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1 OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE GASTOS POR COMPROBAR.

Establecer lineamientos y procedimientos, así como, estandarizar y optimizar el control del manejo

de las cuentas de gastos generadas por el personal autorizado.

2 ALCANCE.

Aplica a todos los usuarios de gastos por comprobar en el desarrollo de sus actividades en Grupo Comercializador Latinoamericano, S.A. de C.V., Geoprocesados, S.A. de C.V., Integradora de Servicios Especializados del Golfo, S.A. de C.V. y de Equipos y Perforaciones del Golfo, S. A. de C.V.

3 LINEAMIENTOS GENERALES.

3.1 Todo gasto deberá ser cubierto por un comprobante a nombre de la Compañía donde el personal presta sus servicios.

Los límites autorizados deberán ser de acuerdo al (Anexo 1, MONTOS AUTORIZADOS DE GASTOS POR COMPROBAR).

3.2 La comprobación será de acuerdo a la semana laboral, no se aceptarán documentos que contengan una fecha distinta a la que ampare su reporte de comprobación de gastos (Anexo 3, RESUMEN DE GASTOS POR COMPROBAR).

3.3 Es muy importante mencionar que si cualquier documento, ya sea carátula o comprobante tiene un error, será devuelto para su corrección, cargándole el costo de mensajería, por lo que para beneficio de todos, debe de venir en forma nítida y legible, sin rayones, tachaduras o enmendaduras, siendo el mismo usuario responsable de la continuidad de la operación.

3.4 Los comprobantes deberán ser enviados en el mismo orden en que se incluyen en el reporte de comprobación, recomendamos que los documentos sean pegados en una hoja en blanco, tamaño carta, debido a que los comprobantes que no lleguen, no serán reembolsados. El reporte de comprobación de gastos también deberá ser entregado vía correo electrónico al correo electrónico; [email protected] .

3.5 Toda cuenta de gastos que no sea enviada en la fecha que corresponda, se descontará de su siguiente pago.

DOCUMENTO: POLÍTICA DE GASTOS POR COMPROBAR Núm. DAF-P- 001

Revisión No. : 1

Inicia Aplicación: octubre 2011

HOJA: 1 DE 3

ELABORO: ADMINISTRACIÓN

Y FINANZAS

REVISO: ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS

AUTORIZO: GERENTE

GENERAL

Hugo Cristóbal

Carlos A. Vázquez Vivanco Javier Rubio.

mailto:[email protected]

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3.6 Para el desarrollo de este reporte se les hará llegar el archivo en Excel (Anexo 3), teniendo en cuenta que no se aceptará cualquier otra forma de aplicación.

3.7 Cada comprobante deberá de traer al frente, tanto la codificación contable (Ver

INSTRUCTIVO DE GUÍA CONTABILIZADORA) como el desglose del I V A.

3.8 Se entenderá que el proceso de comprobación está concluido cuando se cuente con la comprobación electrónica y documental.

3.9 Los comprobantes de gasolina deberán de traer anotado al frente del comprobante el kilometraje, placas y nombre.

3.10 El Administrador de Operaciones en Campo deberá llevar una bitácora de todo vehículo para su control que contenga: año, modelo, color, número de cilindros, bitácora de recorrido, control de consumo de gasolina, rendimiento en kilometraje, control de servicios y reparaciones.

3.11 Los gastos deben de ser estrictamente indispensables para la operación de la Empresa.

3.12 Todos los comprobantes deberán contar con los requisitos fiscales para su consecuente deducibilidad, por lo que invariablemente deberán de tener los siguientes datos:

1. Nombre, Denominación o Razón Social 2. Domicilio Fiscal 3. (Además, si es un establecimiento que tiene más de un local, debe de señalar

el domicilio donde se expide) 4. Clave del Registro Federal de Contribuyentes (R.F.C.) 5. Número de folio impreso 6. Lugar y fecha de expedición 7. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a quien se le

expida 8. Cantidad y clase de mercancía 9. Descripción del servicio que amparen 10. Valor unitario en número 11. Importe total en número y letra 12. Impuesto al Valor Agregado (IVA) por separado 13. Fecha de impresión 14. Datos de identificación del impresor autorizado 15. Vigencia del comprobante 16. Cédula fiscal impresa en el comprobante 17. Los comprobantes que excedan de $2,000.00 (DOS MIL PESOS 00/100 M.N.)

se deberán de pagar con cheque nominativo, tarjeta de crédito o débito

En el caso de comprobantes electrónicos se deberá de contar con el

documento impreso y electrónico en XML.

3.13 Cualquier comprobante que no reúna los requisitos fiscales no será rembolsado para su pago, así como la falta del comprobante fiscal y el su caso de Comprobación electrónica en archivo XML.

3.14 Los gastos que por su naturaleza no cuentan con un comprobante fiscal, como es el caso de taxis y otros pasajes, se deberán comprobar mediante el formato de comprobación de gastos sin factura, indicando claramente el concepto del gasto por el cual es, un gasto o documento no deducible.(Anexo 4 RELACIÓN DE GASTOS NO DEDUCIBLES Y TAXIS PARA COMPROBACIÓN DE GASTOS).

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3.15 Los gastos extraordinarios y no deducibles invariablemente deberán ser autorizados por el Gerente responsable de cada área.

3.16 El tipo de moneda de comprobación será de acuerdo al anticipo de gastos recibidos que pueden ser pesos o dólares.

4 ANEXOS

4.1 Montos autorizados de gastos por comprobar (Anexo 1) 4.2 Solicitud de gastos por comprobar (Anexo 2) 4.3 Resumen de gastos por comprobar (Anexo 3) 4.4 Relación de gastos no deducibles y taxis para comprobación de gastos (Anexo 4)

5 REFERENCIAS

5.1 Ley del Impuesto Sobre la Renta 5.2 Ley del IVA 5.3 Código Fiscal de la Federación.

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4 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Y REQUISITOS PARA COMPROBACIÓN DE GASTOS.


de las cuentas de gastos generadas por el personal autorizado.

5 ALCANCE.

Aplica a todos los usuarios de gastos por comprobar en el desarrollo de su trabajo de Grupo Comercializador Latinoamericano, S.A. de C.V., Geoprocesados, S.A. de C.V., Integradora de Servicios Especializados del Golfo, S.A. de C.V. y de Equipos y Perforaciones del Golfo, S. A. de C.V.

3 PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE VIAJE Y COMPROBACIÓN DE GASTOS:

3.1. Se enviará solicitud de viaje vía correo electrónico a la persona encargada del área de Cuentas por Pagar, quien verificará que se cuente con:

3.1.1. El presupuesto suficiente, 3.1.2. No existan gastos pendientes por comprobar y 3.1.3. Turnar al área de Viáticos, para comprobar se efectúe la mejor condición de compra. El correo deberá contener: Nombre de la persona que solicita e itinerario así como los recursos requeridos (boletos aéreos, hospedaje, viáticos, etc.), contando mínimo con 5 días hábiles anteriores a la realización del viaje. Dicha solicitud deberá contar con la autorización del gerente del área (Anexo 2 Solicitud de gastos por comprobar).

3.2. El área encargada Cuentas por Pagar realizará internamente la solicitud al área de Tesorería. El monto correspondiente se entregará al empleado por medio de cheque, efectivo o mediante depósito en cuenta de nómina o bancaria indicada por el empleado.

3.3. Cuentas por Pagar deberá confirmar al empleado la autorización del viaje y los recursos

proporcionados por la empresa así como la distribución a detalle de los mismos. (Ver

Anexo 2)

3.4. Concluido el viaje, el empleado entregará su comprobación de gastos al área de Cuentas

por Pagar en los próximos 3 días hábiles, anexando el Formato de Reporte de Gastos de

Viaje (Anexo 3, Resumen de gastos por comprobar).

3.5. Las comprobaciones de gastos deberán contar con la aprobación del Gerente del área. 3.6. Los viáticos no comprobados en el plazo establecido, serán descontados en el siguiente

pago, bajo el concepto de Anticipo de Gastos por Comprobar. A partir de entonces, si la persona presenta su comprobación se le reembolsará la cantidad aprobada de acuerdo a

DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Y REQUISITOS PARA COMPROBACIÓN DE

GASTOS Núm. DAF-PR- 001

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FINANZAS

AUTORIZO: GERENTE

GENERAL

Hugo Cristóbal

Carlos A. Vázquez Vivanco

Javier Rubio.

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las políticas, en el siguiente pago que le corresponda, siempre y cuando sea con 3 días hábiles antes del pago.

3.7. La revisión de los gastos y el trámite de solicitud de reembolso (en caso de que lo hubiere) lo realizará la persona encargada de Cuentas por Pagar en los 3 días hábiles posteriores a la recepción de los mismos para su aprobación y ser turnado a Tesorería para reembolso.

3.8. Se le notificará vía correo electrónico, el saldo de la comprobación. Cuando exista saldo a favor menor a $ 1,000.00 (Un Mil Pesos), le será reembolsado por Caja Chica de la Empresa que otorgó el Anticipo, en saldos mayores a esta cantidad, el reembolso será mediante depósito en la cuenta bancaria indicada.

3.9. No se autorizarán anticipos de viáticos, cuando el solicitante tenga saldos pendientes de comprobar.

3.10. Solo se reembolsarán viáticos correspondientes a viajes y/o gastos que hayan sido previamente autorizados.

4. Consideraciones Generales para el formato de Comprobación de Gastos de Viajes. 4.1. El formato se realizará de manera electrónica, presentando impreso en original e

incluyendo lo siguiente: 4.1.1. Nombre completo y firma en original. 4.1.2. Cargo y Contrato al cual está asignado por la empresa. 4.1.3. Motivo y Proyecto del viaje 4.1.4. Encabezado con la razón social de la Empresa para la cual se prestan los Servicios. 4.1.5. Nombre completo y firma en original del supervisor o Gerente Responsable de Área. 4.1.6. Monto exacto que se está comprobando tanto en efectivo como en tarjeta de crédito,

siempre que esta sea de la empresa. 4.1.7. Monto exacto de la cantidad otorgada como anticipo por concepto de viáticos. 4.1.8. Monto exacto de la diferencia entre las dos cantidades anteriores. 4.1.9. Número de boleto aéreo electrónico

4.2. Los gastos se relacionan diariamente y en el rubro especifico al cual correspondan (alimentos, taxis, etc.).

4.3. Se deberá anotar en cada columna del formato las fechas exactas y localidades en las cuales se realizó el gasto.

4.4. Las facturas deberán estar fechadas diariamente. No se aceptarán montos acumulados, a excepción del Hospedaje, el cual podrá ser una sola factura por el total de la estancia en el hotel con cortes semanales en caso de estadías mayores y dicho monto se colocará en la columna correspondiente a la fecha en la que fue emitida la factura. En el caso de facturas de hotel deberán tener adjunto las notas de consumo. En caso de comprobación electrónica, se deberán adjuntar los archivos correspondientes, indicando en el formato de comprobación el número de archivos XML´s incluidos.

4.5. Todos los comprobantes deberán estar pegados en hojas blancas, sin sobreponerlos y en orden cronológico utilizando como portada el formato de Comprobación de Gastos.

4.6. En caso de existir comprobantes en más de un tipo de moneda, se presentará una comprobación de viáticos para cada tipo de cambio, capturando las cantidades en la moneda en que fueron emitidos los comprobantes originalmente, posteriormente en el formato de comprobación en la celda destinada para anotar el Tipo de Cambio correspondiente para convertirlos a dólares, bajo la premisa de que el anticipo que se otorgó es en dólares, por lo cual es la moneda en la cual se deberá comprobar el anticipo, esto independientemente de cual sea la moneda en la que se efectúe el gasto.

4.7. La conversión será verificada por el área a cargo de la revisión de los mismos, para lo cual será necesario adjuntar el comprobante de la compra de divisas de que se trate. En el caso que no se cuente con el comprobante de compra de divisa correspondiente, se utilizara el tipo de Cambio Oficial en México.

4.8. Se relacionará en el Formato de Comprobación, todas las facturas de los gastos realizados en el viaje, independiente a la forma de pago (efectivo y/o Tarjeta de Crédito

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Corporativa, adjuntando los Bouchers respectivos) en el rubro que correspondan por la forma de pago.

4.9. Los Recursos son otorgados de manera personal, de igual forma los gastos deberán ser

realizados y comprobados individualmente por el empleado. En casos especiales de gasto compartido, se justificará anotando al reverso de la factura, quienes realizaron el gasto y el responsable del pago para así aplicar los montos límites correspondientes autorizados por la Empresa.

5. Comprobación de Gastos por Transportación Terrestre.

5.1. El monto por uso de taxi se limitará a la cantidad autorizada diariamente. 5.2. Los taxis utilizados al interior de la ciudad visitada se justificarán con comprobantes

emitidos por el prestador del servicio o se relacionarán en el formato autorizado para este fin. (Ver Anexo 4, Relación de gastos no deducibles y taxis para comprobación de gastos).

5.3. Los servicios de transportación en las siguientes rutas: Aeropuerto-Hotel, Hotel-Aeropuerto y Aeropuerto-Domicilio, deberán ser comprobados únicamente con ticket original emitido por el prestador del servicio.

5.4. La renta de Automóvil estará sujeta a previa autorización y a los montos establecidos en las Políticas de Gastos

5.5. El uso de servicios de autobuses será presentado con el boleto del pasajero, en original, el cual deberá corresponder en nombre, fecha y ruta del viaje laboral.

5.6. No se aceptará el uso de autobuses en sustitución, total o parcial, de un boleto aéreo, salvo previa autorización anticipada de la empresa.

6. Gastos Diversos. 6.1. En gastos no clasificados (2% sobre hospedaje, propinas, compras diversas, etc.) se

anotará en el formato de comprobación de viáticos en el renglón “OTROS GASTOS” en el numeral 15, detallando el concepto específico.

6.2. El reembolso de propinas no excederá el 10% del monto del consumo antes de impuestos preferentemente que se incluya en factura y/o comprobante de pago.

6.3. Las facturas por tarjetas para telefonía celular así como cargos por consumo de servicios telefónicos no están autorizados.

6.4. No está autorizado el consumo de bebidas alcohólicas.

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MONTOS AUTORIZADOS DE LA POLÍTICA DE GASTOS A COMPROBAR

TRANSPORTE AÉREO – TERRESTRE

Cuando la distancia a la plaza establecida de trabajo sea menos a 300 km. El transporte será

terrestre, en caso contrario será aéreo y en clase turista, de acuerdo al “PROCEDIMIENTO Y

REQUISITOS PARA COMPROBACIÓN DE GASTOS” en el apartado 3.- Procedimientos de solicitud de

viaje y comprobación de gastos, que indica:

6.4.1. Turnar al área de Viáticos, para comprobar se efectúe la mejor condición de compra.

HOSPEDAJE:

Destino MonedaImporte

Maximo

Nacional Pesos 850.00

Extranjero Dólares 120.00

ALIMENTOS


Maximo

Nacional Pesos 450.00

Extranjero Dólares 70.00

MONTO DIARIO MAS IMPUESTOS


TAXIS Y/O ARRENDAMIENTO DE AUTOMÓVIL


Maximo

Renta auto Nacional Pesos 800.00

Renta auto en el extranjero Dólares 70.00

Taxi en territorio nacional

por día Pesos 400.00

Taxi en el extranjero por día Dólares 50.00


DOCUMENTO: MONTOS AUTORIZADOS DE GASTOS POR COMPROBAR Núm. DAF-P- 001 (ANEXO 1)

Revisión No. : 1


HOJA: 1 DE 2


Y FINANZAS


FINANZAS

AUTORIZO: GERENTE

GENERAL

Hugo Cristóbal


Javier Rubio.

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El automóvil deberá ser definido desde la plaza de origen y autorizado por el responsable

del área a la que pertenezca.

Cuando 2 o más empleados tengan el mismo destino, solo se rentara un auto para realizar

el viaje.

DATOS DE FACTURACIÓN:

Sera responsabilidad de cada persona verificar al Centro de Costos por Área de Responsabilidad y

Compañía a la cual se le cargarán sus gastos.

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Anexo 2

SOLICITUD DE GASTOS No.___________________________SEMANA DEL __ DE ___ AL __ DE ____DEL 20__

NOMBRE___________________________________________________________NUM. DE EMPLEADO__________________________PUESTO________________

OFNA / PROYECTO________________________________________________NUMERO DE CENTRO DE COSTOS (7 Digitos) I__I__I__I__I__I__I__I

DIASMONTO DIARIO

AUTORIZADODIARIO CON IMPUESTOS TOTAL

1 - -

1 - - -

1 - - -

-

MONTO A DEPOSITAR -

Justificacion del Viaje:

Detalle y requerimientos del

Viaje:

ELABORO AUTORIZO

SOLICITUD DE GASTOS POR COMPROBAR

ALIMENTOS

CASETAS

COMBUSTIBLE

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Núm. DAF-P- 001 ANEXO 3

MONEDA: Ps, Dls, Eu

REPORTE SEMANAL DE GASTOS No._____1_____________________ SEMANA DEL __ DE ___ AL __ DE ____DEL 20__

NOMBRE___________________________________________________________ NUM. DE EMPLEADO__________________________PUESTO________________

NOMBRE DE OFICINA / PROYECTO________________________________________________ NUMERO DE CENTRO DE COSTOS (7 Digitos) I__I__I__I__I__I__I__I

80 GASTO OPERATIVO DIA LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO

81 GASTO NO OPERATIVOFECHA 17 18 19 20 21 22 23

CIUDAD

ESTADO

No. DE CUENTA

CONTABLE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE

TOTAL

81 -01-002-000-00 1.- HOTEL 10,000.00 10,000.00

81 -01-012-000-00 2.- IMPUESTO HOSPEDAJE 200.00 200.00

81 -01-003-000-00 3.- DESAYUNO 100.00 70.00 170.00

81 -01-003-000-00 4.- COMIDA 150.00 70.00 220.00

81 -01-003-000-00 5..CENA 0.00

81 -01-009-000-00 6.-PROPINA 10.00 15.00 0.00 0.00 7.00 7.00 0.00 39.00

81-01-006-000-00 ó -

01-010-000-00 7.- BOLETOS DE AUTOBUS O AVION

0.00

81 -01-007-000-00 8.- TAXI O ALQUILER DE COCHE 0.00

81 -02-001-000-00 9.- TELEFONO, FAX, TARJETAS TELEFONICAS 500.00 3,333.00 3,833.00

81 -01-005-000-00 10.- CASETAS 0.00

81 -02-002-000-00 11.- TELEFONO CELULAR 0.00

TOTAL VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE610.00 10,365.00 0.00 3,333.00 77.00 77.00 0.00 14,462.00

GASTOS AUTOMOVIL

81 -09-001-000-00 12.- COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES 0.00

81 -07-003-000-00 13.- MANT. Y CONSERV. AUTOMÓVIL 0.00

81 -01-008-000-00 14.- ESTACIONAMIENTO Y LAVADO 0.00

TOTAL GASTOS AUTOMOVIL0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

OTROS GASTOS

15.- OTROS GASTOS (DETALLESE)

0.00

0.00

0.00

81 -20-019-000-00 16.- ATENC. A TERCEROS Y OBSEQUIOS0.00

TOTAL OTROS GASTOS 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

NO DEDUCIBLES

81 -20-019-000-00 17.- NO DEDUCIBLES 0.00

TOTAL NO DEDUCIBLES 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

IMPUESTO AL VALOR AGREGADO

20-01-000-000-00 18.- I V A 16% 96.00 24.00 0.00 533.28 11.20 11.20 0.00 675.68

19.- I V A 11% 0.00

TOTAL I V A 96.00 24.00 0.00 533.28 11.20 11.20 0.00 675.68

TOTAL DE GASTOS 706.00 10,389.00 0.00 3,866.28 88.20 88.20 0.00 15,137.68

10-oct-11 10,000.00

(15,137.68)

0.00 (5,137.68)

0.00 (5,137.68)

No. de Boleto

Electronico

Archivos XML´s

incluidos

NOMBRE, PUESTO Y FIRMA DE AUTORIZACION

MOTIVO DEL VIAJE

KILOMETRAJE PRINCIPIO

DEL PERIODO

TOTAL DISTANCIA

RECORRIDA

TODOS LOS GASTOS DEBEN JUSTIFICARSE CON FACTURAS O COMPROBANTES DEDUCIBLES

ANTICIPO: Fecha, MontoRENGLÓN No. (MENCIONE AMPLIAMENTE LISTANDO LOS NOMBRES DE LOS CLIENTES O PERSONAS CON QUIEN SE

TUVIERON ATENCIONES) PAGOS CON TARJETA EMPRESARIAL

MENOS CTA. DE GASTOS

SALDO POR PAGAR (FAVOR)

EFECTIVO RECIBIDO EN CAJA (POR DEPOSITAR)

SALDO NETO

RESUMEN DE GASTOS POR COMPROBAR

En el concepto 1 de Hotel

indicar 80 u 81

NOTA: Estos reportes de gastos deberán ser enviados para su reposición invariable dentro de los tres días siguientes al término del viaje o gasto.

DETALLE DE GASTOS

DETALLES DEL VIAJE FECHA DE SALIDA FECHA DE REGRESO TOTAL DIAS DE VIAJE NO. DE DIAS HABILES

KILOMETRAJE FIN DEL

PERIODO

REPORTE DE AUTOMÓVIL

FIRMA DE QUIEN COMPRUEBA FECHA DE AUTORIZACIONFECHA DE COMPROBACION

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ANEXO 4

REPORTE SEMANAL DE GASTOS No._____1_____________________ SEMANA DEL __ DE ___ AL __ DE ____DEL 20__

NOMBRE___________________________________________________________ NÚM.. DE EMPLEADO__________________________

NOMBRE DE OFICINA / PROYECTO________________________________________________NUMERO DE CENTRO DE COSTOS (7 Dígitos) I__I__I__I__I__I__I__I

FECHA CONCEPTO / CIUDAD ORIGEN DESTINO MONTO

En caso de Gastos no deducibles, indicar motivo:

IMPORTE TOTAL -$

FIRMA DE QUIEN

COMPRUEBA

NOMBRE, PUESTO Y FIRMA DE AUTORIZACIÓN FECHA DE

AUTORIZACIÓN

FECHA DE SALIDA FECHA DE REGRESO TOTAL DÍAS DE VIAJE

RELACIÓN DE GASTOS NO DEDUCIBLES Y TAXIS PARA COMPROBACIÓN DE GASTOS

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1. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO DE GUÍA CONTABILIZADORA.

El objetivo básico es contar con una guía de aplicación contable de consulta permanente

para usuarios, para así tener un mismo criterio de registro que permita obtener

información homogénea y confiable.

2. ALCANCE.

El presente procedimiento es para todas las Compañías del Grupo y oficinas.

La codificación requerida para identificar las operaciones realizadas por la operación propia

y normal de la Empresa es la siguiente:

COMPAÑÍACENTRO DE

COSTOS

CUENTA

CONTABLE

1 011201 80-01-03-000-00

Codificación Total de Gastos

DOCUMENTO: INSTRUCTIVO DE GUÍA CONTABILIZADORA Núm. DAF-PR- 002

Revisión No. : 1


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Y FINANZAS


FINANZAS

AUTORIZO: GERENTE

GENERAL

Hugo Cristóbal


Javier Rubio.

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Por lo que a continuación se especifica por grupo de conceptos su conformación.

Se muestra el catálogo de Centros de Costos Vigente en el ERP comparado con el que

manejamos actualmente en cada una de las empresas:

El Centro de Costos se conforma de 6 dígitos que contemplan lo siguiente:

Los primeros dos dígitos corresponden al proyecto

El segundo grupo de dos dígitos pertenece al Área de Responsabilidad

El tercero y último grupo es asignado al departamento específico.

CÓDIGO NOMBRE

010000 CRS

020000 CONTROL DE CALIDAD SÍSMICA

030000 CRE REGIÓN SUR

050000 TABASCO OIL COMPANY

070000 COLOMBIA

500000 BRASIL

510000 ESTADOS UNIDOS

520000 ARGENTINA

600000 EAME

990000 VARIOS

PROYECTOS VIGENTES PARA TODAS LAS

EMPRESAS

Número de

compañíaNombre

1 GEOPROCESADOS, S.A. DE C.V

2 COMERLAT, S.A. DE C.V.

3 ISEGSA, S.A. DE C.V.

4 EPGSA, S.A. DE C.V.

Catálogo de Compañías

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Por lo que la codificación general se ejemplifica tomando como base el Centro de Costos

del Proyecto CRS:

PROYECTOÁREA

RESP.

DEPTO.

DENTRO DEL

ÁREA RESP..

ACUMULABLE

DETALLE

01 00 00 A

01 10 01 CRS D

01 11 00 A

01 11 01 D

01 11 02 D

01 11 03 D

01 11 04 D

01 12 00 A

01 12 01 D

01 13 00 A

01 13 01 D

01 14 00 A

01 14 01 D

01 01 00 A

01 01 01 D

01 02 00 A

01 02 01 D

01 20 00 A

01 20 01 D

01 30 00 A

01 30 01 D

01 30 02 D

01 30 03 D

01 30 04 D

01 30 05 D

01 40 00 A

01 40 01 D

01 41 00 A

01 41 01 D

01 42 00 A

01 42 01 D

COMERLAT

15 50 00 A

15 50 01 DPersonal Cre

Coordinador de Operaciones de Soporte Tècnico

Supervisor Ciudad del Carmen

Supervisor Ciudad del Carmen

Supervisor de servicios Poza Rica

Supervisor de servicios Poza Rica

Personal Cre

Gerente de Administración y Finanzas

Jefe de Tesorería

Jefe de Contabilidad

Jefe de Compras y asuntos internos

Recursos Humanos

Coordinación de Operaciones de Soporte Técnico

Director General

Gerencia General

Gerente General

Gerencia de Ventas

Gerente de Ventas

Gerencia de Administración y Finanzas

Gerente de Adquisición Sísmica

Gerencia de Geoprocesados Latinoamérica

Gerente de Geoprocesados Latinoamérica

Gerencia de Estudios de Yacimientos

Gerente de caracterización

Dirección General

Gerencia de Procesamiento Sísmico

Gerente de Procesamiento Sísmico

Jefe de Procesado

Jefe de Imaging

Ingeniero en investigación y desarrollo

Gerencia de Adquisición Sísmica

CATALOGO DE CENTROS DE COSTOS

DESCRIPCIÓN

CRS

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3. DESARROLLO.

3.1 Generalidades.

Cada uno de los puestos que requieran efectuar comprobación de Gastos e Inversiones de

cualquier tipo es responsable que se cumpla adecuada y oportunamente con todos los

lineamientos establecidos en esta guía.

Es también su responsabilidad que todo gasto conocido dentro del mes sea registrado en el

mes y en la fecha (ejemplo: si la renta se paga los días 18 y la luz los días 23, hay que

registrarlos el 18 y el 23, aún y cuando no hayan llegado los recibos o no se hayan pagado)

que le corresponda y en su caso crear las provisiones o estimaciones de gastos que por

alguna causa no se cuente con el documento fuente, por lo que se deberán efectuar los

papeles de trabajo necesarios para su correcta determinación y al momento de obtener el

documento soporte se cancele la provisión o estimación.

Los Gastos Operativos son aquellos que están claramente identificados y relacionados en

forma directa a un Proyecto en Operación de forma específica.

Los Gastos No Operativos son gastos que se requieren en forma general para el

funcionamiento de la Empresa, no son claramente identificables en forma especifica con un

Proyecto y pueden ser aplicables a varios proyectos.

INSTRUCCIONES:

1.- El número de Cuenta Contable se integra por diez dígitos, en donde:

los primeros dos se identifica el tipo de Gasto Operativo y no Operativo que es la

cuenta mayor Acumulativa,

los siguientes dos dígitos para la clasificación específica de cada cuenta, por

ejemplo Viáticos,

los siguientes tres representan el tipo de Gasto 003 Alimentos.

Los últimos tres dígitos son de uso del área de nóminas.

Ejemplo 80-01-003-000 Gastos Operativos, de Viaje, Alimentos

80, 81 01, 02,03

El primero y segundo digito señalaran el

tipo de Concepto que son Gastos

operativos y No Operativos

El segundo grupo de dos dígitos

corresponde a la clasificación consecutiva

que integra el rubro general de gastos, en el

ejemplo, Viáticos.

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003 000

El tercer grupo de 3 dígitos indica el tipo

específico de gasto, ej. Alimentos.

El cuarto grupo de 3 dígitos indica la

subcuenta correspondiente

2.- Para efectos de ilustrar el uso del catálogo, tenemos el siguiente ejemplo en donde como

comentamos, los dos primeros dígitos son (80 para operativos y 81 no Operativos)

mismos que están señalados con una X indicando la aplicación del gasto.

80-01-003-000

3.- En cada rubro se les indica la cuenta que deberán utilizar de acuerdo con la descripción

que se indica.

4.- Se deberá seguir el procedimiento de codificación como se indica para evitar se

presenten inconsistencias.

5.- Se deberá validar y verificar por el area Contable que todos los registros contables del

mes se encuentren de acuerdo con los criterios de contabilización indicados en la guía

adjunta cada lunes, con el fin de asegurar que ERP en todo momento refleja el gasto real a

la fecha.

6.- Registrar correctamente en el centro de costos que corresponda para cada movimiento.

OPERATIVOS NO OPERATIVOS

80 81

-01-000-000-00 VIÁTICOS

-01-001-000-00 COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES

-01-002-000-00 HOSPEDAJE

-01-003-000-00 ALIMENTOS

-01-004-000-00 PASAJE

-01-005-000-00 PEAJES

-01-006-000-00 TRANSPORTACIÓN

-01-007-000-00 ALQUILER DE AUTO

-01-008-000-00 ESTACIONAMIENTO

-01-010-000-00 TRANSPORTACIÓN AL EXTRANJERO

-01-011-000-00 TARIFA USO DE AEROPUERTO(TUA)

-01-012-000-00 IMPUESTO S/HOSPEDAJE

-01-080-000-00 VIÁTICOS NO DEDUCIBLES

-01-099-000-00 VARIOS

GEOPROCESADOS

GUÍA CONTABILIZADORA POR ÁREA DE APLICACIÓN

GASTOS

CUENTA DE MAYOR / DESCRIPCIÓN DEL GASTO DEPARTAMENTO (S)

En esta cuenta se registran todos los gastos inherentes a los viajes

del personal de la empresa por cuenta de la misma, tales como el

costo del transporte, hospedaje, renta de automóvil, comidas etc.

X X

Administración de

Operaciones y cada uno de

los puestos que requieran

efectuar comprobación de

Gastos

17

Por ningún motivo serán aceptables criterios de contabilización diferentes a los definidos en

la guía contabilizadora.

He leído las presentes instrucciones y la guía contabilizadora, y acepto las

responsabilidades de verificar, vigilar y contabilizar con precisión y oportunidad, en

consistencia con los lineamientos aquí descritos.

A:

Enterado y de acuerdo: Enterado y de acuerdo:

Proyectos Administrador de Operaciones en Campo

Nombre y Firma Nombre y Firma

18


80 81

-01-000-000-00 VIÁTICOS


-01-002-000-00 HOSPEDAJE

-01-003-000-00 ALIMENTOS

-01-004-000-00 PASAJE

-01-005-000-00 PEAJES

-01-006-000-00 TRANSPORTACIÓN

-01-007-000-00 ALQUILER DE AUTO

-01-008-000-00 ESTACIONAMIENTO

-01-010-000-00 TRANSPORTACIÓN AL EXTRANJERO

-01-011-000-00 TARIFA USO DE AEROPUERTO(TUA)

-01-012-000-00 IMPUESTO S/HOSPEDAJE

-01-080-000-00 VIÁTICOS NO DEDUCIBLES

-01-099-000-00 VARIOS

-02-000-000-00 COMUNICACIONES

-02-001-000-00 TELÉFONOS

-02-002-000-00 CELULARES

-02-003-000-00 INTERNET

-03-000-000-00 ARRENDAMIENTOS

-03-001-000-00 ARRENDAMIENTO DE OFICINA

-03-003-000-00 ARRENDAMIENTO EQUIPO DE

TRANSPORTE

-03-004-000-00 ARRENDAMIENTO DE LOCAL

-04-000-000-00 HONORARIOS

-04-001-000-00 HONORARIOS PERSONA FÍSICA

-04-002-000-00 HONORARIOS PERSONA MORAL

-07-000-000-00 MANTENIMIENTOS

-07-001-000-00 MTTO. DE INMUEBLES

-07-002-000-00 MMTO. DE MOBILIARIO Y EQUIPO

-07-003-000-00 MTTO. EQUIPO DE TRANSPORTE

-07-004-000-00 MTTO. DE EQUIPO DE COMPUTO

-08-000-000-00 CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO

-08-001-000-00 CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO

X X

Gerencias de Contratos,

Administración de

Operaciones, Compras,

Soporte Técnico

En esta cuenta se registran las operaciones derivadas de la

contratación del servicio de reparación y mantenimiento de la

maquinaria y equipo propiedad de la compañía.

X X

Recursos Humanos,

Compras, Información

Financiera, Administración de

Operaciones, Gerencias de

Contratos

Esta cuenta registra el costo de los cursos de capacitación y en

general los gastos que se realicen para capacitar al personal de la

empresa.

X X

Compras, Gerencias de

Contratos, Administración de

operaciones.

Esta cuenta registra el arrendamiento de Oficina, equipo de

Transporte e industrial requerido dentro del proceso.

X X

Recursos Humanos,

Compras, Información

Financiera, Administración de

Operaciones, Gerencias de

Contratos

Esta cuenta registra los pagos por concepto de honorarios y gastos

en general, los relacionados con consultorias externas que se

practican a la empresa .

X X Compras, Soporte Técnico

En esta cuenta se registra el costo de los servicios de telefonía fija y

móvil de los aparatos asignados al personal propiedad de la

empresa, así como los servicios de internet.

GEOPROCESADOS


GASTOS


En esta cuenta se registran todos los gastos inherentes a los viajes

del personal de la empresa por cuenta de la misma, tales como el

costo del transporte, hospedaje, renta de automóvil, comidas etc.

X X

Administración de

Operaciones y cada uno de

los puestos que requieran

efectuar comprobación de

Gastos

19


80 81

GEOPROCESADOS


GASTOS




-10-000-000-00 PAPELERÍA Y MENSAJERÍA

-10-001-000-00 PAPELERÍA Y ARTÍCULOS DE OFICINA

-10-002-000-00 MENSAJERÍA Y ENVÍOS

-11-000-000-00 VIGILANCIA

-11-001-000-00 VIGILANCIA

-12-000-000-00 ENERGÍA ELÉCTRICA

-12-001-000-00 ENERGÍA ELÉCTRICA

-20-000-000-00 OTROS GASTOS OPERATIVOS

-20-001-000-00 FLETES Y ACARREOS

-20-009-000-00 INSUMOS

-20-010-000-00 REMODELACIÓN

-20-026-000-00 CONGRESOS

-20-027-000-00 UNIFORMES

-20-028-000-00 EQUIPO DE SEGURIDAD

-20-099-000-00 VARIOS

X X

Compras, Ventas,

Administración de

Operaciones, Información

Financiera, Recursos

Humanos, Gerentes de

Proyectos.

En esta cuenta se registra el importe de aquellos gastos que no se

encuentran específicamente clasificados en algún rubro.

X XCompras, Recursos

Humanos

Esta cuenta registra los pagos a los cuerpos de seguridad privados

o de gobierno, para vigilar las instalaciones de la empresa.

X X

Compras, Administración de

Operaciones, Soporte

Técnico

En esta cuenta se registran el costo del consumo de energía

eléctrica de oficinas y otras actividades de producción.

X X

Gerencias de Contratos,

Administración de

Operaciones, Compras,

Soporte Técnico

En esta cuenta se registra el costo de la gasolina y lubricantes del

equipo de transporte propiedad de la empresa, así como camiones,

montacargas, autos de la Empresa.

X X Compras

En esta cuenta se registran los importes de la papelería, formas

impresas y útiles de oficina, excepto las formas de computo. Así

como el costo de los servicios de correo y mensajería como DHL,

estafeta, FedEx, etc.

20

1 OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE USO DE TELEFONÍA CELULAR.


del uso de telefonía celular al personal autorizado.

2 ALCANCE.

Aplica a todos los usuarios de telefonía celular en el desarrollo de sus actividades en Grupo Comercializador Latinoamericano, S.A. de C.V., Geoprocesados, S.A. de C.V., Integradora de Servicios Especializados del Golfo, S.A. de C.V. y de Equipos y Perforaciones del Golfo, S. A. de C.V.

3 LINEAMIENTOS GENERALES.

3.1 Toda asignación y contratación deberá ser autorizada por el Gerente General, debiendo definir el tipo de equipo y plan aplicable en minutos.

3.2 Es responsabilidad del área de Compras obtener mediante las mejores negociaciones con las compañías de telefonía celular las tarifas, términos y condiciones a nivel corporativo aplicables para las necesidades de las Empresas.

3.3 Al momento de la recepción del equipo se firmara una Carta Responsiva por el equipo asignado, la cual deberá contener los términos y condiciones del plan contratado, este documento deberá ser obtenido por el Área de Compras al momento de la asignación del Equipo.

3.4 La Carta Responsiva deberá contener la indicación que los consumos en exceso al Plan contratado serán responsabilidad del usuario responsable.

3.5 Es responsabilidad del área de Compras obtener los Estados de Cuenta detallados por servicio y enviarlos a cada usuario para que bajo su responsabilidad verifiquen que los consumos coinciden con el servicio utilizado en el periodo.

3.5.1 En caso de estar de acuerdo con el estado de cuenta firmar o confirmar de revisado y autorizado con envío al área de Compras.

3.5.2 En caso existir errores notificarlo al área e Compras para que se tramite con el prestador del servicio.

3.5.3 Cuando existan consumos personales que provoquen exceso en el plan tarifario, igualmente reportarlo al Área de Compras para su cuantificación y pago o descuento correspondiente.

3.6 Todo gasto deberá ser cubierto por un comprobante a nombre de la Compañía donde el personal presta sus servicios.

Revisión No. : 1

Inicia Aplicación: octubre 2011 DOCUMENTO: POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO DE USO DE TELEFONÍA CELULAR Núm. DAF-P- 003

HOJA: 1 DE 2


Y FINANZAS

AUTORIZO: GERENTE

GENERAL


FINANZAS

Javier Rubio.

Carlos A. Vázquez Vivanco Hugo Cristóbal

21

Los límites autorizados deberán ser de acuerdo al plan contratado para el desarrollo de sus funciones.

3.7 En caso de requerir un cambio de Plan o de Equipo este deberá ser debidamente soportado con las características y necesidades específicas.

3.8 Cuando se requiera un cambio de ciudad o de país, se deberá dar aviso por escrito al área de Compras con tres días de anticipación, previa autorización del Gerente del Área, para que se busque la mejor tarifa aplicable de paquetes para viajes al extranjero, la cual les será comunicada para efectos que la conozcan y se haga un uso adecuado de la misma.

3.9 Es responsabilidad del usuario el adecuado manejo de los servicios asignados para el desempeño de sus funciones, en caso de contar al corte de cada mes con un saldo a cargo, este le será reportado vía correo electrónico con copia al Gerente del Área y a la alta gerencia, por el área de Compras y turnado al Área de Recursos Humanos para descuento en su siguiente pago.

3.10 Así mismo el reporte de incidencias del comparativo de la tarifa contratada con el pago causado del mes será enviado a la alta gerencia a más tardar el 5° día hábil después del cierre de cada mes para el caso de Telcel y para Nextel los días 25 de cada mes, con corte al día 12.

3.11 En caso de pérdida o descompostura por mal uso, el usuario es responsable de la reposición del equipo y la tarjeta SIM.

3.12 Por robo, se deberá presentar el acta ante el Ministerio Publico o Autoridades correspondientes.

3.13 Para el uso y asignación de tarjetas 3G operan los mismos lineamientos descritos en el presente documento.

4 ANEXOS

4.1 Carta Responsiva. 4.2 Reporte de Incidencias.

5 REFERENCIAS

5.1 Contratos con Términos y Condiciones con las Compañías de Telefonía Celular.

22

Título: USO DE TELEFONÍA CELULAR. Asignación y Contratación de equipos y planes aplicables.

Usuario del Servicio de Telefonía CelularCompras y Asuntos Internos

Fase

Pla

ne

aci

on

pa

ra c

ad

a n

ue

vo E

qu

ipo

.

INICIO

Requerimiento de Asignación de

Teléfono Celular al personal para

desempeño de sus funciones,

debidamente aprobado por

Gerente General.

Contrato con tarifas, términos y

condiciones a nivel corporativo con

precios competitivos

Se comparan las tarifas y

planes aplicables con

contrato maestro, para

asignar el equipo

adecuado

El área de Compras Genera la

Orden para solicitar el

equipo.

Se verifica que el equipo coincida con solicitud de equipo

y términos de contratación del

servicio ejecutado.

Equipo y Contrato se

encuentran de acuerdo con lo

solicitado

Se prepara Carta responsiva para

entrega del Equipo

En caso de discrepancias, se

efectuan las aclaraciones

pertinentes con el prestador de

servicios, se obtiene equipo y contrato de conformidad.

Se entrega el equipo al ususario y se obtiene Carta

Responsiva Firmada, indicando clausulas

de uso.

Se firma la Carta Responsiva que

deberá contener la indicación que los

consumos en exceso al Plan contratado

serán responsabilidad del usuario responsable

Pag. 2

23

El área de Compras deberá obtener los Estados de Cuenta

detallados y enviarlos a cada

usuario.

Cada usuario

deberá verificar

que los consumos

coinciden con el

servicio utilizado

en el periodo.

Esta de acuerdo con el consumo

Se envia solicitud de aclaracion al area de

Compras.

De acuerdo con el

estado de cuenta,

se firmar de

revisado y

autorizado con

envío al área de

Compras

no

si

Compras solicita Aclaraciona al prestador del

servicio.

Recibe información de usuarios y en

caso de Existir Saldo a Cargo del Usuario se le notifica para su

pago correspondiente.

El area de Compras elabora reporte

informativo con incidencias

a la Alta Gerencia en

tiempo y forma.

Título: USO DE TELEFONÍA CELULAR. Asignación y Contratación de equipos y planes aplicables.

Pag. 1

Compras y Asuntos Internos

Se solicita a R.H. la

aplicación de pagos por

consumos de celular en

exceso.

Usuario del Servicio de Telefonía Celular

documento: polÍtica de gastos por …geoprocesados.com/pdf/daf-p-0001-201110.pdf · 2 3.6 para el...

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