Conceito de Planejamento Operacional
Objetivos Operacionais
Análise dos Objetivos
Planejamento do Uso do Tempo
Planejamento de Recursos
Análise dos Riscos
Políticas e Procedimentos
Estrutura Organizacional
Previsão dos Meios de Controle
Estudo de Caso
Definições
• Objetivo: São resultados futuros que se pretende atingir,
que se pretende alcançar dentro de certo espaço de
tempo;
• Planejamento: É o que determina antecipadamente
quais são os objetivos que devem ser atingidos e o que
se deve fazer para alcançá-los;
• Plano: É um curso determinado de ações necessárias
para atingir um objetivo. É o produto do planejamento.
Planejamento
Definições Planejamento estratégico: • Planejamento global;
• Projetado a longo prazo;
• Envolve a organização como uma totalidade.
Planejamento Tático: • Envolve cada área especializada da empresa;
• Projetado a médio prazo;
• Abrange recursos específicos e departamentais;
• Chiavenato - Planejamento Tático;
• Maximiano - Planejamento Administrativo e/ou Funcional.
Planejamento Operacional: • Abrange cada operação; • Projetado a curto prazo;
• Envolve uma tarefa ou atividade.
Conceito - Planejamento Operacional
• Pode ser visualizado como um sistema;
• Inicia por objetivos traçados pelo planejamento Estratégico;
• Executa de forma concreta os planos funcionais;
• “O que fazer” e “como fazer”;
• Tarefas e operações;
• Otimização e maximização de resultados;
• Identifica e determina ações futuras no nível operacional;
• Detalhamento das tarefas e operações;
• Imediatista, focaliza apenas o curto prazo;
• Aborda apenas uma tarefa ou operação;
Objetivos Operacionais
• Especificar cada tarefa ou operação da
organização;
• Explicar como as estratégias funcionais são
realizadas por meio de planos operacionais;
• Definir as ações específicas e concretas
• Permite realizar os objetivos dos níveis anteriores
(funcional e estratégico).
Planos Operacionais
Chiavenato classificou os planos operacionais em quatro tipos:
Procedimentos • Métodos de trabalho e execução.
Orçamentos • Dinheiro, receita ou despesa, dentro de um determinado espaço de
tempo.
Programações • Tempo. Correlação entre duas variáveis: tempo e atividades que devem
ser executadas.
Regulamentos • Comportamento solicitado às pessoas.
Etapas e Ferramentas Operacionais
Já Maximiano, definiu o planejamento operacional nas seguintes
etapas ou decisões principais:
• Análise dos objetivos;
• Planejamento do uso do tempo;
• Planejamento dos recursos;
• Avaliação dos riscos;
• Previsão dos meios de Controle.
Análise dos Objetivos
Planejamento do Uso do Tempo
Planejamento Dos Recursos
Avaliação dos Riscos
Desenho do Cronograma
Elaboração do Orçamento
Estrutura Organizacional
Politicas e Procedimentos
Análise dos Objetivos
Definição: Ponto de partida para elaboração dos Planos Operacionais.
Objetivo:
• Uma situação ou estado futuro desejado;
• A realização de um produto físico ou conceitual;
• A realização de um evento;
• Processo do Planejamento Operacional: divisão de um objetivo em
objetivos menores;
• Forma uma cadeia de meios e fins;
• Pode ser representado por um gráfico chamado estrutura analítica.
Análise dos Objetivos
• É importante exercitar a criatividade;
• Fazer uma lista exaustiva de produtos (ou objetivos);
• Assegurar que o objetivo principal seja realizado;
• Os produtos, de preferência devem ser indicados por substantivos.
A figura a seguir apresenta uma estrutura analítica em forma de árvore:
OLIMPÍADAS DOS
ESTUDANTES DE
ADMINISTRAÇÃO
COMPETIÇÕES PÚBLICO LOCAL
• Atletas e equipes
• Locais de
hospedagem
• Organização das
Competições
• Juízes
• Premiação
• Divulgação do
evento
• Venda de
ingressos
• Orientação para
acesso aos locais
de competição
• Organização dos
locais de
realização das
competições
• Sinalização dos
locais
• Imprensa
Planejamento do Uso do Tempo
Análise dos Objetivos
Identificação das Atividades
Programação do Trabalho
Desenho do Cronograma
• Esforço X Objetivo;
• O esforço se faz por meio de atividades que consomem
tempo.
Planejamento do Uso do Tempo
Para planejar o uso do tempo é essencial:
• Identificar atividades necessárias;
• Estimar a duração;
• Definir sequência e os momentos de início e término;
• Registrar em um Cronograma.
Planejamento do Uso do Tempo
• É necessária para realizar os objetivos;
• Tem por base a estrutura analítica;
• Relaciona-se com o entendimento dos objetivos, criatividade e
experiência;
• Pode envolver estudos e pesquisas;
• Estudo do ciclo de vida do projeto - todas as atividades devem ser
lembradas.
Exemplo de estrutura analítica:
OLIMPÍADAS DOS
ESTUDANTES DE
ADMINISTRAÇÃO
COMPETIÇÕES PÚBLICO LOCAL
• Convocar atletas
e equipes
• Definir e mobilizar
locais de
hospedagem
• Transportar e
hospedar atletas
e equipes
• Definir as chaves
das competições
• Contratar juízes
• Iniciar e encerrar
a Olimpíada
• Divulgar o evento
• Organizar a
venda dos
ingressos
• Organizar e
sinalizar o acesso
aos locais de
competições
• Recepcionar o
público nos locais
• Organizar sistemas
de proteção do
Público
• Identificar e
garantir o uso dos
locais das
competições
• Organizar e
sinalizar os locais
das competições
• Preparar a dala
de Imprensa
• Organizar a
segurança do
local
*Atividades são representadas por verbos na estrutura analítica.
Planejamento do Uso do Tempo
• Distribuição de atividades ao longo do tempo;
• É necessário definir a estimativa de sua duração e decidir seu sequenciamento;
• Transforma as atividades em programas de trabalho
com metas;
• Ações associadas a um calendário.
Planejamento do Uso do Tempo
Programas de Trabalho
• Atividades associadas a prazos;
• A duração das mesmas é estimada.
Sequenciamento
• Ordem das atividades.
Planejamento do Uso do Tempo
Fatores que influenciam o sequenciamento:
Lógica • Atividades interdependentes.
Decisão • Ordem definida arbitrariamente, desde que não viole nenhuma
lógica.
Condicionantes externos • Fatores externos que afetam a lógica das dependências.
Planejamento do Uso do Tempo
• As informações são registradas em uma tabela;
• O preenchimento dessa tabela pode ser feito com o auxílio
de um diagrama de precedências;
• As decisões de programação são representadas por meio
de cronogramas e/ou diagramas de redes.
Exemplo de Tabela de Precedências:
NÚMERO ATIVIDADE DURAÇÃO ATIVIDADE
PRECEDENTE
1 Convocar atletas e equipes 1 mês 2
2 Divulgar o Evento 9 meses 4
3 Realizar a competição 1 semana Todas
4 Organizar o local das competições 6 meses 5
5 Identificar e garantir o uso dos locais para as competições
6 meses 4
6 Definir as chaves das competições 1 mês 1
7 Contratar juízes 1 mês 6
ATIVIDADE 5 Garantir locais das
competições
ATIVIDADE 2
Divulgar o Evento
ATIVIDADE 1
Convocar atletas e
equipes
ATIVIDADE 6
Definir chaves
ATIVIDADE 7
Contratar juízes
ATIVIDADE 4
Organizar locais
ATIVIDADE 3
Realizar competição
Planejamento do Uso do Tempo
• Gráfico de Gantt (Henry Gantt);
• Representação gráfica de decisões;
• Mostra, dentro de um calendário, quando as atividades devem
ocorrer;
• Sua forma mais comum é chamada de cronograma de barras
(tabela matriz);
Formas de desenhar um cronograma: • A passagem do tempo pode ser assinalada em um calendário;
• Por meio de datas limites para realização de atividades.
Exemplo de Cronograma:
• As colunas representam a passagem do tempo;
• As linhas ou barras representam as atividades.
Tempo (meses)
Realizar a competição
Contratar Juízes
Definir chaves
Convocar atletas
Organizar locais
Garantir locais
Divulgar Evento
Planejamento do Uso do Tempo
• São diagramas de precedência que assinalam os tempos
de execução de atividades;
• As atividades e seus tempos são registradas em caixas,
ligadas por meio de setas;
• As setas representam apenas ligação ou dependência das
atividades entre si;
• As atividades são paralelas, portanto há vários caminhos
que vão do início ao fim da rede;
Planejamento do Uso do Tempo
• O caminho mais longo, que consome mais tempo, é
denominado Caminho Crítico;
• As sequências que não fazem parte dele podem ser
atrasadas ou adiantadas;
• O caminho crítico não pode ter atrasos, ou o tempo total
de execução da rede aumenta.
ATIVIDADE 5
6 MESES 6
ATIVIDADE 2
9 MESES 9
ATIVIDADE 1
1 MÊS 1
ATIVIDADE 6
1 MÊS 1
ATIVIDADE 5
1 MÊS 8
ATIVIDADE 5
1 MÊS 2
ATIVIDADE 5
1 MÊS 10
CAMINHO CRÍTICO
Planejamento de Recursos
Define e identifica custos e os recursos necessários para realizar
as atividades.
Categorias principais de recursos:
• Mão de obra;
• Material permanente;
• Material de Consumo;
• Serviços;
• Outras despesas.
Planejamento de Recursos
Principais instrumentos de controle das despesas, estimam os custos totais para
realizar os objetivos.
Para preparação de um orçamento é necessário uma estimativa de custos.
Informações necessárias para preparar um orçamento: • Custo unitário de cada recurso;
• Duração das atividades;
• Custos Indiretos.
O orçamento pode ser apresentado no formato de Cronograma de Reembolsos.
ITENS DE CUSTO JAN FEV MAR ABR TOTAL
Mão-de-obra
Material Permanentes
(Investimentos)
Material de Consumo
Serviços
Outras despesas
Avaliação dos Riscos
DEFINIÇÃO DE RISCOS:
São fatores que afetam a realização ou o resultado
das atividades.
Como avaliá-los?
• Identificação
• Análise
• Planejamento
BAIXO IMPACTO/ALTA
PROBABILIDADE
ALTO IMPACTO/ALTA
PROBABILIDADE
BAIXO IMPACTO/BAIXA
PROBABILIDADE
ALTO IMPACTO/BAIXA
PROBABILIDADE
BAIXO
IMPACTO
ALTO
BAIXA
ALTA
PROBABILIDADE
Avaliação dos Riscos
Empreendedor:
RISCO X OPORTUNIDADE
Avaliação dos Riscos
A imagem a seguir apresenta um plano de identificação e respostas aos riscos para um projeto de mudança de
residência.
Veja como a família pretende lidar com os riscos que
identificou:
RISCO % IMPACTO % RESPOSTAS (AÇÃO
PREVENTIVA)
EVENTO
DEFLAGRADOR
(AÇÃO
PREVENTIVA
PLANO
CONTINGEN-
CIAL (AÇÃO
CORRETIVA)
1 Imóvel de origem não ser vendido
25 Recursos
financeiros não disponíveis
100
Mapear previamente
potenciais compradores
Nenhuma oferta de compra feita
até Ago./03
Solicitar empréstimo
bancário
2
Deixar de receber
correspondências e entregas costumeiras
25 Dificuldades em
ser localizado pelos contatos
25
Fazer lista completa de contatos durante
os nove meses que antecedem a
mudança
Ausência de correspondências
ou entregas de periódicos por um
mês após a mudança
Verificar, durante
quatro meses se há entregas no
enderece antigo
3 Dano a bens durante a mudança
25 Aumento do
custo do projeto 75
Fazer um seguro da mudança
Bem danificado Acionar Seguro
4 Atraso no transporte
10 Aumento do
prazo do projeto 100
Selecionar bem a empresa
transportadora (inclusive veículo)
Transporte não chegar ao destino
no horário
Reservar outro local para pernoite
5
Atraso na preparação do novo apartamento
10 Inviabilização da
mudança 100
Trabalhar com folga no cronograma dos
fornecedores
Móveis e equipamentos
não instalados no prazo desejado
Preparar equipamentos e
móveis alternativos
Políticas e Procedimentos
• São planos operacionais permanentes;
• Políticas definem os critérios que devem orientar a
tomada de decisões para resolução de adversidades;
• Procedimentos especificam quais atividades devem
ser realizadas para cumprir um objetivo.
Estrutura Organizacional
• Funciona como um plano permanente;
• Define as responsabilidades;
• Determina a autoridade;
• Estabelece o sistema de comunicações
dentro da organização.
Previsão dos Meios de Controle
Indica um processo administrativo em que as atividades
são comparadas com o que foi planejado.
Pode avaliar:
• Consumo de recursos;
• Riscos;
• Objetivos e qualquer outra variável incluída nos planos.
Conclusão
O Planejamento Operacional:
• Assegura a execução das tarefas e operações de acordo
com a adoção de políticas e procedimentos;
• Aprimora e potencializa as atividades;
• Sempre há um conteúdo operacional em qualquer tipo de
plano;
• Os planos operacionais se proliferam nas diversas áreas e
funções da empresa;
• Essencial para o desenvolvimento de uma organização;
• Regularidade e otimização das tarefas, para alcançar os
objetivos principais (ou estratégicos) da instituição com
eficiência.