre en contra• El “ya” y la eternidad• Hay retos: hace falta valor• Saber conectar y desconectar • Falta de unidad de tiempos: valor de los
compromisos
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Características del Características del TiempoTiempo
Atípico
Equitativo
Inelástico
Indispensable
Insustituible
Inexorable
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La Gestión del Tiempo DirectivoLa Gestión del Tiempo Directivo
• Debemos invertir el tiempo de tal modo que sea
coherente con nuestros objetivos vitales y
empresariales.
• Pero puede ser peor perseguir un objetivo, alcanzarlo
y entonces darse cuenta de que no sirve para nada...
“No hay nada más frustrante en la vida que fijarse un objetivo,
que pase el tiempo y no alcanzarlo” (Henry Kissinger)
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Quién soy A dónde voy
Precisión +
Dispersión
Dispersión
tiempo
Trayectoria vitalTrayectoria vital
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¿Para qué me necesita el mundo?¿Para qué me necesita el mundo?
• Misión personal• Misión familiar• Misión profesional• Misión social
Somos una única persona
Liderazgo personal
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Misión personalMisión personal
• Descubrir la misión personal• ¿Para qué sirvo? Puntos fuertes• ¿Para qué puedo servir?• ¿Qué tengo que desarrollar para
conseguirlo?• ¿Dónde soy insustituible?
DICO – Profs. N. Chinchilla y M. Moragas
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Misión familiar internaMisión familiar interna
N. Chinchilla y M. Moragas: “Dueños de nuestro destino”. (Ariel 2007).
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Misión familiar externaMisión familiar externa
CLUB DEPORTIVO
ESCUELA
IGLESIA
COMUNIDAD
EMPRESA
N. Chinchilla y M. Moragas: “Dueños de nuestro destino”. (Ariel 2007).
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Misión socialMisión social
ONG
Colmado
IGLESIA
PARLAMENTO
CLUB DEPORTIVO
ESCUELA
COMUNIDAD
N. Chinchilla y M. Moragas: “Dueños de nuestro destino”. (Ariel 2007).
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Misión profesionalMisión profesional
Subordinados
Colaboradores
Jefes
Clientes
PEDIDO
Proveedores
Accionistas
N. Chinchilla y M. Moragas: “Dueños de nuestro destino”. (Ariel 2007).
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“Si no se tomara la vida como misión, dejaría de ser vida para
transformarse en un infierno”.
León Tolstoi
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yo
sociedad
empresa
familia
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Cómo ser dueños de nuestro Cómo ser dueños de nuestro destinodestino
• Priorizar muestra qué es importante para nosotros
• Coherencia con los objetivos vitales• Desorganización personal: producto de la
confusión de prioridades• “Tiempo para mí”: el motor• El peligro del activismo• Pro-actividad vs. reactividad• Carpe diem vs. vivir en presente• Pasado, presente y futuro
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Tiempo de calidad: ¿para qué vivimos?
• El tiempo y los motivos que nos mueven:– Extrínsecos: búsqueda de experiencias,
consumidor, …– Intrínsecos: hacer méritos, o lo que nos hace sentir
bien, o reto– Trascendentes: satisfacer necesidades de otros,
dejar un legado y ayudar a que otros se desarrollen• La calidad de nuestro tiempo depende de
nuestra vitalidad interna• El tiempo: oportunidad para crecer en el amor
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El principio de El principio de ParetoPareto
“ Los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen una minoría”
La regla del 80/20
20%
20%
80%
80%
Tiempo ResultadosUna expresión
común de la regla
80/20 es que “el
80% de nuestro
negocio proviene
del 20% de
nuestros clientes”.
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La ley de ParkinsonLa ley de Parkinson
• “Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar
todo el tiempo disponible para su completa
realización”
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Las Las 3 leyes3 leyes sobre el Tiempo sobre el Tiempo
1. «El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de veces que la hemos interrumpido y reanudado»
2. «Programar y/o realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea una corta»
3. «El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica, sino que forma una curva en S»
V
T
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Flapsi Hapsi*Flapsi Hapsi*
• Muchas personas son víctimas del “Flapsi Hapsi” durante largos períodos de tiempo. Ven todas sus futuras obligaciones -tanto en casa como en el trabajo- como una masa de tareas no estructurada, desorganizada. Lo grande y lo pequeño están mezclados, sin ningún orden ni concierto.
• Como resultado, el cerebro está totalmente ocupado procesando multitud de pequeños detalles no relacionados entre sí.
• Es imposible distinguir lo importante de lo trivial.
* Flapsi Hapsi = aspecto de una persona cuyo cerebro ha sido sobrecargado.
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• Memoria, orden y control vs. olvido, trabajo extra en casa y no hacer nada frente al desorden.
• Visión global: influye en el control de la situación nivel de energía y actividad
• Evita las cabezas llenas de “cabos sueltos”.
• Algunas ideas:
– Escriba sus ideas en el momento que se le ocurran..
– Tener un plan preparado para el próximo período de planificación antes de que termine el anterior: “dormir sobre él” produce nuevas ideas.
La organización del tiempoLa organización del tiempo
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Car
ga
de
trab
ajo
Tiempo
Nivel de resistencia
RIP
CurvaCurva de estrés personalde estrés personal
N. Chinchilla y M. Moragas: “Dueños de nuestro destino”. (Ariel 2007).
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ObjetivosObjetivos
• Medibles
• Alcanzables
• Relevantes
• Específicos
• Seguibles
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Ladrones del TiempoLadrones del Tiempo
Falta de información
Comunicaciones lentas y absurdas
Interrupciones constantes
Desorganización de los colaboradores más
próximos
Exceso de urgencias
Llamadas telefónicas
Causas de su pérdida
T
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Ladrones del Tiempo (2)Ladrones del Tiempo (2)Causas de su pérdida
Exceso de burocracia
Errores de terceros
Visitas al exterior y salidas para resolver problemas
Exceso de reuniones
Incompetencia de los jefes
T
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Otras causas, Otras causas, YoYo
Falta de organización personal
Confusión de las prioridades
Escasa delegación en los colaboradores
Exceso de optimismo al apreciar las propias habilidades y potencial de trabajo
Intentar abarcar un campo de actividad demasiado amplio
Poca puntualidad y control del horario
Dilación de las decisiones importantes
Precipitación en las decisiones
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Matriz de ActividadesMatriz de ActividadesUrgente No urgente
Impor-tante
• Crisis• Problemas apremiantes• Proyectos cuyas fechas vencen
• Prevención, actividades de CP• Construir relaciones• Reconocer nuevas oportunidades• Planificación, re-creación
NoImpor-tante
• Interrupciones, llamadas• Correo, algunos informes• Reuniones• Cuestiones inmediatas y acuciantes• Actividades populares
• Trivialidades, ajetreo inútil• Algunas cartas• Algunas llamadas telefónicas• Pérdidas de tiempo• Actividades agradablesFuente: Stephen R. Covey: “Los 7 hábitos de la gente eficaz” -, Ed. Paidós Empresa 16, 1994
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I. Resultados (BOMBERO)
Estrés Agotamiento Administración de crisis Siempre apagando incendios
II.
IV.
III.
Los 7 hábitos Los 7 hábitos
Fuente: Stephen R. Covey: “Los 7 hábitos de la gente eficaz” -, Ed. Paidós Empresa 16, 1994
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III. Resultados (AUTOENGAÑO)
Concentración en los plazos cortos Administración de crisis Carácter de camaleón, atento a la
reputación Considera que las metas y planes no
valen la pena Se siente impotente, excluido del control Relaciones muy frágiles o rotas
II.
IV.
I.
Los 7 hábitos Los 7 hábitos
Fuente: Stephen R. Covey: “Los 7 hábitos de la gente eficaz” -, Ed. Paidós Empresa 16, 1994
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IV.III.
I.
Los 7 hábitos Los 7 hábitos
II.
Total irresponsabilidad Despido de los empleos Dependiendo de otros o
gobernado por apremios básicos
Resultados (FRIVOLO)
Fuente: Stephen R. Covey: “Los 7 hábitos de la gente eficaz” -, Ed. Paidós Empresa 16, 1994
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II. Resultados (REALISTA) Visión, perspectiva Equilibrio Pocas crisis Mayor calidad de vida --------------------------------Condición sine qua non Disciplina Autocontrol
I.
Los 7 hábitos Los 7 hábitos
III.
Fuente: Stephen R. Covey: “Los 7 hábitos de la gente eficaz” -, Ed. Paidós Empresa 16, 1994
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Cómo operativizar nuestra trayectoria
Enunciado de la misión
Roles Objetivos Tareas
A hacer (con fecha y hora)
A delegar
Fuente: S. Covey
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GerenteInvestigación
Gerente Desarrollo colaboradores
GerenteAdministración
PresidenteOrganización benéfica
Estudiar resultado útimo test Trabajar en el problema de Conexión de red con Ken y Peter
Revisión del rendimiento con Janie
Visita a Samuels
Informe de fin de mes
Informe salarial
Preparar agenda Visita relaciones Públicas con Conklin Iniciar el Plan del año próximo
Individuo Desarrollo personal
Esposo y Padre
Gerente Nuevos Prod.
Borrador enunciado de la misión Inscribirse en el Seminario Visitar a Frank en el Hospital
Cuidado hogar/clase de Karla Proyecto científico de Tim Bicicleta de Sarah
Comprobar parámetros mercado Entrevistar candidatos asistentes Estudiar encuesta consumidores
33338
7
6
5
4
3
2
1
12
11
10
9
8
CLASE KARLA
TEATROPLAN PROXIMO AÑO
BICICLETA SARAH
AGENDA ONGPROYECTO TIM
FRANK-HOSPITAL
INFORME FIN DE MES
ESTUDIAR ENCUESTA
CONSUMIDORES
CONKLIN
ENTREVISTAS CANDIDATOSASISTENTES
CUIDADO HOGAR
RESULTADO TEST
INFORME SALARIALENUNCIADO
DEMISION
VISITA SAMUELS
PRESENTAR INSCRIPCIONSEMINARIO
SABADOVIERNESJUEVESMIERCOLESMARTESLUNESDOMINGO
PROBLEMA CONEXION
RESEÑA
RENDIMIENTO
JANIE
COMPROBARPARAMETROS
MERCADO
NOCHE
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La agendaLa agenda
• Priorizar tareas: orden de prioridades• Delegar lo delegable• Distinguir entre lo necesario y superfluo• Tener más tiempo (“de calidad” porque se
multiplica) para los demás y darlo: generosidad y solidaridad
• Tiempos de silencio para priorizar
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El pesimista se queja del viento; el optimista espera que cambie; el realista ajusta las velas.
W. G. Ward
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