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7/17/2019 Actividad Sena Suegrahyj
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ACTIVIDAD SEMANA 2
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2
COMPLEMENTARIA VIRTUAL EN ORGANIZACIÓN DOCUMENTALEN EL ENTORNO LABORAL
TUTOR: GUILLERMO BEJARANO REYES; WILLIAM GARCIAGIRALDO
APRENDIZ: MARIBEL DE JESUS ARAUJO DIAZ
CARTAGENA DE INDIAS, 20 DE JUNIO DE 2015
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PRIMERA PARTE
1. DATO: Se considera como una unidad pequeña, elemental y de gran
importancia, ya que con la ausencia de uno solo, puede difcultar la
debida uide, claridad, solide y precisi!n de la in"ormaci!n.#. $%&O'(A)$O%: Se puede defnir como un con*unto de datos,
debidamente organiados, que apoyan el ob*eti+o de la comunicaci!n en
una acti+idad, una in+estigaci!n o establecimiento de manera
comparati+a una situaci!n o un "en!meno.. DO)-(%TO: -n documento es un instrumento que contiene la
in"ormaci!n necesaria para realiar la transmisi!n del conocimiento
/umano, y que de manera precisa da testimonio e ilustra una
circunstancia o situaci!n "acilitando el acceso a temas espec0fcos.
SEGUNDA PARTE
Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situación y
justifique la pregunta planteada: En la oficina donde labora hay una serie de
documentos desorganizados, dentro los cuales se evidencian, notas, cintas
magnéticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rápidos, planos, fotografas,
cuadros, videos y discos duros! A usted se le ha asignado la tarea de darles una
clasificación adecuada, la cual la debe e"poner a su supervisor de Archivo!
#eniendo en cuenta lo anterior, determine: $%uál sera la clasificación de los
documentos mencionados seg&n el soporte'
()*os documentos se clasifican en +ocumentos de archivo y +ocumentos
Electrónicos, #eniendo en cuenta la situación puesta a prueba se organizaran de
la siguiente forma:
+ocumento de archivo: otas, borradores, apuntes rápidos!
+ocumento Electrónico:
-. /ráficos: mapas, dibujos, planos, cuadros y fotografas0. %inta: 1ideos, cinta magnética2. 3tros soportes: disco duro
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a! 4ediante esta grafica se puede ver y analizar el proceso que se lleva a
cabo cuando se quiere transformar datos en información valiosa para una
empresa, los datos en si no nos dicen nada, los datos están en desorden y
no tienen ning&n sentido, son incoherentes, en la segunda figura se
observa que los datos ya están de manera ordenada, ya los han
clasificados para poder acceder rápidamente a ellos, y de ultimo la figura
nos muestra la transformación de los datos ya ordenados en información
que puede ser muy &til para la empresa
b! *as cuatro tipologas documentales que se presentan en el contenido son:
-! %orrespondencia %omercial: Esta nos sirve para dejar un soporte en los
archivos de la empresa de la comunicación que se ha tenido con los
clientes y el proceso de ventas que se está llevando a cabo en la
empresa
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0! +ocumentos %ontables: son registros fsicos que revelan resultados de
los productos vendidos los cuales son llamados facturas! Estos poseen
valores matemáticos!2! +ocumentos especiales: +ocumentos como actas.escrituras, que por su
escrito cobran diferentes formas de e"presión
5! +ocumentos legales: Estos documento son los que poseen un valordeterminado ya que pueden demostrar un acontecimiento o un hecho de
la parte legal de la empresa
c! En este programa de /estión +ocumental es importante destacar como el
conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por una empresa desde el origen hasta el destino final de esta
misma es de vital importancia para esta misma, también hay que destacar
que la organización y buen manejo de la información de una empresapermite facilitar la b&squeda y el acceso rápido