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Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 2
Metadatos Instituciones Productoras
Metadatos para la Gestión Documental
de las Instituciones Públicas
Contenido
Presentación 3
Metadatos 6
Contexto y Definición 6
Listado de metadatos para la gestión documental del Estado 8
Detalle Metadata 16
Formatos de almacenamiento para largo plazo 66
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Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 3
Presentación
El propósito de este documento es definir la estructura mínima de los metadatos que
deben acompañar a cualquier documento gestionado por una institución del Estado de
Chile.
A través del presente set documental, se está requiriendo a las Instituciones
Productoras (IP) del Estado, definir su estructura base para la política de gestión
documental institucional, la que debe incorporar como elementos básicos:
o Procedimiento formal de digitalización documental
o Definición de la estructura de metadatos para la gestión documental.
o Procedimiento para la codificación de institucional estandarizado.
o Conformación por parte de la IP de:
• Cuadro de Codificación documental
• Tabla de Valoración documental
• Tabla de Retención documental
• Procedimiento para el expurgo documental.
El proceso documental es la actividad asociada a la manipulación de documentos en el
contexto de un proceso institucional, durante el cual pueden experimentar cambios:
creación, captura, clasificación, firma, edición, transporte, transferencia,
almacenamiento, búsqueda, destrucción y otras.
Como se ha indicado en la Guía Practica 2 para la generación del Cuadro de Clasificación,
un expediente es un conjunto de documentos relacionados con un mismo tema, asunto
o persona. Generalmente conformado por la entidad productora en el tratamiento de
un proceso de resolución/análisis, que deberán ser clasificados en series/subseries.
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Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 4
Con la estructuración de un proceso de gestión documental se busca abordar dos
aspectos de mejora en la gestión institucional: mejor eficiencia de los procesos
institucionales y permitir la trazabilidad de los documentos asociados.
A su vez, un sistema de gestión documental integral busca abordar la tarea de permitir
procesos institucionales más eficiente para la fase activa de un documento y proveer de
las condiciones para la correcta preservación documental.
Un sistema de gestión documental constará al menos de:
• Repositorio documental, donde se
alojan los contenidos (documentos,
multimedia, etc.)
• Bases de metadatos, donde se
almacenan los metadatos asociados a
los documentos.
• Un conjunto de servicios
documentales y un sistema de gestión
para el ciclo de vida documental.
• Archivo físico integrado como parte
del sistema.
Los documentos tienen un ciclo de vida que comienza en el momento de su creación, ya
sea a través de un proceso de captura o ingreso al sistema, para luego entrar una fase
de tramitación (o fase activa del ciclo de vida), donde se le realizarán modificaciones,
que también constituyen evidencia de decisiones y actividades del proceso relacionado.
Una vez finalizado el trámite, son archivados. En ocasiones, el trámite puede
“reactivarse”. Por ejemplo, cuando se debe consultar o enmendar una resolución, esta
es la fase semi-activa.
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Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 5
En la fase final del ciclo de vida , se toma la decisión de como proceder para su
disposición final , lo cual dependerá de su valoración , procediendo a su destrucción o
preservación en un archivo histórico o institucional.
El proceso de valoración no tiene lugar al término del ciclo de vida, allí sólo se valida,
este debe ocurrir desde momento de su creación al asociarse a una serie documental
(ver guías)
En la siguiente propuesta de esquema de metadatos para la gestión documental del
Estado se han incorporado los requerimientos de metadatos especificados para la
transferencia de documentos al Archivo Nacional (AN), en base a la versión 1 del
documento “Metadatos Mínimos y Formatos para la Transferencia de Documentos
Electrónicos desde las Instituciones Públicas al Archivo Nacional”
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Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 6
Metadatos
Contexto y Definición
Asociado a todo documento debe administrarse un set de información que lo identifique
y clasifique, esto es lo que llamamos metadatos. Los Metadatos son datos estructurados
que hacen referencia al documento mismo y a su contexto, abordando las circunstancias
en que fue creado (su autor, fecha, lugar, etc.), su estructura (protocolos de
representación de datos, información que permite reconstruir el documento a partir de
sus partes, etc.), a su contenido o partes de éste, con la finalidad de garantizar su
disponibilidad, accesibilidad, conservación e interoperabilidad con otros sistemas.
Existen diferentes tipos de metadatos que se van incorporando en los documentos de
acuerdo vaya pasando por diferentes etapas. Se deben incorporar al momento de su
creación, durante su gestión, cuando se prepara su transferencia a un archivo y cuando
es recibido para su preservación.
En la gestión documental se pueden usar seis clases genéricas de metadatos:
• Identidad - información para identificarlo
• Descripción - información para determinar su naturaleza
• Uso - Información que facilita el uso inmediato y a largo plazo
• Plan de Eventos - Información usada para gestionar su ciclo de vida
• Historial de eventos - información registrada de eventos pasados tanto respecto
a la entidad como a sus metadatos.
• Relación - Información que describe la relación con otras entidades (personas,
instituciones, documentos).
Para la definición, de la estructura mínima de los metadatos para la gestión documental
del Estado se deben considerar diversos esquemas existentes.
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Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 7
La norma UNE-ISO 15489-2 indica que la conformación de metadatos para un
documento debería ser tan automática como sea posible y la asignación manual de
metadatos, debe hacerse preferentemente utilizando listas predefinidas.
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Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 8
Listado de metadatos para la gestión documental del Estado
En esta sección se presentan los metadatos mínimos que se deben incorporar a todo
documento que se adicione a la gestión documental institucional. Como base para la
especificación de estos metadatos se consideró el requerimiento de metadatos mínimos
especificado por Archivo Nacional, para el proceso de transferencia documental1, estaos
campos están marcados en la matriz de metadatos con el AN.
Es muy importante recalcar que esta definición es sólo la base mínima requerida para
asegurar la interoperabilidad, pero cada institución podría evaluar la necesidad de
incorporar información adicional asociada a los procesos o clasificaciones internas de su
Institución.
METADATOS GDE 1
ID C
AM
PO
OB
LIG
AR
TOR
IO
MU
LTIP
LE
Req
uer
ido
AN
N
Sub
N
NOMBRE DEFINICION
MD
GD
E1.0
1 O AN 1 Nivel de Agrupación
Nivel de alcance de los metadatos incorporados, puede ser Documento o Expediente.
O OBLIGATORIO
O OBLIGATORIO CONDICIONAL
C COMPLEMENTARIO
M MULTIPLE
AN REQUERIDO PRESERVACION PERMANANTE (AN)
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Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 9
2 Identificación Información de identificación únivoca del documento
MD
GD
E2.1
2 O AN 2 2.1 Identificador
Número único que se asigna automáticamente a un documento registrado en un Sistema de Gestion Documental (SGD). Este número identificador referencia al documento/expediente.
MD
GD
E2.2
3 O AN 2 2.2 Codigo
Código del documento, se construye teniendo como base el cuadro de clasificación de la institución al SGD. Debe incorporar: .- código del productor .- código de la Función/Unidad Administrativa asignado en el Cuadro de Clasificación .- código de la serie documental a la que pertenece.
MD
GD
E2.3
4 C 2 2.3 Numero del documento
Corresponde al numero de orden interno dentro de una serie documental, este numero de orden se aplica tanto a documento como a expediente.
MD
GD
E2.4
5 C 2 2.4 Estado
Identifica el estado de generación del documento/expediente por parte de la institución productora
MD
GD
E2.5
6 C 2 2.5 Versión
Identificación del número de versión del documento
MD
GD
E2.6
7 O AN 2 2.6 Nombre del documento
Consiste en una palabra, frase o grupo de caracteres que se utiliza para denominar el documento / expediente con el que se esta trabajando. Puede ser formal o atribuido.
MD
GD
E2.7
8 C 2 2.7 Nombre archivo
asociado
Nombre del archivo digital referenciado
3 Característica Técnica Caracterización de documento
MD
GD
E3.1
9 C AN 3 3.1 Tamaño
Volumen del documento/expediente estimado en Kb
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Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 10
MD
GD
E3.2
10 C AN 3 3.2 Extensión
Extensión o cantidad de páginas o elementos del documento/expediente
MD
GD
E3.3
11 O AN 3 3.3 Formato
Estructura utilizada para la transferencia, la conservacion y la presentación de los datos. Corresponde a la extension del archivo electronico (ejemplo: .pdf .tiff )
4 Descripción Texto referencial asociado al contenido del documento
MD
GD
E4.1
12 O 4 4.1 Resumen
Relato sintético que da cuenta del contenido global del recurso.
MD
GD
E4.2
13 O AN 4 4.2 Asunto/Materia
Materia o tema de que trata una unidad documental y/o expediente, y que es reflejo de los fines u objetivos perseguidos con su redaccion.
MD
GD
E5.0
14 O 5 Idioma
Identificación del idioma en que se encuentra generado el documento.
6 Temporalidad Atributos de temporalidad específicos asociados a la creación del documento
MD
GD
E6.1
15 O AN 6 6.1 Fecha de creacion Fecha en la que es generado el documento.
MD
GD
E6.2
16 O AN 6 6.2 Fecha de finalizacion Fecha ultima modificación del documento/expediente.
MD
GD
E6.3
17 O AN 6 6.3 Fecha de captura
Fecha en la cual el documento ingresa al SGD. Corresponde a aquellos documentos no generados internamente y que ya sean se reciben digitalmente o son digitalizados desde formato físico.
MD
GD
E6.4
18 C 6 6.4 Cobertura temporal
Indica el metadato descriptivo que registra el tiempo (fechas) al que hace referencia el acto del documento.
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Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 11
7 Caraterización
documental Identificación específica por tipo de documento
MD
GD
E7.1
19 O 7 7.1 Tipo Documental oficial
Corresponde al código del tipo documental oficial estandarizado.
MD
GD
E7.2
20 O 7 7.2 Origen Documento
Caracterizacion del origen de adopción del documento.
MD
GD
E7.3
21 O 7 7.3 Medio Documento
Identificación del medio a través del cual se incorporó al sistema de gestión documental institucional.
MD
GD
E7.4
22 O 7 7.4 URI documento externo
Enlace documento residente en repositorio externo
MD
GD
E7.5
23 O 7 7.5 Doc Físico relacionado
Código almacenamiento físico en el archivo institucional, que permita identificar y obtener su ubicación en él.
MD
GD
E7.6
24 O 7 7.6 Disposicion
Destino planificado del documento bajo una normativa o cuerpo legal, resolución u oficio que es consecuencia del proceso de valoracion documental.
8 Relaciones
Identificación de las relaciones existentes de este documento con otros documentos, instituciones, ciudadanos o empresas. (LAS RELACIONES ESTABLECIDAS PUEDEN SER MULTIPLES)
8 8.1 Institución Pública
Asociada
identificación de relaciónes específicas del documento con Instituciones Públicas
MD
GD
E8.1
.1
25 O M AN 8 8.1.1 Código Institución
Pública
identificación de la institucion que, en el cumplimiento de sus funciones, genera y/o gestiona los documentos y expedientes que son parte de su sistema de gestion documental y formaran parte de su archivo.
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Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 12
MD
GD
E8.1
.2
26 C M 8 8.1.2 Nombre Institución
Nombre institucional, en caso que sea una institución del Estado
MD
GD
E8.1
.3
27 O M 8 8.1.3 Tipo de relación
Institución Pública
Relación establecida entre el documento referenciado y la Institución Pública
8 8.2 Otros Agentes
Identificación de relaciones del documento con otros agentes
MD
GD
E8.2
.1
28 O M 8 8.2.1 Tipo relación con otros
agentes Identificación del tipo de relación existente con el agente y el documento.
MD
GD
E8.2
.2
29 O M 8.2.2 Tipo Actor relacionado
Identificacion del tipo de agente relacionado que indicará la pertinencia del registro de otro dato identificatorio.
MD
GD
E8.2
.3
30 O M AN 8 8.2.3 RUN/RUT relacionado
RUN (Numero de Cedula de identidad) de la persona o RUT (Rol Unico Tributario) de la institución privada a la que está destinado el presente documento.
MD
GD
E8.2
.4
31 O M AN 8 8.2.4 Nombre del agente
relacionado
Nombre de la persona natural o juridica sobre la que versa el documento/expediente y los actos administrativos que ahi se registran.
8 8.3 Documentos Asociados
Identificación de los Expedientes asociados u otros documentos de los cuales forme parte el presente documento o conforme un tipo de agrupación.
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 13
MD
GD
E8.3
.1
32 O M AN 8 8.3.1 Tipo Relacion
Define la relacion entre el expediente y los documentos que lo conforman.
MD
GD
E8.3
.2
33 O M 8 8.3.2 Identificador de
Documento
Identifica el expediente o el documento al cual esta relacionado.
9 Seguridad Tipificación de niveles de seguridad requeridos para la gestión del documento
MD
GD
E9.1
34 O AN 9 9.1 Nivel de Acceso
Indicación relativa al acceso y disposición para consulta de los documentos.
MD
GD
E9.2
35 C 9 9.2 Texto Advertencia
Es el texto que se debe presentar en caso que un usuario quiera acceder a esta información.
MD
GD
E9.3
36 O 9 9.3 Información sensible
Identificación que el documento contiene información de caracter sensible
MD
GD
E9.4
37 C 9 9.4 Derecho de uso /
Reutilización
Identificación de restricción de uso del documento en caso de estar asociado a derecho intelectual restringido.
10 Firma Identificación del tipo de firma electrónica utilizada en la generación del documento
MD
GD
E10.
1
38 C 10 10.1 Tipo Firma
Identificación del tipo de firma electrónica utilizada en la generación del documento.
MD
GD
E10.
2
39 C 10 10.2 Proveedor
Identificación del proveedor del servicio de firma electrónica utilizado para el documento
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 14
MD
GD
E10
.3
40 O AN 10 10.3 Firma Electronica
Avanzada
Es aquella firma electronica certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule unicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la deteccion posterior de cualquier modificacion, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoria (Ley 19799).
MD
GD
E10
.4
41 C AN 10 10.4 Nombre y Version del
software
Identificación de la versión del programa informático que se utilizó para la generación del documento.
MD
GD
E10
.5
42 C 10 10.5 Tipo de algoritmo
Es el metadato necesario para validar la integridad del documento, el codigo generado por el resultado del calculo del algoritmo para garantizar que el documento no sera modificado una vez que se conforma el expediente (checksum).
10 10.6 Firmantes Lista de personas que firman el documento electrónicamente
MD
GD
E10
.6.1
43 C M 10 10.6.1 Nombre/Cargo Representación
Identificación del nombre de la persona que firma y cargo asociado.
MD
GD
E10
.6.2
44 C M 10 10.6.2 RUN firmante
identificación de la persona que firma el documento.
11 Trámite asociado Identificación del trámite asociado a la generación del presente documento.
MD
GD
E11.
1
45 O 11 11.1 Código Trámite asociado Identificador del trámite específico
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 15
MD
GD
E11
.2
46 C 11 11.2 Nombre trámite
asociado
Nombre del trámite
12 Ubicación Identificación del origen geográfico del documento.
MD
GD
E12
.1
47 O 12 12.1 Comunas
Identificación geográfica del origen/residencia del documento
MD
GD
E12
.2
48 C AN 12 12.2 Cobertura geografica
Metadato descriptivo que registra el lugar geografico al que hace referencia el acto del documento.
MD
GD
E13
.0
49 O 13 Versión MDGDE
Identificación de la versión de la especificación de Metadata de la GDE utilizada
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 16
Detalle Metadata
MDGDE.1 - Nivel de Agrupación
Nombre MDGDENivelAgrupacion
Definición Nivel de alcance de los metadatos incorporados, puede ser Documento o Expediente.
Obligación Obligatorio Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN SI Múltiple NO
Agrupación No Aplica
Forma de Ingreso
Se completa de forma manual por quien genere el documento (institución productora), estando el valor asociado a un vocabulario controlado/ por el sistema de GD institucional.
Valores
Valor de Ingreso Lista Controlada
Tipo dato Numérico
por defecto 4 (Documento)
Comentarios
En principio, los valores pueden ser: Documento – Expediente. Debe quedar abierta la posibilidad de incorporar nuevos niveles, aunque siempre utilizando una lista controlada.
Ejemplo
1 Serie 2 Expediente 3 Subserie 4 Documento
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Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 17
2 Identificación
Información de identificación unívoca del documento
MDGDE2.1 - Identificador
Nombre MDGDEIdentificador
Definición
Número único que se asigna automáticamente a un documento registrado en un Sistema de Gestión Documental (SGD). Este número identificador referencia al documento/expediente.
Obligación Obligatorio Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN SI Múltiple NO
Agrupación 2 Identificación
Forma de Ingreso
Se completa de forma automática por el sistema , que debe asignar a cada documento ingresado un numero único que permitirá recuperar el documento específico cuando se requiera.
Valores
Valor de Ingreso Valor SGD
Tipo dato Numérico
por defecto
Comentarios
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 18
MDGDE2.2 Código
Nombre MDGDECodigo
Definición Código del documento, se construye teniendo como base el cuadro de clasificación de la institución al SGD.
Obligación Obligatorio Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN SI Múltiple NO
Agrupación 2 Identificación
Forma de Ingreso
Es generado de forma automática por el sistema, al generarse los documentos electrónicos. En los casos donde se ingresen digitalizaciones de documentos cuyo original se encuentra en soporte papel, deben ser incorporados en forma articulada y coherente de acuerdo a la serie donde se incorporen, pudiendo ser esta incorporación automatizada o manual.
Valores
Valor de Ingreso
Tipo dato Alfanumérico
por defecto
Comentarios
El código podría incorporar criterios.
código del productor código de la Función/Unidad Administrativa asignado
en el Cuadro de Clasificación código de la serie documental a la que pertenece.
Esto depende de los criterios de creación nemotécnico o asociativa de código.
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 19
MDGDE2.3 - Número del Documento
Nombre MDGDENumDoc
Definicion
Corresponde al número de orden interno dentro de una serie documental, este número de orden se aplica tanto a documento como a expediente.
Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupacion 2 Identificación
Forma de Ingreso
Es generado de forma automática por el sistema. Si fuera un documento que forma parte de un expediente, debe tener el número del expediente y un número extra que indica el orden de este documento dentro de ese expediente.
Valores
Valor de Ingreso
Tipo dato Numérico
por defecto
Comentarios
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 20
MDGDE2.4 - Estado
Nombre MDGDEEstado
Definicion Identifica el estado de generación del documento/expediente por parte de la institución productora.
Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupacion 2 Identificación
Forma de Ingreso Generado/actualizado de forma automática en relación con el estado operativo del documento.
Valores
Valor de Ingreso Lista Controlada Ampliable
Tipo dato Numérico
por defecto 1 (en generación)
Comentarios
Ejemplo
1 - En generación 2 - Recibido 3 - Para Validar 4 - Validado 5 - Almacenado
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 21
MDGDE2.5 - Versión
Nombre MDGDEVersion
Definición Identificación del número de versión del documento
Obligación Complementario Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupación 2 Identificación
Forma de Ingreso El SGD debe controlar el versionamiento del documento en caso de ser necesario, por lo cual se obtiene directamente del proceso de generación.
Valores
Valor de Ingreso Formato V##.##
Tipo dato Alfanumérico
por defecto V01.00
Comentarios
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 22
MDGDE2.6 - Nombre del Documento
Nombre MDGDENombreDoc
Definicion
Consiste en una palabra , frase o grupo de caracteres que se utiliza para denominar el documento / expediente con el que se está trabajando. Puede ser formal o atribuido.
Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático/Manual
Transferencia AN SI Múltiple NO
Agrupacion 2 Identificación
Forma de Ingreso
El título formal es el título adjudicado por quien genera el documento al momento de su creación. Este título puede ser automatizable, dependiendo del tipo del documento. Cuando esto no es posible, dado que algunos tipos documentales no consideran el uso de un título (por ejemplo, una carta o correo electrónico), existen casos en que la persona responsable debe atribuir un título. Esto se realiza mediante el uso de texto libre.
Valores
Valor de Ingreso
Tipo dato Texto
por defecto
Comentarios
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 23
MDGDE2.7 - Nombre del Archivo asociado
Nombre MDGDENombreArchAsoc
Definicion Nombre del archivo digital referenciado.
Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático/Manual
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupacion 2 Identificación
Forma de Ingreso El sistema debe registrar el nombre del archivo asociado.
El
sistemadebe
registrar el
nombre del
archivo
asociado.
Valores
Valor de Ingreso
Tipo dato Texto
por defecto
Comentarios
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 24
3 Características Técnicas
Caracterización de documento
MDGDE3.1 - Tamaño
Nombre MDGDETamano
Definición Volumen del documento/expediente estimado en Kb
Obligación Complementario Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN SI Múltiple NO
Agrupación 3 Características Técnicas
Forma de Ingreso Este dato se completa en forma automática.
Valores
Valor de Ingreso
Tipo dato Numérico
por defecto
Comentarios
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 25
Ejemplo
MDGDE3.2 - Extensión
Nombre MDGDEExtension
Definicion Extensión o cantidad de páginas o elementos del documento/expediente
Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN SI Múltiple NO
Agrupacion 3 Características Técnicas
Forma de Ingreso Este dato se completa en forma automática.
Valores
Valor de Ingreso Validado
Tipo dato Numérico
por defecto
Comentarios
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Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 26
Ejemplo ###.###P (páginas) ###.###E (otros elementos) ###.###D (documentos)
MDGDE3.3 - Formato
Nombre MDGDEFormato
Definicion
Estructura utilizada para la transferencia, la conservación y la presentación de los datos. Corresponde a la extensión del archivo electrónico
Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN SI Múltiple NO
Agrupacion 3 Características Técnicas
Forma de Ingreso Se completa de forma automática.
Valores
Valor de Ingreso
Tipo dato Texto
por defecto
Comentarios
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 27
Ejemplo Ejemplo: .pdf .tiff
4 Descripción
Texto referencial asociado al contenido del documento
MDGDE4.1 - Resumen
Nombre MDGDEResumen
Definición Relato sintético que da cuenta del contenido global del recurso.
Obligación Obligatorio Condicional
Mod. Ingreso Manual
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupación 4 Descripción
Forma de Ingreso
Se ingresa de forma manual, con un texto proveniente de un vocabulario controlado. Se utiliza cuando la materia sobre la que versa el acto publico es relevante de destacar y esa información no puede ser extraída de los otros metadatos existentes en el registro (ya sea de esta lista o los propios de la gestión documental de cada institución)
Valores Valor de Ingreso
Tipo dato Texto
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 28
por defecto
Comentarios
Es un metadato de gran utilidad para la búsqueda directa acerca del contenido. Es altamente recomendable contar con el para potenciar la accesibilidad a la información contenida. Si el archivo que está asociado es de tipo imagen este campo debe ser ingresado.
Ejemplo
MDGDE4.2 – Asunto/Materia
Nombre MDGDEAsunto
Definicion
Materia o tema de que trata una unidad documental y/o expediente, y que es reflejo de los fines u objetivos perseguidos con su redacción.
Obligacion Obligatorio Condicional
Mod. Ingreso Manual
Transferencia AN SI Múltiple NO
Agrupacion 4 Descripción
Forma de Ingreso
Se ingresa de forma manual, con un texto proveniente de un vocabulario controlado. Se utiliza cuando la materia sobre la que versa el acto público es relevante de destacar y esa información no puede ser extraída de los otros metadatos existentes en el registro (ya sea de esta lista o los propios de la gestión documental de cada institución)
Valores Valor de Ingreso
Tipo dato Texto
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Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 29
por defecto
Comentarios Este dato es un ámbito más acotado que el resumen. Pudiese ser reemplazo en caso de que se referencie el trámite asociado estandarizado.
Ejemplo
MDGDE5 - Idioma
Nombre MDGDEIdioma
Definicion Identificación del idioma en que se encuentra generado el documento.
Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático/Manual
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupacion No Aplica
Forma de Ingreso El registro del idioma específico del documento debiese ser registrado por parte del generador o receptor en caso que no sea el defecto especificado.
Valores
Valor de Ingreso Lista Controlada Idiomas
Tipo dato Numérico
por defecto 1
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Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 30
Comentarios
Ejemplo
1 Español 2 Inglés 3 Portugués 4 Francés
6 Temporalidad Atributos de temporalidad asociados a la creación del documento
MDGDE6.1 – Fecha de Creación
Nombre MDGDEFechaCreacion
Definicion Fecha en la que es generado el documento.
Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN SI Múltiple NO
Agrupacion 6 Temporalidad
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Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 31
Forma de Ingreso Se genera automáticamente, según formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601)
Valores
Valor de Ingreso Formato Validado
Tipo dato Fecha (Date Time)
por defecto
Comentarios
Ejemplo
MDGDE6.2 – Fecha de Finalización
Nombre MDGDEFechaFinaliza
Definición Fecha última modificación del documento/expediente.
Obligación Obligatorio Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN SI Múltiple NO
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 32
Agrupación 6 Temporalidad
Forma de Ingreso Se genera automáticamente, según formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601)
Valores
Valor de Ingreso Formato Validado
Tipo dato Fecha (Date Time)
por defecto
Comentarios
Ejemplo
MDGDE6.3 – Fecha de Captura
Nombre MDGDECaptura
Definicion
Fecha en la cual el documento ingresa al SGD. Corresponde a aquellos documentos no generados internamente y que ya sean se reciben digitalmente o son digitalizados desde formato físico.
Obligacion Obligatorio Condicional
Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN SI Múltiple NO
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 33
Agrupacion 6 Temporalidad
Forma de Ingreso Se genera automáticamente, según formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601)
Valores
Valor de Ingreso Formato Validado
Tipo dato Fecha (Date Time)
por defecto
Comentarios Debiese ser registrado en caso que el origen del documento sea a través de un proceso de digitalización por la recepción de un documento físico por parte de la institución.
Ejemplo
MDGDE6.4 – Cobertura Temporal
Nombre MDGDECoberturaTemp
Definicion Indica el metadato descriptivo que registra el tiempo (fechas) al que hace referencia el acto del documento.
Obligacion Complementario Mod. Ingreso Manual
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupacion 6 Temporalidad
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Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 34
Forma de Ingreso Este dato se completa de forma manual, consignando la o las fechas en el formato aaaa-mm-dd.
Valores
Valor de Ingreso Formato Validado
Tipo dato Fecha
por defecto
Comentarios En caso que se traté de poblamiento histórico de documentos y no se tuviese la información de fechas de proceso original sería un atributo de referencia temporal.
Ejemplo
7 Caraterización documental
Identificación específica por tipo de documento
MDGDE7.1 – Tipo Documental oficial
Nombre MDGDETipoDocOfic
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 35
Definicion Corresponde al código del tipo documental oficial estandarizado.
Obligacion Obligatorio Condicional
Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupacion 7 Caraterización documental
Forma de Ingreso En caso que corresponda un documento formal especificado en los tipos documentales oficiales
Valores
Valor de Ingreso Lista Controlada/ Microservicio
Tipo dato Numérico
por defecto
Comentarios
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 36
MDGDE7.2 – Origen Documento
Nombre MDGDEOrigenDoc
Definicion Caracterización del origen de adopción del documento.
Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático/Manual
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupacion 7 Caraterización documental
Forma de Ingreso
En el SGD se debe registrar el origen del documento diferenciando en caso de ser generado por la misma u otra Institución Pública. Incorporada por el ciudadano o por otra institución de carácter privado.
Valores
Valor de Ingreso Lista Controlada Ampliable
Tipo dato Numérico
por defecto 1 (ciudadano)
Comentarios
Ejemplo 1 - Ciudadano 2 – Institución Pública 3 – Institución Privada
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 37
MDGDE7.3 - Medio del Documento
Nombre MDGDEMedioDoc
Definicion Identificación del medio a través del cual se incorporó al sistema de gestión documental institucional.
Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupacion 7 Caraterización documental
Forma de Ingreso El SGD debe registrar el origen del documento y tipificar el medio asociado.
Valores
Valor de Ingreso Lista Controlada Ampliable
Tipo dato Numérico
por defecto 2 (Digital)
Comentarios Se considera el medio físico, ya que un porcentaje importante de los expedientes en operación activa son de índole híbrido.
Ejemplo
1: Físico 2: Digital 3: Digitalizado 3: Federado/repositorio Externo 4: Repositorio Ciudadano
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 38
MDGDE7.4 – URI Documento externo
Nombre MDGDEURIDocExt
Definicion Enlace documento residente en repositorio externo
Obligacion Obligatorio Condicional
Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupacion 7 Caraterización documental
Forma de Ingreso Link de acceso a documento en repositorio original
Valores
Valor de Ingreso
Tipo dato Texto
por defecto
Comentarios En caso de que se trate de un documento referenciado o de un repositorio federado este dato es requerido.
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 39
MDGDE7.5 – Documento Físico Relacionado
Nombre MDGDEDocFisico
Definicion Código almacenamiento físico en el archivo institucional, que permita identificar y obtener su ubicación en él.
Obligacion Obligatorio Condicional
Mod. Ingreso Manual
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupacion 7 Caraterización documental
Forma de Ingreso El registro de la ubicación física del documento en el archivo institucional debe ser ingresada al momento de incorporarlo al SGD.
Valores
Valor de Ingreso
Tipo dato Texto
por defecto
Comentarios En caso que se trate de un documento físico, se requiere el registro de su ubicación.
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 40
MDGDE7.6 – Disposición
Nombre MDGDEDisposicion
Definicion
Destino planificado del documento bajo una normativa o cuerpo legal, resolución u oficio que es consecuencia del proceso de valoración documental.
Obligacion Obligatorio Condicional
Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupacion 7 Caraterización documental
Forma de Ingreso
Se ingresa de forma automática al momento que se carga el Cuadro de clasificación y la Tabla de Retención Documental, asociado a la serie específica a la que pertenece. Debiese identificar el criterio y temporalidad específica para el documento.
Valores
Valor de Ingreso
Tipo dato Texto
por defecto
Comentarios
Como el proceso de valoración documental también es dinámico, es de esperar que se maneje en forma paralela los criterios de cada serie y elemento de ella en la política de gestión documental de la institución. Por lo cual su disposición debiese consultarse por el código específico. Tiene importancia para documentos de preservación acotada o institucional, por lo cual se debiese poder consultar al sistema de GD de la Institución el criterio activo.
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 41
8 Relaciones
Identificación de las relaciones existentes de este documento con otros documentos, instituciones, ciudadanos o empresas
8.1 Institución Pública Asociada
Identificación de relaciones específicas con Instituciones Publicas
MDGDE8.1.1 - Código Institución Pública
Nombre MDGDECodigoIPub
Definicion
Identificación de la institución que, en el cumplimiento de sus funciones, genera y/o gestiona los documentos y expedientes que son parte de su sistema de gestión documental y formarán parte de su archivo.
Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN SI Múltiple SI
Agrupacion 8.1 Institución Pública Asociada
Forma de Ingreso
Se genera automáticamente. Cada sistema debe incorporar el código. Este código debe corresponder a la codificación institucional proveída por el micro servicio del organigrama del Estado.
Valores
Valor de Ingreso Micro servicio Instituciones del Estado
Tipo dato Numérico
por defecto 0 (Chile)
Comentarios El tipo de relación "Institución Generadora" asociado a MGDDE8.3 es un valor requerido por AN para el proceso de transferencia a preservación de largo plazo.
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 42
MDGDE8.1.2 - Nombre Institución Pública
Nombre MDGDENombreIPub
Definición Se registra el nombre de la institución en caso de que no se realice la validación del código institucional o no se cuente con acceso al servicio.
Obligación Complementario Mod. Ingreso Manual
Transferencia AN NO Múltiple SI
Agrupación 8.1 Institución Pública Asociada
Forma de Ingreso Nombre institucional, en caso que sea una institución del Estado
Valores
Valor de Ingreso
Tipo dato Alfanumérico
por defecto
Comentarios En caso de utilizar el código estandarizado de instituciones, no es necesario incorporar el nombre de la institución.
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 43
MDGDE8.1.3 - Tipo de Relación Institución Pública
Nombre MDGDETipoRelacionIP
Definicion
Identificación de la institución que, en el cumplimiento de sus funciones, genera y/o gestiona los documentos y expedientes que son parte de su sistema de gestión documental y formarán parte de su archivo.
Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN NO Múltiple SI
Agrupacion 8.1 Institución Pública Asociada
Forma de Ingreso Se genera por parte del SGD, dependiendo del tipo de relación establecida en el proceso de gestión.
Valores
Valor de Ingreso Lista Controlada ampliable
Tipo dato Numérico
por defecto 1 (Productor)
Comentarios Al menos debe incorporarse la relación con la institución que lo genera y almacena/resguarda.
Ejemplo
1 - Productor/Generador 2 - Resguardo 3 - Destinatario 4 - Autor institucional
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 44
8.2 Otros Agentes
Identificación de relaciones del documento con otros agentes
MDGDE8.2.1 – Tipo relación con otros agentes
Nombre MDGDERelacionOA
Definición Identificación del tipo de relación existente con el agente y el documento.
Obligación Obligatorio Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN NO Múltiple SI
Agrupación 8.2 Otros Agentes
Forma de Ingreso En el proceso de generación/captura la SGD institucional se irá registrando diversas relaciones de agentes en su calidad de autor, responsable, destinatario o referido/solicitante.
Valores
Valor de Ingreso Lista Controlada Ampliable
Tipo dato Numérico
por defecto 1 (autor)
Comentarios A lo menos debe incorporarse la relación del autor/responsable del documento.
Ejemplo
1 - Autor 2 - Responsable 3 - Destinatario 4 - Involucrado o referido
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 45
MDGDE8.2.2 – Tipo Actor Relacionado
Nombre MDGDETipoAR
Definición Identificación del tipo de agente relacionado que indicará la pertinencia del registro de otro dato identificatorio.
Obligación Obligatorio Condicional
Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN NO Múltiple SI
Agrupacion 8.2 Otros Agentes
Forma de Ingreso La identificación del tipo de agente se realizará en el SGD, asociado al perfil o tipo de usuario asociado.
Valores
Valor de Ingreso Lista Controlada Ampliable
Tipo dato Numérico
por defecto 1 (Ciudadano)
Comentarios
Ejemplo 1 - Ciudadano 2 - Extranjero 3 - Institución privada
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 46
MDGDE8.2.3 – RUT/RUN Relacionado
Nombre MDGDERUNRelac
Definición
RUN (Número de Cédula de identidad) de la persona o RUT (Rol Único Tributario) de la institución privada a la que está destinado el presente documento.
Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático/manual
Transferencia AN SI Múltiple SI
Agrupacion
Forma de Ingreso
Se completa en forma manual con el número de Rut de la persona natural o jurídica que inicia la solicitud o sobre la que se resuelve en el expediente.
Valores
Valor de Ingreso Validado
Tipo dato Numérico
por defecto
Comentarios A lo menos debe incorporarse el Rut del autor/responsable del documento.
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 47
MDGDE8.2.4– Nombre Agente Relacionado
Nombre MDGDEAgenteRelac
Definición Nombre de la persona natural o jurídica sobre la que versa el documento/expediente y los actos administrativos que ahí se registran.
Obligación Obligatorio Condicional
Mod. Ingreso Automático/Manual
Transferencia AN SI Múltiple SI
Agrupación
Forma de Ingreso
Se completa en forma manual con la identificación y el registro de la persona que inicia la solicitud o sobre la que se resuelve en el expediente. Debe consignarse Apellido1 Apellido2, Nombre1 Nombre2. En caso de no contar con los nombres completos se consignarán solamente los que se identifiquen en el documento.
Valores
Valor de Ingreso
Tipo dato Texto
por defecto
Comentarios En caso que no se cuente con la identificación por RUT o RUN, del agente relacionado, se requiere el registro de su nombre
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 48
8.3 Documentos Asociados
Identificación de los Expedientes asociados u otros documentos de los cuales forme parte el presente documento o conforme un tipo de
agrupación.
MDGDE8.3.1 – Tipo Relación
Nombre MDGDETipoRelacion
Definición Define la relación entre el expediente y los documentos que lo conforman.
Obligacion Obligatorio Condicional
Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN NO Múltiple SI
Agrupacion 8.3 Documentos Asociados
Forma de Ingreso Se registra de forma automática, una vez que el documento se ha relacionado con los otros documentos parte de un expediente específico.
Valores
Valor de Ingreso Lista controlada de cuadro de clasificación institucional
Tipo dato Alfanumérico
por defecto
Comentarios Es requerido en caso que el documento forme parte de un expediente o de otro documento.
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 49
MDGDE8.3.2 – Identificador Documento
Nombre MDGDEIdentificadorDoc
Definicion Identifica el expediente o el documento al cual esta relacionado.
Obligacion Obligatorio Condicional
Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN NO Múltiple SI
Agrupacion 8.3 Documentos Asociados
Forma de Ingreso Se registra de forma automática, una vez que el documento se ha relacionado con los otros documentos parte de un expediente específico.
Valores
Valor de Ingreso Lista controlada de identificadores de documentos/Expedientes existentes en el SGD
Tipo dato Alfanumérico
por defecto
Comentarios Es requerido en caso que el documento forme parte de un expediente o de otro documento.
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 50
9 Seguridad
Tipificación de niveles de seguridad requeridos para la gestión del documento
MDGDE9.1 – Nivel de Acceso
Nombre MDGDENivelAcceso
Definición Indicación relativa al acceso y disposición para consulta de los documentos.
Obligación Obligatorio Mod. Ingreso Manual
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupacion 9 Seguridad
Forma de Ingreso
Se ingresa manualmente, aunque el valor esta basado en vocabulario controlado. Debe quedar abierta la posibilidad de incorporar nuevos niveles, aunque siempre utilizando un vocabulario controlado.
Valores
Valor de Ingreso Lista Controlada Ampliable
Tipo dato Numérico
por defecto 1 (público)
Comentarios
Ejemplo
1 - Público 2 - Restringido 3 - Reservado
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 51
MDGDE9.2 – Texto Advertencia
Nombre MDGDETextoAdv
Definicion Es el texto que se debe presentar en caso que un usuario quiera acceder a esta información.
Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático/Manual
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupacion 9 Seguridad
Forma de Ingreso En caso de tratarse de información con algún nivel de restricción de acceso o difusión, el sistema debiese manejar mensajes específicos para cada situación.
Valores
Valor de Ingreso
Tipo dato Texto
por defecto
Comentarios
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 52
MDGDE9.3 – Información Sensible
Nombre MDGDEInfoSensible
Definición Identificación que el documento contiene información de carácter sensible.
Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático/Manual
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupacion 9 Seguridad
Forma de Ingreso El SGD debe manejar un registro de marca de tipo de información sensible.
Valores
Valor de Ingreso Lista Controlada
Tipo dato Numérico
por defecto 2 (NO)
Comentarios
Ejemplo
1 - SI 2 - No
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 53
MDGDE9.4 – Derecho de Uso
Nombre MDGDEDerechoUso
Definicion Identificación de restricción de uso del documento en caso de estar asociado a derecho intelectual restringido.
Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático/manual
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupacion 9 Seguridad
Forma de Ingreso Se requiere una marca en SGD para casos en que el documento incorporado este asociado a restricción de uso.
Valores
Valor de Ingreso Lista Controlada
Tipo dato Numérico
por defecto 1 (SI)
Comentarios
Ejemplo 1 - SI 2 - No
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 54
10 Firma
Identificación del tipo de firma electrónica utilizada en la generación del documento
MDGDE10.1 – Tipo Firma
Nombre MDGDETipoFirma
Definición Identificación del tipo de firma electrónica utilizada en la generación del documento.
Obligación Complementario Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupación 10 Firma
Forma de Ingreso Se completa de forma automática.
Valores
Valor de Ingreso Lista Controlada Ampliable
Tipo dato
por defecto 1 (FEA)
Comentarios
Ejemplo
1 - FEA 2 - FED 3 - ClaveÚnica 4 - Sello de Tiempo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 55
MDGDE10.2 – Proveedor
Nombre MDGDEProveedorFEA
Definicion Identificación del proveedor del servicio de firma electrónica utilizado para el documento
Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupacion 10 Firma
Forma de Ingreso
Se completa de forma automática.
Valores
Valor de Ingreso Lista Controlada MINECON
Tipo dato Numérico
por defecto
Comentarios
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 56
MDGDE10.3 –Firma Electrónica Avanzada
Nombre MDGDEFEA
Definicion
Es aquella firma electrónica certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría (Ley 19799).
Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN SI Múltiple NO
Agrupacion 10 Firma
Forma de Ingreso Se completa en forma automática.
Valores
Valor de Ingreso Lista Controlada
Tipo dato Numérico
por defecto 2
Comentarios
Ejemplo
1 - SI 2 - No
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 57
MDGDE10.4 –Nombre y versión del software
Nombre MDGDENomVersionSoft
Definicion Identificación de la versión del programa informático que se utilizó para la generación del documento.
Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN SI Múltiple NO
Agrupacion 10 Firma
Forma de Ingreso Se completa en forma automática capturando la versión del software y el año del programa utilizado para generar el documento.
Valores
Valor de Ingreso
Tipo dato Texto
por defecto
Comentarios Es factible identificar automáticamente. En caso de preservación a largo plazo es relevante al pensar en cambio de versiones o discontinuidad del software utilizado.
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 58
MDGDE10.5 – Tipo de Algoritmo
Nombre MDGDETipoAlgoritmo
Definición
Es el metadato necesario para validar la integridad del documento, el código generado por el resultado del cálculo del algoritmo para garantizar que el documento no será modificado una vez que se conforma el expediente (checksum).
Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupacion 10 Firma
Forma de Ingreso Este dato se completa de forma automática.
Valores
Valor de Ingreso
Tipo dato Numérico
por defecto
Comentarios
El proceso de validación de la integridad debiese ser parte de una consulta al órgano certificador. Para la preservación a largo plazo, podría ser de utilidad si el certificador ya no estuviese vigente y el registro de certificación no fuese almacenado por otra institución.
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 59
10.6 Firmantes
Lista de personas que firman el documento electrónicamente
MDGDE10.6.1 – Nombre/cargo representación
Nombre MDGDENombreCargo
Definicion Identificación del nombre de la persona que firma y cargo asociado.
Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN NO Múltiple SI
Agrupacion 10 Firma
Forma de Ingreso Este dato se completa de forma automática.
Valores
Valor de Ingreso
Tipo dato Alfanumérico
por defecto
Comentarios Es posible obtener para los documentos firmados con FEA esta información directamente desde el documento.
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 60
MDGDE10.6.2 –RUN firmante
Nombre MDGDERUNFirma
Definicion Identificación de la persona que firma el documento.
Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático/Manual
Transferencia AN NO Múltiple SI
Agrupacion 10 Firma
Forma de Ingreso Este dato se completa de forma automática.
Valores
Valor de Ingreso Validado
Tipo dato Numérico
por defecto
Comentarios
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 61
11 Trámite Asociado
Identificación del trámite asociado a la generación del presente documento.
MDGDE11.1 – Código trámite asociado
Nombre MDGDECODTramite
Definicion Identificador del trámite específico
Obligacion Obligatorio Condicional
Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupacion 11 Tramite Asociado
Forma de Ingreso Código del trámite existente en el catálogo de tramites del Estado
Valores
Valor de Ingreso Micro servicio trámites del Estado
Tipo dato Numérico
por defecto
Comentarios
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 62
MDGDE11.2 –Nombre trámite asociado
Nombre MDGDENomTramite
Definicion Nombre del trámite
Obligacion Complementario Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupacion 11 Tramite Asociado
Forma de Ingreso
En caso que se trate un trámite incorporado a al catálogo de tramites del estado el nombre será obtenido automáticamente de la asociación del código respectivo por el servicio de catalogo de tramites del Estado.
Valores
Valor de Ingreso Lista controlada o validada
Tipo dato Texto
por defecto
Comentarios
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 63
12 Ubicación
Identificación del origen geográfico del documento
MDGDE12.1 – Comuna
Nombre MDGDEComuna
Definicion Identificación geográfica del origen/residencia del documento
Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupación 12 Ubicación
Forma de Ingreso
Valores
Valor de Ingreso Lista Controlada/ Micro servicio de Comunas de Chile
Tipo dato Numérico
por defecto
Comentarios
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 64
MDGDE12.2 – Cobertura Geográfica
Nombre MDGDECobGeo
Definición Metadato descriptivo que registra el lugar geográfico al que hace referencia el acto del documento.
Obligación Complementario Mod. Ingreso Manual/automático
Transferencia AN SI Múltiple NO
Agrupación 12 Ubicación
Forma de Ingreso Este dato se completa de forma manual, basado en un vocabulario controlado con las regiones y comunas del país. Si se utiliza el servicio de códigos comunales se puede obtener directamente.
Valores
Valor de Ingreso Lista Controlada
Tipo dato Texto
por defecto
Comentarios Con la identificación de la institución normalizada, debiese accederse a la ubicación geográfica
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 65
MDGDE13 – Versión MDGDE
Nombre MDGDEVersion
Definicion
Identificación de la versión de la especificación de Metadato de la GDE utilizada
Obligacion Obligatorio Mod. Ingreso Automático
Transferencia AN NO Múltiple NO
Agrupacion No Aplica
Forma de Ingreso Registro automático de la versión del Metadata utilizada para su creación.
Valores
Valor de Ingreso
Tipo dato Numérico
por defecto 1 (versión 1)
Comentarios
Ejemplo
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 66
Formatos de almacenamiento para largo plazo2
A continuación, se presentan los formatos que ha propuesto Archivo Nacional para el
proceso de transferencia, que aseguran una conservación a largo plazo, para aquellos
documentos pertenecientes a series requeridas para el proceso de transferencia. Estos
formatos se organizan según el tipo de documento, diferenciando entre documentos
textuales y documentos gráficos (imágenes o fotografías).
Los formatos preferidos corresponden a aquellos que, de acuerdo con los parámetros
mencionados en la sección anterior, cuentan con las características necesarias para ser
preservados en el largo plazo.
Los formatos aceptables son aquellos que, a pesar de ser ampliamente utilizados, no
necesariamente cuentan con las características necesarias para ser preservados en el
largo plazo. Por este motivo, podrían requerir de un proceso de conversión a formatos
normalizados en caso de producirse discontinuidad de lectura o interpretación.
Este listado para efectos de la gestión documental no es restrictivo, pero se debe
considerar como una buena práctica su incorporación a los procesos institucionales, ya
que con su uso se asegura la preservación institucional de dichos documentos. Además,
cada institución productora debe evaluar sus necesidades específicas para su
ampliación, tanto desde el punto de vista de la incorporación de nuevos tipos de
documentos (audiovisuales, sonoros, datos, etcétera), para lo cual debiesen formalizar
la ampliación de dichos formatos preferidos y aceptables.
___________
Esquema | Metadatos Instituciones Productoras para la GD del Estado | 67
Documentos textuales
Formatos preferidos Especificación
Portable Document Format/Archival (PDF/A-1) ISO 19005-1:2005, Document management – Electronic document file
format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)
Portable Document Format/Archival (PDF/A-2)
ISO 19005-2:2011, Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2)
OpenDocument Text Format (ODF)
ISO/IEC 26300:2006 Information technology -- OpenDocument Format for Office
Formatos aceptables Especificación
Portable Document Format (PDF)
ISO 32000-1:2008, Document management - Portable document format - Part 1: PDF 1.7
Documentos gráficos
Formatos preferidos Especificación
JPEG 2000 ISO/IEC 15444-1:2004, Information technology – JPEG 2000 image coding system:
Tagged image file format TIFF Revision 6.0 Final — June 3, 1992, Adobe Systems Incorporated
Portable Document Format/Archival (PDF/A-1)
ISO 19005-1:2005, Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)
Portable Document Format/Archival (PDF/A-2)
ISO 19005-2:2011, Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2)
Formatos aceptables Especificación
JPEG File Interchange Format ISO/IEC 10918-1:1994, Information technology – Digital compression and coding of continuous-tone still images: Requirements and guidelines
Portable Network Graphics (PNG)
ISO/IEC 15948:2004 Information technology - Computer graphics and image