ADMINISTRACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN VS

ADMINISTRACIN DE SERVICIOS.

Un sistema de informacin proporciona la comunicacin y el poder de anlisis que muchas

empresas requieren para llevar a cabo el comercio y administrar los negocios a una escala global.

Es un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar , procesar, almacenar y

distribuir la informacin para la toma de decisiones y el control de una institucin.

Funciones:

1. Las de alimentacin o insumo: Es la captura de datos primarios dentro de la institucin o

de su entorno para procesarlos en un sistema de Informacin.

2. El Procesamiento: Es la conversin del insumo en forma que sea ms comprensible para

los seres humanos( a algo que tenga ms sentido).

3. El producto o salida: Trasfiere la informacin procesada a las personas o actividades donde

deba ser empleado.

Los sistemas de informacin tambin requieren la retroalimentacin que es el producto

regresado a las personas o a los miembros adecuados de la institucin para ayudarles a

evaluar o corregir la etapa de alimentacin.

CONCEPTOS GENERALES

Los sistemas son un conjunto de componentes que interaccionan entre s para lograr un

objetivo comn. Por ejemplo, cualquier persona experimenta sensaciones fsicas gracias a un

sistema nervioso formado por el cerebro, la medula, los nervios, y las clulas sensoriales,

todos estos elementos funcionan en conjunto para hacer que el sujeto experimente

sensaciones como fro, calor, etc.

Todo sistema organizacional depende en mayor o en menor medida, de una unidad abstracta

denominada sistema de informacin. Este sistema es el medio por el cual los datos fluyen de

una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier objeto, desde la comunicacin

interna entre los diferentes componentes de la organizacin y lneas telefnicas hasta

sistemas de cmputo que generan reportes peridicos para varios usuarios. Los sistemas de

informacin proporcionan servicios a todos los dems sistemas de una organizacin y enlazan

todos los componentes en forma tal que estos trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo

objetivo.

CARACTERSTICAS

La finalidad de un sistema es la razn de su existencia. Por ejemplo se puede decir que existe

un sistema legislativo para estudiar los problemas que enfrentan los ciudadanos y aprobar la

legislacin que los resuelva.

Para alcanzar sus objetivos, los sistemas interaccionan con su medio ambiente, el cual est

formado por todos los objetos que se encuentran fuera de las fronteras de los sistemas.

Existen dos tipos de sistemas:

Los sistemas abiertos: que interactan con su medio ambiente (Reciben entradas y

producen salidas.

Los sistemas cerrados: son aquellos que no interactan con su medio ambiente. Todos los

sistemas actuales son abiertos. Es as como los sistemas cerrados solo existen como una

teora, un concepto, aunque s muy importante.

Todos los sistemas tienen niveles aceptables de desempeo, denominados estndares y contra los

que se comparan los niveles de desempeo. Siempre deben anotarse las actividades que se

encuentren por encima o por debajo de los estndares para as poder efectuar los ajustes

necesarios. La informacin proporcionada al comparar los resultados con los estndares junto con

el proceso de reportar las diferencias a los elementos de control recibe el nombre

de retroalimentacin.

Los sistemas emplean un sistema de control bsico que consiste en:

Un estndar para lograr un desempeo aceptable.

Un mtodo para medir el desempeo actual.

Un medio para comparar el desempeo actual contra el estndar.

Un mtodo de retroalimentacin.

Los Sistemas que pueden ajustar sus actividades para mantener niveles aceptables continan

funcionando. Aquellos que no lo logren hacer, tarde o temprano dejan de trabajar.

Los componentes que forman un sistema pueden ser a su vez sistemas ms pequeos; Es decir, los

sistemas pueden estar formados por varios niveles de sistemas o subsistemas. Por ejemplo un

auto tiene sistemas de combustin, elctricos, etc. En general, en situaciones de sistemas, es

comLas finalidades de los sistemas de informacin, como las de cualquier otro sistema dentro de

una organizacin, son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la

organizacin y producir informacin, reportes, y otras salidas.

Los sistemas de informacin estn formados por subsistemas que incluyen hardware, software,

medios de almacenamiento de datos para archivos y bases de datos. El conjunto particular de

subsistemas utilizados (equipo especifico, programas, archivos, y procedimientos) es lo que se

denomina una aplicacin de sistemas de informacin. De esta forma, los sistemas de informacin

pueden tener aplicaciones en ventas, contabilidad o compras.

Dado que los sistemas de informacin dan soporte a los dems sistemas de la organizacin, los

analistas tienen primero que estudiar el sistema organizacional como un todo para entonces

detallar sus sistemas de informacin.

Ejemplos de detalles que son importantes para el analista de sistemas:

Canales informales: Qu interacciones existen entre las personas y los departamentos

que no estn descritos en los procedimientos de operacin?

Interdependencias: De qu otros departamentos y componentes de la organizacin

depende un elemento en particular?

Personas y funciones claves: Cules son las personas y elementos ms importantes en el

sistema para que este tenga xito?

Enlaces crticos de comunicacin: Cmo es el flujo de informacin e instrucciones entre

los distintos componentes de la organizacin tener varios niveles de sistemas

interactuando entre s.

Visin de los sistemas de informacin.

En cualquier organizacin existen varios sistemas de informacin. Desde le punto de vista

de la estructura, los sistemas de informacin en una organizacin se forman a partir de un

conjunto de sistemas para mercadotecnia, fabricacin, personal, compras, y otras

funciones de la empresa. Cada una de estas funciones comprende actividades a nivel de

transacciones, toma de decisiones junto con la ocurrencia de requerimientos nicos para

estas y aplicaciones para el soporte de oficinas y departamentos.

Lo anterior permite comprender por qu las diferentes funciones comerciales de una

organizacin necesitan el soporte de los sistemas de informacin, de aqu que se tenga la

nocin de sistemas de informacin para reas funcionales. Esta es la forma en que

evolucionan los sistemas de informacin en las organizaciones.

Hace algn tiempo se especul en torno a los sistemas de informacin totales; sistemas de

informacin administrativa nicos que permitieran satisfacer las necesidades de una

organizacin en todos sus niveles y funciones comerciales. Sin embargo, en la actualidad

no prevalece este punto de vista. Los administradores se han dado cuenta que es

imposible y peligroso intentar hacer un sistema de informacin monoltico. De esta forma,

encontrara que en realidad existe un grupo de sistemas de informacin por reas, cada

uno con su propia visin y finalidad. En conjunto, todos ellos formaran el sistema de

informacin de una organizacin.

SISTEMAS DE ADMINISTRACIN

Los sistemas de administracin ayudan a los directivos a tomar decisiones y resolver

problemas. Los directivos recurren a los datos almacenados como consecuencia del

procesamiento de las transacciones, pero tambin emplean otra informacin.

Dado que los procesos de decisin estn claramente definidos, entonces se puede

identificar la informacin necesaria para formular las decisiones. Cada vez que se necesite

la informacin, esta se prepara y presenta en una forma y formato diseados con

anterioridad.

Los especialistas en sistemas de informacin describen las decisiones apoyadas por estos

sistemas como decisiones estructuradas. El aspecto estructurado se refiere al hecho de

que los administradores conozcan de antemano los factores que deben tenerse en cuenta

para la toma de decisiones as como las variables con influencia mas significativa sobre el

resultado de una decisin (buena o mala) A su vez, los analistas de sistemas desarrollan

reportes bien estructurados que contienen la informacin necesaria para las decisiones o

que indican el estado de las variables importantes.

El sistema de informacin administrativa, o sistema de informes para la administracin,

presentara reportes basados en las actividades de nivel de transaccin. Con frecuencia la

informacin proporcionada se combina con otra de naturaleza externa. La necesidad de

tomar cada una de estas decisiones se presenta con frecuencia y, por tanto, la informacin

necesaria para ello debe prepararse con regularidad.