CLASIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN Y
CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS
TEMAS
Ley Federal de Archivos Actividades a realizar en materia de
clasificación, organización y conservación de archivos en planteles
Inventario de expedientes Transferencia primaria de expedientes al
Archivo de Concentración Catálogo de Disposición Documental
Ley Federal de Archivos,
Publicada en el D.O.F. el 23 de enero del 2012
Artículo 2. La presente Ley es de observancia obligatoria para los servidores públicos federales a que se refiere el artículo 108 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Artículo 5. Los sujetos obligados que refiere esta Ley se regirán por los siguientes principios:
I. Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica para la adecuada preservación de los archivos;
II. Procedencia: Conservar el orden original de cada fondo documental producido por los sujetos obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de otros fondos semejantes;
III. Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar con exactitud la información contenida; y
IV. Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la localización de los documentos de archivo.
Artículo 7. Bajo ninguna excepción los servidores públicos podrán sustraer documentos de archivo al concluir su empleo, cargo o comisión.
Artículo 9. ….Los órganos internos de control del Poder Ejecutivo Federal, así como las áreas que realicen funciones de contraloría interna en los otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal, vigilarán el estricto cumplimiento de la presente Ley, en el ámbito de sus respectivas atribuciones.
Artículo 10. Los sujetos obligados contarán con un área coordinadora de archivos encargada de elaborar y aplicar las normas, criterios y lineamientos archivísticos determinados en el marco de esta Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables, a efecto de lograr homogeneidad en la materia entre las unidades administrativas.
Coordinadora General de Archivos del CONALEP: M. Aud. Corazón de María Madrigal (Secretaria de Administración)
Artículo 13.
Cada sujeto obligado deberá nombrar a los responsables de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico respectivamente.
Archivo de Trámite: En cada unidad administrativa se tiene nombrado a un Responsable de Archivo de Trámite, en este caso en cada plantel.
Responsable del Archivo de Concentración: Ing. Claudia I. Guevara Infanzón
Responsable del Archivo Histórico: C.P. Adalberto Legorreta Gutiérrez
Artículo 18.
Todo documento de archivo en posesión de los sujetos obligados formará parte de un sistema institucional de archivos. Dicho sistema incluirá al menos los siguientes procesos relativos a documentos de archivos:
I. Registro de entrada y salida de correspondencia;II. Identificación de documentos de archivo;III. Uso y seguimiento;IV. Clasificación archivística por funciones;V. Integración y ordenación de expedientes;VI. Descripción a partir de sección, serie y expediente;VII. Transferencia de archivos;VIII. Conservación de archivos;IX. Prevaloración de archivos;X. Criterios de clasificación de la información; yXI. Auditoría de archivos.
Artículo 19.
Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes:
I. El cuadro general de clasificación archivística;
II. El catálogo de disposición documental;
III. Los inventarios documentales;
a) General,
b) De transferencia; y
c) De baja; y
IV. La guía simple de archivos.
Artículo 23.
Los servidores públicos federales que deban elaborar un acta de entrega-recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, en términos del acuerdo emitido por la Secretaría de la Función Pública o la instancia que corresponda en los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo Federal, deberán entregar a quienes los sustituyan en sus funciones, los archivos organizados e instrumentos de consulta y control archivístico que se encontraban bajo su custodia.
Si a la fecha en que el servidor público se separe del empleo, cargo o comisión no existe nombramiento o designación del servidor público que lo sustituirá, la entrega del informe se hará al servidor público que se designe para tal efecto.
Artículo 54.
Sin perjuicio de las sanciones penales o civiles que correspondan, son causa de responsabilidad administrativa de los servidores públicos por incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta Ley las siguientes:
I. Hacer ilegible, extraer, destruir, ocultar, inutilizar, alterar, manchar, raspar, mutilar total o parcialmente y de manera indebida, cualquier documento que se resguarde en un archivo de trámite, de concentración o histórico;
II. Extraer documentos o archivos públicos de su recinto para fines distintos al ejercicio de sus funciones y atribuciones;
III. Trasladar fuera del territorio nacional archivos o documentos públicos declarados patrimonio documental de la nación, sin la anuencia del Archivo General de la Nación;
IV. Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión de archivos o documentos públicos;
V. Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos históricos sin causa justificada;
VI. Poner en riesgo la integridad y correcta conservación de documentos históricos;
VII. Actuar con negligencia en la adopción de medidas de índole técnica, administrativa, ambiental o tecnológica para la adecuada conservación de los archivos;
VIII. No dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 7 de la presente Ley; y
IX. Omitir entregar algún archivo o documento bajo su custodia al separarse de un empleo, cargo o comisión.
ACTIVIDADES A REALIZAR EN MATERIA DE CLASIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS EN
PLANTELES A PARTIR DEL 2011
Registro de los expedientes que se aperturan en un nuevo ejercicio fiscal
Clasificación de expedientes de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística para planteles
Elaboración de carátulas
Ordenación de los expedientes
660-APO-PR-07-FO04
EXP. Nº
SERIE ASUNTO DEL EXPEDIENTE RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE UBICACIÓN FISICA DEL EXPEDIENTE
1 22 CORRESPONDENCIA GENERAL OFICIOS ENVIADOS A LA UOD DF VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2
2 22 CORRESPONDENCIA OFICIOS RECIBIDOS A LA UOD DF VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2
3 22 CORRESPONDENCIA OFICIOS INTERNOS EXPEDIDOS VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2
4 22 CORRESPONDENCIA OFICIOS INTERNOS RECIBIDOS VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2
5 8 BECAS INSTITUCIONALES CONALEP PRIMERA ETAPA VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 1
6 8BECAS INSTITUCIONALES CONALEP EXTRAORDINARIA DE RETENCIÓN
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 1
7 8 BECAS INSTITUCIONALES CONALEP APOYO PARA ANTEOJOS VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 1
8 8 BECAS INSTITUCIONALES CONALEP SEGUNDA ETAPA VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 1
9 5 REUNIÓN CON PADRES DE FAMILIA VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 2
10 51 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 2011 VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 2 NIVEL 1
11 8 BECAS PROGRAMA DE OPORTUNIDADES 2011 VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 2 NIVEL 1
12 22 PROCESO DE TITULACIÓN VERONICA XIQUEZ ALVARADO S6 OFICINA 2 REPIZA 1
13 22 PROCESO DE CERTIFICACIÓN MARGARITO PEREZ GONZALEZ S6 OFICINA 3 REPIZA 1
14 40 LIBRO DE COPIAS FIEL DE TITULACIÓN 2011 VERONICA XIQUEZ ALVARADO S6 OFICINA 2 CREDENZA SEGUNDO NIVEL
15 25 ESTADISTICA 911 ERIK ORDOÑEZ RAMIREZ S6 OFICINA 5 LIBRERO NIVEL 2A
16 22 CAMBIOS DE PLANTEL ERIK ORDOÑEZ RAMIREZ S6 OFICINA 5 LIBRERO NIVEL 6A
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DEL CONALEPREGISTRO Y CONTROL DE EXPEDIENTES 2011
Unidad Administrativa: Plantel Iztapalapa IÁrea: Control Escolar
ELEMENTOS PARA LA CLASIFICACIÓN DE EXPEDIENTES
1. Fondo documental.
2. La clave de determinante de oficina.
3. La clave de la serie documental a la que pertenece el asunto sujeto a clasificación.
4. El nombre del asunto específico de que trata el expediente que se apertura.
5. El número progresivo que corresponde al expediente, al registrarlo en el formato “Registro y control de expedientes” 660-APO-PR-07-FO04, dado en forma progresiva de manera anual y para cada expediente que se apertura.
6. El año de apertura del expediente que se clasifica.
7. Número de volumen del expediente.
FONDOS DOCUMENTALESNOMBRE DEL FONDO CÓDIGO NOMBRE DEL FONDO CÓDIGO
DISTRITO FEDERAL
AEREOPUERTO 132 IZTAPALAPA IV 225 ALVARO OBREGÓN I 220 IZTAPALAPA V 211 ALVARO OBREGÓN II 221 MAGDALENA CONTRERAS 209 ARAGÓN 004 MÉXICO-CANADA 161 AZCAPOTZALCO 106 MILPA ALTA 227 AZTAHUACAN 011 SANTA FE 267 COMERCIO Y FOMENTO INDUSTRIAL 166 TICONAM 002 COYOACAN 189 TLAHUAC 230 GUSTAVO A. MADERO I 195 TLALPAN I 186 GUSTAVO A. MADERO II 224 TLALPAN II 212 IZTACALCO I 210 VENUSTIANO CARRANZA I 015 IZTAPALAPA I 003 VENUSTIANO CARRANZA II 245 IZTAPALAPA II 196 XOCHIMILCO 012 IZTAPALAPA III 226
OAXACA
DR. VICTOR BRAVO AHUJA - TUXTEPEC 157 OAXACA 039 GRAL. ANTONIO DE LEÓN 145 PUERTO ESCONDIDO 158 JUCHITÁN 243 SALINA CRUZ 155
CLAVES DE DETERMINANTE DE OFICINA
SECCIONESDP
CE01
CE02
S1
S2
S3
S4
S5
S6
S7
Dirección del Plantel
Coordinación Ejecutiva de Formación Técnica y Capacitación
Coordinación Ejecutiva de Apoyo Operativo
Capacitación
Formación Técnica
Informática
Promoción y Vinculación
Servicios Administrativos
Servicios Escolares
Talleres y Laboratorios
SERIES DOCUMENTALES
CÓDIGO
01020304050607080910111213141516
16.116.216.316.417
COMITÉS
COMITÉ ACADÉMICO
AUDITORIAS
AVANCES PROGRAMATICOS Y AVANCES DIARIOS
BECAS
BITACORAS
COMISIÓN MIXTA DE HIGIENE Y SEGURIDAD
CAPACITACIÓN
CENTROS DE EVALUACIÓN
CLÍNICA MULTIDISCIPLINARIA
ATENCIÓN A LA COMUNIDAD
BOLSA DE TRABAJO
CAMPOS CLINICOS
NOMBRE DE LA SERIE
ACTAS
ACTIVIDADES CÍVICAS, CULTURALES, DEPORTIVAS Y EVENTOS
ACUERDOS
ADMINISTRADOR DE SERVIDORES Y BASES DE DATOS
COMITÉ DE TITULACIÓN
COMITÉ DE VINCULACIÓN
COMITÉ TÉCNICO ESCOLAR
COMITÉS DELEGACIONALES
ASUNTO
1. Describe el tema principal de la documentación que resguarda el expediente.
2. Debemos evitar transcribir el nombre de la serie documental como asunto.
3. Es el punto principal de identificación de la información que contiene el expediente.
4. Debemos ser claros y precisos al momento de describir el asunto.
660-APO-PR-07-FO04
EXP. Nº
SERIE ASUNTO DEL EXPEDIENTE RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE UBICACIÓN FISICA DEL EXPEDIENTE
1 22 CORRESPONDENCIA GENERAL OFICIOS ENVIADOS A LA UOD DF VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2
2 22 CORRESPONDENCIA OFICIOS RECIBIDOS A LA UOD DF VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2
3 22 CORRESPONDENCIA OFICIOS INTERNOS EXPEDIDOS VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2
4 22 CORRESPONDENCIA OFICIOS INTERNOS RECIBIDOS VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2
5 8 BECAS INSTITUCIONALES CONALEP PRIMERA ETAPA VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 1
6 8BECAS INSTITUCIONALES CONALEP EXTRAORDINARIA DE RETENCIÓN
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 1
7 8 BECAS INSTITUCIONALES CONALEP APOYO PARA ANTEOJOS VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 1
8 8 BECAS INSTITUCIONALES CONALEP SEGUNDA ETAPA VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 1
9 5 REUNIÓN CON PADRES DE FAMILIA VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 2
10 51 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 2011 VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 2 NIVEL 1
11 8 BECAS PROGRAMA DE OPORTUNIDADES 2011 VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 2 NIVEL 1
12 22 PROCESO DE TITULACIÓN VERONICA XIQUEZ ALVARADO S6 OFICINA 2 REPIZA 1
13 22 PROCESO DE CERTIFICACIÓN MARGARITO PEREZ GONZALEZ S6 OFICINA 3 REPIZA 1
14 40 LIBRO DE COPIAS FIEL DE TITULACIÓN 2011 VERONICA XIQUEZ ALVARADO S6 OFICINA 2 CREDENZA SEGUNDO NIVEL
15 25 ESTADISTICA 911 ERIK ORDOÑEZ RAMIREZ S6 OFICINA 5 LIBRERO NIVEL 2A
16 22 CAMBIOS DE PLANTEL ERIK ORDOÑEZ RAMIREZ S6 OFICINA 5 LIBRERO NIVEL 6A
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DEL CONALEPREGISTRO Y CONTROL DE EXPEDIENTES 2011
Unidad Administrativa: Plantel Iztapalapa IÁrea: Control Escolar
NÚMERO PROGRESIVO AL MOMENTO DE REGISTRAR EL EXPEDIENTE
AÑO DE APERTURA Y NÚMERO DE VOLUMEN DEL EXPEDIENTE
…...….-2011-Vol. 1……….-2011-Vol. 2……….-2011-Vol. 3
EJEMPLOS DE CLASIFICACIÓN
003/S6/22/Correspondencia general oficios enviados a la UODDF/01-2011
003/S6/22/Correspondencia oficios recibidos de la UODDF/02-2011
……….
003/S6/08/Becas institucionales Conalep segunda etapa/08-2011
..........
003/S6/51/Programa Operativo Anual 2011/10-2011
……….
003/S6/25/Estadística 911/15-2011-Vol. 1
003/S6/25/Estadística 911/15-2011-Vol. 2
Clasificación del expediente: Público
Valor documental: ADMINISTRATIVO
Vigencias
Archivo de trámite: 1 año Archivo de concentración: 1 año
Fecha de transferencia primaria: 2012
Fecha de apertura del expediente: ENERO DEL 2011
Fecha de cierre del expediente: DICIEMBRE DEL 2011
Número de fojas útiles al cierre del expediente: 265
003/S6/22/Correspondencia general oficios enviados a la UODDF/01-2011
003/S6/22/Correspondencia general
oficios enviados a la UODDF/01-2011
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DEL CONALEP
REGISTRO Y CONTROL DE EXPEDIENTES 2012
660-APO-PR-07-FO04
Unidad Administrativa: Plantel Azcapotzalco Área: Jefatura de Proyecto de Servicios Escolares EXP. No.
SERIE ASUNTO DEL EXPEDIENTE RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE UBICACIÓN FÍSICA DEL EXPEDIENTE
0001 30 121060628-9PEREZAGUILARSANDRA Nancy Kareli Santos Olvera OFICINA 4, ARCHIVERO 2, NIVEL 3
0002 30 121060026-6AMEZCUADIAZDIBLIK DAMARA Nancy Kareli Santos Olvera OFICINA 4, ARCHIVERO 2, NIVEL 3
0003 30 121060027-4ACEVEDOHERNANDEZTANIA SARAI Nancy Kareli Santos Olvera OFICINA 4, ARCHIVERO 2, NIVEL 3
0004 30 121060040-7BALLESTEROSMARCOSMARIA BERNARDA Nancy Kareli Santos Olvera OFICINA 4, ARCHIVERO 2, NIVEL 3
0005 30 121060107-4HERNANDEZZARATEALEJANDRO Nancy Kareli Santos Olvera OFICINA 4, ARCHIVERO 2, NIVEL 3
0006 30 121060118-1LOPEZMANJARREZMARIA ALEJANDRA Nancy Kareli Santos Olvera OFICINA 4, ARCHIVERO 2, NIVEL 3
0007 30 121060120-7MARTINEZSALDAÑAKAREN ELIZABETH Nancy Kareli Santos Olvera OFICINA 4, ARCHIVERO 2, NIVEL 3
0008 30 121060124-9MARTINEZVACANESTOR GEOVANNY Nancy Kareli Santos Olvera OFICINA 4, ARCHIVERO 2, NIVEL 3
106/S6/30/ 121060628-9 PEREZ AGUILAR SANDRA /01-2012
106/S6/30/ 121060026-6 AMEZCUA DIAZ DIBLIK DAMARA/02-2012
106/S6/30/ 121060027-4 ACEVEDO HERNANDEZ TANIA SARAI/03-2012
106/S6/30/ 121060040-7 BALLESTEROS MARCOS MARIA BERNARDA/04-2012
EJEMPLOS DE CLASIFICACIÓN
Fecha de clasificación: 15/agosto/2012
Unidad Administrativa: Plantel Azcapotzalco
Fundamento legal: Artículo 18, fracción II, de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental
Carácter del expediente: Confidencial
Firma del Titular de la Unidad Administrativa: __________________________
Nombre del Titular de la Unidad Administrativa: Alejandro García Cerna
Partes o secciones confidenciales: Todo el expediente
Valor Documental:
Vigencias:
Archivo de Trámite: 10 años Archivo de Concentración: 20 años
Fecha de Transferencia primaria: 2022
Fecha de apertura del expediente: 15/agosto/2012 Fecha cierre del expediente:
No. de fojas al cierre del expediente:
106/S6/30/ 121060628-9 PEREZ AGUILAR SANDRA /01-2012
ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES
Los expedientes que se aperturan, se van resguardando en el Archivo de Trámite de cada unidad administrativa.
Cada oficina debe de estar numerada, siendo la oficina número 01 la de la Dirección del plantel.
Subsecuentemente, cada oficina deberá de tener un número que la identifique.
Cada archivero, estante o mueble dentro de la oficina, deberá de estar también numerado y también cada uno de los niveles de cada uno de ellos.
OFICINA No. 03 SERVICIOS ESCOLARES
ARCHIVERO No. 1 ARCHIVERO No. 2 ARCHIVERO No. 3
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 1 NIVEL 1 NIVEL 1
NIVEL 2 NIVEL 2
NIVEL 3 NIVEL 3
OFICINA No. 03-A SERVICIOS ESCOLARES
ARCHIVERO No. 1 ARCHIVERO No. 2 ARCHIVERO No. 3
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 1 NIVEL 1 NIVEL 1
NIVEL 2 NIVEL 2
NIVEL 3 NIVEL 3
EJEMPLO DE OFICIOMetepec, Edo. de México, a 16 de enero del 2012
Ref:
Asunto: Se informa sobre actualización del portal de obligaciones de transparencia del CONALEP. Exp: 22/165/ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL PORTAL E INTRANET/05-2012
LUIS GUILLERMO GONZÁLEZ SIGALA TITULAR DE LA UNIDAD DE ENLACE P R E S E N T E
En atención a su oficio de referencia UE/005/2012, de fecha 05 de enero del presente, relativo a la actualización del
Portal de Obligaciones de Transparencia, en cumplimiento al artículo 7° de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a
la Información Pública Gubernamental, anexo al presente me permito remitirle a usted, la información correspondiente al
cuarto trimestre del 2011.
Fracción XII (Concesiones) Sin cambios.
Fracción XIII (Contrataciones de Obra Pública) Actualizado.
Fracción XV (Contratos con atraso en pagos, formato 1130 del SII). Actualizado.
Fracción XVII (Informe de avance y resultados del área de archivos) Actualizado.
Respecto a la Fracción XIII (Contrataciones de Bienes y Servicios), se esta integrando la información, misma que se
enviara a la brevedad.
Sin otro particular, le envío un afectuoso saludo.
A T E N T A M E N T E CONALEP, “Educación de Calidad para la Competitividad”
ADALBERTO LEGORRETA GUTIÉRREZ DIRECTOR DE INFRAESTRUCTURA Y ADQUISICIONES
ALG/CIGI/jjxc.* Satyc: 441
INVENTARIO DE EXPEDIENTES
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL
OCTAVO. El inventario general a que se refiere la fracción III inciso a) del lineamiento decimotercero, deberá estar concluido a más tardar el 31 de diciembre de 2004 e incluirá únicamente las series documentales respecto de la información generada, obtenida, adquirida, transformada o conservada por cualquier título con anterioridad al 12 de junio de 2003.
El 1 de enero de 2005, se iniciará la elaboración del inventario general por expedientes, respecto de la información generada, obtenida, adquirida, transformada o conservada por cualquier título a partir del 12 de junio de 2003.
Hoja deSección:
Serie: Fecha de registro:
A L F AT AC Total E C M
Responsable de la información
Condiciones de Acceso
Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica
Inventario de Archivo de Trámite del 12 de Junio del 2003 a Diciembre del 2011
Plazo de conservación
Técnica de selección
Autorizó
Valoración primariaUbicación del expediente
Fondo:
No.Prog
Asunto del expediente Año Unidad de intalaciónOriginal o
copiaTotal de
volúmenes
Fondo: Hoja ____ de _____Sección: Fecha de Registro:
A L F AT AC Total E C M
Plazo de conservación
Técnica de selecciónUbicación de los expedientes
Responsable de la información Autorizó
Colegio Nacional de Educación Profesional TécnicaInventario General de Series Documentales del 11 de Junio del 2003 y ejercicios anteriores
Condiciones de acceso Breve descripción del contenido de los expedientesNo.
Prog.Serie
Valoración primaria Originales o
copiasAños extremos
Total de expedientes
Cada área interna del plantel deberá enviar por correo electrónico su inventario concluido a la dirección electrónica [email protected] para su revisión y comentarios, mismo que deberá abarcar todos sus expedientes del 2011 hacia atrás.
Los inventarios serán revisados por la Coordinación General de Archivos del CONALEP.
Una vez que tengan el visto bueno de la Coordinación General de Archivos del CONALEP, respecto a la elaboración e integración de su inventario, esta enviará un oficio a cada Director de Plantel, señalando que áreas internas han concluido satisfactoriamente con esta actividad, mismas que estarán listas para llevar a cabo su transferencia primaria de expedientes al Archivo de Concentración.
Estas áreas internas remitirán por oficio, dirigido a la Coordinación General de Archivos del CONALEP, una COPIA de sus inventarios debidamente firmados, para conocimiento y resguardo, marcando copia a la Representación.
TRANSFERENCIA PRIMARIA DE EXPEDIENTES
Concluidos los inventarios revisaremos el procedimiento para preparar la transferencia primaria de expedientes al Archivo de Concentración del CONALEP, la cual incluirá, en esta primera etapa, únicamente expedientes que han concluido sus plazos de conservación, tanto en el Archivo de Trámite como en el Archivo de Concentración.
Los expedientes que tengan una serie, cuya técnica de selección sea conservación o muestreo, permanecerán por el momento en sus archivos de trámite.
Solo se transferirán los expedientes al Archivo de Concentración del CONALEP, de aquellas áreas internas del plantel, cuyo inventario este concluido y revisado por la Coordinación General de Archivos del CONALEP.
Concluida la transferencia primaria de expedientes, se les solicitará nuevamente a los planteles, el inventario de todos los expedientes que se encuentran resguardados en sus Archivos de Trámite.
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
NOMBRES
A L F AT AC Total
1 ACTAS X 2 1 3 X
2ACTIVIDADES CÍVICAS, CULTURALES, DEPORTIVAS Y EVENTOS
X1 1 2
X
3 ACUERDOS X 1 1 2 X
4ADMINISTRADOR DE SERVIDORES Y BASES DE DATOS
X1 1 2
X
5 ATENCIÓN A LA COMUNIDAD X 1 2 3 X6 AUDITORIAS X 2 3 5 X
7AVANCES PROGRAMATICOS Y AVANCES DIARIOS
X 1 1 2 X
8 BECAS X 1 1 2 X9 BITACORAS X 1 1 2 X10 BOLSA DE TRABAJO X 1 1 2 X11 CAMPOS CLINICOS X 1 2 3 X12 CAPACITACIÓN X 2 1 3 X13 CENTROS DE EVALUACIÓN X 2 2 4 X14 CLÍNICA MULTIDISCIPLINARIA X 1 1 2 X
15COMISIÓN MIXTA DE HIGIENE Y SEGURIDAD
X 1 1 2 X
16 COMITÉS X 1 1 2 X16.1 COMITÉ ACADÉMICO X 1 1 2 X16.2 COMITÉ DE TITULACIÓN X 1 1 2 X16.3 COMITÉ DE VINCULACIÓN X 1 1 2 X16.4 COMITÉ TÉCNICO ESCOLAR X 1 1 2 X
PERIODO DE
RESERVAOBSERVACIONES
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DE LOS PLANTELES DEL CONALEP
SERIES DOCUMENTALESCÓDIGO
VALORACIÓN PRIMARIA
PLAZOS DE CONSERVACIÓN TÉCNICAS DE SELECCIÓN INFORMACIÓN
VIGENCIAS
ELIMINACIÓNCONSERVACIÓ
NMUESTREO ACCESO
Secretaría de Administración Coordinación General de Archivos del CONALEP
17 COMITÉS DELEGACIONALES X 1 1 2 X18 COMODATOS X X 2 1 3 X19 CONCILIACIONES BANCARIAS X X 2 4 6 X
20CONSTANCIA DE RETENCIONES Y PERCEPCIONES
X X1 1 2
X
21CONTRATOS, CONVENIOS Y CARTAS DE INTENCIÓN
X X X1 1 2
X
22 CORRESPONDENCIA GENERAL X 1 1 2 X23 DONACIONES X 1 1 2 X24 EQUIPAMIENTO X 1 1 2 X25 ESTADÍSTICAS X 2 2 4 X26 ESTIMULO AL DESEMPEÑO DOCENTE X 1 1 2 X Digitalización
27 ESTRUCTURAS EDUCATIVAS X 1 2 3 X Digitalización
28 EVALUACIONES DE ALUMNOS X 10 20 30 X Confidencial
Esta información es la que constituye el acervo histórico del CONALEP y fundamenta la emisión de los documentos oficiales, a la vez que permite atender las diversas solicitudes de los propietarios de la información (solicitudes de reposición de alguno de sus documentos que certifican sus estudios), así como de otras instancias externas (certificación o validación de algún documento)
29 EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL X 0 35 35 X ConfidencialVigencia 0= Un año en archivo
de trámite despues de terminada la relación laboral
30 EXPEDIENTES ALUMNOS X 10 20 30 X Confidencial
Esta información es la que constituye el acervo histórico del CONALEP y fundamenta la emisión de los documentos oficiales, a la vez que permite atender las diversas solicitudes de los propietarios de la información (solicitudes de reposición de alguno de sus documentos que certifican sus estudios), así como de otras instancias externas (certificación o validación de algún documento)
31EXPEDIENTES DE CAPACITACIÓN LABORAL
X 1 2 3 X
32EXPEDIENTES DE PRESTADORES DE SERVICIOS PROFESIONALES
X1 2 3
X Confidencial
33EXPEDIENTES DE PRESTADORES DE SERVICIOS PROFESIONALES CAMPO CLINICO
X1 2 3
X Confidencial
34 INCIDENCIAS X 1 2 3 X Confidencial
35 INFORMES X 1 1 2 X36 INFORMES CONTABLES Y FINANCIEROS X X 2 4 6 X
36.1 CIERRES CONTABLES X X 2 4 6 X37 INFRAESTRUCTURA X 3 3 6 X38 INVENTARIOS X 1 2 3 X
39LIBROS DE COPIAS FIEL DE CERTIFICADOS
X 15 15 30 X
40 LIBROS DE COPIAS FIEL DE TITULACIÓN X 15 15 30 X41 LIBROS DE REGISTRO DE TITULACIÓN X 15 15 30 X42 LICENCIAS DE SOFTWARE X 1 1 2 X43 MANTENIMIENTO X 1 1 2 X44 NOMINAS X X 20 10 30 X45 POLIZAS X X 2 4 6 X
46PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS DE CANDIDATO EVALUADOS (CENTRO DE EVALUACIÓN)
X1 1 2
X Confidencial
47 PRACTICAS TECNOLÓGICAS X 1 1 2 X48 PRESTACIONES X 1 1 2 X
49PROCESO DE SELECCIÓN A LOS ASPIRANTES A PRESTADORES DE SERVICIOS PROFESIONALES
X
1 1 2X Confidencial
50PROGRAMA ANUAL DE DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES
X1 2 3
X Digitalización
51 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (POA) X 1 1 2 X52 PROGRAMAS X 1 1 2 X53 PROGRAMAS ESPECIALES X 2 1 3 X
54 PROMOCIÓN DE LA OFERTA EDUCATIVA X 1 1 2 X55 PRUEBA ENLACE X 1 1 2 X Digitalización
56 RECIBOS DE PAGO X X 20 10 30 X57 RESGUARDOS X 1 1 2 X58 REUNIONES DE ACADEMIA X 1 1 2 X59 SEGUIMIENTO DE EGRESADOS X 2 2 4 X60 SEGUROS X 1 2 3 X61 SERVICIOS X 1 1 2 X62 SINODALÍAS X 1 1 2 X63 SOLICITUDES DE REMESA MENSUAL X 1 2 3 X
64SOLICTUDES DE AUTORIZACIÓN DE COMPRA
X X 1 1 2 X
65TRANSPARENCIA Y RENDICIÓN DE CUENTAS
X 1 1 2 X
66UNIDADES MÓVILES, UNIDADES DE ARRASTRE
X 1 2 3 X
67 ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO X 5 7 12 X
68 BAJA DOCUMENTAL X X 1 5 6 X
Legal, con base a lo señalado en el Vigesimoprimero de los
Lineamientos para la organización y conservación
de archivos
69 CONTROL DE GESTIÓN X 1 2 3 X
GRACIAS!!!José de Jesús Xospa Cruz
54 80 37 00, ext. 2450Correo: [email protected]