Ci fato¿mill ,..umaav DI ,: ,.., •3:U ..
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
DE GESTION (MECI - CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 1 DE 25
ACTA No. 018 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN AL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI- CALIDAD), COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD.
OBJETIVO: Mantener informada a la Alta Dirección sobre los resultados de la evaluación practicada por el
Grupo de Trabajo de Control Interno de la Entidad; en forma sistemática e independiente al funcionamiento,
cumplimiento y resultado de los objetivos, procesos, planes y programas, entre otros, analizando las
debilidades y fortalezas de los controles implementados, utilizando para ello los Principios y Técnicas de
Auditoría generalmente aceptados; presentar las recomendaciones necesarias para el mejoramiento continuo
de los instrumentos del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD, con base en las evidencias analizadas y efectuar seguimiento permanente al cumplimiento de éstas (acciones correctivas y/o acciones preventivas).
FECHA DE LA REUNIÓN: Diciembre 15 de 2015.
LUGAR: Sala de junta del tercer piso.
INTEGRANTES:
• Dr. JAIME LUIS LACOUURE PEÑALOZA, Director General.
Dr. LUIS ALFREDO ESCOBAR RODRIGUEZ, Secretario General.
Dr. JOSE JAIME AZAR MOLINA, Subdirector de Prestaciones Sociales.
Dr. MAURICIO ALEJANDRO VILLANEDA JIMENEZ, Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
Dra. MARIA MARGARITA CARDENAS CORTES, Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
Dr. CIRO JORGE SANCHEZ CASTRO, Jefe del Grupo de Trabajo Control Interno.
INVITADOS: Dr. LUIS ALBERTO SEGURA BECERRA, Coordinador GIT Gestión Bienes y Servicios Administrativos.
Dra. LUZ FANY VACA GUTIERREZ, Coordinadora del GIT Presupuesto y Gestión de Cobro Persuasivo.
Dr. JULIO CARDENAS LAZZO, Coordinador GIT Contabilidad.
Dra. RITA OMAIRA MARTINEZ AVELLANEDA, Coordinador GIT Tesorería.
II> Dra. MARIA ALEJANDRA OTERO PLATA, Coordinadora del GIT Gestión Prestación Servicios de Salud.
Dr. HUMBERTO MALAVER PINZON, Coordinador GIT Gestión Prestaciones Económicas.
INDIRA VANESSA IRIARTE MOSQUERA, Profesional de Subdirección de Prestaciones Sociales.
Ing. LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO, Profesional del Grupo de Trabajo Control Interno.
Ing. DEMA CONSUELO FERNANDEZ RODRUIGUEZ, Profesional de la Oficina Asesora de Planeación Y
Sistemas.
Ing. YAJAIRA KARINA GONZÁLEZ PELÁEZ. Profesional de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
Ases Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
• (7 (FirMIPPIII: 1unit:N “..,:
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI - CALIDAD )
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 2 DE 25
MINSALUD
DESARROLLO DE LA REUNIÓN:
El presente informe es presentado por la Ing. Lina Alejandra Morales, profesional del Grupo Interno de Trabajo Control Interno.
1. RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS AL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD)
Información revisada:
RESULTADOS DE EJECUCIÓN DE LOS PROGRAMAS ANUALES DE AUDITORIAS PARA EL I SEMESTRE DE 2015,
Resultados de la revisión: Mejora del SIG Mejora del servicio Aplicación de recursos
Resultado de Auditorias de Calidad, S.E.I, y Seguimiento
TIPO DE AUDITORIA No. AUDITORIAS PROGRAMADAS
No. AUDITORIAS EJECUTADAS
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO
CALIDAD 14 14
100% S.E.I. 46 46
SEGUIMIENTO 11 11
Durante el I semestre de 2015 se realizaron: 14 auditorías de Calidad, 46 auditorías de
Evaluación Independiente, 11 auditorías de Seguimiento a los Planes Institucionales las cuales
estaban programadas y fueron ejecutadas al 100% en términos de oportunidad. Así mismo fue
realizada por parte del ente certificador la primera visita de seguimiento a la recertificación 2014-2017.
Durante la ejecución de las diferentes auditorias se encontraron las siguientes No conformidades
así: 62 No conformidades reales y 53 No conformidades potenciales, para un total de 115 no conformidades durante el I semestre de 2015. Las mismas se encuentran documentadas en su totalidad, pero no todas se encuentran ejecutadas al 100%.
Desglose detallado de los
resultados:
e
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
•
(Y tEPtIMPPit 1(10h4M hi álloall
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI - CALIDAD )
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN O NI I N SALU o
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 1 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 3 DE 25
Resultado de Auditorias de Seguimiento a los Planes Institucionales
SECILITIVIIEINTTO A PLANES
AUDITORIA SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL (COR, CALIDAD Y CONTROL INTERNO)
POFt.CNTAJE DE CUMPLIMIENTO
50%
AUDITORIA SEGUIMIENTO AL PLAN DE MANEJO DE RIESGOS 52%
MEDICION A LA GESTION DE LOS PROCESOS A TRAVES DEL PLAN DE ACCION I SEMESTRE DE 2015
85%
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO A LA MATRIZ AGREGADA DE INDICADORES ESTRATEGICOS 9"
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO A LA MATRIZ AGREGADA DE INDICADORES POR PROCESOS
92%
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE FORTALECIMIENTO DEL SIG. 38%
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO 58%
Esta tabla indica el porcentaje de cumplimiento de los Planes Institucionales a junio 30 de 2015, obteniendo el porcentaje de cumplimiento más bajo el Plan de Fortalecimiento del SIG con 38%, El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano obtuvo un nivel de cumplimiento del 58%, este plan debe tener siempre un porcentaje de cumplimiento del 100%.
Resultado de Auditorias Médica
TIPO DE AUDITORIA No DE AUDITORIAS PROGRAMADAS
No DE AUDITORIAS EJECUTADAS
CUMPLIMIENTO
Medicas 907 907 100%
Durante el primer semestre del 2015, se realizaron 907 visitas de auditorías a las IPS incluidas en la red de prestadores a nivel Nacional, a efectos para revisar los diferentes procesos de atención y determinar el cumplimiento de los parámetros de calidad establecidos en el plan de beneficios y condiciones. Estás auditorias equivalen al 100% de las programadas en el semestre.
Adicionalmente se realizaron 86 visitas de auditoria, que corresponden a un mayor número
1 )\, Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
Retroalimentación del Ciudadano
Durante el I semestre de 2015 se presentó un informe consolidado de petición, quejas, reclamos y sugerencias de la siguiente forma:
Recepción de Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias Clasificadas por Servicios
SERVICIOS TOTAL PENDIENT
E RESUELTAS PORCENT
AJE CONSULTA EXTERNA 585 6 579 42% HOSPITALIZACIÓN 39 0 39 3% CIRUGÍA 123 1 122 9%
URGENCIAS 31 0 31 2% MEDICAMENTOS 364 2 362 26% COMPLEMENTO DIAGNÓSTICO Y TERAPÉUTICO
120 0 120 9%
ADMINISTRATIVAS 46 0 46 3% VALORACIONES MÉDICO LABORALES 15 0 15 1% QUEJAS SERVICIOS DE SALUD 11 0 1 1 1% ATENCIÓN A LOS USUARIOS POR PARTE DE FUNCIONARIOS DEL FPS
12 0 12 1%
AFILIACIONES 7 0 7 1% CARNETIZACIÓN 3 0 3 0% PRESTACIONES ECONÓMICAS 1 0 1 0% OTRO 26 0 26 2% TOTAL 1383 9 1374 100%
Desglose detallado de los
resultados'
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
• r 11U,Zil'IWIL;(111i:If ,:¿ :,.
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI - CALIDAD )
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
,
MINSALUD
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 4 DE 25
Acuerdos; incluyendo la aplicación de acciones de
mejora:
realizado en algunas localidades, debido a la necesidad de desplazarse a los puntos de
atención del servicio de salud en forma adicional a lo establecido para evaluar y dar solución a
dificultades en la prestación de los mismos.
N/A
2. SATISFACCIÓN, RECLAMOS Y RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE
Análisis de la satisfacción de los
clientes: INFORME DE PERCEPCIÓN QUEJAS Y RECLAMOS
Resultados de la revisión: Mejora del SIG X Mejora del servicio X Aplicación de
recursos •
•
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
C7 f1Y ,, 'P Will- (191:ii:. t i)14:1..1:
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI - CALIDAD )
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN (1) MINSALUD
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 5 DE 25
v El servicio que presento mayor número de PQRS fue el de consulta externa con un total de 585 peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, el servicio que menos presento PQRS fue el de prestaciones económicas con un total de una (1) petición.
Recepción de Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias Clasificadas por División
DIVISION ENERO
MES FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
ANTIOQUIA 9 7 12 9 8 10 CENTRAL 71 70 73 37 53 45
MAGDALENA 44 41 76 76 59 75 PACIFICO 70 69 55 53 51 61
SANTANDER 46 50 54 47 22 30 TOTAL 240 237 270 222 193 221
•:• La división que mayor presento PQRS fue la división del Magdalena con 371, y la que menos presento fue la de Antioquia con 55 PQRS, la división de Central presento 349, la división del Pacifico 359 y la división de Santander 249.
Recepción de Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias Clasificadas en Término, Fuera de Termino y Pendientes
MES EN TERMINO
RESPONDIDAS FUERA DE TERMINO
PENDIENTE TOTAL
ANTIOQUIA 20 32 3 55 CENTRAL 81 262 g 349
MAGDALENA 314 57 0 371 PACIFICO 279 80 0 359
SANTANDER 167 82 0 249 TOTAL - 861 513 9 1383
62% 37% 1%
•:•
Se recepcionaron un total de 1383 peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS), de las cuales se respondieron en término 861 para un nivel de cumplimiento del 62%, fuera de término 513 que equivale al 37% y pendientes por resolver 9 que equivale al 1%.
Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias Recepcionadas por la Superintendencia Nacional de Salud (SUPERSALUD)
Durante el periodo evaluado se recepcionaron 572 peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) de las cuales 7 quedaron pendientes.
•
C7fErlouptiligliow1V PI ilit0':B , ;
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI - CALIDAD )
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN s Zi M INSALUD
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 6 DE 25
Recepción de Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias Clasificados en Término, Fuera de Término y Pendientes.
MES RESPONDIDAS EN TERMINO
FUERA DE TERMINO
PENDIENTE TOTAL
ANTIOQUIA 14 29 1 44
CENTRAL 34 209 6 249
MAGDALENA 92 34 0 126
PACIFICO 80 56 0 136
SANTANDER 15 2 0 17
TOTAL 235 330 7 572
41% 58% 1%
v Se recepcionaron 572 peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, de las cuales se
tramitaron oportunamente 235 para un nivel de cumplimiento 41%, quedaron fuera de
término 330 que equivale al 58% y 7 PQRS quedaron pendientes que equivale al 1%.
Recepción de Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias Clasificadas por División
DIVISIÓN MES
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
ANTIOQUIA 6 5 9 8 7 9
CENTRAL 48 42 59 33 35 32
MAGDALENA 13 23 25 33 15 17
PACIFICO 21 26 28 24 17 20
SANTANDER 4 7 2 1 2 1
TOTAL 92 103 123 99 76 79
•:- La división que mayor presento PQRS fue la división Central con 249, y la que menos
presento fue la de Santander con 17 PQRS, la división de Antioquia presento 44, la
división del Pacifico 136, y la división del magdalena 126.
Recepción de Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias Clasificadas por Servicios
SERVICIOS TOTAL PENDIE
NTE RESUELT
AS PORCENT
AJE
CONSULTA EXTERNA 234 4 230 41%
HOSPITALIZACION 21 0 21 4%
CIRUGÍA 44 1 43 8%
URGENCIAS 10 0 10 2%
MEDICAMENTOS 187 2 185 33%
COMPLEMENTO DIAGNÓSTICO Y TERAPÉUTICO 27 0 27 5%
ADMINISTRATIVAS 18 0 18 3%
VALORACIONES MÉDICO LABORALES 9 0 9 2%
QUEJAS SERVICIOS DE SALUD 2 0 2 0%
ATENCIÓN A LOS USUARIOS POR PARTE DE 11 0 11 2%
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
•, DI
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA Itf"EGRAL DE GESTION (MECI - CALIDAD
VERSIÓN: 1
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
CÓDIGO: ESDESDIGF012 1 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008
() MINSALUD
PAGINA 7 DE 25
FUNCIONARIOS DEL FPS AFILIACIONES 7 0 7 1% CARNETIZACIÓN 2 0 2 0% OTRO 0 0 0 0% TOTAL 572 7 565 100%
•:• El servicio que presento mayor número de PQRS fue el de consulta externa
de 234 peticiones, quejas, reclamos y sugerencias y el servicio que menos PQRS fue el de carnetización con 2.
Consolidado Por Proceso o Dependencia de las Peticiones, Quejas, Reclamos Sugerencias.
con un total
presento
y
PROCESO O DEPENDENCIA ENCARGADO TOTAL PETICIONE S EN
TRAMITE
PETICIONE
RESUELTO S
GESTIÓN SERVICIO DE SALUD 155 7 148 GESTIÓN DE PRESTACIONES ECONÓMICAS 106 14 92 PATRIMONIOS 1 0 1 G.I.T. GESTIÓN CONTABILIDAD 3 0 3 G.I.T. GESTIÓN TESORERÍA 3 0 3 G.IT. GESTIÓN BIENES Y COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS O O O ARCHIVO GENERAL 51 0 51 DIRECCIÓN GENERAL 17 1 16 ASISTENCIA JURIDICA 21 5 16 ATENCION AL CIUDADANO O O O G.I.T GESTIÓN TALENTO HUMANO O O O GESTION DE COBRO 2 0 2 SECRETARIA GENERAL O O O SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES ECONOMICAS 14 1 13 GESTIÓN DE TICS O O O TOTA DE PETICIÓNES 373 28 345
v Se presentaron un total de 373 PQRS en las diferentes dependencias, de las
se respondieron y 28 quedaron en trámites. De los procesos que más
quejas, reclamos y sugerencias se presentaron fue en el proceso de Gestión
de Salud con un total de 155, respondiendo 148 y quedando en trámites 7.
cuales 345
peticiones,
Servicios
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
•
C7 n EnDlIPP!(1,11MIWil; Pi ,D E, 1
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL CALIDAD) DE GESTION (MECI •
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI - CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN i INSALUn
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 8 DE 25
Comparativo
2015).
de Petición, Quejas, Reclamos y sugerencias (II Semestre 2014 y I Semestre
DIVISIONES I SEMESTRE 2015 II SEMESTRE 2014 VARIACIÓN YI O
DIFERENCIA
ANTIOQUIA 55 58 -3
CENTRAL 349 61 288
MAGDALENA 371 303 68
PACIFICO 359 455 -96
SANTANDER 249 268 -19
TOTAL 1383 1145 238
•:- Comparado el número de (PQRS) recibías en el I semestre de 2015, con la recibidas
durante el II semestre de 2014, se evidencia un aumento del 17 % es decir, 238
peticiones, quejas y reclamos más que las recibidas en el semestre anterior, el aumento
obedeció principalmente a la inconformidad de los usuarios por el servicio prestado por
EMCOSALUD.
Interviene la Dra. María Alejandra Otero y comenta que a la fecha las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias todas están respondidas, de igual forma se nota una disminución
significativa de las mismas, han venido disminuyendo consideradamente mes a mes. Las
peticiones, quejas, reclamos y sugerencias que no se respondieron en términos de oportunidad tienen su justificación, debido a que en muchos casos los usuarios solicitan respuestas a fondo que la Entidad debe analizar e indagar para contestarlas y muchas veces
la Supersalud no tienen en cuenta ese tiempo que debe gastarse la Entidad para poder dar
una respuesta específica, de fondo que el usuario está solicitando, lo que conlleva a la
Entidad a comunicarse con la Supersalud para que analice la petición, queja, o reclamo del
usuario y estudie el tiempo que se puede gastar el FPS para dar respuesta.
Acuerdos; incluyendo la aplicación de acciones de
mejora:
N/A
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
,
rf E/F.0(1P911 !I ,, I; ll 0 1
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI - CALIDAD )
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN • ThISALUO
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 9 DE 25
3. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y LA CONFORMIDAD DEL PRODUCTO YI0 SERVICIO
Información revisada:
CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE CALIDAD
Resultados de la revisión: Mejora del SIG X Mejora del servicio X Aplicación de
recursos
e
OBJETIVO DE CALIDAD
NOMBRE DEL INDICADOR
RESULTAD O
RANGO EN QUE SE UBICA EL RESULTADO
CUMPLIMIENT O DEL
OBJETIVO 1. Reconocer las
prestaciones económicas de
acuerdo con el marco legal y ordenar el respectivo pago.
APLICACIÓN DE NOVEDADES DE
NÓMINA -
FERROCARRILE S.
100% SATISFACTORIO 100%
SATISFACTORI 0
v El cumplimiento de este objetivo se mantiene igual al semestre anterior en un nivel
de cumplimiento del 100% SATISFACTORIO, el indicador que le da cumplimiento
es el de Aplicación de Novedades de Nómina - Ferrocarriles el cual es del proceso Gestión Prestaciones Económicas.
OBJETIVO DE CALIDAD
NOMBRE DEL INDICADOR
RESULTAD O
RANGO EN QUE SE UBICA EL RESULTADO
CUMPLIMIENT O DEL OBJETIVO
2. Garantizar la prestación de los
servicios de salud, que requieran
nuestros afiliados a través de la
efectiva administración de
los mismos.
CUMPLIMIENTO PROCESO DE
COMPENSACIÓN. 100% SATISFACTORIO
100% SATISFACTORI
O
•:- Este objetivo se mantiene con el mismo nivel de calificación que el del semestre
anterior, con un nivel de calificación 100% SATISFACTORIO el cual el indicador
que le da cumplimiento es el indicador del proceso Gestión Servicios de Salud
(Cumplimiento Proceso de Compensación). .011
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
Análisis del comportamiento
de los indicadores:
•
C7 pl:G?pal ol i 1 livt:
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION (MECI - CALIDAD )
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
' (1) MINSALUD
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 10 DE 25
OBJETIVO DE CALIDAD
NOMBRE DEL INDICADOR
RESULTA DO
RANGO EN QUE SE UBICA EL RESULTADO
CUMPLIMIEN
TO DEL OBJETIVO
3. Ser modelo de Gestión Pública en el
sector social.
DIVULGACIÓN AUDIENCIA PÚBLICA DE
RENDICIÓN DE CUENTAS.
0% INSATISFACTORI
O
ACEPTABLE
OPORTUNIDAD EN LA ATENCIÓN
DE TRÁMITES. 62%
PRESTACIÓN Y CONTROL
SERVICIO DE TRANSPORTE.
100% . SATISFACTORIO
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE
SERVICIOS PUBLICOS.
93% ACEPTABLE
PRESTACIÓN Y CONTROL DEL SERVICIO DE
FOTOCOPIADO.
100% SATISFACTORIO
IMPACTO DE CAPACITACIONES
84"/o
94% ACEPTABLE
RESULTADOS DESEMPEÑO
LABORAL. 100% "SATISFACTORIO
NIVEL DE CONTROL SOBRE LOS FACTORES
DE RIESGOS OCUPACIONALES
100% SATISFACTORIO
REGISTRÓ ESTADISTICO DE
AUSENTISMO LABORAL POR ENFERMEDAD.
96% SATISFACTORIO
NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE REPORTE DE
INCIDENTES Y ACCIDENTE DE TRABAJO, DE
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LAS RECOMENDACIO
100% SATISFACTORIO
.1).
• -
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
f". .,.t1 1i E
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI - CALIDAD )
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN MINSA tir
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 11 DE 25
NES.
NIVEL DE CUMPLIMIENTO
DE LAS CAPACITACIONES EN SEGURIDAD Y
SALUD EN EL TRABAJO.
89% ACEPTABLE
ADMINISTRACION DE LA
INFORMACIÓN CONTABLE.
100% .,, ^ ATISFACTORIO
PORCENTAJE DE CARTERA VENCIDA.
100% SATISFACTORIO
REPRESENTACIO N DE LA ENTIDAD CONFERIDA POR
EL REPRESENTANTE
LEGAL.
100% SATISFACTORIO
PUBLICACIONES DE CONTRATOS EN LA PAGINA
WEB.
100% SATISFÁG410
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO
DEL PLAN DE MEJORAMIENTO.
490/ INSATISFACTORI
O
NIVEL DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MANEJO DE RIESGOS.
43% INSATISFACTORI
O
DESEMPEÑO DEL SISTEMA
INTEGRAL DE GESTIÓN.
85% ACEPTABLE
•:• Este objetivo tuvo un nivel de cumplimiento del 84% ACEPTABLE, el cual su nivel de cumplimiento de este I semestre del 2015 fue mayor que el del semestre pasado
II semestre 2014 el cual fue del 78%, sin embargo no se logró el 100% de este
objetivo debido a que los indicadores Divulgación Audiencia Pública de Rendición
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
•
("7 fEru.,:ppi ;.:10g111:: PI ..: ..
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL OE GESTIÓN (MECI - CALIDAD )
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
•
k:11) , .)ALV
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 12 DE 25
de Cuentas del proceso Direccionamiento Estratégico, Porcentaje de Cumplimiento
del Plan de Mejoramiento y el indicador Nivel de Cumplimiento del Plan de Manejo
de Riesgos del proceso Medición y Mejora quedaron en INSATISFACTORIO entre el
O% y el 49%. El indicador Oportunidad en la Atención de Trámites del proceso
Atención al Ciudadano quedo en el 62% MÍNIMO y los indicadores Administración y
Control de Servicios Públicos del proceso Gestión Servicios Administrativos, Impacto de Capacitaciones, Nivel de Cumplimiento de las Capacitaciones en Seguridad y
Salud en El Trabajo del proceso Gestión Talento Humano y el indicador Desempeño del Sistema Integral de Gestión del proceso Medición y Mejora quedaron entre el 85% y el 94% ACEPTABLE.
OBJETIVO DE CALIDAD
NOMBRE DEL INDICADOR
RESULTA DO
RANGO EN QUE SE UBICA EL RESULTADO
CUMPLIMIEN TO DEL
OBJETIVO
4. Mantener un sistema de
información en línea confiable para todos
los usuarios del FPS y ciudadanos, que
permita una retroalimentación
constante.
PUBLICACIÓN DE PROCESOS
CONTRACTUALES 100% SATISFACTORIO
91% ACEPTABLE
SEGUIMIENTO A LA
ADMINISTRACIÓN DE LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN DEL FPS
— FCN.
74% ACEPTABLE
PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN EN
MEDIOS ELECTRON ICOS.
100% SATISFACTORIO
•:. Este cuarto (4) objetivo alcanzo un nivel de cumplimiento del 91°/ ACEPTABLE mejorando el nivel de calificación con respecto al del semestre
anterior el cual obtuvo un nivel de calificación del 85%. No se logró el 100%
debido a que el indicador Seguimiento a la Administración de los Archivos de
Gestión del FPS — FCN del proceso Gestión Documental quedo en 74°/
ACEPTABLE.
OBJETIVO DE CALIDAD
NOMBRE DEL INDICADOR
RESULTA DO
RANGO EN QUE SE UBICA EL RESULTADO
CUMPLIMIENT O DEL
OBJETIVO
5. Fortalecer la administración
de los bienes de la entidad y la óptima
gestión de los
ASEGURAMIENTO Y CUSTODIA DE
BIENES. 100% SATISFACTORIO 96%
SATISFACTOR ' 10 ::17-Y- EJECUCIÓN DEL
PAC GASTOS DE 95% SATISFACTORIO
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
PERSONAL .
EJECUCIÓN DEL PAC GASTOS 90% GENERALES .
EJECUCIÓN DEL PAC DE
100% SATISFACTORIO TRANSFERENCIAS.
recursos.
El cumplimiento de este objetivo se mantiene igual al semestre anterior en un nivel
de cumplimiento del 96% SATISFACTORIO, lo cual es bueno para la Entidad que
se fortalezca la administración de los bienes
OBJETIVO DE CALIDAD
NOMBRE DEL INDICADOR
RESULTA DO
RANGO EN QUE SE UBICA EL RESULTADO
IMIIIMMI
SATISFACTORIO
CUMPLIMIENT
O DEL
OBJETIVO
100% SATISFACTO
RIO
,.,a
6. Fortalecer los mecanismos de comunicación
organizacional e informativa para
proyectar los resultados de la
Gestión de la Entidad.
INFORMES PRESENTADOS A
ENTES DE CONTROL
100%
v Este objetivo se mantiene con el mismo nivel de calificación que el del
semestre anterior, con un nivel de cumplimiento del 100% SATISFACTORIO
el cual el indicador que le da cumplimiento es el indicador del proceso
Seguimiento y Evaluación Independiente (Informes Presentados a Entes de
Control).
v En general los Indicadores Estratégicos alcanzaron un nivel de cumplimiento
del 95% ubicándose en un rango de calificación SATISFACTORIO.
v Cuatro (4) de los 6 Objetivos Estratégicos u Objetivos Institucionales se
ubicaron en un rango de calificación SATISFACTORIA entre el 96% y 100%.
Dos (2) de los objetivo Estratégicos obtuvieron un grado de cumplimiento
entre el 84% y 95% ACEPTABLE.
• .
• • ftw., ;:ppliv,i mpuoil.m:
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION (MECI . CALIDAC )
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN MIN A .tir,
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 13 DE 25
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS 120%
00%. 100% 100% 100% 99% 99% 98% 98% 96% 94%
80% 78%
60%
40%
20%
0% • . . . . .
,0° s 1.7' 1123 ' . .c\e` '1/49 . ' (1) -Q5` .4\ c). e feta`
,z 9,5) \() 15z . os\
k•S\ \e) , .cf\ C31' , b C9
e, o (3z, 1.2 (1) z.1 cl• 129 (41 a 11'5 c;`
C1
100%
60%
Resultado Medición de los Indicadores Por Proceso.
v En general los Indicadores por Procesos alcanzaron un nivel de cumplimiento del 92% ubicándose en un rango de calificación ACEPTABLE.
v Los procesos que no alcanzaron un nivel Satisfactorio fueron los procesos de Medición y Mejora, Gestión de Talento Humano, Gestión Documental y Direccionamiento Estratégico. El proceso de Gestión Bienes Transferido no ha revisado ni actualizado sus Indicadores de Gestión (Indicadores Estratégicos e Indicadores Por Proceso), por este motivo no se ha podido medir la gestión de dicho proceso.
•
C7 f EPU.:1111E;ILCIOGIV:M »Mi:
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI • CALIDAD)
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 01) MINSALUD
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 I FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 14 DE 25
Acuerdos; incluyendo la aplicación de acciones de
mejora:
N/A
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
PLAN DE ACCIÓN 1 SEMESTRE 2015 100% 100%100%94% 94% 92% 85% 100%
90 80% 70% 60%
091 5 40%
10% 0%
.6% ' . Q 4'? • . j.t. • 4_,.. • .. 4y . . . ,
s$'*" , ,s, „,s' :' ol> 1 ...s s,S.+ ` :.:
s' ,- ..:'. i ..,.'0 1.• ....=,``' .; ..„(.<'? • ‘-,I''4 •:,.. „s= : é' 1., '. ,,ter
') .. .4', Zik .',.• 4e - e.
.1n‘ T.Z., ,,,N,'
C.Y • C ..
4""‘ •'› 40" J‘` .4,'Y
N A
L."
("7 II91W.NIII',ILT(IWRIIS DI t:n 1(/'61:.
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION (MECI . CALIDAD )
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 00 MINSALUD
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 1 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 15 DE 25
Información revisada:
Análisis del comportamiento
de los indicadores:
Acuerdos; incluyendo la aplicación de acciones de
mejora:
RESULTADO DE LOS INDICADORES OPERATIVOS DEL PLAN DE ACCIÓN.
Resultado Plan de Acción
v El Plan de Acción de la Entidad, para I semestre del 2015 mostró un cumplimiento del 85%, ubicándose dentro de un rango de calificación "Aceptable"; correspondiente a la ejecución de 162 productos programados, el desempeño de la mayoría de los Procesos obtuvo una calificación entre 70% y 95%.
N/A
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
Proceso que identifica
Resultado del Producto
PNC Identificado
y/o
Ocurrencia
Servicio No Conforme
oc Pf 610 que Genera el PNC
Tratamiento
Prestaciones
Economicas
Error en las direcciones
relacionada al radicado 87 Gestión Documental
sobre las inconsistencias en las
A pesar que el proceso de
Prestaciones Económicas informo
direcciones no se recibió por parle
del Proceso de Gestión Documental
el Tratamiento que fue dado al
Producto No Conforme Identificado.
Prestaciones
Economicas
No se evidencia documento
digitalizado en el sistema
ORFEO
2 Gestión Documental Se realizó la gestión de digitalizar el
documento requerido.
Gestión Documental
Planilla de envio de
correspondencia mal
relacionada
2 Puntos Administrativo
fuera de Bogotá
Se realizó la corrección de la planilla
por parte del punto administrativo
encargado y fue enviada de manera
correcta mediante correo electrónico
al funcionario de gestión
documental . Atención al
Ciudadano
Orientación errada vía
telefónica a usuario 2 Atención al Ciudadano
No se reportó tratamiento al producto
No Conforme Identificado.
Total PNC identificados 93
v Los anteriores servicios no conformes fueron reportados por el proceso Gestión de Prestaciones Económicas, Gestión Documental y Atención al ciudadano.
v El producto no conforme que más se reitera de manera clara y significante es el error en las direcciones dentro del aplicativo ORFEO para que sean enviadas las notificaciones y respuesta a las solicitudes instauradas por parte de los usuarios de los servicios del FPS; para este semestre se reportaron 87 productos no conformes referentes a este tema el cual es el 93.5% del total de los productos no conformes identificados para lo cual se deben buscar estrategias para contrarrestar esta situación.
Análisis del comportamiento
de los indicadores .
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
•
€: .GGPPIIVUCIO , DIVSI!
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI • CALIDAD )
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN (1) M I NSALU D
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 I FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 16 DE 25
4. CONFORMIDAD DE PRODUCTO Y/0 SERVICIO
Información revisada: PRODUCTO Y/0 SERVICIO NO CONFORME.
Resultados de la revisión: Mejora del SIG X Mejora del servicio X Aplicación de
recursos
•
•
.,.:' ,EY ;f.:. •.,'1, . ..• .•-, ,.. ..:., ,,,s .— s.1,., 4' .. '' '1' i ' 41; " .i ''s ('Sli / •S
.• " V , `‘' 411" ..." .(k.' ,<,,\* ..,, ,,s,t, .1,7,Y .;\ ,¡. r". : .;;-. ,','> „f •-zr. .,,<`"" ,.i7 ":"" .,,,, . 4-> . n-- \•„, • . : ,, , ... J .Z ••n": 49» ...s• . ". A , -... ". ••n•• .1' <‘> ..0 '%, n‘).
\ 45' ',. .5:' Ñ'' ,'
°N.
"(%'" y
(.1' , S''' ,, \-s -, -z- F .<, :"
IN%
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL PLANDE MEJORAMIENTO
100% INSTITUCIONAL PRIMER SEMESTRE 2015
75% 69% 65% 65% 51%
50% 48% 47% 38%
22%
Ii>,
(7 1 E puckp, li ES Iii(1014B 1E 111011U1
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI • CALIDAD )
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN O MINSALUD
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 1 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 17 DE 25
Acuerdos; incluyendo la aplicación de acciones de
mejora:
N/A
5. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS O PLAN DE MEJORAMIENTO
Información revisada:
ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS
Resultados de la revisión: Mejora del SIG X Mejora del servicio X Aplicación de
recursos
Análisis del comportamiento
de los indicadores:
Plan de Mejoramiento Institucional
v Con corte a junio 30 de 2015, cuenta con 124 no conformidades identificadas y documentadas, de las cuales 62 no conformidades reales fueron identificadas y documentadas durante el primer semestre del 2015, las 62 no conformidades reales restantes, venían de auditorías anteriores y que aún no han sido cerradas.
v Para las 124 no conformidades identificadas y documentadas en el plan de
»1"
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
•
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION (MECI • CALIDAD )
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 0MIN ALUD
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 18 DE 25
Mejoramiento Institucional con corte a 30 de junio de 2015 se planearon alcanzar
166 metas, de las cuales se lograron alcanzar 58 siendo un 35% del total y
mostrando una eficacia 48 de ellas y 16 fueron redefinidas para ejecutarlas en la
próxima vigencia, las 66 restantes a corte 30 de junio quedaron abiertas debido a
que algunas no inician y otras aún están en proceso siendo el 65% del total de las metas planeadas.
PROCESO
No conformidad
es identificadas
Acciones correctiva
s
Metas Programad
as
Abierta s (SI,
P)
Cerradas (100%)
Acciones Correctiva
s vencidas
en el semestre
Seguimiento y Evaluación Independiente
1 2 2 0 2 2
Medición y Mejora 9 12 11 2 9 11
Gestión servicios Salud
25 34 29 11 18 24
Prestaciones Económicas
7 7 10 5 5 10
Atención al Ciudadano
16 17 24 13 11 24
Servicios Administrativos
9 17 17 10 7 17
Gestión de Cobro
1 1 1 1 0 1
Gestión de TIC'S
6 8 8 6 2 8
Direccionamien to Estratégico 8 8 8 7 1 8
Gestión Documental 8 12 12 10 2 12
Recursos Financieros 13 15 16 16 0 16
Gestión Bienes Transferido
21 25 28 27 1 28
TOTAL 124 158 166 108 58 161
•:- Los Procesos Gestión Tic's, Direccionamiento Estratégico, Gestión Documental,
Gestión Recursos Financieros y Gestión Bienes Transferido quedaron Insatisfactorio:
Gestión Tic's con 48%, Direccionamiento Estratégico con 47%, Gestión Documental
con 38%, Gestión Recursos Financieros con 22% y Gestión bienes Transferido con
14%. El nivel Insatisfactorio se debe a que no cumplen con las acciones correctivas documentadas en el Plan de Mejoramiento Institucional.
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MANEJO DE RIESGOS
10091 , PRIMER SEMESTRE 2015. 10096 9370 88% 88% 82% 73% 63%
58% 53% 53% 42% 35% 27%
,
30%
.> 9* ,;,* "s>
1.37
> sZI • 4: 4, 4, • > " itiT An.1
.\44,i, o,* ••
<1%
. r,,,,.„,,,„ :.„,,,, „s.,
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI - CALIDAD )
EMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) SISTEMA ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN MINSAWD
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 I FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 19 DE 25
Acuerdos; incluyendo la aplicación de acciones de
mejora:
N/A.
6. ESTADO DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS O PLAN DE MANEJO DE RIESGOS
Información revisada:
ESTADO DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS
Resultados de la revisión: Mejora del SIG X Mejora del servicio X Aplicación de
recursos
Desglose detallado de los
resultados:
Plan de Manejo de Riesgo
v Con corte a junio 30 de 2015, se identificaron un total 53 No conformidades potenciales. Las no conformidades potenciales identificadas durante el periodo provienen de Auditorías de control interno, Auditorías Internas de Calidad y Auditoria del ente certificador.
v De las 133 acciones preventivas existentes en el plan de manejo de riesgos, 57 se
>FP Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
•
C") fffl.OGI ,i: I-, .(;f1: I 1.0,1W
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION (MECI - CALIDAD)
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN M I 19SALU 0
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 20 DE 25
cerraron durante el periodo, El cumplimiento del plan de manejo de riesgos para
periodo en evaluación se sitúo en 66% logrando una calificación mínima. el
PROCESO No DE NO
CONFORMIDA DES
No ACCIONE
S PREVENT
!VAS
No DE ACCIONES PREVENTI
VAS VENCIDAS
cuma,
DAS SIN
INICI AR
EN PROCE
SO
AVAN CE
PMR
ASISTENCIA JURIDICA
1 1 0 1 0 0 100%
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
8 10 6 4 0 2 93%
GESTION DE SERVICIOS DE
SALUD 10 13 12 11 1 1 88%
ATENCION AL CIUDADANO
11 12 11 9 1 1 88%
GESTION DE PRESTACIONES ECONOMICAS
8 9 9 5 0 4 82%
GESTION DE TICS 7 8 8 5 0 3 73%
GESTION DOCUMENTAL
10 11 11 4 3 4 63%
GESTION DE RECURSOS
FINANCIEROS 12 14 13 4 1 8 58%
GESTIÓN BIENES TRANSFERIDOS
8 14 12 5 1 6 53%
GESTIÓN DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVO S
9 9 8 3 2 3 53%
DIRECCIONAMIEN TO
ESTRATEGICO 9 12 12 3 3 6 42%
MEDICIÓN Y MEJORA
12 15 13 3 5 5 35%
GESTION DE COBRO
3 5 4 0 1 3 27%
TOTAL 108 133 119 57 18 46 66%
•:- Los Procesos Medición y Mejora, Direccionamiento Estratégico y Gestión de Cobro
quedaron Insatisfactorio: Medición y Mejora con 42%, Direccionamiento Estratégico con
35% y Gestión de Cobro con 22%. El nivel Insatisfactorio se debe a que no cumplen con las acciones preventivas documentadas en el Plan de Manejo de Riesgo.
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI - CALIDAC )
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN (1) MINS l''',
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 21 DE 25
Acuerdos; incluyendo la aplicación de acciones de
mejora:
N/A
7. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN
Información revisada:
ACCIONES DE SEGUIMIENTO POR LA ALTA DIRECCIÓN
Resultados d e la revisión: Mejora del SIG X Mejora del servicio X Aplicación de
recursos
Desglose detallado de los
resultados:
Revisados los compromisos del Acta 004 de 2014, de la Revisión por la Dirección del Sistema
Integral de Gestión, bajo los lineamientos de la Norma NTCGP 1000:2009 Y MECI 2014, se
observan los siguientes compromisos para los cuales se formuló el Plan de Fortalecimiento del
SIG: n:1> Reiterar la capacitación de la ISO 19011:2011 y actualización MECI; la gestión de la
misma se encuentra en proceso, se pretende sea realizada en el II semestre de 2015.
v Realizar seguimiento a la extemporaneidad en respuesta a quejas e informar a la
Dirección General.
• Prestaciones Económicas realice capacitación al proceso Atención al Ciudadano y
Gestión Documental con el fin de que los trámites sean radicados de acuerdo a la
solicitud y no como derecho de petición.
• Se solicita se redefinan los indicadores Estratégicos con el fin de que cada uno de los procesos establezcan los indicadores que apunten a los objetivos institucionales y tener
claridad frente a los que son por proceso.
v Redefinir los indicadores por proceso con el fin de determinar cuáles son objeto de
redefinición.
v Realizar seguimiento mensual a las metas establecidas por parte del proceso Medición y
Mejora.
v Realizar seguimiento mensual a las acciones preventivas establecidas, por parte del
.kx>
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
•
(1) IIIViiiIIIV II=IIDaf";11-1(11.0.M.1
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI - CALIDAD )
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN (4) tv1INSALUD
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 1 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 22 DE 25
proceso Medición y Mejora.
Revisando los compromisos adquiridos en el acta 004 de 2014, correspondiente a la Revisión por la Dirección II semestre 2014 al igual que el informe de auditoría de seguimiento realizado por el Ente certificador Bureau Ventas, se concluyó que se iban a revisar los Indicadores de Gestión de todos los procesos para asesorarse de que no se requieren los tres tipos de indicadores (eficacia, eficiencia y efectividad), para esta revisión se debe dejar constancia de la misma, ya que la Entidad si cuenta con las tres clases de indicadores al igual que también cuenta con indicadores de economía y ambiental.
Acuerdos; incluyendo la aplicación de acciones de
mejora:
N/A
8. CAMBIOS QUE PUEDAN AFECTAR AL SISTEMA DE INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD)
Información revisada: CAMBIOS EN EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI-CALIDAD)
Resultados de la revisión: Mejora del SIG X Mejora del servicio X Aplicación de recursos
Desglose detallado de los
resultados:
• El desconocimiento del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD, por parte de algunos funcionarios del FPS.
)%- Incumplimiento de las acciones de mejora programadas en los diferentes planes de la Entidad, así como la desactualización de los procedimientos.
), La entrada en vigencia de la Ley 1712 DE 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.
• La entrada en vigencia del Decreto 1083 del 26 de mayo de 2015 por medio del cual se adopta la actualización del MECI (Modelo Estándar de Control Interno), el cual cuenta con un manual técnico a través del cual se definen los lineamientos y las metodologías necesarias para que las entidades establezcan, implementen y fortalezcan el Sistema de Control Interno.
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
:IPUIPPIWAR(1111ti: Pf OLOATK
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION (MECI - CALIDAC )
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN (I MINSALUO
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 23 DE 25
Acuerdos; incluyendo la aplicación de acciones de
mejora:
N/A
9. RECOMENDACIONES PARA MEJORAR EL SISTEMA DE INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD)
Información revisada:
INFORMES DE DESEMPEÑO
Resultados de la revisión: Mejora del SIG X Mejora del servicio Aplicación de
recursos
Las acciones de mejora para el I semestre de 2015, fueron establecidas en los Informes de
Desempeño realizados por cada uno de los procesos; como resultado de los incumplimientos en los Indicadores de Gestión (Indicadores Por Proceso e Indicadores Estratégicos), Plan de acción, Plan de Manejo de Riesgo, Plan de Mejoramiento Institucional, Plan Anticorrupción Y de Atención
al Ciudadano, Plan de Fortalecimiento del SIG.
N/A
Desg lose detallado de los
resultados:
Acuerdos; incluyendo la aplicación de acciones de
mejora:
•
• 10. NECESIDADES DE RECURSOS
Se requieren recursos destinados a capacitar a un grupo de funcionarios del FPS en los siguientes temas:
Administración de Riesgos
Indicadores de Gestión.
yr*
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
MOLINA restaciones Socialel
Dr. J Sub
•
Dra Jefe Of
1 -I - GARI
ina Ase• ARDENAS
ora Jurídica ES
•
(1.7 /111:n GPPII!;G(iDNILI: hl n:910'311
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI - CALIDAD )
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
,
(1) M N SALU O
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 [ FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 24 DE 25
11. OPORTUNIDAD DE MEJORA O CASOS DE ÉXITOS
Durante el primer semestre se realizó Reinducción del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD, para los funcionarios que laboran en los puntos administrativos fuera de Bogotá; dicha capacitación fue realizada por
uditores de Control Interno.
presentándose más temas se da por terminada la reunión y para constancia se firma la presente acta por lo que en ella intervinieron.
Dr. JAIME LUIS COUTURE PEÑALOZA Director General
Dr. MAURICIO VIL NEDA JJ 1ENEZ Jefe Oficina Aseso Planeación y Sistemas •
wilipiii:: lore- se Trabajo Control\emo
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
Á-RD r. J 4 C AS O
Coordinador GIT Contabilidad.
Dra. TA OMAI ARTINEZ AVELLANEDA
•Coordinador G!T Tesorería.
f2AC Dra. MARI&-AL. JANDRA OTERO PLATA
Coordinaáva I GIT Gestión Prestación Servicios de Salud.
lng.
• Profes
L
rofesion
ALEJM19"
• de Grule T e... Control Interno.
!
I ele Subdirección
MORALES SARMIENTO
•
•e
SQUERA
clones Sociales.
•
(7 IIPIO(LPPIIVIIIíIC.IIIIV él ,. ..
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION (MECI - CALIDAD )
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI — CALIDAD) ANEXO ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN MINSALUD
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGF012 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 25 DE 25
Dr. GURA BECERRA
Co rdina r GIT Gestión Bienes y Servicios Administrativos.
2/7. Dr UZ F N'VACA GUTÍERREZ
ora del GIT Presupuesto y Gestión de Cobro Persuasivo.
Dr. UMBERT Coor
MALAV R PI1JZON - staciones Económicas.
.11
In
Profesi
ra mA c e -7, e 'nal de o
ERNANDEZ RODRUIGUEZ
ficina Asesora de Planeación y Sistemas.
cm o k cp ¿a 1 €-¿- Y JAIRA KARINA GONZÁLEZ PELÁEZ
Profesional de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.