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TECNOLÓGICO SUPERIOR DE XALAPA
INGENIERÍA INDUSTRIAL
MATERIA : ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
GRUPO: 6-A
CAPITULO 1 ,2,3,4
EQUIPO: 2
INTEGRANTES:
CORTES QUINTERO GRACIELA
CALVAPALY PAREDES LIZZETH ABRIL
NAVARRETE HERNANDEZ JUAN CARLOS
PEREZ MATEOS EFRAIN
RAZO GARCIA ALEJANDRO
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CAPITULO 1LA VIDA DE UN PROYECYO
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ATRIBUTOS DE UN PROYECTO
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PROYECTO
Esfuerzo por lograr un objetivo especifico mediante una serie especial de actividades interrelacionadas y la utilización eficiente de los recursos.
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objetivoprogra
macostos
alcance
defineBien
definido
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trabajo
Plena satisfacción del cliente
Calidad deseada
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proyecto
Serie de actividades independien
tes
Actividades no
repetitivas
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proyecto
equipo empresas
recursos
personas
actividadesinstalacione
s
materiales
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proyecto
Vida útil finita
Marco temporal especifico
Tiempo y fecha en
que debe concluirse
Esfuerzo único o de
una sola vez
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proyecto
cliente
Es aquel que aporta los
fondos necesarios
para su realización
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proyecto
Poco de incertidumbre
supone
Antes de iniciar uno , se
prepara un plan a partir de
ciertas suposiciones y estimaciones
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LA CONSECUENCIA EXITOSA DEL OBJETIVO DEL PROYECYO
4 FACTO
RESSATISFACC
ION DEL CLIENTE
PROGRAMACOSTO
ALCANSE
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ALCANCE DE UN
PROYECTO
LLAMADO
ALCANCE DEL
TRABAJO Es el trabajo que debe hacerse para que el aliente se
convenza de que las entregas
Cumplan con los requisitos o
criterios de aceptación
acordados al comenzar el
proyecto
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Costo de un proyecto
Es la cantidad que el cliente se compromete a pagar por la terminación aceptable del proyecto
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Programa de un proyecto
Es el cronograma que especifica cuando empezaran y terminaran las actividades
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UNA VEZ COMENZADO UN PROYECTO , HAY ALGUNAS CIRCUNSTANCIAS
El costo de algunos
materiales
El mal tiempo puede
ocasionar retraso
Hay que rediseñar o modificar una
pieza muy compleja de maquinaria
automatizada
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DIRECTOR DEL PROYECTO
Prevenir , prever , y suministrar ese tipo de circunstancias afín de terminar el alcance del proyecto en el plazo fijado, sin rebasar el presupuesto y satisfacción del cliente.
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UNA BUENA PLANEACIÓN Y COMUNICACIÓN
Indispensable para evitar que ocurran problemas o para atenuar en lo posible el impacto de tienen en el objetivo cuando se presenten
El director debe de ofrecer liderazgo para que el equipo del proyecto consiga el objetivo
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CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Constituida por cuatro fases.
Los proyectos nacen cuando existe una necesidad.
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proyecto
naceCuando una necesidad es
descubierta por el cliente
Las personas o la empresa
dispuestas a aportar los
fondos para que sea atendida
Es decir
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descubre una necesidad , problema o oportunidad
El cliente suele anotar las necesidad y los requisitos en un documento llamado solicitud de propuesta (SDP).
Se define de manera informal la mayoría de la veces.
PRIMERA FASE
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Encontrar una sola solución ala necesidad o al problema
SEGUNDA FASE
Al cliente le presentan una propuesta uno o
mas individuos o empresas que quieren
que les pague por implementarla
El esfuerzo del contratista es lo mas importante
Después de evaluar se firma
un contrato (acuerdo)
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TERCERA FASE
Implementar o poner en práctica la solución propuesta
comienza
Después que el cliente decide cual de las
ofrecidas atenderá .
conocidaEjecución del proyecto
Se planea detalladamente el
proyecto y luego se implementa para
conseguir su objetivo
Cumple el objetivo del proyecto ,
quedando el cliente satisfecho
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CUARTA FASE
Terminar el proyecto
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El ciclo de vida puede abarcar semanas o años.
En el ambiente de negocios es de manera formal y menos formal si lo lleva a cabo una persona.
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El proceso de administración de proyecto significa plantear el trabajo y después trabajar según el plan.Un grupo de personas dedicara horas para cumplir un objetivo.
PROCESO DE LA ADMINISTRACION DE
PROYECTO
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La administración de proyectos muchas
veces puede fracasar en el
objetivo debido a que no ahí una
buena organización, problemas internos dentro del circulo donde se lleva el proyecto y por la mala planeación.
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La administración de proyectos exige
una buena planeación,
programación, organización,
trabajo de equipo, comunicación y
liderazgo.
Si se cuenta con todo esto paso por paso la
probabilidad del proyecto será
exitosa.
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Definir con claridad el objetivo del proyecto. Dividir y subdividir el alcance del proyecto en “piezas” importantes o
paquetes de trabajo. Definir las actividades especificas que es necesario realizar para cada
paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto. Presentar gráficamente las actividades bajo la forma de un diagrama de red. Hacer un estimado de tiempo de la duración que tendrá que completar cada
actividad. Hacer un estimado de costos para cada actividad. Calcular el programa y el presupuesto de un proyecto, para determinar si el
mismo se puede terminar dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos disponibles.
LO PRINCIPAL DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS TIENE QUE LLEVAR LOS
SIGUIENTES PASOS
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La planeación determina que se necesita hacer, quien lo hará, cuanto tiempo se necesita y cuanto costara.
El resultado de este esfuerzo es un plan de línea base.
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El plan de línea base para un proyecto se
puede mostrar en un formato grafico
o tabular para cada periodo
(semana, mes), desde el inicio del proyecto hasta su
termino.
Debe incluir
•Las fechas de inicio y termino de cada actividad.•Las cantidades de los diversos recursos que se necesitaran durante cada periodo.•El presupuesto para cada periodo, así como el presupuesto acumulado desde el inicio del proyecto a través de cada periodo.
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BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS
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el beneficio definitivo de poner en practica técnicas de administración de proyectos es tener un cliente satisfecho , tanto si usted es el cliente de su propio proyecto.
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Es la fase inicial del ciclo de vida del proyecto. Se comienza con el reconocimiento de una necesidad, un problema, o una oportunidad y termina con una emisión de una solicitud de propuesta (SDP). El cliente identifica una necesidad, un problema o una oportunidad para una mejor forma de hacer algo y por consiguiente ve algún beneficio en llevar acabo un proyecto que dará como resultado una mejoría o ventaja sobre la condición existente. Antes de que se prepare la SDP, el cliente tiene que definir con claridad el problema o la necesidad, se tendrá que recopilar información sobre la magnitud del problema.
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SELECCIÓN DE PROYECTOS
En esta etapa se evalúan varias necesidades u oportunidades y luego se decide cuál de ellas se convertirá en un proyecto. Los beneficios y consecuencias, las ventajas y desventajas, los pros y contras de cada oportunidad han de analizarse y evaluarse. Pueden ser cuantitativos y cualitativos, tangibles e intangibles. Los beneficios cuantitativos pueden ser financieros. Una oportunidad puede ofrecer beneficios intangibles: mejorar la imagen pública de la empresa o la solidaridad de los empleados.
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PREPARACIÓN DE UNA SOLICITUD PROPUESTA
El propósito de preparar una solicitud de propuesta es exponer, en forma amplia y detallada, lo que se requiere, desde el punto de vista del cliente, para resolver la necesidad identificada. Una buena SDP permite a los contratistas o al equipo de proyectos comprender qué espera el cliente, de modo que puedan elaborar una propuesta bien preparada que satisfará los requisitos del cliente un precio realista.
Una SDP debe ser amplia y proporcionar información suficientemente detallada para que el contratista o el equipo del proyecto pueda preparar una propuesta inteligente que corresponda a las necesidades del cliente.
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SOLICITUD DE PROPUESTA
Una vez que se ha preparado una SDP, el cliente solicita propuestas al notificar a los posibles contratistas que tiene disponible la SDP. Una forma en que los clientes pueden hacer esto, es identificando por anticipado un grupo seleccionado de contratistas, enviándole a cada uno de ellos una copia SDP.
Otro enfoque para solicitar posibles contratistas es que el cliente publique un anuncio en ciertos periódicos de negocios, en el sentido de que tiene disponible una SDP y dando instrucciones sobre como los contratistas interesados pueden obtener un ejemplar.
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No todos los ciclos de vida de proyectos incluyen la preparación de una solicitud de propuesta por escrito y las posteriores propuestas de los contratistas. En algunos intentos, el ciclo de vida pasa directamente de definir las necesidades a cubrir la fase del proyecto donde se planea y desarrolla el proyecto para satisfacer la necesidad.
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MERCADOCTENIA PREVIA A LA SDP/PROPUESTA
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CONTRATISTAS
CREAR PROPUESTAS SDP
NO ESPERAR A QUE LOS CLIENTE
ANUNCIEN SDP
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CONTRATISTAS (MANTENER COMUNICASION)
CLIENTEAS ANTERIORES Y ACTUALES
INICIAR CONTACTOS CON OTRAS POTENCIAS
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CONTRATISTAS
CLIENTES
IDENTIFICAR AREAS
BENEFIAR
PROYECTO
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PROYECTO
OPORTUNIDADES
PROBLEMAS
NECESIDADES
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TRABJAR ESTRECHAM
ENTECLIENTE
CONTRATISTA
MEJOR POSICION
SELECCIONADO
(GANADOR)
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ACTIVIDADES PREVIAS AL SPD
ESFUERZOS PREVIOS
MERCADOCTENIA O DESARROLLO DE NEGOCIOS
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ACTIVIDADES PREVIAS A LA SPD / PROPUESTA (CONTRATISTA)
NECESIDADES PROBLEMAS
PROCESO DE TOMA DE
DECISION DEL CLIENTE
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DECISION DE LICITADO /NO LICITADA
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ES EL HECHO DE EVALUAR SI SEGUIR O NO ADELANTE CON LA PREPARACION DE UNA PROPUESTA
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DECISION DE LICITAR /NO
LICITAR
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FACTORES
COMPETENCIA
OTROS CONTRATISTAS
TAMBIEN PODRAN PRESENTAR SU
PROPUESTA
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RIESGO
PROYECTO NO TENGA EXITO
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COHERENTE CON LA
DEL NEGOCIO
DEL CONTRATIST
A
MISION
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AMPLIACION DE
CAPACIDADES
EL PROYECTO PROPORCIONARA AL
CONTRATISTA AMPLIAR Y MEJORAR SUS CAPACIDADES
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FONDOS DEL
CLIENTE
CLIENTE TIENE FONDOS
DISPONIBLES PARA SEGUIR CON
EL PROYECYO
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RECURSOS PARA LA
PROPUESTA
PROPUESTA TENGA LA
CALIDAD PARA GANAR
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RECURSOS PARA EL
PROYECTO
EL CONTRATISTA DEBE DE ESTAR SEGURO CON LAS PERSONAS
PARA EL TRABAJO DEL PROYECTO
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DESARROLLO DE UNA PROPUESTA GANADORA
CADA CONTRATISTA DEBE RECORDAR QUE SU PROPUESTA COMPETIRA CON LA DE LOS OTROS , PARA SER SELECCIONADA POR EL CLIENTE COMO LA GANADORA
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PROPUESTADOCUMENTO VENDEDOR
NO INFORME TECNICO
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CONTRATISTA DEBE DE CONVENCER AL CLIENTE DE: COMPRENDE LO QUE EL CLIENTE
ESTA BUSCANDO LLEVAR ACABO EL PROYECTO MAYOR VALOR PARA EL CLIENTE MEJOR CONTRATISTA PARA
SOLUCIONAR PROBLEMAS APROBECHA SU EXPERIENCIA
EXITOSA TRABAJO EN FORMA
PROFESIONAL LOGRARA LOS RESULTADOS COMPLETARA EL PROYECTO DEJARA SATISFECHO AL CLIENTE
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LA PROPUESTA TIENE QUE SER REALISTA , A LOS IJOS DEL CLIENTE EN TERMINOS DE ALCANCE DE OSTO Y EL
PROGRAMA
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REPARACION DE LA PROPUESTA
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ES UNA TAREA DIRECTA REALIZADA POR UNA PERSONA
ESFUERZOREQUERIRA DE UN
EQUIPO DE ORGANIZACIONES
PERSONAS CON DIVERSOS
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
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CONTENIDO DE LA PROPUESTA
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PROPUESTA (3
SECCIONES)
COSTO
ADMINISTRAVITA
TECNICA
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SECCION TECNICA
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OBJETIVO
CONVENCER ALA CLIENTE DE QUE EL CONTRATISTA COMPRENDE LA NECESIDAD O EL PROBLEME Y QUE PUEDE PROPORCIONARLE LA SOLUCION MENOS RIESGOSA Y MAS BENEFICA.
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ELEMENTOS
1: COMPRENSION DEL PROBLEMA
EL CONTRATISTA:COMPRENDE EL PROBLEME O LA NECESIDAD DEL
CLIENTE
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2: ENFOQUE O SOLUCION
PROPUESTA
ALGUNOS P´ROBLEMAS
REQUIEREN DE UNA SOLUCION
ESPECIFICA.
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3. BENEFICIO PARA EL CLIENTE
EL CONTRATISTA DEBE EXPRESAR
COMO LA SOLUCION O EL
ENFOQUE PROPUESTO
BENEFICIARIAN AL CLIENTE.
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SECCION ADMINISTRATIVA
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OBJETIVO
CONVENCER AL CLIENTE DE QUE PUEDE HACER EL TRABAJO PROPUESTO Y LOGRAR LOS RESULTADOS DESEADOS
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ELEMENTOS
1: DESCRIPCION DE LAS TAREAS DE TRABAJO
EL CONTRATISTA DEFINIR LAS TAREAS
PARA LLEVAR A CABO EL PROYECTO
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2: PRODUCTOS O SERVICIOS A ENTREGAR
EL CONTRATISTA DEBE INCLUIR
UNA RELACION DE TODOS LOS
PRODUCTOS O SERVICOS A ENTREGAR
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3:PROGRAMA DEL PROYECTO
EL CONTRATISTA DEBE DE
PROPORCIONAR UN PROGRAMA PARA
REALIZAR LAS TAREAS QUE
COMPLETARAN AL PROYECTO
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4: ORGANIZACIÓ
N DEL RPOYECTO
EL CONTRATISTA DEBE DESCRIBIR
COMO SE ORGANIZARA EL TRABAJO Y LOS
RECURSOS PARA REALIZAR EL PROYECTO.
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5: EXPERIENCIA RELACIONADA
EL CONTRATISTA A FIN DE
CONVENCER AL CLIENTE DEBE
PROPORCIONAR UNA RELACION DE
PROYECTOS SIMILARES QUE HA
TERMINADO.
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6:EQUIPOS E INSTALACIONES
ALGUNOS PROYECTOS
REQUIEREN DE QUIPOS COMO
LAS COMPUTADORAS ,
PROGRAMAS , EQUIPOS DE
MANUFACTURA O INSTALACIONES
DE PRUEBA.
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SECCION DE COSTO
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OBJETIVO
CONVENCER AL CLIENTE DE QUE EL PRECIO DEL CONTRATISTA PARA EL PROYECTO PROPUESTO ES REALISTA Y RAZONABLE.
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1: MANO DE OBRA
ELEMENTOS
COSTOS ESTIMADOS PARA LAS DIVERSAS
CLASIFICASIONES DE
PERSONAS.
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2: MATERIAL
ES
PROPORCIONAR EL COTO DE LOS MATERIALES QUE
NECESITA EL COMPRAR
ELCONTRATISTA PARA EL
PROYECTO
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3: SUBCONTRATIS
TAS Y ASESORES
CUANDO LOS CONTRATISTAS NO TIENES LOS
CONOCIMIENTOS O LOS
RECURSOS PARA HACER CIERTAS
TAREAS DEL PROYECTO
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4: ALQUILER DE EQUIPOS E
INSTALACIONES
EN OCASIONES EL CONTRATISTA TENDRA QUE ALQUILAR EQUIPOS,
HERRAMIENTAS O INSTALACIONES ,
UNICAMENTE PARA EL
PROYECTO
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5:VIAJESSI DURANTE EL PROYECTO SE
REQUIERE VIAJAR
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6:DOCUMENTACION
ALGUNOS CLIENTES
QUIEREN QUE LOS COSTOS SE
MUESTREN POR CEPARADO CON LAS ENTREGAS
DE DOCUMENTOS.
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7:GASTOS INDIRECTOS
LOS CONTRATISTAS AÑADIRAN UN PORCENTAJE A LOS COSTOS DE LA PARTIDA DEL
1 AL 6 PARA CUBRIR SUS
GASTOS INDIRECTOS.
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8:AUMENTOSCUANDO EL PROYECTO NECESITA VARIOS AÑOS
EL CONTRATISTA NECESITA INCLUIR LOS
PRECIOS DE LOS AUMENTOS DE LAS
TASAS DE SALIRIO Y DE LOS MATERIALES
DURANTE EL
PROYECTO.
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9:CONTINGENCIA
UNA CANTIDAD QUE QUIZA
QUIERE INCLUIR EL CONTRATISTA
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10:HONORARIOS O
UTILIDADES1 AL 9 SON COSTOS EL
CONTRATISTA TIENE QUE
AÑADIR UNA CANTIDAD POR
SUS HONORARIOS O UTILIDADES
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CONSIDERACION Y FIJACION DE PRECIOS El contratista debe tener cuidado en no exagerar los precios y en no establecer precios demasiado bajos.
Debe tomar en cuenta las partidas siguientes;
Confiabilidad de los estimados del costo.
Riesgos.
Valor del proyecto para el contratista.
Presupuesto del cliente.
Competencia.
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PRESENTACION DE LA PROPUESTA Y SEGUIMIENTO
Instrucciones acerca de la fecha de vencimiento.
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EVALUACION DE LA PROPUESTA POR EL CLIENTE
Observan primero los precios de
las diversas propuestas.
Eliminan inicialmente
las propuestas con precios
que exceden a sus
presupuestos.
Tarjeta de calificacion
para la evaluacion
de propuestas.
Cada persona en el equipo de evaluacion llena una tarjeta de
calificacion.
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Primero se evalúan las propuestas
tecnicas y administrativas, sin tomar en cuenta el
costo.
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CRITERIOS PARA EVALUAR LAS PROPUESTAS
Cumplimiento
Compresion
Lo correcto y lo practico
La experiencia
La capacidad administrativa
Realismo
Precio
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TIPOS DE CONTRATOS
PRECIO FIJOREEMBOLSO DEL COSTO
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CLÁUSULAS
EXPOSICIÓN FALSA DE COSTOS
APROBACION DE LOS
SUBCONTRATISTAS
PATENTES
DIVULGACIÓN DE
INFORMACIÓN
CONSIDERACIONES
INTERNACIONALES
PAGOS POR PRIMAS/PENA
LIDADES
CONDICIONES DE PAGO
CANCELACION
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Planeación del proyecto
•Definir con claridad el objetivo del proyecto.•Dividir y subdividir el alcance del proyecto en “piezas” importantes o paquetes de trabajo.•Definir las actividades especificas que es necesario realizar para cada paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto.•Presentar gráficamente las actividades bajo la forma de un diagrama de red.•Hacer un estimado de tiempo de la duración que tendrá que completar cada actividad.•Hacer un estimado de costos para cada actividad.•Calcular el programa y el presupuesto de un proyecto, para determinar si el mismo se puede terminar dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos disponibles.
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realización del proyectoEl equipo, dirigido por el gerente, director o líder del proyecto,
pondrá en practica el plan y realizara las actividades o elementos de trabajo de acuerdo a el.
Ejemplo: realización de proyecto para un festival.1) preparar la publicidad
2) Seleccionar voluntarios
3) Organización de juegos, rifas etc.
4) Contratar juegos mecánicos.
5) Identificar a los artistas y construir el escenario.
6) Arreglos para la comida, desde su preparación hasta los puestos.
7) Organización de todos los servicios de respaldo.
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control del proyecto la clave para el control de proyecto efectivo es medir el progreso
real y compararlo con el planeado de forma periódica y oportuna para llevar a cabo acciones correctivas si el
desempeño real es inferior al planeado.
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Establecer el plan de línea base (programa, presupuesto.
Iniciar el proyecto
Durante cada periodo de presentacion de información
Calcular el programa, el presupuesto y los pronósticos del proyecto.
Incluir los cambios en el plan del proyecto (alcance, programa, presupuesto.
Recopilar información sobre el desempeño real (programa costos)
Analizar la situación actual en comparación con el plan (programa, costos).
¿se necesitan acciones correctivas?
Identificar las acciones correctivas e incluir los cambios relacionados.
Esperar hasta el próximo periodo de presentación de informes
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TERMINACIÓN DEL PROYECTOLa cuarta y última fase del ciclo de vida del proyecto es terminarlo.
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El propósito de terminar apropiadamente un proyecto es aprender de la experiencia ganada en el mismo, con el fin de mejorar el desempeño en el futuro.
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La fase de terminación se inicia cuando se completa la realización del proyecto y el cliente acepta el resultado.
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Durante la fase de terminación, el gerente del proyecto debe preparar por escrito una evaluación del desempeño de cada miembro del equipo y mencionar cómo cada uno ah ampliado sus conocimientos como resultado de su tarea, así como las áreas que es necesario desarrollar mas.
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Por último, ningún proyecto exitoso debe terminarse sin algún tipo de celebración. Esto puede ir desde una fiesta informal con pizzas y después del trabajo, hasta un acontecimiento mas formal.
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EVALUACIÓN INTERNA POSTERIOR A LA TERMINACIÓN DEL PROYECTO
Internamente deben realizarse dos tipos de reuniones: las individuales con los miembros del equipo y la de grupo con el equipo de proyecto.
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El gerente del Proyecto debe sostener una reunión individual con cada uno de los miembros del equipo. Las reuniones permiten a los integrantes proporcionar sus impresiones personales del desempeño del proyecto y de lo que se puede mejorar en futuro.
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A continuación se presentan algunos temas que se pudieran discutir bajo cada una de las partidas de la agenda:
1. Desempeño Técnico. ¿Cómo se compara el alcance final del trabajo con el alcance al inicio del proyecto? ¿Se produjeron muchos cambios en el alcance del trabajo?
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2. Desempeño en cuanto a Costos. ¿Cómo se comparan los costos finales del proyecto con el presupuesto original y con el último presupuesto, que incluía todos los cambios importantes en el alcance del proyecto?
3. Desempeño del Programa. ¿Cómo se comparó el programa real del proyecto con el original? Si el proyecto término tarde, ¿Cuáles fueron las causas?
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4. Planeación y Control del Proyecto. ¿Se planeo el proyecto con el detalle suficiente? ¿Se actualizaron los planes en forma oportuna para incluir los cambios?
5. Relaciones con el Cliente. ¿Se hicieron todos los esfuerzos posibles para hacer que el cliente participara en el éxito del proyecto?
6. Relaciones de Equipo. ¿Hubo una sensación de equipo y compromiso con el éxito del proyecto?
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7. Comunicación. ¿Se mantuvo informado al equipo en forma oportuna de la situación del proyecto y de posibles problemas?
8. Identificación y Solución del Problema. ¿Existían mecanismos para que los miembros del equipo identificaran anticipadamente los problemas posibles?
9. Recomendaciones. Con base en la discusión y evaluación de las partidas anteriores por el equipo, ¿Que recomendaciones especificas se pueden hacer para mejorar el desempeño de proyectos futuros?
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RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE De tanta importancia como la reunión interna es
una reunión de evaluación con el cliente, posteriormente a la terminación del proyecto.Los propósitos de esta deben ser determinar si el proyecto le proporciono al cliente los beneficios previstos, evaluar el nivel de satisfacción del cliente y obtener cualquier retroalimentación útil en la relaciones futuras de negocios con éste u otros clientes.
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CANCELACIÓN DEL PROYECTO Pueden existir circunstancias que requieran que
un proyecto se cancele antes de que se termine. Los proyectos también los puede cancelar el
cliente por descontento. El que un cliente descontento cancele
anticipadamente un proyecto puede dañar realmente el negocio de un contratista.