DOCUMENTOS DE USO FRECUENTE EN LA EMPRESA

MEMORÁNDUM : Docto. que se usa para asuntos administrativos o técnicos, sea para ordenar, instruir o informar. Es una comunicación de carácter breve, menos formal que una carta, que se emite de funcionario a funcionario o de puesto a puesto.

Su estructura está normalizada en el caso de la empresa pública. En la empresa privada, en cambio, se rige por la costumbre o norma de la empresa. Sea cual sea la disposición de los elementos, siempre contempla los siguientes aspectos:

1) Membrete. 2) Palabra MEMORÁNDUM y número si corresponde. 3) Lugar y fecha de emisión. 4) DE: nombre y/o cargo del remisor. 5) A : nombre y/o cargo del receptor. 6) REF. o MAT: : síntesis del contenido, siempre en tercera persona gramatical. 7) Vocativo: opcional. 8) Texto. 9) Frase de despedida (no olvidar la coma)10) pie de firma.11) iniciales de responsabilidad, inclusos, etc.

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Editorial “ESTRELLA”

MEMORÁNDUM Nº 001/

Santiago, junio 7 de 2000

A : Jefe administrativo.

DE : Encargado sueldos.

REF. : Solicita nómina.

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Con el fin de actualizar información y agilizar elaboración de planillas,

solicito a Ud. que en el transcurso de la tarde, me haga llegar una

nómina del personal, indicando AFP e Isapre.

Atentamente,

Diego Sanfuente Lisboa.

DSL/

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CIRCULAR : Documento utilizado para impartir instrucciones, comunicar normas o informaciones a todo o gran parte del personal. Si es de carácter interno suele utilizar el formato memorándum, reemplazando este nombre por la palabra Circular. . Su estructura es:1) Membrete.2) Palabra CIRCULAR y número de orden si corresponde.3) Lugar y fecha de emisión.4) Datos de destinación y referencia : A: DE: REF.:5) Texto: - Fundamentación - Orden, información o instrucción -

Sugerencia o recomendación.6) Frase de saludo. 7) Pie de firma.8) Iniciales de responsabilidad.9) Inclusos, si corresponde A C M E

Depto. Personal CIRCULAR

Santiago, junio 9 de 2000

A : Todos los funcionarios. DE : Departamento Personal. REF. : Cambio horario colación.

------------------------------------------------------------------------- Debido a la aglomeración de personal, que se produce en el casino

a la hora de colación, por existir un único turno; esta Jefatura ha determinado la realización de dos turnos.

En consecuencia, a partir del 12 próximo mes, los operarios harán uso del primer turno (12:30 - 13:30 hrs.); y la planta administrativa, del segundo (13:30 - 14:30 hrs.).

Es imprescindible que todos respeten el nuevo horario.Atentamente,

Luis Francisco Arcos.

LSA

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NOTAS VERBALES: Los contactos entre las empresas son fundamentales, como también lo es saber relacionarse formalmente con otras personas. Esta es la función de las notas verbales, comunicaciones breves, que tienen por objeto expresar saludos, invitaciones, agradecimientos, pésames, excusas, etc., en general, asuntos de carácter social.Siempre deben redactarse en tercera persona gramatical, en dos párrafos y en tarjetas ad-hoc (formato español o americano).

ESTRUCTURA :1) Nombre completo en mayúsculas, cargo y firma del emisor.2) Saludo de cortesía.3) Nombre y/o cargo del receptor.4) Objetivo de la nota.5) Reiteración de los apellidos, si se trata de varón; nombre y apellido, si es dama y deseo del emisor.6) Lugar y fecha de emisión. Opcionalmente, en el caso de invitaciones, se escribe: S.C.A o R.S.V.P. (para confirmar asistencis)0303456 0303456

(firma)

CLAUDIO IGNACIO FERNÁNDEZ ESPINOSA, Jefe de Personal, XIFER,

saluda cordialmente al señor Luis A. Blanco Sáez y le hace llegar sus

más

sinceros sentimientos de dolor, ante la lamentable pérdida de su

señor

Padre.

Fernández Espinosa, hace extensivas sus condolencias a toda la

familia

y confía en que pronto recuperen la tranquilidad y alegría, hoy

ausentes.

SANTIAGO, junio 17 de 2000

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CARTA CONDUCTORA : Cumple un propósito introductorio, prepara la atención del destinatario. Se adjunta al Currículum Vitae, documento de disposición estandarizada que contiene los antecedentes del postulante. Se envía por razones de cortesía y su objetivo principal es el de obtener una entrevista personal, que haga posible demostrar los antecedentes y méritos expuestos por el o la solicitante.

ESTRUCTURA :

1) Lugar y fecha de emisión.2) Referencia.3) Dirección interior.4) Vocativo.5) Texto:

a) Indica medio a través del que se tomó conocimiento de la vacante.b) Ofrece servicios y argumenta idoneidad e interés por el trabajo. c) Señala que adjunta currículum vitae, fotocopias de certificados y solicita entrevista.

d) Opcionalmente, puede indicar pretensiones de renta.6) Frase de saludo.7) Nombre y firma de la persona solicitante.

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Santiago, junio 19 de 2000

Ref.: Solicita vacante.

SeñorJefe de Recursos HumanosA C M E PRESENTE.

Respetado señor:

A través de un aviso aparecido en el periódico “El Mercurio”, del 5 del presente, me enteré de que necesitan contratar los servicios de una Secretaria Gerencial.

El gran interés que siento por esta área, me ha llevado a realizar diversos cursos de perfeccionamiento, con el propósito de mantener actualizados mis conocimientos y complementar mi formación profesional.

Adjunto Currículum Vitae, fotocopias de Certificados y espero poder avalar toda esta información, en la entrevista personal, que solicito a Ud., a través de esta carta.

Saluda atentamente a Ud.,

JULIA LISBOA MADRID

Modelo de carta de contestación de aviso:

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Francisco Poblete RamírezEstrella Solitaria 541ÑuñoaSantiago

MAREXPORT, S.A.Avda. Eduardo Frei M. 1500

RencaSantiago

Santiago, 05 de octubre de 2005

Estimados señores:

En relación con la oferta “Licenciados en”, publicado en el diario El Mercurio del pasado 02 de octubre, tengo el gusto de remitirle mi curriculum vital, con el objetivo de participar en el proceso de selección.

Como puede apreciar en el mismo, soy Licenciada en Biología en la especialidad de Biotecnología, y he realizado además un curso de especialista en análisis clínicos.

Por estas razones, desearía tengan en cuenta mi candidatura en la selección a que ustedes convocan.

Sin otro particular, les saluda atentamente,

Francisco Poblete Rodríguez

Modelo de carta de Presentación o Autocandidatura:

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Andrea Ruiz FernándezParsifal 2220 Depto. 13

La ReinaSantiago

Santiago, 05 de octubre de 2005

Departamento de Recursos HumanosHATSON, S.A.Avda Independencia 552IndependenciaSantiago

Estimados señores:

A través de la presente, tengo el agrado de remitirles mi curriculm vitae, puesto que tengo la convicción de contar con las herramientas y competencias necesarias para integrarme a su prestigiosa empresa.

Como podrán darse cuenta por medio de mis antecedentes, tengo una extensa formación académica en Administración de Empresas y otras áreas complementarias asociadas a la interacción y atención de personas; he adquirido gran experiencia en el área administrativa, desarrollando altas capacidades de trabajo en equipo, flexibilidad y compromiso ante los desafíos impuestos; es por ello que me considero una persona idónea para formar parte de su empresa.

Quedo a su disposición y estaré encantada de asistir a una entrevista que permita ampliar la información que usted estime conveniente.

Agradeciendo su tiempo y a la espera de sus noticias, se despide atentamente,

Andrea Ruiz Fernández

CURRÍCULUM VITAE

I ANTECEDENTES PERSONALES

NOMBRE : Completo en mayúsculasDOMICILIO : Nombre calle, número,

Comuna, fono.C. DE IDENTIDAD : xxxxxxx-xNACIONALIDAD : Chilena(siempre femenino)ESTADO CIVIL : En Chile, sólo tresFECHA DE NACIMIENTO: Mes escrito SITUACIÓN MILITAR : Sólo si corresponde

II ANTECEDENTES ACADÉMICOS

Desde - hasta Enseñanza Básica...Desde - hasta Enseñanza Media...

ESTUDIOS SUPERIORESDesde - hasta Nombre Carrera, Fac., Univ., Instituto, Sede.

OTROS ESTUDIOS (Cursos capacit. o perfeccionamiento)Desde - hasta Nombre, curso, lugar

III TÍTULOS OBTENIDOS

Nombre título, nombre entidad otorgante, fecha.Fecha Nombre título...

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IV EXPERIENCIA LABORAL

Desde - hasta Cargo, depto. o sección,Lugar.

V REFERENCIAS PERSONALES (También pueden ser laborales)

Nombre, cargo, domicilio y fono laboral. (A lo menos 3)

SANTIAGO, 2000

FIRMA NOMBRE Y APELLIDOS (fono, si corresponde)

CURRICULUM VITAE

Francisca Pérez TorrealbaRut: 13.306.773-k, Nacionalidad: Chilena, Estado Civil: SolteraEdad: 25 años, Fecha de Nacimiento: 11 de enero de 1979

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Dirección: Av. Amado N° 8 Depto. 55, Maipú - Santiago9418600 – (09)1113125cualquieranosirve@hotmail.com

Experiencia LaboralSecretaria Ejecutiva ContableEmpresa Comercializadora Los Andes S.A. Ago. 2000 – Abr. 2006(Compra-Venta de Vinos)

Responsable de la Organización de funciones de contabilidad y administración.

Conciliación Bancaria. Encargada del pago de 95 personas, incluyendo a proveedores y

trabajadores. Responsable de la coordinación del área de Cobranza. Manejo caja chica. Manejo de Word, Excel, programa de contabilidad SEADI, Internet,

correo electrónico, Fax. Atención de público.

Auxiliar ContableEmpresa Rafael Valdivia y Cía. Ltda. Mar. 1998 – Jul. 2000(Venta de materiales de construcción)

Organiza funciones de contabilidad y finanzas (facturas de ventas, notas de crédito, cheques).

Cuadratura de cajas. Análisis de cuentas. Conciliación Bancaria. Encargada de libros oficiales (Compras y Ventas). Manejo PC.

Auxiliar ContableSociedad Productora de Vino S.A. Ene. 1997 – Dic. 1998

Práctica profesional.

EducaciónEnseñanza Básica, 1° a 8° año 1985 – 1992Colegio Lo Errázuriz – Maipú

Enseñanza Media, 1° a 5° año 1993 - 1997Especialidad Contabilidad.Instituto Superior de Comercio N°2“Joaquín Vera Morales”

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Santiago

Enseñanza Superior 1998 – 2001Secretariado Mención ContabilidadInstituto Profesional Diego Portales

Cursos o ConocimientosCurso de Atención al Cliente 1997Curso de Capacitación en Computación Básica – Nivel usuario 1998Curso de Contabilidad General Básica Mar.- 2000Curso de Contabilidad Bancaria Nov.- 2000

ReferenciasJorge Ignacio Eyzaguirre Echenique Marcelo RetamalGerente General Gerente ComercialComercializadora Los Andes S.A. Sociedad Productora de Vino S.A.2770102 2885502

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SOLICITUD: Es una comunicación de uso frecuente en las empresas y oficinas. Se utiliza para gestionar un beneficio de carácter personal, como pedir traslados, postular a empleos, solicitar permisos, reclamar cobros indebidos, congelar estudios, solicitar oportunidades de gracia, etc. Su estructura difiere de otras comunicaciones, por cuanto no emplea vocativo, desplaza la dirección interior al margen inferior izquierdo, utiliza la tercera persona gramatical y es sumamente formal y protocolar.ESTRUCTURA:1) Referencia2) Lugar y fecha de emisión3) Texto :

a) Nombre e identificación completa del peticionario (título, cargo, grado, nacionalidad, estado civil, cédula de identidad, domiciliado en calle, número, comuna, al señor nombre y/o cargo del receptor, respetuosamente expone, expresa, señala, indica, etc.

b) Considerandos o exponendos: Secuencia de pequeños párrafos encabezados por la expresión “Que”, que exponen de manera ordenada (desde el punto de vista secuencial o cronológico) los fundamentos, razones o causas que nos llevan a pedir algo, pero sin pedirlo. Cada considerando se termina con punto y coma, excepto al final.

c) Petición o solicitación consecuencial: Se inicia la línea con expresiones en mayúsculas como: POR CONSIGUIENTE, EN CONSECUENCIA, POR TANTO, EN ATENCIÓN A LO EXPUESTO, SOBRE LA BASE DE ESTOS ANTECEDENTES, etc. En la línea siguiente, el nombre del peticionario, viene en solicitar a usted tenga a bien (autorizar, otorgar, conceder, proceder, etc.) y recién enunciar la petición.

4) Despedida: En lugar de las despedidas tradicionales se utiliza alguna de las siguientes expresiones, dependiendo del objetivo:

- ES GRACIA : si lo solicitado es un favor.- ES LEY : si lo solicitado está manifestado como tal.- ES JUSTICIA : si exigimos algún derecho.

5) Firma del peticionario.1) Dirección interior.

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Ref.: Solicita permiso con goce de sueldo.

SANTIAGO, junio 27 de 2007

María Inés Aliaga Figueroa, Secretaria Departamento Personal, C. de Identidad 10.257.231-3, domiciliada en Los Pajaritos 321, Santiago, al señor Jefe de Personal, respetuosamente expone:

Que, labora en esta empresa desde hace tres años a la fecha, no habiendo hecho uso, durante este tiempo, de permisos ni licencias;

Que, debe viajar al sur con el objeto de autorizar por escrito y en forma personal, la intervención quirúrgica de un familiar, por ser su pariente vivo más directo;

Que, evidentemente este viaje no estaba considerado en su presupuesto y con toda seguridad deberá incurrir en gastos adicionales.

EN ATENCIÓN A LO EXPUESTO, María Inés Aliaga, viene en solicitar a usted, tenga a bien conceder un permiso con goce de sueldo, por tres días, a partir del 29 del presente.

ES GRACIA(firma)

Señor Jefe de PersonalPRESENTE

INFORME : Es un documento emitido por un funcionario o técnico de una empresa y dirigido a una jerarquía superior. Constituye una relación detallada, veraz e informativa de hechos o materias interpretadas imparcial y objetivamente. Incluye también la opinión unánime y justa del redactor, avalada por la capacidad o conocimiento que se le atribuye como informante.

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También puede tener como objetivo entregar, en forma ordenada, el desarrollo de una investigación. De esto se desprende que, básicamente, existen dos tipos de informe:

a) INFORME TÉCNICO : De carácter breve, normalmente utiliza el formato memorándum o puede tener un formato impreso diferente, según las necesidades de la empresa.

b) INFORME ACADÉMICO : Es más bien extenso y se utiliza para entregar información de mayor envergadura, porque implica un trabajo de investigación bibliográfica. Este docto. Tiene la siguiente estructura:

I PÁGINAS PRELIMINARES: numeradas con romanos minúscula. Página en blanco Portada estandarizada Dedicatoria (*) Agradecimientos (*) Presentación (*) Índice o tabla de contenido

(*) Son opcionales, dependen del tipo de informe que se esté elaborando

Introducción: contempla varios aspectos: de qué e trata, cuál es su objetivo, enunciado del tema y breve punteo de lo que contiene (si corresponde), marco referencial, metodología utilizada, nombre del peticionario, etc.

II PÁGINAS DE CONTENIDO: A contar del primer capítulo se inicia la numeración arábiga y corresponde al texto, cuerpo o desarrollo. Al tema propiamente tal, desglosado al menos en tres aspectos: planteo del problema, desarrollo y solución.

Según la información trabajada, estos aspectos también pueden ser: antecedentes, la situación hoy, su proyección, etc.

Debe incluirse también la conclusión, síntesis final o aporte del informante. Puede tratarse del resultado de la investigación, o bien del aporte que, en lo personal, recibe el redactor. En las conclusiones, también pueden incluirse las sugerencias y si éstas fuesen numerosas, podrían ocupar hoja aparte.

III PÁGINAS FINALES: Corresponden a:

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los anexos : Bajo este nombre se incluyen todos los documentos que sirvan para fundamentar o avalar la información, como por ejemplo: gráficos, fotografías, citas textuales más extensas, glosario de términos, entrevistas, encuestas aplicadas, encodificaciones, etc.

Bibliografía: la información se entrega ordenada en forma alfabética y, generalmente, sigue el orden: apellido del autor, nombre: Título (en comillas o subrayado), editorial, año, páginas, volumen, etc.

Hoja en blanco

El informe técnico breve utiliza formatos o impresos ad-hoc o bien sigue el formato memorándum, reemplazando este nombre por el de INFORME. A continuación, un ejemplo:

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XIFER

INFORME N°510/ Santiago, junio 30 de 2000

A : JEFA UNIDAD HELPDESKDE : OMAR AGUIRRE FUENTESREF. : Informa revisión estación de trabajo.-----------------------------------------------------------------------------

En relación a su e-mail n° 710321 de fecha 29.06.2000, solicitandoinformación sobre estación de trabajo, señor Cristóbal Barrios, informo a Ud.1) La revisión se llevó a cabo el día 10 del pte., a las 14:00 hrs.

2) El equipo en cuestión presentaba desconfiguración en el co-mando autoexe.bat y config.sys.

3) Una vez detectado el problema se configuró en forma correcta PC usuario, quedando en uso de inmediato.

Saluda atentamente a Ud.,

Omar Aguirre Fuentes

OAF/mvr

Fuentes: - Material de Inacap – Prof. Ximena Fernández T.- AXXXA Assistance – Un Apoyo para la Búsqueda de Trabajo

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