Administración del tiempo
Administración del Tiempo
Tutora: Ing. Scarleth Pérez
Administración del tiempo
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INTRODUCCIÓN
El hombre, que ha sido capaz de crear vehículos para la conquista del espacio, a
menudo es incapaz de lograr un entendimiento con su vecino de enfrente, con sus
compañeros de trabajo y consigo mismo.
Se admite que alrededor de 80% de los problemas serios que aquejan a las
organizaciones modernas se refieren al factor humano. Por otra parte, las ciencias
tecnológicas, que tratan de cosas, se han desarrollado mucho más rápido que las
ciencias que estudian a las personas. Sufrimos un desequilibrio desastroso entre la
tecnología y el humanismo.
Paul Hersey y Kenneth Blanchard en su libro “La Administración y el comportamiento
humano”, nos dicen que de cada 30 dólares gastados en investigación en USA, 29 son
invertidos en cosas y sólo uno en personas.
En los países de América Latina, con sus problemas de marginación, corrupción,
subdesarrollo y desorganización atávica, la necesidad de actitudes humanistas es aún
más apremiante.
Administración del tiempo
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ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
La administración del tiempo es revisar y analizar
nuestros conceptos sobre la correcta aplicación del
tiempo. Este tutorial intenta dar a conocer las
herramientas que pueden apoyar al correcto uso del
tiempo, está enfocado a la "Administración del
tiempo" como a una aplicación administrativa de
producción, administrar el tiempo realmente significa
administrarse uno mismo, de tal manera que se pueda
optimizar el rendimiento del tiempo de que se
dispone. El tiempo es una simple medida.
Definición de Tiempo: El tiempo es una magnitud física con
la que medimos la duración o separación de
acontecimientos, sujetos a cambio, de los sistemas sujetos
a observación; esto es, el período que transcurre entre el
estado del sistema cuando éste presentaba un estado X y el
instante en el que X registra una variación perceptible para
un observador (o aparato de medida).
El tiempo permite ordenar los sucesos en secuencias,
estableciendo un pasado, un futuro y un tercer conjunto de
eventos ni pasados ni futuros respecto a otro.
El tiempo es uno de los recursos más apreciados, es un bien
que no se puede ahorrar, controlar o recuperar, por eso es
importante aprender a organizarse y administrarlo
efectivamente.
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Capítulo I
TIEMPO
¿Un enemigo o un aliado?
OBJETIVOS
Los participantes quedarán concientizados de que el buen o mal manejo del tiempo
puede dar la diferencia entre una vida plena y productiva y una existencia incolora e
improductiva.
Sabrán señalar y explicar los dos estilos fundamentales del mal manejo: por exceso
de actividades (congestión) y por defecto (vacío).
Podrán describir y analizar la relación entre tiempo desperdiciado por el personal de
las empresas, y dinero desperdiciado en las mismas.
Conocerán algunos puntos sobresalientes del movimiento mundial en pro del buen
uso del tiempo, y quedarán motivados a incorporarse a él, en alguna manera, para
beneficiarse y enriquecer su propia vida.
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Un problema de suma actualidad
Como apoyo audiovisual sobre el manejo del tiempo, existe una película que ha llegado
a ser clásica: la de Peter Drucker, empieza con esta frase: “Ser ejecutivo significa no
tener tiempo”. Y todos o casi todos contamos con evidencia de primera mano de que
así es.
Pero no hay que cerrarse en el horizonte reducido de los ejecutivos, también muchas
personas que no lo son han vivido una y mil veces la experiencia de estar agobiadas y
confundidas por la desproporción que hay entre las muchas tareas y el poco tiempo; la
vivencia de “hacerse bolas”, de sentirse presionado más de la cuenta, de no alcanzar a
hacer lo que se debe y de sentirse incapaz de disfrutar y relajarse.
Así es la vida moderna, apretada de estímulos, compromisos, prisas, interrupciones,
desplazamientos y distancias que hay que recorrer con cotidiana frustración. Sobre
todo es así en las grandes metrópolis y en las grandes empresas. Un reflejo casero es la
impuntualidad.
Debe haber una técnica del manejo del tiempo que explique la paradoja y aquí nos
proponemos a buscarla.
También se da el polo opuesto a la angustia y el frenesí, el de las personas que no
tienen que hacer, que perciben las 24 horas del día como un vasto y monótono galerón
que no se puede amueblar por falta de muebles; personas que no saben cómo “matar
el tiempo”, que caminan a tientas por la vida sin saber bien adónde ni cómo ni para
qué.
Una preocupación para las empresas
Todas las empresas manejan sus finanzas a través del tiempo; tiempo de organizar,
tiempo de fabricar, tiempo de comprar, tiempo de vender, etc.
Hay aquí un aspecto particularmente grave de la mala administración del tiempo, y es
impresionante la cantidad de personas que no se han concientizado de él: en las
empresas y, en general, siempre que alguien tiene empleados, se tiene a creer que se
paga por “X” trabajo; pero la realidad es que se paga por “X” tiempo; los salarios son
quincenales o mensuales, y se otorgan al cumplimiento de determinadas jornadas de
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presencia. El tiempo de los empleados es dinero de la empresa, el tiempo de los
funcionarios es dinero de la institución. Si este tiempo no está bien empleado, el
patrón está pagando un dinero que va, una y otra vez, al bote de la basura. El tiempo
mal gastado es dinero mal gastado.
Se afronta el problema
En los siglos pasados el tiempo fue casi siempre objeto muy atractivo de estudio. Lo
escudriñaron los poetas en sus finas intuiciones, los filósofos en sus especulaciones y
los teólogos en sus revelaciones y en sus dogmas y liturgias.
Ahora el hombre común y corriente empieza a ver en el tiempo un artículo de primera
necesidad y, por lo mismo, precioso y preciado. Parece que con el uso del tiempo
sucede una cosa análoga a lo que sucedió hace siglos al empleo del espacio: que de ser
una posesión banal (en la época de los nómadas, el espacio no era una propiedad
valiosa, ni siquiera una propiedad) ha pasado a ser la más apreciable riqueza: en la
metrópoli moderna unos pocos metros de tierra pueden constituir una verdadera
fortuna.
Se valoriza hoy el tiempo de trabajo y el tiempo de la vida. No es sino muy natural que
sean los países más notables por su dinamismo, como Japón, USA, Francia y Alemania,
los que sobresalen por su interés en estudiar e investigar el tema del tiempo.
Existen instituciones completas dedicadas al manejo del tiempo, como la de Alan
Lakein, cuya empresa de asesoría y capacitación ha ganado millones de dólares
enseñando a la gente cómo administrar tan valioso recurso.
En Chicago existe un Centro de Investigación del Ocio. La Universidad de Florida del
Sur, en Tampa, maneja el Institute for Studies of Leisure; En Washington la National
Recreation and Park Association, publica desde 1969, el Journal of Leisure Research. En
Annecy, Francia, se echó a andar en 1956 el Groupe International des Sciences Sociales
et du Loisir, convertido más tarde en Comité de Recherche du Loisir et de la Culture.
En Praga ha funcionado desde 1968 el Centre Européen du Loisir. En México, que no es
ni con mucho un vanguardista, se ofrece ya la carrera de Administrador del Tiempo
Libre (en la Y.M.C.A. de la ciudad de México).
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Se podría resumir la importancia del tiempo en la declaración de ed Carlson, presidente
de una de las más grandes compañías aéreas del mundo, la United Airlines: “El tiempo
es el elemento más precioso que tengo, aparte de la buena salud y el buen
metabolismo”.
Ejemplo de Gráfico de Pastel del tiempo.
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PRÁCTICAS
Nota: La duración de cada práctica dependerá de muchos factores, uno de los cuales
será el tamaño del grupo. A título de orientación se señala en cada caso un tiempo
aproximado suponiendo un grupo de 15 personas. Téngase en cuenta, además que en
general será suficiente que se realicen 2 ó 3 de las prácticas que aparecen en cada
capítulo.
1. Presentarse todos en una ronda y expresar los motivos del interés en el tema del
manejo del tiempo (tiempo: 30 min).
2. Dialogar sobre el papel de la impuntualidad (propia y ajena) en la experiencia
propia (tiempo: 20 min).
3. Responder al cuestionario de sondeo: “Cómo manejo mi tiempo”.
4. Elaborar un gráfico de pastel de cómo se maneja el tiempo, trazar sectores para
las diferentes actividades, asignándoles superficies proporcionales al tiempo que
se le dedica. Prender con un alfiler el gráfico de pastel en la camisa o blusa.
Caminar lentamente en silencio por la sala, mirando los gráficos de los
compañeros. Luego hacer comentarios (tiempo: 30 min).
5. Comentar: ¿Es frecuente que nuestra institución traduzca el dinero de la nómina
en términos de tiempo eficaz? ¿Por qué sí o por qué no? (tiempo: 20 min).
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Cómo manejo mi tiempo
A continuación hay diez afirmaciones sobre el manejo del tiempo. Encerrar en un círculo la que
corresponda en cada punto.
1) Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.
Casi nunca
Frecuentemente
A veces
Casi siempre
2) Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito.
Casi nunca
Frecuentemente
A veces
Casi siempre
3) Diariamente hago una lista de “pendientes”, los organizo según su importancia y trato de
manejarlos en ese orden.
Casi nunca
Frecuentemente
A veces
Casi siempre
4) Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utópicas,
improductivas o ambas.
Casi nunca
Frecuentemente
A veces
Casi siempre
5) Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar la crisis y lo inesperado.
Casi nunca
Frecuentemente
A veces
Casi siempre
6) Delego satisfactoriamente buen aparte de mis actividades.
Casi nunca
Frecuentemente
A veces
Casi siempre
7) Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y
decidiendo sobre ella.
Casi nunca
Frecuentemente
A veces
Casi siempre
8) Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones.
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Casi nunca
Frecuentemente
A veces
Casi siempre
9) Soy capaz de decir “no” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo.
Casi nunca
Frecuentemente
A veces
Casi siempre
10) En forma habitual practico la relajación para reducir las tensiones.
Casi nunca
Frecuentemente
A veces
Casi siempre
Calificar como sigue:
4 puntos por cada “casi siempre”.
3 puntos por cada “frecuentemente”.
2 puntos por cada “a veces”.
1 punto por cada “casi nunca”.
Sumar los puntos obtenidos.
Si la suma es:
10 a 25
25 a 30
30 a 35
35 a 40
La calificación será:
Mal, debes preocuparte.
Bien, pero puedes mejorar.
Muy bien.
Excelente.
(Tiempo: 60 min)