Archivo electrónico
Fernando Hernández GalánConsultor de Ventas
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Archivo electrónico
Definición de Expediente electrónico
De acuerdo con el modelo OAIS (Open Archives Information System) y aprobado como Norma ISO 14721, el “expediente electrónico” está formado por los datos y los metadatos de cada uno de los documentos formando el AIP (Archival Information Pakage)
El “expediente electrónico” se establece en el momento de la captura del expediente desde el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE), por el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), tal y como se representa en la figura de la transparencia siguiente.
Se define la forma de organizar y estructurar los documentos en el repositorio de documentos electrónicos de Archivo, así como los procesos que deben realizarse para:
Comprobar que la captura se ha realizado sin fallos
Que los documentos y datos están íntegros, son legalmente válidos, están libres de virus, etc.
Que se define la política de accesos y de conservación a largo plazo, así como la de eliminación de los documentos que hayan perdido sus valores administrativo, legal e histórico, de acuerdo con los criterios establecidos por la Comisión de Valoración de Documentos administrativos
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Archivo electrónico
Expediente electrónico
Documentoofimático
Documentoofimático
EXPEDIENTEELECTRONICO
Documentofirmado
Documentofirmado e-firma
DigitalizaciónDocumento
papelDocumento
papel
Compulsaelectrónica
ExpedienteElectrónico
Procedimiento AdministrativoProcedimiento Administrativo
Tipo Documental
Tipo Documental
Tipo Documental
.
.
.
Documento
Documento
Documento
.
.
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Archivo electrónico
Gestión de documentos electrónicos: Normas de aplicación
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Archivo electrónico
Gestión de documentos electrónicos
Definición de la Política de Conservación a largo plazo de los documentos, garantizando su autenticidad, integridad, disponibilidad y legibilidad
Adecuación a las normas:
MoReq 2
NODAC
EAD- Formato Intercambio de datos
ISO 15489
ISO 14721- OAIS Definición estructura Repositorio documentos electrónicos
ISO 9005 PDFA 1.4 Formato de conservación de documentos electrónicos
Gestión de correos electrónicos y de los ficheros adjuntos
Expedientes en Tramitación
Repositorio Gestor
Documental
RepositorioDocumentosElectrónicosDe ARCHIVO
ISO 9005 formato PDF A1.4
ISO 14721 OAIS
SGDE
SGDEADocs. Electrónicos: e-born / digitalizados
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Archivo electrónico
Modelo Organizativo: Cómo afecta a la diferencia entre SGDE y SGDEA
PROPIEDAD SGDE- ISO 15489 SGDEA- ISO 18402
Modificación de Documentos
Permitido Impedido
Borrado de documentos Permitida Impedido
Normas de conservación Opcionales Obligatorias
Estructura de clasificación y almacenamiento
Opcionales Obligatorias
Mantenimiento del contexto Opcional Obligatorio
OrientaciónDocumentos en trámite
Documentos de archivo
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Archivo electrónico
Modelo conceptual: Ciclo de vida de los documentos
ArchivoOficina
Archivo CentralArchivo General
HistóricoRegistro
E/S
Registro Electrónico
otelemático
Remite documentos
TransfiereExpedientes
TransfiereExpedientes
Tramitación Electrónica
omanual
ArchivoElectrónico
ArchivoPapel Digitalización
Transferencias
Gestión Depósitos
Clasificación
Descripción
Valoración de Series-Expurgo
Gestión de Usuarios
Consulta
Gestión Préstamos
Digitalización
Carpeta del Ciudadano
Objetivo: Explotación de datos únicos durante todo el ciclo documental
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Archivo electrónico
Modelo conceptual: Ciclo de vida de la documentación en el archivo
se ubica
Archivo físico
Sistema Gestión de ArchivoUnidades documentales
Expedientes
Ciudadanos
Archivo
Archivo digital
Va
lida
ció
n
se clasifica
Firmaelectrónica
Firmaelectrónica
PréstamosConsultas
PréstamosConsultas Solicitud de
documentación
Entrega de documentación
Transfiere expedientes finalizados
ExpedienteElectrónico
ExpedienteElectrónico
ExpedienteFísico
ExpedienteFísico
Destrucción de la documentación
Expurgo Expurgo
finalización del periodo de conservación
Oficina
Cotejo y validación
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Archivo electrónico
Archivo unificado
DEFINICIÓN DE ARCHIVO UNIFICADO
Es la gestión del Archivo de toda la documentación electrónica y la gestión de la documentación física relacionada con toda la actividad administrativa, contemplando todo el ciclo de vida de los documentos, es decir, desde el registro de entrada o creación del documento hasta su archivado definitivo o destrucción, con todas las garantias jurídicas y de seguridad necesarias.
DEFINICIÓN DE ARCHIVO UNIFICADO
Es la gestión del Archivo de toda la documentación electrónica y la gestión de la documentación física relacionada con toda la actividad administrativa, contemplando todo el ciclo de vida de los documentos, es decir, desde el registro de entrada o creación del documento hasta su archivado definitivo o destrucción, con todas las garantias jurídicas y de seguridad necesarias.
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Visión del modelo global
Archivo electrónico
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Archivo electrónico
Archivo unificado
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Archivo electrónico
Gestión Unificada de documentos de archivo
RepositorioDocumentosElectrónicosde Archivo
Correos electrónicos y Ficheros adjuntos
Expedientes electrónicos,
imágenes,
Papel, fotografías, vídeos,
Microfilm, etc.
Gestión unificada de documentos de archivo
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Archivo electrónico
Modelo conceptual: Datos únicos durante el ciclo de vida
Explotación de datos únicos durante todo el ciclo de vida del tratamiento documental, mediante la integración de la aplicación de gestión de archivo con los sistemas de información corporativos
Carpeta de Documentos del ciudadano: Se mantienen aquellos documentos que la Administración solicita repetidamente al ciudadano
IdentificaciónValoraciónEliminación
Gestión de Depósitos
Transferencias
Documentos del ciudadano
Gestión UsuariosPréstamos
Descripción
Clasificaciónjerárquica
Consulta
I N
T
E
G
R
A
C
I
Ó
N
BD Organización
Catálogo Procedimientos
BD Terceros
BD Territorio
Gestor documental
BASES DE DATOS CORPORATIVAS
APLICACIÓN ARCHIVO
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Archivo electrónico
Requerimientos de la Aplicación de Gestión de Archivos: Funcionalidades
TRANSFERENCIAS •Gestión del proceso de transferencia: previsión, relación, cotejo, •Automatizadas desde oficina a archivo central (desde los gestores documentales) o manuales, •Automatizadas entre archivos central, intermedio, histórico,
DESCRIPCIÓN:•Según normas NODAC, con adición o eliminación de campos, o definición de fichas adaptadas a los objetos a describir, formato EAD•Un documento puede pertenecer a varios expedientes •Un asiento puede apuntar a distintas ubicaciones
ESTRUCTURA: •Cuadro de Clasificación jerárquico en múltiples niveles reflejando la estructura de organización de los fondos documentales
APLICACIÓN PARA GESTIÓN UNIFICADA DE ARCHIVOS
GESTIÓN DE DEPÓSITOS FÍSICOS• identificación de depósitos a nivel de hueco, • gestión de espacios, • asignación automática o manual de ubicación de ingresos
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Archivo electrónico
Requerimientos de la Aplicación de Gestión de Archivos: Funcionalidades
IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE SERIES • Gestión del proceso de valoración hasta su aprobación por la Comisión de valoración y publicación en el boletín oficial
APLICACIÓN PARA GESTIÓN UNIFICADA DE ARCHIVOS
ELIMINACIONES • Alerta automática de fracciones de serie a eliminar • Gestión de la eliminación• Registro y Acta de eliminación
BÚSQUEDA • Sencilla y avanzada, por descriptores, texto libre, operadores booleanos en distintos campos
GESTIÓN DE USUARIOS• Asignación de perfiles a personas y grupos • Gestión y control de Préstamos y devoluciones de documentos
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Archivo electrónico
Requerimientos de la Aplicación de Gestión de Archivos: Funcionalidades
DOCUMENTOS DEL CIUDADANO •gestión de documentos solicitados por la administración repetidamente
APLICACIÓN PARA GESTIÓN UNIFICADA DE ARCHIVOS
GESTIÓN DE REPOSITORIOS DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS• creación del objeto expediente electrónico• estructura de la información en el repositorio• definición de tipos de ficheros, • reglas de conservación, eliminación y acceso a documentos
TRAZABILIDAD• Seguimiento exhaustivo de todas las acciones realizadas contra el sistema• Posibilidad de configurar por el usuario los eventos y prioridad en la traza
DIGITALIZACIÓN • directa o importación de imágenes, reproduciendo la estructura del documento permitiendo el acceso directo a partes, páginas, ilustraciones, • certificada para eliminación del documento original
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Modelo Funcional
Organización
Catálogo Procedimiento
s
Terceros
Geográficos
Clasificación yDescripción
Identificación yValoración
Gestión de Depósitos
GestiónTransferencias
Gestión de Eliminaciones
Documentos del ciudadano
Digitalización
Gestión de Préstamos
Administración (Gestión de usuarios, auditoría, …)
Sistema de Gestión de Archivo
Archivo Físico
Préstamos / Consulta
Servicio a ciudadanos
Servicios web a la Administración
Expediente Físico
Transferencias
Sistemas Tramitadores
Expediente Electrónico
Archivo Digital
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Archivo electrónico
Modelo Conceptual: Disponibilidad y Acceso
Documentos electrónicos
Oficina
CACCiudadanos
Acceso Web SSL,CertificadoPersonal
Consultaweby/o
presencial
Sistema de Archivo unificado
B.D.
Metadatos
ConsultaDocumentos
físicos
DISPONIBILIDAD Y ACCESO MULTICANAL
De documentos físicos y electrónicos. Seguridad en cumplimiento de la LOPD:
• Consulta presencial
• Consulta Web: identificación mediante certificado electrónico para expedientes personales a través del Centro de Atención al Ciudadano
• Definición de perfiles de acceso para usuarios internos
• Control de accesos
• Líneas de comunicación SSL
ARCHIVOS
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Archivo electrónico
Modelo de Gestión de Archivos: Normas básicasNormas internacionales de descripción archivística
ISAD(G): DescripciónISAAR(CPF): Control de autoridadesISAF: FuncionesNODAC
MoReq (Modelo de Requisitos para los Sistemas de gestión de documentos electrónicos de Archivo).
Sistema de ClasificaciónAuditoría y SeguridadValoración para transferencias, calendarios de conservación y eliminaciónCaptura de documentosSistema de Información y DescripciónBúsqueda, Recuperación y PresentaciónAdministración
Norma ISO 15489 Sistemas de Gestión de Documentos de oficinaOrganización y control de los documentos en producción en unidades de
Gestión
Norma ISO 14721Organización y control de los documentos electrónicos de Archivo-OAIS
Norma ISO 19005 PDF/A Conversión de documentos electrónicos a formato estable
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Archivo electrónico
Modelo conceptual de Gestión Unificada de Archivo: Normativa legal aplicable
Normas Generales: Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos
Orden EHA/962/2007 de 10 de abril, y Resolución de 24 de Octubre de 2007 de Digitalización certificada
Ley 59/2003 de firma electrónica
Real Decreto 937/2003 de modernización de Archivos Judiciales
Reglamento de desarrollo de la Ley 15/1999 LOPD
Ley 15/1999 Ley Orgánica de Protección de Datos
Ley 30/1992 del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y el Procedimiento Administrativo Común.
Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español
Paseo de Zorrilla, 5647006 ValladolidTel.: 983 473 976
Fernando Hernández GalánFernando Hernández Galán
Tecnología Documental y Workflow
660 116 295
Muchas gracias