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MANEJO DEMANEJO DE
FORMAS EN LASFORMAS EN LASORGANIZACIONESORGANIZACIONES
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OBJETIVOS
Desarrollar los lineamientos fundamentales parael anlisis, diseo, elaboracin y control deformas en su concepcin ms sencillaSimplificar el manejo de formas para
homogeneizar y racionalizar las actividades que,en forma cotidiana, atiende una organizacin
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q Concepto
q Objeto de su utilizacin
q Fuentes de informacin
q Requerimientos para su uso
q Diseo
q Alternativas para su elaboracin
q Utilizacin
q Responsables de su manejo y control
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Concepto
Herramienta de comunicacin
impresa a travs de medios
de reproduccin grfica que
contiene infromacin escrita
fija y espacio para informacin
variable
Objeto de su utilizacin
Transmitir datos e informacin
de la organizacin de la
manera ms sencilla, clara y
funcional
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FUENTES DE INFORMACIN
Preparadas por la organizacin
Producto de un consultor externo
De uso comercial comn
Provenientes de instancias externas
Elaboradas por un diseador profesional
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Requerimientos para su uso
Internos De acuerdo con su instrumento legal de
creacin
En funcin de las estrategias,objetivos, metas, procedimientos y programas
establecidos
Externos
Por condiciones del entorno
Atendiendo a un esquema de globalizacin
En atencin a sus clientes y proveedores
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Diseo
Preparacin de una forma atendiendo a su objeto, uso,contenido, forma de llenado, usuario y resultadosesperados
Elementos funcionales
Identificacin: logotipo, titulo, fecha, nmero de hoja,nombre de quin elabora, revisa y autoriza
orden de componentes: secuencia de datos, flujo deltrabajo, cuerpo(datos principales) e instrucciones
condiciones de llenado: manual, en mquina de escribir eimpresoras de equipo de cmputo
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SECUENCIA DE DATOSSECUENCIA DE DATOS
11
22
33
44
11
22
33
44
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INSTRUCCIONESINSTRUCCIONES
DETERMINACIN DEL INGRESO ACUMULABLE-VALORES RENTA FIJAVARIABLE
INGRESOS ACUMULABLES-PRODUCTOS DELTRABAJO Y PRODUCTOS O RENDIMIENTOSDEL CAPITAL Y OTROS INGRESOS d
CUANDO LA CANTIDAD DE d SEA SUPERIOR
A $150,000.00 ANOTE LA CANTIDAD DE cENf, DE LOS CONTRARIO RESTE LA CANTIDAD DE $150,000.00
LA CANTIDAD CONSIGNADA EN d d RESULTADO e
p
INGRESO ACUMULABLEANOTE ESTOS TOTALES EN EL CUADRO VI PAG. 3
DETERMINACIN DEL INGRESO ACUMULABLE-VALORES RENTA FIJAVARIABLE
INGRESOS ACUMULABLES-PRODUCTOS DELTRABAJO Y PRODUCTOS O RENDIMIENTOSDEL CAPITAL Y OTROS INGRESOS d
CUANDO LA CANTIDAD DE d SEA SUPERIOR
A $150,000.00 ANOTE LA CANTIDAD DEc
ENf, DE LOS CONTRARIO RESTE LA CANTIDAD DE $150,000.00
LA CANTIDAD CONSIGNADA EN d d RESULTADO e
p
INGRESO ACUMULABLE
ANOTE ESTOS TOTALES EN EL CUADRO VI PAG. 3
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Clases de formas
De:Lnea Casillas Combinadas
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FORMATO DE LNEAFORMATO DE LNEA
RECADO TELEFNICO
PARA____________________________________
HORA____________ FECHA________________
EL SR____________________________________
ASUNTO______________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________
RECIBI
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DISPOSICIN DE COLUMNASDISPOSICIN DE COLUMNAS
Y RENGLONESY RENGLONES
CAUSADEVOLUCIONESFLETESCONSIGNATARIOPIEZASCHNo. DEGUIA
CHNo. ECON
FECHA
GERENCIA DE CARGALISTA DE REPARTO
Y CONTROL EN REZAGO
ZONA
REPARTOESTACIN
AL INICIO DEL REPARTO
ENTREGADO POR RECIBIDO POR
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
AL TERMINAR EL REPARTO
RECIBI EN EFECTIVO
COPIAS DE GUIAS
COPIAS DE RECIBOS
NOMBRE Y FIRMA
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UTILIZACIN DE CUADROS YUTILIZACIN DE CUADROS YCASILLASCASILLAS
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PROGRAMAS INSTITUCIONALESHOJA
DEFECHA
D M AOBJETIVO(S):PROGRAMA
TERMINOINICIOCOORDINACI
N
RECURSOS
NECESARIOSRESPONSABLE(S)
FECHA
METASSUBPROGRAMASNo. ACTIVIDADES
OBSERVACIONES:
COMBINACIN DE CASILLAS Y BLOQUESCOMBINACIN DE CASILLAS Y BLOQUES
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Visualizacin
Para que una forma facilite su utilizaciny comprensin debe cubrir los siguientes
requisitos:
UnidadDivisin modularClaridadAgrupacin y jerarquizacin
SaturacinMovimientoRitmoImagen residual
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UNIDADUNIDAD
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DIVISIN MODULARDIVISIN MODULAR
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CLARIDADCLARIDAD
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AGRUPACIN Y JERARQUIZACINAGRUPACIN Y JERARQUIZACIN
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SATURACINSATURACIN
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MOVIMIENTOMOVIMIENTO
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RITMORITMO
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IMAGEN RESIDUALIMAGEN RESIDUAL
Imagen Residual
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Seleccin de productos y presentacinHojas extrasHojas simples sin papel carbn sueltas o en block
Juegos engomados
Conjuntos individuales de dos o ms partes engomadas con hojas de papel carbn intercaladas
Juegos individuales con papel carbn intercaladoConjunto de dos o mas copias engomadas con un taln
Formas continuasFormas usualmente utilizadas en equipos de cmputo,con o sin papel carbn intercalado
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Elementos materiales
Papel
Tintas y carbones
De expresin
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Alternativas para su elaboracin
Offset Proceso a travs del cual un negativo fotogrfico se pasa a una placa
metlica que se imprime mediante una prensa
Mimeografo Proceso que emplea estnciles o plantillas hechas con mquina de
escribir
Tipografa Formacin de lneas con letras hasta completar los textos
Fotograbado Proceso mediante el cual de un negativo fotogrfico se revela con luz y tintas en una placa metlica a la que se aplica cido para fijar la imagen
Mquina de escribir y Computadora
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UtilizacinUso normal
Empleo o cambios operativos que no requierende muchos estudios o autorizaciones
Cambios
Ajuste cuando de presentan modificacionesradicales en las estructuras organizacionales
o condiciones de trabajo
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Responsables de su manejo y control
Operativamente
Todas las reas de la organizacin
En forma especializada
Nivel directivo Unidades de apoyo tcnico
Unidades encargadas de la administracinde los recursos
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Instrumentos de control
Cuestionario para el anlisis de formas
Documento que contiene en forma ordenada y
secuencial la relacin de componentes de unaforma
Catlogo de formas
Compendio de todas y cada una de las formasque se usan en una organizacin
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CATLOGO DE FORMASCATLOGO DE FORMASNOMBRE DE LA FORMA CUENTA DE GASTO DEVIAJE
CDIGO:
DEPENDENCIA QUE LA USA: COMUN A TODAS
ESPECIFICACIONES
TAMAO: CARTA
DIMENSIONES: 21.3 x 28 CMS.
COLOR DEL PAPEL: BLANCO
COLOR DE TINTA: NEGRA
NUMERO DE COPIAS: DOS
COLOR DE COPIAS: 1a. BLANCA, 2a. VERDE
PESO: 24 KGS.
INSTRUCCIONES
F L U X O G R A M A
CUENTA DE GASTOS DE VIAJE
DEPARTAMENTO
INTERESADO (1)
CAJA (2)
21
0
A R C H I V O
A R C H I V O
C O N T R O L
CAJA