GESTION DE TALENTO HUMANOCodigo: GH-C-01
Version: 5
AUTORIDAD DEL PROCESO: Secretario General LIDER DEL PROCESO: Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
OBJETIVOProveer el talento humano requerido por la entidad que cumpla con los requisitos y competencias exigidos en las disposiciones vigentes y satisfacer las necesidades del mismo, en el contexto laboral, en los aspectos de bienestar, salud, seguridad, clima laboral, a traves de su administracion y desarrollo, para mejorar la gestion de los procesos de la Entidad.
ALCANCE Inicia con las actividades de seleccion y vinculacion de personal y finaliza con la desvinculacion de acuerdo con la causal que la genere, atendiendo las disposiciones normativas vigentes.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Proceso Gestion de Talento Humano
Cuadro de planta
Plan de Vacantes
(GH-PN-05)
1. Gestionar la Seleccion y vinculacion de personal
Director General
Secretario General
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Adelantan las acciones para seleccionar y vincular a la Entidad, el personal requerido para el cumplimiento de sus funciones, de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Seleccion y vinculacion de personal (GH-P-01)
X
Resolucion de nombramiento
firmada, fechada y numerada
(R)
Acta de posesion
(R)
Correo electronico entregando
las funciones y
competenciaslaborales
(R)
Procesos Estrategicos, Misionales, Apoyo y de Evaluacion
Servidor Publico
Proceso Gestion de Talento Humano
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GESTION DE TALENTO HUMANOCodigo: GH-C-01
Version: 5
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Director General
SecretarioGeneral
Entidad externa
Procesos Estrategicos, Misionales, Apoyo y de Evaluacion
Acta de posesion
Facturas(libranzas,
polizas,Decretos
salariales)
Novedades de nomina
Procedimient o Pagos-GF- P-03
2. Liquidar nomina
Secretario General
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Realiza las actividades para efectuar la liquidacion de la nomina mensual y las primas de ley, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Nomina (GH-P-05)
X
Nomina aprobada en medio ffsico y
soportes (R)
Correo electronico enviando nomina
aprobada y soportes en electronico
(R)
Procesos Estrategicos, Misionales, Apoyo y de Evaluacion
Proceso Gestion de Talento Humano
GobiernoNacional
ProcesosEstrategicos,Misionales,
Evaluacionde
desempeno
Nuevanormatividad
3. Planear y ejecutar las
actividades de formacion y capacitacion Coordinador Grupo
Interno de Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Llevar a cabo las actividades para realizar la capacitacion de los nuevos funcionarios a traves de la induccion y reinduccion y procesos de capacitacion y formacion y la elaboracion, ejecucion y evaluacion del Plan
X
PlanInstitucional
de
Procesos Estrategicos, Misionales, Apoyo y de Evaluacion
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GESTION DE TALENTO HUMANOCodigo: GH-C-01
Version: 5
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESApoyo y de Evaluacion
Comite Institucional de
Desarrollo Administrativo
Comision de Personal
Evaluacion del plan del ano anterior
Solicitud de necesidades
decapacitacion
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano
Institucional de Capacitacion, de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Formulacion y Ejecucion del Plan de Formacion y Capacitacion (GH-P- 03)
Capacitacionaprobado
(GH-PN-03)(R)
Comision de Personal
Comite Institucional de
Desarrollo Administrativo
Instancias Rama Judicial
Invitaciones para talleres, conferencias, capacitacion
es
4. Gestionar las comisiones de
servicio o desplazamiento y gastos de viaje
Director General
Tramitan las comisiones de servicio o desplazamiento y gastos de viaje para funcionarios y/o contratistas segun corresponda, de acuerdo
X
Resolucion que confiere
comision fechada y numerada
(R)
Formato Liquidacion y
Orden de Pago
Desplazamient o y Gastos de
Viaje Contratistas (GH-F-25)
(R)
Formato Orden de
Pago- Comision de Servicios al
Procesos Estrategicos, Misionales, Apoyo y de Evaluacion
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GESTION DE TALENTO HUMANOCodigo: GH-C-01
Version: 5
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Entidades Publicas y
Privadas del orden nacional e
internacional Requerimient os judiciales
Secretario General
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
con lo establecido en el Procedimiento Comisiones de Servicio y Desplazamiento y Gastos de Viaje (GH-P- 07)
Exterior (GH- F-32)(R)
Formato Informe de Comision de Servicios - Servidores
Publicos (GH- F-23)(R)
Formato Legalizacion de Comision
de Servicios - Servidores
Publicos (GH- F-09)(R)
FormatoLegalizacion
deDesplazamient o y Gastos de
Viaje - Contratistas (GH-F-10)
(R)
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
5. Evaluar el desempeno y
establecerX Formato de
Evaluacion del
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GESTION DE TALENTO HUMANOCodigo: GH-C-01
Version: 5
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Comision Nacional del Servicio Civil
Departamento Administrativo de la Funcion
Publica
Procesos Estrategicos, Misionales, Apoyo y de Evaluacion
Proceso Gestion de Talento Humano
Oficina Asesora de Planeacion
Formatos y metodologfa
para la evaluacion
deldesempeno
laboral
Formatos y metodologfa
para establecer
Acuerdos de Gestion
Plan Estrategico y
Planes Operativos
de las dependencia
s
Acuerdos de Gestion Jefe de
Dependencia
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Jefe Oficina Asesora de Planeacion
Efectua compromisos y verifican el cumplimiento de las condiciones y metas laborales de los servidores de carrera y libre nombramiento y remocion de acuerdo con lo establecido en las normas vigentes y lo definido en el Procedimiento Evaluacion del Desempeno y Acuerdos de Gestion (GH-P-06)
Desempeno Laboral (GH-
F-41) o Formato
Acuerdos de Gestion (GH- F-22), segun sea el caso
diligenciados (R)
Informe consolidado
de evaluacion del
desempeno(R)
Hoja de vida actualizada
(R)
Proceso Gestion de Talento Humano
Procesos Estrategicos, Misionales, Apoyo y de Evaluacion
Comision de Personal
Proceso Gestion de Talento Humano
DepartamentoAdministrativo
Encuesta de Clima laboral
e internas
Evaluacion del plan del ano anterior
Nuevanormatividad
6. Establecer e implementar actividades de
bienestar social y estfmulos
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Planean y ejecutan el Plan de Bienestar Social y
X
Plan de Bienestar
Procesos Estrategicos, Misionales, Apoyo y de Evaluacion
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GESTION DE TALENTO HUMANOCodigo: GH-C-01
Version: 5
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESde la Funcion
Publica
Procesos Estrategicos, Misionales, Apoyo y de Evaluacion
Comite Institucional de
Desarrollo Administrativo
Comision de Personal
Comite Paritario de Seguridad y
Salud en el Trabajo
Recoleccionde
informacion poblacion
objeto de la Agencia.
Registro de Ausentismos
Consolidacion
evaluacionesde
desempeno
Recomendaci ones
comision de personal y
Comite Paritario de Seguridad y Salud en el
Trabajo
Gestor T1 - 11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano
Estfmulos de la vigencia, de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Elaboracion y Ejecucion del Plan de Bienestar Social y Estfmulos (GH- P-04)
Social y Estfmulos aprobado
(R)
Plan de Bienestar Social y
Estfmulos aprobado
(R)
Informe final del Plan de Bienestar Social y
Estfmulos (R)
Comision de Personal
Comite Institucional de
Desarrollo Administrativo
Comite paritario de Seguridad y
Salud en el Trabajo
Decreto de supresion de
cargo
Carta de renuncia
7. Gestionar la desvinculacion de funcionarios
X
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GESTION DE TALENTO HUMANOCodigo: GH-C-01
Version: 5
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Presidencia de la Republica
Funcionario
Director General
Notario
Fondos de pensiones
Resolucionde
Aceptacion de Renuncia
Resolucionde
declaracionde
insubsistencia
Resolucionde
declaracionde
insubsistencia
porevaluacion
deldesempeno
nosatisfactoria
(CarreraAdministrativ
a)
Resolucionde
destitucion por proceso disciplinario
Director General
Secretario General
Realizan las gestiones correspondientes para tramitar la desvinculacion de un funcionario, de acuerdo con la causal que la genere, segun lo establecido en el Procedimiento Desvinculacion de Servidores Publicos (GH-P-08) y el Procedimiento Nomina (GH-P-05)
Si de la gestion adelantada en el proceso, se identifican mejoras que se puedan incorporar al mismo, estas se documentan de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora (MC-P-01)
Resolucion de desvinculacion
fechada y numerada
(R)
Resolucion de reconocimient o y orden para
pago de prestaciones
(R)
EdictoPublicado
(R)
Proceso Gestion de Talento Humano
Funcionarioo
Apoderado
Coordinador Grupo de Gestion
Financiera
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GESTION DE TALENTO HUMANOCodigo: GH-C-01
Version: 5
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Resolucion por
abandono del cargo
Resolucionde
revocatoriade
nombramiento
Resolucionde
destitucion por orden o
decision judicial
Registro de defuncion
Acto administrativ
o de declaracion de invalidez
Acto administrativ o de Pension
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano
Nota de ejecutoria firmada
(R)
Comunicacionescrita
informandodesvinculacion
(R)
Entidades de seguridad social,
FNA
EntidadesFinancieras
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Agencia NacjpnaL^de Defensag e s t i O n d e t a l e n t o h u m a n o
Codigo: GH-C-01
Version: 5
POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSLa posesion de los Servidores Publicos preferiblemente debera realizarse teniendo en cuenta el cronograma de preparacion de la nomina.
La nomina se tramitara de acuerdo con lo definido en el calendario de pagos establecido conjuntamente con el Grupo de Gestion Financiera.
Las novedades de nomina deberan ser tramitadas durante los primeros 10 dfas calendario del mes.
La evaluacion del desempeno laboral se debe llevar a cabo en la fechas establecidas por la Comision Nacional del Servicio Civil.
La evaluacion de los acuerdos de gestion debe efectuarse en las fechas establecidas por el Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Realizar el tramite de legalizacion de la comision o desplazamiento y gastos de viaje dentro de los siguientes 3 dfas habiles despues de la comision o el desplazamiento.
Solicitar las autorizaciones de comisiones o desplazamiento y gastos de viaje dentro de los tiempos establecidos por la Direccion General
Ver Normograma
SEGUIMIENTO Y/O MEDICION RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSVer Modulo BSC del Sistema Integrado de Gestion Institucional - SIGI
Puestos de trabajoServidores PublicosSistema de Gestion DocumentalPresupuesto asignado en lavigencia
Procedimiento Seleccion y vinculacion de personal GH-P-01 Procedimiento Formulacion y Ejecucion del Plan de Formacion y Capacitacion GH-P-03Procedimiento Elaboracion y Ejecucion del Plan de Bienestar Social y Estfmulos GH-P-04 Procedimiento Nomina GH-P-05Procedimiento Evaluacion del Desempeno y Acuerdos de Gestion GH-P-06
Codigo: DE-F-13 V- 1 Pag. 9 de 10
Agencia NacjpnaL^de Defensag e s t i O n d e t a l e n t o h u m a n o
Codigo: GH-C-01
Version: 5
Procedimiento Comisiones de Servicio y Desplazamiento y Gastos de Viaje GH-P-07Procedimiento Desvinculacion de Servidores Publicos GH-P-08. Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora MC- P-01Procedimiento Pagos GF-P-03 Procedimiento de Nomina GH-P-05 Formatos de evaluacion del desempeno GH-F-41 Formato de Acuerdos de Gestion GH-F-22
ELABORO: REVISO: APROBO:Nestor Javier Gonzalez RojasGestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Camilo Andres Umana MesaGestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Ana Maria MelendezGestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Adriana Maria GamboaContratista Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Andrea Carolina Carrasco RamirezCoordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Andrea Carolina Carrasco RamirezCoordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Codigo: DE-F-13 V- 1 Pag. 10 de 10
GESTION DE TALENTO HUMANOCodigo: GH-C-01
Version: 5
IN IC IO
l.Gestionar la Seleccion y vinculacion de Procedimientopersonal. Seleccion y
Director General. J * vinculacion deSecretario General. personal (GH-P-01)
Talento Humano.
2.Liquidar nomina.Secretario General.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
3.Planear y ejecutar las actividades de formacion y capacitacion.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
4.Gestionar las comisiones de servicio o desplazamiento y gastos de viaje.
Director General.Secretario General.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
5.Evaluar el desempeno y establecer Acuerdos deGestion.
Jefe de Dependencia.Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de
Talento Humano.Jefe Oficina Asesora de Planeacion.
6.Establecer e implementar actividades de bienestar social y estfmulos.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Gestor T1 - 11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
7.Gestionar la desvinculacion de funcionarios.Director General.
Secretario General.Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de
Talento Humano.
FIN
Procedimiento Nomina (GH-P-05)
Procedimiento Formulacion y
Ejecucion del Plan de Formacion y
Capacitacion (GH-P- 03)
Procedimiento Comisiones de
Servicio y Desplazamiento y
Gastos de Viaje (GH- P-07)
Procedimiento Evaluacion del Desempeno y
Acuerdos de Gestion (GH-P-06)
Procedimiento Elaboracion y
Ejecucion del Plan de Bienestar Social y
Estfmulos (GH-P-04)
Procedimiento Desvinculacion de Servidores Publicos (GH-P-08) y el Procedimiento Nomina (GH-P-05) Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora (MC-P-0l
Agencia Nacional de Defensa SELECCION Y VINCULACION DE PERSONALCodigo: GH-P-01
Version: 3
AUTORIDADPROCEDIMIENTO: Secretario General LIDER
PROCEDIMIENTO:Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
PROCESO Gestion de Talento Humano
OBJETIVOProveer el talento humano requerido por la entidad, seleccionando personal que cumpla los requisitos y competencias exigidos en las disposiciones vigentes, para lograr que la entidad alcance sus objetivos
ALCANCE Inicia con la identificacion de las vacantes existentes en la planta de personal y finaliza con la entrega del documento que contiene las funciones y competencias laborales
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Departamento Administrativo de la Funcion
Publica
Plan Anual de Vacantes
1. Identificar las vacantes existentes
en la planta de personal.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Identifica las vacantes disponibles revisando la informacion suministrada en el Plan de Vacantes.
Informa a traves de comunicacion escrita (correo electronico) las vacantes disponibles.
Comunicacionescrita(Correo
electronico)relacionando
vacantesdisponiblesidentificadas
(R)
Secretario General
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Comunicacio n escrita (Correo
Electronico) relacionando
Vacantes disponibles identificadas
2. Identificar hojas de vida disponibles
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
El nominador seleccionara las hojas de vida que considera cumplen con el perfil del cargo vacante. Hojas de vida
preseleccionad as
Secretario General
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 1 de 9
Agencia Nacional de Defensa SELECCION Y VINCULACION DE PERSONALCodigo: GH-P-01
Version: 3
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Hojas de vida
preseleccion adas
3. Verificar que el aspirante cumpla con los requisitos mfnimos del cargo
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
El Coordinador revisa la informacion de la hoja de vida con el manual de funciones e informa al Nominador que los aspirantes cumplen o no los requisitos del cargo
X
Informacion al Nominador
Hojas de vida seleccionadas
Director
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Hojas de vida
seleccionada s
4. Realizar entrevista al o los
aspirantes
Directores, Jefe de Dependencia,
Secretario General segun la ubicacion
de la vacante
Realizar la entrevista al o a los aspirantes.
Hoja de vida del aspirante
aprobada Secretario General
SecretarioGeneral
Hoja de vida del aspirante
aprobada
5. Solicitar documentos soporte de la hoja de vida
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion
de Talento Humano
Solicita a traves de comunicacion escrita el envfo de los documentos soporte de la hoja de vida y solicita el diligenciamiento de la hoja de vida y la declaracion de bienes y rentas juramentada en el SIGEP.
Comunicacion escrita
solicitando informacion
soporte de la hoja de vida y registro en el
SIGEP(R)
Aspirante
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 2 de 9
Agencia Nacional de Defensa SELECCION Y VINCULACION DE PERSONALCodigo: GH-P-01
Version: 3
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Aspirante Soportes hoja de vida
6. Revisar los soportes de la hoja
de vida
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion
de Talento Humano
Revisa que los soportes de la hoja de vida sean consistentes con la informacion registrada en la hoja de vida diligenciada en el formatoAcreditacion de Requisitos Mfnimos (GH-F-01) y loarchiva en la hoja de vida previamente firmado por el Coordinador Grupo de Gestion Administrativa y de Talento Humano.
Proyecta oficio solicitando practica de pruebas de competencias.
X
Hoja de vida actualizada
Proyecto de oficio
solicitando practica de
pruebas DAFP
Formato Acreditacion de Requisitos Mfnimos (GH-
F-01) diligenciado
(R)
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Secretario General
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno
Hoja de vida actualizada
7. Solicitar practica de pruebas
Secretario General
Firma el oficio solicitando practica de pruebas de competencias y anexa la hoja de vida del aspirante.
Oficio solicitando practica de
pruebas (R)
Hoja de vida
Departamento Administrativo de la
Funcion Publica
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 3 de 9
Agencia Nacional de Defensa SELECCION Y VINCULACION DE PERSONALCodigo: GH-P-01
Version: 3
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESde Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Departamento Administrativo de la Funcion
Publica
Oficio con el resultado
pruebas de competencia
s
8. Revisar resultados de
prueba de competencias
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion
de Talento Humano
Revisan los resultados de las pruebas, generan los certificados disciplinarios, judiciales y fiscales, verifica que no tenga ninguna inhabilidad y los incorpora en la hoja de vida.dSe trata de una vinculacion de Libre Nombramiento y Remocion?
Sf, continua con la actividad 9.
No, se trata de una vinculacion en provisionalidad, continua con la actividad 10.
Hoja de vida actualizada
con certificados
disciplinarios, judiciales y
fiscales generados
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Hoja de vida actualizada
con
9. Registrar hoja de vida en el aplicativo de la Presidencia de
la Republica
Registra la informacion del aspirante en el Sistema de Publicacion de hojas de vida de la Presidencia de la Republica.
Hoja de vida publicada en el aplicativo
de la Aspirante
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 4 de 9
Agencia Nacional de Defensa SELECCION Y VINCULACION DE PERSONALCodigo: GH-P-01
Version: 3
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Departamento Administrativo de la Funcion
Publica
certificados disciplinarios , judiciales y
fiscales generados
Resultadospruebas
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion
de Talento Humano
La hoja de vida debe estar publicada en la pagina de la Presidencia de la Republica y en la pagina de la Agencia durante tres (3) dfas calendario, acorde con el Decreto 4567 de 2011.
Presidencia de la Republica y de la ANDJE
Soporte publicacion de hoja de vida.
(R)
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Hoja de vida actualizada
con certificados
disciplinarios , judiciales y
fiscales generados
Hoja de vida publicada en el aplicativo
de la Presidencia
de la Republica
10.Solicitar examen medico ocupacional
de ingreso
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion
de Talento Humano
Firma el formato Remision Examen Medico (GH-F-21) y se le comunica al aspirante seleccionado
Se anexa a la hoja de vida del aspirante
Formato Remision examen
medico (GH- F-21)(R)
Entidad que realiza los examenes
medicos de ingreso
Aspirante
ll.Revisar resultado examen medico ocupacional
de ingresoCoordinador Grupo Interno de Trabajo
Se revisan los resultados del examen medico.Si tiene alguna restriccion u
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 5 de 9
Agencia Nacional de Defensa SELECCION Y VINCULACION DE PERSONALCodigo: GH-P-01
Version: 3
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESEntidad que realiza los examenes medicos de
ingreso
Formato Remision examen
medico (GH- F-21)
de Gestion de Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion
de Talento Humano
observacion que no impidan el ejercicio del cargo, se incorpora la informacion en la base de datos del sistema de salud y seguridad en el trabajo para llevar a cabo los planes a que haya lugar.
Hoja de vida actualizada
de Gestion de Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Hoja de vida actualizada
ResultadosPruebas
Resultadosexamenmedico
ocupacional
Soporte publicacion de hoja de vida (solo para Libre
nombramien to y
remocion)
12. Proyectar y revisar resolucion de nombramiento
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion
de Talento Humano
El Gestor proyecta la resolucion de nombramiento, la cual es revisada por el Secretario General y el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Proyecto de resolucion de nombramiento
revisada
Secretario General
13. Efectuar nombramiento
El Director General firma la resolucion y
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 6 de 9
Agencia Nacional de Defensa SELECCION Y VINCULACION DE PERSONALCodigo: GH-P-01
Version: 3
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESSecretarioGeneral
Proyecto de resolucion de nombramien to revisada
Director General la entrega para que sea fechada y numerada a la Secretarfa General para que continue con el tramite correspondiente.
Resolucion de nombramiento
firmada, fechada y numerada
(R)
Secretaria General
SecretarfaGeneral
Resolucionde
nombramien to firmada, fechada y numerada
14. Comunicar nombramiento
Secretario General
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion
de Talento Humano
El Gestor prepara una comunicacion informando al aspirante el nombramiento.
El Secretario General firma la comunicacion para su tramite correspondiente.
Nota: El aspirante tiene 10 dfas habiles para aceptar y luego 10 dfas habiles para posesionarse.
Resolucion de nombramiento
firmada, fechada y numerada
(R)
Comunicacionescrita
informandonombramiento
(R)
Aspirante
Aspirante
Carta de Aceptacion
denombramien
to
15. Fijacion fecha de posesion
Secretario General
Acepta el nombramiento?
Sf, el secretario fija la fecha de posesion y se le informa al aspirante por correo electronico.
CorreoElectronico
(R)
Resolucion de Revocatoria
nombramiento (R)
Aspirante
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Agencia Nacional de Defensa SELECCION Y VINCULACION DE PERSONALCodigo: GH-P-01
Version: 3
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESNo, se revoca la resolucion de nombramiento y se comunica.
ComunicacionRevocatoria
Aspirante
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Correo electronico
fijando fecha de posesion
Resolucionde
nombramien to firmada
Comunicacio n escrita
aceptando nombramien
to
16. Efectuar posesion
Director General
Secretario General
Una vez programada la fecha de posesion, se lleva a cabo la posesion del Servidor Publico por parte del Director General o el Secretario General.
XActa de posesion
(R)
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Jefe de Dependencia o Director
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Acta de posesion
17.Entregar funciones y
competencias laborales
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Se remiten funciones y competencias por correo electronico
Si de la gestion adelantada se identifican mejoras que se puedan incorporar al procedimiento,
Correo electronico remitiendo
las funcionesJefe dependencia
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Agencia Nacional de Defensa SELECCION Y VINCULACION DE PERSONALCodigo: GH-P-01
Version: 3
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESGestor T1-11
Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion
de Talento Humano
estas se documentan de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC-P- 01).
ycompetencias
laborales(R)
Servidor Publico
POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSLa posesion de los Servidores Publicos debera realizarse teniendo en cuenta el cronograma de preparacion de la nomina. Ver Normograma
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
Puestos de trabajo Servidores Publicos Sistema de gestion documental Presupuesto asignado en la vigencia
Procedimiento Acciones preventivas, Correctivas y de Mejora (MC- P-01)Formato Acreditacion de Requisitos Mfnimos (GH-F-01)Formato Remision Examen Medico (GH-F-21)Plan Anual de Vacantes (GH-PN-05)
ELABORO: AAAA MM DD REVISO: AAAA MM DD APROBO: AAAA MM DDNestor Javier Gonzalez RojasGestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Andrea Carolina Carrasco RamirezCoordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Andrea Carolina Carrasco RamirezCoordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 9 de 9
SELECCION Y VINCULACION DE PERSONALCodigo: GH-P-01
Version: 3
IN IC IO
l.Identificar las vacantes existentes en la planta de personal.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
1T
2.Identificar hojas de vida disponibles.Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
1r
3.Verificar que el aspirante cumpla con los requisitos mfnimos del cargo.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
r
4.Realizar entrevista al o los aspirantes.Directores, Jefe de Dependencia, Secretario
General segun la ubicacion de la vacante
1 r
5.Solicitar documentos soporte de la hoja de vida.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
1r
6.Revisar los soportes de la hoja de vida.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano.
' r
7.Solicitar practSecretario
tica de pruebas.o General
Pag.2
SELECCION Y VINCULACION DE PERSONAL
Codigo: GH-P-01
Version: B
SELECCION Y VINCULACION DE PERSONALCodigo: GH-P-01
Version: 3
14.Comunicar nombramiento. Secretario General.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
1r
15.Fijacion fecha de posesion.Secretario General.
1r
16.Efectuar posesion.Director General.
Secretario General.
1r
17.Entregar funciones y competencias laborales.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
“ LProcedimiento Acciones
Preventivas, Correctivas y de Mejora
(MC-P-01).
FIN
FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL
DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN
Código: GH-P-03
Versión: 4
Código: MC-F-09 V-0 Página 1 de 7
AUTORIDAD
PROCEDIMIENTO: Secretario General
LIDER
PROCEDIMIENTO:
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestión de
Talento Humano
PROCESO Gestión de Talento Humano
OBJETIVO
Fortalecer las competencias, habilidades y conocimientos de los Servidores públicos que laboran en la Agencia a través de
la ejecución de actividades de inducción, reinducción, capacitación, formación y entrenamiento, que contribuyan al logro
de la misión de la entidad.
ALCANCE Inicia con la identificación de las necesidades de formación y capacitación y finaliza con la evaluación del Plan de formación
y capacitación de la vigencia.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Coordinador
Grupo Interno
de Trabajo de
Gestión de
Talento Humano
Departamento
Administrativo
de la Función
Pública
Procesos
Estratégicos,
Misionales,
Apoyo y de
Evaluación
Comité
Institucional de
Desarrollo
Administrativo
Evaluación
del
desempeño.
Nueva
normatividad
Evaluación
del plan del
año anterior.
Encuesta de
necesidades
de
capacitación.
Lineamientos
Comité
Institucional
1. Identificar
necesidades de
formación y/o
capacitación.
Gestor T1 – 11
Grupo Interno de
Trabajo de Gestión
de Talento
Humano
Define las necesidades
con base en la
información recopilada
en las encuestas
aplicadas, evaluación de
desempeño, nueva
normatividad,
evaluación del plan del
año anterior.
Base de datos
de relación de
temas,
necesidades y
actividades de
capacitación.
Coordinador Grupo
Interno de Trabajo
de Gestión de
Talento Humano
FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL
DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN
Código: GH-P-03
Versión: 4
Código: MC-F-09 V-0 Página 2 de 7
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Comisión de
Personal
de Desarrollo
Administrativ
o
Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo de
Gestión de
Talento Humano
Base de
datos de
relación de
temas,
necesidades
y actividades
de
capacitación.
2. Consolidar,
diagnosticar
necesidades y
elaborar
propuesta del
Plan de
Capacitación y
Formación.
Gestor T1 – 11
Grupo Interno de
Trabajo de Gestión
de Talento
Humano
Coordinador Grupo
Interno de Trabajo
de Gestión de
Talento Humano
Elabora la propuesta del
plan con base en el
análisis de la
información registrada.
Propuesta del
Plan
Institucional
de
Capacitación.
Comisión de
Personal
Comisión de
Personal
Propuesta
del Plan
Institucional
de
Capacitación.
3. Revisar y
aprobar el
Plan
Institucional de
Capacitación
Comisión de
Personal
Secretario General
Revisa la propuesta del
plan de capacitación y
formación efectúan
sugerencias y
observaciones para la
aprobación del
Secretario General.
Procedimiento
Comités (DE-P-05).
Formato Acta
de Reunión de
Comisión de
Personal (GH-
F-33)
diligenciado.
(R)
Plan
Institucional
de
Capacitación
aprobado.
(R)
Coordinador Grupo
Interno de Trabajo
de Gestión de
Talento Humano
4. Divulgar
Plan de
formación y
capacitación.
Coordinador Grupo
Interno de Trabajo
Sensibilización del plan
a través de la Intranet,
Publicación del
Plan
Institucional
FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL
DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN
Código: GH-P-03
Versión: 4
Código: MC-F-09 V-0 Página 3 de 7
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Coordinador
Grupo Interno
de Trabajo de
Gestión de
Talento Humano
Gestor T1 – 11
Grupo Interno de
Trabajo de
Gestión de
Talento Humano
Acta de
Comisión de
Personal
Plan
Institucional
de
Capacitación
aprobado.
de Gestión de
Talento Humano
Gestor T1-11
Grupo Interno de
Trabajo de Gestión
de Talento
Humano
comunicación a los jefes
de dependencia y por
correo electrónico a los
funcionarios de la
ANDJE.
de
Capacitación
(R)
Comunicación
escrita (correo
electrónico)
informando de
la adopción
del Plan
Institucional
de
Capacitación
(R)
Procesos
Estratégicos,
Misionales, Apoyo
y de Evaluación
Instituciones
Educativas
Procesos
Estratégicos,
Misionales,
Apoyo y de
Evaluación
5. Ejecutar
Plan de
formación y
capacitación.
Coordinador Grupo
Interno de Trabajo
Ejecuta las actividades
del Plan de formación y
capacitación de acuerdo
con lo programado.
Si la actividad requiere
contratación, esta se
adelanta conforme lo
definido en el Proceso
Gestión Contractual
(GC-C-01).
Si no requiere
contratación, proyecta
la Resolución de
inscripción a la
capacitación y la envía
previamente firmada al
X
Resolución
ordenando el
pago de la
actividad de
capacitación.
Comunicación
escrita (correo
electrónico),in
formando
inscripción a
la actividad de
formación/
capacitación
Formato
Verificación de
Asistencia
Interna (GD-
Jefes de
Dependencia
FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL
DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN
Código: GH-P-03
Versión: 4
Código: MC-F-09 V-0 Página 4 de 7
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Escuela Superior
de
Administración
Pública
Alianzas
Estratégicas
ARL
Caja de
Compensación
Familiar
Contratistas
Plan
Institucional
de
Capacitación
aprobado.
de Gestión de
Talento Humano
Gestor T1-11
Grupo Interno de
oferente de la
capacitación y al Grupo
de gestión Financiera
para su respectivo
tramite. Elabora
memorando informando
al funcionario su
inscripción a la
actividad.
Si no requiere
Resolución, se elabora
correo electrónico y/o
memorando informando
al funcionario su
inscripción y
obligaciones de la
actividad.
Realizar seguimiento
mensual a las
actividades del Plan de
Institucional de
Formación y
Capacitación.
Nota 1: Las actividades
de inducción se
ejecutan cada vez que
se vincula un servidor o
existe un grupo nuevo
de contratistas.
Nota 2: Las actividades
de reinducción se
F-18),
diligenciado
(R)
Formato
Actividad de
Inducción
(GH-F-29),
diligenciado
(R)
Formato
Constancia de
Inducción al
Puesto de
Trabajo (GH-
F-30),
diligenciado
(R)
Formato
Constancia de
Asistencia a
Inducción
(GH-F-31),
diligenciado
(R)
Formato de
Constancia
Asistencia a la
Actividad de
Reinducción
(GH-F-34),
diligenciado
Procesos
Estratégicos,
Misionales, Apoyo
y de Evaluación
Proveedor de la
capacitación
Coordinador Grupo
de Gestión
Financiera
FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL
DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN
Código: GH-P-03
Versión: 4
Código: MC-F-09 V-0 Página 5 de 7
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Trabajo de Gestión
de Talento
Humano
efectúan cada dos años,
o cuando existan
aspectos relevantes que
deban ser comunicados.
(R)
Formato
Acuerdo de
Compromiso
Ético (GH-F-
36),
diligenciado
(R)
Formato
Autorización
de
Configuración
de
Dispositivos
(GH-F-39),
diligenciado
(R)
Funcionario inscrito
Procesos
Estratégicos,
Misionales,
Formato
Verificación
de Asistencia
Interna(GD-
F-18)
diligenciado
Formato
Evaluación
de
actividades
de
capacitación
y/o
socialización(
GH-F-26)
6. Evaluar el
Plan de
Formación y
Capacitación.
Gestor T1-11
Grupo Interno de
Trabajo de Gestión
Recopila la información
de las evaluaciones
individuales de las
actividades
desarrolladas, en el
formato Evaluación de
Actividades de
Capacitación y/o
Socialización (GH-F-
Formato
Evaluación de
actividades de
capacitación
y/o
socialización
(GH-F-26),
diligenciado
(R)
Coordinador Grupo
Interno de Trabajo
FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL
DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN
Código: GH-P-03
Versión: 4
Código: MC-F-09 V-0 Página 6 de 7
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Apoyo y de
Evaluación
Plan de
formación y
capacitación
aprobado
Copia
certificado
de
capacitación
o certificado
de asistencia
de Talento
Humano 26), analiza la
información y elabora
un informe con los datos
correspondientes.
Informe de
evaluación del
Plan de
Formación y
Capacitación
(R)
de Gestión de
Talento Humano
Coordinador
Grupo Interno
de Trabajo de
Gestión de
Talento Humano
Informe de
evaluación
del Plan de
Formación y
Capacitación
7. Informar los
resultados de la
evaluación del
Plan de
Capacitación y
Formación.
Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo de Gestión
de Talento
Humano
Presenta la
consolidación del
informe final, para
revisión del Secretario
General, para la
definición de las
políticas a llevar al
Comité Institucional de
Desarrollo
Administrativo.
Si de la gestión
adelantada se
identifican mejoras que
se puedan incorporar al
procedimiento, estas se
documentan de acuerdo
con lo establecido en el
Procedimiento
Acciones
Preventivas,
Correctivas y de
Mejora MC-P-01.
Informe de
evaluación del
Plan de
Capacitación y
Formación
(R)
Comité Institucional
de Desarrollo
Administrativo
Secretario General
FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL
DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN
Código: GH-P-03
Versión: 4
Código: MC-F-09 V-0 Página 7 de 7
POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS
Las actividades de inducción deberán realizarse el mismo día de la posesión
de los Funcionarios.
Las actividades de reinducción deben realizarse como mínimo cada dos años
dando cumplimiento a las normas aplicables vigentes.
Ver Normograma
ELABORÓ: AAAA MM DD REVISÓ: AAAA MM DD APROBÓ: AAAA MM DD
Camilo Andres Umaña Mesa
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestión de Talento Humano
Andrea Carolina Carrasco
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestión de Talento Humano
Andrea Carolina Carrasco
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestión de Talento Humano
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
Puestos de trabajo
Servidores Públicos
Sistema de gestión documental
Presupuesto asignado en la vigencia
Funcionarios del grupo de coordinación administrativa y de Talento Humano
Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC-
P-01)
Proceso Gestión Contractual (GC-C-01)
Procedimiento Comités (DE-P-05)
Formato Verificación de Asistencia Interna (GD-F-18)
Formato Evaluación de Actividades de Capacitación y/o
Socialización (GH-F-26)
Formato Actividad de Inducción (GH-F-29)
Formato Constancia de Inducción al Puesto de Trabajo (GH-F-30)
Formato Constancia de Asistencia a Inducción (GH-F-31)
Formato Acta de Reunión de Comisión de Personal (GH-F-33)
Formato Constancia de Asistencia a la Actividad de Reinducción
(GH-F-34)
Formato Acuerdo de Compromiso Ético (GH-F-36)
Formato Autorización de Configuración de Dispositivos (GH-F-39)
FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE FORMACIÓN
Y CAPACITACIÓN
Código: GH-P-03
Versión: 4
INICIO
1.Identificar necesidades de
formación y/o capacitación.
Gestor T1 – 11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestión de Talento Humano
2.Consolidar, diagnosticar
necesidades y elaborar propuesta del
Plan de Capacitación y Formación.
Gestor T1 – 11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestión de Talento Humano.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestión de Talento Humano.
3.Revisar y aprobar el Plan
Institucional de Capacitación.
Comisión de Personal.
Secretario General.
Procedimiento
Comités (DE-P-05).
4.Divulgar Plan de formación y
capacitación.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestión de Talento Humano.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestión de Talento Humano.
5.Ejecutar Plan de formación y
capacitación.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestión de Talento Humano.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestión de Talento Humano.
Proceso Gestión
Contractual (GC-C-
01).
6.Evaluar el Plan de Formación y
Capacitación.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestión de Talento Humano.
7.Informar los resultados de la
evaluación del Plan de Capacitación y
Formación.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestión de Talento Humano.
Procedimiento
Acciones Preventivas,
Correctivas y de
Mejora MC-P-01.
FIN
FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE BIENESTAR
SOCIAL Y ESTIMULOS
Código: GH-P-04
Versión: 3
Código: MC-F-09 V-0 Página 1 de 7
AUTORIDAD
PROCEDIMIENTO: Secretario General
LIDER
PROCEDIMIENTO:
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestión de
Talento Humano
PROCESO Gestión de Talento Humano
OBJETIVO
Propiciar condiciones en el ambiente de trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, la identidad, la participación
y la seguridad laboral de los Colaboradores que prestan sus servicios en la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del
Estado, a través del plan de bienestar social y estímulos para que los colaboradores mejoren la eficacia, la eficiencia y
la efectividad en su desempeño colaborando con el cumplimiento de la misión
ALCANCE
Inicia con la solicitud de información de las necesidades de bienestar e incentivos y la ejecución de las entrevistas
personales a los jefes y finaliza con la evaluación del plan de bienestar e incentivos y la elaboración de informe
correspondiente.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo de
Gestión de Talento
Humano
Departamento
Administrativo de
la Función Pública
Procesos
Estratégicos,
Misionales, Apoyo
y de Evaluación
Encuesta de
Clima laboral
e internas.
Nueva
normatividad.
Evaluación del
plan del año
anterior.
Recolección de
información
población
objeto de la
Agencia.
Registro de
Ausentismos.
1. Identificar
necesidades de
Bienestar Social
y Estímulos.
Técnico Asistencial
O1-12 Grupo
Interno de Trabajo
Define las necesidades
de bienestar social y
Base de datos
de relación de
temas,
necesidades y
Coordinador
Grupo Interno
FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE BIENESTAR
SOCIAL Y ESTIMULOS
Código: GH-P-04
Versión: 3
Código: MC-F-09 V-0 Página 2 de 7
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES Comité
Institucional de
Desarrollo
Administrativo
Comisión de
Personal
Comité Paritario
de Seguridad y
Salud en el
Trabajo
Recomendacio
nes comisión
de personal y
Comité
Paritario de
Seguridad y
Salud en el
Trabajo
Consolidación
evaluaciones
de desempeño
Lineamientos
Comité
Institucional
de Desarrollo
Administrativo
de Gestión de
Talento Humano estímulos con base en
la información
recopilada de las
entradas.
actividades de
bienestar social
y estímulos.
de Trabajo de
Gestión de
Talento
Humano
Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo de
Gestión de Talento
Humano
Técnico Asistencial
O1-12 Grupo
Interno de Trabajo
de Gestión de
Talento Humano
Base de datos
de relación de
temas,
necesidades y
actividades de
Bienestar
Social y
Estímulos.
2. Consolidar,
diagnosticar
necesidades y
elaborar
propuesta del
Plan de Bienestar
Social y
Estímulos.
Coordinador Grupo
Interno de Trabajo
de Gestión de
Talento Humano
Técnico Asistencial
O1-12 Grupo
Interno de Trabajo
de Gestión de
Talento Humano
Elabora la propuesta
del plan con base en el
análisis de la
información registrada.
Propuesta de
Plan de
Bienestar Social
y Estímulos.
Comisión de
Personal y
Comité
Paritario de
Seguridad y
FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE BIENESTAR
SOCIAL Y ESTIMULOS
Código: GH-P-04
Versión: 3
Código: MC-F-09 V-0 Página 3 de 7
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES Salud en el
Trabajo
Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo de
Gestión de Talento
Humano
Técnico Asistencial
O1-12 Grupo
Interno de Trabajo
de Gestión de
Talento Humano
Comisión de
Personal
Comité Paritario
de Seguridad y
Salud en el
Trabajo
Propuesta de
Plan de
Bienestar
Social y
Estímulos.
3. Revisar y
aprobar el Plan
de Bienestar
Social y
Estímulos.
Comisión de
Personal
Comité Paritario de
Seguridad y Salud
en el Trabajo
Secretario General
Revisa el plan y
efectúan sugerencias u
observaciones para la
aprobación del
Secretario General, de
acuerdo con lo definido
en el Procedimiento
Comités (DE-P-05).
Formato Acta
de Reunión de
Comisión de
Personal (GH-
F-33)
diligenciado.
(R)
Formato Acta
de Reunión de
Comité Paritario
de Seguridad y
Salud en el
Trabajo (GH-F-
40)
diligenciado.
(R)
Plan de
Bienestar Social
y Estímulos
aprobado.
(R)
Coordinador
Grupo Interno
de Trabajo de
Gestión de
Talento
Humano
Secretario
General
Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo de
Gestión de Talento
Humano
Formato Acta
de Reunión de
Comisión de
Personal (GH-
F-33)
diligenciado.
4. Divulgar Plan
de Bienestar
Social y
Estímulos.
Coordinador Grupo
Interno de Trabajo
de Gestión de
Talento Humano
FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE BIENESTAR
SOCIAL Y ESTIMULOS
Código: GH-P-04
Versión: 3
Código: MC-F-09 V-0 Página 4 de 7
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Técnico Asistencial
O1-12 Grupo
Interno de Trabajo
de Gestión de
Talento Humano
Formato Acta
de Reunión de
Comité
Paritario de
Seguridad y
Salud en el
Trabajo (GH-
F-40)
diligenciado.
Plan de
Bienestar
Social y
Estímulos
aprobado.
Técnico Asistencial
O1-12 Grupo
Interno de Trabajo
de Gestión de
Talento Humano
Socializan el plan a
través de la intranet,
comunicación a los
jefes de dependencia y
por correo electrónico
a los funcionarios de la
ANDJE.
Plan de
Bienestar Social
y Estímulos
divulgado.
(R)
Procesos
Estratégicos,
Misionales,
Apoyo y de
Evaluación
Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo de
Gestión de Talento
Humano
Técnico Asistencial
O1-12 Grupo
Interno de Trabajo
de Gestión de
Talento Humano
Comisión de
Personal
Plan de
Bienestar
Social y
Estímulos
divulgado.
5. Ejecutar Plan
de Bienestar
Social y
Estímulos.
Coordinador Grupo
Interno de Trabajo
de Gestión de
Talento Humano
Técnico Asistencial
O1-12 Grupo
Interno de Trabajo
de Gestión de
Talento Humano
Ejecuta las actividades
del Plan de Bienestar
Social y Estímulos de
acuerdo con lo
programado.
Si la actividad requiere
contratación, esta se
adelanta conforme lo
definido en el Proceso
Gestión Contractual
–Manual de
X
Formato
Verificación de
Asistencia
Interna cuando
se requiera
según la
actividad (GD-
F-18)
diligenciado
(R)
Procesos
Estratégicos,
Misionales,
Apoyo y de
Evaluación
Alianzas
Estratégicas
ARL
FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE BIENESTAR
SOCIAL Y ESTIMULOS
Código: GH-P-04
Versión: 3
Código: MC-F-09 V-0 Página 5 de 7
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES Comité Paritario
de Seguridad y
Salud en el
Trabajo
Contratación ( GC-M-
01)
Realizar seguimiento
mensual a las
actividades del Plan de
Bienestar Social y
Estímulos
Registros
fotográficos,
audiovisuales,
comunicaciones
escritas
(correos
electrónicos)
Caja de
Compensación
Familiar
Procesos
Estratégicos,
Misionales, Apoyo
y de Evaluación
Formato
Verificación de
Asistencia
Interna
cuando se
requiera
según la
actividad
(GD-F-18)
diligenciado
Encuestas a
funcionarios
de la ANDJE.
Resultados
encuesta
clima laboral.
Resultados
contratación.
6.Evaluar el Plan
de Bienestar
Social y
Estímulos
Técnico Asistencial
O1-12 Grupo
Interno de Trabajo
de Gestión de
Talento Humano
Recopila la información
de asistencia,
mensajes,
participación y
encuestas se analiza la
información y elabora
un informe con los
datos
correspondientes.
X
Informe de
evaluación del
Plan de
Bienestar Social
y Estímulos
(R)
Coordinador
Grupo Interno
de Trabajo de
Gestión de
Talento
Humano
Técnico Asistencial
O1-12 Grupo
Interno de Trabajo
Informe de
evaluación del
Plan de
7.Informar los
resultados de la
evaluación del
Coordinador Grupo
Interno de Trabajo
Se presenta la
consolidación del
informe final, para
Informe de
evaluación
final del Plan de
Comité
Institucional
FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE BIENESTAR
SOCIAL Y ESTIMULOS
Código: GH-P-04
Versión: 3
Código: MC-F-09 V-0 Página 6 de 7
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES de Gestión de
Talento Humano Bienestar
Social y
Estímulos
Plan de Bienestar
Social y
Estímulos
de Gestión de
Talento Humano revisión del Secretario
General, para la
definición de las
políticas a llevar al
Comité Institucional de
Desarrollo
Administrativo si hay
lugar o Comisión de
Personal y Comité
paritario de Seguridad
y Salud en el Trabajo
Si de la gestión del
procedimiento se
identifican mejoras que
puedan ser
incorporadas en el
procedimiento, estas
se documentan según
lo definido en el
Procedimiento
Acciones
Preventivas,
Correctivas y de
Mejora (MC-P-01).
Bienestar Social
y Estímulos
(R)
de Desarrollo
Administrativo
Secretario
General
POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS
Para la elaboración y construcción del plan de bienestar social y estímulos,
es necesario haber efectuado encuestas internas y la evaluación del
programa de la vigencia anterior, junto con las recomendaciones de la
comisión de personal, Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
y lineamientos del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo si los
hubiera.
Ver Normograma
FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE BIENESTAR
SOCIAL Y ESTIMULOS
Código: GH-P-04
Versión: 3
Código: MC-F-09 V-0 Página 7 de 7
ELABORÓ: AAAA MM DD REVISÓ: AAAA MM DD APROBÓ: AAAA MM DD
Andrea Carolina Carrasco Ramírez
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestión de Talento Humano
Andrea Carolina Carrasco Ramírez
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestión de Talento Humano
Andrea Carolina Carrasco Ramírez
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestión
de Talento Humano
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
Puestos de trabajo
Servidores Públicos
Sistema de Gestión Documental
Presupuesto asignado en la vigencia
Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora
(MC-P-01)
Procedimiento Comités (DE-P-05)
Manual de Contratación ( GC-M-01)Formato Verificación de
Asistencia Interna (GD-F-18)
Formato Acta de Reunión de Comisión de Personal (GH-F-33)
Formato Acta de Reunión de Comité Paritario de Seguridad y Salud
en el Trabajo (GH-F-40)
FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE
BIENESTAR SOCIAL Y ESTIMULOS
INICIO
Código: GH-P-04
Versión: 3
1.Identificar necesidades de Bienestar Social y
Estímulos.
Técnico Asistencial O1-12 Grupo Interno de Trabajo de
Gestión de Talento Humano
2.Consolidar, diagnosticar necesidades y elaborar
propuesta del Plan de Bienestar Social y
Estímulos.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestión de
Talento Humano.
Técnico Asistencial O1-12 Grupo Interno de Trabajo de
Gestión de Talento Humano.
4.Divulgar Plan de Bienestar Social y Estímulos.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestión de
Talento Humano.
Técnico Asistencial O1-12 Grupo Interno de Trabajo de
Gestión de Talento Humano.
3.Revisar y aprobar el Plan de Bienestar Social y
Estímulos.
Comisión de Personal.
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Secretario General.
5.Ejecutar Plan de Bienestar Social y Estímulos.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestión de
Talento Humano.
Técnico Asistencial O1-12 Grupo Interno de Trabajo de
Gestión de Talento Humano.
Procedimiento Comités
(DE-P-05).
Proceso Gestión
Contractual –Manual de
Contratación ( GC-M-01)
6.Evaluar el Plan de Bienestar Social y Estímulos.
Técnico Asistencial O1-12 Grupo Interno de Trabajo de
Gestión de Talento Humano
7.Informar los resultados de la evaluación del Plan
de Bienestar Social y Estímulos.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestión de
Talento Humano
Procedimiento Acciones
Preventivas, Correctivas
y de Mejora (MC-P-01).
FIN
Agencia Nacional de DefensaNOM INA
Codigo: GH-P-05
Version: 3
AUTORIDADPROCEDIMIENTO: Secretario General
LIDERPROCEDIMIENTO:
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
PROCESO Gestion de talento Humano
OBJETIVOEfectuar la liquidacion la nomina y las primas de ley atendiendo las disposiciones de la normativa vigente, para la correcta gestion de la entidad.
ALCANCE Inicia con la revision de las novedades de nomina reportadas y finaliza con la validacion de la informacion reportada en planilla unica de seguridad social y parafiscales y Fondo Nacional del Ahorro.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Director General
Secretario General
Procesos Estrategicos,
Misionales, Apoyo y de Evaluacion
Entidad externa
ActoAdministrativ
o
(Procedimi ento
seleccion y vinculacion (GH-P-01)
Formatos GH-F-02, GH-F-03, GH-F-11, GH-F-12, GH-F-13, GH-F-15, GH-F-17, GH-F-18, GH-F-19, GH-F-27, GH-F-28, GH-F-35 y GH-F-38
diligenciados
1. Revisar novedades reportadas.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Revisa que las novedades reportadas en el mes contengan la informacion necesaria para su incorporacion en la nomina.
Si la novedad contiene toda la informacion necesaria continua con la actividad 2.
Si no contiene toda la informacion necesaria se devuelve para que sea ajustada a los requisitos establecidos.
Nota: De acuerdo al mes en que se expidan los Decretos salariales, se re liquida toda la nomina mes a mes con todas sus novedades.
Novedadrevisada.
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 1 de 6
Agencia Nacional de DefensaNOM INA
Codigo: GH-P-05
Version: 3
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Novedadrevisada.
2. Incorporar novedades al sistema de
nomina.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Registra la novedad en el sistema de nomina, con los datos correspondientes de acuerdo con el tipo de novedad.
dExisten novedades que deban ser incluidas y canceladas en el mes respectivo pero llegaron despues del calendario de nomina?
Si. Se efectua nomina adicional iniciando por la actividad No. 1
No, continua con la actividad 3.
x
Novedad registrada
en el sistema de
nomina. (R)
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Novedad registrada en el sistema.
3. Generar pre- nomina.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Genera la pre-nomina en el sistema, verifica que las novedades esten registradas y liquidadas, asf mismo revisa que los descuentos de ley esten aplicados y envfa el archivo preliminar al Grupo Financiero.
Si la totalidad de las novedades estan registradas y liquidadas correctamente y los descuentos de ley estan
Archivo preliminar de nomina.
Pre-nominarevisada.
Gestor T1-11 Grupo de Gestion
Financiera
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 2 de 6
Agencia Nacional de DefensaNOM INA
Codigo: GH-P-05
Version: 3
aplicados, continua con la actividad 4 .
En caso contrario, efectua los ajustes correspondientes.
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Pre-nominarevisada
4. Generar nomina.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Genera la nomina definitiva a traves del sistema de informacion, imprime el archivo correspondiente junto con los debidos soportes.
Genera los archivos planos relacionados con la nomina para temas como Seguridad social, el cual es validado por el operador y genera el archivo plano para el Fondo Nacional del Ahorro - FNA.
Nomina definitiva y soportes.
Archivos planos de nomina.
(R)
Gestor T1-16 Coordinador
grupo Interno de Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Operadores del Sistema de
Seguridad Social
Gestor T1-11 Grupo de Gestion Administrativa y
de Talento Humano
Nomina definitiva y soportes.
5. Revisar y Aprobar nomina.
Gestor T1-16 Coordinador grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Secretario General
Revisa la nomina y confirma aleatoriamente novedades.
Aprueba la nomina del periodo correspondiente y la paso para firma del ordenador del gasto.
Nomina aprobada y soportes.
(R)
Secreta rio General
Secretario GeneralNomina
aprobada y soportes.
6. Preparar nomina para
pago
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Digitaliza la nomina aprobada junto con los soportes.
Nomina aprobada y soportes en medio ffsico
yelectronico.
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 3 de 6
Agencia Nacional de DefensaNOM INA
Codigo: GH-P-05
Version: 3
(R)
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Nomina aprobada y soportes en medio ffsico
yelectronico.
7. Solicitar el pago de la nomina.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Envfa correo electronico solicitando el tramite de pago de la nomina adjuntando los documentos electronicos de la misma y hace entrega de los documentos ffsicos al proceso de Gestion Financiera(Procedimiento Pagos GF-P-03).
Correo electronico enviando Nomina
aprobada y soportes en electronico.
(R)
Nomina aprobada en medio ffsico y
soportes. (R)
Coordinador Grupo de Gestion
Financiera
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Archivo plano de nomina Fondo
Nacional del Ahorro - FNA
8. Validar informacion reportada al
Fondo Nacional del Ahorro - FNA.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Valida la informacion del archivo plano relacionado con el pago al Fondo Nacional del Ahorro.
Si de la gestion adelantada se identifican mejoras que se puedan incorporar al procedimiento, estas se documentan de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC-P-01).
Archivo plano Fondo
Nacional del Ahorro
- FNA cargado en el aplicativo del Fondo Nacional
del Ahorro. (R)
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 4 de 6
Agencia Nacional de DefensaNOM INA
Codigo: GH-P-05
Version: 3
POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSLa nomina se tramitara de acuerdo con lo definido en el calendario de pagos establecido conjuntamente con el Grupo de Gestion Financiera.
Las novedades de nomina deberan ser tramitadas durante los primeros 10 dfas calendario del mes, tales como: ingresos, retiros, vacaciones, incapacidades, licencias, libranzas, aportes a cooperativas o fondos, polizas medicas, exequiales y de seguros, traslados entre Entidades de Seguridad Social, Horas extras, Deducibles para Beneficios tributarios, Aportes Voluntarios a Fondos de Pensiones y Cuentas AFC, entre otras.
Ver Normograma
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
Puestos de trabajo.Servidores Publicos.Sistema de Gestion Documental.Sistema de NominaPresupuesto asignado en la vigencia.
Procedimiento Seleccion y Vinculacion (GH-P-01).Procedimiento Pagos (GF-P-03).Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC- P-01).Formato Decision Voluntaria de Afiliacion al Sistema de Seguridad Social en Salud, Pension y a Fondo de Cesantfas (GH-F-02) Formato Manifestacion de Proteccion a la Familia (GH-F-03) Formato Solicitud de Permiso Remunerando o Licencia (GH-F-11) Formato Registro de Horas Extras (GH-F-12)Formato Solicitud de Vacaciones (GH-F-13)Formato Cumplimiento de Requisitos para Asignacion de Prima Tecnica por Estudios de Formacion Avanzada y Experiencia Altamente Calificada (GH-F-15)Formato Deducible de Vivienda (Beneficios Tributarios) (GH-F-17) Formato Deducible por Dependientes (Beneficios Tributarios) (GH-F-18)Formato Determinacion Categorfa Tributaria (GH-F-19)Formato Registro de Salidas Laborales (GH-F-27)Formato Registro de Permisos por Horas (GH-F-28)Formato Asignacion de Prima Tecnica por Evaluacion del Desempeno (GH-F-35)Formato Solicitud de Asignacion de Prima Tecnica por Formacion Avanzada y Experiencia Altamente Calificada (GH-F-38)
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 5 de 6
Agencia Nacional de DefensaNOM INA
Codigo: GH-P-05
Version: 3
ELABORO: AAAA MM DD REVISO: AAAA MM DD APROBO: AAAA MM DDAna Marfa MelendezGestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Adriana Marfa GamboaContratista Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Andrea Carolina Carrasco RamirezCoordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Andrea Carolina Carrasco RamirezCoordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 6 de 6
NOM INA
Codigo: GH-P-05
Version: 3
INICIO
SI
l.Revisar novedades reportadas.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
2.Incorporar novedades al sistema de nomina.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
3.Generar pre-nomina.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano.
4.Generar nomina.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano.
Pag.2
NOM INA
Codigo: GH-P-05
Version: 3
5.Revisar y Aprobar nomina.Gestor T1-16
Coordinador grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Secretario General.
1r6.Preparar nom
Gestor T1-11 Grupc de Gestion de T
iina para pago.Interno de Trabajo
alento Humano.
7.Solicitar el pago de la nomina.Coordinador Grupo Interno de Trabajo de ■
Gestion de Talento Humano.
Procedimiento Pagos GF- P-03
8.Validar informacion reportada al Fondo Nacional del Ahorro - FNA.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
FIN
Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC-P-01).
Agencia Nacional de DefensaEVALUACION DEL DESEMPENO Y ACUERDOS DE GESTION
Codigo: GH-P-06
Version: 2
AUTORIDADPROCEDIMIENTO:
Secretario GeneralLIDERPROCEDIMIENTO:
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
PROCESO Gestion de Talento Humano
OBJETIVO
Verificar el cumplimiento de las condiciones y metas laborales de los servidores de carrera y libre nombramiento y remocion, para determinar su permanencia o acciones correctivas, a traves de la evaluacion del desempeno y acuerdos de gestion.
ALCANCE Inicia con la solicitud de fijacion o concertacion de compromisos laborales y finaliza con la actualizacion de la hoja de vida con los soportes correspondientes de concertacion de los compromisos laborales y el seguimiento efectuado.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Comision Nacional del Servicio Civil
Departamento Administrativo de la Funcion Publica
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Formatos y metodologfa
para la evaluacion
deldesempeno
Laboral
Formatos y metodologfa
para establecer
Acuerdos de Gestion
1. Solicitar fijacion o
concertacion de compromisos
laborales
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
El Gestor proyecta la comunicacion solicitando la fijacion (para evaluacion del desempeno laboral) o concertacion (para el caso de acuerdos de gestion) de compromisos laborales.
El Coordinador firma la comunicacion y la remite a los responsables de efectuar la fijacion o concertacion de
Comunicacion escrita
solicitando fijacion o
concertacion de
compromisoslaborales
(R)
Formatos y metodologfa
para la evaluacion del
desempeno laboral
(Formato Evaluacion del Desempeno
Laboral Gh-F- 41) y para establecer
acuerdos de gestion
Jefes de dependencia
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 1 de 7
Agencia Nacional de DefensaEVALUACION DEL DESEMPENO Y ACUERDOS DE GESTION
Codigo: GH-P-06
Version: 2
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTEScompromisoslaborales.
(Formato Acuerdos de
Gestion GH-F- 22), segun corresponda
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Oficina Asesora de Planeacion
Comunicacio n escrita
solicitando fijacion o
concertacion de
compromisoslaborales
Formatos y metodologfa
para la evaluacion
deldesempeno Laboral o
para establecer
acuerdos de Gestion segun
corresponda
Plan Estrategico y
Planes Operativos
de las
2. Fijar o concertar
compromisos laborales.
Jefe de dependencia
Diligencia junto con el evaluado, los formatoscorrespondientes, dependiendo si se trata de evaluacion del desempeno laboral o Acuerdos de Gestion.
Prepara comunicacion escrita remitiendo los documentos diligenciados a la Coordinacion de Talento Humano.
Formato Evaluacion del Desempeno
Laboral (GH- F-41)
diligenciado (R)
Formato Acuerdos de Gestion (GH-
F-22) diligenciado
(R)
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 2 de 7
Agencia Nacional de DefensaEVALUACION DEL DESEMPENO Y ACUERDOS DE GESTION
Codigo: GH-P-06
Version: 2
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESdependencia
s
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
FormatoEvaluacion
delDesempeno
Laboral (GH- F-41)
diligenciado (R)
Formato Acuerdos de
Gestion (GH-F-22) diligenciado
(R)
3. Solicitar evaluacion del
desempeno laboral o solicitar
seguimiento a Acuerdos de
gestion
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Proyecta la comunicacion solicitando la evaluacion del desempeno laboral (para evaluacion del desempeno laboral) o el seguimiento (para el caso de acuerdos de gestion) de compromisos laborales.
El Coordinador firma la comunicacion y la remite a los responsables de efectuar la evaluacion parcial o el seguimiento a los Acuerdos de Gestion.
Nota: La evaluacion del desempeno se realizasemestralmente y una anual consolidando los resultados de las dos anteriores y
Comunicacion escrita
solicitando evaluacion del
desempeno laboral o
seguimiento a Acuerdos de
Gestion (R)
Formato Evaluacion del Desempeno
Laboral (GH- F-41)
diligenciado (R)
Formato Acuerdo de
Gestion (GH- F-22)
diligenciado (R)
Jefes de dependencia
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 3 de 7
Agencia Nacional de DefensaEVALUACION DEL DESEMPENO Y ACUERDOS DE GESTION
Codigo: GH-P-06
Version: 2
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESpara el caso de los Acuerdos de Gestion se efectuan dos seguimientos al ano, el final es un consolidado.
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Oficina Asesora de Planeacion - Sistema de
Integrado de Gestion
Institucional -SIGI
Comunicacio n escrita
solicitando evaluacion
deldesempeno
laboral o seguimiento a acuerdos de gestion
FormatoEvaluacion
delDesempeno
Laboral (GH- F-41)
diligenciado (R)
Formatos Acuerdos de
Gestion (GH-F-22) diligenciado
(R)
4. Realizar evaluacion
consolidada del desempeno
laboral o seguimiento a Acuerdos de
gestion
Jefe de dependencia
Realiza la evaluacion del desempeno laboral o el seguimiento a los acuerdos de gestiondiligenciando la informacion correspondiente en los Formatos evaluacion del desempeno laboral o Formatos Acuerdos de Gestion, segun sea el caso y remite formatos diligenciados.
X
Formato Evaluacion del Desempeno
Laboral (GH- F-41) o Formato
Acuerdo de Gestion (GH- F-22), segun sea el caso, diligenciados
(R)
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 4 de 7
Agencia Nacional de DefensaEVALUACION DEL DESEMPENO Y ACUERDOS DE GESTION
Codigo: GH-P-06
Version: 2
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESAvances Planes
Operativos de las
dependencia s
Jefe de dependencia
Resultados consolidados
de la evaluacion
deldesempeno
oseguimiento acuerdos de
gestion
Formatos de evaluacion
deldesempeno
laboral o Formatos de Acuerdos de
Gestion, segun sea el
caso, diligenciados
5. Actualizar hoja de vida
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Prepara un informe para el Director General y la Comision de Personal, con el consolidado de las evaluaciones de desempeno laboral con fines del plan de bienestar y estfmulos.
Preparaconsolidado de los resultados de los Acuerdos de Gestion para publicacion pagina web de la ANDJE
Archiva los Acuerdos y evaluaciones de desempeno en cada hoja de vida de los funcionarios.
Si la evaluacion del desempeno de los
Hoja de vida actualizada
(R)
Informe consolidado
de evaluacion del
desempeno(R)
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Director General
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 5 de 7
Agencia Nacional de DefensaEVALUACION DEL DESEMPENO Y ACUERDOS DE GESTION
Codigo: GH-P-06
Version: 2
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESservidores de carrera es insatisfactoria, se aplicara el procedimiento de desvinculacion de servidores publicos GH-P-08
Si de la gestion adelantada se identifican mejoras que se puedan incorporar al procedimiento, se documentan de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC-P- 01).
POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSLa evaluacion del desempeno laboral se debe llevar a cabo en la fechas establecidas por la Comision Nacional del Servicio Civil.
La evaluacion de los acuerdos de gestion debe efectuarse en las fechas establecidas por el Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Ver Normograma
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSPuestos de trabajoServidores PublicosSistema de Gestion Documental
Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC- P-01)Formato Acuerdo de Gestion (GH-F-22)
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 6 de 7
Agencia Nacional de DefensaEVALUACION DEL DESEMPENO Y ACUERDOS DE GESTION
Codigo: GH-P-06
Version: 2
ELABORO: AAAA MM DD REVISO: AAAA MM DD APROBO: AAAA MM DDNestor Javier Gonzalez RojasGestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Andrea Carolina Carrasco RamirezCoordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Andrea Carolina Carrasco RamirezCoordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Presupuesto asignado en la vigencia Sistema de Integrado de Gestion Institucional SIGI
Formato Evaluacion del Desempeno Laboral (GH-F-41) Procedimiento de Desvinculacion de Servidores Publicos (GH-P-08)
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 7 de 7
EVALUACION DEL DESEMPENOY ACUERDOS DE GESTlON
Codigo: GH-P-06
Version: 2
INICIO
l.S o lic ita r fijacion o concertacion de comprom isoslaborales.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
1r
2. Fijar o concertar comprom isos laborales.Jefe de dependencia
1r
3.Solicitar evaluacion del desempeno laboral o solicitar seguim iento a Acuerdos de gestion.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de
r
4.Realizar evaluacion consolidada del desempeno laboral o seguim iento a Acuerdos de gestion.
Jefe de dependencia
r
5.ActualizarGestor T1-11 Grupo Intern
Talento H
hoja de vida.io de T rabajo de Gestion de - umano.
FIN
Procedimiento "Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01". procedimiento dedesvinculacion deservidores publicos GH- P-08
Agencia Nacional de Defensa COM ISIONES DE SERVICIO Y DESPLAZAM IENTO Y
GASTOS DE V IA JE
Codigo: GH-P-07
Version: 1
AUTORIDADPROCEDIMIENTO:
Secretario GeneralLIDERPROCEDIMIENTO:
Coordinador Grupo de Gestion Administrativa y de Talento Humano
PROCESO Gestion de talento Humano
OBJETIVO Facilitar los desplazamientos de los funcionarios y Contratistas, para el desempeno de sus funciones y la mision de la Agencia.
ALCANCE Inicia con la solicitud de comision de servicios o desplazamiento y gastos de viaje y finaliza con la legalizacion de la comision o desplazamiento.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Agencia Nacional de Defensa Jurfdica del
Estado
Juzgados,Tribunales,
Cortes
Entidades publicas y
privadas del orden nacional e
internacional
Invitaciones para talleres, conferencias, capacitacion
Requerimient os judiciales
1. Solicitar comision de servicios o desplazamie nto y gastos de viaje
Funcionarioo
Contratista ANDJE
Diligencia el Formato Solicitud o Cancelacion de Comision de Servicios y Tiquetes Aereos - Servidores Publicos (GH- F-07) o el Formato Solicitud o Cancelacion de Autorizacion de Desplazamiento y Gastos de Viaje - Contratistas (GH-F-08) segun corresponda y lo envfa previo visto bueno del Jefe inmediato o supervisor del contrato.
dSe trata de una comision al exterior de funcionarios?
Si, continua con la actividad 2.
No, continua con la actividad 4.
X
Formato Solicitud o Cancelacion de
Comision de Servicios y
Tiquetes Aereos - Servidores
Publicos (GH-F- 07) diligenciado
(R)
Formato Solicitud o
Cancelacion de Autorizacion de
Desplazamiento y Gastos de Viaje -
Contratistas (GH-F-08) diligenciado
(R)
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
2. Solicitar autorizacion de
El Gestor T1-11 diligencia el formato establecido por
X
Codigo: DE-F-11 V-2Pagina 1 de 8
Agencia Nacional de Defensa COM ISIONES DE SERVICIO Y DESPLAZAM IENTO Y
GASTOS DE V IA JE
Codigo: GH-P-07
Version: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Funcionario Formato Solicitud o
Cancelacion de Comision de Servicios y Tiquetes Aereos -
Servidores Publicos
(GH-F-07)
comision al exterior
Secretario General
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano
la Presidencia de la Republica, anexando la reserva de los tiquetes, certificacion laboral del funcionario que viajara, agenda de actividades, liquidacion de los viaticos, copia del CDP y copia del contrato de suministro de tiquetes aereos.
Proyecta Oficio remisorio al Ministerio de Justicia y del Derecho y tramita su envfo previo visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano y firma del Secretario General.
Oficio remisorio solicitando tramite de
autorizacion de comision al
exterior (R)
Soportes de la solicitud
SecretarioGeneral
delMinisterio de Justicia y del
Derecho
SecretarioGeneral
delMinisterio de Justicia y del
Derecho
Validacion de la
Documentaci on para el tramite
3. Registrar informacion de
la comision
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano
Una vez validado por el Ministerio de Justicia y del Derecho, se registra la informacion en el sistema de comisiones al exterior de la Presidencia de la Republica.
Autorizacion de la Comision al
Exterior por parte de la Presidencia de la Republica
(R)
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
SecretarioGeneral
delMinisterio de Justicia y del
DerechoAutorizacion
de la4. Proyectar
acto
Codigo: DE-F-11 V-2Pagina 2 de 8
Agencia Nacional de Defensa COM ISIONES DE SERVICIO Y DESPLAZAM IENTO Y
GASTOS DE V IA JE
Codigo: GH-P-07
Version: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
SecretarioGeneral
delMinisterio de Justicia y del
Derecho
Supervisor de contrato
Comision al Exterior por parte de la Presidencia
de la Republica
(R)
Formato Solicitud o cancelacion de comision de servicios y tiquetes aereos -
servidores publicos
(GH-F-07)
Formato Solicitud o
Cancelacion de
Autorizacionde
Desplazamie nto y Gastos de Viaje -
Contratistas (GH-F-08)
administrativo que confiere comision de
servicios
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano
Coordinador del Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano
Proyecta la resolucion que confiere la comision de servicios para revision del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Para el caso de gastos de desplazamiento de contratistas, diligencia el Formato Liquidacion y Orden de Pago Desplazamiento y Gastos de Viaje Contratistas (GH- F-25) y lo remite para revision del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Para el caso de comision al exterior del Director General diligencia el Formato Orden de Pago - Comision de Servicios al Exterior para el Director General (GH-F-32)
Nota: Cuando la autorizacion de la comision al exterior sea para el Director General de la Agencia, el Ministerio
Proyecto de resolucion que
confiere la comision
Formato Liquidacion y
orden de pago desplazamiento y gastos de viaje
contratistas (GH-F-25) diligenciado
(R)
Formato Orden de pago -
comision de servicios al
exterior para el Director General
(GH-F-32) diligenciado
(R)
SecretarioGeneral
DirectorGeneral
Codigo: DE-F-11 V-2Pagina 3 de 8
Agencia Nacional de Defensa COM ISIONES DE SERVICIO Y DESPLAZAM IENTO Y
GASTOS DE V IA JE
Codigo: GH-P-07
Version: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESResolucion
que confiere comision al exterior al Director General
elabora la resolucion confiriendo la comision.
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Resolucion que confiere la comision
al exterior al Director General
Proyecto de resolucion
que confiere la comision
formato Liquidacion y
orden de pago
desplazamie nto y gastos
de viaje contratistas (GH-F-25) diligenciado
Formato Orden de
5. Aprobar comision
Secretario General
Director General
Coordinador del Grupo Interno de
Trabajo de Gestion
El Director General firma la resolucion aprobando la comision al exterior de los funcionarios, previo visto bueno del Secretario General y del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano, la cual es fechada y numerada por la Secretarfa General.
El Secretario General firma la resolucion de las comisiones al interior de los funcionarios, previo visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano, la cual es fechada y numerada por la Secretarfa General.
El Secretario General firma el Formato Solicitud o Cancelacion de Autorizacion de Desplazamiento y Gastos
Resolucion que confiere la
comision fechada y numerada
(R)
Formato Solicitud o Cancelacion de Autorizacion de
Desplazamiento y Gastos de Viaje - contratistas (GH- F-08) Firmado
(R)
Formato Liquidacion y
Orden de Pago Desplazamiento y Gastos de Viaje
Contratistas
Funcionarioo
ContratistaANDJE
Tecnico Asistencial Grupo de Gestion
Financiera
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de
Codigo: DE-F-11 V-2Pagina 4 de 8
Agencia Nacional de Defensa COM ISIONES DE SERVICIO Y DESPLAZAM IENTO Y
GASTOS DE V IA JE
Codigo: GH-P-07
Version: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESPago -
Comision de Servicios al
Exterior para el Director General
(GH-F-32) diligenciado
de Talento Humano
de Viaje - Contratistas (GH-F-08) a traves del cual autoriza el desplazamiento y gastos de viaje al interior o exterior de los contratistas, previo visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
(GH-F-25)Firmado
(R)
TalentoHumano
SecretarioGeneral
Director General
Resolucion que confiere la comision fechada y numerada
Formato Solicitud o
Cancelacion de
Autorizacion
6. Tramitar tiquetes aereos
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion
Tramita los tiquetes aereos teniendo en cuenta la informacion suministrada a traves de la resolucion o el Formato Solicitud o Cancelacion de Autorizacion de Desplazamiento y Gastos de Viaje - Contratistas (GH-F-08), segun corresponda.
Envfa los tiquetes a traves de correo electronico, anexando copia de la resolucion o del Formato Solicitud o Cancelacion de Autorizacion de Desplazamiento y Gastos de Viaje - Contratistas (GH-F-08) y del Formato Liquidacion y Orden de Pago Desplazamiento y Gastos de Viaje
Correoelectronico
Funcionarioo
Codigo: DE-F-11 V-2Pagina 5 de 8
Agencia Nacional de Defensa COM ISIONES DE SERVICIO Y DESPLAZAM IENTO Y
GASTOS DE V IA JE
Codigo: GH-P-07
Version: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Coordinador del Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
deDesplazamie nto y Gastos de Viaje -
Contratistas (GH-F-08)
firmado
de Talento Humano
contratistas (GH-F-25), segun corresponda.
Tambien se adjunta el Formato Informe de Comision de Servicios - Servidores Publicos (GH- F-23), Formato Informe de Desplazamiento - Contratistas (GH-F-24), Formato Legalizacion de Comision de Servicios - Servidores Publicos (GH-F- 09) y Formato Legalizacion de Desplazamiento y Gastos de Viaje - Contratistas (GH-F-10), segun corresponda.
Nota: Para losfuncionarios y contratistas que viajan al exterior se remite copia de la tarjeta Assist-card.
Con la documentacion correspondiente
ContratistaANDJE
Formato Informe de Comision de Servicios - Servidores Publicos
(GH-F-23) diligenciado
7. Legalizar comision o
desplazamientoRevisa la informacion registrada en los formatos y los pasabordos o
X
Formato Informe de Comision de
Servicios - Servidores
Publicos (GH-F- 23) validado
(R)
Formato Legalizacion de
Codigo: DE-F-11 V-2Pagina 6 de 8
Agencia Nacional de Defensa COM ISIONES DE SERVICIO Y DESPLAZAM IENTO Y
GASTOS DE V IA JE
Codigo: GH-P-07
Version: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Funcionarioo
ContratistaANDJE
Formato Legalizacion de Comision de Servicios - Servidores
Publicos(GH-F-09)
diligenciado
FormatoLegalizacion
deDesplazamie nto y Gastos de Viaje -
Contratistas (GH-F-10)
diligenciado
Formato Informe de
Desplazamie nto -
Contratistas (GH-F-24)
diligenciado
Pasabordo o certificacion
de la aerolfnea
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano
certificacion de la aerolfnea y/o declaracion extrajuicio.
Una vez revisado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano, y firmado el formato de legalizacion por el Secretario General, se archivan los documentos en la hoja de vida de los funcionarios y para el caso de los contratistas, los envfa al Grupo de Gestion Contractual para su respectivo archivo en la carpeta de los contratistas.
Si de la gestion adelantada se identifican mejoras que se puedan incorporar al procedimiento, estas se documentan de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC-P-01).
Comision de Servicios - Servidores
Publicos (GH-F- 09) validado
(R)
Formato Legalizacion de
Desplazamiento y Gastos de Viaje -
Contratistas (GH-F-10) validado
(R)
Formato Informe de
Desplazamiento - Contratistas (GH-F-24) validado
(R)
Pasabordo o certificacion de la
aerolfnea (R)
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Coordinador Grupo de Gestion
Contractual
Codigo: DE-F-11 V-2Pagina 7 de 8
Agencia Nacional de Defensa COM ISIONES DE SERVICIO Y DESPLAZAM IENTO Y
GASTOS DE V IA JE
Codigo: GH-P-07
Version: 1
POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSRealizar el tramite de legalizacion de la comision o desplazamiento y gastos de viaje dentro de los siguientes 3 dfas habiles despues de la comision o el desplazamiento.
Solicitar las autorizaciones de comisiones o desplazamiento y gastos de viaje dentro de los tiempos establecidos por la Direccion General.
Ver Normograma
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSPuestos de trabajo Servidores Publicos Sistema de Gestion Documental Presupuesto asignado en la vigencia
Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC- P-01)Formato Solicitud o Cancelacion de Comision de Servicios y Tiquetes Aereos - Servidores Publicos (GH-F-07)Formato Solicitud o Cancelacion de Autorizacion de Desplazamiento y Gastos de Viaje - Contratistas (GH-F-08)Formato Legalizacion de Comision de Servicios - Servidores Publicos (GH-F-09)Formato Legalizacion de Desplazamiento y Gastos de Viaje - Contratistas (GH-F-10)Formato Informe de Comision de Servicios - Servidores Publicos (GH-F-23)Formato Informe de Desplazamiento - Contratistas (GH-F-24) Formato Liquidacion y Orden de Pago Desplazamiento y Gastos de Viaje contratistas (GH-F-25)Formato Orden de Pago - Comision de Servicios al Exterior para el Director General (GH-F-32)
ELABORO: AAAA MM DD REVISO: AAAA MM DD APROBO: AAAA MM DDNestor Javier Gonzalez RojasGestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Andrea Carolina Carrasco RamirezCoordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Andrea Carolina Carrasco RamirezCoordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Codigo: DE-F-11 V-2Pagina 8 de 8
COMISIONES DE SERVICIO Y DESPLAZAMIENTOY GASTOS DE VIAJE
Codigo: GH-P-07
Version: 1
2.Solicitar autorizacion de com ision al exterior.Secretario General.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
1r
3.Registrar informacion de la comision.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de
Talento Humano.
1r
4.Proyectar acto adm inistrativo que confiere com ision de servicios.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Pag .2
COMISIONES DE SERVICIO Y DESPLAZAMIENTOY GASTOS DE VIAJE
Codigo: GH-P-07
Version: 1
Pag .1
5.Aprobar comision.Secretario General.Director General.
Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
6.Tramitar tiquetes aereos.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de
Talento Humano.
Agencia Nacional de DefensaDESVINCULACION DE SERVIDORES PUBLICOS
Codigo: GH-P-08
Version: 1
AUTORIDADPROCEDIMIENTO:
Secretario GeneralLIDERPROCEDIMIENTO:
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
PROCESO Gestion de Talento Humano
OBJETIVORealizar todas las gestiones administrativas necesarias para la culminacion de la historia laboral de los funcionarios de la Agencia, desvinculando al servidor cumpliendo la normatividad vigente
ALCANCE Inicia con la proyeccion y expedicion del acto administrativo de desvinculacion y termina con la elaboracion de la nota de ejecutoria y la actualizacion de la hoja de vida correspondiente.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Presidencia de la Republica
Funcionario
Director General
Notario
Fondos de pensiones
Decreto de supresion de
cargo
Carta de renuncia
Resolucion de declaracion de insubsistencia
Resolucion de declaracion de insubsistencia por evaluacion
deldesempeno no satisfactoria
(Carrera Administrativa y Periodo de
Prueba)
1. Proyectar y expedir el acto
administrativo de desvinculacion
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Proyecta la resolucion de desvinculacion del servidor publico segun la causal identificada
Proyecto de resolucion
dedesvinculac
ion
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Secreta rio General
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 1 de 7
Agencia Nacional de DefensaDESVINCULACION DE SERVIDORES PUBLICOS
Codigo: GH-P-08
Version: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Resolucion de destitucion por proceso disciplinario
Resolucion por abandono del
cargo
Resolucion de revocatoria de nombramiento
Resolucion de destitucion por orden o
decision judicial
Registro de defuncion
Acto administrativo de declaracion de invalidez
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 2 de 7
Agencia Nacional de DefensaDESVINCULACION DE SERVIDORES PUBLICOS
Codigo: GH-P-08
Version: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESActoadministrativo de pension
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Proyecto de resolucion de
desvinculacion
2. Revisar proyecto de
resolucion de desvinculacion
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Secretario General
Revisa el proyecto de resolucion de desvinculacion y dan el visto bueno para continuar el tramite o efectua las observaciones respectivas para ajuste.
Proyecto de resolucion
dedesvinculac
ionrevisada
Director General
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Secretario General
Proyecto de resolucion de
desvinculacion revisada
3. Suscribir resolucion de
desvinculacionDirector General
Suscribe la resolucion de desvinculacion y la entrega para que sea fechada y numerada por la Secretarfa General y posteriormente archivada y comunicada.
Resolucionde
desvinculac ion
fechada y numerada
(R)
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Director General
Secretarfa General
Resolucion de desvinculacion
fechada y numerada
4. Proyectar Comunicar
desvinculacion
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano
Proyecta memorando comunicando la desvinculacion segun lo definido en la Resolucion de desvinculacion.
Proyecto de memorand
ocomunican
dodesvinculac
ion
Secreta rio General
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
5. Comunicar desvinculacion
Secretario General Revisa la comunicacion, la Secretarfa General la firma y se realizan las gestionescorrespondientes para
X
Memorandocomunican
dodesvinculac
ion(R)
Funcionarioo
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 3 de 7
Agencia Nacional de DefensaDESVINCULACION DE SERVIDORES PUBLICOS
Codigo: GH-P-08
Version: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESGestor T1-11
Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Proyecto de memorando comunicando desvinculacion
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
su comunicacion, anexando formato Paz y Salvo (GH-F-16) para su tramite y el formato Remision Examen Medico (GH-F-21) de egreso (cuando aplique).
Nota: Cuando se trate de la muerte de un funcionario, se publica un edicto en un diario de circulacion nacional.
Formato Paz y salvo (GH-F-16) diligenciado
(R)
FormatoRemisionExamenMedico
(GH-F-21)diligenciado
(R)
EdictoPublicado
(R)
Apoderado
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Director General
Secretario General
Resolucion de desvinculacion
fechada y numerada
Memorandocomunicandodesvinculacion
6. Reportar desvinculacion
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano
Se remite acto administrativo de desvinculacion al Gestor T1-11 del Grupo de Gestion de Talento Humano - Nomina, para inclusion novedad en la nomina del mes correspondiente de acuerdo al Procedimiento Nomina (GH-P-05)
X
Correo electronico informando novedad de vinculacion
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano -Nomina
Exfuncionarioo
Apoderado
Formato Paz y Salvo (GH-F-
16) yFormato
7. Revisar paz y salvo y actualizar
hoja de vida
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano
Verifica que los formatos de Paz y Salvo (GH-F- 16) y el formato de Informe de Empalme y/o
X
Hoja de vida
actualizada
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 4 de 7
Agencia Nacional de DefensaDESVINCULACION DE SERVIDORES PUBLICOS
Codigo: GH-P-08
Version: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESInforme de
Empalme y/o Entrega del
Cargo (GH-F- 37)
diligenciado
Resultado de examen medico
Entrega del Cargo (GH- F-37) esten completamente diligenciados, tramita la firma del Secretario General y lo archiva en la hoja de vida.
Nota: La practica del examen de retiro no es obligatorio de acuerdo con lo definido en la Resolucion 2346 de 2007 del Ministerio de Proteccion Social.
Formato Paz Y Salvo (GH-F-16) diligenciado
(R)
Formato Informe de Empalme
y/o Desvinculac ion (GH-F-
37) diligenciado
(R)
Gestion de Talento Humano
Director General
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano- Nomina
Resolucion de desvinculacion
fechada y numerada
Proyeccion de liquidacion de prestaciones
8. Proyectar resolucion de
reconocimiento y orden para pago de prestaciones
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano
Proyecta resolucion de reconocimiento y orden para pago de prestaciones de conformidad con la proyeccion de liquidacion de prestaciones sociales.
Proyecto de resolucion
dereconocimi
ento y orden para
pago de prestacione
s.
Secreta rio General
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Proyecto de Resolucion de reconocimient o y orden para
pago de prestaciones.
9. Suscribir resolucion
Secretario General
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Revisa la resolucion y el Secretario General la suscribe e instruye para su numeracion y fecha la cual es posteriormente Archivada.
Resolucionde
reconocimi ento y
orden para pago de
prestacione s
(R)
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Secretario GeneralResolucion de reconocimient
10. Notificar resolucion de
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
Elabora notificacion de la resolucion por la cual se
Notificacion firmada o
Exfuncionario
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 5 de 7
Agencia Nacional de DefensaDESVINCULACION DE SERVIDORES PUBLICOS
Codigo: GH-P-08
Version: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESo y orden para
pago de prestaciones
reconocimiento y orden para pago de prestaciones
de Gestion de Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano
reconoce y ordena el pago de prestaciones, la cual es firmada por el Coordinador Grupo de Gestion de Talento Humano y el exfuncionario o se envfa por correo electronico de conformidad con el CPACA.
correoelectronico
(R)
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Exfuncionario
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Notificacionfirmada
11. Elaborar nota de
ejecutoria
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano
Elabora nota de ejecutoria teniendo en cuenta la informacion registrada en la notificacion y la resolucion de reconocimiento y orden de pago de prestaciones.
Entrega la nota a financiera para su tramite correspondiente de pago previamente firmada por el Secretario General.
Actualiza la hoja de vida.
Si de la gestion adelantada se identifican mejoras que se puedan incorporar al procedimiento, estas se documentan de acuerdo
Nota de ejecutoria firmada
(R)
Coordinador Grupo de Gestion
Financiera
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 6 de 7
Agencia Nacional de DefensaDESVINCULACION DE SERVIDORES PUBLICOS
Codigo: GH-P-08
Version: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTEScon lo establecido en el Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC-P-01).
POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSCuando el Funcionario en retiro haya adquirido una enfermedad profesional durante su permanencia en la Agencia, es obligatorio exigir el examen medico de retiro.
Ver Normograma
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSPuestos de trabajo Servidores Publicos Sistema de Gestion Documental Presupuesto asignado en la vigencia
Formato Paz y Salvo (GH-F-16)Formato Remision Examen Medico (GH-F-21)Formato Informe de Empalme y/o Entrega del Cargo (GH-F-37) Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC- P-01)Procedimiento Nomina (GH-P-05)
ELABORO: AAAA MM DD REVISO: AAAA MM DD APROBO: AAAA MM DDNestor Javier Gonzalez RojasGestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Andrea Carolina Carrasco RamirezCoordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Andrea Carolina Carrasco RamirezCoordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 7 de 7
DESVINCULACION DE SERVIDORES PUBLICOS
Codigo: GH-P-08
Version: 1
INICIO
1.Proyectar y expedir el acto adm inistrativo de desvinculacion.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
2.Revisar proyecto de resolucion de desvinculacion .
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Secretario General.
1r
3.Suscribir resolucion de desvincu lacion .Director General.
r
4.Proyectar Comunicar desvinculacion.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano.
r
5.Comunicar desvinculacion.Secretario General.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
r
6.Reportar desvinculacion.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano.
1r
Procedim iento Nomina (GH-P-05)
7.Revisar paz y salvo y actualizar hoja de vida.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Pag.2
DESVINCULACION DE SERVIDORES PUBLICOS
Codigo: GH-P-08
Version: 1
Pag.1
8.Proyectar resolucion de reconocim iento y orden para pago de
prestaciones.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano.
1r
9.Suscribir resolucion.Secretario General.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
1r
10.Notificar resolucion de reconocim iento y orden para pago de
prestaciones.Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano.
r
l l.E la b o ra r notGestor T1-11 Grupo
Gestion de Tal
a de ejecutoria.Interno de Trabajo de - ento Humano.
Procedim iento Acciones Preventivas,
Correctivas y de Mejora (MC-P-01).
FIN
Agencia Nacional de DefensaPROCEDIMIENTO DE TELETRABAJO
Codigo: GH-P-09
Version: 1
AUTORIDADPROCEDIMIENTO: Secretario General
LIDERPROCEDIMIENTO:
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
PROCESO Gestion de Talento Humano
OBJETIVOPromover y regular el Teletrabajo como un instrumento de generacion de empleo y autoempleo mediante la utilizacion de tecnologfas de la informacion y telecomunicaciones (TIC).
ALCANCE Inicia con el analisis de cargos con opcion de teletrabajo y finaliza con la actualizacion de la hoja de vida del Servidor Publico Teletrabajador.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Proceso de Gestion Talento
Humano
Manual de Funciones y
Competencias Laborales
1. Analizar los Cargos
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano
Se diligencia el formato Analisis de Cargo para Opcion de Teletrabajo (GH- F-42), para establecer que cargos son teletrabajables conforme con el manual de funciones de la Agencia. El Coordinador del Grupo de Talento Humano revisa y valida la informacion.
X
Formato Analisis de Cargo para Opcion de
Teletrabajo (GH-F-42)
diligenciado (R)
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Servidor Publico ANDJE
Formato Inscripcion a Teletrabajo (GH-F-43)
diligenciado (R)
2. Realizar Postulacion del Servidor Publico
Servidor Publico ANDJE
El Servidor Publico diligencia el formato Inscripcion a Teletrabajo (GH- F-43), y lo entrega al Coordinador de TALENTO HUMANO, quien verifica que el cargo sea
Formato Inscripcion a Teletrabajo (GH-F-43) verificado
(R)
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 1 de 12
Agencia Nacional de DefensaPROCEDIMIENTO DE TELETRABAJO
Codigo: GH-P-09
Version: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESteletrabajable, previa divulgacion.
Gestion de Talento Humano
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Comunicacion escrita
remitiendo formato
Proceso de Seleccion -
Evaluacion del Jefe (GH-F-
44).
3. Evaluar postulacion Jefe Inmediato
Coordinador de Talento Humano comunica mediante memorando al jefe inmediato, la postulacion del funcionario y se le solicita evaluar competencias y funciones teletrabajables, diligenciando el formato Proceso de Seleccion - Evaluacion del Jefe (GH-F-44).
El Jefe inmediato remite el formato al Grupo Talento Humano.
dEl servidor publico esta calificado?
SI. Pasa a la actividad 4.
NO. Pasa a la actividad 15.
X
Memorando y formato
Proceso de Seleccion -
Evaluacion del Jefe (GH-F-44)
diligenciado (R)
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de
Memorando y formato
Proceso de
4. Solicitar prueba sicologica
Tecnico Asistencial T1-12 Grupo Interno de Trabajo
Elabora Oficio solicitando practica de prueba
Comunicacionescrita
Entidad que realiza la prueba
psicologica
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 2 de 12
Agencia Nacional de DefensaPROCEDIMIENTO DE TELETRABAJO
Codigo: GH-P-09
Version: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESGestion de Talento
HumanoSeleccion -
Evaluacion del Jefe (GH-F-
44) diligenciado
(R)
de Gestion de Talento Humano
sicologica con enfasis en teletrabajo
Entidad que realiza la prueba
psicologica
Informeresultadoprueba
psicologica
5. Revisar los resultados
prueba psicologica
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Se recibe y revisa el informe de los datos encontrados en la aplicacion de la prueba.dEl servidor publico paso la prueba psicologica?
SI. Pasa a la actividad 6.NO. Pasa a la actividad 15.
Comunicacion escrita (correo
electronico) informando realizar la
visita domiciliaria
Servidor Publico de la ANDJE
Proceso Gestion de Talento Humano
Formatos Reporte de las condiciones de Teletrabajo (GH-F-45) Y Evaluacion Componente Tecnologico paraTeletrabajo(GH-F-46)
6. Realizar visita domiciliaria
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Se revisan condiciones ambientales, familiares, de seguridad y salud en el trabajo y tecnologicas. Se diligencian los formatos Reporte de las condiciones de Teletrabajo (GH- F-45) y Evaluacion Componente Tecnologico para Teletrabajo (GH-F- 46).
Formatos Reporte de las condiciones de
Teletrabajo (GH-F-45)
diligenciado (R)
EvaluacionComponenteTecnologico
paraTeletrabajo(GH-F-46),diligenciado
(R)
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 3 de 12
Agencia Nacional de DefensaPROCEDIMIENTO DE TELETRABAJO
Codigo: GH-P-09
Version: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
dCumple con las condiciones mfnimas requeridas?
SI. Pasa a la actividad 7.NO. Pasa a la actividad 15.
Proceso Gestion de Talento
Humano
FormatoAsistencia(GD-F-18)
Formato Evaluacion Manejo del Sistema de
Gestion Documental (GH-F-47)
7. Realizar evaluacion y capacitacion
Tecnico Asistencial y/o Profesional de Talento Humano
Profesional de Gestion
Documental
Profesional de Tecnologfa de la
Informacion
Se realiza evaluacion del manejo del Sistema de Gestion Documental
Se realizan capacitaciones en los temas: Seguridad y Salud en el Trabajo, Sistema de Gestion Documental y Seguridad de la Informacion y manejo de tecnologfas con el apoyo de los Proceso Gestion Documental y Gestion de Tecnologfa de la Informacion.
FormatoAsistencia(GD-F-18)
diligenciado(R)
Formato Evaluacion de
Manejo del Sistema de
gestion Documental (GH-F-47)
diligenciado (R)
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Formato Analisis de
8. Proyectar y revisar X Proyecto de
resolucion deSecreta rio General
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 4 de 12
Agencia Nacional de DefensaPROCEDIMIENTO DE TELETRABAJO
Codigo: GH-P-09
Version: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Cargo para Opcion de
Teletrabajo (GH-F-42)
diligenciado (R)
Formato Inscripcion a Teletrabajo (GH-F-43)
(R)
Formato Proceso de Seleccion -
Evaluacion del Jefe (GH-F-
44) diligenciado
(R)
formatos Evaluacion
Componente Tecnologico
para Teletrabajo (GH-F-46), formato de
Reporte de las condiciones de
Teletrabajo (GH-F-45)
resolucion de autorizacion de
teletrabajoCoordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano
El Gestor proyecta la resolucion de autorizacion, la cual es revisada por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
autorizacion de teletrabajo revisada
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 5 de 12
Agencia Nacional de DefensaPROCEDIMIENTO DE TELETRABAJO
Codigo: GH-P-09
Version: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESdiligenciados
(R)
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Proyecto de resolucion de autorizacion
de teletrabajo revisada
9. Aprobar resolucion de teletrabajo
Secretario General
El Secretario General firma la resolucion de autorizacion de teletrabajo revisada, previo visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano, la cual es fechada y numerada por la Secretarfa General.
Resolucion de autorizacion de
teletrabajo firmada, fechada y numerada
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Secretario General
Resolucion de autorizacion
de teletrabajo firmada, fechada y numerada
10. Comunica r resolucion de autorizacion de
teletrabajo
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano
El gestor envfa correo electronico con copia de la resolucion firmada por el Secretario General al funcionario y al jefe inmediato.
Se envfa mediante oficio firmado por el Coordinador del Grupo de Talento Humano, copia de la resolucion a la administradora de riesgos laborales.
Comunicacion escrita (correo
electronico) (R)
Comunicacion escrita ARL (Oficio) (R)
Servidor Publico ANDJE -
Teletrabajador
Jefe Inmediato
ARL
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 6 de 12
Agencia Nacional de DefensaPROCEDIMIENTO DE TELETRABAJO
Codigo: GH-P-09
Version: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Servidor Publico ANDJE -
Teletrabajador
Jefe Inmediato
Formato Fijacion y Entrega de Productos (GH-F-48)
11. Realizar fijacion y
seguimiento entrega de productos
Servidor Publico ANDJE -
Teletrabajador
Jefe Inmediato
Se diligencia por parte del funcionario y del Jefe Inmediato el Formato Fijacion y Entrega de Productos (GH-F- 48), el cual es firmado por el funcionario y su jefe inmediato.
El jefe inmediato realiza seguimiento semanal, quincenal, mensual o bimestral de los productos fijados.
Formato Fijacion y Entrega de Productos (GH-F-48)
diligenciado (R)
Servidor Publico ANDJE -
Teletrabajador
Jefe Inmediato
Proceso Gestion de Talento Humano
Formato de Reversibilidad por parte del
Teletrabajador (GH-F-49)
12. Solicitar Reversibilidad
Jefe Inmediato /
Servidor Publico ANDJE -
Teletrabajador
El Servidor Publico diligencia el Formato de Reversibilidad por parte del Teletrabajador (GH-F-48) mediante el cual solicita el retorno a su puesto de trabajo de manera presencial, se entrega al Grupo de Talento Humano
El Servidor Publico
diligencia el Formato de
Reversibilidad por parte del
Teletrabajador (GH-F-49)
diligenciado (R)
Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 7 de 12
Agencia Nacional de DefensaPROCEDIMIENTO DE TELETRABAJO
Codigo: GH-P-09
Version: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESFormato de
Reversibilidad por parte del
Jefe Inmediato (GH-F-50)
Si el proceso lo realiza El Jefe inmediato diligencia el Formato de Reversibilidad por parte del Jefe Inmediato (GH-F- 50) mediante el cual solicita el retorno al puesto de trabajo del Servidor PublicoTeletrabajador, se entrega al Grupo de TALENTO HUMANO
Formato de Reversibilidad por parte del
Jefe Inmediato (GH-F-50)
diligenciado (R)
Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Formato de Reversibilidad por parte del
Jefe Inmediato (GH-F-50)
diligenciado (R)
13. Revisar la Solicitud de
reversibilidad
Equipo Coordinador de
Teletrabajo
El Equipo Coordinador emite concepto con respecto a la solicitud.
dEl concepto es favorable?SI. Pasa a la actividad 14.
NO. Se le cita al jefe para que exponga las causas y se decide en acta. Pasa a la actividad 15
X
Formato Acta de Reunion
registrada en la herramienta
SIGI (R)
Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Servidor Publico ANDJE -
Teletrabajador
El Servidor Publico
diligencia el
14. Proyectar acto
administrativoGestor T1-11
Grupo Interno de
Proyecta la resolucion que revoca la modalidad
Proyecto de Resolucion que
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 8 de 12
Agencia Nacional de DefensaPROCEDIMIENTO DE TELETRABAJO
Codigo: GH-P-09
Version: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Formato de Reversibilidad por parte del
Teletrabajador (GH-F-49)
diligenciado (R)
que revoca la modalidad de teletrabajo
Trabajo de Gestion de Talento Humano
de teletrabajo para revision del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
revoca la modalidad de teletrabajo
Secreta rio General
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Proyecto de Resolucion
que revoca la modalidad de teletrabajo
15. Aprobar reversibilidad Secretario General
El Secretario General firma la resolucion que revoca la modalidad de teletrabajo, previo visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano, la cual es fechada y numerada por la Secretarfa General.
Resolucion que revoca la
modalidad de teletrabajo, fechada y
numerada (R)
Comunicacion escrita (correo
electronico) (R)
Comunicacion escrita ARL (Oficio) (R)
Servidor Publico ANDJE -
Teletrabajador
ARL
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Comunicacion escrita ARL (Oficio) (R)
Resolucion que revoca la modalidad de teletrabajo, fechada y
numerada (R)
Formatos: Analisis de
16. Archivar Hoja de Vida
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano
Se archivan los Formatos:Analisis de Cargo para Opcion de Teletrabajo (GH-F- 42) e Inscripcion a
Hoja de Vida actualizada
Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 9 de 12
Agencia Nacional de DefensaPROCEDIMIENTO DE TELETRABAJO
Codigo: GH-P-09
Version: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESCargo para Opcion de Teletrabajo (GH-F-42) e Inscripcion a Teletrabajo (GH-F-43), Proceso de Seleccion - Evaluacion del Jefe (GH-F- 44), Reporte de las condiciones de Teletrabajo (GH-F-45), Evaluacion Componente Tecnologico paraTeletrabajo (GH-F-46), Formato Evaluacion de Manejo del Sistema de Gestion Documental (GH-F-47).
Teletrabajo (GH-F- 43), Proceso de Seleccion - Evaluacion del Jefe (GH-F-44), Reporte de las condiciones de Teletrabajo (GH- F-45), Evaluacion Componente Tecnologico para Teletrabajo (GH-F- 46).
Se archivan los actosadministrativos
POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSCumplir los requerimientos especfficos para teletrabajar contemplados en la Resolucion No 461 del 23 de diciembre de 2015. Ver Normograma
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 10 de 12
Agencia Nacional de DefensaPROCEDIMIENTO DE TELETRABAJO
Codigo: GH-P-09
Version: 1
POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSPara la aprobacion de la solicitud de reversibilidad se requiere aprobacion del equipo coordinador de teletrabajo conformado segun resolucion No 154 del 20 de junio de 2014.
En caso de ser seleccionado conforme a la evaluacion del jefe, se autoriza al Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano, para realizar la respectiva visita domiciliaria de verificacion de las condiciones de ambiente (ergonomfa, luz, ruido), a traves de la Administradora de Riesgos Laborales - ARL y/o miembros del COPASST y la evaluacion psicologica.
La modalidad de teletrabajo se realiza dos (2) dfas a la semana para aquellos funcionarios cuyos cargos sean considerados teletrabajables.
Contar como mfnimo seis (6) meses de vinculacion en la entidad.
La jornada de trabajo es la establecida para los demas servidores publicos de la Agencia.
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
Puesto de trabajoServidores PublicosSistema de Gestion DocumentalSistemas de Tecnologfa de la Informacion y Comunicaciones
Formato Analisis de Cargo para Opcion de Teletrabajo (GH-F-42) Formato Inscripcion a Teletrabajo (GH-F-43)Formato Proceso de Seleccion - Evaluacion del Jefe (GH-F-44) Formato de Reporte de las condiciones de Teletrabajo (GH-F-45) Formato Evaluacion Componente Tecnologico para Teletrabajo (GH-F-46)Formato Evaluacion Manejo del Sistema de Gestion Documental (GH-F-47)Formato de Fijacion y Seguimiento Entrega de Productos (GH-F- 48)Formato de Reversibilidad por parte del Teletrabajador (GH-F-49) Formato de Reversibilidad por parte del Jefe Inmediato (GH-F-50)
ELABORO: REVISO: APROBO:
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 11 de 12
Agencia Nacional de DefensaPROCEDIMIENTO DE TELETRABAJO
Codigo: GH-P-09
Version: 1
Nestor Javier Gonzalez RojasGestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano Camilo Andres Umana MesaGestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Andrea Carolina Carrasco RamirezCoordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Andrea Carolina Carrasco RamirezCoordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 12 de 12
PROCEDIMIENTO DE TELETRABAJOCodigo: GH-P-09
Version: 1
IN IC IO
l.Ana liza r los Cargos.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano.
2.Realizar Postulacion del Servidor Publico.
Servidor Publico ANDJE
3.Evaluar postulacion.Jefe Inmediato.
4-Solicitar prueba Psicologica.Tecnico Asistencial T1-12 Grupo Interno
de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
5.Revisar los resultados prueba psicologica.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
PROCEDIMIENTO DE TELETRABAJOCodigo: GH-P-09
Version: 1
7.Realizar capacitacion.Tecnico Asistencial de Talento Humano.
Profesional de Gestion Documental. Profesional de Tecnologfa de la
Informacion.
8.Proyectar y revisar resolucion de autorizacion de teletrabajo.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
1r
9.Aprobar resolucion de te letrabajo .
Secretario General.
1r
lO .Comunicar resolucion de autorizacion de teletrabajo.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.
1r
l l.R e a liz a r fijacion y seguim iento entrega de productos.Servidor Publico ANDJE -
Teletrabajador Jefe Inmediato.
12.Solicitar Reversibilidad.Jefe Inmediato /
Servidor Publico ANDJE - Teletrabajador
Pag.B
PROCEDIMIENTO DE TELETRABAJOCodigo: GH-P-09
Version: 1
Pag.2
1r
12.Solicitar Reversibilidad.Jefe Inmediato /
Servidor Publico ANDJE - Teletrabajador
1f
13.Revisar la Solicitud de reversibilidad.
Equipo Coordinador de Teletrabajo.
14.Proyectar acto adm inistrativo que revoca la modalidad de
teletrabajo.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano.
© 1
GH
r
15.Aprobar reversibilidad.Secretario General.
1f
16.Archivar Hoja de Vida.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano.
FIN
Agencia Nacional de DefensaELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL
Codigo: GH-P-10
Version: 0
AUTORIDADPROCEDIMIENTO: Secretario General LIDER
PROCEDIMIENTO:Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
PROCESO Gestion de Talento Humano
OBJETIVOIdentificar, seleccionar, suministrar, almacenar, utilizar, mantener e inspeccionar los Elementos y Equipos de Proteccion Personal (EPP) utilizados por los funcionarios y contratistas de la Agencia.
ALCANCE Inicia con la identificacion del elemento de proteccion personal y termina con la verificacion de su uso por parte de los colaboradores.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Ministerio del Trabajo
Matrizidentificacion de peligros y valoracion de riesgos. Contrato
1. Identificar los cargos querequieranelementosdeproteccionpersonal
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Profesional SG- SST
El Responsable / Profesional SG-SST, identifica los cargos o roles que segun las actividades que desempenen requieran de elementos de proteccion personal y procede a identificar en el formato Matriz de Elementos de Proteccion Personal (GH- F-63). Cada uno de estos elementos debe contar con una ficha tecnica y debe cumplir con las normas tecnicas segun sea la parte del cuerpo a proteger.
Formato Matriz de
Elementos de Proteccion
Personal (GH- F-63)
diligenciado (R)
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Profesional SG- SST
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
formato Matriz de
Elementos de Proteccion
Personal (GH-
2. Suministrar elementos y equipos de proteccion personal
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Se hace entrega de los E.P.P a los colaboradores, mediante el Formato Entrega de Elementos de Proteccion Personal (GH-
Formato Entrega de
Elementos de Proteccion
Personal (GH-
Grupo Interno de Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 1 de 4
Agencia Nacional de DefensaELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL
Codigo: GH-P-10
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Profesional SG- SST
F-63)diligenciado
Formato Entrega de
Elementos de Proteccion
Personal (GH- F-65)
Profesional SG- SST
F-65), el trabajador firma el recibido de los EPP. La entrega se realiza teniendo en cuenta la Matriz de EPP.
Se archiva el formato GH- F-65 en la hoja de vida del funcionario o la carpeta del contrato correspondiente.
F-65)diligenciado
(R)
Grupo Interno de Trabajo de
Gestion Contractual
Proveedor de EPP
Ficha tecnica del EPP
suministrada
Formato Verificacion Asistencia
Interna (GD- F-18)
3. Usar y mantener elementos y equipos de proteccion personal
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Profesional SG- SST
El Uso y mantenimiento de los Elementos y Equipos de Proteccion Personal, esta definido en cada una de las Fichas Tecnicas. El Responsable / Profesional SG-SST instruye al funcionario y/o contratista en el uso y mantenimiento de los EPP.
Formato Verificacion Asistencia
Interna (GD-F- 18)
diligenciado (R)
Funcionario y/o contratista
Funcionario y/o contratista
Comunicacion escrita (R)
4. Reemplazar elementos y equipos de proteccion personal
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Profesional SG- SST
Para el reemplazo de aquellas piezas que se
encuentren en mal estado o defectuosas, el colaborador notificara al
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano/ Profesional SG-
SST
Formato Entrega de
Elementos de Proteccion
Personal (GH- F-65)
diligenciado (R)
Grupo Interno de Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Grupo Interno de Trabajo de
Gestion Contractual
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 2 de 4
Agencia Nacional de DefensaELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL
Codigo: GH-P-10
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESPara proceder al cambio haciendo entrega del EPP nuevo y diligenciando el formato GH-F-65 en el que se especifica que es un reemplazo.
Proveedor de servicios
Contrato suscrito ente la Agencia y el proveedor
5. Controlar Uso de EPP en
los de contratistas
Supervisor del contrato
Las empresas contratistas, que provean servicios a la Agencia son responsables de suministrar a sus empleados los EPP de acuerdo a los riesgos a los que estan expuestos. El personal que llegue al sitio de trabajo sin sus elementos o equipos de proteccion personal, no podran realizar los trabajos programados hasta que cumplan con las condiciones necesarias. Los soportes de suministro de EPP seran solicitados por el supervisor del contrato.
X
Registro entrega EPP
por la empresa contratada
Supervisor del contrato
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Profesional SG- SST
Plan Anual de Trabajo
6. Inspeccionar EPP
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano /Profesional SG-
SST
El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano o el contratista del SG-SST, realizaran inspecciones al azar al menos una vez al ano y sin previo aviso, para
X
Formato de Inspeccion Elemento Proteccion
Personal (GH- F-66)
Grupo Interno de Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 3 de 4
Agencia Nacional de DefensaELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL
Codigo: GH-P-10
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESverificar que los contratistas y funcionarios esten utilizandoadecuadamente su equipo de Proteccion personal.
diligenciado(R)
POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS
Las inspecciones a los Elementos de Proteccion Personal - EPP se realizaran una vez al ano. Ver normograma
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSPuestos de trabajo Servidores Publicos ContratistasSistema de Gestion DocumentalPresupuesto asignado en la vigenciaFuncionarios del Grupo de Gestion de Talento Humano
Formato Matriz de Elementos de Proteccion Personal (GH-F-63) Formato Entrega de Elementos de Proteccion Personal (GH-F-65) Formato de Inspeccion Elemento Proteccion Personal (Gh -F-66) Formato Verificacion Asistencia Interna (GD-F-18)
ELABORO: REVISO: APROBO:
Andrea Rodriguez RamirezProfesional SG-SST
Andrea Carolina CarrascoCoordinador Grupo Interno de Gestion de Talento Humano
Andrea Carolina CarrascoCoordinador Grupo Interno de Gestion de Talento Humano
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 4 de 4
ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONALCodigo: GH-P-10
Version: 0
INICIO
1-Identificar los cargos que requieran elem entos de proteccion personal.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Profesional SG-SST
2-Suministrar elem entos y equipos de proteccion personal.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Profesional SG-SST
3-Usar y m antener elem entos y equipos de proteccion personal.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Profesional SG-SST
4-Reem plazar elem entos y equipos de proteccion personal.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Profesional SG-SST
6-Inspeccionar EPP.Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano /Profesional SG-SST
FIN
Agencia N acional de Defensa HORARIO FLEXIBLECodigo: GH-P-11
Version: 0
AUTORIDADPROCEDIMIENTO: Secretario General LIDER
PROCEDIMIENTO:Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
PROCESO Gestion de Talento Humano
OBJETIVO
Normar y controlar el mecanismo de horario flexible de la jornada laboral de los funcionarios de la Agencia, orientados a mejorar las condiciones del ambiente laboral y propiciando mejores niveles de satisfaccion, motivacion y productividad laboral.
ALCANCE Inicia con la solicitud del Servidor Publico y finaliza con la actualizacion de la hoja de vida del Servidor Publico.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Servidor Publico ANDJE
Jefe Inmediato
Formato Inscripcion a
Horario Flexible (GH-
F-62)
1. Solicitar horario flexible
de trabajo
Servidor Publico ANDJE
Jefe Inmediato
El Servidor Publico diligencia la solicitud de horario flexible:
Si el Servidor Publico solicita el horario de 7am- 4pm / 9am-6pm, El Servidor Publico diligencia el formato Inscripcion Horario Flexible (GH-F-62) con el visto bueno del jefe inmediato, y lo entrega al Coordinador del Grupo de Gestion de Talento Humano.
Si el Servidor Publico solicita un dfa a la semana para trabajar fuera
Formato Inscripcion
Horario Flexible (GH-F-
62) diligenciado
(R)
Formato Proceso de Seleccion-
Evaluacion del Jefe (GH-F-44)
diligenciado (R)
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 1 de 8
A ge n d a N acional de Defensa HORARIO FLEXIBLECodigo: GH-P-11
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESde la entidad en horario de 8am- 5pm, El Servidor Publico diligencia el formato Inscripcion Horario Flexible (GH-F-62) con el visto bueno del jefe inmediato y el jefe Inmediato diligencia el formato Proceso de Seleccion - Evaluacion del Jefe (GH-F-44) y lo entrega al Coordinador del Grupo de Gestion de Talento Humano.
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Formato Inscripcion a
Horario Flexible (GH-
F-62) diligenciado
(R)
2. Evaluar la solicitud
Grupo Interno de Trabajo de Gestion
de Talento Humano
El Grupo Interno de Gestion de Talento Humano revisa, evalua y verifica la solicitud y la documentacion de soporte para aprobacion.
dLa solicitud es de un dfa a la semana para trabajar fuera de la entidad en horario de 8am- 5pm?
X
Formato Inscripcion a
Horario Flexible (GH-F-
62)(R)
Secreta rio General
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 2 de 8
A ge n d a N acional de Defensa HORARIO FLEXIBLECodigo: GH-P-11
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Formato Proceso de Seleccion-
Evaluacion del Jefe (GH-F-
44) diligenciado
(R)
SI. iSe aprueba la solicitud de un dfa a la semana para trabajar fuera de la entidad en horario de 8am-5pm?
SI. Pasa a la actividad 3.
NO. Pasa a la actividad 7
NO. iLa solicitud es el horario de 7am- 4pm o el horario de 9am-6pm?
SI. iSe aprueba la solicitud del horario de 7am-4pm o el horario de 9am- 6pm?
SI. Pasa a la actividad 4.
NO. Pasa a la actividad 7
Comunicacion de evaluacion al Secretario General por
parte del Coordinador del Grupo de Gestion de
Talento Humano
Grupo Interno de Trabajo de
3. Realizar visita domiciliaria
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
Se revisancondicionesambientales,
X
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 3 de 8
Agencia N acional de DefensaHORARIO FLEXIBLE
Codigo: GH-P-11
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESGestion de Talento
Humano
Formatos Reporte de las condiciones de Teletrabajo /
Horario Flexible (GH-
F-45) y Evaluacion
Componente Tecnologico
para Teletrabajo /
Horario Flexible (GH-
F-46)
de Gestion de Talento Humano
familiares, de seguridad y salud en el trabajo y tecnologicas. Se diligencian los formatos Reporte de las condiciones de Teletrabajo / Horario Flexible (GH-F-45) y Evaluacion Componente Tecnologico para Teletrabajo / Horario Flexible (GH-F-46).
dCumple con las condiciones mfnimas requeridas?
SI. Pasa a la actividad 4.
NO. Pasa a la actividad 7.
Formatos Reporte de las condiciones de Teletrabajo /
Horario Flexible (GH-F-
45) diligenciado
(R)
EvaluacionComponenteTecnologico
para Teletrabajo /
Horario Flexible (GH-F-
46), diligenciado
(R)
Proceso Gestion de Talento Humano
Secretario General
Comunicacion de evaluacion al Secretario General por
parte del Coordinador del Grupo de Gestion de
4. Comunicar aprobacion de horario flexible
Secretario General
El Secretario General envfa comunicacion al funcionario con copia al jefe inmediatoinformando la aprobacion de la
Comunicacion escrita de
aprobacion de horario flexible
(R)
Servidor Publico ANDJE
Jefe Inmediato
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 4 de 8
A ge n d a N acional de DefensaHORARIO FLEXIBLE
Codigo: GH-P-11
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESTalentoHumano
solicitud y la fecha a partir de la cual debe cumplir con el horario acogido.
Se envfa, mediante oficio firmado por el Coordinador del Grupo de Talento Humano, copia de la comunicacion a la ARL.
Comunicacion escrita ARL
(R)
ARL
Jefe Inmediato
Servidor Publico ANDJE
Comunicacionescrita
(R)
5. Solicitar Modificacion / Terminacion
horario flexible
Jefe Inmediato /
Servidor Publico ANDJE
El Servidor Publico o el Jefe Inmediato
o la entidad por necesidades del servicio, solicita modificacion /
terminacion del horario flexible
mediante comunicacion
escrita, dirigida al Secretario General
Comunicacion escrita
solicitando modificacion o terminacion de horario flexible
(R)
Secreta rio General
Secretario General
Comunicacion escrita
solicitando modificacion o terminacion de horario
flexible
6. Aprobar Modificacion / Terminacion
horario flexible
Secretario General
El Secretario General firma la comunicacion que modifica o termina la modalidad de horario flexible.
Comunicacion escrita que modifica o termina la
modalidad de horario flexible
(R)
Servidor Publico ANDJE
Jefe Inmediato
ARL
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 5 de 8
A ge n d a N acional de DefensaHORARIO FLEXIBLE
Codigo: GH-P-11
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES(R) Se informa a la ARL
la modificacion o terminacion de la modalidad de horario flexible
Comunicacion escrita ARL
(R)
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Comunicacion de evaluacion al Secretario General por
parte del Coordinador del Grupo de Gestion de
Talento Humano
Comunicacion escrita ARL
(R)
Formatos: Inscripcion a Teletrabajo / HorarioFlexible (GH- F-62),Formato Proceso de Seleccion - Evaluacion del Jefe (GH-F- 44),Reporte de las condiciones de Teletrabajo /
7. Archivar documentacion
relacionada en la Hoja de Vida Gestor T1-11
Grupo Interno de Trabajo de Gestion
de Talento Humano
Se archivan los Formatos:Inscripcion a Horario Flexible (GH-F-62), formato Proceso de Seleccion- Evaluacion del Jefe (GH-F-44), Reporte de las condiciones de Teletrabajo / HorarioFlexible(GH-F-45), Evaluacion Componente Tecnologico para Teletrabajo / Horario Flexible (GH-F-46)
Se archivan las comunicaciones escritas relacionadas
Hoja de Vida actualizada
Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 6 de 8
Agencia N acional de DefensaHORARIO FLEXIBLE
Codigo: GH-P-11
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESHorario
Flexible(GH-F- 45),
Evaluacion Componente Tecnologico
para Teletrabajo /
Horario Flexible (GH-
F-46)
Comunicacion escrita de
aprobacion de horario
flexible (R)
Comunicacion escrita que modifica o termina la
modalidad de horario flexible
(R)
POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSCumplir los requerimientos especfficos para la modalidad de horario flexible contemplados en la Resolucion No 098 del 29 de marzo de 2016.
En caso de ser aprobada la solicitud de horario flexible, se autoriza al Grupo Interno de Gestion de Talento Humano, realizar la respectiva visita domiciliaria de verificacion de las condiciones de ambiente (ergonomfa, luz,
Ver Normograma
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 7 de 8
Agencia N acional de DefensaHORARIO FLEXIBLE
Codigo: GH-P-11
Version: 0
POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSruido), a traves de la Administradora de Riesgos Laborales - ARL y/o miembros del COPASST.
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
Puesto de trabajoServidores PublicosSistema de Gestion DocumentalSistemas de Tecnologfa de la Informacion y Comunicaciones
Formato Inscripcion a Horario Flexible (GH-F-62)Formato Proceso de Seleccion - Evaluacion del Jefe (GH-F-44) Formato de Reporte de las condiciones de Teletrabajo / Horario Flexible (GH-F-45)Formato Evaluacion Componente Tecnologico para Teletrabajo / Horario Flexible (GH-F-46)
ELABORO: AAAA MM DD REVISO: AAAA MM DD APROBO: AAAA MM DDNestor Javier Gonzalez RojasGestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano Camilo Andres Umana MesaGestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Andrea Carolina Carrasco RamirezCoordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Andrea Carolina Carrasco RamirezCoordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 8 de 8
HORARIO FLEXIBLECodigo: GH-P-11
Version: 0
INICIO
i r
l-Solicitar horario flexible de trabajo.Servidor Publico ANDJE
Jefe Inmediato
T
2-Evaluar la solicitud.Grupo Interno de Trabajo de Gestion de
Talento Humano
r
HORARIO FLEXIBLECodigo: GH-P-11
Version: 0
Pag.1
5-Solicitar Modificacion / Terminacion horario flexible.Jefe Inmediato /
Servidor Publico ANDJE
1r
6-Aprobar Modifica horarioSecretario
cion / Terminacion flexible.
General
A
7-Archivar documentacion relacionada en la Hoja de Vida.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
FIN
Agencia Nacional de Defensa REPORTE DE ACTOS Y CONDICIONES INSEGURASCodigo: GH-P-12
Version: 0
AUTORIDADPROCEDIMIENTO: Secretario General LIDER
PROCEDIMIENTO:Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
PROCESO Gestion de Talento Humano
OBJETIVO Establecer una metodolog^a para realizar el reporte de actos y condiciones inseguras en las areas de trabajo.
ALCANCEInicia con la identificacion de la condicion o acto inseguro hasta el seguimiento y control de las acciones correctivas y preventivas.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Funcionario y/o contratista
Formato reporte de
actos y condiciones inseguras (GH-F-64)
1. Identificar y reportar la condicion o actoinseguro
Funcionario y/o contratista
Identificar la condicion o acto inseguro a traves de la observacion directa.Reportar los actos o condiciones inseguras, diligenciando el formato reporte de actos y condiciones inseguras (GH-F- 64).Un vez se diligencie el formato reporte de actos y condiciones inseguras (GH-F- 64), debe ser enviado al COPASST, quien se encargara de evaluar la situacion.
Formato reporte de
actos y condiciones inseguras (GH-F-64)
diligenciado (R)
COPASST
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 1 de 3
Agencia Nacional de Defensa REPORTE DE ACTOS Y CONDICIONES INSEGURASCodigo: GH-P-12
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
COPASST
Formato reporte de
actos y condiciones inseguras (GH-F-64)
diligenciado (R)
2. Establecer acciones correctivas opreventivas
COPASST
Una vez reportada la condicion o el acto inseguro, se establecen las acciones a tomar para corregir o prevenir que esta vuelva a suceder. Estas acciones se comunican al colaborador Funcionario y/o contratista por medio de una comunicacion escrita.
Formato acta de reunion de comite
paritario de seguridad y salud en el
trabajo (GH- F-40)
diligenciado (R)
Comunicacio n escrita.
Funcionario y/o contratista
COPASST
Formato acta de
reunion de comite
paritario de seguridad y salud en el
trabajo (GH-F-40)
diligenciado (R)
3. Realizar seguimiento y control
COPASST y Profesional SG- SST
El COPASST se encargara de realizar el seguimiento de la implementacion de las acciones correctivas o preventivas establecidas, hasta el cierre de las mismas utiliza. Se
Formato acta de reunion de comite
paritario de seguridad y salud en el
trabajo (GH- F-40)
diligenciado (R)
Funcionario y/o contratista
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 2 de 3
Agencia Nacional de Defensa REPORTE DE ACTOS Y CONDICIONES INSEGURASCodigo: GH-P-12
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESdocumentaran en la herramienta SIGI.
POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS
Ver normograma
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSPuestos de trabajo Servidores Publicos ContratistasPresupuesto asignado en la vigenciaFuncionarios del grupo de coordinacion y de Talento Humano
Formato acta de reunion de comite paritario de seguridad y salud en el trabajo (GH-F-40)Formato reporte de actos y condiciones inseguras (GH-F-64)
ELABORO: REVISO: APROBO:
Andrea Rodriguez RamirezProfesional SG-SST
Andrea Carolina CarrascoCoordinador Grupo Interno de Gestion de Talento Humano
Andrea Carolina CarrascoCoordinador Grupo Interno de Gestion de Talento Humano
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 3 de 3
REPORTE DE ACTOS Y CONDICIONES INSEGURAS
Codigo: GH-P-12
Version: 0
INICIO
1r
1-Identificar y reportar la condicion o acto inseguro.
Funcionario y/o contratista
1r
2-Establecer acciones correctivas o preventivas.
COPASST
1r
3-Realizar seguimiento y control.COPASST y Profesional SG-SST
1r
FIN
Agencia Nacional de DefensaREPORTE DE ENFERMEDAD LABORAL
Codigo: GH-P-13
Version: 0
AUTORIDADPROCEDIMIENTO: Secretario General LIDER
PROCEDIMIENTO:Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
PROCESO Gestion de Talento Humano
OBJETIVOEstablecer el paso a paso necesario para realizar el reporte de enfermedades laborales que se presenten en la Agencia Nacional de Defensa jurfdica del Estado
ALCANCE Inicia con el diagnostico de posible enfermedad laboral efectuado por la EPS y finaliza con el seguimiento a las recomendaciones brindadas por la EPS y la ARL.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
EPS
Resultadosde examenesmedicos,pruebasdiagnosticasconceptomedico
1. Diagnosticar posible enfermedad laboral
EPS
El trabajador se dirige al centro medico adscrito a su EPS en donde el medico tratante le diagnostico una posible enfermedad laboral, solicitando la remision medica a Medicina Laboral para su evaluacion y valoracion.
ConceptoMedicinaLaboral
Funcionarioo
Contratista ANDJE y EPS
Funcionarioo
Contratista ANDJE y EPS
ConceptoMedicinaLaboral yresultadosde examenesmedicos,pruebasdiagnosticas,conceptomedico
2. Realizar proceso de calificacion del origen de la enfermedad. (En primera instancia)
Funcionarioo
Contratista ANDJE y EPS
El colaborador gestiona los tramites de calificacion del origen de la enfermedad en primera instancia ante la EPS en la cual se encuentra afiliado.
Carta notificacion proceso de
calificacion de origen de
enfermedad por parte de la
EPS
Coordinador del Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
EPS Cartanotificacion
3. Notificar a la Agencia sobre
EPS El coordinador de Grupo Interno de
Copia Carta notificacion
Coordinador del Grupo Interno de
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 1 de 8
Agencia Nacional de DefensaREPORTE DE ENFERMEDAD LABORAL
Codigo: GH-P-13
Version: 0
proceso de calificacion de origen de enfermedad por parte de la EPS
proceso de calificacion del origen de la enfermedad en primera instancia.
Trabajo de Gestion de Talento Humano recibe en ffsico la notificacion de la EPS del tramite calificacion del origen de la enfermedad en primera instancia, donde solicita la documentacion requerida para este proceso.
proceso de calificacion de
origen de enfermedad
por parte de la EPS con el
radicado del recibido por el Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Trabajo de Gestion de
Talento Humano
Copia Carta notificacion proceso de calificacion
de origen de enfermedad por parte de la EPS con el radicado del recibido por
el Grupo Interno de Trabajo de Gestion de
Talento Humano
4. Recolectar Documentos.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano o Profesional SG-SST
Se recolectan los documentos solicitados por la EPS, en el tiempo establecido
Proyecto de oficio con los documentos
solicitados por la EPS para el
proceso de calificacion de origen de la enfermedad.
EPS
Proyecto de oficio con los documentos solicitados por la EPS
5. Enviardocumentos
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Se envfa la documentacion a la EPS en el plazo establecido.
Carta remisoria con
losdocumentos
solicitados por
EPS
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 2 de 8
Agencia Nacional de DefensaREPORTE DE ENFERMEDAD LABORAL
Codigo: GH-P-13
Version: 0
para el proceso de calificacion
de origen de la
enfermedad.
la EPS para el proceso de
calificacion de origen de la enfermedad.
EPS
Carta notificacion
EPS determinand o el origen
de la enfermedad
6. Recibir concepto de laenfermedad
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
El coordinador de Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano, recibe el concepto de la enfermedad emanado por medicina laboral de la EPS, en donde se describe si la enfermedad del colaborador es de origen laboral o comun y se incluye en el programa de vigilanciaepidemiologica a que haya lugar.
Si la enfermedad es de origen comun se archiva el concepto en la hoja de vida del colaborador y se le efectuaseguimiento a lasrecomendacionesmedicas.
Hoja de vida actualizada
con el concepto de
calificacion de origen de la
enfermedad o registro en la carpeta de
seguimiento a recomendacio nes medicas.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
yProfesional SG-
SST
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 3 de 8
Agencia Nacional de DefensaREPORTE DE ENFERMEDAD LABORAL
Codigo: GH-P-13
Version: 0
Si la enfermedad es de origen laboral se abre un caso en la carpeta de seguimiento a enfermedades laborales y se pasa a la actividad 7.
EPS
Carta notificacion
EPS determinand o el origen
de la enfermedad
7. Elaborar reporte a la ARL.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano o Profesional SG-SST
Si el concepto de la enfermedad es de origen laboral se debe reportar a la ARL dentro de los 2 dfas habiles siguientes al diagnostico.
Formato Unico de Reporte de Enfermedad Laboral (FUREL)(R)
ARL
EPS
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Formato Unico de
Reporte de Enfermedad
Laboral (FUREL) y
Carta notificacion
EPS determinand o el origen
de la enfermedad
8. Realizar proceso de calificacion del origen de la enfermedad (En segunda instancia)
ARL-EPS
Revisar y emitir concepto de aceptacion o no aceptacion del origen de la enfermedad en estudio:
a) No hay controversia sobre la calificacion, la ARL procede al reconocimiento y pago de prestaciones asistenciales y economicas a que tenga derecho el trabajador y le
Concepto Medico del origen de la enfermedad en segunda instancia.
Recomendacio nes para el empleador en cuanto al puesto de trabajo
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de
Talento Humano y Funcionario
oContratista
ANDJE
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 4 de 8
Agencia Nacional de DefensaREPORTE DE ENFERMEDAD LABORAL
Codigo: GH-P-13
Version: 0
envfa las recomendaciones al empleador sobre manejo en su puesto de trabajo (reubicacion, readaptacion de tareas, o redisenos al puesto de trabajo).
b) Si surge controversia o el funcionario no esta de acuerdo, las discrepancias seran resueltas por una junta integrada por representantes de las entidades administradoras de salud y de riesgos profesionales.c) De persistir el desacuerdo se inicia el proceso de calificacion por parte de las Juntas de Calificacion de Invalidez.
ARL
Cartanotificacion
ARLdeterminand
9. Registrar origen
El coordinador de Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano
El coordinador de Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento
Hoja de vida actualizada
con el concepto de
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestion dePagina 5 de 8
Codigo: MC-F-09 V-0
Agencia Nacional de DefensaREPORTE DE ENFERMEDAD LABORAL
Codigo: GH-P-13
Version: 0
o el origen de la
enfermedad
CartaRecomendaci
oneslaborales.
y/o Profesional SG- SST
Humano y/o Profesional del SG-SST de acuerdo al origen de la enfermedad realiza su registro.
Si la enfermedad es de origen comun se archiva en la hoja de vida del trabajador y se vincula al programa de vigilancia epidemiologico que corresponda.
Si es de origen laboral se realiza el ingreso del caso a la carpeta de seguimiento recomendaciones medicas y al programa de vigilancia epidemiologico que corresponda.
calificacion de origen de la
enfermedad o registro en la carpeta de
seguimiento a recomendacio nes medicas.
Talento Humano y
Profesional SG- SST
ARL o EPS
CartaRecomendaci
oneslaborales.
10. Establecer plan de accion
El coordinador de Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano y/o Profesional SG-
SST
El coordinador de Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano y/o Profesional del SG-SST establece
Oficio remitido al colaborador especificando el plan para la implementacio
n de las
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 6 de 8
Agencia Nacional de DefensaREPORTE DE ENFERMEDAD LABORAL
Codigo: GH-P-13
Version: 0
el plan de accion para la implementacion de lasrecomendaciones laborales emitidas por la EPS o ARL.
recomendaciones
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento
Humano
Oficio remitido al colaborador especificand
o el plan para la
implementac ion de las
recomendaci ones
11.Seguimiento a recomendacione s laborales
El coordinador de Grupo Interno de
Trabajo de Gestion de Talento Humano y/o Profesional SG-
SST
El coordinador de Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano y/o Profesional SG- SST realiza el monitoreo de las recomendaciones emanadas por la EPS o ARL, verificando asf su cumplimiento y si es del caso llevarlo al Copasst.
Oficio remitida al colaborador
con el seguimiento.
Funcionarioo
ContratistaANDJE
POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS
La coordinacion de talento humano apoyara al servidor en el proceso de definicion del origen de la enfermedad
-Decreto Ley 1295 de Junio 22 de 1994. "Por el cual se determina la organizacion y administracion del Sistema General de Riesgos Profesionales".- Ley 1562 de 11 de julio de 2012. "Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional".- Decreto 1072 de 2015.Por medio del cual se expide el Decreto Unico Reglamentario del
Sector Trabajo. Ministerio de Trabajo.-Resolucion 0156 de 2005. "Por la cual se adoptan los formatos de informe de accidente de trabajo y de enfermedad profesional y se dictan otras disposiciones". Ministerio de la Proteccion Social.
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 7 de 8
Agencia Nacional de DefensaREPORTE DE ENFERMEDAD LABORAL
Codigo: GH-P-13
Version: 0
POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS-Decreto 1477 de 2014.Por el cual se expide la tabla de Enfermedades laborales. Ministerio del trabajo.-Decreto 2463 de 2001.Reglamenta la integracion, financiacion y funcionamiento de las Juntas de Calificacion de Invalidez. Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.-Resolucion 2569 de 1999. Por la cual se reglamenta el proceso de calificacion del origen de los eventos de salud en primera instancia, dentro del Sistema de Seguridad Social en Salud. Ministerio de Salud.-Ley 100 de 1993.
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSPuestos de trabajo Servidores Publicos ContratistasSistema de gestion documental Presupuesto asignado en la vigencia Grupo Interno de Gestion de Talento Humano
Formato Unico de Reporte de Enfermedad Laboral (FUREL) proporcionado por la ARL
ELABORO: REVISO: APROBO:
Andrea Rodriguez RamirezProfesional SG-SST
Andrea Carolina CarrascoCoordinador Grupo Interno de Gestion de Talento Humano
Andrea Carolina CarrascoCoordinador Grupo Interno de Gestion de Talento Humano
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 8 de 8
REPORTE DE ENFERMEDAD LABORALCodigo: GH-P-13
Version: 0
INICIO
1-Diagnosticar posible enferm edad laboral.EPS
2-Realizar proceso de calificacion del origen de la enfermedad. (En primera instancia)
Funcionarioo
Contratista ANDJE y EPS
3-Notificar a la Agencia sobre proceso de calificacion del origen de la enferm edad en
primera instancia.
EPS
1T
4-Recolectar Documentos.Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de
Talento Humano o Profesional SG-SST
1f
5-Enviar documentos.Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de
Talento Humano
1f
6-Recibir conceptoCoordinador Grupo Interno
Talento
de la enfermedad.d de Trabajo de Gestion de Humano
Pag.2
REPORTE DE ENFERMEDAD LABORALCodigo: GH-P-13
Version: 0
Pag.1
1r
7-Elaborar reporte a la ARL.Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de
Talento Humano o Profesional SG-SST
r
8-Realizar proceso de calificacion del origen de la enfermedad (En segunda instancia)
ARL-EPS
r
9-Registrar origen.El coordinador de Grupo Interno de Trabajo de Gestion
de Talento Humano y/o Profesional S g - S S T
r
10-Establecer plan de accion.El coordinador de Grupo Interno de Trabajo de Gestion
de Talento Humano y/o Profesional S g - S S T
r
11-Seguimiento a recom endaciones laborales.El coordinador de Grupo Interno de Trabajo de Gestion
de Talento Humano y/o Profesional S g - S S T
1r
FIN
Agencia Nacional de Defensa REPORTE DE ENFERMEDAD COMUNCodigo: GH-P-14
Version: 0
AUTORIDADPROCEDIMIENTO: Secretario General LIDER
PROCEDIMIENTO:Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
PROCESO Gestion de Talento Humano
OBJETIVOEstablecer el procedimiento a seguir para realizar el reporte de enfermedades de origen comun, que se presenten en la Agencia Nacional de Defensa Jurfdica del Estado.
ALCANCE Inicia con el diagnostico de enfermedad comun o general, efectuado por la EPS y finaliza con el seguimiento o las recomendaciones brindadas por la EPS.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
EPS/IPS
Servidor ANDJE
Incapacidad medica o Licencia de Maternidad oPaternidad
1. Reportar Incapacidad medica o Licencia de Maternidad o Paternidad a la Agencia
Funcionario y Jefe inmediato
El Servidor debe notificar al Jefe inmediato de la Incapacidad o Licencia de Maternidad o Paternidad otorgada por el medico tratante, posteriormente el Jefe inmediato o el servidor directamente, debe comunicar por escrito a Talento Humano sobre la novedad de ausentismo o traerdirectamente la incapacidad. Una vez conocida la Incapacidad o
Correo electronico o comunicado.
Original de la Incapacidad
medica o Licencia de
Maternidad o Paternidad
Coordinador Grupo Interno de Gestion de
Talento Humano y funcionario
responsable de nomina
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 1 de 6
Agencia Nacional de Defensa REPORTE DE ENFERMEDAD COMUNCodigo: GH-P-14
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESLicencia de Maternidad o Paternidad el Grupo Interno de Talento Humano solicita via mail al servidor, que haga llegar el original de la Incapacidad o Licencia de Maternidad o Paternidad si esta no fue entregada directamente.
Funcionario incapacitado o Jefe Inmediato
Incapacidad medica o
Licencia de Maternidad
oPaternidad
2. Incluir la novedad en la nomina
Gestor T1 - 11 - Nomina - Grupo
Interno de Gestion de
Talento Humano
Registrar en el software de nomina y en la base de datos de ausentismos, la Incapacidad medica o Licencia de Maternidad o Paternidad; Incluyendo la identificacion, fecha de inicio y fin de la Incapacidad o Licencia de
Reporte de nomina
Grupo Interno de Trabajo de
Gestion Financiera
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 2 de 6
Agencia Nacional de Defensa REPORTE DE ENFERMEDAD COMUNCodigo: GH-P-14
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESMaternidad o Paternidad, numero de dfas y codigo de diagnostico.
Gestor T1 - 11 - Nomina - Grupo
Interno de Gestion de
Talento Humano
Incapacidad medica o
Licencia de Maternidad
oPaternidad
delcolaborador
3. Recobrar Incapacidad medica o Licencia de Maternidad o Paternidad
Gestor T1 - 11 - Nomina - Grupo
Interno de Gestion de
Talento Humano
Si la Incapacidad es igual o menor de dos (2) dfas se archiva el documento, en anexo de la hoja de vida del funcionario, la cual es de origen privado.
Si la Incapacidad medica o Licencia de Maternidad o Paternidad es igual o superior a tres (3) dfas y hasta 180 dfas se realiza el recobro de la Incapacidad o Licencia de Maternidad o Paternidad ante
Hoja de vida colaborador
Comunicado escrito
dirigido a la Eps
solicitando el recobro de la Incapacidad o Licencia de Maternidad o Paternidad
Comunicado escrito
dirigido al
EPS
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 3 de 6
Agencia Nacional de Defensa REPORTE DE ENFERMEDAD COMUNCodigo: GH-P-14
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESla Eps respectiva,Para Incapacidad superior a 180 dfas, la Agencia debera notificar previamente en el dfa 135 de la Incapacidad al Fondo de Pensiones del afiliado para que inicie el tramite ante la Junta de Calificacion Laboral, de la perdida de capacidad laboral y definir si da lugar a indemnizacion o reconocimiento de pension por invalidez. De igual manera las incapacidades e historia clfnica si hay lugar, se archivan en anexo de las hojas de vida
Fondo de Pensiones Fondo de
Pensiones
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 4 de 6
Agencia Nacional de Defensa REPORTE DE ENFERMEDAD COMUNCodigo: GH-P-14
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
EPSOficio,
correo o pago
4. Autorizar y pagarincapacidad Medica o Licencia de Maternidad o Paternidad
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Gestion de Talento Humano
La EPS revisa el cumplimiento de requisitos y reembolsa/paga o informa novedades a la empresa o al afiliado.
Oficio, correo o pago de
autorizacion y pago
Coordinador Grupo Interno de Gestion de
Talento Humano
EPS Reembolso o novedad
5. Revisar y verificar el pago y conciliacion contable
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Gestion de Talento Humano
Se revisa que el valor de la Incapacidad o Licencia de Maternidad o Paternidad haya sido consignado en la cuenta de la Agencia Nacional de Defensa Jurfdica del Estado y se efectua con el Gestor T1-11 del Grupo Interno de GestionFinanciera, suconciliacioncontable
Conciliacioncontable
CoordinacionFinanciera
EPS o servidor
Oficio o correo electronico solicitando
6. Remitir documentos faltantes o aclaraciones solicitadas
Gestor T1-11 Grupo Interno de
Gestion de Talento Humano
Si la EPS solicita algundocumento faltante, se recopila la
Oficio, registro o
correo electronico
con la
EPS
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 5 de 6
Agencia Nacional de Defensa REPORTE DE ENFERMEDAD COMUNCodigo: GH-P-14
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESdocumento s faltantes para el reconocimie nto y pago de la Incapacidad o Licencia deMaternidadoPaternidad.
informacion o aclaracion requerida para su remision
informacion y documentos
faltantes.
POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS
Todas las incapacidades deben ser reportadas en todos los niveles de la Agencia
Ver normograma
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSPuestos de trabajo Servidores Publicos ContratistasSistema de gestion documental Presupuesto asignado en la vigencia Grupo Interno de Gestion de Talento Humano
ELABORO: REVISO: APROBO:
Andrea Rodriguez RamirezProfesional SG-SST
Andrea Carolina CarrascoCoordinador Grupo Interno de Gestion de Talento Humano
Andrea Carolina CarrascoCoordinador Grupo Interno de Gestion de Talento Humano
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 6 de 6
REPORTE DE ENFERMEDAD COMUNCodigo: GH-P-14
Version: 0
IN IC IO
1-Reportar Incapacidad medica o Licencia de Maternidad o Paternidad a la Agencia.
Funcionario y Jefe inmediato
2-Incluir la novedad en la nomina.Gestor T1 - 11 - Nomina - Grupo Interno de
Gestion de Talento Humano
3-Recobrar Incapacidad medica o Licencia de Maternidad o Paternidad.
Gestor T1 - 11 - Nomina - Grupo Interno de Gestion de Talento Humano
4-Autorizar y pagar incapacidad Medica o Licencia de Maternidad o Paternidad.Gestor T1-11 Grupo Interno de Gestion de
Talento Humano
5-Revisar y verificar el pago y conciliacion contable.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Gestion de Talento Humano
6-Remitir documentos faltantes o aclaraciones solicitadas.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Gestion de Talento Humano
FIN
Agencia Nacional de Defensa REPORTE E INVESTIGACION DE ACCIDENTES DETRABAJO
Codigo: GH-P-15
Version: 0
AUTORIDADPROCEDIMIENTO: Secretario General LIDER
PROCEDIMIENTO:Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
PROCESO Gestion de Talento Humano
OBJETIVORealizar el reporte y la investigacion de los accidentes de trabajo, identificando las causas, hechos y situaciones que los han generado y asf garantizar la implementacion de las medidas de control encaminadas a eliminar o minimizar condiciones de riesgo y evitar su recurrencia.
ALCANCE Este procedimiento inicia con la identificacion del evento ocurrido durante las actividades realizadas por los funcionarios y/o contratistas y finaliza con el seguimiento de las medidas de control establecidas.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Funcionarios o Contratistas
Accidente de trabajo
1. Informar el evento
Funcionario o Contratista
Una vez ocurra el accidente de trabajo el funcionario o contratista debe informar el evento a su jefe inmediato o supervisor de contrato.
Notificacion verbal o
notificacion por correo electronico
Jefe inmediato o supervisor del
contrato
Jefe inmediato o supervisor del
contrato
Notificacion verbal o
notificacion por correo electronico
2. Suministrar los primeros auxilios
Brigadistas
Si el colaborador se encuentra dentro de las instalaciones de la Agencia, cualquier brigadista que este en el area le suministrara los primeros auxilios al accidentado.
Correo electronico
con la descripcion
de las acciones realizadas
cuando se le brindo los primeros
auxilios, los
Colaboradores de la ANDJE
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 1 de 10
Agencia Nacional de Defensa REPORTE E INVESTIGACION DE ACCIDENTES DETRABAJO
Codigo: GH-P-15
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESSi el colaborador se encuentra fuera de las instalaciones de la Agencia o en otra ciudad debe llamar a la lfnea de atencion nacional de la ARL correspondiente, para que le indiquen el centro asistencial mas cercano.Posteriormente se debe informar al area de Talento Humano para dar continuidad con el procedimiento de reporte (Paso 3).
signos y sfntomas del colaborador.
Correo Electronico para el area de Talento humano
informando sobre el
accidente, la ciudad y el
centro medico
asignado por la ARL.
Jefe inmediato, supervisor del
contrato o Brigadista
Correo electronico
con la descripcion
del accidente y los datos
delfuncionario o contratista
3. Informar a Grupo Interno de Gestion de Talento Humano
Jefe inmediato, funcionarios o brigadista.
Se debe informar al area de Talento Humano para dar inicio con el reporte del accidente ante la ARL
Formato Reporte unico de
accidente de trabajo
(FURAT) sin diligenciar.
Coordinador o Tecnico
Asistencial de Grupo Interno de Gestion de
Talento Humano
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 2 de 10
Agencia Nacional de Defensa REPORTE E INVESTIGACION DE ACCIDENTES DETRABAJO
Codigo: GH-P-15
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Coordinador del Grupo Interno de Gestion de
Talento Humano o Tecnico
Asistencial del Grupo Interno de Gestion de
Talento Humano
Formato Reporte unico de
accidente de trabajo
(FURAT) sin diligenciar.
4. Reportar el accidente a la ARL
Grupo Interno de Gestion de
Talento Humano
El tecnico asistencial de Talento Humano diligencia el Formato Unico de Reporte de Accidentes de trabajo (FURAT) en la pagina Web de laARL : www.positiva.gov. co
Si el contratista cuenta con otra ARL, se debe ingresar a la pagina Web para reportarlo por este medio, si la ARL no cuenta con esta opcion, se debe descargar el Formato Unico de Reporte de Accidente de Trabajo de la ARL, diligenciarlo y radicarlo de forma ffsica en las
Formato Reporte unico de
accidente de trabajo (FURAT)
diligenciado y radicado en la pagina web de la
ARL.
ARL
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 3 de 10
Agencia Nacional de Defensa REPORTE E INVESTIGACION DE ACCIDENTES DETRABAJO
Codigo: GH-P-15
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESoficinas de la ARL correspondiente.
Nota: Todos los accidentes de trabajo deben ser reportados ante la ARL.
La entidad tiene los siguientes dos (2) dfas habiles de ocurrido elaccidente para la respectiva radicacion ante la ARL del accidente de trabajo.
Si no se realiza dentro de los tiemposestablecidos, la Entidad puede hacer un reporte extemporaneo del accidente, justificando la no
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 4 de 10
Agencia Nacional de Defensa REPORTE E INVESTIGACION DE ACCIDENTES DETRABAJO
Codigo: GH-P-15
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESoportunidad del mismo.
ARL
Formato Reporte unico de
accidente de trabajo (FURAT)
diligenciado y radicado
en la pagina web de la
ARL.
5. Trasladar al accidentado
Funcionario/contratista
Se debe trasladar al colaborador accidentado a la IPScorrespondiente, segun las indicaciones de la ARL
Correo electronico donde se le informa al
funcionario o contratista, donde debe
dirigirse para su atencion.
Funcionario o contratistas de
la ANDJE
Funcionario o contratista
FormatoInvestigacion
deAccidentes de Trabajo (GH-F-69)
sin diligenciar
6. Realizar Investigacio n delaccidente
Equipoinvestigador
Una vez ocurrido el evento se procede a realizar la investigacion del accidente, para ello el area de Gestion de Talento Humano coordina la conformacion del equipoinvestigador, se debe tener en cuenta que este equipo debe estar conformado por:
FormatoInvestigacion
deAccidentes de Trabajo (GH-F-69)
diligenciado (R)
Evidencias del accidente
(fotos, registros,
entre otros)
Funcionario o contratistas de
la ANDJE
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 5 de 10
Agencia Nacional de Defensa REPORTE E INVESTIGACION DE ACCIDENTES DETRABAJO
Codigo: GH-P-15
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES-Jefe inmediato. -Un miembro del COPASST -El responsable o contratista de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Una vez conformado se procede a realizar la investigacion del accidente o recopilando lo sucedido, estableciendo las causas basicas y causas inmediatas, haciendo uso de la metodologfa de los 5 Por que?
Posteriormente se deben establecer las medidas de control para prevenir que el
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 6 de 10
Agencia Nacional de Defensa REPORTE E INVESTIGACION DE ACCIDENTES DETRABAJO
Codigo: GH-P-15
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESsuceso vuelva a ocurrir.
Nota: Cuando se trate de un accidente grave o mortal, se debera incluir en el comite investigador un profesional con licencia en salud ocupacional, con experiencia en procesos de investigacion de accidentes.
La investigacion del accidente se debe realizar dentro de los 15 dfas siguientes despues de sucedido el accidente.
EquipoInvestigador
FormatoInvestigacion
de
7. Seguimiento de las
COPASST, responsable y
contratista de SST
Una vez realizada la investigacion del accidente, el
xFormato acta de reunion de comite
Responsable de Seguridad y
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 7 de 10
Agencia Nacional de Defensa REPORTE E INVESTIGACION DE ACCIDENTES DETRABAJO
Codigo: GH-P-15
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESAccidentes de Trabajo (GH-F-69)
diligenciado
medidas de control
COPASST debe realizar un seguimiento mensual de las medidas de control tomadas para dar un cierre eficaz de las mismas.
paritario de seguridad y salud en el
trabajo (GH- F-40)
y evidencias de cierre de las medidas de control
(Fotos, registros de capacitacion, registro de
mantenimien to, entre
otros) adjuntadas a
lainvestigacion
delaccidente.
Salud en el Trabajo.
Formato Reporte unico de
accidente de trabajo
(FURAT).
8. Archivar accidente de trabajo
Profesional SG- SST o contratista
Una vez cerrada la investigacion del accidente de trabajo, se deben archivar los
Carpeta (ffsica o
digital) del Sistema de Gestion de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
Colaboradores
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Agencia Nacional de Defensa REPORTE E INVESTIGACION DE ACCIDENTES DETRABAJO
Codigo: GH-P-15
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESCorreo
electronico donde se le informa al
funcionario o contratista, donde debe
dirigirse para su atencion.
FormatoInvestigacion
deAccidentes de Trabajo (GH-F-69)
Registros de la
investigacion (Fotos,
testimonios, entre otros)
Evidencias de cierre de las medidas de control
(Fotos, registros de capacitacion, registro de
siguientesdocumentos:
1. Reporte del accidente de trabajo a la ARL.
2. Investigaci on del accidente de trabajo, con sus respectivos registros.
3. Copias de las actas de seguimient o por parte delCOPASST.
4. Evidencias de cierre de las medidas de control
Estadocumentacionse debearchivar en la
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Agencia Nacional de Defensa REPORTE E INVESTIGACION DE ACCIDENTES DETRABAJO
Codigo: GH-P-15
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESmantenimien
to, entre otros)
adjuntadas a la
investigaciondel
accidente
Carpeta del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (Magnetica o Ffsica) del ano correspondient e y debe custodiarse de acuerdo a lo establecido por las tablas de retencion.
POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS
Ver Normograma
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
Puestos de trabajo Servidores Publicos ContratistasPresupuesto asignado en la vigenciaFuncionarios del grupo de coordinacion y de Talento Humano
Formato Investigacion de Accidentes de Trabajo (GH-F-69)
FURAT Formato unico de reporte de accidentes de trabajo. (formato de la ARL)
ELABORO: REVISO: APROBO:
Andrea Rodriguez RamirezProfesional SG-SST
Andrea Carolina CarrascoCoordinador Grupo de Talento Humano
Andrea Carolina CarrascoCoordinador Grupo de Talento Humano
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 10 de 10
REPORTE E INVESTIGACION DE ACCIDENTES DE TRABAJO
Codigo: GH-P-15
Version: 0
1-Informar el eventoFuncionario o Contratista
2-Suministrar los primeros auxiliosBrigadistas
3-Informar a Grupo Interno de Gestion de Talento Humano
Jefe inmediato, funcionarios o brigadista.
4-Reportar el accidente a la ARLGrupo Interno de Gestion de Talento Humano
5-Trasladar al accidentadoFuncionario /contratista
6-Realizar Investigacion del accidenteEquipo investigador
7-Seguimiento de las medidas de controlCOPASST, responsable y contratista de SST
8-Archivar accidente de trabajoProfesional SG-SST o contratista
Agencia Nacional de Defensa GESTION DEL CAMBIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN ELTRABAJO
Codigo: GH-P-16
Version: 0
AUTORIDADPROCEDIMIENTO: Secretario General LIDER
PROCEDIMIENTO:Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano
PROCESO Gestion de Talento Humano
OBJETIVO
Establecer medidas de control y prevencion en la gestion de los cambios en la Agencia Nacional de Defensa Jurfdica del Estado, relacionados con los ambientes de trabajo, puestos de trabajo, equipos, tecnologfa, procesos que generen riesgo en la salud y seguridad de los funcionarios y contratistas con el fin de mitigar los riesgos.
ALCANCE Este procedimiento inicia con la identificacion del cambio y finaliza con la comunicacion del mismo.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Lfderes de proceso que va a
generar el cambio
Formato Gestion del Cambio de Seguridad y Salud en el
Trabajo(GH- F-68)
Modificacione s planeadas
o de emergencia relacionadas
con los ambientes de trabajo, puestos de
trabajo, equipos,
tecnologfa y procesos
1. Identificar el cambio
Lfderes de proceso que va a generar el cambio
Se debe diligenciar el formato Gestion del Cambio (GH-F- 68) identificando los aspectos basicos del cambio como:
- Solicitante del cambio.
- Dependenci a.
- Fecha propuesta para el cambio.
- Se debe definir si el cambio es temporal,
Formato Gestion del Cambio de
Seguridad y Salud en el
Trabajo(GH- F-68) con el
numeral uno diligenciado
Lfderes de proceso que va
a generar el cambio
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 1 de 6
Agencia Nacional de Defensa GESTION DEL CAMBIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN ELTRABAJO
Codigo: GH-P-16
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESpermanent e o es derivado de unaemergencia
Entiendase porcambioPermanente:
Aquel que implica cambios en un proceso,procedimiento o de Ingenierfa (redes electricas, cambiosestructurales de los vehfculos, entre otros). Y se considera permanecera indefinidamente.
Cambio Temporal:
Una modificacion que es planeada y efectuada con la intencion de
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Agencia Nacional de Defensa GESTION DEL CAMBIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN ELTRABAJO
Codigo: GH-P-16
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESretornar a las condiciones de diseno originales despues de un tiempo especffico.
Cambio de emergencia:
Cambio que sigue un camino corto a traves del procedimiento normal de manera que se pueda ejecutarrapidamente. Ladocumentaciondetalladarequerida se completara posteriormente y solo entonces el cambio se clasificara como temporal o permanente.
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 3 de 6
Agencia Nacional de Defensa GESTION DEL CAMBIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN ELTRABAJO
Codigo: GH-P-16
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Lfderes de proceso que va a
generar el cambio
Formato Gestion del Cambio de Seguridad y Salud en el
Trabajo(GH- F-68) con el
numeral uno diligenciado
2. Justificar el cambio
Lfderes de proceso que va a generar el cambio
Se debe establecer el propositoespecffico y la necesidad que tiene la Entidad para realizar el cambio.
Formato Gestion del Cambio de
Seguridad y Salud en el
Trabajo(GH- F-68) con el
numeral dos diligenciado
Lfderes de proceso que va
a generar el cambio
Lfderes de proceso que va a
generar el cambio
Formato Gestion del Cambio de Seguridad y Salud en el
Trabajo(GH- F-68) con el
numeral dos diligenciado
3. Describir el cambio.
Lfderes de proceso que va a generar el cambio
Se debe describir detalladamente el cambio a realizar, se deben tener en cuenta las etapas, actividades, tiempo, equipos entre otros.
Formato Gestion del Cambio de
Seguridad y Salud en el
Trabajo(GH- F-68) con el
numeral tres diligenciado
Lfderes de proceso que va
a generar el cambio
Lfderes de proceso que va a
generar el cambio
Formato Gestion del Cambio de Seguridad y Salud en el
Trabajo(GH- F-68) con el
numeral tres diligenciado
4. Definir los recursos a utilizar
Lfderes de proceso que va a generar el cambio
Se identifican los recursos economicos, tecnologicos, economicos y humanos que se necesitan para efectuar el cambio.
Formato Gestion del Cambio de
Seguridad y Salud en el
Trabajo(GH- F-68) con el
numeral
Coordinador del Grupo de
Gestion de Talento
Humano y Profesional SG-
SST
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 4 de 6
Agencia Nacional de Defensa GESTION DEL CAMBIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN ELTRABAJO
Codigo: GH-P-16
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTEScuatro
diligenciado
Lfderes de proceso que va a
generar el cambio
Formato Gestion del Cambio de Seguridad y Salud en el
Trabajo(GH- F-68) con el
numeral cuatro
diligenciado
5. Identificar los riesgosyestablecerloscontroles
Coordinador del Grupo de Gestion
de Talento Humano y
Profesional SG- SST
Se procede a identificar los riesgos que puedan producirse con el cambio y que impacten la salud y seguridad de los funcionarios y contratistas.Una vez identificados se deben establecer los controles asociados a los riesgos identificados, especificando el responsable. Ver Gufa para la administracion de riesgo (MC-G-02)
X
Formato Gestion del Cambio de
Seguridad y Salud en el
Trabajo(GH- F-68) con el
numeral cinco
diligenciado
Lfderes de proceso que va
a generar el cambio
Lfderes de proceso que va a
generar el cambio
Formato Gestion del Cambio de Seguridad y Salud en el
Trabajo(GH- F-68)
6. Comunicar el cambio
Lfderes de proceso que va a generar el cambio
Todos los funcionarios o contratistas, involucrados directa o indirectamente en el proceso donde se llevo a cabo el
e-mail informativo
con el cambio a realizar
Funcionarios y contratistas
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 5 de 6
Agencia Nacional de Defensa GESTION DEL CAMBIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN ELTRABAJO
Codigo: GH-P-16
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTEScon el
numeral cinco
diligenciado
cambio, debe ser notificado via email del cambio realizado.
Lfderes de proceso que van
a generar el cambio
Formato Gestion del Cambio de Seguridad y Salud en el
Trabajo(GH- F-68)
diligenciado
7. Ejecutar el cambio
Lfderes de proceso que va a generar el cambio
Desarrollar las actividades para la ejecucion del cambio, teniendo en cuenta los riesgos y controles establecidos.
Cambio y registros.
Funcionarios y contratistas
POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS
Ver Normograma
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSPuestos de trabajo Servidores Publicos ContratistasPresupuesto asignado en la vigencia Funcionarios del grupo de Talento Humano
Formato Gestion del Cambio de Seguridad y Salud en el Trabajo(GH-F-68)Gufa Administracion de Riesgos (MC-G-02)
ELABORO: REVISO: APROBO:
Andrea Rodriguez RamirezProfesional SG-SST
Andrea Carolina CarrascoCoordinador Grupo de Talento Humano
Andrea Carolina CarrascoCoordinador Grupo de Talento Humano
Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 6 de 6
GESTION DEL CAMBIO DE SEGURIDADY SALUD EN EL TRABAJO
Codigo: GH-P-16
Version: 0
IN IC IO
1-Identificar el cambioLfderes de proceso que va a generar el cambio
2-Justificar el cambioLfderes de proceso que va a generar el cambio
3-Describir el cambioLfderes de proceso que va a generar el cambio
4-Definir los recursos a utilizarLfderes de proceso que va a generar el cambio
5-Identificar los riesgos y establecer los controles
Coordinador del Grupo de Gestion de Talento Humanoy
Profesional SG-SST
6-Comunicar el cambioLfderes de proceso que va a generar el cambio
7-Ejecutar el cambio.Lfderes de proceso que va a generar el cambio
FIN