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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Introducción a los Eventos
Lic. Guillermo J. Pedrotti
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Carrera de Relaciones Públicas
• Agradecemos su participación en este curso deOrganización de Eventos organizado por la carrera deTécnico Superior en Relaciones Públicas,conjuntamente con la colaboración del área deextensión.
Lic. Guillermo José Pedrotti ©
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Presentación de Grupo
De dónde vienen?
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Guillermo Pedrotti / Académica
• Lic. Educación Tecnológica (UTN).
• Analista en Relaciones Públicas e Institucionales (IES21).
• Posgrados en Periodismo Económico (UNC), Gestiónde los Recursos Humanos (UNL) y Sociología de lasOrganizaciones (UNC).
• Diplomado en Gestión Pública (UCC), RecursosHumanos (UdM) y Comunicación Política (UE21-encurso).
• Programa Ejecutivo en Marketing (UE21).
• Estudios en Organización de Eventos (UTN).Lic. Guillermo José Pedrotti ©
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Guillermo Pedrotti / Profesional
• Ex Director de Relaciones Institucionales, Ceremonial yProtocolo de la Municipalidad de Las Varillas.
• Actualmente se desempeña como consultor encomunicación, capacitador profesional y docente de nivelsuperior.
• Ha organizado eventos empresariales, comerciales,recreativos, deportivos, culturales, políticos, protocolares,académicos, musicales y de capacitación; entre otros.
• Entre los asistentes se han destacado: Presidente,Vicepresidente, Gobernador, Vicegobernador, Ejecutivos,Académicos y Diplomáticos.
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Disposición del curso
• Clase 1: Introducción a los eventos.Lic. Guillermo Pedrotti
• Clase 2: Ceremonial y Protocolo.Lic. Florencia Larguia y PP. Marcela Cáceres
• Clase 3: Planeamiento para eventos.Lic. Guillermo Pedrotti
• Clase 4: Marketing para eventos.Lic. Guillermo Pedrotti
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Pre-acuerdos grupales
• Tratarnos con respeto …
• Asumir nuestra propia experiencia hablando en primera persona.
• Comenzar y terminar las clases a la hora convenida.
• Zona libre de humo y tecnología.
• Asumir nuestro aprendizaje …
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Una aproximación
• Concebimos a la organización de eventos como la técnica organizativa y comunicacional, cuyo objeto consiste en lograr la conjugación armónica y correcta de todas las personas, los elementos y las acciones que configuran una manifestación institucional.
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Un evento es…
• … la reunión de dos o más personas, donde mediante una correcta planificación, logramos comunicar lo que nuestro cliente requiere. Es decir, la finalidad de un evento es lograr comunicar exitosamente algo.
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Toda reunión que comunique algo es un evento?
• Solo consideramos un evento a aquella reunión destinada a actuar como eje de una estrategia de comunicación, destinada a satisfacer los objetivos de manifestación de una institución o persona.
• Siempre, dependiendo de su naturaleza, un evento buscará comunicar algo. Según a que estrategia responda, comunicará un hecho social, institucional, protocolar o empresarial.
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(*) Guillermo Suárez y Ricardo Martínez en “Organización de Eventos” Colegio Universitario IES Siglo 21 y Editorial Copiar.
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Fases de la organización de eventos
• Fase de Conocimiento del cliente y recolección de información.
• Fase Creativa, de diseño de los diferentes aspectos del proyecto; definición líneas y conceptos.
• Fase de Desarrollo e Implementación.
• Supervisión integral.
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Argumentos para vender eventos
• Gestionamos las mejores alternativas del mercado.
• Optimizamos los presupuestos.
• Proveemos los medios logísticos para la realización de evento.
• Seguimos y evaluamos los resultados y efectos de cada acción.
• Selección de los mejores proveedores.
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Qué tener presente para seleccionar un evento
• Para qué lo realiza el evento nuestro cliente. Es decir, qué quiere comunicar.
• Cuánto es su presupuesto y hasta que punto podemos alcanzar su grado de elasticidad.
• A qué público está dirigido el evento.
• Cuál es el rol que jugara nuestro cliente.
• Si es un evento externo, qué estrategiasbuscaré para abordarlo exitosamente.
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Algunos eventos
Aclarando que oscurece…
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Algunos eventos
• Congreso: es una reunión de muchas personas que no sereúnen habitualmente. Lo hacen para informarse o deliberarsobre algún asunto. Puede ser de interés general o puntual. Laasistencia deberá ser de más de 50 asistentes y puede poseercarácter regional, nacional o internacional.
• Convención: es la reunión de un grupo de personas quecomparten intereses similares, ya sean comerciales,profesionales, políticos, religiosos o de otra índole. Éstasconvergen en una fecha y lugar determinados previamente,para convivir, tratar asuntos de interés común y tomardecisiones.
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Algunos eventos
• Curso/Cursillo: reunión con programa determinado que se repetirá tantas veces como se haga el curso. El cursillo será de corta duración.
• Simposio: reunión de un grupo de expertos que dominan un campo, profesión o tema, cuyo propósito es exponerlo ante un auditorio que comparte un interés especifico.
• Charlas: reunión informal de varias personas. Pueden ser temáticas o impartidas por un experto.
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Algunos eventos
• Asamblea: reunión formal y reglamentaria de una institución. Debe poseer fecha fijada, temario, labrado de actas y quorum para funcionar. Generalmente son anuales y principalmente sirven para fijar políticas de acción y renovar autoridades.
• Talleres: reuniones informativas de trabajo práctico o manual. En el transcurso, quienes participan lo hacen con la coordinación de otra persona.
• Jornada: es una reunión de trabajo, de investigación, estudio y/o informativa para resolver un problema planteado ante un auditorio. Sus resoluciones se publican posteriormente.
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Algunos eventos
• Exposición: exhibición pública de arte, productos, servicios, materiales, etc. No existe venta de los productos exhibidos. Requiere de varios expositores.
• Muestra: similar a la exposición pero con un solo expositor.
• Feria: simil a la exposición pero con venta de los elementos que se exponen.
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Algunos eventos
• Cócteles o Vinos de Honor: se utilizan para inauguraciones, clausuras o aquéllos que se ofrecen antes de las comidas o cenas programadas durante la reunión. El servicio usual consta de vinos, jugos, gaseosas, bocaditos y sándwiches. Los horarios del Vino de Honor es entre las 10:30 y 12:00 hs., en tanto que el Cóctel será a las 19:00 hs.
• Desayunos o Té: se utilizan con el propósito de realizar reuniones de trabajo o simplemente sociales.
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Algunos eventos
• Almuerzo o Comidas: El horario del almuerzo será entre las 13:00 y 15:00 hs., en tanto que la comida comenzará a las 21:00 hs.
• Cena: este evento es similar a un almuerzo o comida, con la diferencia que comenzará después de las 24:00 hs.
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Muchas gracias
Hasta la próxima clase.
Los invito a visitar:
www.publicometa.info
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