Administrador de
Proyectos Seis Sigma
Documento de Construcción
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Tabla de Contenido
Diagrama del Proceso ........................................................................................................................ 2
Sub proceso Fase ............................................................................................................................ 3
Sub proceso Crear Entregable ................................................................................................... 4
Modelo De Datos ................................................................................................................................. 5
Tablas Paramétricas ............................................................................................................................ 6
Parametrización de la entidad Paramétrica Equipo Seis Sigma ................................... 7
Construcción De Formas .................................................................................................................. 11
Forma Cuadro del Proyecto ....................................................................................................... 11
Forma Detallar Fase .......................................................................................................................13
Formas Globales y de Resumen .............................................................................................. 14
Reglas De Negocio .............................................................................................................................15
Definir Expresiones ........................................................................................................................15
Acciones de la actividad ..............................................................................................................18
Participantes ..........................................................................................................................................19
Configuración De Correos Electronicos .................................................................................... 22
Indicadores ........................................................................................................................................... 25
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Diagrama del Proceso
Las empresas exitosas siempre están buscando nuevas formas de mejorar sus
procesos. Algunas de ellas han encontrado una poderosa fuente de mejoramiento
en la metodología Seis Sigma.
Seis Sigma usa herramientas estadísticas para medir los procesos en términos de
variación y defectos, convirtiendo estos en oportunidades de crecimiento y mejora
para el negocio. Una compañía que utiliza la metodología Seis Sigma es una
compañía que pone la satisfacción de sus clientes primero.
Seis Sigma utiliza el ciclo de mejoramiento de cinco pasos DMAIC (por sus siglas
en inglés: Define, Measure, Analyze, Improve, Control)
La primera fase es Definir, donde se estable cuáles son los objetivos, el
alcance y el resultado que se espera por ejecutar un proyecto Seis Sigma.
La segunda fase en Medir. En esta fase se evalúa el estado actual del proceso.
En la tercera fase, Analizar, donde se deben determinar cuáles son las causas
de los problemas y/o de los defectos.
La cuarta fase en Mejorar, en donde una solución es propuesta.
La última etapa es Controlar. En esta fase se establecen medidas de control
del proceso para evitar que las mejoras sean temporales.
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El Administrador de Proyectos buscando la facilidad y la comodidad en la
elaboración de sus proyectos estandarizó el flujo de información y la ejecución de
las actividades con ayuda de dos sub procesos, Fase y Crear Entregable.
El proceso también cuenta con la opción de modificar o de cancelar el proyecto,
una fase o un entregable en cualquier momento si se requiere. Además es posible
adjuntar la información resultante de todas las reuniones del equipo utilizando el
evento Actas. El evento estará disponible mientras el proyecto esté en ejecución.
Sub proceso Fase
Con el fin de facilitar el manejo de la información el Administrador de Proyectos
Seis Sigma estandarizó las actividades a realizar en cada una de las fases.
A través del sub proceso Fase, el Cinturón Negro del proyecto puede conducir de
manera eficiente y rápida cada una de las fases del proyecto. El sub proceso cuenta
con dos actividades y un sub proceso múltiple.
Las actividades ayudan a establecer la información inicial y final de cada una de las
fases, como es los entregables a utilizar, fechas de ejecución, conclusiones, etc. El
sub proceso múltiple crea de forma secuencial los entregables que se han solicitado
en la actividad Detallar Fase.
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Con el fin de dar flexibilidad al manejo del proyecto, en cada una de las fases es
posible terminar la fase o realizar modificaciones a través del evento Finalizar Fase.
Sub proceso Crear Entregable
El Administrado de Proyectos, utiliza un sub proceso Crear Entregable, con el fin de
poder ejecutar de forma similar las actividades de creación y aprobación de todas
las herramientas utilizadas durante la ejecución del proyecto.
El sub proceso ayuda a la recopilación de toda la información utilizada para la
creación de un entregable, adicionalmente ayuda en el proceso de aprobación
asignando el proceso a las personas responsable de esta.
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Modelo De Datos
El Administrador de Proyecto Seis Sigma utiliza la entidad maestra Proyecto Seis
Sigma como entidad principal, en ella se encuentra información sobre el proyecto,
por ejemplo Fechas de inicio y finalización, Fase Actual, Siguiente Fase, Proyecto
Valido, por nombrar algunas. La entidad está relacionada con otras dos entidades
maestras; tiene una relación uno a uno con la entidad Cuadro del Proyecto y una
relación uno a muchos con la entidad Etapa de Proyecto Seis Sigma, un proyecto
Seis Sigma siempre contiene cinco fases.
La entidad Cuadro del Proyecto tiene toda la información sobre la naturaleza del
proyecto, como Nombre, Fecha, Misión, Alcance, Objetivo y Miembros del equipo
(Cinturón Verde, Cinturón Negro, Patrocinador, Personas Interesadas).
La entidad Etapa de Proyecto contiene la información de cada una de las fases,
Fecha Inicial, Fecha Final, y con ayuda de la entidad maestra Entregables de la Fase,
toda la información referente a los entregables de la fase, Nombre del Entregable,
Archivos y Aprobaciones.
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Tablas Paramétricas
El modelo utiliza tres tablas paramétricas. La primera es Fase, en donde se encuentra
las cinco fases del ciclo DMAIC, la segunda es Entregable, con un listado de todas
las herramientas que comúnmente se utilizan en la elaboración de un proyecto de
Seis Sigma.
La tercera tabla paramétrica se llama Equipo Seis Sigma, en ella se encuentra los
nombres y los roles de las personas que están involucradas en la elaboración de
proyectos Seis Sigma de la compañía. Es importante que el administrador de la
herramienta proporcionada por Bizagi introduzca la información de las personas en
la tabla antes de ejecutar la aplicación. La información de la tabla es indispensable
para el desarrollo del proceso: en la creación de un proyecto varios campos
requeridos que se obtienen de esta tabla deben ser diligenciados para continuar.
De no estar parametrizados, no se podrá avanzar de la primera actividad.
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Parametrización de la entidad Paramétrica Equipo Seis
Sigma
Para realizar la parametrización de la entidad Equipo Seis Sigma debe seguir los
siguientes pasos:
I. Crear los usuarios con la sesión Administrador en la aplicación web. Ingrese
a Admin, Usuarios.
II. Clic en Nuevo Usuario e ingrese la información de todas las personas que
participan en los proyectos.
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III. Luego de ingresar todos los usuarios, ingrese por Admin, en la opción
Entidades.
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IV. Haga clic en la Entidad Personal Entrenado Seis Sigma.
+
V. Haga clic en la Adicionar Personal Entrenado Seis Sigma.
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VI. Ingrese la información de todas las personas ingresadas anteriormente.
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Construcción De Formas
El Administrador de Proyectos Seis Sigma utiliza varias formas que le ayuda en el
manejo de la información de su proceso, facilitando el acceso a toda la información
y archivos que han sido utilizados.
Todas las formas de las actividades cuentan con tres pestañas donde se puede
consultar la información del proyecto, ya sean los comentarios realizados, el Cuadro
del Proyecto o algún archivo creado en alguna etapa del proyecto.
Forma Cuadro del Proyecto
La forma de la actividad Cuadro del Proyecto contiene toda la información del
proyecto, todos los campos son obligatorios, ya que esta información es esencial
para el desarrollo del proyecto.
Para facilidad del ingreso de la información, la forma carga automáticamente las
cinco fases del proyecto, solicitando únicamente las fechas de inicio y fin de cada
una de ellas.
Adicionalmente los miembros del equipo y las personas con los roles de Cinturón
Negro y Cintrón Verde se pueden escoger desde una tabla paramétrica que incluye
toda la información de las personas que tienen los conocimientos para formar parte
del proyecto.
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La forma incluye una validación que solicita ingresar al menos un miembro al equipo
del proyecto.
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Forma Detallar Fase
La forma detallar fase carga de forma automática una lista de entregables sugeridos
para cada fase, es posible adicionar otro si se requiere. Como se mencionó antes,
la forma cuenta con tres pestañas donde se puede consultar rápidamente la
información del proyecto, ya sean los comentarios que se han realizado o los
archivos de cualquier etapa del proyecto.
Los entregables se cargan desde una tabla paramétrica, donde una secuencia de
ejecución de cada uno de ellos es sugerida, para mostrar los entregables en esté
orden se utiliza la propiedad de la grilla Ordenar por Atributo.
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Formas Globales y de Resumen
El proceso utiliza dos formas, una muestra la información de la fase y la segunda la
información de los entregables, toda la información se presenta como no editable.
Forma de resumen de la fase.
Se puede visualizar la información que contiene la forma al momento de finalizar la
actividad o cuando se da clic desde el proceso en la Stop light.
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Forma de resumen del Entregable.
Reglas De Negocio
Definir Expresiones
Buscando la flexibilidad de su proceso, el Administrador del Proyecto utiliza varias
compuertas para indicar el camino a seguir.
En el proceso padre, Administrador de Proyectos se utilizan tres compuertas:
La primera compuerta valida si el proceso es válido, de ser así el proceso va a la
primera etapa del ciclo DMAIC, Definir, si no debe cancelar el proyecto.
Después de terminar una fase, se debe validar si el posible continuar con la siguiente
fase o si es necesario realizar alguna modificación del proyecto.
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El proceso cuenta con un evento llamado Actas, este evento debe estar disponible
mientras el proyecto no termine, por esta razón la compuerta valida si el proceso
no ha terminado.
El proceso Crear Entregable tiene dos compuertas.
La primera compuerta valida si el entregable ha sido aprobado, de no ser así, el
proceso regresa a la actividad Crear Entregable, de lo contrario el proceso continúa
a la segunda validación.
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La segunda compuerta valida si es necesaria una validación adicional. El número de
aprobaciones depende del tamaño del proyecto y de la empresa. Para el proceso
se necesitan dos validaciones de ser necesarias más se puede configurar fácilmente.
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Acciones de la actividad
El proceso tiene varias reglas de negocio, las principales son:
Al entrar en la actividad Cuadro del Proyecto se agregan de forma
automática las cinco fases del ciclo de mejora DMAIC.
En la actividad Detallar Fase se deben incluir los entregables o
herramientas estadísticas sugeridas por el proceso de forma automática.
En la forma Detallar Fase se sugiere una lista de entregables para escoger,
es posible que no se selecciones todos, por lo cual es importante eliminar
aquellos que no fueron seleccionados.
Al Salir de la actividad Finalizar Fase y no es necesario realizar ningún
cambio en el proyecto se debe asignar la siguiente fase a ser ejecutada.
Al finalizar un entregable se deben realizar dos aprobaciones, cada vez
que se aprueba el entregable se agrega un registro a la grilla Registro de
Aprobaciones, si en determinado caso el entregable no es aprobado se
borran todos los registros y se debe empezar el proceso de nuevo.
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Participantes
Para la definir quién debe realizar cada tarea se utilizan roles. En el quinto paso del
asistente, de clic en definir participantes.
Modificar Proyecto, Detallar Fase y Finalizar Fase son ejecutadas por la
persona que tenga el rol de Cinturón Negro.
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La actividad Crear Entregable es ejecutada algún miembro del equipo.
La actividad Aprobar entregable es ejecutada por el Cinturón Negro y el
Cinturón Verde del proyecto.
Para asignar la tarea se utiliza una regla que cuenta el número de registros de
aprobación. Si es la primera aprobación del entregable, esta debe ser realizada por
el Cinturón Verde.
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Si el entregable ya ha sido aprobado, la tarea debe ser ejecutada por el Cinturón
Negro.
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Configuración De Correos Electrónicos
El proceso Administrador de Proyectos Seis Sigma tiene creados cuatro correos
electrónicos que se utilizan para el envío de información acerca de información
importante del proyecto.
Al salir de la actividad Modificar Proyecto se envía el siguiente correo al
Patrocinador del proyecto, al Cinturón Verde y a todos los integrantes del
proyecto.
Al salir de la actividad Cancelar Proyectos se informa de la cancelación a
todos los miembros de equipo.
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Al salir de la actividad Finalizar Entregable se envía un correo con el resultado
del entregable.
Para que estos puedan ser enviados correctamente dentro de su empresa, es
necesario que se configure correctamente el servidor de correo (Servidor SMTP). El
envío de correos en la proyecto viene activado pero sin la configuración
personalizada.
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Ingrese en Bizagi Studio a la pestaña de Configuración. Allí de clic sobre Entorno y
seleccione la opción de Popular. En esta opción debe activar el envío de
notificaciones y digitar el nombre del Servidor SMTP, así como la cuenta de la que
se enviarán los correos, como se muestra en la imagen a continuación.
Para más información referirse a los siguientes artículos:
Configuración de ambiente:
http://help.bizagi.com/bpmsuite/en/index.html?configuracion_de_ambientes.htm
Servidor SMTP:
http://help.bizagi.com/bpmsuite/en/index.html?smtp_configuration.htm
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Indicadores
El éxito de un gerente recae en la habilidad que tenga para tomar decisiones para
evitar el fracaso de sus proyectos.
Bizagi ofrece la posibilidad de realizar consultas, de esta forma el administrador
puede saber el estado de los proyectos que cumplan los criterios de búsqueda
solicitados. Algunos criterios son:
Porcentaje de avance
Nombre del proyecto
Fase actual
Fecha inicial
Fecha final
Líder del proyecto (Cinturón Negro)
A través de las consultas es posible conocer información como, el número de
proyectos en la fase Definir, número de proyectos con días de retraso, o tener
información referente al desempeño del Cinturón Negro (Líder del proyecto).
Por ejemplo el desempeño de un líder se puede medir dependiendo del número
de proyectos con atraso que tenga bajo su mando.
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Los resultados de la consulta de pueden mostrar gráficamente. La imagen muestra
el número máximo y el promedio de días de retraso de todos los proyectos
liderados por el Cinturón Negro escogido.
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Las consultas son una herramienta útil para proporcionar información para la
creación de indicadores. Algunos sugeridos son:
% de proyectos con días de atraso
% de proyectos por líder
% de proyectos en cada fase.
Para más información visite:
http://help.bizagi.com/bpmsuite/en/index.html?analisis_grafico_.htm