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Introducción........................................................................................................ 6 1. Creación de Sociedades .............................................................................. 6 1.1. Crear Sociedad ......................................................................................... 7 1.2. Copiar, borra y verificar Sociedad ............................................................. 8 2. Creación de plan de cuentas........................................................................ 9 3. Divisiones ................................................................................................... 11 4. Parametrización básica de la Gestión Financiera ...................................... 12 4.1. Sociedad FI ............................................................................................. 12 4.1.1. Verificar y completar parámetros globales ........................................... 12 4.1.2. N.I.F. Comunitario (N.I.F. CE) .............................................................. 13 4.2. División.......................................................¡Error! Marcador no definido. 4.3. Ejercicio................................................................................................... 14 4.4. Documento .............................................................................................. 16 4.4.1 Periodos contables............................................................................... 16 a) Definir variantes para periodos contables abiertos..................................... 16 b) Abrir y cerrar periodos contables................................................................ 16 c) Asignar variantes a Sociedad FI................................................................. 16 4.4.2. Rangos de números de documentos.................................................... 17 a) Definir Rangos de números de Documentos.............................................. 18
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b) Copiar a Sociedad FI.................................................................................. 19 c) Copiar a Ejercicio ....................................................................................... 19 4.4.3. Cabecera de Documento...................................................................... 20 a) Definir clases de Documento...................................................................... 21 b) Desviación máxima del tipo de cambio ...................................................... 22 b.1.) Crear desviación máxima del T/C por Sociedad ..................................... 22 4.4.4. Posición de Documento........................................................................ 22 a) Control........................................................................................................ 22 a.1.) Definir clave de contabilización ............................................................... 23 a.2.) Actualizar variante de status de campo................................................... 24 a.3.) Asignar variantes de status de campo a Sociedad FI ............................. 26 a.4) Seleccionar variante de pantalla para entrada de documentos............... 26 b) Definir grupos de tolerancia para empleados............................................. 27 c) Asignar grupos de tolerancia a usuarios .................................................... 28 d) Crear textos para posición de documentos ................................................ 28 e) Definir reglas de modificación de documentos........................................... 29 4.4.5. Valores propuestos para tratamiento de documentos .......................... 30 a) Crear clase de documento y clave de contabilización................................ 30 b) Permitir propuesta de ejercicio ................................................................... 31 c) Proponer fecha de valor ............................................................................. 31 4.5. I.V.A......................................................................................................... 32 4.5.1. Parametrizaciones básicas................................................................... 32 a) Asignar esquema de cálculo a país............................................................ 32 b) Parámetros para verificación y modificación de gestión de impuestos. ..... 32 4.5.2. Cálculo ................................................................................................. 34 a) Definir indicador de I.V.A............................................................................ 34 4.5.3. Contabilización ..................................................................................... 36 a) Crear cuentas de impuestos....................................................................... 36 5. Contabilidad principal ................................................................................. 38 5.1. Cuentas de Mayor ................................................................................... 38 5.1.1. Datos maestros .................................................................................... 38
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a) Creación de cuentas de mayor................................................................... 38 a.1.) Copiar alternativa 1 ................................................................................. 38 a.2.) Manual / automático de un nivel (alternativa 3) ....................................... 38 a.2.1.) Actualizar índice de planes de cuentas ................................................ 39 a.2.2.) Asignar Sociedad FI a un Plan de cuentas........................................... 39 a.2.3.) Definir estructuras de pantalla por grupos de ctas (Ctas de mayor)..... 40 a.2.4.) Definir estructuras de pantalla por transacción (Cuentas de mayor) .... 40 a.2.5.) Definir cuenta de arrastre de resultados............................................... 41 a.2.6.) Crear cuenta de mayor......................................................................... 41 a.3.) Manual en dos etapas (alternativa 4) ...................................................... 41 a.3.1.) Crear cuenta de mayor en plan de cuentas.......................................... 42 b) Borrar ......................................................................................................... 42 b.1.) Borrar cuentas de mayor ......................................................................... 42 b.2.) Borrar plan de cuentas ............................................................................ 43 5.1.2. Partidas individuales............................................................................. 43 a) Visualizar partidas individuales .................................................................. 43 a.1.) Fijar clasificaciones estándar para partidas individuales......................... 43 a.2.) Definir estructura de lineas...................................................................... 43 a.3.) Seleccionar campos adicionales ............................................................. 44 b) Tratamiento de partidas abiertas................................................................ 45 5.2. Operaciones contables............................................................................ 45 5.2.1. Compensación de partidas abiertas ..................................................... 45 a) Crear cuentas para diferencias de cambio................................................. 45 b) Crear clave contable para compensación .................................................. 45 c) Preparar compensación automática........................................................... 46 5.2.2. Cierres.................................................................................................. 46 a) Valorar........................................................................................................ 46 a.1.) Definir métodos de valoración ................................................................. 46 a.2.) Preparar contabilización automática para valoración en ME................... 46 b) Documentar................................................................................................ 47 b.1.) Definir estructura de balance y cuenta de resultados.............................. 47 c) Declarar.........................................................¡Error! Marcador no definido. c.1.) Actualizar indicador de retención ...............¡Error! Marcador no definido. c.2.) Crear cuentas para IRPF............................¡Error! Marcador no definido. 4.3. Contabilidad bancaria.............................................................................. 48 4.3.1. Definir bancos propios.......................................................................... 48
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6. Contabilidad de deudores y acreedores..................................................... 50 6.1. Cuentas de deudor.................................................................................. 50 6.1.1. Datos maestros .................................................................................... 50 a) Definir grupo de cuentas con estructura de imagen (deudor)..................... 50 d) Crear rangos de números y asignarlos a cuentas de deudores ................. 50 5.1.1. Partidas individuales de deudores........................................................ 52 a) Visualizar partidas individuales de deudores.............................................. 52 c) Actualizar pools de trabajo ......................................................................... 52 6.2. Cuentas de Acreedor............................................................................... 54 6.2.1. Datos maestros .................................................................................... 54 a) Definir grupo de cuentas con estructura de imagen (acreedores).............. 54 b) Crear rangos de números y asignarlos a cuentas de acreedores .............. 54 6.2.2 Partidas individuales............................................................................. 55 a) Actualizar estructuras de lineas y pools de trabajo .................................... 55 6.3. Operaciones contables............................................................................ 55 6.3.1. Entrada de facturas / abonos ............................................................... 55 a) Actualizar condiciones de pago.................................................................. 55 6.3.2. Salida de pagos.................................................................................... 55 a) Crear cuentas para gastos bancarios (acreedores) ................................... 56 b) Crear clave contable para compensación .................................................. 56 c) Programa de pagos.................................................................................... 57 6.3.3. Anticipos recibidos................................................................................ 58 a) Cuentas Asociadas para anticipos de deudores ........................................ 58 b) Cuentas asociadas para anticipos a acreedores........................................ 58 6.3.4. Efectos ................................................................................................. 58 a) Cuenta asociada para cartera de efectos................................................... 58 b) Cuentas para operaciones sobre efectos................................................... 58 c) Cuentas transitorias para utlización de efectos .......................................... 59 6.3.5. Otras operaciones CME ....................................................................... 59
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a) Cuentas asociadas divergentes para deudores ......................................... 59 6.3.6. Cierres.................................................................................................. 59 a) Valorar........................................................................................................ 59 a.1.) Metodo de valoración de moneda extranjera .......................................... 59 a.2.) Preparar contabilizacion en ME............................................................... 60 a.3.) Valoración de provisiones por insolvencias............................................. 60 a.4.) Cuentas para provisiones de dudoso cobro¡Error! Marcador no definido. 7. Definir validaciones .......................................¡Error! Marcador no definido.
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Introducción
A través de la Guía de Implementación (IMG) del Sistema SAP R/3, se procede
a introducir los datos necesarios para poner en operativo las Sociedades.
Acceso: Herramientas / Business Engineering / Customizing / IMG
Empresa
1. Creación de Sociedades
Acceso: IMG Empresa / Estructura de la empresa / Actualización de
estructuras / Definición / Gestión financiera / Definir, copiar,
borrar, verificar sociedad FI
En la pantalla que aparece, se nos pide realizar las actividades posibles en la
secuencia indicada; es decir, habría que crearse primero la Sociedad, y
posteriormente copiarla de otra ya existente.
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1.1. Crear Sociedad
Al ejecutar (mediante doble clic) la selección de Definir Sociedad aparece una
pantalla en la que se recogen todas las Sociedades dadas de alta en el
sistema. Para crearnos una nueva, presionamos el botón entradas nuevas y
rellenamos los campos de:
- Sociedad (cuatro dígitos)
- Nombre de la empresa
- Población
- País (de la Sociedad) ES (España)
- Moneda (en la que presentará libros oficiales la Sociedad)
- Idioma (en el que presentará libros oficiales la Sociedad)
Mediante el botón superior derecho (simula un sobre), nos introducimos en una
pantalla donde ampliamos los datos relativos a la Sociedad, tales como el
nombre, la condición de búsqueda, la población, la calle, el distrito, el teléfono,
el fax...
Los campos de Idioma y país, son campos clave; a través de ellos, el sistema
validará datos como los N.I.F. que se introduzcan y las claves bancarias
relativas a la empresa o a cualquier tercero que tenga relación con ella.
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1.2. Copiar, borra y verificar Sociedad
Seleccionando esta actividad, llegamos a una pantalla denominada (en la barra
azul superior) Objeto organizativo Sociedad. A través del menú Objeto
Organizativo, Copiar como objeto organizativo procedemos a la copia de una
Sociedad ya existente en el sistema.
La pantalla que aparece pide datos de la Sociedad que queremos copiar
(introducir cuatro dígitos), y de la Sociedad a la que queremos llevar los datos
de la primera (introducir dígitos de la Sociedad creada en el punto 1.1 anterior).
Continuar con Intro.
Nos pregunta el sistema si queremos copiar los planes de cuentas que tiene
asignada la sociedad fuente; aceptamos la copia simultánea de la Sociedades.
Continuar con Si.
Así mismo nos pregunta si queremos asignar a la Sociedad nueva otra moneda
que no sea ESP (pesetas); puesto que lo más normal será trabajar en pesetas,
continuar con No.
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2. Creación de plan de cuentas
Una vez creada la Sociedad, hay que crearse y definir los planes de cuentas
con los que ésta va a trabajar.
Acceso: IMG Empresa / Gestión financiera / Contabilidad principal /
Cuentas de mayor / Datos maestros / creación de cuentas de
mayor / copiar (alternativa 1) / Copiar plan de cuentas
Seleccionamos las áreas que vamos a copiar del plan general español (CAES),
siendo éstas:
• Cuentas en plan de cuentas
• Determinación de cuentas en contabilidad financiera
• Determinación de cuentas en gestión de activos fijos
• Determinación calculo de costes
• Determinación cuentas gestión de materiales.
• Determinación cuentas Gestión de personal.
• Determinación cuentas Ventas
• Versiones de balance y pérdidas y ganancias.
Mediante cuatro dígitos alfanuméricos definimos el plan de cuentas y la versión
de balance y pérdidas y ganancias con el que va a trabajar la sociedad, y le
asignamos un nombre.
Por ejemplo:
- Plan de cuentas
- Nombre del plan de cuentas
- Estructura de blnce /PyG
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- Nombre de versión blnce / PyG
Para copiarlos, asignamos en los campos de modelo el plan contable y la
versión de balance que, ya existente en el sistema, queramos utilizar como
modelo.
Una vez cumplimentados los datos de plan de cuentas y versión de balances,
pulsamos el botón de propuesta, y el sistema nos informa de los datos que va a
copiar; si estamos de acuerdo con ello, copiamos el plan de cuentas al que
nos estamos creando.
Una vez creada la sociedad, hay que definir los parámetros globales de la
Gestión Financiera.
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3. Divisiones
La división es una unidad organizativa, para la cual pueden generarse balances
y cuentas de pérdidas y ganancias para informes internos. Al contrario que la
Sociedad, la división no representa una unidad jurídica independiente, y no
está sujeta, por tanto, a exigencias legales que han de cumplir los informes
externos del área económico-financiera.
Para crear divisiones en las Sociedades, se accede a través de la IMG.
Acceso: IMG Empresa / Estructura de la Empresa / Actualización de
estructuras / Definición / Gestión financiera / Actualizar
división
En esta pantalla, podemos crear nuevas divisiones (presionando en entradas
nuevas), borrar las no operativas (presionando el botón que simula un cubo de
basura), copiar una división ya existente pudiendo modificar los datos copiados
(presionando el tercer botón, que simula dos hojas amarillas superpuestas)...
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4. Parametrización básica de la Gestión Financiera
Acceso: Herramientas / Business Engineering / Customizing / IMG
para la Empresa / Gestión Financiera / Parametrizaciones básicas
de gestión Financiera
4.1. Sociedad FI
4.1.1. Verificar y completar parámetros globales
Acceso: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de Gestión
financiera / Sociedad FI / Verificar y completar parámetros
globales
Pulsar continuar.
Se accede a una tabla donde se recogen todas las Sociedades dadas de alta
en el sistema (dependiendo del mandante en el que estemos trabajando);
Seleccionando una de ellas (con el boton situado a la izquierda en la misma
linea que el nombre de la sociedead), y pulsando el botón de detalles (simula
una lupa), accedemos a una pantalla donde cumplimentamos todos los datos
relativos a la Sociedad. También podemos acceder pulsando directamente
doble clic sobre el nombre de la sociedad.
Para cada una de las Sociedades se definen los parámetros básicos
necesarios para la Gestión Financiera de las mismas.
Se asignan, por lo tanto, los Planes de cuentas con los que va a trabajar cada
una de las Sociedades, la Variante de ejercicio asignada a la misma etc....
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Los parámetros específicos de cada una de las Sociedades, los encontramos
en el Plan de Cuentas, en el N.I.F. comunitario y en la variante de periodos
contables.
El N.I.F. comunitario se refiere al número de identificación fiscal de la Sociedad,
comenzando por ES (clave que identifica el N.I.F. como perteneciente a
España, dentro del Sistema SAP R/3, y que verifica la autenticidad del dato
introducido), seguido por la clave de N.I.F. de la Sociedad. No acepta espacios
en blanco, por lo que se introducen los once dígitos seguidos.
La variante de periodos contables, definida unívocamente para cada Sociedad,
determina la posibilidad de abrir y cerrar periodos contables en función de las
necesidades de la empresa.
Pulsando la tecla de función “Datos adicionales”, se accede a una pantalla en
la que se introducen los datos adicionales relevantes para la gestión de la
empresa.
A través de la tecla de función con apariencia a una carta (localizada en la
parte superior izquierda de la pantalla), se accede a la pantalla de datos
generales de dirección de la empresa (teléfono, código postal...).
4.1.2. N.I.F. Comunitario (N.I.F. CE)
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Acceso: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de Gestión
financiera / Sociedad / NIF Comunitario (NIF CE) / Crear NIF
Comunitario en el país
A través de esta funcionalidad se accede a una pantalla donde rellenaremos el
campo NIF Comunitario. Este se compone de nueve dígitos comenzando por
ES seguido (sin espacios) del NIF de la empresa. Por ejemplo, ESA85498265.
4.3. Ejercicio
Definimos la variante de ejercicio con la que se va a trabajar y se la asignamos
unívocamente a cada Sociedad..
Para definir la variante de ejercicio:
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Ejercicio /
Actualizar variante de ejercicio (actualizar ej. Corto)
Aparece una lista con las variantes de ejercicio propuestas por el sistema.
Mediante el botón de seleccionar (simula una lupa), accedemos a los campos
que delimitan la variante (o bien pulsando doble clic sobre la variante). Si se
trata de un año natural, de cuantos periodos contables consta el ejercicio, y de
cuantos especiales.
En el caso de la variante asignada, los parámetros introducidos son:
- Año natural: el periodo de contabilización se corresponde con el año
natural.
- Per. Contables 12: hay doce periodos contables.
- Per. Especiales 4: hay cuatro periodos especial de cierres.
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Para asignar variante de ejercicio a una Sociedad:
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Ejercicio /
Asignar Sociedad FI a una variante de ejercicio
Habría que introducir en la tabla la variante de ejercicio que asignamos a cada
una de las Sociedades.
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4.4. Documento
Definimos todos los parámetros necesarios para la gestión de los documentos
contables generados por el sistema.
4.4.1 Periodos contables
a) Definir variantes para periodos contables abiert os
Para cada una de las Sociedades, se define una variante diferente mediante
una codificación de cuatro dígitos y un texto explicativo referente a la misma.
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento
/ Periodos contables / definir variantes para periodos contables
abiertos
b) Abrir y cerrar periodos contables
Para cada variante de periodos contables (definidas en el punto anterior) y para
cada clase de cuenta, se abren y cierran los periodos de contabilización. Es
posible abrir o cerrar periodos para determinadas cuentas exclusivamente (por
ejemplo las cuentas de IVA), determinando en el rango “desde-hasta cta.”.
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento
/ Periodos contables / Abrir y cerrar periodos contables
c) Asignar variantes a Sociedad FI
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Mediante esta funcionalidad, se asigna unívocamente cada variante creada en
el punto a), a cada una de las Sociedades.
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento
/ Periodos contables / Asignar variantes a Sociedad FI
4.4.2. Rangos de números de documentos
A través de esta funcionalidad definimos los rangos de números y el intervalo
numérico que se asignan a los documentos contables.
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a) Definir Rangos de números de Documentos
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento
/ Rangos de números de documentos / Definir Rangos de
números de documentos
Debemos introducir el nombre de nuestra sociedad en el campo Sociedad
posteriormente pulsar Intervalos.
Para crear un nuevo rango de números de documentos, posicionamos el ratón
en el cuadro derecho de cada rango; una vez asignado, presionamos el botón
insertar intervalo (botón superior derecho con apariencia de una hoja con una
flecha verde). Aparece una pantalla donde se pide en número de intervalo, el
año en el que va a funcionar, la asignación de un rango (diez dígitos) desde-
hasta y si es externo o no, es decir, si la numeración de cada documento la
asigna el sistema automáticamente o es el propio usuario el que numera los
documentos.
El sistema valida que no se superpongan unos rangos con otros, de modo que
queden perfectamente definidos e identificables cada documento en función de
un rango.
Para borrar rangos de números de documentos, nos posicionamos en el cuadro
derecho y accionamos el botón borrar intervalo (con apariencia de hoja con
flecha roja). Si el intervalo a borrar tuviera ya documentos contabilizados, el
sistema no permite borrarlo, lanzando el mensaje de Imposible borrar, Nº actual
no inicial.
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b) Copiar a Sociedad FI
Esta funcionalidad permite copiar los rangos de números de documentos
creados para una Sociedad, a otra Sociedad FI (Sociedad financiera), en el
caso de crearse una nueva Sociedad, y aceptar como válidos los rangos de
números asignados a los documentos contables de otra Sociedad ya existente.
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento
/ Rangos de números de documentos / Copiar a Sociedad FI
La pantalla exige introducir los números de los rangos, así como los ejercicios a
copiar. Hay que introducir el código de la Sociedad fuente y el de la Sociedad
destino. Una vez comprobados los datos, pulsar el botón de ejecutar (con
apariencia de un intro con un reloj rojo).
c) Copiar a Ejercicio
Cada vez que se abre un nuevo ejercicio, a través de esta funcionalidad
copiamos los Rangos de números de Documentos existentes en el ejercicio
cerrado al nuevo. De esta forma, la numeración de cada documento se
corresponde con los rangos del ejercicio anterior, comenzando su cómputo
desde el inicio del rango correspondiente.
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento
/ Rangos de números de documentos / Copiar a Ejercicio
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4.4.3. Cabecera de Documento
De este apartado lo único relevante viene recogido en los partados
correspondientes a la definición de las clases de documento y la desviación
máxima permitida del tipo de cambio por Sociedad.
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a) Definir clases de Documento
A través de esta funcionalidad a cada clase se documento se le asigna el rango
de números que le corresponde, así como las clases de cuentas que pueden
generar esta clase de documento.
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento
/ Cabecera de Documento / Definir Clases de Documento
A través del botón superior izquierdo (que representa una lupa) situandonos en
la clase de documento que queremos analizar, accedemos a la siguiente
pantalla en la que definimos las características propias de cada clase de
documento:
- el número de rango al que pertenece la clase de documento
- las clases de cuenta que pueden tratarse a través de esta clase
- definición de la clase de documento de anulación
- Datos necesarios para entrar documentos (podemos obligar la
cumplimentación de los campos nº de referencia y texto de cabecera,
en el momento de introducir una contabilización en el documento)
Para introducir una clase de documento nuevo debemos pulsar entradas
nuevas y completar los campos indicados anteriormente, ademas podemos
crear una clase de documento copiandola de otra ya existente a través de los
dos folios amarillos superpuestos situados en la barra de herramientas.
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b) Desviación máxima del tipo de cambio
En función de la desviación que permitamos para los tipos de cambio, se podrá
introducir un tipo de cambio distinto al existente en la tabla TCURR para cada
moneda, a la hora de contabilizar un documento.
b.1.) Crear desviación máxima del T/C por Sociedad
Asignamos a cada Sociedad una desviación permitida del tipo de cambio, que,
queda determinado en un 10%.
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento
/ Cabecera de Documento / Desviación máxima del T/C / Crear
desviación máxima del T/C por Sociedad
4.4.4. Posición de Documento
En este apartado se determinan todas las parametrizaciones que repercuten en
un documento contable.
a) Control
Definimos las claves de contabilización (cuya función primordial es la de
diferenciar las posiciones de Debe y Haber en la entrada de registro de
documentos), las clases de cuentas que intervienen en cada clave de
contabilización, las variantes de status de campo...
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a.1.) Definir clave de contabilización
Mantenemos las claves de contabilización que el sistema asume por defecto, y
que aparecen recogidas en la siguiente tabla. En cada una de ellas se define
la posición en la que se va a contabilizar (Debe / Haber), y la clase de cuenta
que interviene en esta clave de contabilización (Cuentas de deudor, acreedor,
mayor, inmovilizado o material).
Clave Significado Debe/Haber Clase cuenta 01 Factura Debe Deudor 02 Anular abono Debe Deudor 03 Gastos Debe Deudor 04 Otras cuentas a cobrar Debe Deudor 05 Salida pagos Debe Deudor 06 Diferencias de pago Debe Deudor 07 Otras compensaciones Debe Deudor 08 Compensación pagos Debe Deudor 09 CME deudor/Debe Debe Deudor 11 Abono Haber Deudor 12 Anular factura Haber Deudor 13 Anular gastos Haber Deudor 14 Otras cuentas a pagar Haber Deudor 15 Entrada pagos Haber Deudor 16 Diferencias de pago Haber Deudor 17 Otras compensaciones Haber Deudor 18 Compensación pagos Haber Deudor 19 CME deudor/Haber Haber Deudor 21 Abono Debe Acreedor 22 Anular factura Debe Acreedor 24 Otras cuentas a cobrar Debe Acreedor 25 Salida de pagos Debe Acreedor 26 Diferencias de pago Debe Acreedor 27 Compensación Debe Acreedor 28 Compensación pagos Debe Acreedor 29 CME acreedores/Debe Debe Acreedor
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31 Factura Haber Acreedor 32 Anular abono Haber Acreedor 34 Otras cuentas a cobrar Haber Acreedor 35 Entrada pagos Haber Acreedor 36 Diferencias de pago Haber Acreedor 37 Otras compensaciones Haber Acreedor 38 Compensación pagos Haber Acreedor 39 CME acreedores/Haber Haber Acreedor 40 Contab. Debe Debe Cuenta mayor 50 Contab. Haber Haber Cuenta mayor 70 Inmov. Debe Debe Inmovilizado 75 Inmov. Haber Haber Inmovilizado 80 Inventario Debe Cuenta mayor 81 Costes Debe Cuenta mayor 82 Diferencias inventario Debe Cuenta mayor 83 Diferencias precio Debe Cuenta mayor 84 Consumo Debe Cuenta mayor 85 Modificación de inventario Debe Cuenta mayor 86 EM/RF Debe Debe Cuenta mayor 89 Alta de inventario Debe Material 90 Inventario Haber Cuenta mayor 91 Costes Haber Cuenta mayor Clave Significado Debe/Haber Clase cuenta 92 Diferencias inventario Haber Cuenta mayor 93 Diferencias precio Haber Cuenta mayor 94 Consumo Haber Cuenta mayor 95 Variación inventario Haber Cuenta mayor 96 EM/RF Haber Haber Cuenta mayor 99 Baja de inventario Haber Material
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento
/ Posición de Documento / Control / Definir Clave de
contabilización
a.2.) Actualizar variante de status de campo
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Primero definimos la “variante de status de campo”, asignándole un código de
cuatro dígitos y dándole una denominación. A ella le asociamos unos “grupos
de status de campo” que controlarán, a través de determinados parámetros, la
entrada de los documentos contables.
Por ejemplo, la cuenta 572000 tiene asignado un Grupo de status de campo
denominado G005 (Cuentas bancarias fecha de valor obligatoria); éste indica
al sistema (entre otras muchas condiciones) que en el momento de entrar una
contabilización en esta cuenta, exija la cumplimentación del campo “fecha de
valor” de forma obligatoria.
A través de esta funcionalidad, el sistema permite parametrizar la visualización
de pantallas en un documento contable. Así, en función del Grupo de status de
campo que hayamos definido para una cuenta, nos aparecerán visibles
determinados campos (con entradas opcionales), nos obligará el sistema a
cumplimentar otros, y no serán visibles determinados algunos de ellos.
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento
/ Posición de Documento / Control / Actualizar variantes de
status de campo
A través de esta función accedemos a la lista de variantes de status de campo.
Para crear una variante, nos posicionamos en la que más se ajuste a nuestra
Sociedad (o escogemos la que es sistema asume por defecto 0001), y
pulsamos el botón de copiar (se asemeja a dos hojas superpuestas).
Denominamos a la nueva variante mediante cuatro dígitos alfanuméricos, y le
asignamos un nombre.
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Una vez posicionados en la variante escogida, pulsamos el botón de
seleccionar nivel de Grupo de status de campo (con apariencia de lupa).
Accedemos a la pantalla donde se listan todos los grupos existentes para esa
variante; posicionándonos y haciendo doble cklic en cada uno de ellos,
accedemos a la pantalla de selección de grupos.
Con doble cklic en cada uno de ellos, llegamos a la pantalla donde definimos
qué campos serán suprimidos, es decir, no visibles, cuales de entrada opcional
y cuales de entrada obligatoria, a la hora de efectuar la entrada de un
documento contable.
El grupo de status de campo, ha de incluirse en el registro maestro de cada
cuenta en el momento de darla de alta en el sistema.
a.3.) Asignar variantes de status de campo a Socied ad FI
A cada Sociedad le identificamos la variante de status de campos con la que
van a trabajar.
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento
/ Posición de Documento / Control / Asignar variantes de status
de campo a sociedad FI
a.4) Seleccionar variante de pantalla para entrada de documentos
Para la entrada de documentos contables son necesarias, a veces, imágenes
con propiedades específicas del país.
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Aquí se determina, por sociedad, la variante de imagen que ha de procesarse.
Para España la variante de pantalla es la 2, ya que el sistema asigna esta
variante para países que trabajan con retenciones.
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento
/ Posición de Documento / Control / Selecc. variante de pantalla
para entrada de documentos
b) Definir grupos de tolerancia para empleados
Los grupos de tolerancia identifican las funciones que el sistema va a permitir
ejecutar a determinados empleados.
Cada grupo admite una codificación de 4 dígitos; si no se codifica (el campo
aparece en blanco), indica que se tienen todas las tolerancias permitidas por el
sistema.
Las tolerancias se basan en “límites superiores para contabilizaciones”,
especificando cual es el límite (en pesetas) que un empleado determinado tiene
para contabilizar documentos y los descuentos que puede aplicar, y en
“diferencias de pago permisibles”, indicando las diferencias que se le permiten
adoptar a la hora de efectuar pagos e ingresos.
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Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento
/ Posición de Documento / Definir grupos de tolerancia para
empleados
c) Asignar grupos de tolerancia a usuarios
A cada usuario le corresponderá una tolerancia específica en el ámbito de
contabilización de documentos, asignándosela en este apartado de la
parametrización.
Unicamente habrá que especificar el nombre del usuario, y el grupo de
tolerancia, anteriormente definido, al que pertenece dentro de la operativa de la
empresa.
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento
/ Posición de Documento / Asignar grupos de tolerancia a
usuarios
d) Crear textos para posición de documentos
El sistema permite parametrizar textos para posiciones de documentos, que
son de utilización periódica.
Se trata de un texto que ha de transferirse a la posición en la entrada de
documentos. El texto puede contener las siguientes variables, que el sistema
sustituirá con el valor correspondiente:
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&BLD Fecha del documento
&BUD Fecha de contabilización
&ZFB Fecha base para plazo de pago
$BUP Periodo contable
$XBL Nº documento de referencia
En el campo ID se asigna una codificación de cuatro dígitos que identifique el
texto a utilizar. En el campo patrón de texto introducimos el texto del
documento seguido de una de las variables arriba definidas.
El procedimiento a seguir en el momento de contabilización de un documento
(factura, entrada de pagos...) es el siguiente:
Al entrar un documento, en el campo “texto”, debe indicarse la variable de texto
precedida del signo '=' (=XXXX). El sistema transfiere el texto correspondiente
automáticamente.
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento
/ Posición de Documento / Crear textos para posición de
documento
e) Definir reglas de modificación de documentos
En este apartado se definen reglas que permiten la modificación de
documentos ya grabados. A pesar de estas reglas definibles, existen campos
que no permiten modificaciones, como son los importes, la división...
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Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento
/ Posición de Documento / Definir reglas de modificación de
documentos
Una vez introducidos en esta pantalla, haciendo doble clic en cada una de las
líneas, definimos los parámetros que son modificables, y las condiciones
previas que han de cumplirse para que los campos sean modificables.
4.4.5. Valores propuestos para tratamiento de docum entos
Se definen, a través de esta funcionalidad, valores propuestos por defecto por
el sistema, tales como “clases de documento”, “fecha de valor”, “ejercicio”...
a) Crear clase de documento y clave de contabilizac ión
Se mantienen las clases estándar del sistema, así como las claves de
contabilización a ellas asociadas.
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento
/ Valores propuestos para tratamiento de documentos / Crear
clases de documentos y clave de contabilización
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b) Permitir propuesta de ejercicio
En todas las empresas, se acepta la proposición de ejercicio, que el sistema
dará por defecto en todos los documentos contables que se generen.
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento
/ Valores propuestos para tratamiento de documentos / Permitir
propuesta de ejercicio.
c) Proponer fecha de valor
Se deja sin propuesta la fecha de valor, obligando así al control de la fecha con
la que queremos generar los documentos en el sistema.
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento
/ Valores propuestos para tratamiento de documentos /
Proponer fecha de valor
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4.5. I.V.A.
4.5.1. Parametrizaciones básicas
a) Asignar esquema de cálculo a país
Definimos el esquema de cálculo del I.V.A., a cada país. En el caso de
España, el esquema de cálculo asociado es el definido por TAXES.
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Impuesto
sobre el Voumen de negocios./ Parametrizaciones básicas /
Asignar esquemas de cálculo a país.
b) Parámetros para verificación y modificación de g estión de
impuestos.
Se define, a través de un código la “Clave de operación”, que se utiliza para
determinar cuentas o claves de contabilización para posiciones de documento
que el sistema crea automáticamente.
Las claves de operación están definidas en el sistema, y el usuario no puede
modificarlas.
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / I.V.A./
Parametrizaciones básicas / Parámetros para verificación y
modificación de gestión de impuestos.
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A través de las claves de operación, accedemos a la pantalla donde definimos
la denominación de la operación, la clase de impuesto, el indicador de
contabilización y si es deducible o no.
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4.5.2. Cálculo
En este apartado definimos los indicadores de IVA, fijamos el importe base y
modificamos la conversión por tipo de cambio.
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / I.V.A./
Cálculo
a) Definir indicador de I.V.A.
A través de esta funcionalidad del sistema, se definen los indicadores de I.V.A.
En la pantalla se recogen los indicadores que trae por defecto el sistema.
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Impuesto
sobre el Volumen de negocios./ Cálculo / Definir indicador de
I.V.A.
Accediendo a este punto de la parametrización, aparece una pantalla que nos
limita el país de aplicación de los indicadores; introducimos la clave de España
(ES), y continuamos con INTRO.
La siguiente pantalla permite modificar o copiar un indicador ya existente en el
sistema:
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- Modificar
Introducimos el indicador que queramos modificar (S6 por ejemplo), y
continuamos con INTRO. Puesto que, siguiendo con el ejemplo, hemos
definido el indicador S6, la pantalla nos muestra los parámetros que el
mismo tiene en el sistema; La clase de impuesto es V (indicador de iva
soportado), esquema de cálculo TAXES (el esquema utilizado en
España), el indicador de Iva S6, y el país del indicador ES.
En la parte inferior de la pantalla, definimos los porcentajes a aplicar a
este indicador; en nuestro ejemplo, se define en la posición de Clase de
impuesto IVA Soportado, con Clave de contabilización VST, el tipo
impositivo aplicable 16,000, a ese indicador.
Presionando el botón características, accedemos a otra pantalla, donde
definimos el nombre del indicador y la clase de impuesto del que se
trata.
Para asignarle una cuenta de impuestos, presionamos el botón Cuentas
de impuestos de la parte superior derecha de la pantalla, y lo primero
que nos pide el sistema es el Plan de Cuentas en el que se va a trabajar;
introducimos el código del mismo, y continuamos con INTRO.
En esta pantalla se define la operación que este indicador va a realizar
VST, la cuenta de mayor donde vamos a asociar las imputaciones del
IVA de este indicador 472000, y un texto explicativo de la asignación de
las cuentas, para todos los indicadores de iva.
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Podemos crearnos un indicador desde esta misma funcionalidad, o bien
copiando uno ya existente, y modificarlo de acuerdo a nuestras
necesidades.
- Copiar
Una vez definido el país de utilización del indicador, presionamos el
botón copiar (sin introducir en el campo de indicador nada); aparece una
pantalla donde se nos pide de qué indicador a cual vamos a efectuar la
copia.
En el campo “de”, introducimos el existente (por ejemplo S6), y en el
campo “a”, introducimos un nuevo código para indicador (por ejemplo
S8). Continuamos con INTRO.
Presionando el botón características, accedemos a la pantalla donde
podemos modificar el texto del indicador de IVA, y la clase de impuesto a
la que se refiere el indicador a crear. Presionar el botón continuar.
Pulsando el botón Ctas. De impuestos, indico la cuenta de mayor a la
que imputaré el impuesto
4.5.3. Contabilización
Creamos las cuentas para contabilización del impuesto.
a) Crear cuentas de impuestos
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Se definen las cuentas contables que van a participar en la contabilización de
los impuestos.
Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Impuesto
sobre el volumen de Negocios./ Contabilización / Almacenar
cuentas de impuestos.
Se definen en función del Plan contable que se utilice, pulsando doble clic
sobre cada una de las denominaciones que aparecen en esta tabla accedemos
a la cuenta de impuestos que ha sido definida.
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5. Contabilidad principal
5.1. Cuentas de Mayor
Parametrizamos los datos fundamentales de la Sociedad financiera en la que
vamos a trabajar.
5.1.1. Datos maestros
a) Creación de cuentas de mayor
a.1.) Copiar alternativa 1
Una vez creada cada Sociedad financiera, definimos el Plan de cuentas con el
que cada una va a trabajar; tal y como queda reflejado en el punto 2 del
presente documento.
a.2.) Manual / automático de un nivel (alternativa 3)
Actualizamos y asignamos los planes de cuentas a las Sociedades
correspondientes, y definimos las estructuras de pantalla de las cuentas.
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a.2.1.) Actualizar índice de planes de cuentas
Nombramos al Plan de cuentas y le asignamos el idioma en el que va a
actualizar los datos, así como las longitudes de las cuentas que integrarán el
mismo.
Acceso: Contabilidad principal / Cuentas de mayor / Datos maestros /
Creación de cuentas de mayor / Manual – automático de un
nivel (alternativa 3) / Actualizar índices de planes de cuentas
a.2.2.) Asignar Sociedad FI a un Plan de cuentas
La denominación de los Planes de cuentas con lo que va a trabajar la Sociedad
(Plan de cuentas de la Sociedad y Plan de cuentas Alternativo).
Acceso: Contabilidad principal / Cuentas de mayor / Datos maestros /
Creación de cuentas de mayor / Manual – automático de un
nivel (alternativa 3) / Asignar Sociedad FI a un Plan de cuentas.
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a.2.3.) Definir estructuras de pantalla por grupos de ctas (Ctas de mayor)
Cuando creamos una cuenta de mayor, le tenemos que definir la estructura de
pantalla que llevará en función del tipo de cuenta de la que se trate.
Cada Grupo de cuentas (AS01, AS02, EXI1...), lleva por detrás (haciendo doble
clic en cada una de las líneas) la determinación de campos que se visualizarán
en el registro maestro de las cuentas que pertenezcan a dicho grupo.
Así, en las cuentas que tengan el grupo de cuentas AS01, llevarán el campo de
“moneda” como de obligatorio cumplimento, así como el campo “Cuenta
asociada”. Los campos de “Categoría fiscal”, “saldos sólo en moneda local” y
“Número de cuenta alternativo”, serán de entrada opcional; mientras que los
campos de “diferencia de tipos de cambio” y “Gestión de cuentas externas”
serán no visibles.
Si no cumplimentamos los campos que aparecen como obligatorios en cada
grupo, el sistema no permitirá que demos de alta la cuenta.
Acceso: Contabilidad principal / Cuentas de mayor / Datos maestros /
Creación de cuentas de mayor / Manual – automático de un
nivel (alternativa 3) / Definir estructuras de pantalla por grupos
de cuentas (cuentas de mayor)
a.2.4.) Definir estructuras de pantalla por transac ción (Cuentas de mayor)
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Por cada tipo de transacción que queramos ejecutar, (Visualizar, modificar o
crear una cuenta de mayor), el sistema permite parametrizar los campos que
podemos visualizar, los que sean de entrada opcional o los que sean de
obligada cumplimentación. En principio dejamos la parametrización que trae el
sistema por defecto, es decir, dejamos todos los campos con entrada opcional.
Acceso: Contabilidad principal / Cuentas de mayor / Datos maestros /
Creación de cuentas de mayor / Manual – automático de un
nivel (alternativa 3) / Definir estructuras de pantalla por
transacción (cuentas de mayor)
a.2.5.) Definir cuenta de arrastre de resultados
Definimos la cuenta 129000 de pérdidas y ganancias, como cuenta a la cual se
arrastrarán los resultados del ejercicio.
a.2.6.) Crear cuenta de mayor
A través de parametrización podemos crearnos cuentas de mayor, al igual que
por menú de usuario para una Sociedad. La pantalla es la misma, y podemos
crear cuentas como modelo de otras.
a.3.) Manual en dos etapas (alternativa 4)
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a.3.1.) Crear cuenta de mayor en plan de cuentas
En el plan de cuentas nos podemos crear una cuenta independientemente de
la Sociedad en la que va a ser operativa, al Igual que hacíamos en el menú de
usuario para crear una cuenta en el ámbito de plan de cuentas.
Acceso: Contabilidad principal / Cuentas de mayor / Datos maestros /
Creación de cuentas de mayor / Manual en dos etapas
(alternativa 4) / Crear cuenta de mayor en plan de cuentas
b) Borrar
El sistema permite borra cuentas del plan contable o de una de las Sociedades,
así como un plan de cuentas completo.
b.1.) Borrar cuentas de mayor
Especificamos las cuentas que queremos borrar, identificándolas como cuentas
de acreedor, de deudor y de mayor; una vez definidas especificamos el nivel
de borrado (si borramos la cuenta a nivel de plan de cuentas o a nivel de
Sociedad), y marcamos el indicador de ejecución en prueba. Una vez
comprobado el informe de ejecución de borrado, desactivamos este indicador y
ejecutamos de nuevo (en real).
Acceso: Contabilidad principal / Cuentas de mayor / Datos maestros /
Borrar / Borrar cuenta de mayor
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b.2.) Borrar plan de cuentas
Indicando el Plan de cuentas que queremos borrar, ejecutamos el programa de
borrado.
Acceso: Contabilidad principal / Cuentas de mayor / Datos maestros /
Borrar / Borrar Plan de cuentas
5.1.2. Partidas individuales
a) Visualizar partidas individuales
a.1.) Fijar clasificaciones estándar para partidas individuales
A través de esta funcionalidad definimos las claves de clasificación que
permitirán visualizar las partidas individuales de las cuentas. Mantenemos las
que el sistema trae por defecto para las Sociedades españolas.
Acceso: Contabilidad principal / Cuentas de mayor / Partidas
individuales / Visualizar partidas individuales / fijar
clasificaciones estándar para partidas individuales
a.2.) Definir estructura de líneas
Se mantienen las estructuras que el sistema trae estándares, permitiendo la
visualización de las partidas en función de determinados parámetros.
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Con la estructura de línea D0 (estándar), las columnas que el sistema nos va a
permitir ver en la visualización son:
- Asignación
- Nº de documento
- Clase de documento
- Fecha de documento
- Clave de contablización
- Cuenta de Mayor especial
- Moneda
- Importe
- Documento de compensación
- Texto
Podemos insertar nuevos campos de visualización, o crearnos nuevas
estructuras de línea específicas para determinadas visualizaciones.
a.3.) Seleccionar campos adicionales
A través de esta funcionalidad, podemos seleccionar nuevos campos en la
visualización de partidas individuales; se clasifican en función de la clase de
cuenta a la que se refieran; para la clase de cuenta deudor, los campos
adicionales que podemos seleccionar son “Cuenta”, “Clase de cuenta”, “Nº de
documento”, “Doc. Compensación”...
Acceso: Contabilidad principal / Cuentas de mayor / Partidas
individuales / Visualizar partidas individuales / seleccionar
campos de selección
.
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Al activar esta opción debemos indicarle la clase de cuenta de la que se trata,
pulsar intro y posteriormente apatecen todos los nombres de los campos así
como sus denominaciones en las tablas, aquí podemos elegir aquellos capos
que queramos que pasen a formar parte de las estructuras de linea.
b) Tratamiento de partidas abiertas
Al igual que en partidas individuales, podemos ajustar las estructuras de líneas
que el sistema propone por defecto, a nuestras propias necesidades.
5.2. Operaciones contables
5.2.1. Compensación de partidas abiertas
a) Crear cuentas para diferencias de cambio
Acceso: Contabilidad principal / Operaciones contables / compensación
de partidas abiertas / Almacenar cuentas para diferencias de
cambio
b) Crear clave contable para compensación
Para cada una de las operaciones de compensación (salida de pagos, entrada
de pagos, abonos y traslados con compensación), definimos para cada una de
las clases de cuentas (deudores, acreedores y mayor), claves de
contabilización de las operaciones de compensación que estas puedan realizar.
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Mantenemos el estándar de SAP R/3 para las operaciones a realizar.
Acceso: Contabilidad principal / Operaciones contables / compensación
de partidas abiertas / crear clave contable para compensación
c) Preparar compensación automática
Para todas las Sociedades del Dinsa y todas las clases de cuentas (Deudor,
mayor y acreedor), el primer criterio adicional que tomará el sistema para la
compensación automática, será el importe.
Acceso: Contabilidad principal / Operaciones contables / compensación
de partidas abiertas / preparar compensación automática
5.2.2. Cierres
a) Valorar
a.1.) Definir métodos de valoración
A través de esta funcionalidad definimos el método para valorar la moneda
extranjera, a la hora de ejecutar cierres de la Sociedad.
Acceso: Contabilidad principal / Operaciones contables / cierres / valorar
/ valoración de ME / definir métodos de valoración
a.2.) Preparar contabilización automática para valo ración de ME
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Definimos las cuentas que van a participar en la valoración de Moneda
extranjera, en función de dos variables:
- Diferencias de tipos de cambio en saldos en Moneda Extranjera
Pulsando doble click accedemos a la tabla donde estan las cuentas en las que
se contabilizarán las diferencias de cambio.
- Diferencias de Tipo de cambio en Partidas abiertas. Pulsando doble clic
De igual forma accedemos a las partidas en las que se contabilizará la
difererncia de tipo de cambio en partidas abiertas.
Al igual que en el punto anterior se define en función del plan de cuentas.
Acceso: Contabilidad principal / Operaciones contables / cierres / valorar
/ valoración de ME / preparar contabiliz. Automática para
valoración ME.
b) Documentar
b.1.) Definir estructura de balance y cuenta de res ultados
Mediante esta funcionalidad asignamos y definimos la estructura de balance y
pérdidas y ganancias para la sociedad.
Acceso: Contabilidad principal / Operaciones contables / cierres /
documentar / definir estructura de balance y PyG.
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4.3. Contabilidad bancaria
4.3.1. Definir bancos propios
Los bancos se definen en función de la Sociedad en la que van a ser
operativos. Debemos indicar en primer lugar el nombre de nuestra sociedad.
Podemos visualizar los bancos propios a través de el icono situado en la parte
superior izquierda de la pantalla, aparecerán los bancos propios, pulsando
doble clic o bien al icono que simula una lupa accedemos a los datos
bancarios, tales como dirección, clave bancaria, etc
Accedemos a las cuentas bancarias a través del icono situado en barra de
herramientas, accedemos a las cuentas de los bancos propios que existen en
la sociedad. Pulsando doble clic accedemos a los 10 dígitos de la cuenta
bancaria, a la clave de control o dígito de control, así como a las cuentas de
mayor con las que está asociado ese banco.
Podemos crearnos un banco nuevo (pulsando el botón crear banco), a través
de esta opción podremos crear un nuevo banco propio completando las
pantallas que antes hemos definido.
Los datos a introducir en la definición del banco propio son:
País del banco ES
Clave del banco Los ocho dígitos del banco y
sucursal
Interlocutor / teléfono Del personal del banco
Dirección del banco
Datos de control Código SWIFT
A través del botón “crear cuentas bancarias”, finalizamos el tratamiento de los
bancos, introduciendo los datos de las cuentas bancarias, la clave de control,
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las cuentas contables asociadas de mayor y efectos, y la moneda en la que va
a trabajar la cuenta.
Acceso: Contabilidad principal / Contabilidad Bancaria / Ctas. Bancarias
/ Definir bancos propios
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6. Contabilidad de deudores y acreedores
6.1. Cuentas de deudor
6.1.1. Datos maestros
a) Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores)
Parametrizamos, en función de los tipos de deudores que existan en las
Sociedades, los diferentes grupos de cuentas a los que éstos irán asociados.
Aquí también se definen los status de campos de cada uno de los grupos
definidos; es decir, se define qué campos van a ser obligatorios, cuales de
entrada opcional y cuales no serán visibles a la hora de introducir los datos
maestros de cada deudor en el sistema.
Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores /
Cuentas de deudor / Datos maestros / Preparar creación de
datos maestros de deudores / definir grupos de cuentas con
formato de pantalla ( deudores)
d) Crear rangos de números y asignarlos a cuentas d e deudores
En principio sólo creamos los rangos de números a los que se van a asociar los
diferentes tipos de deudores.
Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores /
Cuentas de deudor / Datos maestros / Preparar creación de
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datos maestros de deudores / crear rangos de números para
cuentas de deudores.
Posteriormente, se asigna a cada grupo de cuentas el rango de números que le
corresponda, definiendo si es interno o externo.
Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores /
Cuentas de deudor / Datos maestros / Preparar creación de
datos maestros de deudores / asignar rangos de números a
grupos de cuentas para deudores
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5.1.1. Partidas individuales de deudores
a) Visualizar partidas individuales de deudores
Podemos modificar la visualización de partidas individuales de deudores,
accediendo a través de usuario o de la IMG. Es aconsejable acceder a través
de usuario, puesto que las estructuras de líneas que el sistema permite definir
varían en función de las clases de cuentas a los que se refieran, las clases de
documento... .
El acceso desde usuario es:
Acceso: Finanzas / Gestión financiera / Libro mayor – Acreedores –
Deudores / Cuenta / visualizar partidas / Opciones / Estructura
de línea – variante de totales
c) Actualizar pools de trabajo
La funcionalidad que permite visualizar partidas abiertas, individuales o saldos,
para un conjunto de cuentas contables, se realiza a través de la creación de
Pools de trabajo.
Podemos creárnoslo bien por la IMG, bien por usuarios.
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A través de la IMG, para visualizar partidas individuales con pool de trabajo:
Acceso: Gestión financiera / contabilidad de deudores y acreedores /
cuentas de deudor / partidas individuales / visualizar Pis de
deudores / actualizar pool de trabajo
Para visualizar partidas abiertas con pool de trabajo:
Acceso: Gestión financiera / contabilidad de deudores y acreedores /
cuentas de deudor / partidas individuales / tratamiento de
partidas abiertas / actualizar pool de trabajo
Para visualizar saldo con pool de trabajo:
Acceso: Gestión financiera / contabilidad de deudores y acreedores /
cuentas de deudor / saldos / actualizar pool de trabajo para
visualización de saldos
Desde el menú de usuario, accedemos a todas las parametrizaciones de pools
de trabajo, para cualquier tipo de visualización que deseemos, a través de una
sóla transacción:
Acceso: Finanzas / Gestión financiera / deudores o acreedores / Cuenta /
Visualizar partidas / opciones / Pool de trabajo: activar, desactivar, visualizar y
Actualizar.
Introduciéndonos en cualquiera de los pools, creamos los mismos en función
de las clases de cuentas que queramos visualizar (mayor, acreedores,
deudores) o por sociedades.
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6.2. Cuentas de Acreedor
6.2.1. Datos maestros
a) Definir grupo de cuentas con estructura de image n (acreedores)
Parametrizamos, en función de los tipos de acreedores que existan en las
Sociedades, los diferentes grupos de cuentas a los que éstos irán asociados.
Aquí también se definen los status de campos de cada uno de los grupos
definidos; es decir, se define qué campos van a ser obligatorios, cuales de
entrada opcional y cuales no serán visibles a la hora de introducir los datos
maestros de cada acreedor en el sistema.
Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores /
Cuentas de acreedores / Datos maestros / Preparar creación
de datos maestros de acreedores / definir grupos de cuentas
con formato de pantalla (acreedores).
b) Crear rangos de números y asignarlos a cuentas d e acreedores
En principio sólo creamos los rangos de números a los que se van a asociar los
diferentes tipos de acreedores.
Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores /
Cuentas de acreedores / Datos maestros / Preparar creación
de datos maestros de acreedores / crear rangos de números
para cuentas de acreedores
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Posteriormente, se asigna a cada grupo de cuentas el rango de números que le
corresponda, definiendo si es interno o externo.
Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores /
Cuentas de acreedores / Datos maestros / Preparar creación
de datos maestros de acreedores / asignar rangos de números
a grupos de cuentas para acreedores
6.2.2 Partidas individuales
a) Actualizar estructuras de líneas y pools de trab ajo
Ver los puntos correspondientes a deudores.
Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores /
Cuentas de acreedores / Partidas individuales /
Definir estructuras de líneas
Actualizar pools de trabajo
6.3. Operaciones contables
6.3.1. Entrada de facturas / abonos a) Actualizar condiciones de pago
Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores /
Operaciones contables / entrada de facturas, entrada de
abonos / Definir condiciones de pago para plazos.
6.3.2. Salida de pagos
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a) Crear cuentas para gastos bancarios (acreedores)
Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores /
Operaciones contables / Salida de pagos / parametrizaciones
básicas salidas de pagos / crear cuentas para gastos bancarios
b) Crear clave contable para compensación
Se define para cada operación de compensación (salida de pagos, entrada de
pagos, abonos, traslados con compensación), las claves de contabilidad que se
van a utilizar en función de la clase de cuenta de que se trate (Acreedores,
Deudores, mayor).
Se han dejado las definidas por el sistema.
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c) Programa de pagos
Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores /
Operaciones contables / Salida de pagos / Salida de pagos / Salida de pagos
automática / Vía de pagos – selección de bancos / Instalar programa de pagos.
Para cada uno de los bancos y cada una de las monedas, se han fijado
máximos de importes para salidas y entradas de pagos, así como de días:
Máximo importe para salidas de pagos: 999.999.999.999 Ptas.
Mínimo importe para entrada de pagos: 999.999.999.999 Ptas.
Días mediante los cuales el sistema no asume la fecha de valor: 999
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6.3.3. Anticipos recibidos
a) Cuentas Asociadas para anticipos de deudores
Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores /
Operaciones contables / Anticipos recibidos / Crear cuenta
asociada para anticipo de deudores.
b) Cuentas asociadas para anticipos a acreedores
Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores /
Operaciones contables / Anticipos pagados / Crear cuenta
asociada para anticipo
6.3.4. Efectos
a) Cuenta asociada para cartera de efectos
Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores /
Operaciones contables / Efectos cartera / Crear cuenta
asociada divergente para cartera de efectos
b) Cuentas para operaciones sobre efectos
Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores /
Operaciones contables / Efectos cartera / Crear cuenta para
operaciones sobre efectos
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c) Cuentas transitorias para utilización de efectos
Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores /
Operaciones contables / Efectos cartera / Crear cuenta
asociada divergente para cartera de efectos.
Se han definido en función el uso del efecto (descuento o ingreso), las cuentas
de bancos, las cuentas asociadas de deudores y los indicadores de cuentas de
mayor especial, las cuentas transitorias para la utilización de efectos.
6.3.5. Otras operaciones CME
a) Cuentas asociadas divergentes para deudores
Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores /
Operaciones contables / Otras operaciones CME / Crear
cuenta asociada divergente para deudores
6.3.6. Cierres
a) Valorar
a.1.) Método de valoración de moneda extranjera
Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores /
Operaciones contables / Cierres / Valorar / Valoración de ME /
definir métodos de valoración
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a.2.) Preparar contabilización en ME
Acceso: Gestan financiera / Contabilidad de deudores y acreedores /
Operaciones contables / Cierres / Valorar / Valoración de ME /
Preparar contabilizaciones para valoración en moneda
extranjera
a.3.) Valoración de provisiones por insolvencias
Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores /
Operaciones contables / Cierres / Valorar / Provisión para
insolvencias / Definir métodos