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INSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE ACACÍAS
PROCEDIMIENTO PARA COBRO COACTIVO
PR-GAF-02-V2
Vigencia:27/08/2015
CONTENIDO
1- Objetivo
2- Alcance
3- Responsables
4- Definiciones
5- Generalidades y marco normativo
6- Procedimiento
7- Registros
8- Control de revisión y cambios
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AprobadoElaborado Revisado
Nelson Álvafez SaqueroAuxiliar Administrativo
Sonia Romero RodríguezJefe Of. Gestión Adm. y
financiera
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PROCEDIMIENTO PARA COBRO COACTIVO
PR-GAF-02-V2
Vigencia:27/08/2015
1- Objetivo
Este procedimiento establece los pasos, roles y responsabilidades que se deben cumplirpara la recuperación de la cartera generada a favor del Instituto de Tránsito y Transportede Acacias con motivo del incumplimiento de los infractores de normas de tránsito en lajurisdicción del mismo.
2- Alcance
Comprende las actividades desde la constitución de la mora, hasta la resolución definitivade la situación del deudor.
3- Responsables
El Jefe de la Oficina de Gestión Administrativa y Financiera es el responsable de laaplicación de lo dispuesto en el presente procedimiento.
El Coordinador del grupo de trabajo de cobro coactivo es el responsable operativo de lasactividades.
4- Definiciones
Notificación. Acción mediante la cual se hace conocer al infractor acerca del actoadministrativo que confirma la existencia de un compromiso económico de él hacia elInstituto.
Notificación personal. Notificación que se surte cuando el infractor acude a lasinstalaciones del Instituto de Tránsito y Transporte de Acacias. Se diligencia en el formatodestinado para tal fin, con el lleno de los requisitos de identificación del notificado, loshechos que se le notifican y quien lo realiza.
Notificación por correo. Notificación que se realiza mediante comunicación enviada porcorreo certificado a la dirección registrada en el comparendo.
Notificación por aviso. Notificación que se surte cuando el infractor no acude a lasdiferentes modalidades de citación que se le intentan realizar. La notificación por aviso sedeberá realizar a través del sitio web del instituto, las carteleras del mismo o cualquier otromedio masivo legalmente válido.
Acuerdo de pago. Convenio establecido entre el infractor y el Instituto de Tránsito yTransporte de Acacias, en los términos previstos en el Manual de Cartera con el fin defacilitar el pago de la deuda adquirida.
SIMIT. Sistema Integrado de Multas e Infracciones de Tránsito. Sistema de información anivel nacional, en ambiente web, que permite conocer el historial y estado de cuenta delas personas.
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PROCEDIMIENTO PARA COBRO COACTIVO
PR-GAF-02-V2
Vigencia:27/08/2015
Mandamiento de pago. Acto administrativo mediante el cual se ordena un pago, el cualestá respaldado por las leyes en cuanto a la competencia para actuar dentro de lajurisdicción coactiva.
5- Generalidades y marco normativo
El presente procedimiento se encuentra sustentado en el Estatuto tributario, el código deprocedimiento administrativo y de lo contencioso Administrativo; Código de ProcedimientoCivil, Ley 1564 de 2012 mediante la cual se expide el Código General del Proceso, La Ley769 de 2002 Código Nacional de Tránsito, Ley 1383 de 2010 por la cual se modifica laLey 769 de 2002, Decreto Nacional 019 de 2012 Por el cual se dictan normas parasuprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en laAdministración Pública (Ley antitrámites), Decreto 1079 de 2015 que compila lanormatividad del Transporte, y el Manual de cartera del Instituto de Tránsito y Transportede Acacias (Resolución 017 de 2010)
"Artículo 159 (Ley 769). Cumplimiento. La ejecución de las sanciones que se imponganpor violación de las normas de tránsito, estará a cargo de las autoridades de tránsito de lajurisdicción donde se cometió el hecho, quienes estarán investidas de jurisdicción coactivapara el cobro, cuando ello fuere necesario.Las sanciones impuestas por infracciones a las normas de tránsito prescribirán en tres (3)años contados a partir de la ocurrencia del hecho; la prescripción deberá ser declarada deoficio y se interrumpirá con la notificación del mandamiento de pago. La autoridad detránsito no podrá iniciar el cobro coactivo de sanciones respecto de las cuales seencuentren configurados los supuestos necesarios para declarar su prescripción.
ARTÍCULO 161. CADUCIDAD. La acción o contravención de las normas de tránsitocaduca a los seis (6) meses, contados a partir de la ocurrencia de los hechos que dieronorigen a ella y se interrumpe con la celebración efectiva de la audiencia. El nocumplimiento por parte del funcionario con este término será causal de mala conducta.
6- Procedimiento
ACTIVIDADInicia con la recepción del proceso administrativocontravencional en el cual se ha proferido unaresolución sanción que se encuentra en firme ycontiene una obligación clara y exigible. Estainformación es remitida por el Inspector de Tránsito ala Jefe de la Oficina de Gestión Administrativa yFinanciera mediante oficio en el cual relaciona losprocesos que está transfiriendo. El expediente debecontener el comparendo, la audiencia y la resoluciónsanción.
RESPONSABLEInspector de Tránsito
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PROCEDIMIENTO PARA COBRO COACTIVO
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Vigencia:27/08/2015
Una vez recibidos los expedientes, se verifica que eltítulo que presta mérito ejecutivo se encuentredebidamente notificado y en firme y se proyecta yelabora el mandamiento de pago.Se elabora una base de datos utilizando losparámetros requerimientos por el SIMIT, la cualconcluye en un archivo plano que se envía por correoelectrónico al Jefe de la Oficina de GestiónAdministrativa y Financiera. (Ver instructivo paraelaboración de archivo plano IN-GAF-01)El archivo generado se envía al SIMIT a través delcorreo electrónico debidamente autorizado por elDirector ante el SIMIT con el fin de conservar laconflabilidad de la información.
Auxiliar Administrativogrupo Cobro Coactivo
Jefe Oficina de GestiónAdministrativa yfinanciera
A más tardar al día siguiente del envío, se verifica queel estado del infractor en la página de SIMIT hayacambiado de "pendiente de pago" (pp) a "cobrocoactivo" (ce)
Auxiliar Administrativogrupo Cobro Coactivo
Con base en el Mandamiento de Pago se realiza lacitación al infractor en la plantilla respectiva, la cualdebe estar identificada con un número consecutivoITTA-GAF-aaaa-consecutivo (inicia en 0000 en cadavigencia anual)
Auxiliar Administrativogrupo Cobro Coactivo
La citación se envía a través de correo certificado y sedebe verificar si la entrega fue efectiva o se presentóalguna dificultad para que el destinatario la reciba.
Auxiliar Administrativogrupo Cobro Coactivo
Si la entrega fue efectiva, se espera hasta diez (10)días hábiles para que el interesado se presente a la"Notificación Personal" del Mandamiento de Pago. Sicomparece se hace la notificación personal, en cuyodocumento el destinatario registra su firma comoprueba de la notificación y se le hace entrega de unacopia
Auxiliar Administrativogrupo Cobro Coactivo
Si la citación fue entregada en la dirección de destino ypasan los diez (10) días hábiles reglamentarios y eldestinatario no se presenta, se envía un documento de"Notificación por Correo" a la misma direcciónregistrada, a través de correo certificado, adjuntandocopia del mandamiento de pago. Con el certificado deregistro de recepción de la notificación se da pornotificado al infractor.
Auxiliar Administrativogrupo Cobro Coactivo
Si los mecanismos de citación o notificación utilizadoshasta el momento no han sido efectivos, se debebuscar la dirección que el ciudadano tiene registradaen el RUNT, e intentar nueva citación a esa dirección
Auxiliar Administrativogrupo cobro coactivo
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PROCEDIMIENTO PARA COBRO COACTIVO
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10 En caso de que el correo de citación no haya sidorecibido por el destinatario (dirección errada, usuariono conocido, dirección no existe, etc.), o si no esrecibida !a notificación, se procede a la notificación poraviso que consiste en la publicación de un AVISO, através de la página web del Instituto de Tránsito yTransporte de Acacias y la cartelera, donde se publicael mandamiento de pago.
Auxiliar Administrativogrupo cobro coactivo
11 Todos los documentos y registros correspondientes aun expediente o proceso se deben archivar en larespectiva carpeta y mantener en la estantería deCobro Coactivo, utilizando los métodos de archivoestablecidos en los procedimientos e instructivos delProceso de Gestión Documental.
Auxiliar Administrativogrupo cobro coactivo
12 Surtida la notificación del mandamiento de pago sepodrán decretar medidas cautelares cuando seconocen los bienes. El abogado asignado procederá,de acuerdo con la reglamentación vigente, a adelantarlas medidas cautelares pertinentes, (diligencia deembargo y secuestro) para lo cual se libran los oficioscorrespondientes. Si no se conocen bienes del infractorse realiza una búsqueda de bienes.
Abogado asignado
13 Efectuada la notificación el infractor cuenta con quince(15) días hábiles para presentar excepciones eigualmente tiene la opción de realizar el pago total dela multa o suscribir un acuerdo de pago, en lostérminos previstos en el Manual de Cartera
Jefe Oficina de GestiónAdministrativa yfinanciera
14 Si un usuario ha suscrito acuerdos de pago y presentaretraso en más de dos cuotas, se declara elincumplimiento del acuerdo de pago, y se inicia eltrámite de cobro coactivo desde el paso 3 de esteprocedimiento.
Auxiliar Administrativogrupo Cobro Coactivo
15 Surtida la notificación si no prosperan las excepcioneso no se cancela la multa se dicta sentencia de seguiradelante la ejecución
Jefe Oficina de GestiónAdministrativa yfinanciera
16 Proferida la sentencia se ordena la liquidación delcrédito
Jefe Oficina de GestiónAdministrativa yfinancieraAuxiliar administrativo
Efectuada la liquidación se corre traslado a las partespor tres días
19 Jefe Oficina de GestiónAdministrativa yfinancieraAuxiliar administrativo
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Si la liquidación no es objetada se profiere auto deaprobación
Si hay medidas cautelares se ordena el avalúo de losbienes y el remate
Efectuado el remate, se aprueba y se ordena laentrega de los bienes al rematante
Con el producto del remate se cancela la obligación yde existir remanentes se devuelven al infractor y sedeclara terminado el proceso
En cualquier momento que se cancele la obligación sedeclara terminado el proceso por pago y se decreta ellevantamiento de las medidas cautelares si se hubierendecretado.Finaliza
Jefe Oficina de GestiónAdministrativa yfinancieraAuxiliar administrativo
Jefe Oficina de GestiónAdministrativa yfinancieraAuxiliar administrativoJefe Oficina de GestiónAdministrativa yfinancieraAuxiliar administrativoJefe Oficina de GestiónAdministrativa yfinancieraAuxiliar administrativoJefe Oficina de GestiónAdministrativa yfinancieraAuxiliar administrativo
7- Registros
Código
SIN
SIN
SIN
SIN
SIN
NOMBREDEL
REGISTROPlantilla paracitaciónPlantilla ActadeNotificaciónpersonal
Plantilla paranotificaciónpor correo
Plantilla parAVISOPlantilla paramandamientode pago
LUGAR DEARCHIVO
CobrocoactivoCobrocoactivo
Cobrocoactivo
CobrocoactivoCobrocoactivo
RESPONSABLE DESU ARCHIVO
Auxiliar cobrocoactivoAuxiliar cobrocoactivo
Auxiliar cobrocoactivo
Auxiliar cobrocoactivoAuxiliar cobrocoactivo
TIEMPO DERETENCIÓN
Sanos
Sanos
Sanos
Sanos
Sanos
DISPOSICIÓNFINAL
Archivo central
Archivo central
Archivo central
Archivo central
Archivo central
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Vigencia:27/08/2015
8- Control de revisión y cambios
FECHA
2011
27/08/2015
Versión
1
2
CAMBIOS EFECTUADOS Y SU JUSTIFICACIÓN
Creación del documento PR-141-13-V1
Ajuste al documento en el marco de la actualización delMECÍ. Se amplía el soporte legal del procedimiento, seamplía la descripción de los pasos y se ajusta a lostérminos del Manual de Cartera, haciendo unadescripción de los pasos del procedimientomencionado en aquel.
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INSTRUCTIVO PARA ELABORAR ARCHIVO PLANO DECOBRO COACTIVO
IN-GAF-01-V1
Vigencia:20/08/2015
Objetivo
El objetivo de este instructivo es facilitar la elaboración del archivo plano que permitiráconvertir el estado del contraventor de PENDIENTE DE PAGO a COBRO COACTIVO enel Sistema de Información nacional SIMIT. Se basa en los expedientes decontravenciones que entrega la Inspección de Tránsito a ta Oficina de GestiónAdministrativa y Financiera, una vez surtida la etapa de cobro persuasivo.
Los pasos que debe seguir el responsable de elaborar el archivo plano son los siguientes:
1. Ingresar a través del icono llamado "VERIFICAR SIMIT" instalado previamente enel equipo de cómputo.Al Abrir "VERIFICAR SIMIT" aparecen una serie de opciones y debe ingresar en ladenominada "ESTRUCTURAR SIMIT".
2. Al abrir "ESTRUCTURAR SIMIT" ingresar en la pestaña "DETALLE" y eliminar laspestañas "COMPARENDOS", "RESOLUCIÓN" y "RECAUDO".
3. En los espacios que quedan en la pantalla de "RECAUDO", elegir la opción"ENCABEZADO" y allí la opción "No. de cuenta", donde se escribe el número decédula de quien está realizando la acción. En la casilla fecha ingresar lacorrespondiente al día en que se está realizando el archivo en las opciones"desde" y "hasta".
4. Posteriormente pasar a la pestaña "RESOLUCIONES", y allí realizar los siguientespasos diligenciando las casillas respectivas:
a) No. de resolución: escribir los últimos dígitos útiles del comparendo (se omitenlos O previos),
b) Resolución Anterior: escribir el número de la Resolución Sanción.c) Fecha de Resolución: escribir la Fecha del Mandamiento de Pago (es la misma
de elaboración del archivo plano).d) Tipo de Resolución: escribir el número 16 (indica COBRO COACTIVO).e) Fecha Hasta: dejar vacía.f) Comparendo: escribir el número completo del comparendo, incluyendo los O
previos.g) Polca: dependiendo de quién generó el comparendo marcar la opción "SI" o
"NO". (Polca corresponde a los números inician con 9)h) Fecha de comparendo: escribir la fecha en que fue realizado el comparendo.i) NIT del Infractor: escribir el número del documento de identidad.j) Tipo de Documento. Escribir 1 si es Cédula, 2 si es Tarjeta de Identidad y 3 si
es NIT.k) Dirección del Infractor: escribir Acacias:I) Ciudad de Residencia: escribir Acacias,m) Código de infracción: ingresar el código de la Infracción (código alfa numérico,
ejemplo: C15)n) Adicional a la deuda: que corresponde al Cobro Coactivo, y allí digitar el valor
de $70.000.5. Enseguida pasar a la opción "GUARDAR" e inmediatamente a la opción
"GENERAR".
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INSTRUCTIVO PARA ELABORAR ARCHIVO PLANO DECOBRO COACTIVO
IN-GAF-01-V1
Vigencia:20/08/2015
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7.
8.
9.
Una vez generado, salir del programa y regresar nuevamente al icono"VERIFICAR SIMIT y se elige la opción "ARCHIVOS SIMIT".Seleccionar los 3 archivos que aparecen en esta pantalla (CTRL + E) y regresar a"VERIFICAR SIMIT"Buscar la carpeta "ARCHIVOS PROCESAR" y pegar los archivos seleccionados(Control + V), si a todo.Regresar a "VERIFICAR SIMIT".
a) Ingresar a "ARCHIVO CARGA", buscar los tres archivos pegados como "Libros 3Resol" (Verificar que sean los archivos que se pegaron en ese momento).Seleccionar todos (CTRL+ E), crear una carpeta nueva, pegar allí los archivoscopiados (control + V) y después comprimirlos con la opción respectiva (botónderecho).
10. Por último enviar por medio del correo institucional al Jefe de Oficina del ÁreaAdministrativa y Financiera de ITTA.
Nota: EL DÍA SIGUIENTE DE EJECUTADAS ESTAS ACCIONES, SE DEBE REVISAREN EL SIMIT QUE TODAS LAS CARGAS HAYAN SIDO EXITOSAS, LAS QUE NODEBEN SER NUEVAMENTE REALIZADAS.
Control de cambios
FECHA
20/08/2015
Versión
1
CAMBIOS EFECTUADOS Y SU JUSTIFICACIÓN
Creación del documento en el marco de laactualización del MECÍ. Este instructivo apoya ydescribe una de las actividades críticas delprocedimiento de cobro coactivo.
Elaborado Revisado
NelsonAuxiliar Administrativo
OPS
Sonia M. Rorritero RodríguezJefe Of. Gestión Adm. y
Financiera
ndez
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FORMATO PARA REPORTE DE NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS
FR-GAF-02-V1
Vigencia: 03/09/2015
El objetivo de este formato es la recolección de información necesaria para ta elaboración del Plan Anual de Adquisiciones del Instituto como insumopara la construcción del Presupuesto participativo Por favor diligencie en medio magnético para enviar a la Oficina de Gestión Administrativa yFinanciera, y conserve una copia impresa en el archivo de su proceso o dependencia.
PROCESO / DEPENDENCIAFECHA DE DILIGENCIAMIENTOPLAN DE COMPRAS VIGENCIA
FECHA LÍMITE DE PRESENTACIÓNNOMBRE DEL RESPONSABLE
CARGO
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PRODUCTO O SERVICIO REQUERIDO CANTIDADREQUERIDA
JUSTIFICACIÓN
NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE DILIGENCIAMIENTO