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www.certcampus.com
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Crea Tu Oficina de Proyectos
Mauricio Hernández Durán MBA, PMP
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Acerca De Mi...
● Angel Inversionista● Asesor de Empresas● Emprendedor● Educación
○ MBA, PMP, ITIL,CEH, SCEA○ Ingeniero de Sistemas
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Antes de Empezar...
● Próposito:○ Compartir experiencia.○ Conciliar Teoría y Práctica.○ Tips Prácticos desde la óptica de la Gerencia.
● Dirigido a:○ Emprendedores.○ Directores de Proyecto.○ Gerentes.
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Antes de Empezar...
● Si no conoce los temas podrá profundizar.
● Si los conoce podrá conocer testimonios.
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Portafolio de Proyectos
● Una organización debe cumplir consistentemente dentro de la triple restricción:○ Costo.○ Tiempo.○ Alcance.
● Monitoreando el riesgo y la calidad.
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Presupuesto
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Ejercicio de Presupuesto
Le han asignado presupuestar el proyecto ABC. El proyecto requiere:● Consultores externos● Viajes + Viaticos● Materiales
Elabore una Aproximación del Presupuesto
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Costos Directos● Nómina Directa del Proyecto.● Contratación de Consultores Expertos Externos.● Comisión de Ventas.● Contratación de Servicios Externos.● Transporte y Acomodación.● Materiales Usados en el Proyecto.● Gastos del Contrato: Pólizas, Legalización.● Costos de Financiación (Intereses Bancarios).● Impuestos.
Falta Algo?
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Costos Indirectos● Costos de Personal Gerencial.● Costos de Personal Administrativo
○ Ventas, Recurso Humano, Contable, etc...● Costos de la Oficina de Proyectos (PMO).● Papelería.● Servicios Públicos.
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Tips de Presupuesto
● Emplear Centros de Costo○ Indirectos/Indirectos○ Variables/No Variables
● Emplear Plantillas● Integrar ventas y equipo de proyecto● Contemplar los C.I● Simular el Presupuesto
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● Los C.I son del 20%?○ Oscilan entre el 10% y 30%
● La Utilidad Neta de la Empresa es del 10%?○ Oscilan entre el 7% y 15%
Que Pasa Si….
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Simulación del Presupuesto
● Análisis Montecarlo.● Sencillo de Usar.● No requiere información histórica.● Contempla cientos de escenarios y les
asigna una probabilidad.
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Supuestos
● El costo de la nómina está en función de la duración del proyecto.
● Los costos del equipo del proyecto se mantienen en un rango de tiempo.
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Dos puntos de estimación de un proyecto son suficientes para calcular una campana de Gauss => Media y STDEV
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Proyecto Bajo Riesgo = Malas > 0%
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Proyecto Mucho Riesgo => Normal -5%
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Indicadores
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Indicadores de Progreso
● Entre menos tenga, mejor.● Ideal un indicador que mida la relación
○ Alcance: Inventario de Funcionalidad○ Tiempo
● La "velocidad" del proyecto● Tendencias
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Diagramas de Flujo
● Fácil de medir● Permite agregar diferentes proyectos● Facilita encontrar cuellos de botella● Cuenta una historia● Las demoras y devoluciones son una
aproximación de calidad.
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Abstraction of a Process
Step 1 Step 2 Step 3
A process can be modeled as a logical sequence of steps
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Inventory flowRecieve Process Deliver
Leadtime
A
D
C
B
F
HWork in Progress (WIP)
J
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Week 1
Week Receive Process Deliver
1 5 0 0
Receive Process Deliver
A
DC
B
E
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Week 2
Week Receive Process Deliver
1 3 2 0
2 2 3 0
Receive Process Deliver
A
D
C
B E
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Week 3
Week Receive Process Deliver
1 3 2 0
2 2 3 0
3 2 2 3
Receive Process Deliver
G
D
C
F E
A
B
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Week 4
Week Receive Process Deliver
1 3 2 0
2 2 3 0
3 2 2 3
4 1 3 3
Receive Process Deliver
G
DC
F E
A
B
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Week 5
Week Receive Process Deliver
1 3 2 0
2 2 3 0
3 2 2 3
4 1 3 3
5 1 3 4
Receive Process Deliver
G
DC
F
E
A
BH
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Week 6
Week Receive Process Deliver
1 3 2 0
2 2 3 0
3 2 2 3
4 1 3 3
5 1 3 4
6 1 1 6
Receive Process Deliver
G
DC
F
E
A
BH
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Week 7Week Receive Process Deliver
1 3 2 0
2 2 3 0
3 2 2 3
4 1 3 3
5 1 3 4
6 1 1 6
7 0 1 7
Receive Process Deliver
G
D C
F
E
A
BH
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Week 8Week Receive Process Deliver
1 3 2 0
2 2 3 0
3 2 2 3
4 1 3 3
5 1 3 4
6 1 1 6
7 0 1 7
8 0 0 8
Receive Process Deliver
G
D C
F
E
A
B
H
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Cumulative Flow Diagram of previous example
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Tiempo de Vacio = Galones / Tasa de SalidaFuente: http://www.strategosinc.com/littles_law.htm
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Un Diagrama de Flujo Acumulativo Ayuda a Encontrar Cuellos de Botella y Ver la Velocidad del Proyecto
Fuente: http://www.strategosinc.com/littles_law.htm
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Un año de Lead Time de Todos los Proyectos Agrupados
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Evite
● Time sheets○ Dispendiosos○ Generan valor?
● Cronogramas!○ Reuniones no son un entregable!○ Difíciles de mantener actualizados○ Son una foto, no una película
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Riesgo
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Gestión del Riesgo
● Prevenir○ Acciones preventivas y correctivas
● Transferir○ Comprar un seguro○ Subcontratar
● Asumir
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Gestión del Riesgo
Valor Esperado = Probabilidad * Sobre costo
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Cuantificar y entender de donde viene el riesgo permite generar acciones preventivas
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Cuantificar y observar las tendencias.
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Importante
● Iniciativa PMO + Apoyo Gerencia = Éxito● Mida lo esencial
○ Riesgo○ Progreso○ Presupuesto○ Calidad