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Introducción a la factura electrónica
Enero 2016
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Facturación Electrónica - Temario
Definiciones
Funcionamiento
ObligacionesVentajas
Implementación
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Facturación Electrónica – Definiciones
¿Qué es la factura
electrónica?
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Facturación Electrónica - Definiciones
Es un documento digital legalmente válido como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes y, por lo tanto, reemplaza a las facturas tradicionales de papel.
Factura electrónica
Documento Digital
Información dispuesta en un formato (estructura) de archivo portable en un medio computacional
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Facturación Electrónica - Definiciones
Es un documento digital legalmente válido como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes y, por lo tanto, reemplaza a las facturas tradicionales de papel.
Factura electrónica
Documento Digital
Información dispuesta en un formato (estructura) de archivo portable en un medio computacional
El formato se refiere a la forma (estructura) que tiene un archivo
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Facturación Electrónica - Definiciones
Es un documento digital legalmente válido como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes y, por lo tanto, reemplaza a las facturas tradicionales de papel.
Factura electrónica
Documento Digital
Información dispuesta en un formato (estructura) de archivo portable en un medio computacional
El formato se refiere a la forma (estructura) que tiene un archivo
La información, su estructura, el detalle de cada porción de información está regulado y normado por el Servicio de Impuestos Internos (www.sii.cl)
Quién Determina la forma que debe terne el archivo?
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Facturación Electrónica - Definiciones
Es un documento digital legalmente válido como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes y, por lo tanto, reemplaza a las facturas tradicionales de papel.
Factura electrónica
Legalmente válido
Cumplir con el formato definido por el SII
Estar firmado digitalmente por el emisor
El emisor debe ser reconocido por el SII como un emisor de documentos electrónicos
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Facturación Electrónica - Definiciones
Es un documento digital legalmente válido como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes y, por lo tanto, reemplaza a las facturas tradicionales de papel.
Factura electrónica
Legalmente válido
Cumplir con el formato definido por el SII
Estar firmado digitalmente por el emisor
El emisor debe ser reconocido por el SII como un emisor de documentos electrónicos
Para cumplir con
la normativa
hay que ser un emisor reconocido por el SII
AJA!
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Facturación Electrónica - Definiciones
Es una categoría de contribuyente ante el SII que lo habilita como emisor y receptor de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) como por ejemplo: factura electrónica, nota de crédito, nota de débito y guía de despacho
Emisor ElectrónicoEmisor electrónico (reconocido por el
SII)
Para que un contribuyente quede habilitado como emisor y receptor de DTEs debe postular ante el SII:
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Facturación Electrónica - Definiciones
Es una categoría de contribuyente ante el SII que lo habilita como emisor y receptor de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) como por ejemplo: factura electrónica, nota de crédito, nota de débito y guía de despacho
Emisor ElectrónicoEmisor electrónico (reconocido por el
SII)
Para que un contribuyente quede habilitado como emisor y receptor de DTEs debe postular ante el SII:
¿Quién puede
postular?
La postulación debe ser efectuada por un representante legalEl representante legal debe tener un certificado digital que lo autentifique
Con una firma digital, válidamente emitida, el representante legal (que postuló a la empresa ante el SII) puede registrar otras firmas digitales, de otras personas, para
que firmen los DTE que se generen
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Facturación Electrónica - Definiciones
¿Qué debe hacer?
El representante legal deberá inscribirse como postulante y deberá realizar el proceso de certificación
Es una categoría de contribuyente ante el SII que lo habilita como emisor y receptor de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) como por ejemplo: factura electrónica, nota de crédito, nota de débito y guía de despacho
Emisor ElectrónicoEmisor electrónico (reconocido por el
SII)
Para que un contribuyente quede habilitado como emisor y receptor de DTEs debe postular ante el SII:
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Facturación Electrónica - DefinicionesUna firma digital no es lo mismo que la digitalización de una firma
Una firma digital es un mecanismo que permite al receptor, de un mensaje firmado digitalmente, determinar la entidad originadora de dicho mensaje y confirmar que el mensaje no ha sido alterado desde que fue firmado por el emisor
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Facturación Electrónica - DefinicionesUna firma digital no es lo mismo que la digitalización de una firma
Una firma digital es un mecanismo que permite al receptor, de un mensaje firmado digitalmente, determinar la entidad originadora de dicho mensaje y confirmar que el mensaje no ha sido alterado desde que fue firmado por el emisor
Es decir….Explicado en forma sencilla…
La firma digital permite agregar un código único a un documento, este código depende del contendió del documento y permite al receptor del documento (una factura, por ejemplo) estar seguro que el firmante (emisor) es quien dice ser (un cliente o proveedor) y además saber que el documento no ha sido adulterado (evitando el fraude)
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Facturación Electrónica - Definiciones
Emisor del documento electrónico
Receptor del documento electrónico
Si alguien me envía una factura, que preguntas me podría hacer?• ¿Es válido este documento?• ¿Alguien cambió el documento después de ser enviado?
Esto es análogo a una recepción de un cheque, por ejemplo, es la firma del cheque válida? Nadie
ha adulterado el cheque?
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Facturación Electrónica - Definiciones
Emisor del documento electrónico
Receptor del documento electrónico
Si alguien me envía una factura, que preguntas me podría hacer?• ¿Es válido este documento?• ¿Alguien cambió el documento después de ser enviado?
Firma digital
Emisor del documento electrónico
Receptor del documento electrónico
La firma digital
responde a aquellas preguntas
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Facturación Electrónica – ¿Por qué?
El Servicio de Impuestos Internos ha normado que las empresas deben ser emisores y receptores de facturas electrónicas (y otros documentos tributarios)
Pero no hay que temer, el SII quiere nuestro dinero, y para ellos ha dispuesto abundante información en su sitio WEB para cumplir con esta obligación, incluido un sitio gratuito para facturación electrónica
Es la Ley,Basta con
eso…
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Facturación Electrónica – Facturación electrónica gratuita
En el sitio web del Servicio (www.sii.cl) se
tiene toda la información oficial y técnica del
proceso para la facturación electrónica.
También se ofrece a través del portal MiPyme la solución de facturación
gratuita
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Facturación Electrónica – Los Proveedores
En el mismo sitio web se tiene toda la información oficial sobre los sistemas
de facturación del mercado (proveedores de
factura electrónica)
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Facturación Electrónica – Los Proveedores
Hay cerca de 80 proveedores que están certificados y publicados en la página del SII.
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Facturación Electrónica – Elección del proveedor
Para una solución de facturación electrónica debemosEntender nuestro negocio y nuestros procesos
Cuántas facturas emitimos al mes? Cuántas facturas recibimos?Tenemos un ERP? Podemos integrarlo fácilmente?
Entender las condiciones técnicas y económicas del proveedorCómo cobra el proveedor de facturación electrónica? Monto fijo? Variable por factura? Escalonado? Lineal? Cobra por integración?
Almacenamiento?
Evaluemos siempre al proveedor¿Qué valor agregado nos da el proveedor? ¿Búsqueda de información? ¿Conciliación entre recibido-emitidos y libros
contables? ¿Plataforma WEB?, ¿Móvil?, ¿Reportes?, Descarga de información online?
¿Qué recomendaciones hay para elegir al proveedor?
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Facturación Electrónica – Elección del proveedor
Cuidado! Hay que saber elegir proveedor de factura electrónica sin mezclar procesos de selección.
Que el apuro no haga trabajar el doble, por ejemplo elegir un ERP porque ofrece facturación electrónica puede ser un error.
Un ERP y la factura electrónica son procesos y sistemas que se han de elegir independientemente
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Facturación Electrónica – La última alternativa, Sistema Propio
Si no confía en nadie más, se puede construir un sistema propio, en el SII se indica cómo (recuerden, ellos quieren que paguemos así que nos facilitan la vida)
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Facturación Electrónica - Temario
Definiciones
Funcionamiento
ObligacionesVentajas
Implementación
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Facturación Electrónica - Funcionamiento
Enrolarse en el sistema
Consideraciones generales para el funcionamiento
Obtener la autorización del SII para utilizar DTEs (emitirlos). Esto es “enrolamiento” en el sistema
Una vez enrolados, se debe solicitar folios al SII (a través de la página del servicio). El SII entregará un rango de folios por tipo de documento que se solicite (los folios no dicen relación alguna con los folios emitidos anteriormente por el contribuyente)
Una vez que se opere con el sistema de facturación electrónica, no hay obligación de mantener copias en papel de los documentos
Los libros de compra y venta deben ser almacenados en forma electrónica y enviados al SII una vez al mes conteniendo TODOS los documentos electrónicos o manuales que se hayan recibido y emitido.El formato de los libros está normado también por el SII
Solicitud de folios
Copia en papel
Libros de compra y venta
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Facturación Electrónica - Funcionamiento
Enrolarse en el sistema
Consideraciones generales para el funcionamiento
Obtener la autorización del SII para utilizar DTEs (emitirlos). Esto es “enrolamiento” en el sistema
Una vez enrolados, se debe solicitar folios al SII (a través de la página del servicio). El SII entregará un rango de folios por tipo de documento que se solicite (los folios no dicen relación alguna con los folios emitidos anteriormente por el contribuyente)
Una vez que se opere con el sistema de facturación electrónica, no hay obligación de mantener copias en papel de los documentos
Los libros de compra y venta deben ser almacenados en forma electrónica y enviados al SII una vez al mes conteniendo TODOS los documentos electrónicos o manuales que se hayan recibido y emitido.El formato de los libros está normado también por el SII
Problema de conflicto
con sistemas contables
Esto lo realiza el
representante legal
Solicitud de folios
Copia en papel
Libros de compra y venta
Hay que asegurar que los sistemas soporten folios duplicaos diferenciando
si es factura manual o electrónica
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Facturación Electrónica - Funcionamiento
Una vez generado el DTE, incluyendo el timbre electrónico, debe ser firmado, en su contenido completo, por un emisor autorizado. La firma debe ser hecha con el certificado digital que es responsabilidad del representante legal y de aquellos a quienes se haya autorizado dentro de la empresa para firmar documentos (pueden agregarse responsables de firma en el SII)
Los código de folios autorizados y los certificados digitales deben ser resguardados apropiadamente . Es información crítica para el contribuyente
Timbre electrónico
Los DTE deben incluir un “timbre electrónico”. El timbre deberá representarse gráficamente a través de un código de barras bidimensional (PDF417)
Firma del DTE
Seguridad de la información
Responsabilidades
La seguridad del acceso a folios autorizados, las claves de los certificados, las firmas digitales y los documentos generados son de exclusiva responsabilidad del contribuyente. También es responsabilidad del cliente mantener su infraestructura de emisión y recepción operativa
Consideraciones generales para el funcionamiento
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Facturación Electrónica - Funcionamiento
Emisor
Esquema general de intercambio de documentos electrónicos entre empresas
Receptor
SII
El DTE es enviado a una casilla de correo electrónico que el contribuyente (al momento de enrolarse) registró ante el SII como la casilla de Intercambio para DTES, es decir a esa casilla de correo llegarán todos los DTEs que otros contribuyentes electrónicos le envíen
El DTE es enviado simultáneamente al SII (donde será validado y aprobado) y al receptor.En el sitio del SII se podrá consultar por la validez de un documento emitido.
Genera
DTE
FirmaY
Timbra
Envía DTE
Firma digital
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Facturación Electrónica - Funcionamiento
Emisor
Esquema general de intercambio de documentos electrónicos entre empresas
Receptor
SII
Hay proveedores de facturación electrónica que actualizan periódicamente la lista de casillas de correos de intercambio, para así poder enviar a correos validados (ante el SII) las facturas electrónicas.
Genera
DTE
FirmaY
Timbra
Envía DTE
Firma digital
Típicamente este es el
ámbito que solucionan
los proveedores
de facturación electrónica
Nota de implementación: Esta práctica es útil pues asegura que
siempre se enviarán los DTEs a las casillas oficiales y no es necesario
preguntarle al receptor por la casilla al momento de enviarle un DTE
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Facturación Electrónica - Funcionamiento
Si alguno de estos datos falta, el SII rechazará el documento electrónico y este no tendrá validez. Es importante revisar periódicamente la normativa pues los criterios
van actualizándose
Emisor
El documento debe ser “timbrado” con un código (timbre) que es una firma digital que usa ciertos datos relevantes de un DTE, entre ellos “Código de autorización de Folios” que el SII entregó con el rango de folios autorizados para el tipo de documento
La firma digital debe haber sido emitida por una empresa autorizada por el SII
Se debe contar con Folios solicitados al SII y entregados por cada tipo de documentos a emitir (un rango de folios para facturas, otro para nota de crédito, etc.)
El documento debe ser consistente en la información contable que presenta (cálculos de impuestos si corresponde, totalizadores, referencias en caso de notas de crédito, etc.)
Condiciones que se deben cumplir para que el documento sea válido (más allá del contenido mismo del documento!)
Firma digital
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Facturación Electrónica - Temario
Definiciones
Funcionamiento
ObligacionesVentajas
Implementación
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Facturación Electrónica – Obligaciones del contribuyente
Hay que recordar que la responsabilidad siempre está del lado del contribuyente, el SII sólo actúa como intermediario y fiscalizador
Emitir sólo en formato electrónico las facturas afectas, notas de crédito, libros de compra y venta (no en papel)
Asegurarse de enviar vía correo electrónico los DTEs a receptores electrónicos
Verificar que el DTE emitido sea válido ante el SII Asegurar la veracidad de la información y su cumplimiento
legal
Obligaciones respecto a la emisión
Obligaciones respecto a la
recepción
Obligaciones generales
Mantener en forma pública las casillas de correo electrónico para recibir documentos electrónicos desde otros emisores electrónicos
Asegurarse de la validez del documento electrónico recibido Asegurar que se puedan recibir los DTEs Emitir acuses de recibo de bienes o servicios asociados a
facturas Emitir comprobantes de recepción al recibir un DTE
Mantener actualizados los códigos de ACTECO (Actividad económica)
Mantener firmas digitales vigentes para los representantes legales
Mantener actualizados los formatos de los archivos acorde a las disposiciones del SII
Solicitar rangos de folios al servicio por tipo de documento Mantener una copia digital del DTE por 6 años
El comprobante de recepción es análogo al
timbre en recepción de una factura física
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Facturación Electrónica - Temario
Definiciones
Funcionamiento
ObligacionesVentajas
Implementación
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Facturación Electrónica – Ventajas para el negocio
Sacar provecho de estas y otras oportunidades que provee la facturación electrónica depende de cada uno, las oportunidades están, ahora hay que
aprovecharlas
Validación automática
• Los documentos emitidos son validados automáticamente por el SII por lo que se puede conocer casi de inmediato su aprobación o rechazo
Información en línea
• Se puede auditar en línea la información de facturación recibida, ya no es necesario esperara por la documentación física
Almacenaje mínimo
• El almacenaje de papel es innecesario, la información y copia de los documentos se puede obtener en línea y todas las veces que uno quiera
Facilidad de modificación
Verificación en línea
• Todo documento emitido puede ser rastreado y saber si el receptor lo recibió o no
• Se reduce el fraude al poder comprobar la validez de un documento en línea
• Las modificaciones a los formatos de facturas, inclusión de sucursales, cambios de logo, etc. pueden hacerse sin impactos económicos
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Facturación Electrónica - Temario
Definiciones
Funcionamiento
ObligacionesVentajas
Implementación
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Facturación Electrónica – Implementación típica
SII
Sistemas del emisor para factura electrónica
Empresa que emite la factura
Firma digital
Se genera la factura desde los sistemas
contables
Se genera DTE, se firma y se envía al
SII
El SII revisa forma y contenido del documento y lo aprueba o
rechaza en línea
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Facturación Electrónica – Implementación típica
SII
Sistemas del emisor para factura electrónica
Empresa que emite la factura
Firma digital
Se genera la factura desde los sistemas
contables
Se genera DTE, se firma y se envía al
SII
El SII revisa forma y contenido del documento y lo aprueba o
rechaza en línea
El DTE validado se envía a la casilla de correo declarada por el receptor (en el SII)
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Facturación Electrónica – Implementación típica
Al recibirse un DTE, se debe generar y enviar al emisor un comprobante de recepción indicando la recepción (NO la aceptación) del DTE.
Firma digital
Proveedor de facturación electrónica del receptor
SII
Sistemas del emisor para factura electrónica
Empresa que emite la factura
Firma digital
Recibe el DTE para analizarlo
Se genera el comprobante de recepción y se envía al
emisor
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Facturación Electrónica – Implementación típica
Sistema contable
Casilla correo En cliente (receptor)
Firma digital
Empresa que recibe la factura
SII
Sistemas del emisor para factura electrónica
Empresa que emite la factura
Firma digital
Firma digital
Proveedor de facturación electrónica del receptor
Si el DTE está en orden, lo envía al
receptor (Casilla de correo)
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Facturación Electrónica – Implementación típica
Sistema contable
Casilla correo En cliente (receptor)
Firma digital
Empresa que recibe la factura
SII
Sistemas del emisor para factura electrónica
Empresa que emite la factura
Firma digital
Firma digital
Proveedor de facturación electrónica del receptor
Proceso de integració
n con sistemas
de la empresa
De existir procesos de integración, los DTEs recibidos son
cargados en los sistemas contables
de la empresa
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Acerca del autor…
40
• Selección de tecnologías (ERP, CRM, workflow, Facturación electrónica)
• Gestión de proyectos de implementación• Investigación de nuevas tecnologías • Definición y gestión de presupuestos• Gestión de proveedores• Gestión de proyectos de desarrollo de
software• Gestión de equipos de trabajo internacionales• Aplicación y adecuación de metodologías
(CMMi, ITIL, ISO, ESA)• Formación y coordinación de equipos de
trabajo
Ingeniero Civil en Computación
Hernán Cabrera
[email protected]://cl.linkedin.com/in/hernancabrera
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Introducción a la factura electrónica
Enero 2016