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Actas de Comité de
ComprasActas de Comité de
Archivo
Actas de Comité de
de C. I.
Actas de Comité de
Control I. D.
T.R.D.
Transferencia
Paso 1CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Seleccionar y clasificar los documentos
en:
•DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Para los documentos de archivo continuar paso 2
•DOCUMENTOS DE APOYO
Para los documentos de apoyo ir al paso 11
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
DOCUMENTO DE APOYO
Documento de apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales,
instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden
ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series
documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la
dependencia (Acuerdo 042 de 2002)
PASO 2
Elaboración de Separadores
Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.
Separador de Series
10210101.05 Acuerdos
DEPENDENCIA
SERIE
Separador de Subseries
Ej. 101.05.01 Acuerdos Consejo Directivo
DEPENDENCIA
SERIE SUBSERIE
Paso 3
Clasificación Documental Series y Subseries
• Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Carpeta No.__________SECRETARIA GENERAL INFORMES Informes de ActividadesFechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12Folios: 155
Bogotá, enero22 de 20
DoctorCARLOS CARRILLOPresidenteFONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente Con el finPadarjjjhaf0
Noviembre 18 5
PASO 4PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
Acta 1 Enero 20 de 2000
Acta 2 Marzo 15 de 2000
Acta 3 Mayo 15 de 2000
Acta 4 Abril 21 de 2000
Acta 5 Junio 25 de 2000
Acta 6 Agosto 8 de 2000
Actas del Comité de Compras
Paso 5 Identificación de cada Unidad Documental (Asuntos)
Se debe identificar cada una de las unidades documentales así:
– Código de la Oficina– Código de la Serie– Código de la Subserie– Nombre del Expediente
Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada, anexándole el número de orden de la carpeta.
101.05.01ACUERDOS CONSEJO DIRECTIVO
CódigoSubserie
Asunto específico
Código de Serie
Paso 6: Ordenación• Ordene cada uno de las unidades
documentales (asuntos),pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información.
• Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden combinar)
Informes de Gestión
Historias Laborales
98.495.78341.694.906
49.695.12349.698.323
51.111.41252.894.456
1998
19992000
2001
20022003
Paso 7: Depuración• Retirar de la Unidad Documental los
documentos que no tienen valores primarios ni secundarios como:
• Duplicados
• Constancias
Paso 8: FoliaciónFoliar cada una de las series y subseries
documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente.
Informes de Gestión
Anual 2004
Historias Laboral43.528.597
1
23
4
5
1
2
34
56
Enero 20 de 2000
Enero 20 de 2000
Enero 24 de 2000
Marzo 12 de 2000
Octubre 2 de 2000
Enero 20 de 2001
Enero 20 de 2000
Febrero 20 de 2000
Marzo 20 de 2000
Abrril 20 de 2000
Mayo 20 de 2000
Junio 20 de 20006
Paso 9: Ubicación Física
• Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental
Ubicación Física
45 INFORMES
45.25 Informes FinancierosEnero
FebreroMarzo45.05 Informes Contables
Boletín de EneroBoletín de Febrero
Separador de Serie
Separador de Subserie
Separador de Subserie
Unidades
Unidades
A1 G1
Conciliación Bancaria marzo
Paso 10: Identificación de Archivadores
• Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes
• Ir a paso 15
A1G1
A1G2
A1G3
A
R
C
H
I
V
A
D
O
R
G
A
V
E
T
A
Paso 11 : Clasificación Documentos de Apoyo
• Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son de carácter general sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no son documentos de archivo, por lo tanto no se transfieren al Archivo Central.
• Se organizan con base al Sistema de Clasificación de Documentos de Apoyo y después de cumplir su función el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, los destruye y elaboran acta (Acuerdo 042 de 2002) ver micrositio del Archivo: www.politecnicojic.edu.co/archivo en Circulares y Legislación Archivística.
PASO 12: ELABORACIÓN DE SEPARADORES
Elaborar separadores para cada un de los asuntos identificados en
el paso anterior
2.12.2RESOLUCIONES (Copias)
CódigoSubdivisión
Asunto Específico
Código Documento de
Apoyo
Paso 13. Ubicación Física: Documentos de Apoyo
2.4 EVENTOS
2.5 FORMATOS2.6 INFORMES
2.6.102 Informe Archivo
2.8 LISTADOS
Documentos de Apoyo
Carpeta
Separador de Subdivisión
Carpetas
Carpetas
A1 G1
2.9 MANUAL DE FUNCIONES
.2.6.103 Informe Jurídica
2.2 DIRECTORIOS2.1 ACTAS
2.7 INVENTARIO
PASO 14. ELIMINACIÓN DOCUMENTOS DE APOYO
➢Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigencia
➢Diligenciar Formato Eliminación en Archivo de Gestión.
Paso 15: Inventario Documental
• Levante el inventario documental diligenciando para tal fin el Formato Único de Inventario Documental siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002.