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PROCESO O SUBPROCESO
PROVEEDORES (int-ext)
ENTRADAS SALIDAS CLIENTES (int-ext)
Selección,
Contratación, Inducción, Retiro y
Certificaciones
De todos los procesos
Selección:
Solicitud de colaboradores
Requisitos de colaboradores
Hojas de Vida
Colaborador seleccionado
A todos los procesos
Contratación:
Colaborador seleccionado
Documentos para vinculación
Formato Institucional hoja de vida
Colaboradores Contratados
Contrato de Trabajo
Afiliaciones SSI
Inducción:
Colaboradores Contratados área
administrativa
Inducción de colaboradores
Contratados área administrativa
Retiro:
- Evaluación de Desempeño
Preaviso
Certificación laboral
Examen médico de Egreso
Certificaciones:
Laborales
Ingresos y Retenciones
Certificaciones Laborales.
Certificado de Ingresos y
Retenciones.
Trabajadores activos y
retirados
Trabajo Suplementario:
Solicitud de Pago. Novedades de Nómina
Gestión Financiera
Colaboradores
MACROPROCESO: APOYO
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Director Departamento Gestión del Talento Humano
SUBPROCESOS:
Selección, Contratación, Inducción y Retiro de Personal Nómina
Formación y Capacitación Evaluación
OBJETIVO: Desarrollar integralmente el Talento Humano, para la mejora continua, el bienestar personal en pro del
cumplimiento de la misión y funciones de Universidad. Planificar y desarrollar acciones tendientes a garantizar la idoneidad de los colaboradores en la Vinculación con la Universidad.
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PROCESO O SUBPROCESO
PROVEEDORES (int-ext)
ENTRADAS SALIDAS CLIENTES (int-ext)
Nómina,
Seguridad Social, Actualización
Anual de Nómina
De todos los procesos: personal contratado
Nómina:
Hoja de Vida
Contrato de Trabajo
Nómina
Pagos a Terceros
Desprendibles de Pago
Gestión Financiera
Seguridad Social:
Cambios por traslados e
incapacidades
Autoliquidación de aportes y
prestaciones sociales.
Contabilización de las provisiones.
Actualización Anual de Nómina.
Liquidación Primas
Liquidación Vacaciones Colectivas
Consolidación de Prestaciones
Sociales Actualización anual del Sistema
INFORMA.
Formación y Capacitación
De todos los procesos Requerimiento de formación y
capacitación
Plan de Formación y/o
Capacitación Planillas de Asistencia
A todos los procesos
Evaluación De todos los procesos Evaluación de desempeño. Resultados de Evaluación de
desempeño.
A todos los procesos
Clima Organizacional
De todos los procesos
Comité Convivencia Laboral
Diagnóstico del Riesgo Psicosocial.
RSQ.
Necesidades mejoramiento del
clima organizacional.
Actividades para el mejoramiento
del clima organizacional. A todos los procesos
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RECURSOS CICLO PHVA
Planear (P), Hacer (H), Verificar (V), Actuar (A)
INFRAESTRUCTURA: Auditorios, Aulas,
Oficinas
FINANCIEROS: Asignación Presupuestal.
TÉCNICOS: Equipos de Cómputo, Video Beam
Medios de comunicación: Teléfono, Internet,
Fax.
P 1. Proyección presupuestal.
P 2. Proyección de personal.
H 3. Recepción de requerimiento de colaboradores.
H 4. Recibir aprobación.
H 5. Selección de colaboradores.
V 6. Cumplimiento en el perfil del cargo del personal a vincular.
H 7. Vinculación de colaboradores (contratación, inclusión a los Sistemas).
H 8. Pago de nómina y seguridad social.
H 9. Preavisos.
P 10. Plan de Formación y Capacitación.
H 11. Desarrollo del Plan de Formación y Capacitación.
V 12. Eficacia de la formación y/o capacitación.
V 13. Evaluación de Desempeño.
P 14. Establecer actividades en coordinación calendario académico y contratación docente.
P 15. Actividades para el mejoramiento del clima organizacional.
H 16. Realizar actividades para el mejoramiento del clima organizacional.
A 17. Acciones de mejora.
DOCUMENTOS REQUISITOS
Análisis de Competencias.
Perfil del cargo
Perfil del cargo – Decano y Docentes
Manual de Funciones.
Reglamento Interno de Trabajo
Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
Acuerdo No. 33 del 16 septiembre de 2014 emitido por el Consejo
Superior.
Estatuto Orgánico.
Régimen Laboral Colombiano.
Régimen de Seguridad Social Colombiano.
Código Sustantivo del Trabajo.
Norma ISO 9001.
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SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
SEGUIMIENTO Y/O INDICADOR FRECUENCIA META
No. De personas administrativas que han participado en cursos de actualización (diplomado,
seminarios, talleres, entre otros), relacionados con el área de desempeño, disciplina o la profesión. / Total de personal administrativo de la USTA.*100
Anual 20%
N° de personas con cargo directivo y administrativo competentes en el cargo/ Total de
personal directivo y administrativo de la USTA*100 Anual 70%
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DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1
Director (a) de
Gestión del
Talento Humano
Recibir por parte de las Dependencias de la Universidad la solicitud de personal
para el cargo que se requiera, en el documento 3401-F-005 Solicitud de personal.
De acuerdo a las necesidades se estudia
el caso por parte del Rector Seccional, Vicerrector Administrativo-Financiero y/o
Director de Gestión del Talento Humano.
Bajo la autorización del Rector y/o
Vicerrectores, se efectuará la contratación directa de un aspirante al
cargo.
Nota: Las solicitudes que sean
exclusivamente de trasladar personal de una dependencia podrán ser estudiadas
únicamente por el Director (a) del Departamento Gestión Talento Humano.
2
Director (a) de
Gestión del
Talento Humano
Solicitar la/s hoja/s de vida del
aspirante/s para el cargo a proveer.
Nota: El personal ya vinculado con la Universidad y que se le asigne un nuevo cargo, continúa en el subproceso de contratación.
3
Director (a) de Gestión del Talento
Humano y/o Rector o
Vicerrectores de la Universidad
Evaluar las hojas de vida recibidas, con
base en el cumplimiento de los requisitos definidos en el documento
3401-DG-001 Perfil de Cargo.
4 Director (a) de
Gestión del
Talento Humano
Realizar una preselección de las hojas de
vida de los aspirantes.
5 Auxiliar
Administrativo (a)
de Gestión del
Talento Humano
Enviar al Banco de hojas de vida del Departamento de Gestión del Talento
Humano las de los aspirantes evaluados que no cumplieron los requisitos,
finalizando así su proceso de selección.
INICIO
RECIBIR SOLICITUD DE
PERSONAL
SOLICITAR HOJAS DE VIDA DE
LOS ASPIRANTES
EVALUAR LAS HOJAS DE VIDA
DE LOS ASPIRANTES
1
¿CUMPLE? SI
NO
BANCO DE
HOJAS DE VIDA
FIN
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DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
6 Auxiliar
Administrativo (a)
de Gestión del
Talento Humano
Verificar los soportes de la(s) hoja(s) de Vida de (los/las) Aspirante(s) (educación
- formación) y la experiencia, registrando en el 5401-F-011 Verificación de Perfil de cargo y referencias laborales.
7 Director (a) de
Gestión del Talento Humano
Evaluar si el aspirante continúa dentro
del proceso de selección.
8 Director (a) de
Gestión del Talento Humano
9
Director (a) de Gestión del
Talento Humano o Psicólogo (a)
Entrevistar a las personas preseleccionadas. Validando con base en
la entrevista, la continuidad del aspirante
en el proceso de selección. Nota. Los Aprendices SENA que aprueben la entrevista con el Director de
Gestión del Talento Humano o
Vicerrector Administrativo - Financiero, continúan en el subproceso de
contratación.
10 Director (a) de
Gestión del
Talento Humano
11 Psicólogo (a)
Aplicar la prueba psicotécnica. Nota: Para cargos temporales (licencias, vacaciones, suspensión del contrato, comisiones), no se aplican pruebas de selección.
12 Director (a) de
Gestión del
Talento Humano
Recibir los resultados de las pruebas del
aspirante. Evaluando si el aspirante
continúa en el proceso de selección.
1
VERIFICAR ANEXOS DE LA HOJA
DE VIDA
REALIZAR
ENTREVISTA
SI
SI
NO
¿CONTINUA?
¿EL ASPIRANTE
CUMPLE EL PERFIL?
NO
FIN
APLICAR
PRUEBAS
2
RECIBIR RESULTADOS
REVISAR CUMPLIMIENTO DEL
PERFIL DEL ASPIRANTE
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DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
13 Director (a) de
Gestión del
Talento Humano
14
Coordinador (a)
de Seguridad y
Salud en el
Trabajo
Solicitar a la IPS ocupacional la práctica de los exámenes médicos de ingreso.
15 Auxiliar
Administrativo (a) de Gestión del
Talento Humano
Recibir de la entidad externa el concepto de aptitud laboral de la persona.
16 Auxiliar
Administrativo (a) de Gestión del
Talento Humano
Informar a la persona seleccionada que debe diligenciar el documento 5405-F-004
Hoja de Vida; así mismo entregar el listado de documentación requerida para
la contratación.
17 Auxiliar
Administrativo (a)
de Gestión del
Talento Humano
Se da paso al subproceso de
Contratación de Personal.
¿CONTINUA?
SI
NO
SOLICITAR EXAMEN MÉDICO
DE INGRESO
RECIBIR CONCEPTO DE
APTITUD LABORAL
SOLICITAR DOCUMENTOS
PARA CONTRATACIÓN
FIN
REMITIR AL SUBPROCESO DE
CONTRATACIÓN
2
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DIAGRAMA DE FLUJO PARA CONVOCATORIA DE PERSONAL DOCENTE DE PREGRADO
No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Director (a) de
Gestión del Talento
Humano
Recibir por parte de los Decanos de División y/o de Facultad, Director o
Coordinador de Departamento
Académico, la solicitud de nuevos docentes, con el perfil requerido.
2 Director (a) de
Gestión del Talento Humano
Redactar el comunicado de la
convocatoria docente especificando los
requisitos necesarios para la participación y las fechas estipuladas
para el proceso.
3 Director (a) de
Gestión del Talento Humano
Abrir convocatoria docente haciendo difusión en la página web institucional y
en el periódico de difusión regional y/o
nacional.
4 Director (a) de
Gestión del Talento
Humano
Recibir las hojas de vida de los aspirantes a la convocatoria.
Evaluar las hojas de vida y seleccionar
las que cumplan el perfil requerido y
remitir a la Facultad y/o Departamento Académico.
5 Decano (a) de Facultad
Aplicar entrevista diligenciando el formato 3401-F-010 entrevista para selección docente, elaborar el formato de nómina y remitir al Decano de
División y Vicerrector Académico para su visto bueno.
Nota: Para los docentes que han estado vinculados con la Universidad tener en cuenta los resultados de la evaluación docente.
Nota: Para cargos temporales que exija la suplencia inmediata del cargo, se hace la selección en el banco de hojas de vida y bajo la aprobación del Vicerrector Académico se vincula para conformar la nómina.
INICIO
SOLICITUD DE PERSONAL
APROBADO
REDACTAR COMUNICADO
CONVOCATORIA
FIN
DIFUSIÓN DE LA
CONVOCATORIA
RECEPCIÓN DE HOJAS DE
VIDA DE LOS ASPIRANTES
ENTREVISTA Y NOMINA
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DIAGRAMA DE FLUJO PARA CONVOCATORIA DE PERSONAL DOCENTE DE PREGRADO
No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
6 Vicerrector
Académico
Da visto bueno al formato de nómina y
remite al Vicerrector Administrativo
Financiero para su revisión.
7 Vicerrector
Administrativo Financiero
Enviar el documento Nómina al
proceso de Gestión del Talento Humano.
8 Director de Gestión
del Talento
Humano
Presentar la nómina al Rector Seccional para revisar y autorizar la orden de
vinculación.
9 Director de Gestión
del Talento Humano
Informar al Coordinador (a) de Seguridad y Salud en el trabajo, para
la Solicitud Examen Médico de Ingreso.
10 Coordinador (a) de Seguridad y Salud
en el Trabajo
Recibir de la entidad externa el concepto de aptitud laboral de la
persona.
11 Auxiliar
Administrativo (a) de Gestión del
Talento Humano
Solicitar a la persona seleccionada el
diligenciamiento del documento 5405-F-004 Hoja de Vida; así mismo
entregar el listado de documentación requerida para la contratación.
1
CONFORMAR LA NÓMINA
REMITIR NÓMINA A DIRECTIVOS
EMITIR SOLICITUD DE
EXÁMEN MÉDICO
RECIBIR CONCEPTO DE
APTITUD LABORAL
SEGUIR AL SUBPROCESO DE
CONTRATACIÓN
ENTREGA DE LISTADO
DOCUMENTOS
FIN
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DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA CONTRATACIÓN DE PERSONAL
No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Auxiliar
Administrativo (a)
de Gestión del
Talento Humano
Recibir de los seleccionados la
documentación requerida para la
contratación. Nota: Para la contratación de Monitores del Consultorio Jurídico, la hoja de vida de los seleccionados viene firmada por el Decano de División de Ciencias Jurídicas y Políticas.
2
Auxiliar
Administrativo (a) de Gestión del
Talento Humano
Realizar la afiliación del (la) nuevo (a) colaborador (a), a los sistemas de
seguridad social integral (EPS, AFP,
CCF y ARL).
3
Auxiliar
Administrativo (a) de Gestión del
Talento Humano
Entregar al Técnico de Nómina para
iniciar el Subproceso de Nómina la
Hoja de Vida del (los) seleccionado(s).
Nota: los docentes se ingresan con el formato de nómina.
4
Auxiliar Administrativo (a)
de Gestión del
Talento Humano
Informar la relación de personal a los
Departamentos de Adquisiciones y
Suministros, Tecnología de la Información y de la Comunicación, así
mismo al Departamento de Planta física y Servicios Generales, en caso de
ser necesario para la adecuación de un
nuevo puesto de trabajo y a la Oficina de Registro y Control la relación de
colaboradores docentes y administrativos.
RECEPCIÓN DE LA
DOCUMENTACION
REALIZAR AFILIACIÓN
AL SSSI
INICIO
NOTIFICACIÓN DE
INGRESO O REINGRESO
1
INFORMAR A LAS DEPENDENCIAS
CORRESPONDIENTES
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DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA CONTRATACIÓN DE PERSONAL
No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
5
Auxiliar
Administrativo (a)
de Gestión del
Talento Humano
Elaborar el contrato laboral de acuerdo
al cargo según formatos contractuales
ya establecidos. (Contrato de trabajo a término fijo inferior a un año; contrato
de trabajo a término fijo de un año; contrato especial de aprendizaje SENA;
prestación de servicios profesionales) y remitir al Director del Departamento de
Gestión del Talento Humano para su
verificación.
6 Director (a) de
Gestión del Talento
Humano
Revisar y verificar la información contenida en el contrato laboral si
cumple con lo requerido enviar al
Asesor Jurídico, en caso contrario se devuelve para correcciones.
7 Director (a)
de Gestión del
Talento Humano
8 Asesor
Jurídico
Verificar que el contrato laboral cumple con las condiciones. En caso de que no
cumpla se devolverá para las correcciones del caso.
Asesor
Jurídico
9 Auxiliar
Administrativo (a) de Gestión del
Talento Humano
Enviar el contrato laboral a Rectoría para la firma del Rector Seccional.
10
Auxiliar
Administrativo (a)
de Gestión del
Talento Humano
Hacer firmar del trabajador el contrato laboral, éste reposará en original en el
archivo del proceso de Gestión de Talento Humano.
ELABORAR CONTRATO
LABORAL
1
2
REVISAR EL CONTRATO
LABORAL
¿CUMPLE?
NO
VERIDICAR CONTRATO
LABORAL
¿CUMPLE?
SI
SI
FIRMA DEL CONTRATO POR
EL RECTOR
FIRMA DEL CONTRATO POR
EL SELECCIONADO
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DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA INDUCCIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Auxiliar
Administrativo (a) de Gestión del
Talento Humano
Realizar el listado de los nuevos ingresos
a partir de la última inducción de
personal.
2 Auxiliar
Administrativo (a) de Gestión del
Talento Humano
Solicitar desde el sistema INFORMA al
Departamento de Adquisiciones y Suministros el material para la inducción
del personal.
3 Auxiliar
Administrativo (a) de Gestión del
Talento Humano
Solicitar el permiso del auditorio al Departamento de Planeación y
Desarrollo.
4 Auxiliar
Administrativo (a) de Gestión del
Talento Humano
Con la confirmación de la fecha, hora y
lugar para la Inducción, se realiza los
oficios citando a los líderes de los procesos responsables de las charlas y
al personal nuevo. Los cuales serán enviados via e-mail.
5 Director (a) de
Gestión del
Talento Humano
Realizar la Inducción en conjunto con
los líderes de los procesos responsables
de las charlas al personal nuevo según lo Programado.
6 Auxiliar
Administrativo (a) de Gestión del
Talento Humano
Entregar a los asistentes el material
Institucional y registrar las firmas de recibido en el documento 3401-F-003 seguimiento de asistencia.
7 Auxiliar
Administrativo (a) de Gestión del
Talento Humano
Entregar listado de los temas propios de
la inducción para que los trabajadores firmen a satisfacción y solicitar la
evaluación de los mismos.
LISTADO DE NUEVOS
INGRESOS
SOLICITUD DE
MATERIAL
SOLICITUD DE LUGAR DEL
EVENTO
OFICIO A LOS DIRECTORES Y
ASISTENTES
REALIZAR LA INDUCCIÓN
INICIO
ENTREGAR MATERIAL
INSTITUCIONAL
ENTREGA DE OFICIOS Y
FIRMA RECIBIDOS
FIN
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DIAGRAMA DE FLUJO PARA NÓMINA
No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Técnico de Nómina
Recibir del Auxiliar Administrativo (a) de
Gestión del Talento Humano la hoja de vida con la información básica para la
vinculación (EPS, AFP, Salario, Fecha de
inicio y/o terminación) y realizar el ingreso de la persona seleccionada al modulo
maestro del Sistema Administrativo y Financiero INFORMA.
En caso de Reingreso se recibe por correo
electrónico la notificación de la Auxiliar Administrativa de Gestión del Talento
Humano con la información básica para la
vinculación. Para el personal Docente se recibe anexo el documento Nómina
entregado por las facultades.
2 Técnico de Nómina
3 Técnico de Nómina
Incluir en los módulos de novedades y ausencias de INFORMA los diferentes
pagos y/o descuentos Internos y/o
Externos del trabajador, los internos soportados en los documentos 3401-F-007 Novedades de nómina 3401-F-014 horas extras y 3401-F-015 solicitud de descuento por nómina.
4 Técnico de Nómina Ingresar en el módulo LIQUI el periodo
mensual a liquidar, teniendo en cuenta el tipo de vinculación.
5 Director de Gestión
de Talento Humano y Auditor
Interno
Revisar la liquidación de la nómina, novedades y ausencias, verificando que
cumpla con lo requerido.
6 Director de Gestión
de Talento Humano y Auditor Interno
7 Rector Seccional y
Vicerrector Administrativo y
Financiero
Aprobar la liquidación de la nómina, novedades y ausencias.
8 Rector Seccional y
Vicerrector Administrativo y
Financiero
INCLUIR INGRESO O
REINGRESO
INCLUIR
NOVEDADES
INICIO
¿PRESENTA
NOVEDAD?
NO
SI
LIQUIDAR
NÓMINA
¿CUMPLE?
NO
SI
REALIZAR
CONTABILIZACIÓN
¿APRUEBA? NO
SI
APROBAR LIQUIDACIÓN
1
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DIAGRAMA DE FLUJO PARA NÓMINA
No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
9 Técnico de Nómina Realizar la contabilización de la nómina
en el módulo LIQUI.
10
Director de Gestión
del Talento
Humano
Incluir los datos de nómina en el aplicativo de transferencia electrónicas del
banco.
11 Director de Gestión
del Talento Humano y Auditor
Interno
Cargar el formulario a la página Web
principal del Banco, e informar a la director (a) del Departamento de
Sindicatura para su pago.
12 Técnico de Nómina
Realizar la contabilización en el módulo BANCO_GEN del periodo mensual
liquidado, teniendo en cuenta el tipo de
vinculación.
13 Técnico de Nómina
Realizar en el módulo DISTERN la
distribución de terceros y enviar los
comprobantes que arroja el sistema a Sindicatura para su pago.
14 Técnico de Nómina Se finaliza el proceso de pago de nómina y se continúa con el Subproceso de
Seguridad Social.
REALIZAR
CONTABILIZACIÓN
DILEGENCIAR Y ENVIAR
FORMATO DEL BANCO
CONTABILIZACIÓN DEL PAGO
DE NÓMINA
CARGAR PAGO
E INFORMAR A SINDICATURA
1
FIN
ENTREGAR A
SINDICATURA
ENVIAR AL SUBPROCESO DE
SEGURIDAD SOCIAL
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DIAGRAMA DE FLUJO DE SEGURIDAD SOCIAL
No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Técnico de Nómina
Identificar si existen traslados de fondo de pensión y/o EPS, e incapacidades.
2 Técnico de Nómina
3 Técnico de Nómina
En caso de Traslados diligenciar la información solicitada en el módulo TRA_FON.
Para las Incapacidades se Realiza el descuento en el modulo ALAN, teniendo en cuenta la autorización de la EPS.
4 Técnico de Nómina Realizar la Autoliquidación de Aportes (salud, pensión y riesgos laborales) en el módulo ALAN, verificando que cumpla con lo requerido.
5 Técnico de Nómina Realizar en el módulo PROVIS la liquidación de los parafiscales del periodo mensual.
6 Técnico de Nómina
Realizar en el módulo PLANOISS el Formulario Integrado Electrónico y cargar en la página Web del Operador PILA para el pago mensual de la seguridad social y los parafiscales,
Enviar para revisión y aprobación de Auditoria Interna.
7 Auditor Interno
Verificar y aprobar el pago de los parafiscales y la seguridad social e informar al Técnico de Nómina su autorización de pago.
8 Técnico de Nómina Notificar por correo electrónico el valor a pagar al Director (a) del Departamento de Sindicatura.
9 Técnico de Nómina
Realizar la contabilización de los Parafiscales en el módulo PROVIS archivando el soporte en la nómina y en el módulo ALAN se realiza la contabilización de la Seguridad Social archivando la Planilla Integrada que emite el Operador PILA.
10 Técnico de Nómina
Realizar en los módulos CESAN, PRIMAS y VAC la provisión de las prestaciones sociales del periodo mensual correspondiente.
11 Técnico de Nómina
Realizar la contabilización de las provisiones de las Cesantías, Primas y Vacaciones. Los documentos emitidos son archivados en la nómina.
INICIO
¿TRASLADOS Y/O
INCAPACIDADES?
SI
REALIZAR
CAMBIOS
AUTOLIQUIDACIÓN DE
APORTES
PARAFISCALES
REALIZAR Y CARGAR
FORMULARIO PARA PAGOS
REVISAR INFORMACIÓN
CONTABILIZACIÓN PARAFISCALES
Y SEGURIDAD SOCIAL
PROVISIÓN DE
PRESTACIONES SOCIALES
NO
SI
¿APRUEBA?
CONTABILIZACIÓN
FIN
CONTABILIZACIÓN PARAFISCALES
Y SEGURIDAD SOCIAL
NO
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DIAGRAMA DE FLUJO DE ACTUALIZACIÓN ANUAL DE NÓMINA
No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Técnico de
Nómina
Realizar en junio y diciembre la liquidación de las primas en el módulo
PRIMAS del sistema INFORMA.
2 Director de Gestión del
Talento Humano
Revisar y aprobar la prima del (los) trabajador(es). Una vez aprobada se
envía al Auditor Interno.
3 Director de Gestión del
Talento Humano
4 Auditor
Interno
Revisar y aprobar la prima del (los) trabajador(es). Si existe alguna
observación realizar la liquidación.
5 Auditor
Interno
6 Director Gestión
del Talento
Humano
Entregar la liquidación de la prima del (los) trabajador(es) al Vicerrector
Administrativo y Financiero y al Rector
para la aprobación del documento con sus firmas.
7 Director de Gestión del
Talento Humano
Incluir los datos de nómina en el aplicativo de transferencia electrónicas
del banco.
8 Director de
Gestión del Talento Humano
Cargar el formulario a la página Web principal del Banco, e informar al
Director (a) del Departamento de
Sindicatura para su pago.
9 Técnico de Nómina
Realizar la contabilización en el módulo
PRIMAS del periodo mensual liquidado
(junio-diciembre).
10 Técnico de Nómina
Realizar en diciembre la liquidación de
las vacaciones colectivas en el módulo VAC del sistema INFORMA.
Nota: Para hacer efectivas las vacaciones individuales se hace registro en el módulo VAC generando la novedad en la nómina.
LIQUIDACIÓN
PRIMA
INICIO
ENTREGAR AL VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
¿APRUEBA? NO
SI
¿APRUEBA? NO
SI
DILIGENCIAR Y ENVIAR FORMATO
DEL BANCO
CARGAR PAGO
E INFORMAR A SINDICATURA
1
REVISAR LIQUIDACIÓN DE LA
PRIMA
REVISAR LIQUIDACIÓN DE LA
PRIMA
CONTABILIZACIÓN
DE PRIMAS
LIQUIDACIÓN DE
VACACIONES COLECTIVAS
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DIAGRAMA DE FLUJO DE ACTUALIZACIÓN ANUAL DE NÓMINA
No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
11 Director de Gestión
del Talento Humano
Revisar y aprobar las vacaciones colectivas de los trabajadores. Una vez aprobada se envía al Auditor Interno.
12 Director de Gestión
del Talento Humano
13 Auditor Interno
Revisar y aprobar las Vacaciones de los trabajadores.
14 Auditor Interno
15 Técnico de Nómina Contabilizar las vacaciones en el módulo VAC generando la novedad, continuando en el subproceso de nómina.
16 Técnico de Nómina
En diciembre se realiza la consolidación de las prestaciones sociales en cada uno de los módulos CESAN, PRIMAS y VAC a través del sistema INFORMA.
17 Técnico de Nómina En enero se verifica en el sistema INFORMA
el cierre que involucra la nómina, la seguridad social, los parafiscales y las prestaciones sociales.
18 Técnico de Nómina
Actualizar en el módulo P_LIQUI del sistema INFORMA los parámetros con los nuevos valores del año (SMMLV, Auxilio de Transporte, UVT, Tope Exento Retención año actual-anterior).
19 Técnico de Nómina Actualizar en el módulo TARIFAS los valores correspondientes a las tarifas que se han modificado por ley (Auxilio de Transporte y Fondo de Solidaridad).
20 Director de Gestión
del Talento
Humano
Previa autorización del Rector y del Vicerrector Administrativo y Financiero,
entregar al Técnico de Nómina los porcentajes ó valores de aumento a los trabajadores.
21 Técnico de Nómina
Realizar el archivo plano con los valores o porcentajes autorizados y enviar al Profesional de Sistemas de Información del Departamento de Tecnologías de la Información y la Comunicación para que sea cargado en el módulo AUMENTO.
1
CONTABILIZACIÓN DE
VACACIONES
CONSOLIDACIÓN
PRESTACIONES SOCIALES
¿APRUEBA? NO
SI
¿APRUEBA? NO
SI
LIQUIDACIÓN DE
VACACIONES COLECTIVAS
LIQUIDACIÓN DE
VACACIONES COLECTIVAS
VERIFICAR CIERRE EN EL
SISTEMA
ACTUALIZAR LOS
PARAMETROS DEL AÑO
ACTUALIZAR
LAS TARIFAS
ENTREGAR VALORES DE
AUMENTOS
10
REALIZAR EL ARCHIVO PLANO
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DIAGRAMA DE FLUJO PARA FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DE PERSONAL
No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Director (a) de
Gestión del Talento Humano
Diseñar el Plan de Formación y
Capacitación de la Universidad, considerando el personal docente en
temas que les apliquen o sean
identificados por Talento Humano como una necesidad.
2
Auxiliar
Administrativo (a)
de Gestión del Talento Humano
Solicitar si el evento es para un solo
día, el permiso del auditorio, o de
salones a Planeación para las fechas y horarios establecidos.
3
Auxiliar Administrativo (a)
de Gestión del
Talento Humano
Notificar de las capacitaciones a los
Líderes de los Procesos sobre su
personal administrativo que va a ser capacitado, informándoles que ellos
deben evaluar a su personal de uno a seis meses después de la capacitación
en el formato 5405-F-013 Evaluación de la eficacia de las capacitaciones. Nota: Si en el Plan se evidencian temas que apliquen a los docentes notificar a la Vicerrectoría Académica y Unidad de Formación Docente para el trámite respectivo.
4
Tutor
Director de Gestión del
Talento Humano
Ejecutar el plan de capacitación del
personal, dejando evidencia en los listados de asistencia. Solicitar la
retroalimentación al personal de la
capacitación en el documento 5405-F-012 Evaluación de la capacitación.
5
Departamento de
Gestión del
Talento Humano
Entregar certificado al trabajador y
anexar copia en la Historia laboral del trabajador. Nota: este requisito se encuentra igualmente surtido cuando la empresa capacitadora coloca a disposición de los asistentes el respectivo certificado en la plataforma virtual de la misma.
6 Auxiliar
Administrativo (a)
de Gestión del
Talento Humano
Solicitar al Líder del proceso, la evaluación de la eficacia de las
capacitaciones hechas a sus
colaboradores.
INICIO
PLAN DE
CAPACITACIÓN
NOTIFICACIÓN DE
CAPACITACIONES
DESARROLLAR LAS
CAPACITACIONES
SOLICITUD DEL SITIO PARA
LA CAPACITACIÓN
ENTREGA DE CERTIFICADOS DE
LA CAPACITACIÓN
FIN
VERIFICAR RESULTADO DE LA
CAPACITACIÓN
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DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA EVALUACIÓN DE PERSONAL
No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Director (a) de
Gestión del
Talento Humano
Registrar en el formato de Terminación de Contratos los datos del (los) trabajador(es) próximo(s) a terminar su
contrato laboral o de retiro voluntario.
2
Auxiliar Administrativo (a)
de Gestión del Talento Humano
Enviar via e-mail a la autoridad inmediata, al trabajador, al aliado y si aplica al
personal de apoyo del trabajador, el documento de Evaluación de Desempeño.
3
Autoridad del
cargo, Trabajador, aliado
y
Personal de apoyo (Si aplica)
Realizar la evaluación en la plataforma
establecida para tal fin.
4 Director (a) de
Gestión del Talento Humano
Revisar conjuntamente con el Rector los
resultados de la evaluación.
5 Rector Seccional
Emitir el concepto indicando de la
renovación o no, del contrato laboral de
(los) trabajador(es) evaluado. Registrando en la relación de contratos próximos a
vencerse.
6 Director (a) de
Gestión del Talento Humano
Presentar los resultados de la evaluación del desempeño a la persona evaluada.
7 Director (a) de
Gestión del
Talento Humano
Proceder de acuerdo al concepto de la
renovación o no, del contrato laboral.
INICIO
EVALUAR
Y EMITIR CONCEPTO
ENVIO DE LA EVALUACIÓN
INFORMACIÓN DE
CONTRATOS A TERMINAR
REVISIÓN DE LOS
RESULTADOS
EMITIR CONCEPTO DE
SITUACIÓN LABORAL
PRESENTAR RESULTADOS
PROCEDER A LA RENOVACIÒN O
TERMINACIÒN DEL CONTRATO
FIN
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AUTORIZACIONES
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Nombre: Cargo: Nombre: Cargo:
Lizeth Paola Tarazona Ruiz Directora de Gestión del Talento Humano Betty Rubio Pacheco Técnico de Nómina Nombre: Alejandra Campos Villamil Cargo: Auxiliar Administrativa Gestión del Talento Humano
Nombre: Cargo:
Juan Carlos Chaparro Acuña Coordinador de Gestión de la Calidad.
Nombre: Cargo:
Lizeth Paola Tarazona Ruiz Directora de Gestión del Talento Humano
LIQUIDAR HORAS EXTRAS
RADICAR SOLICITUD APROBADA
1
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CONTROL DE CAMBIOS
Versión Cambios
001 Versión Inicial
002
Se ajusta la información de la caracterización del proceso realizando ajustes a los diagramas de
flujo de los subprocesos (selección de personal), para que correspondan a las actividades que
se llevan a cabo, se estructuran tres diagramas de flujo individuales para: selección de personal administrativo, docentes y secretario seccional, decano de facultad, secretario de división o
síndico.
De las actividades para selección docente se elimina el requisito de presentar la prueba de
conocimiento, debido a que no se cuentan con los recursos para la creación, aplicación y evaluación de la prueba.
Se cambia la prueba de personalidad para el proceso de selección docente.
Se incluye la nota donde se define la exclusión del proceso para cargos temporales.
003
Se incluyen en documentos los perfiles de cargo
Se ajustan las actividades del ciclo de mejoramiento - PHVA
Se ajustan de acuerdo a directrices de las directivas de la Universidad los diagramas de flujo de:
- Selección de personal administrativa - Selección de personal docente de pregrado
Se ajusta el diagrama de flujo para la evaluación de personal, debido al cambio del instrumento
de evaluación.
Se incluyen los formatos de nómina y entrevista para selección de personal al SGC.
Se modifica en la tabla de autorizaciones quien elabora y aprueba el nombre de la Directora del
Departamento de Gestión del Talento Humano
004
Se modificó el código del documento de 3 a 5 de acuerdo a las directrices de USTA Colombia.
Se ajustan los indicadores del proceso, de acuerdo a la responsabilidad del proceso.
Se incluyen requisitos legales que aplican al proceso.
En el diagrama de flujo de selección de personal administrativo:
- Se elimina la visita domiciliaria como requisito del proceso de selección debido a las pruebas
realizadas por el psicólogo soportan información solicitada en esta, los costos y la no disponibilidad del personal para esta actividad.
- La entrevista final que se realiza conociendo las pruebas estará solo a cargo del Director de Gestión del Talento Humano con el objeto de agilizar los procesos de selección y evitar
trámites.
Diagrama de flujo para convocatoria de personal docente de pregrado:
- Se elimina la aplicación de pruebas de conocimientos a los aspirantes a los cargos docentes de acuerdo a las actividades realizadas al interior de las facultades.
Diagrama de flujo para selección de personal docente se elimina la duplicidad de entrevista
que realiza los Decanos, Directores o Coordinadores de departamentos académicos ya que antes de presentar las hojas de vida al Vicerrector Académico entrevistan a los aspirantes al
cargo.
Se aclara en los diagramas de flujo de contratación la información para los departamentos de
comunicaciones y TIC se envía digital. En el diagrama de flujo para trabajo suplementario dominical, festivos y/o compensatorios se
ajustan las actividades relacionando la recepción de la información para que se evidencie el
hacer del proceso. En el diagrama de flujo para formación y capacitación se relacionan los documentos para la
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Versión Cambios
evaluación de la capacitación y evaluación de la eficacia que realiza el líder del proceso
(autoridad del cargo capacitado). Se ajusta la tabla de autorizaciones.
005
Se elimina diagrama de flujo para trabajo suplementario, dominical, festivo y/o compensatorio.
Se adiciona en el diagrama de flujo de formación y capacitación de personal: Elaborar el plan
considerando el personal docente en temas que les apliquen o sean identificados por Talento Humano como una necesidad y se agregó la siguiente nota: si en el Plan se evidencian temas
que apliquen a los docentes notificar a la Vicerrectoría Académica y Unidad de Formación Docente para el trámite respectivo.
Se relacionan los indicadores del proceso establecidos en la matriz de indicadores del Manual
de Calidad.
006
Se redacta mejor el objetivo del proceso de acuerdo a sus propósitos.
Se eliminan diagramas de flujo de permisos de personal, certificaciones de personal y retiro de
personal.
Se elimina la actividad de Verificar los antecedentes judiciales en la página de la policía
nacional, que sea talento humano, en el diagrama de selección de personal.
Se agregan entradas y salidas en cuanto a actividades de clima organizacional.
Se quitan de la caracterización los indicadores relacionados con los docentes para que sean
manejados directamente por la Unidad de formación y perfeccionamiento docente.
007
En el diagrama de flujo para formación y capacitación de personal, en la actividad 3,
notificación de las capacitaciones, se especifica de la siguiente manera: Notificar de las
capacitaciones a los Líderes de los Procesos sobre su personal administrativo que va a ser capacitado, informándoles que ellos deben evaluar a su personal de uno a seis meses después
de la capacitación en el formato 5405-F-013 Evaluación de la eficacia de las capacitaciones. En la última actividad se establece solicitar al Líder del proceso, la evaluación de la eficacia de
las capacitaciones hechas a sus colaboradores.