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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIROR

UNIVERSIDAD YACAMBÚ

VICERRECTORADO ACADEMICO

ESTUDIOS A DISTANCIA

TDA 0444 ED01D0V

PROFESORA:

APOSTOL ALVAREZ

ZAILEX DILMAR

INTEGRANDE:

GUEVARA SILVA

MILAGROS DEL VALLE

CÉDULA V-Nº:16761180

SAN FERNANDO EDO APURE, 25/11/2016

2 La importancia que tienen los archivos en la sociedad, desde la antigüedad se han

depositado en los documentos que fueron los testimonios de los derechos y garantías de las

personas. La función primordial e ineludible de los archivos, es la conservación de la archivaría,

sin embargo la misma no tiene ningún valor, si no es, en función de su aprovechamiento. La

conservación tiene por objeto el uso potencial y real en todas las épocas y real en aquellos casos

concretos como el usuario.

Cuatro son los servicios que puede prestar un archivo:

Servicio Administrativo: al servicio de la Entidad productora

Servicio Jurídico: al servicio de la Entidad productora y de los particulares,(estos dos fines son

netamente prácticos)

Servicio Cultural Científico: es decir el Archivo al servicio de la investigación

Servicio Pedagógico: al servicio de la educación

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Para que el Archivo pueda ser utilizado desde el punto de vista Administrativo,

Jurídico, Científico y pedagógico, es que se dispone su ordenamiento interno, los

medios de descripción, la atención al público, oficial y particular, los elementos de

reproducción, las exposiciones, conferencias y otros medios de divulgación mediante

los que se logrará constituir un buen servicio.

La administración de esta enorme cantidad de papeles se convierte en uno de

los aspectos más importantes de las actividades empresariales, es decir, todo lo

que se relaciona con el tratamiento y la manipulación de los documentos que son el

soporte de los datos y las informaciones de la empresa, merece un especial trato y

atención por parte de los que se ocupan de la organización de la misma.

4 Las nuevas tecnologías de la información han

descubierto campos inéditos como el de la documentación

audiovisual y la informática. De un lado, los profesionales

se han visto obligados a realizar un nuevo esfuerzo para

tratar adecuadamente la documentación en nuevos

soportes; del otro, se han beneficiado de las ventajas

ofrecidas de cara a la gestión de los servicios de archivo:

reproducción en microfilm y disco óptico, creación de

sistemas de descripción automatizada, etc.

Este proceso de renovación y revalorización de lo

archivístico ha dado a luz un nuevo concepto de los

usuarios. Si tradicionalmente las administraciones habían

sido el principal, y ahora les acompañan los ciudadanos en

general. Éstos acuden a los archivos con fines informativos,

relacionados con el ejercicio de sus derechos, así como

científico culturales, ya se trate de investigadores

científicos, ya de simples curiosos que encuentran en, ello

una nueva dimensión del ocio culto, todo lo cual ha dado

lugar a un nuevo aspecto de la archivística, el estudio de

usuarios.

5 Los elementos que configuran su concepto:

Institucionales: el archivo como institución administrativa, jurídica y científica, y las entidades productoras de

los documentos que finalmente remiten éstos a los archivos

Documentales: los conjuntos orgánicos de documentos, recibidos en un archivo, procedentes de una o

varias entidades productoras

Estructurales: los depósitos archivísticos, las instalaciones

Personales: los profesionales archiveros y sus colaboradores técnicos, especialistas en conservación y

difusión documental

Científicos y técnicos: la gestión y archivística y el servicio documental, las labores de recogida,

organización, conservación y utilización de los fondos.

Todos y cada uno de estos elementos son imprescindibles. Porque para que un archivo sea considerado como tal y no como almacén de papel

viejo o como simple depósito documental de una institución, necesita contar con un contenido (el conjunto orgánico de documentos producidos por

una institución), un continente (los depósitos documentales), un personal (los profesionales capacitados científica y técnicamente para las distintas

labores archivísticas), una gestión archivística (recogida, organización, conservación) y un servicio documental (utilización). Es necesario, pues, tener:

qué conservar y utilizar (los documentos, los fondos documentales producidos por las personas físicas y las instituciones públicas o privadas); dónde

conservar y utilizar (los edificios e instalaciones donde se guarden y reciban tratamiento técnicos esos fondos y donde puedan ser puestos a

disposición de los usuarios); quién debe conservar, dar tratamiento técnico y facilitar la utilización (los archiveros, aquellos profesionales que poseen

las bases técnicas y científicas de la Archivística y de sus ciencias auxiliares, aparte de una preparación jurídico administrativa y una cierta sensibilidad

hacia la Historia y la ciencia en general); y finalmente, cómo conservar y utilizar (teniendo siempre en cuenta los principios generales que configuran a

la Archivística como ciencia).

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Las tecnologías de la información son todas aquellas que permiten la

descripción y automatización de cada uno de los procesos relacionados con la

documentación y que están basadas en la informática y los nuevos soportes

electrónicos. La aplicación de estas tecnologías representa ventajas indiscutibles

para la gestión administrativa, el control de transferencias, de préstamos y

consultas, control de expurgo, el almacenamiento y conservación de la

documentación, para el tratamiento y recuperación de la información, para la

difusión de los fondos y, en definitiva, para aumentar la eficacia y efectividad de

los servicios del archivo.

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según el artículo 4 de la Ley General de archivos:

Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman

son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos

son potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la o directorio que lo contiene. Los informáticos

se les llama así porque son los equivalentes de los archivos escritos en libros, tarjetas, libretas, papel o

microfichas del entorno de oficina tradicional. Los archivos informáticos facilitan una manera de organizar los

recursos para almacenar permanentemente datos en un sistema informático virtual.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, ya que expresan en forma original el desarrollo

histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia radica en comprender el valor que tienen para: la Administración: gobierno,

dependencia, entidad o debe recurrir con a los documentos que han producido o recibido durante su gestión a fin de verificar proyectos,

llevar investigaciones, realizar comparaciones, tomar decisiones, responder tramites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o

requerimientos de los ciudadanos. Con un archivo bien organizado el funcionario no tendrá que partir de cero o invertir su tiempo en

búsquedas infructuosas, elevando los costos de operación, atraso, confusión y en general una deficiente administración.

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Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de

información de un país, por cuanto en su documentación se expresa,

en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y

actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor

que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el

desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de la

cultura y la consolidación de la identidad nacional. Por razones de

orden práctico se explicará cada componente, no sin antes advertir

que no es posible determinar los límites entre uno y otro, toda vez

que en conjunto son interdependientes.

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