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Documentos Recibidos

Yuseira Madariaga

Keila Bayona

Sindy Criado

Yadira Quintero

Fabian Alexander Vergel

Presentado a la instructora Zoraida Contreras

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Tcnico en Produccin de la Informacin Administrativa

Ocaa

2008

3. Unidad de Correspondencia: En la Unidad de Correspondencia se reciben, clasifican, registran y entregan los documentos y comunicaciones que entran, tanto para los Senadores como para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias. Objetivo. Es la encargada de recibir, controlar, clasificar y distribuir la documentacin de carcter administrativo, provenientes de diferentes fuentes externas, as como la generada por toda la dependencia que conforma el organismo. Misin. Tiene como propsito principal, centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas administrativas y garantizar la entrega a su destinatario de manera oportuna, rpida y eficaz. Visin. Contribuir a agilizar los procesos internos, a travs de un sistema en red para el control de la documentacin interna y externa, a fin de cumplir con los objetivos de la Institucin para alcanzar los niveles mximos de la eficiencia.Funciones. Las entidades debern establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestin documental y los programas de conservacin, integrndose a los procesos que se llevarn en los archivos de gestin, centrales e histricos. Cuando existan regionales, debern contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinar conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepcin de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habr unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalizacin unificado en cada entidad.

Recibir la correspondencia, para lo cual debern colocar sello oficial y anotar la fecha y hora, nombre y firma de quien recibe. Establecer un registro de ingreso de la correspondencia. Entregar la correspondencia recibida a la instancia correspondiente. Llevar un registro de la salida de correspondencia.Estructura de la Unidad de Correspondencia

1. Seccin de Recepcin y Control: Se encarga de organizar y registrar todala documentacin que ingresa al Ministerio del Trabajo y Seguridad Social de los usuarios internos y externos, as como enviarla a las distintas Direcciones que conforman dicho Organismo.

2. Seccin de Distribucin: Se encarga de clasificar y registrar la documentacin generada por el Ministerio del Trabajo y Seguridad Social.MEDIOS DE INGRESO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

Los medios que se utilizan son:

-Internet

-Fax

-Correo electrnico

-La que es recibida directamente por el encargado del archivo

CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACION (PRODUCIDA Y RECIBIDA)

-Actas

-Directorios

-Formatos

-Inventarios

-Listados

-Plan de compras

-Acuerdos

-Resoluciones

-Leyes Ordenanzas

-Decretos

-Estatutos

-Reglamentos

-Plan de Accin

-Circulares

-Proyectos institucionales

-Plizas

-Cotizaciones

COMO RECIBIR LOS DOCOMENTOS

Procesos para recibir la documentacin,

Correspondencia personal

Folletos Revistas y Publicaciones

Correspondencia para la empresa

Correspondencia Personal: Es toda aquella que est dirigida con nombre propio de la persona y NO TENGA el carga que esta desempeando en la empresa. O la que est marcada CONFIDENCIAL PERSONAL o SOLO PARA ABRIR EL DESTINATARIO NO ABRA CORRESPONDENCIASolamente imprmele la fecha de recibido con el sobre. Use un fechador de caucho para facilitar la claridad. Hgala llegar directamente al interesado.Folletos- Revistas y Publicaciones: Si esta dirigida a la empresa, pselos a la dependencia u oficina interesada. A los dirigidos a titulo personal, dles el mismo tratamiento de la correspondencia personal. Imprmale tambin la fecha de recibido. Correspondencia para la empresa: Son los sobres dirigidos a nombre de la empresa. O a una persona con el cargo que desempea.

Verificar siempre que los envos recibidos SI correspondan a su empresa o a un funcionario de ella. El correo a veces se equivoca al introducir correspondencia en los apartados.

Devuelva SIN ABRIR la correspondencia dirigida a un destinatario desconocido.

Despus de tener la seguridad que los sobres indican que la correspondencia es para su empresa, proceda a desempacarla y.

Compare si est firmado

Verifique la inclusin de anexos

Comprueba si el documento trae direccin del remitente

Verifique a quien esta dirigida la correspondencia

RADICACIN DE LA CORRESPONDENCIA Para efectos de correspondencia, radicar una carta es situarla en la empresa. Para ello nos valemos de un sello que, al imprimrselos a la carta, indica que es de propiedad de la empresa y por lo tanto, va a vivir en ella. Este sello se conoce con el nombre de RADICADOR.

Este sello debe tener por lo menos los siguientes datos:

Logotipo de la empresa

Numero de orden

Hora y fecha de recibido

Pase a

Atendido

Impresin del sello radicador: Se coloca en la parte superior derecha de cada carta. Se inicia con la numeracin a partir del 0001.

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

Despus de radicar la correspondencia, se procede a registrarla, para que quede constancia de su recibo y tramitacin. Solo as podr ejercer control sobre ellas.

La correspondencia se registra en un formato que la empresa manda a timbrar, con su razn social, tamao y desempeo propio. El mercado tambin ofrece formularios pretimbrados para llevar este registro.

El registro debe ser tan claro, que permite la identificacin precisa del documento radicado.

A usted se le facilitar expresar resmenes lgicos, cortos y claros s:

- Conoce ampliamente su empresa, puesto que la mayora de los corresponsales remitentes escriben sobre temas relacionados con las actividades de la empresa.

- Lea cuidadosamente el contenido de los documentos.

Solicite la aclaracin en caso de dudas.REPARTO DE CORRESPONDENCIA

Una vez registrada la correspondencia, se procede a reparto o distribucin de la misma a las oficinas que deben atenderlas o tramitarlas.

En una empresa pequea, donde la secretaria es la responsable del recibo de la comunicacin, es ella quien hace las entregas personalmente, ya que por lo regular el personal est ubicado en oficinas contiguas o despachos colectivos y por lo tanto su desplazamiento es en un rea muy limitada.

En empresas ms grandes, la secretaria se vale de un empleado auxiliar, del mensajero o de la seora del servicio, para hacer llegar la documentacin a las respectivas oficinas.

Las empresas que tienen una oficina de Archivo y Correspondencia, normalizan la entrega de la documentacin entre oficinas, a travs de un mensajero interno, el cual hace recorridos en horas fijas.

Control de entregas: A veces es necesarios establecer un control de entregas a las dependencias. Existen jefes que extravan todo, secretarias que aseguran no haber recibido un documento pues han olvidado que lo tienen guardado en su escritorio, o es tal el volumen de documentacin que no se puede confiar a la memoria la certeza del recibido de un documento.

Para lograr este control, basta con hacer una adaptacin ms simple del formato que empleamos para el registro de correspondencia recibida. Los datos ms importantes son: La fecha en que se hace entrega, el nmero con que fue registrado el documento o una descripcin que indique si es folleto, revista, tarjeta, comprobante, etc., y, lgicamente un espacio para que firme la persona que recibe los documentos.

DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

Por lo regular, se hacen dos copias de la correspondencia despachada:

Una, o sea la primera que tiene firma completa, se destina para conformar el consecutivo de correspondencia y la otra para archivarla en el tema del asunto, cdigo o nombre del corresponsal, segn sea el sistema de archivo empleado.

Se da el nombre de Consecutivo de Correspondencia , a la recopilacin numrico cronolgico de todas las copias de la correspondencia despachada.

La forma ms sencilla de conservar el Consecutivo de Correspondencia es legajando las copias, protegindolas con dos cartulas, o sea en la misma forma que le indiquemos para conservar las hojas de registro de la correspondencia recibida.

Cada 500 nmeros, usted puede mandarlo a empastar, para asegurar una mejor conservacin de dichas copias.

Si la correspondencia recibida se controla por medio de las hojas de registro, la correspondencia desechada se controla a travs del Consecutivo de Correspondencia . Por lo tanto, el Consecutivo de Correspondencia tambin reviste carcter CONFIDENCIAL y debe extremarse su conservacin y custodia para demostrar el cumplimiento de lo dispuesto por el Cdigo de Comercio.

DESCARGO DE CORRESPONDENCIA

La correspondencia recibida que ha sido completamente tramitada y por lo tanto ha vuelto a su poder con la o las firmas de atendido debe ser descargado en las hojas de registro de la correspondencias recibida.

El descargue consiste en anotar en las dos ltimas casillas del formato para registro, el nmero y la fecha de la respuesta. Si el documento no fue contestado, se anulan estas, casillas con una ralla horizontal.

CONSULTA DEL REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Como responsable del control de la correspondencia, usted seguramente le har muchas consultas relativas a si se recibi un documento, en que fecha, quien lo tiene en su poder, si fue o no contestado.

Toda esta informacin usted la obtendr consultando el legajo o libro de REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA, siempre y cuando lo mantengan actualizada con los datos que indiquen la tramitacin y si fue o no contestado. Es la nica manera de poder suministrar informaciones precisas y oportunas.