Documentos Normativos y AdministrativosCurso : Administracin y OrganizacinAlumnos : Gernimo Mamani, Ivn Medina Rodrguez, Henry Cubas Gutirrez, Cesar Mamani Mamani, Henry

2009-IUNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIAFACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS

ndice:

1.Documentos Normativos y Administrativos : importancia.

2.Partes de los Documentos Normativos y Administrativos.

2.1 El Estatuto.2.2 El Reglamento de Organizaciones y Funciones.2.3 El Manual de Organizaciones y Funciones.2.4 El Reglamento de la Empresa.2.5 Los Manuales de Procedimientos.2.6 Los Manuales de Calidad.

1. Documentos Normativos y Administrativos : importancia.

Existen variadas razones por las cuales son necesarios los documentos para el buen funcionamiento de una organizacin.

Deben insistirse en que estas razones tienen diferentes peso y adquieren diferentes connotaciones segn el tipo de empresa, su actividad, su personal, etc. 1.Documentos Normativos y Administrativos: importancia

Los documentos son imprescindibles para lograr la calidad requerida del producto. Una empresa requiere de planos para construir edificios.

Una compaa farmacutica utiliza frmulas para fabricar un medicamento, as como especificaciones y mtodos de anlisis para comprobar su calidad. Una firma de abogados usa leyes y decretos para asesorar a sus clientes; etc.

Los documentos son tiles como soporte de las actividades de mejora de la calidad, si se conocen cmo funcionan en la actualidad los procesos, es ms fcil prever los resultados de los cambios y mejoras que se propagan, y es ms fcil mantener los beneficios alcanzados por las mejoras, una vez que estos sean introducidos.

Los documentos son necesarios como evidencia objetiva de que los procesos estn adecuadamente definidos. Esta evidencia objetiva tiene la finalidad de proporcionar confianza, bien externa o interna.

No es posible sin embargo, documentar absolutamente todo. Debe buscarse el necesario equilibrio entre la extensin de la documentacin y las habilidades y la formacin del personal.

2.Partes de los Documentos Normativos y Administrativos.

Documento normativo que expresa la relacin formal de la organizacin con la sociedad.

Presenta la razn social, los deberes y los derechos de los asociados, la conformacin de capital, funciones bsicas de la alta direccin.

Requiere de una minuta registrada en los Registros Pblicos.

2.1El Estatuto

Documento normativo que describe la organizacin y principales funciones de los rganos, hasta un tercer nivel de la estructura orgnica.

Su uso es casi limitado para el sector de las organizaciones estatales.

Su estructura de reglamento se presenta en base a captulos y artculos.

2.2El Reglamento de Organizaciones y Funciones

Documento administrativo que permite situar cada funcin (o puesto) dentro de marco de las estructuras especficas de la empresa.

Establece las relaciones jerrquicas y funcionales que la empresa responsable de la funcin deba respetar y mantener.

Precisa el alcance de las competencias y responsabilidades de titular y los objetivos que debe alcanzar mediante el ejercicio de esta funcin.

Define los lmites coherentes de una funcin en relacin con las otras a fin de eliminar las causas de los conflictos de tipo funcional y jerrquico.

2.3Manual de Organizaciones y Funciones

Introduccin

- Finalidad del Manual- Alcance

De La Empresa

- Misin- Objetivos estratgicos- Organigrama estructural- Cuadro de asignacin de personal- Funciones de los rganos y Puestos

Aprobacin y efectividad

Estructura Bsica de un Manual de Organizaciones y Funciones

Consideraciones Generales Las funciones especficas de los cargos, debern definir los siguientes aspectos: cdigo, nombre del puesto, definir sus objetivos y funciones, responsabilidades, requerimientos, categoras y proyecciones.

Es importante colocar a los puestos, los nombre que corresponden de lo contrario puede llevar a confusiones, por ejemplo, encontrar que labores sustancialmente diferentes correspondan a puestos cuyos nombres son tan semejantes, como por ejemplo: Asistente, Auxiliar, Ayudante.

La razn de separar los objetivos de las funciones de cada puesto, es a fin que el trabajador no considere terminado su labor por haber hecho lo que tiene que hacer, sino que lo considere terminado cuando ha conseguido el resultado que se esperaba en ese trabajo.

En la descripcin de las funciones se utiliza el verbo en infinitivo para describir la accin.

Por lo general las funciones son descritas comenzando por las orientadas a las funciones de planeamiento, seguidas por las de direccin, luego las de organizacin y control.

ESTRUCTURA BSICA DE UNA MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES_____________________________________________________EMPRESA Pgina 1MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

CONTENIDO Pag1.- Introduccin 02 1.1.- Finalidad del Manual 02 1.2.- Alcance 022.- De la Empresa 03 2.1.- Misin 03 2.2.- Objetivos estratgicos 03 2.3.- Organigrama estructural 03 2.4.- Cuadro de asignacin de personal 043.- Funciones de los rganos y Puestos 054.- Aprobacin y efectividad 34

1.- INTRODUCCIN1.1.- FINALIDAD DEL MANUAL El presente manual tiene por finalidad describir la organizacin de la EMPRESA, en trminos de logro de objetivos, funciones y lneas de autoridad, as tambin establecer deberes y responsabilidades de todos los puestos que la integran; permitiendo al personal el conocimiento amplio de sus obligaciones. 1.2.- ALCANCE Las descripciones contenidas en este manual son para uso y cumplimiento del personal de la EMPRESA.2.- DE LA EMPRESA2.1.- MISINSer una empresa lder en ., con procesos de excelente calidad y alta tecnologa fabricados con . Para satisfacer las necesidades a la medida de sus clientes, siendo sus productos ms econmicos; promoviendo el desarrollo de sus trabajadores y proporcionando ..2.2.- OBJETIVOS ESTRATGICOS a) Crecer en las ventas y .. b) Desarrollar los nuevos productos. c) Contar con . d) Tener una organizacin donde.

2.3ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

2.4CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL

3.- FUNCIONES DE LOS PUESTOS

NOMBRE DEL PUESTO:gerente general.ORGANO:Gerencia general.QUIEN OCUPA EL PUESTO: REPORTA A: Presidente de directorio.AUTORIDAD JERARQUICA CON: gerente de comercializacin, de produccin, de ingeniera, de proyectos, de administracin.OBJETIVO DEL PUESTO: responsable de la gestin administrativa y comercial de LA EMPRESA, para lo cual deber planificar, organizar y controlar el uso de los recursos humanos, materiales y de informacin a fin de lograr los objetivos estratgicos.FUNCIONES:Organizar, dirigir y supervisar el trabajo de LA EMPRESA, asegurando el cumplimiento de su misin y objetivos.Representar legal y administrativamente a la empresa de acuerdo a las atribuciones que le confiere el Estatuto.Supervisar el cumplimiento de los planes, programas, estrategias, metodologa y acuerdos que se adopten.Formular alternativas de desarrollo empresarial y proponer acciones al directorio para el cumplimiento de objetivos.Elevar al directorioPlan operativo anual.El presupuesto anual.Informes mensuales sobre aspectos econmicos contables y de gestin de la empresa.Mantener un sistema de informacin, acorde con las necesidades de la toma de decisiones bajo su responsabilidad.Asegurar la transparencia que deben guardar todos los actos que realice la empresa y el buen uso de su nombre, bienes y patrimonio.Cumplir con otras funciones que los directores le asignen.

REQUERIMIENTOS DEL PUESTO: administrador de empresas, ingeniero industrial o afn, deseable estudios de postgrado, experiencia mnima de 5 aos en puestos similares. Conocimiento de software base e ingls. Don de mando e imagen de conocimientos tcnicos del producto.REEMPLAZADO DURANTE AUSENCIA POR: gerente de administracin y finanzas.APROBADO POR:

Establece las reglas de disciplina, individual y colectiva, aplicables a todas las personas que forman parte de la empresa.

Precisa los derechos y las ventajas que la empresa ofrece a su personal, as como los deberes y las obligaciones de ste.2.4El Reglamento de la Empresa

INFORMACION

Productos o serviciosEstructura orgnicaDimensin, competenciaSector econmicoESPIRITU, ACTITUD, COMPORTAMIENTO

Estilo de accinActitudes, objetivosComportamiento internoComportamiento externoCONDICIONES GENERALES

Prescripciones de serviciosPrestaciones reciprocasFormacin profesionalForma de remuneracin y participacinESTRUCTURAS SOCIALES

Seguros y prestaciones sociales.Asistencia mdica.Capacitacin, entrenamientoCultura, tiempo libre, deportesCONDICIONES ESPECIFICAS

Instrucciones estndarDescripcin de funciones

Identificacin Logotipo y nombre de la organizacin.Denominacin del manual.Lugar y fecha de elaboracinNmero de revisinResponsables de su elaboracinCdigo del manualPrologo y/o introduccinObjetivo de los procedimientosrea de aplicacin o alcance de los procedimientos.Responsables.Polticas o normas de operacin.Conceptos.Procedimientos (descripcin de las operaciones)Formularios o impresos.Diagramas de flujo.Glosario de trminos.

2.5El Manual de Procedimientos

Documento administrativo, que describe en forma secuencial las operaciones desarrolladas en un procedimiento.

Los manuales de procedimientos permiten reconocer los procesos e identificar las operaciones que realizar cada rea o puesto.

Se pueden encontrar de diversos tipos:

Manual de procedimientos administrativos.Manual de enseanza para el usuario: guas, catlogos, cartillas.Manuales de los sistemas de informacin: para los sistemas, para el mantenimiento, para la seguridad, para el usuario, para las disposiciones del hardware.Manuales de calidad.

Las normas ISO-9000, presenta una serie de cinco estndares de sistema de calidad (dos documentos guas y tres documentos contractuales), desarrollados por la International Organization for Standarization.

Provee una gua para seleccionar una de las normas contractuales ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003. Estas tres ltimas son las normas contractuales usadas para certificar una empresa.

La norma ISO 9001 es la de mayor cobertura, dado que cubre el diseo, produccin e instalacin.

2.6Los Manuales de Calidad

La norma ISO 9002 es una derivacin de la anterior y cubre solamente la produccin y la instalacin.

La norma ISO 9003 es una derivada de la 9002 y cubre solamente la inspeccin y ensayo finales.

La norma ISO 9004 es un documento gua que puede ser usado como referencia para la implantacin de las exigencias contenidas en la 9001, 9002, 9003 segn sea aplicable.