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CAPITULO IV
“PROPUESTA DE UN SISTEMA CONTABLE QUE FACILITE EL CONTROL DE LOS RESULTADOS FINANCIEROS DE LAS PEQUEÑAS Y MICROEMPRESAS PRODUCTORAS Y COMERCIALIZADORAS DE DULCES TIPICOS ARTESANALES DEL MUNICIPIO DE SANTO DOMINGO DEPARTAMENTO DE SAN VICENTE.
A.- GENERALIDADES Después de desarrollar el capitulo uno en cuanto a lo concerniente de las
generalidades de las micro y pequeñas empresas y a las productoras y
comercializadoras de dulces típicos se hace una breve descripción de las variables
que conforman el tema sujeto a estudio, posterior se procede a la investigación de
campo en donde se hace valida la hipótesis de crear un sistema contable después de
tabular y hacer un comentario se desarrolla una guía técnica en lo referente a un
sistema contable para el control de los resultados financieros
En el presente capitulo se propone un sistema contable que permite establecer,
coordinar y mantener el control de las operaciones financieras de las pequeñas y
microempresas dedicadas a la producción y comercialización de dulces típicos
artesanales en el municipio de Santo Domingo, departamento de San Vicente.
Después de ejecutar y analizar los resultados de la investigación, se determinó que
la mayoría de las pequeñas y microempresas, no cuentan con una herramienta
contable que facilite el control de los resultados.
La propuesta contiene elementos que ayuden a realizar procedimientos específicos
del tratamiento contable el cual estará integrado por principios y procedimientos que
les permitan a los propietarios contar con información confiable, veras y oportuna que
facilite la toma de decisiones y a l os usuarios facilitarles de alguna forma las
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herramientas básicas y necesarias que sirvan de orientación para el desarrollo de
sus funciones. Dicha propuesta contendrá la descripción del sistema contable, la
estructura del catalogo de cuentas, el manual de aplicación de cuentas, libros
legales de contabilidad (libro de Compras, Ventas a Contribuyentes y ventas a
consumidor final), así como los reportes necesarios que permitan elaborar Estados
Financieros de la mejor manera posible.
B.- OBJETIVOS DE LA PROPUESTA Objetivo General
Proponer un sistema de contabilidad que facilite el control de los resultados
financieros de las pequeñas y microempresas productoras y comercializadoras de
dulces típicos artesanales del municipio de Santo Domingo departamento de San
Vicente.
Objetivos Específicos
Proporcionar a las pequeñas y microempresas productoras y comercializadoras de
dulces típicos de un instrumento técnico y metodológico que permita identificar en
forma sistemática las diferentes actividades a desarrollar en el registro y control
contable de sus operaciones.
Brindar un sistema contable que ayude al reconocimiento y medición de las
operaciones financieras, con el fin de obtener información fiable, útil y oportuna en la
toma de decisiones.
Establecer políticas y normas contables, con el propósito de contribuir a la
razonabilidad en la valuación de los activos.
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C.- IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA El sistema contable es importante para los micro y pequeños empresarios porque les
ayudara a tener un mejor control de los registros contables.
La función principal del sistema de contabilidad, es valuar y verificar el control de la
inversión de las empresas y si éste, está, obteniendo el cumplimento del objetivo
trazado que le permita contribuir claramente con la economía del país.
D.- ALCANCE DE LA PROPUESTA
El alcance de la propuesta es diseñar un sistema contable que facilite el control de
los resultados financieros de las micro y pequeñas empresas productoras y
comercializadoras de dulces típicos artesanales, del municipio de Santo Domingo,
departamento de San Vicente.
E.- JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA
Es importante diseñar un sistema contable a las micro y pequeñas empresas
productoras y comercializadoras de dulces típicos artesanales.
A través de la globalización de las economías, surge la necesidad de implementar
sistemas contables actualizados, haciendo necesario que tanto los empresarios, los
analistas financieros y contadores públicos cuenten con instrumentos que faciliten la
aplicación de las nuevas exigencias de información financiera que exigen los
mercados mundiales.
Ante la exigencia de adoptar sistemas contables actualizados que permitan la
determinación razonable de los costos y gastos en los que incurren las empresas
que se dedican a la producción y comercialización de dulces típicos artesanales, se
crea la necesidad de fomentar la investigación sobre la aplicación de sistemas
contables que permita generar información financiera útil para la toma de decisiones.
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Las empresas productoras y comercializadoras de dulces típicos artesanales
salvadoreñas en la actualidad están siendo afectadas por una serie de factores, tales
como, la falta de datos y sistemas adecuados para la determinación de costos y
gastos al igual para el establecimientos de sus utilidades o perdidas, que le provea
lineamientos para la presentación de la información financiera de las operaciones
que realiza, la falta de sistemas contables adecuados a su actividad económica,
políticas tanto contables como de control interno que les permitan optimizar sus
recursos; aunado al poco desarrollo tecnológico.
.La investigación sobre la aplicación del sistema contable, contribuirá a una
adecuada valuación y contabilización de ingresos, costos y gastos contribuyendo a
solventar la problemática del sector productor..
El desarrollo de la investigación presentará un sistema contable con todas las
herramientas de aplicación y de control interno, permitiendo que se cuente con un
instrumento novedoso de capacitación por medio de una guía que permita ilustrar de
una forma sencilla la metodología para la obtención y presentación de los estados
financieros. La investigación proporcionará a los propietarios que se dediquen a
producir y comercializar dulces típicos artesanales una orientación técnica que
servirá como una primicia para estudios más completos.
La investigación está orientada a satisfacer una necesidad social que beneficiará en
general al sector empresarial dedicado a producir y comercializar dulces típicos, a los
proveedores y usuarios de la información contable, a las instituciones reguladoras del
ejercicio de la contaduría pública y al contador como profesional.
F.- ESTUDIO DE TECNICA FODA PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA CONTABLE A LAS MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS PRODUCTORAS Y COMERCIALIZADORAS DE DULCES TIPICOS ARTESANALES.
El estudio FODA es una estructura conceptual para un análisis sistemático que
facilita la adecuación de las amenazas y oportunidades externas Las fortalezas y
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debilidades de las micro y pequeñas empresas. En el estudio efectuado se
conocieron cuáles son esas fortalezas con las que cuenta y cuáles las debilidades
que obstaculizan el cumplimiento de sus objetivos estratégicos
Por tal motivo se considera que el análisis FODA es una de las herramientas
esenciales que provee de los insumos necesarios al proceso de planeación
estratégica, proporcionando la información necesaria para la implantación de
acciones y medidas correctivas y la generación de nuevos o mejores proyectos de
mejora.
FORTALEZAS
• Conocimiento y experiencia en los procesos que desarrollan.
• La creatividad es muy importante ya que en ocasiones hacen sus propias
herramientas de trabajo
• Amplio conocimiento de lugares para comercializar sus productos.
• Capacidad de producir una extensa gama de dulces típicos
• Fácil acceso a ser conocidos ya que están ubicados en zonas donde circulan
muchos vehículos.
• Brindan empleo a buena parte la población económicamente activa
OPORTUNIDADES
• Capacidad de elaborar dulces típicos artesanales de muy buena calidad para que
estos puedan satisfacer los gustos y preferencias de los consumidores.
• Facilidad de comercializar los dulces típicos en mercados extranjeros, ya que
dichos productos son demandados por muchas personas que les gusta saborear
los exquisitos dulces típicos.
• Tienen apoyo de instituciones que les brindan asesoria sobre la forma de poder
hacer crecer sus negocios.
• Son libres de poder operar sin perjuicio alguno en todas las ferias de los diferentes
departamentos de el salvador.
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• Brindan empleo a personas y el deseo de superación de las mismas.
• Tienen la oportunidad de adoptar un sistema contable que será una herramienta
útil para poder controlar ingresos e egresos al igual que los movimientos de
transformación de materia prima a productos terminados para así poder calcular el
costo de venta al igual que al utilidad que representara dicho producto después de
ser vendido
DEBILIDADES
• No registran los movimientos financieros de la mejor manera posible.
• No existe una institución directa que les ayude a obtener una capacitación técnica
para contrarrestar procesos, rendimientos, baja producción, mala calidad.
• Gestión administrativa deficiente ya que hasta el momento el propietario es el
encargado de todos los movimientos que se efectúan en el entorno de las micro y
pequeñas empresas
• No tienen un lugar fijo donde comercializar sus productos digamos así en un
centro comercial donde sea fluido por muchas personas.
• No operan como una cooperativa, simple y sencillamente operan individualmente
esto no les permite tener apoyo crediticio de alguna institución.
• Tienen la capacidad de exportar sus productos pero no lo hacen por no tener la
experiencia necesaria para cumplir con los requisitos que se les piden
AMENAZAS
• La globalización
• La entrada de grandes empresas puede hacer que estas micro y pequeñas
empresas desaparezcan.
• El no ser una empresa formalizada legalmente puede ocasionar que se le
nieguen oportunidades de crecimiento.
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• El no formalizarse puede ocasionar que dichos negocios dejen de operar en la
forma como lo hacen.
• Infraestructura deficiente.
• Competencia desleal.
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FIGURA Nº 1 ESQUEMA DEL SISTEMA CONTABLE
FASE I PLANIFICACION
DEL SISTEMA
FASE II DESCRIPCION DEL SISTEMA
CONTABLE
FASE III ORGANIZACIÓN
Y EJECUCION DEL SISTEMA
FASE IV PROCESAMIENTO Y
CONTROL DEL SISTEMA
FASE V INFORMES Y
ESTADOS FINANCIEROS
PROCESO ADMINISTRATIVO
POLITICAS CONTABLES
CATALOGO DE CUENTAS
MANUAL DE APLICACIÓN DE
CUENTASLIBROS LEGALES
ESTADOS FINANCIEROS
BASICOS
FORMATOS DE REGISTROS
CONTABLES
CUENTAS PRINCIPALES
PROCEDIMIENTOS QUE SE DEBEN TOMAR EN CUENTA PARA EL
REGISTRO DE OPERACIONES DE
PRODUCCION.
BALANCE DE SITUACION GENERAL
CONTROL INTERNO
CUENTAS DE ACTIVO
PROCESAMIENTO DE DATOS A TRAVES DEL SISTEMA CONTABLE
ESTADO DE RESULTADOS
CUENTAS DE PASIVO EVALUACION
NOTAS EXPLICATIVAS A
LOS ESTADOS FINANCIEROS
CUENTAS DE CAPITAL
CUENTAS DE RESULTADO
Elaborado por:Equipo de trabajo
ESQUEMA DE UN SISTEMA CONTABLE QUE FACILITE EL CONTROL DE RESULTADOS FINANCIEROS
RETROALIMENTACION
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G. DESARROLLO DEL ESQUEMA DEL SISTEMA CONTABLE
FASE I “PLANIFICACIÓN Y CONTROL DEL SISTEMA”
FASE I PLANIFICACION DEL
SISTEMA
PLANEACION EJECUCION
PLAN DE ACCION ADMINISTRATIVO
CONTABLE
ORGANIZACIÓN CONTROL
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1.- FASE I “PLANIFICACIÓN Y CONTROL DEL SISTEMA”
1.1.- PLAN DE ACCION ADMINISTRATIVO CONTABLE PROPUESTO A LAS
MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS PRODUCTORAS Y
COMERCIALIZADORAS DE DULCES TIIPICOS ARTESANALES.
En todo proceso a seguir se deben tomar en cuenta planes que ayuden o permitan
desarrollar al máximo las actividades que toda empresa desarrolla, basado en esto
se considera necesario proporcionar un plan de acción que indique los mecanismos
a seguir para el logro de los objetivos
Al proponer un plan de acción a las micro y pequeñas empresas productoras y
comercializadoras de dulces típicos artesanales se deben tomar en cuenta las cuatro
funciones básicas que son; planeación organización, ejecución y control.
1.1.1.- Planeaciòn de actividades y objetivos propuestos a los propietarios o
encargados de las micro y pequeñas empresas Para el propietario o encargado de un negocio es importante planificar con
anticipación las actividades que se desarrollaran en su empresa.. En esencia, se
formula un plan o un patrón integrando de las futuras actividades, esto requiere la
facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante. Y así lograr los
objetivos.
ACTIVIDADES
• Planificar con debida anticipación que es lo que se va a hacer en cuanto a
producción se refiere. Es decir acumular materia prima que solo se da por
temporadas
• Pronosticar con la debida anticipación que es lo que se quiere lograr
• Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
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• Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
• Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar
medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
• Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
• Anticipar los posibles problemas futuros.
• Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
1.1.2.- Organización.
Después de formular los planes que se hayan tomado sobre las acciones futuras,
cuando estas ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el
trabajo, será distribuir o señalar las actividades necesarias de trabajo entre las
personas involucradas es decir las secciones que conforman el negocio y indicar la
participación de cada miembro para que cada actividad planificada se desarrolle en
el tiempo y en el momento justo.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIÓN.
• Subdividir el trabajo en unidades operativas (secciones)
• Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos por secciones)
• Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
• Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
• Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.
1.1.3.- Ejecución. Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de
planeación y organización, es necesario que los propietarios tomen medidas que
inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten
la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en
acción están: dirigir, desarrollar, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse
dándoles una buena capacitación.
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ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIÓN.
• Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
• Comunicar con efectividad lo que se debe hacer
• Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
• Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
• Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.
• Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.
1.1.4.- Control.- Los propietarios o encargados de las micro y pequeñas empresas productoras y
comercializadoras de dulces típicos deben considerar conveniente comprobar o
vigilar lo que sé esta haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta
progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un
buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la
ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito.
Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados
y habrán de ser comunicados con rapidez al propietario o encargado para que se
emprenda una acción correctiva.
a).- ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL
• Comparar los resultados con las actividades planificadas
• Evaluar los resultados obtenidos
• Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las
variaciones.
• Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
Todas estas funciones antes detalladas al igual que los objetivos serán una
herramienta útil para que puedan determinar que una actividad por muy simple que
sea; si se hace bien planificada los llevara a obtener resultados muy satisfactorios.
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FASE II “DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA CONTABLE”
FASE II DESCRIPCION DEL SISTEMA CONTABLE
POLITICAS CONTABLES
FORMATOS DE REGISTROS CONTABLES
CONTROL INTERNO
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2.- FASE II “DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA CONTABLE” 2.1.- DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA CONTABLE PROPUESTO PARA LAS
MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS PRODUCTORAS Y COMERCIALIZADORAS DE DULCES TÍPICOS.
Un sistema contable es la declaración de la información básica de la empresa y del
sistema, que delimita a grandes rasgos la forma en que operará el mismo. Es uno de
los elementos indispensables para la aprobación de un sistema contable.
Es el recurso escrito en el cual queda plasmado, para el usuario del sistema
contable, información complementaria relacionada con el mismo:
a) Datos generales de la empresa: Razón social, ubicación física, actividad
comercial, monto de su capital.
b) Datos del sistema contable: El periodo contable, la moneda que se utilizará para
trabajar los libros, el sistema de inventarios, el sistema de codificación.
c) Las principales políticas contables que se adoptarán, por ejemplo:
La base de presentación de los Estados Financieros, el reconocimiento de ingresos y
gastos, las inversiones temporales, los inventarios, el método de depreciación a
adoptar, etc.
d) Información sobre los registros contables a llevar: Si se llevará en libros
empastados o en hojas foliadas; si será en forma mecanizada o manual; la forma en
que se asentarán los libros, es decir, diariamente, por concentraciones diarias o
mensuales, un detalle de los principales libros auxiliares a llevar.
e) Los documentos fundamentales: De ingresos, egresos y demás necesarios
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2.2.- POLITICAS Las políticas son lineamientos o normas que se establecen con el objetivo de tener
un marco de referencia claro en el desarrollo y la dirección de las actividades de las
pequeñas y micro empresas productoras y comercializadoras de dulces típicos
artesanales.
Para que el sistema propuesto funcione se han diseñado las siguientes políticas:
2.2.1.- Políticas contables: a).- Política de efectivo y equivalentes del efectivo
b).- Política de cuentas por cobrar
c).- Política de inventarios
d).- política de propiedad planta y equipo
e).- Política de cuentas por pagar
f).- política de ingresos y egresos
Las políticas contables son principios, bases, convenciones, reglas y prácticas
específicas aprobadas por la entidad para la preparación y presentación de los
Estados Financieros.
Las principales políticas contables creadas a las micro y pequeñas empresas
productoras y comercializadoras de dulces típicos artesanales son las siguientes:
a).- Efectivo y equivalentes de efectivo En el rubro de efectivo y equivalentes de efectivo se incluyen las categorías
siguientes:
• Caja chica
• Caja general
• Bancos
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Para todas estas categorías deben adoptarse políticas de registro, presentación y
control. Así también deben adoptarse políticas financieras, para maximizar el uso de
efectivo y generar flujos de efectivo positivos.
Para propósitos del estado de flujo de efectivo, se considera efectivo y equivalentes
de efectivo los fondos en caja, saldos en bancos, los sobregiros bancarios y los
instrumentos financieros de alta liquidez, con vencimiento original de noventa días o
menos. En el balance de situación General los sobregiros bancarios son incluidos
como prestamos en el pasivo corriente.
De medición.
El efectivo y sus equivalentes serán medidos de la siguiente forma:
• El efectivo en caja se reconocerá cuando se reciba el dinero en efectivo y tengan
los documentos que amparan el ingreso del día de acuerdo a las ventas diarias.
De registro
• El efectivo será registrado atendiendo las diferentes categorías existentes, en
cuentas separadas para cada una de ellas dentro del activo.
• La caja chica se registrara al valor del monto para su funcionamiento.
De elaboración Cada una de los diferentes conceptos de efectivo se mostraran dentro de los Estados
Financieros en una cuenta específica que determine su condición y naturaleza dentro
del activo corriente.
De presentación En los Estados Financieros o en sus notas se presentara la siguiente información
• Los saldos para cada una de las categorías de efectivo por separado.
b).- Cuentas por cobrar Por ejemplo se tienen los siguientes tipos de clientes:
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Detallistas
Mayoristas
Consumidores finales
De medición
• El derecho de cobro se reconocerá cuando se haya entregado el activo a cambio,
o la empresa adquiere un acuerdo irrevocable para cobrar los bienes al deudor.
De registro
• El valor del derecho de cobro se registrara al valor del producto entregado al
deudor y por el cual se adquiere el derecho de cobro.
De elaboración
• Las cuentas por cobrar comerciales se mostraran con saldo neto dentro de los
Estados Financieros como una cuenta independiente dentro del activo corriente, a
continuación de las cuentas por cobrar comerciales.
De presentación Dentro de los Estados Financieros o sus notas explicativas se revelara la siguiente
información acerca de las cuentas por cobrar.
• Políticas adoptadas para la cuantificación de las cuentas por cobrar
• Monto de las cuentas por cobrar
• Monto de la provisión para cuentas incobrables a la fecha de los Estados
Financieros.
c).- Inventarios Los inventarios están integrados por los bienes propios y disponibles para su uso en
las actividades propias del giro de la compañía pueden ser cubetas de manzanillas,
jaleas y productos en proceso que se tengan para convertirlos en productos
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terminados Se valúan al costo promedio o valor de mercado, el que sea menor. Para
el control de inventarios se utilizara el sistema perpetuo o permanente.
De medición Los inventarios deben ser valuados al costo o al valor neto realizable al que sea
menor
Para valorizar los inventarios las empresas comerciales pueden utilizar el método
siguiente: Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS),
De registro Los inventarios se registraran al costo de adquisición que refleje la factura de compra
más impuestos que no sean recuperables, gastos de transporte y almacenamiento
así como otros costos directamente atribuibles a la adquisición de mercaderías. Los
descuentos comerciales, las rebajas y otras transacciones similares se deducirán al
determinar el costo de adquisición.
De elaboración El inventario se mostrara dentro de los Estados Financieros como un rubro general,
detallándose en las notas a los Estados Financieros los saldos de los diferentes tipos
de inventario existentes a la fecha.
De presentación En los Estados Financieros se revelara lo siguiente:
• La cantidad totales libros de inventarios y la cantidad en libros en clasificaciones
apropiadas a la empresa en las notas a los Estados Financieros.
• La cantidad en libros de inventarios registrada a su valor neto realizable
d).- Propiedad, planta y equipo. Los bienes del activo fijo se valúan al costo de adquisición y se activan al momento
de adquirir la propiedad, aun cuando no hayan sido pagados. Se caracterizan por
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tener una vida útil prolongada y por no estar destinadas para la venta. La
depreciación se calcula por el método de la línea recta durante la vida útil estimada
de los bienes. Las ganancias y las pérdidas provenientes del retiro o ventas se
incluyen en los resultados del periodo en que se conocen, así como los gastos por
reparaciones o mantenimientos, siempre que no extiendan la vida útil de los activos.
Los bienes inmuebles se valúan al costo de compra o de construcción.
De medición Se reconocerá un bien dentro de la categoría de activo fijo cuando:
• Sea probable que la empresa obtenga los beneficios económicos futuros
derivados del mismo.
• El costo del activo para la empresa puede ser medido con suficiente fiabilidad.
• Cuando los bienes tengan una vida util superior a un año serán atribuibles al
activo fijo.
De registro
• Un bien se registrara como activo fijo, cuando se han recibido sustancialmente
sus derechos de propiedad, uso y obligaciones, utilizando el documento de
soporte que ampare el costo del mismo mas los costos de su instalación
• Los ajustes a la vida útil deben hacerse con cargo a los resultados del periodo
corriente y futuros
• La depreciación que sufren los bienes, se registrara en la cuenta Depreciación
Acumulada, con cargo a los resultados, efectuando la cuenta de gasto que
corresponda a cada una de las categorías de activo fijo, considerando el uso de
los mismos dentro de las operaciones de la empresa.
• Los bienes incluidos dentro del activo fijo serán revaluados de la siguiente forma:
Bienes inmuebles cada 5 años
Bienes muebles cada 2 años.
• Los bienes que sean vendidos, tendrán el siguiente tratamiento para su registro.
• Si la operación genera utilidad, esta se abonara a ingresos de no operación
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• Si lo que se genera es una perdida por la venta, se cargara a los gastos de no
operación.
De elaboración Los activos fijos serán presentados dentro del activo no corriente, detallándose en
una cuenta por separada cada una de las categorías del mismo, a su valor neto.
De presentación.
El cuerpo de los Estados financieros o sus notas mostraran lo siguiente:
• Las políticas contables adoptadas acerca de la base de cuantificación usada para
determinar el valor bruto en libros.
• Los métodos de depreciación usados
• Las vidas útiles y tasas de depreciación utilizadas para cada una de las
categorías de activo fijo.
• Política contable para costos de restauración de activo fijo.
e).- Cuentas por pagar
Consideraciones Tipos de proveedores: El tipo de proveedores que posee la empresa es necesario
considerarlo al momento de adoptar políticas relativas a las cuentas por pagar. Este
factor es de importancia considerable porque toda transacción de crédito implica
promesa de pagar.
De medición
• El derecho de pago se reconocerá cuando se haya recibido el activo a cambio, o
la empresa adquiere un acuerdo irrevocable para pagar los bienes al proveedor.
Es decir, se posee el derecho presente por bienes o servicios ya recibidos.
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De registro
• El valor del derecho de pago se registrara al valor del producto recibido al
proveedor y por el cual se adquiere el derecho de pago
• Las diferencias resultantes entre el tipo de cambio a la fecha de pago de un
derecho que se encuentre registrado en moneda extranjera, con el tipo de cambio
utilizado al registrar dicho derecho afectara los resultados de no operación de la
empresa
De elaboración
• Las cuentas por pagar comerciales se mostraran con saldo dentro de los Estados
Financieros como una cuenta independiente dentro del pasivo corriente, a
continuación de las cuentas por pagar comerciales.
• Cada uno de los diferentes conceptos de pagos comerciales se mostraran en una
cuenta en específico dentro del pasivo corriente, a continuación de las cuentas
por pagar comerciales.
De presentación Dentro de los Estados Financieros o sus notas explicativas se revelara la siguiente
información acerca de las cuentas por pagar
• Políticas adoptadas para la cuantificación de las cuentas por pagar
• Monto de las cuentas por pagar.
f).- Ingresos y egresos
Ingresos
Los ingresos por las ventas deben contabilizarse en el momento de la entrega de los
productos, mercancías y servicios prestados a los clientes y los restantes ingresos al
devengarse, independientemente del momento de su cobro.
Deben respaldarse con comprobantes de crédito fiscal, facturas, notas de debito y
notas de crédito emitidas por el negocio.
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Egresos.
Los gastos deben registrarse en el momento en que se incurren, independientemente
de la fecha de su liquidación o pago.
Los cheques y demás documentos de pago deben registrarse al emitirse estos, por
corresponderse con recursos comprometidos, independientemente del momento del
cobro por los beneficiarios
Todo costo o gasto estará respaldado por una orden de compra, comprobantes de
crédito fiscal, notas de debito, facturas de consumidor final, quedan, vales de caja
chica, cheques voucher; así como recibos o cualquier otro documento expedidos por
sujetos excluidos de la calidad de contribuyente de IVA.
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2.3.- FORMATOS PROPUESTOS PARA LAS MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS PRODUCTORAS Y COMERCIALIZADORAS DE DULCES TIPICOS ARTESANALES
2.3.1.- Formulario de caja
FORMULARIO DE CAJA
FECHA CONCEPTO INGRESOS EGRESOS 14 DE JUNIO Dinero del día anterior
Entradas Total ventas del día
- Ventas a crédito - Ventas al contado
Dinero dia anterior mas ventas de contado Salidas Total de compras - Compras a credito Igual a compras de contado Gastos Gastos pagados Mas compras de contado Igual total de egresos efetivo Menos ingresos en efetivo DISPONIBLE EN CAJA
$ XXXXXXXX $ XXXXXXXX $ XXXXXXXX $ XXXXXXXX $ XXXXXXXX
$ XXXXXXX $ XXXXXXX $ XXXXXXX $ XXXXXXX $ XXXXXXX $ XXXXXXX $XXXXXXX $ XXXXXXX
Este libro sirve para controlar las entradas y salidas de efectivo de la empresa.
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2.3.2.- Formulario de bancos
FORMULARIO DE BANCOS
FECHA # CHEQUE CONCEPTO INGRESOS EGRESOS SALDO
14 DE JUNIO XX 15 DE JUNIO XX 15 DE JUNIO XX 15 DE JUNIO XX 16 DE JUNIO XX 16 DE JUNIO XX 17 DE JUNIO XX 17 DE JUNIO XX 30 DE JUNIO XX
N° XXXX N° XXXX N° XXXX N° XXXX
SALDO INICIAL Pago de alquiler de local Compra de matéria prima Pago de planillas Pago de electricidad Remesa de factura # 35 Remesa de factura # 46 Remesa de factura # 23 DISPONIBLE EN BANCOS
$ XXXX $ XXXX $ XXXX
$ XXXX $ XXXX $ XXXX $ XXXX
$XXXX $XXXX $XXXX $XXXX $XXXX $XXXX $XXXX $XXXX $XXXX
$XXXX Este libro sirve para controlar los ingresos y egresos efectuados a través de la cuenta de bancos.
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2.3.3.- Formulario de cuentas por cobrar.
FORMULARIO DE CUENTAS POR COBRAR
FECHA DE EXPEDICICON
FECHA DE COBRO
NUMERO DE FACTURA CONCEPTO CANTIDAD PAGO O
ABONO SALDO
14 DE JUNIO 14 DE JULIO CORRELATIVO VENTA DE TRES CUBETAS DE MANZANILLA
$ XXXXXXX
$ XXXXXXX
$XXXXXXXX
Este libro sirve para llevar un mejor control de todas las ventas realizadas a nuestros clientes, así mismo un detalle de los pagos recibidos de cada uno de ellos.
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2.3.3.1.- Formulario auxiliar de cuentas por cobrar.
FORMULARIO AUXILIAR DE CUENTAS POR COBRAR NOMBRE DEL CLIENTE____________________________________________________________________ DIRECCION______________________________________________________________________________ TELEFONO_____________________________
FECHA DE EXPEDICICON
FECHA DE COBRO
NUMERO DE FACTURA CONCEPTO CANTIDAD PAGO O
ABONO SALDO
14 DE JUNIO 14 DE JULIO CORRELATIVO VENTA DE TRES CUBETAS DE MANZANILLA
$ XXXXXXX
$ XXXXXXX
$XXXXXXXX
Este libro sirve para llevar un registro de que y cuanto deben los clientes a nuestra empresa y además sirve para llevar un control sobre fechas de pago.
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2.3.4.- Formulario de entradas y salidas de inventarios
PRODUCTRO UNIDADES PRECIO UNITARIO PRODUCTRO UNIDADES PRECIO
UNITARIO TOTAL SALDO
ENTRADAS Y SALIDAS DE INVENTARIO
ENTRADAS SALIDASFECHA COMPROBANTE N PROVEEDOR
Elaborado________________________ Revisado____________________ Autorizado _____________ Sello
Este libro sirve para controlar todas las entradas a bodega de materia prima, producto en proceso y producto terminado.
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2.3.5.- Formulario de cuentas por pagar
FORMULARIO DE CUENTAS POR PAGAR
FECHA DE ADQUISICION
FECHA DE PAGO
NUMERO DE
FACTURA CONCEPTO PROVEEDOR CANTIDAD PAGO O
ABONO SALDO
14 DE JUNIO 14 DE JULIO
000039 100 qq DE AZUCAR
JAVIER BONILLA
$ XXXXXXX $ XXXXXXX $ XXXXX
En este formulario se anotan todas las obligaciones que el comerciante tiene que pagar a sus proveedores ya que ayuda a estar al día y saber cuando y en que fecha pagar las deudas
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2.3.5.1 Formulario auxiliar de cuentas por pagar
FORMULARIO AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR NOMBRE DEL PROVEEDOR____________________________________________________________________ DIRECCION______________________________________________________________________________ TELEFONO_____________________________
FECHA DE ADQUISICION
FECHA DE PAGO
NUMERO DE FACTURA CONCEPTO CANTIDAD PAGO O
ABONO SALDO
14 DE JUNIO 14 DE JULIO CORRELATIVO ADQUISICION DE 100 qq DE AZUCAR
$ XXXXXXX
$ XXXXXXX
$XXXXXXXX
En este formulario se lleva un control individual de las cuentas pendientes de pago a cada proveedor.
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2.3.6.- Formulario para la elaboración de la planilla de sueldos
MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS PRODUCTORAS Y COMERCIALIZADORAS DE DULCES TIPICOS
DIRECCION__________________________________________________________________________ Telefonos__________________________________________________________________________ Planilla de sueldos correspondiente a la___________quincena del mes de________ del 200___
N° Nombre
del empleado
Cargo o actividad
que desempeña
sueldo Horas extras
Total salario DESCUENTOS Total
descuento Valor
liquido total
Anticipos ISSS IVM AFP ISR Otros 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15)
TOTALES 16) $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ NOTA: Este formato de planilla puede estar sujeto a cambios en las columnas de los ingresos que recibe el trabajador cuando sea necesario, como por ejemplo una columna adicional para colocar el valor en concepto de Vacaciones, aguinaldos, indemnizaciones, etc
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2.3.6.1.-Instrucciones para llenar el formulario de planillas..
1) Se anotara el numero correlativo a cada trabajador
2) Se anotara el nombre del trabajador en orden alfabético por apellidos
3) Se anotara el cargo o actividad que desempeñe
4) Se anotara el valor del sueldo correspondiente a dicho periodo
5) Se anotara el valor en concepto de horas extras
6) Se anotara la sumatoria del salario que el trabajador haya devengado durante
el periodo a pagar.
7) Se anotara el valor que el trabajador haya recibido en concepto de anticipos de
sueldos
8) Se anotara el valor que el trabajador se debe retener en concepto de cotización
al ISSS
9) Se anotara el valor que el trabajador se le retendrá en concepto de cotización
de invalidez, vejez y muerte al ISSS
10) Se anotara el valor que al trabajador se le debe de retener en concepto de
cotización a la AFP
11) Se anotara el valor que al trabajador se debe retener en concepto de cotización
al Impuesto Sobre la Renta
12) Se anotara el valor que al trabajador se debe descontar en concepto cualquier
otro descuento que no este completado en la planilla.
13) Se anotara la sumatoria que corresponde al valor total de las deducciones que
corresponden a la planilla
14) Se anotara el valor a recibir después de realizados los descuentos respectivos
15) El trabajador deberá firmar o en su defecto poner huella digital después de
haber recibido conforme pago
16) En esta fila deberá estar la sumatoria de los valores de todas las columnas
para establecer la cuadratura de la planilla.
146
2.3.7.- Formulario de control de ingresos y egresos
INGRESOS EGRESOS
FECHA CONCEPTO COMPROBANTE Nº MONTO CUENTA
HABER FECHA CONCEPTO COMPROBANTE Nº MONTO CUENTA
DEBE
Elaborado_______________ Revisado______________________ Autorizado______________________ Sello
En este formulario se lleva un control de todos los movimientos que se efectúan al momento de percibir el ingreso de una venta al igual que los pagos que se realicen por una compra de X producto.
147
2.4.- LINEAMIENTOS BÁSICOS QUE LOS PROPIETARIOS DE DICHOS NEGOCIOS DEBEN TOMAR EN CUENTA PARA UN CONTROL
INTERNO EFECTIVO.
El control interno es un proceso diseñado, para proporcionar una seguridad
razonable de todos los movimientos internos de un negocio con miras a la
consecución de objetivos en las siguientes áreas:
• Efectividad y eficiencia en las operaciones.
• Confiabilidad en la información financiera.
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y
medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar
la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la
eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas prescrita y
lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
2.4.1.- Políticas de control interno
Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.
A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo
planificado.
2.4.2.- Políticas de control interno para los equivalentes de efectivo:
CAJA
• La recepción de ingresos en efectivo en local de las micro y pequeñas empresas
se registrara en la cuenta de Caja General cuyos fondos serán remesados el día
hábil siguiente a la fecha en que se recibieron.
148
• No se permitirá en cambio de cheques personales de empleados y funcionarios
utilizando efectivo en caja.
CAJA CHICA:
• El monto de caja chica deberá establecerse de acuerdo al nivel de la empresa. Se
reintegrara este monto cada cierto periodo de tiempo cuando el monto del fondo
llegue a un porcentaje mínimo que permita continuar con los desembolsos
normales mientras se sigue el proceso de liquidación de fondo.
• Se evaluara cada cierto periodo de tiempo los posibles aumentos del fondo de
caja chica a fin que esta responda a las necesidades derivadas de las
operaciones de la compañía.
• Los comprobantes de los pagos efectuados por medio de caja, no deberán
superar un porcentaje máximo del fondo de caja chica, el cual debe ser
establecido por la administración.
• Se establecerá el tipo de pagos que pueden efectuarse con los fondos de caja
chica
BANCOS
• Se establecerá una cuenta concentrada de Ingresos que será utilizada para
captar todos los pagos efectuados por los clientes.
• Se establecerá un uso especifico para cada una de la cuentas corrientes
adicionales a la cuenta concentradora por ejemplo, cuenta para pago de
proveedores, gastos administrativos, pago de sueldos, etc. Quincenalmente la
cuenta concentradora de ingresos trasferirá fondos a cada una de las cuentas
para efectuar pagos en caso de necesitarse extra, será autorizado por el Gerente
Financiero, tomando en consideración mantener los saldos mínimos requeridos
en los bancos en los que se tenga prestamos concentrados.
• Se elaboran conciliaciones bancarias para cada una de las cuentas en forma
mensual, las cuales contaran con el detalle de las partidas conciliadoras
149
existentes, las cuales deberán ser investigadas y registradas en el mes siguiente
al mes conciliado.
2.4.3.- Control Interno Sobre Inventarios
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercialización.
Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
Conteo físico de las existencias por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice.
Mantenimiento eficiente de compras.
Almacenamiento del inventario para trasformarlo en producto terminado
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual
conduce a pérdidas en ventas
.2.4.4.- Procedimientos de control interno propuestos a las micro y pequeñas empresas:
• Arqueos periódicos de caja para verificar que las transacciones hechas sean las
correctas.
• Control de asistencia de los trabajadores.
• Hacer un conteo físico de los activos que en realidad existen en la empresa y
cotejarlos con los que están registrados en los libros de contabilidad.
• Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera de la compañía es
el adecuado y lo están realizando de una manera eficaz..
150
FASE III “ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DEL SISTEMA”
FASE III ORGANIZACIÓN
Y EJECUCION DEL SISTEMA
REQUISITOS DEL CATALOGO DE
CUENTAS
CATALOGO DE CUENTAS
MANUAL DE APLICACIÓN DE CUENTAS
CODIFICACION DEL CATALOGO
DE CUENTAS
CUENTAS PRINCIPALES
CUENTAS DE ACTIVO
CUENTAS DE PASIVO
CUENTAS DE CAPITAL
CUENTAS DE RESULTADO
Elaborado por:Equipo de trabajo
151
3. FASE III ORGANIZACIÓN Y EJECUCION DEL SISTEMA
3.1.- CATALOGO DE CUENTAS Es un listado que contiene todas las cuentas, que son necesarias para registrar los
hechos que se puedan contabilizar, es decir, es el instrumento contable en el cual las
cuentas se ordenan sistemáticamente mediante el uso de códigos, constituyendo el
medio por el que se han de recoger y revelar los hechos económicos del ente.
El catálogo de cuentas sirve:
• Como estructura básica en la organización y diseño del sistema contable.
• Para recoger sistemáticamente los movimientos contables, como medio para
obtener información.
• Para utilizar la misma cuenta frente a hechos similares.
• Facilita la confección de los estados contables.
3.2.- LOS REQUISITOS QUE DEBE REUNIR TODO CATÁLOGO DE CUENTAS SON:
• Integridad: debe ser completo (contener todas las cuentas necesarias de acuerdo
a las necesidades de información de la empresa).
• Flexibilidad: debe permitir introducir nuevas cuentas.
• Sistemático: las cuentas deben ordenarse de acuerdo a un criterio que les de una
estructura organizada.
• Homogeneidad: todo el sistema tiene una jerarquía en relación directa al código,
cuentas de un dígito son cuentas colectivas, las cuentas de dos dígitos son rubros
de agrupación, las cuentas de cuatro dígitos son cuentas de mayor y así
sucesivamente.
Para la elaboración de un catalogo de cuentas deben considerarse los siguientes
aspectos:
• Debe partirse de lo general a lo específico, es decir, comenzar por las cuentas
colectivas.
152
• Usar una terminología clara para nombrar a las cuentas.
• No generalizar demasiado las cuentas.
• La empresa en sí misma:
• Su forma jurídica
• Su objeto
• Su dimensión económica
• Su modalidad operativa
• Otras características que sean propias de la empresa considerada. Por ejemplo:
las normas técnicas y legales, pronunciamientos del Consejo de Vigilancia de la
Contaduría.
• Las legislaciones: comercial, impositiva y provisional vigente
• Leyes de carácter específico para determinado tipo de sociedades (bancos,
cooperativas, seguros, etc.)
3.3.- CODIFICACIÓN DE UN CATÁLOGO DE CUENTAS Codificar un catálogo de cuentas es asignarle un número o letra o una combinación
de ambos a las cuentas, para facilitar su identificación. Existen varios sistemas de
códigos, el más empleado es el numérico decimal, que permite intercalar cuentas a
medida que se amplían las necesidades de la empresa.
Los pasos a seguir para aplicarlo son:
Primer paso: Asignar un número a la clasificación.
1. Activo
2. Pasivo
3. Patrimonio
4. Cuentas de Resultado Deudoras
5. Cuentas de resultado acreedoras
6. Cuentas liquidadoras de resultado
7. Cuentas de orden
8. Cuentas de orden por el contrario
153
Segundo paso: Numerar los rubros de agrupación.
1. ACTIVO
11. CORRIENTE
12. NO CORRIENTE
Tercer paso: Numerar las cuentas de mayor:
1. Activo
11. Corriente
1111. Efectivo -y Equivalentes
Cuarto paso: se codifican las sub-cuentas.
1. Activo
11. Corriente
1111. Efectivo y Equivalentes
111101. Caja General
Y de esta manera se siguen codificando las sub sub cuentas y consiguientes Para efectos de este trabajo, se propone un catalogo de cuentas en mayor para que
pueda ser comprendido y estudiado de la mejor manera posible, pero también se ha
estructurado el manual con las sub-cuentas para que así se pueda tener
conocimiento de todas las cuentas
3.4.- CATALOGO DE CUENTAS 1 ACTIVO
11 CORRIENTE
1111 EFECTIVO Y EQUIVALENTES
111101 Caja General
111102 Bancos
11110201 Banco Salvadoreño
1112 CUENTAS POR COBRAR
1113 CREDITO FISCAL
1114 PAGO A CUENTA
154
1115 INVENTARIOS
111501 INSUMOS PARA PRODUCCION
11150101 Bensoato
11150102 Acido Cítrico
11150103 Azúcar
11150104 Dulce de Panela
11150105 Colorantes
11150106 Glucosa
11150107 Vainilla en Polvo
11150108 Vainillina
11150109 Leche en polvo
11150110 Canela en rajas
11150111 Semilla de marañon
11150112 Semilla de ajonjolí
11150113 Semilla de Maní
11150114 Esencia de Coco
11150115 Esencia de Piña
11150116 Esencia de Fresa
11150117 Azúcar Glass
1116 MATERIA PRIMA
111601 Chilacayote
111602 Higos
111603 Coco
111604 Manzanilla
111605 Tamarindo
111606 Nances
111607 Papaya
111608 Limones
111609 Naranja
111610 Guineos
155
111611 Zapotes
111612 Camote
111613 Toronja
111614 Melocotones
111615 Manzanas
1117 PRODUCTOS EN PROCESO
111701 Manzanilla sin colorantes
111702 Higos enmielados
111703 Nances enmielados
1118 PRODUCTOS TERMINADOS
111801 Jaleas de Manzana
111802 Jalea de Membrillo
111803 Dulce de Chilacayote
111804 Dulce de Higo
111805 Coco Rayado
111806 Dulce de Manzanilla
111807 Dulce de tamarindo
111808 Dulce de Nance
111809 Dulce de Papaya
111810 Dulce de Naranja alcitronada
111811 Dulce de Zapote
111812 Dulce de Camote
111813 Dulce de Toronja
111814 Canillitas de leche
111815 Tartaritas de Leche
111816 Leche de Burra
111817 Dulce de Leche
111818 Dulce de Mazapán
111819 Dulce de Marañon con leche
111820 Dulce de Colación
156
111821 Cocadas
111822 Dulce de zapote con leche
111823 Quiebradientes
111824 Alegrías
1119 PRODUCTOS DEFECTUOSOS O DETERIORADOS
111901 Materia Prima
111902 Productos en proceso
111903 Productos terminados
12 NO CORRIENTE
1211 BIENES INMUEBLES
1212 BIENES MUEBLES
121201 MAQUINARIA Y EQUIPO
12120101 Maquinaria y Equipo
12120102 Herramientas
121202 EQUIPO DE TRANSPORTE
12120201 Equipo de Transporte Dpto. Ventas
121203 MOBILIARIO Y EQUIPO
12120301 Mobiliario y equipo de oficina
2 PASIVO 21 CORRIENTE
2111 CUENTAS COMERCIALES POR PAGAR
211101 Proveedores locales
211102 Acreedores
2112 ACREEDORES POR RETENCIONES
211201 I.S.S.S.
211202 AFP´s
211203 I.V.A.
211204 Impuesto s/ la Renta
157
2113 CUENTAS POR PAGAR A EMPLEADOS
211301 Sueldos
211305 Aguinaldos
2114 IMPUESTOS POR PAGAR
211401 Impuesto sobre la renta
211402 Impuesto del IVA.
211404 Impuestos Municipales
22 PASIVO NO CORRIENTE
2211 CUENTAS COMERCIALES POR PAGAR
2212 PRESTAMOS BANCARIOS
221201 Banco Salvadoreño
2213 OTROS PASIVOS
3 PATRIMONIO
31 PATRIMONIO
3111 CAPITALSOCIAL
311101 Capital Social Pagado
311102 Capital Social No Pagado
3112 RESERVA LEGAL
3113 OTRAS RESERVAS
311301 Reserva laboral
3114 SUPERAVIT,
3115 UTILIDADES
4 CUENTAS DE RESULTADO DEUDORAS
41 CUENTAS DEUDORAS
4111 ELABORACION DE DULCES TIPICOS ARTESANALES
411101 Mano de obra
41110101 Sueldos y Salarios
158
41110102 Horas Extras
411102 Gastos indirectos de fabricación
41110201 Energía Eléctrica
41110202 Combustible y lubricantes
41110203 Agua
41110204 Comunicación
41110205 Bodegaje
41110206 Alquileres
41110207 Implementos de Limpieza y Aseo
41110208 Depreciación
41110209 Mantenimiento de Maquinaria
42 COSTO DE VENTA
4211 COSTO DE VENTA
421101 Insumos para Producción
43 GASTOS DE OPERACION
4311 GASTOS DE VENTA
431101 Salarios Empleados
431102 Aguinaldos
431103 Cuota Patronal ISSS y FSV
431104 Cuota Patronal AFP
431105 Combustibles y Lubricantes
431106 Energía Eléctrica
431107 Teléfono y Correo
431108 Servicios de Agua
4312 GASTOS DE ADMINISTRACION
431201 Salarios Empleados
431202 Aguinaldos
159
431203 Cuota Patronal ISSS y FSV
431204 Cuota Patronal AFP
431205 Energía Eléctrica
431206 Teléfono y Correo
431207 Servicios de Agua
431208 Impuestos Municipales
4313 GASTOS FINANCIEROS
431301 Comisiones Bancarias
4314 OTROS GASTOS
5 CUENTAS DE RESULTADO ACREEDORAS
51 CUENTAS ACREEDORAS
5111 INGRESOS POR VENTAS
511101 Ventas al contado
5112 PRODUCTOS FINANCIEROS
511201 Intereses sobre depósitos en bancos
5113 OTROS INGRESOS
6 CUENTAS LIQUIDADORAS DE RESULTADOS
61 CUENTAS DE CIERRE
6111 PERDIDAS Y GANANCIAS
7 CUENTAS DE ORDEN
7111 CUENTAS DE ORDEN
711101 Garantías
8 CUENTAS DE ORDEN POR CONTRA
8111 CUENTAS DE ORDEN POR CONTRA
811101 Garantías
160
3.5.- MANUAL DE APLICACIÓN Es una guía que explica el uso adecuado de cada una de las cuentas de mayor, que
integran el catálogo; detallando de forma clara su funcionamiento, lo que cada cuenta
representa, así como su naturaleza. Además describe los conceptos de movimiento,
indicando cuando se carga y abona.
Su principal objetivo es servir de instrumento técnico de consulta a todos los
involucrados en el área contable, permitiendo llevar a cabo los registros contables de
manera uniforme y consistente.
Dentro de los objetivos específicos del manual de aplicación podemos mencionar:
• El definir lo que cada cuenta representa, permitirá al usuario mantener fácilmente
consistencia en el uso de las cuentas.
• Permite a cualquier usuario, conocer el uso adecuado de las cuentas y lo que
estas representan.
• Fortalece el control interno y preserva la integridad de las cuentas.
MANUAL DE APLICACIÓN DE CUENTAS 1. ACTIVO
11. CORRIENTE En este rubro se agrupan las cuentas que registran disponibilidad mediata e
inmediata de la empresa y esta formado por las siguientes cuentas.
1111. EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO
Esta cuenta registrará los valores en efectivo y en bancos provenientes de las ventas
y cobros a clientes y cualquier otro ingreso.
161
Se carga: Con todos los ingresos por el importe de efectivo recibido ya sea por
ventas y/o servicios y otras operaciones accesorias, que efectúe la
empresa, en el giro normal de operaciones.
Se abona: Con los depósitos y/o remesas a las diferentes cuentas de instituciones
financieras. Con el importe de los cheques girados, notas de débitos
emitidos por los bancos, retiros, pago de obligaciones.
Naturaleza del saldo: Deudor.
1112. CUENTAS POR COBRAR En esta cuenta se registrara todas las operaciones que se ejecuten con los
diferentes clientes que opere la compañía, tales como ventas al crédito, intereses
que se les carguen a los clientes por no pago a tiempo de sus obligaciones, notas de
cargo o crédito por ajuste a sus saldos o correcciones por mala facturación y los
pagos o cancelaciones que se ejecuten.
Se carga: Cuando se efectúe facturación por ventas al crédito
Se abona: Con las cancelaciones o abonos que realicen los clientes a las mismas.
Naturaleza del saldo: Deudor.
1113. CREDITO FISCAL IVA Cuenta creada por exigencias legales conforme decreto 296, representará el IVA
pagado por la compra de bienes muebles corporales, servicios y gastos de
operación necesarios en el giro o actividades de la empresa, que generen débito
fiscal.
Se carga: Con el porcentaje legal separado en los comprobantes de crédito fiscal
recibidos.
Se abona: Con el valor total de los débitos fiscales al final del mes o de los
ajustes al hacerse la declaración. Si resulta remanente, este se
amortizará hasta su extinción.
Naturaleza del saldo: Deudor
162
1114. PAGO A CUENTA Esta cuenta contendrá el valor de todos los pagos por anticipado que se efectúen
mensualmente por los ingresos gravados.
Se carga: Por los pagos efectuados durante el año.
Se abona: Con la liquidación respectiva al finalizar el ejercicio.
Naturaleza del saldo: Deudor
1115. INVENTARIOS Registrará el valor de las adquisiciones de los materiales para prestar los servicios o
la venta de bienes a terceros, su medición será al costo o al valor neto realizable,
según cual sea menor. Este valor neto realizable se tomará siempre que haya un
mercado activo o se cuente con información fiable sobre fluctuaciones de precios
para productos similares en el mercado.
1116. MATERIA PRIMA. Representa el valor de las existencias físicas de materia prima, mercaderías y otros
bienes propiedad de la sociedad.
Se carga: Con las compras al crédito o al contado, según facturas o
comprobantes de crédito fiscal y siempre que se haya ingresado a
bodega; así como las importaciones según el costeo, pues todo se
manejara mediante Kardex.
Se abona: Con el valor de los consumos mediante notas de remisión y salidas de
bodega para el cual se hará un resumen del consumo de forma
mensual, o por las ventas realizadas.
Naturaleza del saldo: Deudor
1117. PRODUCTOS EN PROCESO. En esta cuenta se registrará el monto de los inventarios en proceso al final del mes.
Se carga: Cada fin de mes con la cifra determinada por el departamento de
producción a través de sus controles de la producción que queda en
163
proceso, en su defecto a través de inventarios físico practicado en la
planta.
Se abona: Al inicio de cada mes, para integrar la producción.
Naturaleza del saldo: Deudor
1118. PRODUCTOS TERMINADOS En esta cuenta se registrará el monto de los inventarios de productos terminados al
final del mes.
Se carga: Cada fin de mes con, todos los productos fabricados en el periodo
correspondiente
Se abona: Conforme a las ventas realizadas, o consumo durante el proceso de
producción.
Naturaleza del saldo: Deudor
1119. PRODUCTOS DEFECTUOSOS O DETERIORADOS En esta cuenta se registrará el monto de los inventarios defectuosos o deteriorados y
se controlará a nivel de sub.-cuentas.
Se carga: Con el monto de todos los productos defectuosos o deteriorados del
periodo correspondiente
Se abona: Conforme a las ventas realizadas, o consumo durante el proceso de
producción.
Naturaleza del saldo: Deudor
12. NO CORRIENTE
1211. BIENES INMUEBLES. En esta cuenta se registran los terrenos y las edificaciones propiedad de la
empresa y las nuevas adquisiciones, las construcciones pendientes de concluirse, y
las instalaciones eléctricas dentro de estas edificaciones. El valor de estos bienes
estarán sujeto a una tasa de depreciación de conformidad a lo dispuesto por la Ley
de Impuesto sobre la Renta (Art. 30)
164
Se carga: Con el costo de adquisición de los bienes que se obtenidos por la
empresa, para el servicio de la misma, con los incrementos normales
por honorarios y gastos legales.
Se abona: Con la venta, donaciones retiro de los bienes, o por correcciones.
Naturaleza del saldo: Deudor
1212. BIENES MUEBLES Esta cuenta se utilizará para registrar el valor invertido por la empresa en
maquinaria, mobiliario y equipo para el desarrollo de sus operaciones. El valor de
estos bienes estarán sujeto a una tasa de depreciación de conformidad a lo
dispuesto por la Ley de Impuesto sobre la Renta. (Art. 30)
Se carga: Con el valor de adquisición y mejoras del mobiliario, equipo y
maquinaria industrial; cuya utilización es necesaria para la realización
de las operaciones de la empresa.
Se abona: Con la venta, donaciones retiro de los bienes, o por correcciones.
Naturaleza del saldo: Deudor
2. PASIVO
21. CORRIENTE En este rubro se registrarán todas las obligaciones contraídas por la empresa a corto
plazo.
2111. CUENTAS COMERCIALES POR PAGAR
Esta Cuenta registrará los movimientos de las compras al crédito, a proveedores o
entidades comerciales con domicilio nacional y en el exterior.
Se abona: Con el valor de las compras al crédito
Se carga: Con los pagos o devoluciones que se efectúen
Naturaleza de su saldo: Acreedor
165
2112. ACREEDORES POR RETENCIONES
En esta cuenta se registrarán todas las retenciones efectuadas a ejecutivos,
empleados de la empresa y a terceros por cualquier otro concepto y por las cuales la
empresa tiene la obligación de enterar.
Se abona: Con las retenciones efectuadas
Se carga: Cuando las retenciones efectuadas son canceladas
Naturaleza de su saldo: Acreedora.
2113. CUENTAS POR PAGAR A EMPLEADOS En esta cuenta se registrarán los montos que la empresa tiene que pagar a los
empleados ya sea por salarios, honorarios, u otros conceptos que representen una
obligación de la empresa para con los empleados.
Se abona: Con los valores que la empresa tenga por pagar a los empleados por
salarios, honorarios o cualquier otro concepto que indique una
obligación para con el empleado.
Se Carga: Con los pagos que a dichos créditos se le efectúen
Su saldo es de naturaleza: Acreedora.
2114. IMPUESTOS POR PAGAR Esta cuenta reflejará la deuda a cargo de la empresa a favor del fisco u otras
instituciones, provenientes de la base impositiva vigente según la legislación.
Se abona: Con la provisión y el ajuste del impuesto al final de cada periodo
Se carga: Con la cancelación del impuesto
Naturaleza de su saldo: Acreedora.
22. PASIVO NO CORRIENTE.
En éste rubro se agruparán todas las obligaciones contraídas por la empresa a largo
plazo
2211. CUENTAS COMERCIALES POR PAGAR
166
Esta Cuenta registrará los movimientos de las compras al crédito a personas o
entidades comerciales con domicilio nacional y en el exterior, que se efectúen a
largo plazo.
Se abona: Con el valor de las compras al crédito a largo plazo.
Se carga: Con los pagos o devoluciones que se efectúen
Naturaleza de su saldo: Acreedora
2212. PRESTAMOS BANCARIOS Cuenta de mayor en que se registrarán los préstamos recibidos, especialmente con
instituciones financieras o similares.
Se abona: Con el monto del préstamo o desembolsos pactados, comprobado con
el documento de depósito de la institución.
Se carga: Con los abonos parciales o cancelaciones haciendo referencia o detalle
de cada uno.
Naturaleza de su saldo: Acreedora.
2213. OTROS PASIVOS. En esta cuenta se registrarán todos los pagos recibidos por adelantado ya sea por
ventas o por servicios prestados por la empresa.
3. PATRIMONIO En este rubro se agrupan el Capital Social de la Sociedad, las reservas de capital y las
utilidades.
31. PATRIMONIO 3111. CAPITAL SOCIAL Esta cuenta representará el aporte inicial de los accionistas con el cual se constituyó
la sociedad de acuerdo al código de comercio. El control del mismo se hará por
medio de las sub.-cuentas: capital social mínimo pagado y capital social variable.
Se abona: Con el valor nominal de las acciones suscritas por los accionistas, así
como por los nuevos aportes.
167
Se carga: Por las disminuciones y liquidación del capital de la sociedad
Naturaleza de su saldo: Es de carácter acreedor y representa el aporte mínimo
permitido por la ley mercantil por parte de los accionistas ya se pagado o no pagado.
3112. RESERVAS Esta cuenta registrará los valores separados de las utilidades obtenidas durante el
ejercicio contable y se distribuirá de acuerdo a las disposiciones legales o según lo
disponga la junta de accionistas, su control se hará a través de la reserva legal y
otras reservas de capital.
Se abona: Con el porcentaje anual correspondiente, separado de las utilidades del
periodo, que obligatoriamente debe mantener en reserva, o con
aquellos valores que la junta de accionistas destine para contingencias
futuras.
Se carga: Con los ajustes que se estime conveniente y necesario al haberse
sobrepasado el porcentaje máximo que concede la ley para esta clase
de reserva, así como cuando sea utilizado de acuerdo a la legislación
vigente o como la junta de accionistas lo disponga y por liquidación de
la sociedad.
La naturaleza de su saldo: Acreedora
3113. OTRAS RESERVAS. En esta cuenta, se registrarán las provisiones anuales por reclamos de carácter
laboral a la empresa.
Se abona: Con los valores de las estimaciones para cubrir las obligaciones
laborales de acuerdo con el código de trabajo
Se carga: Con el valor de las indemnizaciones que sean autorizadas para su
pago.
La naturaleza de su saldo: Acreedora
3114. SUPERAVIT
168
Esta cuenta registrará todos los revalúo que se efectúen a los activos fijos de la
sociedad. Siempre que se cumpla con todos los requisitos legales para este tipo de
operaciones, así como de otros bienes recibidos.
Se abona: Con el valor revaluado efectuado a los bienes a favor de la sociedad,
debidamente autorizados.
Se carga: Con el valor revaluado al realizarse o retirarse el bien o por
capitalización. Todo de conformidad a las instrucciones de junta
accionistas y/o en cumplimiento con los requisitos legales, así como
también por liquidación de la sociedad.
Naturaleza de su saldo: Es de carácter acreedor y representa el valor de todos los
superávit en concepto de revalúo.
3115. UTILIDADES Esta cuenta registrará las utilidades y/o pérdidas acumuladas y del presente
ejercicio, como resultado de las operaciones normales de la empresa.
Se abona: Con la utilidad neta obtenida en cada ejercicio contable.
Se carga: Con las aplicaciones por pérdida del ejercicio o amortizaciones de las
pérdidas acumuladas por distribución de dividendos o capitalizaciones
debidamente autorizadas por la junta de accionistas y por liquidación
de la sociedad.
Naturaleza de saldo: Es acreedor y representará las utilidades acumuladas resultantes de la
operación del negocio a disposición de la junta de accionista.
169
4. CUENTAS DE RESULTADO DEUDORAS 41. CUENTAS DEUDORAS. 4111. ELABORACIÓN DE DULCES TIPICOS ARTESANALES En esta cuenta se registrarán todos los costos incurridos en la elaboración de dulces
típicos artesanales, la mano de obra directa, las materias primas, los materiales y los
gastos generales de fábrica se controlaran por medio de sub-cuentas.
Se carga: Con el valor del los costos incurridos en el proceso de producción
Se abona: Con el traslado de saldo a la cuenta perdidas y ganancias al cierre del
ejercicio, o por correcciones o reclasificaciones de costos.
La naturaleza de su saldo: Es deudor
4211. COSTO DE VENTA Esta cuenta se utiliza para registrar el valor del costo de los bienes producidos por la
sociedad para consumo o utilización interna y venta. Esta cuenta registrará el valor
de las unidades, vendidas donadas o desechadas.
Se carga: Con el valor de las unidades vendidas calculadas al costo
Se abona: Con ajustes que susciten en el periodo así como también con el
traslado de saldo a la cuenta perdidas y ganancias.
La naturaleza de su saldo: Deudor
4311. GASTOS DE VENTA
Representan los gastos normales del negocio que por su naturaleza correspondan al
rubro de ventas; los cuales se irán subdividiendo según las sub-cuentas establecidas
en el catalogo de cuentas.
Se carga: Con el valor de las erogaciones correspondientes al efectuarlos de
acuerdo a la naturaleza de esta cuenta.
Se abona: Con ajustes y al final del ejercicio, al trasladar su saldo a la cuenta de
pérdidas y ganancias
Naturaleza de su saldo: Deudor
170
4312. GASTOS DE ADMINISTRACIÓN. En esta cuenta se registrarán los gastos de la empresa, que por su naturaleza
dependan de aspectos administrativos, los cuales se irán subdividiendo según las
sub-cuentas establecidas en el catalogo de cuentas.
Se carga: Con el valor de las erogaciones con fines administrativos.
Se abona: Con ajustes y al final del ejercicio, al trasladar su saldo a la cuenta de
pérdidas y ganancias
Naturaleza de su saldo: Deudor
4313. GASTOS FINANCIEROS En esta cuenta se registraran las erogaciones que sean realizadas con fines de
desarrollar la función financiera que sea propia del giro del negocio, clasificándolas
conforme el catalogo de cuentas.
Se carga: Con el valor de las erogaciones realizadas.
Se abona: Con ajustes y al final del ejercicio, al trasladar su saldo a la cuenta de
pérdidas y ganancias
Naturaleza de su saldo: Deudor
4314. OTROS GASTOS En esta cuenta se registrarán todos los gastos ocasionados por operaciones fuera de las normales del giro del negocio. Se carga: Con el valor de las erogaciones realizadas. O pérdidas reconocidas por
venta de activos, diferencia de inventarios u otros gastos
extraordinarios.
Se abona: Con ajustes y al final del ejercicio, al trasladar su saldo a la cuenta de
pérdidas y ganancias
Naturaleza de su saldo: Deudor
5. CUENTAS DE RESULTADO ACREEDORAS 51. CUENTAS ACREEDORAS
171
5111. INGRESOS POR VENTAS En esta cuenta se registrará los valores por concepto de ventas realizadas ya sea al
crédito o al contado realizadas por la empresa.
Se abona: Con los valores de las ventas efectuadas al crédito o al contado.
Se carga: Al final del ejercicio contable con el total acumulado para liquidación de
la cuenta pérdidas y ganancias.
Naturaleza del saldo: Acreedor.
5112. PRODUCTOS FINANCIEROS Esta cuenta registrará el valor que la empresa perciba de los clientes o de las
instituciones financieras en concepto de intereses por documentos de préstamo a
clientes o por depósitos bancarios; a si como por otros valores clasificables en esta
cuenta.
Se abona: Con el valor de los intereses calculados sobre el capital según lo
acordado con los clientes y sobre los saldos vencidos y no pagados por estos,
también se abona con los intereses devengados por los depósitos bancarios,
comisiones u otros conceptos clasificables en la presente cuenta.
Se carga: Con el valor del saldo al final del ejercicio con abono a la cuenta
Pérdidas y Ganancias. La naturaleza de su saldo: Acreedora.
5113. OTROS INGRESOS Esta cuenta se utilizará para registrar todos los ingresos que tenga la empresa por
conceptos extraordinarios como a titulo de ejemplo: Venta de implementos
decorativos (burbujas), por la venta de activos a precio mayor del registrado en los
libros, la recuperación de una cantidad considerada como incobrable; etc.
Se Abona: Cuando se efectúen ingresos.
Se Carga: Al final del ejercicio contable para su liquidación, contra la cuenta
Pérdidas y Ganancias.
Naturaleza del saldo: Acreedora.
172
6. CUENTA LIQUIDADORA DE RESULTADO 61. CUENTAS DE CIERRE
6111. PÉRDIDAS Y GANANCIAS Servirá para centralizar y liquidar los saldos de las cuentas de resultado deudoras y
acreedoras, al final del ejercicio contable, con el fin de establecer la ganancia o
pérdida en las operaciones de la empresa.
Se abona: Con el total de los saldos de las cuentas de resultado acreedor y con el
valor de la pérdida obtenida, si la hubiera.
Se carga: Con el total de los saldos de las cuentas de resultado deudor y con el
valor de la ganancia obtenida.
Naturaleza de su saldo: Se trasladará a la cuenta resultados por aplicar.
7. CUENTAS DE ORDEN en esta cuenta se registraran aquellos valores que no representan ninguna
obligación o derecho para la empresa, si no que son saldos en los que la
administración, desea obtener un control estadístico, para medir el comportamiento
de ciertos eventos, sin afectar el activo, pasivo o capital.
Se carga: con los valores que se decida mantener un control detallado de su
comportamiento.
Se abona: cuando se eliminen los valores previamente registrados por finalizada
la operación.
Naturaleza de su saldo. Deudor por naturaleza y representa los valores que se
controlan en cuentas de orden.
8, CUENTAS DE ORDEN POR CONTRA En esta cuenta se registraran aquellos valores que no representan ninguna
obligación o derecho para la empresa, si no que son saldos en los que la
173
administración, desea obtener un control estadístico, para medir el comportamiento
de ciertos eventos, sin afectar el activo, pasivo o capital.
Se abona: con los valores que e cargan para control en la cuenta de orden.
Se carga: cuando se eliminan los valores que previamente se registraron para
control, contra la cuenta de orden.
Su saldo: acreedor por naturaleza y representa los contra valores registrados en
la cuenta orden.
174
FASE IV “PROCESAMIENTO Y CONTROL DEL SISTEMA”
FASE IV PROCESAMIENTO Y
CONTROL DEL SISTEMA
LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR ESTADOS FINANCIEROS
LIBROS LEGALES
LIBRO DE COMPRAS LIBRO DE VENTAS A CONTRIBUYENTES
LIBRO DE VENTAS A CONSUMIDOR FINAL
PROCESAMIENTO DE DATOS A TRAVES DEL SISTEMA CONTABLE
REGISTRO DE COMPRA DE
MATERIA PRIMA
COMPRAS DE ACTIVO FIJO
CONTABILIZACION DE VENTAS
CONTABILIZACION DE PLANILLA DE
SALARIOS
Elaborado por:Equipo de trabajo
175
4.- FASE IV “PROCESAMIENTO Y CONTROL DEL SISTEMA”
4.1.- FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS.
Los libros contables; de control interno y para control fiscal se llevan en hojas
separadas debidamente foliadas, en forma mecanizada por medio de computadora,
así como en libros empastados y foliados. Estos libros serán los siguientes:
4.2.- LIBROS LEGALES DE CONTROL INTERNO:
4.2.1.- Libros legales contables:
Libro Diario Mayor (hojas separadas)
Libro de Estados financieros (hojas Separadas).
4.2.2.- Libros Legales para propósitos tributarios:
Libro de Compras (hojas separadas)
Libro de Operaciones de ventas a Contribuyentes (hojas separadas)
Libro de Operaciones de Ventas a Consumidores (hojas separadas)
4.2.3.- Forma de registro de las operaciones
Las operaciones serán registradas en el libro Diario-Mayor mediante resúmenes
diarios y en orden cronológico; los demás libros y registros se actualizaran
diariamente o cuando ocurra el evento sujeto a registro.
4.2.4.- Normas relacionadas con los libros principales y auxiliares: El asiento de las operaciones en los libros contables legalizados, así como en los
libros para el control del IVA y registros especiales, se hará en la forma diaria y en
orden cronológico; las anotaciones en los libros de control interno se harán en la
176
fecha en que ocurran los eventos que debían registrarse. El contenido de cada libro
será:
a) Hojas separadas para Libro Diario-Mayor, uno solo Estas hojas tendrán numeración correlativa, se imprimirán en computadora por
resúmenes diarios con las siguientes características: nombre de la empresa; nombre
del libro; fecha de la operación; código y nombre de la cuenta, saldo anterior, cargos,
abonos y saldo actual. Se llevaran los registros auxiliares que sean necesarios.
b) Hojas separadas para Libro de Estados Financieros:
Estas hojas tendrán numeración correlativa, se imprimirá en computadora con las
siguientes características: el nombre de la empresa; el nombre del estado financiero
(balance de situación general, el estado de resultados, el estado de cambios en el
patrimonio y el estado de flujos de efectivo), su impresión será con los saldos de
cierre de cada año.
c) Hojas separadas para Libro de Compras
Este libro servirá para registrar, en computadora, las compras al crédito y al contado,
que se efectúen a los proveedores de bienes y servicios, así como a las personas
que por disposición legal se les retenga el IVA y a los sujetos excluidos de la calidad
de contribuyentes.
Estas hojas estarán numeradas en orden correlativo y cada folio tendrá los requisitos
requeridos por el Reglamento de Aplicación del Código Tributario y demás leyes
aplicables.
d) Hojas separadas para el Libro de Operaciones de Ventas a Contribuyentes: Este libro será impreso en computadora y servirá para registrar las ventas efectuadas
a contribuyentes del impuesto a la transferencia de bienes muebles y a la prestación
177
de servicios (IVA), al crédito y al contado, respaldadas con comprobantes de crédito
fiscal, notas de debito y notas de crédito.
Estas hojas serán numeradas en orden correlativo y contendrán los requisitos
establecidos en el Reglamento de Aplicación del Código Tributario y demás leyes
aplicables..
e) Hojas separadas para Libros de Operaciones de Ventas al consumidor: Este libro será impreso en computadora y servirá para registrar las ventas, al crédito
y al contado, que se efectúen a personas naturales no inscritas como contribuyentes
del IVA, respaldadas con facturas de consumidor final o facturas de exportación.
Contendrá un anexo con el detalle de las exportaciones efectuadas en cada periodo
tributario.
Estas hojas estarán numeradas en orden correlativo, cada folio tendrá los requisitos
requeridos en el Reglamento de Aplicación del Código Tributario y demás leyes
aplicables.
178
4.3.- PROCESAMIENTO DE DATOS A TRAVES DEL SISTEMA CONTABLE
PROCESO DE ANALISIS DE LAS TRANSACCIONES Y REGISTRO EN EL DIARIO
PASE DEL DIARIO AL LIBRO MAYOR
PREPARACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
ELABORACION DEL BALANCE DE
COMPROBACION
ELABORACION DE PARTIDAS DE CIERRE
PROCESO CONTABLE
179
4.4.- EL CICLO CONTABLE.
El ciclo contable es el periodo de tiempo en el que se registran todas las
transacciones que ocurren en una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral o
anualmente; el más usado es el anual.
Los procedimientos del ciclo contable son aquellos pasos que se realizan para
mostrar finalmente la información financiera de una empresa
El ciclo contable puede ser estructurado en las siguientes etapas básicas:
a) Análisis de transacciones.
b) Registro de operaciones en el libro diario.
c) Clasificación de movimientos en el libro mayor.
d) Elaboración de balanza de comprobación.
e) Preparación de estados financieros
f) Realización de asientos de cierre
Entre las características de un libro diario podemos mencionar que posee una
primera columna indicando la fecha, luego otra donde se anota el código contable,
una tercera donde se detalla el nombre de cada cuenta; tiene tres columnas
seguidas donde aparecerá un parcial, el débito y el crédito.
Los siguientes ejemplos servirán de base a los propietarios de las micro y pequeñas
empresas productoras y comercializadoras de dulces típicos artesanales para que
tengan una guía contable para la ejecución de sus operaciones.
180
4.4.1.- Libro Diario Se compran materias primas por $ 2,000.00, el pago se realiza en efectivo.
( partida de egresos)
Fecha Código Nombre de la cuenta Parcial Debe Haber
1120 Materias Prima XXXXX
112001 Azúcar XXXX
112002 Dulce de Panela XXXX
112003 Colorantes XXXX
112004 Glucosa XXXX
112005 Vainilla en Polvo XXXX
112016 Chilacayote XXXX
112017 Higos XXXX
112018 Coco XXXX
112019 Manzanilla XXXX
112020 Tamarindo XXXX
112021 Nances XXXX
112022 Papaya XXXX
1116 IVA Crédito Fiscal XXXX
111103 Bancos XXXXX
02/06/XX
11110301 Banco Salvadoreño Chq. 00020 XXXX
181
Se compra una computadora marca Compaq, modelo S-510 a $ 500.00 mas IVA, el pago es a 30 días de crédito. ( partida de egresos)
Fecha Código Nombre de la cuenta Parcial Debe Haber
121203 Mobiliario y equipo XXXX
12120301
Mobiliario y equipo de
oficina
XXXX
1116 IVA XXXX
111601 IVA Crédito Fiscal XXXX
06/06/XX
211102 Acreedores XXXX
Se paga por medio de cheque # 00021, al proveedor XYZ por compra de computadora Compaq, Modelo S-510. ( partida de egresos)
Fecha Código Nombre de la cuenta Parcial Debe Haber
211102 Acreedores XXXX
111103 Bancos XXXX
10/06/XX
11110301
Banco Salvadoreño Chq.
00021 XXXX
182
Contabilización de ventas de contado correspondientes al periodo del 01 al 10 de Junio de xx. Por valor de $8,000.00 ( Partida de Ingresos)
Fecha Código Nombre de la cuenta Parcial Debe Haber
111103 Bancos XXXX
11110301 Banco Salvadoreño XXXX
1116 IVA XXXX
111602 IVA Débito Fiscal XXXX
15/06/XX
511101 ventas XXXX
Provisión de salarios a empleados correspondiente a la primera quincena de Junio de xx por un total $ 3,500.00
Fecha Código Nombre de la cuenta Parcial Debe Haber
41110101 Sueldos y Salarios XXXX
111205 Anticipo a empleados XXXX
211301 I.S.S.S. XXXX
211302 AFP´s XXXX
211304 RENTA XXXX
18/06/XX
211501 Sueldos XXXX
183
Pago de salarios a empleados correspondiente a la segunda quincena de Junio de xx.
Fecha Código Nombre de la cuenta Parcial Debe Haber
211501 Sueldos XXXX
111103 Bancos XXXX
20/06/XX
11110301 Banco Salvadoreño XXXX
Se paga alquiler de local correspondiente al mes Junio de XX.
Fecha Código Nombre de la cuenta Parcial Debe Haber
41110206 Gastos de alquiler XXXX
1116 IVA XXXX
111601 Iva Credito Fiscal XXXX
111103 Bancos XXXX
20/06/XX
11110301 Banco Salvadoreño XXXX
Posterior a los registros en el libro diario se deberá proceder a pasar los registros al
libro mayor.
4.4.2.- Libro mayor
El mayor es el registro principal que puede ser un libro o medio magnético donde se
efectúa un registro individual, o separado de los aumentos o disminuciones de
cuentas especificas dentro del sistema contable; es decir, existe una hoja de mayor
para cada una de las cuentas principales que aparezcan en el catalogo. Por tanto si
en el sistema existen “XX” cuentas principales cada una de ellas será conocida
como una cuenta de mayor y el total de las cuentas será el mayor general.
184
A continuación se muestra un esquema del libro mayor el cual será un estándar para
cada cuenta desarrollada anteriormente en el libro diario.
Titulo: Bancos Cuenta # 111103
Fecha Detalle Debe Haber Saldo
Saldo inicial xxxxxx
02 Junio xx xxxxxx xxxxxx
10 Junio xx xxxxxx xxxxxx
15 Junio xx xxxxxx xxxxxx
20 Junio xx xxxxxx xxxxxx
20 Junio xx xxxxxx xxxxxx
Después que se han pasado al mayor todas las operaciones del periodo contable se
determina el saldo de cada cuenta. Cuando ya se tienen los saldos de las cuentas
del mayor puede prepararse una balanza de comprobación vale aclarar que el saldo
ultimo se va obteniendo de acuerdo a los movimientos de cargo y abono de la cuenta
esto para el formato del libro mayor.
4.4.3.- Balanza de comprobación
La balanza de comprobación es un estado financiero auxiliar que consiste en un
listado del saldo de cada una de las cuentas del mayor general y no tiene otro
objetivo que realizar una verificación del mayor general para determinar si los
movimientos y/o saldos deudores y acreedores son iguales. También puede
prepararse una hoja de trabajo la cual es una herramienta muy fundamental para el
análisis financiero de una empresa, es importante hacer énfasis que una hoja de
trabajo es un papel de trabajo que ayuda o permite comprobar con exactitud los
datos contables que el sistema refleja.
185
4.4.4.- Preparación de los Estados Financieros Una vez terminada la balanza de comprobación, se obtiene la información necesaria
para la preparación de los estados financieros básicos:
Todo lo anterior ha sido desarrollado con el objetivo que los micro y pequeños
empresarios conozcan paso a paso todos los lineamientos necesarios que
conllevaran a la transformación de los estados financieros básicos. El documento
antes detallado solo es una parte introductoria de lo que es un sistema contable ya
que en este documento lo único que se da son los pasos y lineamientos que se
deben tomar en cuenta para transformar una operación a un dato que será llevado
como una cantidad y una cuenta en los estados financieros.
Ver fase V (formatos de estados financieros)
División del trabajo.
En ningún caso una sola persona tendrá el control íntegro de una operación, para
procesar cada tipo de transacción el control debe pasar por cuatro etapas
separadas:
Autorizar Aprobar
Registrar ejecutar
186
De modo tal que garantice que los responsabilizados con la custodia de los medios
y la elaboración de los documentos primarios no tengan autoridad para aprobar los
mismos y que ambos no tengan la función o posibilidad de efectuar anotaciones en
los registros contables de esta forma el trabajo de una persona es verificado por
otra que trabaja independiente y que al mismo tiempo verifica la operación
realizada posibilitando la detección de errores.
Fijación de responsabilidad.
Garantizar que los procedimientos inherentes al control de las operaciones
económicas, así como la elaboración y aprobación de los documentos pertinentes,
permitan determinar en todos los casos, la responsabilidad primaria sobre todas las
anotaciones y operaciones llevadas a cabo.
Se deben proveer las funciones de cada área, así como las consecuentes
responsabilidades de cada uno de los integrantes de la misma, teniendo en cuenta
que la autoridad es delegable, no siendo así la responsabilidad.
Regla de Cargo y Abono
Debe garantizarse que todo recurso o servicio recibido o entregado sea registrado,
o sea lograr que se contabilicen los cargos de todo lo que entra y abono de todo lo
que sale, lo cuál servirá de evidencia documental que precise quién lo ejecutó,
aprobó, registró y verificó.
Debe quedar bien claro en que forma y momento una cuenta recibe los créditos y
los débitos, es por ello que toda anotación que no obedezca a las normas de una
cuenta se debe investigar en detalle.
La supervisión de las operaciones reflejadas en cada cuenta y subcuenta o
análisis en forma sistemática, por personal independiente al que efectúa dichas
anotaciones, permitirá observar si las operaciones registradas se corresponden con
el contenido de cada cuenta.
187
Para que un Sistema de Contabilidad garantice un eficiente control, debe suceder
lo siguiente:
a) Toda empresa antes de comenzar sus operaciones debe tener definida
correctamente su organización, como mínimo debe poseer:
Gráfico de organización (organigrama)
Manual de funciones por cargos.
Es decir asignar el personal adecuado para el desarrollo de funciones así como
también la documentación y herramientas necesarias para que este ejecute al
máximo sus funciones
b) Fundamentalmente deben estar bien definidas las funciones de contabilidad y
tesorería, además de estar bien segregadas y establecidas las relaciones y puntos
de convergencias de las mismas.
c) El administrativo de la contabilidad debe ser responsable de sus actos ante el
funcionario de primer nivel de la empresa, lo cual quiere decir que este debe tener
independencia de criterio absoluto ante el resto de los funcionarios de la empresa.
d) La entidad debe contar antes del inicio de sus operaciones con un clasificador
de cuentas donde se detalle el plan de cuentas que utiliza la contabilidad para
registrar los hechos económicos, el contenido económico de cada cuenta con el
detalle de sus abonos y créditos fundamentales y el sistema informativo que emite
la contabilidad periódicamente a la dirección de la empresa, para dirigir
económicamente la misma.
e) Otro documento de dirección con que debe contar la entidad antes del inicio
de sus operaciones es el manual de procedimientos de contabilidad y control
interno, en el cual se describirán los procedimientos contables y los requisitos de
188
control interno a que cada operación descrita esté sujeta, con el objetivo de su
chequeo y comparación.
Todo lo anterior les ayudara a los propietarios de las micro y pequeñas empresas a
conocer de una mejor manera el entorno de la misma, ya que con todos los
lineamientos que en este documento se les proporciona; se les será mas fácil
controlar de una mejor manera los procedimientos que se dan en determinado
momento.
189
5.- FASE V “INFORMES Y ESTADOS FINANCIEROS”
FASE V INFORMES Y ESTADOS
FINANCIEROS
ESTADOS FINANCIEROS BASICOS
BALANCE DE SITUACION GENERAL
ESTADO DE RESULTADOS
NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
190
5. INFORMES Y ESTADOS FINANCIEROS Los informes serán todas las anotaciones que el auxiliar entregara al departamento
de contabilidad para que este pueda analizar con exactitud los movimientos que se
efectúen en las micro y pequeñas empresas y así poder desarrollar o transformarlos
en Estados Financieros.
5.1.- ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros son el conjunto de informes preparados bajo la
responsabilidad de los administradores del negocio, con el fin de darles a conocer a
los usuarios la situación financiera y los resultados operacionales de la empresa en
un período determinado.
5.1.1.- Estados Financieros básicos
a) Balance General
El balance general ofrece información a los usuarios que estén interesados en
conocer la verdadera situación financiera de la empresa, como los analistas de
crédito, proveedores o inversionistas, y, a su vez, puede utilizarse para la toma de
decisiones de los administradores, gerentes o ejecutivos.
b) Estado de resultado
Antes denominado Estado de ganancias y pérdidas, es quizás el estado de mayor
importancia por cuanto permite evaluar la gestión operacional de la empresa y
además sirve de base para la toma de decisiones. En este estado se resumen todas
las transacciones correspondientes a los ingresos generados y a los costos y gastos
incurridos por la empresa en un período determinado. La diferencia que resulta entre
los ingresos y egresos será el producto de las operaciones que puede ser utilidad o
pérdida.
191
5.2.- FORMATOS DE ESTADOS FINANCIEROS a) BALANCE GENERAL
DULCERÍA XYZ, S.A. DE C.V. BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 200X
Cifras presentadas en US dólares
ACTIVO XXXXXXX CORRIENTE EFECTIVO Y EQUIVALENTES XXXXXXX
CUENTAS POR COBRAR XXXXXXX
CREDITO FISCAL XXXXXXX
INVENTARIOS XXXXXXX
NO CORRIENTE XXXXXXX
MAQ. Y EQUIPO TECNOLOGICO XXXXXXX
HERRAMIENTAS Y EQUIPO DE MANTTO. XXXXXXX
VEHICULOS XXXXXXX
MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA XXXXXXX
(DEPRECIACION ACUMULADA) (XXXXXXX)
COSTO DE VENTA XXXXXXX
GASTOS DE ADMON. XXXXXXX
GASTOS DE VENTA XXXXXXX
GASTOS FINANCIEROS XXXXXXX
TOTAL ACTIVO XXXXXXX
PASIVO CORRIENTE XXXXXXX
PROVEEDORES XXXXXXX
CUENTAS POR PAGAR XXXXXXX
DEBITO FISCAL XXXXXXX
IMPUESTOS POR PAGAR XXXXXXX
PATRIMONIO XXXXXXX
CAPITAL SOCIAL XXXXXXX
UTILIDADES DE EJERCICIOS ANTERIORES XXXXXXX
RESERVA LEGAL XXXXXXX
INGRESOS XXXXXXX
VENTAS XXXXXXX
OTROS INGRESOS XXXXXXX
TOTAL PASIVO Y CAPITAL XXXXXXX
192
b) ESTADO DE RESULTADOS
DULCERÍA XYZ, S.A. DE C.V.
BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 200X Cifras presentadas en US dólares
VENTAS INGRESO POR VENTAS DE DULCES XXXXXXX
COSTO DE VENTAS
MATERIA PRIMA XXXXXXX
MANO DE OBRA XXXXXXX
COSTOS INDIRECTOS XXXXXXX
UTILIDAD EN VENTAS GASTOS DE OPERACIÓN
GASTOS DE ADMINISTRACION XXXXXXX
GASTOS DE VENTA XXXXXXX
GASTOS FINANCIEROS XXXXXXX
UTILIDAD DE OPERACIÓN OTROS INGRESOS
XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX
UTILIDAD DEL EJERCICIO
XXXXXXX
193
c) NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
1. EFECTIVO Y EQUIVALENTES XXXXXXX
CAJA XXXXXXX
BANCOS XXXXXXXBanco Salvadoreño XXXXXXXCta. Cte. # 0785 1000 3847
DULCERIA XYZ, S.A. DE C.V.NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
(En dolares de los Estados Unidos de Norteamerica)AL 31 DE DICIEMBRE XX
2.- CUENTAS POR COBRAR XXXXXXXJose Luis Peña XXXXXXXSalvador Salazar XXXXXXXMarlene Jurado XXXXXXX
3.- INVENTARIOS XXXXXXX
Materias Primas XXXXXXXTrabajo en proceso XXXXXXXProductos Terminados XXXXXXX
194
H. PLAN DE IMPLEMENTACION Es importante presentar a los micro y pequeños empresarios dedicados a producir y
comercializar dulces típicos un sistema de contable adecuado para el registro y
control de sus operaciones contables.
1. OBJETIVOS 1.1. OBJETIVO GENERAL Proponer un sistema contable que facilite el control de los resultados financieros de
las pequeñas y microempresas productoras y comercializadoras de dulces típicos
artesanales del municipio de santo domingo departamento de San Vicente.
1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Brindarles un sistema contable con todas los lineamientos básicos para darle
un seguimiento adecuado al mismo de acuerdo al tamaño del negocio
• Proporcionar una guía técnica fácil de manejar para el tratamiento de sus
registros contables.
• Cumplir con los aspectos legales, sobre la Normativa Contable, exigida por el
Consejo de Vigilancia de la Contaduría Pública y Auditoria, referente a la
adopción de Normas Internacionales de Información Financiera, para las
empresas de El Salvador.
2. POLÍTICAS DE IMPLEMENTACIÓN 2.1. POLÍTICA DE PRESENTACIÓN O DIVULGACIÓN La divulgación y presentación del Sistema de Contable que facilite el control de los
resultados financieros de los micro y pequeños empresarios, se realizará a todos los
negocios que se dediquen a la producción y comercialización de dulces típicos
ubicados en municipio de santo domingo departamento de San Vicente, que estén
interesados en el cumplimiento legal y técnico pronunciado por el Consejo de
Vigilancia de la Profesión de la Contaduría Pública y Auditoria;
195
El propósito de la divulgación del Sistema Contable es dar a conocer la importancia y
los beneficios que se obtendrán si se implementa.
2.2. POLÍTICA DE APROBACIÓN Deberá ser aprobado por los micro y pequeños empresarios dedicados a la
producción de dulces típicos artesanales interesados, los cuales deberán dictar una
política al interior de sus negocios para su implementación.
2.3. POLÍTICA DE OBLIGATORIEDAD Una vez aprobado debe cumplirse la política de aprobación, así como el
pronunciamiento realizado por el Consejo de Vigilancia de la Profesión de Contaduría
Pública y Auditoria, en lo que respecta a la implementación de las Normas
Internacionales de Información Financiera. Ya que es necesario hacer este proceso
3. RESPONSABLES DEL SISTEMA CONTABLE
• Contadores
• Empresarios de dichos negocios
• Personal involucrado en el proceso de registro y controles en la producción y
comercialización de los dulces típicos.
4. RESULTADOS ESPERADOS
• Micro y Pequeños empresarios consientes de los beneficios que obtendrán
mediante la implementación del sistema contable.
• Control en todas las operaciones contables de la empresa en para que estas
cifras sean reflejadas en los Estados Financieros de dichos negocios.
• Oportunidad de éxito para que puedan ubicar sus productos de la mejor manera
posible en el extranjero.
.
196
5. PRESUPUESTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE
El presupuesto puede variar, en relación al precio del equipo, la contratación de
servicios profesionales los cuales deberán negociarse de acuerdo al tamaño y
volumen de operaciones de cada empresa.
EQUIPO DE OFICINA1 Computadoras 500,00 500,001 UPS 50,00 50,00
1Impresor de Inyección 30,00 30,00
1 Escritorios 75,00 75,001 Sillas 25,00 25,00
Total equipo de oficina 680,00
PERSONAL1 Contador General 500,00 500,001 Bodeguero 175,00 175,00
Total Personal 675,00
CAPACITACION
1Capacitador y asesor ( 8 días) 75,00 600,00
Total capacitación 600,00
1 Costo del Sistema 400,00
2.355,00TOTAL PARA LA IMPLEMENTACION
CANTIDAD DESCRIPCION CONSTO UNIT
TOTAL
197
6. CRONOGRAMA DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE QUE FACILITE EL CONTROL DE LOS RESULTADOS FINANCIEROS DE LAS MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS DEDICADAS A LA PRODUCCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DE DULCES TÍPICOS ARTESANALES.
PERIODOACTIVIDADES 1a. 2a. 3a. 4a. 1a. 2a. 3a. 4a. 1a. 2a. 3a. 4a.
1Entrega y presentación de
dicho documento a los micro y pequeños empresarios
Equipo de Investigacion
2 CapacitacionEquipo de
Investigacion
3 Aprobación del documentoMicro y pequeños
empresarios
4Contratacion del encargado de usar dicho documento.
Propietario del negocio
5Seguimiento de la implementación.
Propietario del negocio y contador
RESPONSABLESN°jul-07 ago-07 sep-07