documento impreso no controladodocumento …necesarias para afrontar las emergencias y actuar de...

DOCUMENTO RELACIONADO:

REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CRISIS DE LA EMPRESA PÚBLICA DE

HIDROCARBUROS DEL ECUADOR EP PETROECUADOR

Código: PCA.01.DR-02

Macroproceso: Reglamento para el Funcionamiento del Comité de Crisis de la EP PETROECUADOR

Acta de Aprobación No: 00035

Proceso: N/A Fecha de Aprobación:01/10/2014

Subproceso: N/A Versión: 01

Elaborado por: Unidad de Gestión Integral de Riesgos

Revisado por: Gerente de Planificación y Control de Gestión

Aprobado por: Gerente General

GERENCIA GENERAL EP PETROECUADOR Página 1 de 21

PRESENTACIÓN

Para EP PETROECUADOR es trascendental el velar por la prevención control, atención y mitigación de los riesgos a los que está expuesta la organización, su personal y sus instalaciones a nivel nacional e internacional; responsable de sus actividades crea el Comité de Crisis Institucional el cual entrará en funciones mientras dure una emergencia sea dada por eventos operativos, desastres naturales, o por emergencia de seguridad nacional.

La práctica en la Industria Hidrocarburífera demuestra, la necesidad de estructurar adecuadamente la cooperación integrada de los COE´s durante la atención a las emergencias y de los desastres naturales, de lo cual se deriva la creación del presente Reglamento para el Funcionamiento del Comité Institucional de Crisis que detalla acciones preparatorias, para la atención y control de las emergencias y desastres como parte de protocolos para la reducción a los riesgos, recuperación, reanudación y activación de las operaciones normales de la organización post emergencia.

El Reglamento para el Funcionamiento del Comité de Crisis es una guía de acción conjunta institucional que permite atender las emergencias de la EP PETROECUADOR de forma vinculada y oportuna con todas las unidades de negocio tanto administrativas como operativas; brindando así una herramienta de cooperación mutua maximizando los recursos empresariales existentes, reduciendo costos y gastos pero sobre todo facilitando acciones de respuesta ante emergencias las cuales se reflejarán en los planes de acciones previstos por cada instalación.

De esta manera EP PETROECUADOR, se compromete en todos sus niveles organizacionales y ámbitos de acción a precautelar la integridad de todos los ecuatorianos, el medio ambiente y de sus instalaciones tomando las medidas necesarias para afrontar las emergencias y actuar de manera coordinada a nivel empresarial, con los organismos de apoyo externo, así como también en la reanudación de sus operaciones en caso de emergencias mayores.

ALCANCE DEL REGLAMENTO

Para efectos de este Reglamento, el Comité Institucional de Crisis actuará de manera articulada de acuerdo con los principios y normas legalmente establecidos, para precautelar a las personas, Instalaciones de la EP PETROECUADOR, colectividades aledañas y al medio ambiente frente a emergencias causadas por la misma actividad empresarial o por desastres de origen natural o antrópico; permitiendo así acciones

DOCUMENTO IMPRESO NO CONTROLADO














de mitigación y atención a desastres, la recuperación y reanudación de las operaciones técnicas, económicas y ambientales, de las zonas afectadas con el objetivo de minimizar los impactos ante los desastres y sus vulnerabilidades.

El presente Reglamento tiene como alcance la realización de acciones para la atención de emergencias en su ámbito de competencia generadas por las actividades propias empresariales, incidentes o accidentes mayores operativos y de origen natural, dadas en todas las instalaciones de la EP PETROECUADOR, y/o zonas de afectación a sus operaciones de las diferentes unidades de negocio, que actuarán en función de los protocolos, procedimientos, planes de acción propios de cada instalación, los cuales no forman parte de este Reglamento.

El Reglamento se enfoca a la conformación de los Comités con funcionamientos definidos para el Comité Institucional de Crisis y el Comité de Crisis in Situ; dando así la respectiva operatividad y autonomía de acción de forma oportuna y directa, respectando las normas técnicas y legislación vigente en función de la estructuración empresarial existente.

MARCO LEGAL DE LA GESTIÓN DE RIESGOS EN EL ECUADOR

La selección de referencias que se menciona a continuación corresponde a: • La Constitución de la República del Ecuador. • La Ley de Seguridad Pública y del Estado. • El Reglamento a la Ley de Seguridad Pública y del Estado. • El Código Orgánico de Ordenamiento Territorial, Autonomías y Descentralización (COOTAD). • El Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas (COPLAFIP). • El Plan Nacional de Desarrollo para el Buen Vivir – 2009 2013. • El Plan Nacional de Seguridad Integral.















GLOSARIO DE TÉRMINOS Amenaza Peligro latente que representa la posible manifestación dentro de un período de tiempo y en un territorio particular de un fenómeno de origen natural, socio-natural o antropogénico, que puede producir efectos adversos en las personas, la producción, la infraestructura, los bienes y servicios y el ambiente. Antrópico De origen humano o de las actividades del hombre, incluidas las tecnológicas Antropogénico Efectos, procesos o materiales que son el resultado de actividades humanas a diferencia de los que tienen causas naturales sin influencia humana. Comité Institucional de crisis Equipo multidisciplinario conformado de forma permanente para integrar y coordinar las capacidades técnicas y administrativas de la EP PETROECUADOR y de organismos públicos y privados con fines de la movilización de recursos (humanos, logísticos, financieros, tecnológicos y otros) para el manejo de situaciones de crisis, ocasionadas por emergencias ocurridas en las instalaciones y áreas de influencia de las actividades empresariales que pueden afectar o causar daño a las personas, instalaciones, reputación o imagen empresarial, bienes y alteración del medio ambiente por diversas causas (incendios, deslaves, movimientos sísmicos, colapsos de vías de acceso, desastres naturales, o propias ocasionadas por la industria Hidrocarburífera, entre otros). Comité de crisis in situ Equipos multidisciplinarios que se conforman de forma temporal en el lugar de los hechos para otorgar respuesta inmediata durante y después de emergencias ocurridas en instalaciones y áreas de influencia de las actividades empresariales, para lo cual se requiere de la activación de los planes de emergencia, coordinación y movilización de recursos internos y externos (humanos, logísticos, financieros, tecnológicos y otros). Contingencia















Evento que es probable que ocurra, aunque no se tiene una certeza al respecto. La contingencia, por lo tanto, es lo posible o aquello que puede, o no, concretarse. Crisis Es cualquier evento o cadena de eventos de origen (natural, social, antropogénico, tecnológico y otros) que dan lugar a una emergencia o desastre, que escapan del control de la organización empresarial, y que ocasionan daños materiales, ambientales, sociales e impactos en las actividades empresariales y de sus áreas geográficas de influencia, con amenaza de pérdida de su credibilidad, reputación, existencia o continuidad operacional, activos o la viabilidad de nuevos negocios. Daño Efecto adverso o grado de destrucción causado por un fenómeno sobre las personas, los bienes, sistemas de prestación de servicios y sistemas naturales o sociales. Desastre Situación o proceso social que se desencadena como resultado de la manifestación de un fenómeno de origen natural, socio-natural o antrópico que, al encontrar condiciones propicias de vulnerabilidad en una población y en su estructura productiva e infraestructura, causa alteraciones intensas, graves y extendidas en las condiciones normales de funcionamiento del país, región, zona, instalaciones o comunidad afectadas, las cuales, en muchos casos, no pueden ser enfrentadas o resueltas de manera autónoma utilizando los recursos disponibles a dicho país, región, zona, instalaciones o comunidad. Estas alteraciones están representadas, entre otras cosas, por la pérdida de vida y salud de la población; la destrucción, pérdida o inutilización total o parcial de bienes de la institución, colectividad y de los individuos, así como daños severos en el ambiente. Efecto Fenómeno que se genera por una causa específica y que aparece acompañado de manifestaciones puntuales que pueden ser establecidas de forma cualitativa y cuantitativa. Efectos directos Aquellos que mantienen relación de causalidad directa con la ocurrencia de un evento o fenómeno físico, representados usualmente por el daño en las personas, bienes, servicios y en el ambiente o por el impacto inmediato en las actividades sociales y económicas.















Efectos indirectos Aquellos que mantienen relación de causalidad con los efectos directos, representados usualmente por impactos concatenados o posteriores sobre la población, sus actividades económicas y sociales o sobre el ambiente, tales como perdidas de oportunidades productivas, de ingresos futuros, entre otros Elementos en riesgo (expuestos) Es el contexto social, material y ambiental representado por las personas y por los recursos, servicios y ecosistemas que pueden ser afectados por un fenómeno físico. Emergencia Estado caracterizado por la alteración o interrupción intensa y grave de las condiciones normales de funcionamiento u operación de actividades empresariales, con potencial para afectar instalaciones comunidades o sociedades aledañas a las áreas de influencia de las actividades empresariales (en términos de vidas humanas, salud, bienes o medio ambiente). Las emergencias requieren de una reacción inmediata a partir de las capacidades disponibles propias o externas, con prescindencia de que se deba a un accidente, a la naturaleza o a la actividad humana o de que se produzca repentinamente o como resultado de procesos a largo plazo. Evaluación del riesgo Metodología para determinar la naturaleza y el grado de riesgo a través del análisis de posibles amenazas y la evaluación de las condiciones existentes de vulnerabilidad que conjuntamente podrían dañar potencialmente a las instalaciones de la EP PETROECUADOR, población, propiedad, servicios y los medios de sustento expuestos, al igual que el entorno del cual dependen. Evento (perturbación) Suceso, hecho imprevisto o que puede acaecer, fenómeno natural, tecnológico o provocado por el hombre que se describe en términos de sus características, su severidad, ubicación y área de influencia. Gestión del riesgo Enfoque metodológico y práctica sistemática para gestionar la incertidumbre con fines de prevención o minimización de los daños y pérdidas potenciales asociadas a















posibles amenazas de origen natural, operativo, ambiental, antrópico, tecnológico y otros. Intensidad Medida cuantitativa y cualitativa de la severidad de un fenómeno, o emergencia dada en un sitio especifico. Intervención Modificación intencional de las características de un evento con el fin de reducir al mínimo los daños ocasionados. Lecciones aprendidas Conclusiones resultantes de evaluaciones de actividades, proyectos o planes, en base de la comparación de los resultados obtenidos con los objetivos, tiempo y recursos empleados. Estas conclusiones deben ser transmitidas para favorecer el aprendizaje organizacional, en base del conocimiento y valoración de las experiencias para aplicar las mejores formas de actuación en ocasiones futuras, de conformidad con cada uno de los contextos. De una lección aprendida se extrae una buena práctica y se documenta. Mitigación Disminución o limitación de los impactos de los eventos adversos. Niveles de Alerta Sobre la base del grado de severidad de las emergencias, éstas son clasificadas en niveles de alerta. Esta clasificación convencional sirve para mejorar significativamente la comunicación, la atención y velocidad de respuesta a la emergencia. Se considera el nivel de alerta UNO el menor y el más alto o más severo el nivel de alerta TRES. Peligro El peligro es una de las propiedades inherentes a cualquier sustancia, objeto o actividad que potencialmente puede provocar efectos adversos o dañinos. Plan de emergencia Es una parte del plan de gestión del riesgo, que contiene el detalle de los procedimientos y acciones, roles de personas, requerimientos de servicios y recursos, estructura jerárquica y funcional de las autoridades y organismos, sistema de coordinación de las instituciones y recursos para la atención de emergencias,















mediante medidas adecuadas, efectivas y oportunas para controlar y minimizar las posibles pérdidas, reducir el tiempo de reacción ante el evento, minimizar el impacto o consecuencias, permitir la continuidad de las actividades, racionalizar la utilización de los recursos de respuesta. Plan de Gestión de Riesgos Conjunto coherente y ordenado de estrategias, programas y proyectos, que se formula para orientar las actividades de prevención y reducción de riesgos, los preparativos para la atención de emergencias y la recuperación en caso de desastres. Plan para la reducción del riesgo de desastres Documento que elabora una autoridad, un sector, una organización o una empresa para establecer metas y objetivos específicos para la reducción del riesgo de desastres, conjuntamente con las acciones afines para la consecución de los objetivos trazados. Recuperación Proceso de restablecimiento de condiciones adecuadas y sostenibles de los elementos afectados por una emergencia, mediante la rehabilitación, reparación o reconstrucción del área afectada, los bienes y servicios interrumpidos o deteriorados y la reactivación de las actividades de las áreas afectadas. Respuesta Acción - suministro de bienes o servicios de emergencia, asistencia durante o inmediatamente después de la ocurrencia de un desastre - emergencia, con el propósito de salvar vidas, reducir los impactos, precautelar las instalaciones de la EP PETROECUADOR y sus trabajadores, velar por la seguridad pública, así como la atención de zonas afectadas cubriendo las necesidades básicas de subsistencia en las áreas de desastre causadas por emergencias generadas por la Industria Hidrocarburífera. Respuesta a la emergencia. Acciones tomadas ante una emergencia para preservar la vida, el ambiente y bienes. La Respuesta a la emergencia incorpora las capacidades de la empresa, servicios públicos y de otras capacidades institucionales, públicas y privadas, nacionales e internacionales. Riesgo















Probabilidad de que se produzcan consecuencias perjudiciales (muertes, lesiones, daños a la propiedad o los medios de subsistencia, interrupción de la actividad económica o el deterioro ambiental) como resultado de interacciones entre amenazas naturales, socio-naturales o antropogénicas, condiciones de vulnerabilidad, y de origen operativo. Sistema de alerta temprana Conjunto de capacidades necesarias para generar y difundir información de alerta que sea oportuna y significativa, con el fin de permitir que los funcionarios, las comunidades y las organizaciones amenazadas se preparen y actúen de forma apropiada y con suficiente anticipación para reducir la posibilidad de pérdidas o daños. Vulnerabilidad Factor de riesgo interno de un elemento o grupo de elementos expuestos a una amenaza, correspondiente a su predisposición intrínseca a ser afectado, de ser susceptible a sufrir un daño, y de encontrar dificultades en recuperarse posteriormente. Las diferencias de vulnerabilidad del contexto social y material expuesto ante un fenómeno peligroso determinan el carácter selectivo de la severidad de sus efectos. FUENTES DEL GLOSARIO

− Diccionario de la Real Academia de la Lengua − Secretaría Nacional de Gestión del Riesgo, Manual del Comité de Gestión del

Riesgo, Glosario, Términos asociados a la Gestión del Riesgo, Guayaquil, Ecuador, enero del 2012.

− ODEPLAN, Oficina de Planificación de la Presidencia de la República, Bases del Plan Nacional de Prevención y Mitigación de Riesgos, diciembre, 2003.

− O.D. CARDONA con modificaciones realizados por A. M. LAVELL, “Conceptos y Definiciones de relevancia en la Gestión del Riesgo”, Colaboración del Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD, Marzo 2002, http://www.snet.gob.sv/Documentos/conceptos.htm.

CAPÍTULO I. GENERALIDADES COMITÉ INSTITUCIONAL DE CRISIS

Misión:

“Desarrollar, coordinar y ejecutar acciones descentralizadas para la atención de emergencias dentro del ámbito de competencia de la EP PETROECUADOR con el fin















de garantizar la protección de personas, Instalaciones empresariales, colectividades aledañas a las zonas de influencia, y el medio ambiente de los efectos negativos en caso de desastres de origen natural o antrópico, operativo mediante la activación de planes de acción y respuesta de emergencia, integrados en función del cumplimiento de normas y procedimientos internos, legislación vigente nacional e internacional para el control, atención, y mitigación de los riesgos frente a eventos de desastre; así como para la recuperación, reactivación de las actividades normales dentro de las instalaciones de forma segura”.

El objetivo del Comité Institucional de Crisis:

Asumir la responsabilidad de la atención, mitigación, control y comunicación de la crisis, por medio del análisis situacional de la emergencia reportada por el Comité de Crisis in Situ para valorar la gravedad de la mismo, aliviar en lo posible los daños, tomar decisiones, establecer el tipo de información a ser entregado a los medios de comunicación, así como los portavoces y cuál va a ser la postura oficial de la empresa ante la emergencia, y brindar el soporte necesario a las áreas afectadas con el apoyo de todas las unidades de negocio y sus respectivas áreas ; así como también, ante la obligación de cuidar de la imagen y reputación de la empresa

Estructura operativa

El Comité Institucional de Crisis tendrá una estructuración constituida de forma integrada por las diferentes unidades de negocio de la EP PETROECUADOR con el fin de cubrir todas la necesidades emergentes con participación activa y conjunta, capacidad en la toma de decisiones, y autonomía de gestión, de forma permanente permitiendo así brindar el soporte oportuno y eficiente en las acciones coordinadas a ejecutar para la atención de todas las áreas.

De tal manera el presente Reglamento permite acciones organizadas en función de las actividades que cumplen las unidades de negocio y todas las áreas de soporte que conforman la actual estructura organizacional.

Los cuales actuarán de acuerdo a su respectiva línea de trabajo de forma representativa a fin de encabezar la atención de la emergencia, así también será el nexo entre las entidades de control externas, prensa, organismos de socorro-apoyo, y de ser el caso empresas públicas y privadas.

Con el fin de brindar mayor operatividad y autonomía de acción se crea el Comité de Crisis in Situ el cual estará subordinado al Comité Institucional de Crisis pero será la















primera línea de acción, control y mitigación por medio de la activación de planes de acción, ejecución de procedimientos y protocolos en el caso de emergencias existentes en las Unidades de Negocio y estructurado con el fin de atender de forma directa con el personal técnico especializado; los cuales serán los que reporten al Comité Institucional de Crisis en cada momento las acciones tomadas, estado en el que se encuentre la emergencia, nivel de crisis, requerimientos y necesidades, estado en el que se encuentran las instalaciones, procesos afectados de la organización, detalle de efectos revote a consecuencia de la emergencia para EP PETROECUADOR, entre otros aspectos relevantes.

CAPÍTULO II. CONFORMACIÓN Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE CRISIS

Art.1. Comité Institucional de Crisis.

El Comité Institucional de Crisis es la conformación de funcionarios de alta jerarquía institucional, estructurada por equipos multidisciplinarias, integrado para la atención coordinada ante una emergencia suscitada en las instalaciones de la EP PETROECUADOR; el cual actuará organizadamente en función de sus capacidades técnicas-operativas y administrativas de la EP PETROECUADOR así como también será el enlace con los organismos públicos y privados con el fin de la movilizar recursos (humanos, logísticos, financieros, tecnológicos y otros) para el manejo de situaciones de crisis, ocasionadas por emergencias suscitadas en las instalaciones y/o áreas de influencia de las actividades hidrocarburífera que pueden afectar o causar daño a las personas, instalaciones, reputación o imagen empresarial, bienes y alteración del medio ambiente por diversas causas (incendios, derrames, daños operativos propios de las operaciones, deslaves, movimientos sísmicos, colapsos de vías de acceso, desastres naturales y otros), dicho comité funcionará de forma permanente para evaluar y monitorear de los riesgos empresariales sesionando de forma periódica (trimestralmente) y extraordinaria (al momento de una emergencia).

La Estructura Operativa se encuentra detallada en el anexo 1.

Art. 2. Miembros del Comité Institucional de Crisis

EL Comité Institucional de Crisis estará integrado por un grupo permanente de servidores públicos de alto nivel jerárquico que gestionará la emergencia desde su inicio, recuperación y posterior desarrollo o cierre de la misma.















De acuerdo a la naturaleza de la emergencia, se integrarán al Comité Institucional de Crisis de manera transitoria otros servidores de la alta dirección de la empresa o Instituciones externas, públicas o privadas quienes, por su especialidad a fin a los requerimientos, capacidades, conocimientos y experiencia realizarán actividades fijas en el comité, para la atención y solución de la emergencia.

El Comité estará integrado por los siguientes miembros, con derecho, voz y voto.

a. Gerente General, quien lo presidirá. b. Gerente de Comercialización Nacional. c. Gerente de Comercio Internacional. d. Gerente de Transporte. e. Gerente de Refinación. f. Gerente de Talento Humano. g. Gerente de Finanzas. h. Gerente de Planificación y Control de Gestión. i. Gerente de Tecnologías de la Información y Comunicación. j. Gerente de Asuntos Jurídicos. k. Gerente de Seguridad, Salud y Ambiente. l. Gerente de Logística y Abastecimientos. m. Gerente de Unidad Industrias Básicas. n. Subgerente de Responsabilidad Social y Relacionamiento Comunitario. o. Subgerente de Programación y Coordinación Operativa. p. Jefe de Imagen y Comunicación. q. Jefe de Seguridad Física. r. Jefe de Gestión Integral de Riesgos Corporativos, quien ejercerá el rol de

Secretario del Comité.

El Comité Institucional de Crisis, cuando considere necesario, podrá solicitar la presencia de cualquier servidora o servidor público de la empresa, quien tendrá voz pero no voto.

El Comité Institucional de Crisis tendrá una actuación permanente mientras dure la emergencia, sin perjuicio de quien lo integre, se adoptarán las decisiones de los Miembros del Comité que se encuentren presentes, hasta que la misma sea completamente atendida y cerrada en toda sus fases de gestión, de igual manera sesionará trimestralmente para evaluar los riesgos corporativos y de forma preventiva como monitoreo de las actividades realizadas en torno a los riesgos existentes.















Art. 3 FACULTADES Y RESPONSABILIDADES

El Comité Institucional de Crisis tendrá como facultades las siguientes:

a. Receptar y analizar la información suministrada por los comités de crisis in situ, respecto al nivel o grado de emergencia, tipo de afectaciones a las instalaciones de la EP PETROECUADOR y sus áreas de influencia, trabajadores directos, contratistas, medio ambiente, entorno social, necesidades prioritarias, requerimientos técnicos, y otros.

b. Verificar la situación durante la emergencia en el lugar de los hechos para valorar la gravedad de la misma a efectos de la coordinación de recursos requeridos a partir de la notificación del incidente.

c. Declarar los niveles de emergencia y alerta, en función de los informes de los comités in situ de crisis.

d. Incorporar en el comité de crisis a servidores públicos de la organización empresarial y consultores externos que fueren necesarios, de conformidad con la naturaleza, magnitud, características de la situación de emergencia o crisis.

e. Coordinar y asegurar la canalización y movilización de recursos (técnicos, humanos, financieros, logísticos y otros) de la empresa y de organismos especializados, nacionales o extranjeros, para una adecuada y oportuna atención de la emergencia o crisis, conforme el plan de contingencias especifico del área afectada y requerimientos del comité de crisis in situ.

f. Coordinar las actuaciones requeridas con las instituciones y organizaciones públicas y privadas, nacionales e internacionales, vinculadas con la emergencia.

g. Planificar y dirigir la estrategia de comunicación de la emergencia para un adecuado manejo de crisis.

h. Realizar el seguimiento y definición de las medidas correctivas durante la emergencia.

i. Efectuar la evaluación de la respuesta a la emergencia, reputación o imagen durante y post emergencia, con el detalle de las “lecciones aprendidas”.

j. Difundir las acciones tomadas en atención a la emergencia como parte de la estrategia de comunicación empresarial.

Art.4 Del Presidente del Comité Institucional de Crisis.

El Presidente del Comité Institucional de Crisis tendrá las siguientes facultades y responsabilidades:

a. Presidir el Comité Institucional de Crisis y convocar de manera ordinaria y extraordinaria al Comité Institucional de Crisis















b. Gestionar ante las instancias respectivas la asignación de fondos necesarios para garantizar la oportuna ejecución del control, atención y mitigación de la emergencia.

c. Coordinar la ejecución de las acciones intersectoriales y las disposiciones que provengan del Comité Interinstitucional para la Seguridad y Gestión de Riesgos.

d. Convocar a otras instituciones tanto públicas como privadas para requerir información, asesoría técnica o la participación durante el proceso de la emergencia

e. Disponer la realización de visitas técnicas con los miembros del Comité Institucional de Crisis para la constatación de situación de la emergencia e impactos en el lugar de las emergencias.

f. Dirigir las reuniones del Comité Institucional de Crisis para el análisis de la emergencia sobre la base de la información proporcionada por los comités in situ.

g. Dirimir en las decisiones graves que susciten controversia respecto de la atención y solución de las emergencias.

h. Establecer las prioridades empresariales en función del nivel de gravedad de la emergencia y sus efectos colaterales.

i. Analizar los efectos colaterales a consecuencia de emergencia dentro de la EP PETROECUADOR, sus procesos productivos, medio ambientales, y de la sociedad ecuatoriana para la toma de acciones, soluciones preventivas y correctivas.

Art. 5 Del Secretario:

El Secretario del Comité Institucional de Crisis tendrá las siguientes facultades y responsabilidades:

a. Comunicar a los Miembros del Comité Institucional de Crisis ante la inminencia o desenlace de una emergencia que involucre cualquier instalación de la EP PETROECUADOR.

b. Mantener y actualizar el registro de información de los miembros del Comité Institucional de Crisis con fines de convocatoria y activación del comité Institucional de Crisis de forma inmediata al desenlace de una crisis.

c. Realizar las convocatorias a las reuniones del Comité Institucional de Crisis, a pedido del Presidente del Comité caso de emergencia.

d. Levantar, controlar y custodiar las actas de las reuniones del Comité Institucional de Crisis, así como la información que en ellas se trate.

e. Realizar el seguimiento y control del cumplimiento a los acuerdos asumidos en las reuniones del Comité a fin de controlar, mitigar y atender la emergencia en el menor tiempo posible.















f. Documentar, registrar las “lecciones aprendidas”, como resultado de la evaluación de las intervenciones de solución en las emergencias.

g. Registrar el apoyo mutuo entre las Unidades de Negocio de la EP PETROECUADOR, para el soporte de la emergencia en los diversos ámbitos de acción de cada una de las áreas de la organización.

h. Registrar la obtención de apoyo nacional e internacional para atención de la emergencia por medio de convenios interinstitucionales y binacionales.

i. Realizar una base de datos actualizada de todos sus miembros titulares así como de sus delegados la cual será difundida internamente entre sus miembros.

j. Entregar oportunamente los informes de cada una de las sesiones a todos sus miembros para control y seguimiento de las acciones a tomar en los Comités.

k. Presentar los informes a la Gerencia General sobre las actividades cumplidas por el Comité Institucional de Crisis.

l. Velar por el cumplimiento de las resoluciones emitidas durante la declaratoria de emergencia y durante el proceso de la crisis

Art. 6. De la Confidencialidad:

Toda la información y documentos generados o que se discutan en el interior del Comité Institucional de Crisis, Comité de Crisis In Situ y/o sus equipos de trabajo serán de estricto dominio en los Comités, manejados con la absoluta confidencialidad por todos sus miembros, caso contrario se aplicarán las acciones correspondientes de acuerdo a la normativa interna y legislación vigente, para garantizar la efectividad de las gestiones operativas y demás actividades necesarias.

Art. 7 Del Jefe de Imagen y Comunicaciones.

El Jefe de Imagen y Comunicaciones o su delegado al Comité Institucional de Crisis tendrá las siguientes facultades y responsabilidades: a. Asesorar al vocero de la organización empresarial para brindar declaraciones e

información sobre temas generales relativos a la emergencia. b. Coordinar con los respectivos medios de comunicación para las declaraciones y

posición oficial de la organización empresarial sobre el manejo de la crisis durante la emergencia.

c. Elaborar los boletines de prensa, en base de la información proporcionada por el Comité de Crisis in situ y pautas de comunicación establecidas en el Comité Institucional de Crisis.

d. Realizar las evaluaciones de la reputación o imagen durante y post emergencia para su presentación y análisis en el seno del Comité Institucional de Crisis.

e. Conjuntamente con la Gerencia de Seguridad Salud y Ambiente, y la Subgerencia de Responsabilidad Social y Relacionamiento Comunitario, se presentará al final de















la emergencia la memoria de sostenibilidad de atención, mitigación, y control de la misma, en la cual se establezca los mecanismos utilizados para el manejo y obtención de resultados, recopilación de imágenes, gráficas, testimonios, cifras confrontables para la respectiva difusión interna y externa.

El portavoz de la Empresa durante la emergencia, será el Gerente General y es la única persona autorizada para comunicar y/o brindar información, declaraciones, dar opiniones y posiciones oficiales de la empresa ante los medios de comunicación y organismos públicos, de conformidad con la estrategia y pautas de comunicación establecidas por el Comité Institucional de Crisis, con el fin de asegurar la fidelidad de la información técnica especializada de la situación de crisis, y mantener un único canal autorizado de comunicación para lo cual manejarán un formato pre establecido para prensa oral, escrita, páginas web, informes entidades de control externos.

En casos excepcionales, el Gerente General designará un delegado para que cumpla tal función.

Art. 8. De las sesiones

Notificada una Situación de Emergencia o un Desastre, a través del Comité de Crisis in situ, el Comité Institucional de Crisis “CIC” se activará de inmediato, mediante convocatoria del Presidente del “CIC”, se declara en sesión permanente y asume las funciones correspondientes.

En acatamiento de la convocatoria, el Comité Institucional de Crisis se reunirá en el menor tiempo posible y deberá asegurar el contacto las veinte y cuatro horas del día, mientras dure la emergencia y post emergencia.

El Comité Institucional de Crisis se reunirá una vez al año de forma ordinaria en sesión general, y trimestralmente con sus miembros delegados para analizar situaciones adversas de emergencias suscitadas o de posibles emergencias con el objetivo de prever eventos que pueden desencadenar catástrofe o crisis.

De las sesiones saldrán como resultado actas de trabajo en las que las unidades de negocio y áreas que conforman el Comité Institucional de Crisis se comprometen a realizar acciones de atención y soporte a la emergencia, las mismas que servirán como archivo histórico para el análisis posterior de la emergencia en el reporte final de cierre de la misma.















Art. 9. De la nominación de miembros de los Comités de Crisis.

El Gerente de Gestión del Talento Humano, emitirá los nombramientos de cada uno de los miembros inherentes a los Comités de Crisis para que se elabore la base de datos de los Comités y se remita dicha información al Secretario del mismo.

Los miembros de los Comités serán los gerentes de cada unidad de negocio, Sugerentes y Jefes de área.

Con el fin de tener acceso directo a todos sus miembros en caso de emergencia, se creará una base de datos actualizada, con el objetivo de activar al comité al momento de ocurrir una crisis, pudiendo notificar a los miembros a cualquier hora en la que ésta se desencadene, y será de obligación de los miembros comunicar al Secretario del Comité de Crisis In Situ en caso de existir cambios sus datos personales.

Art.10. Del registro y documentación de la emergencia “lecciones aprendidas”

Las evaluaciones para la atención de las emergencias deberán incluir un detalle de “lecciones aprendidas”, que permitirán documentar las acciones realizadas, los conocimientos adquiridos a través de experiencias, exitosas o no, en el proceso de atención, mitigación, control respuesta y cierre de la emergencia con el fin de mejorar ejecuciones futuras, como un sistema de retroalimentación y mejora continua empresarial, lo cual se reforzará con la presentación de la Memoria de Sostenibilidad Final de la Emergencia dicha información será difundida al interior y exterior de la empresa por medio de la Jefatura de Imagen y Comunicación.

Art. 11. Base de Datos de los Miembros del Comité Institucional de Crisis

El Secretario del Comité Institucional de Crisis realizará el levantamiento de información personal de cada uno de sus miembros así como también de sus delegados, dicha información será de carácter confidencial y de uso estricto para los fines del presente Reglamento.

Para lo cual todos sus miembros, principales y alternos, deberán brindar la información actualizada de los siguientes datos:

NOMBRES COMPLETOS Y APELLIDOS DEPENDENCIA- GERENCIA –UNIDAD A LA QUE PERTENENCEN















TELÉFONO FIJO DOMICILIO TELÉFONO CELULAR CORREO ELECTRÓNICO EMPRESARIAL Y PERSONAL DIRECCIÓN DOMICILIARIA EDAD TIPO DE SANGRE ENFERMEDADES DIAGNOSTICADAS (de existir) ALERGIAS (de existir) FÓBIAS (de existir)

CAPÍTULO III. GENERALIDADES DE LOS COMITÉS DE CRISIS IN SITU

Art.12 Comités de Crisis in situ. Propósito: Los Comités de Crisis in situ son equipos multidisciplinarios con capacidades técnicas especializadas en sus ramas de acción que se conforman en el lugar de los hechos de la emergencia, para otorgar respuesta inmediata, durante y después de emergencias ocurridas en instalaciones y/o áreas de influencia de las actividades empresariales, así como ejecutan los planes de acción pre establecidos para cada instalación, activación de protocolos de seguridad, procedimientos, normativas etc; en coordinación conjunta e inmediata con el Comité Institucional de Crisis para la movilización, canalización de recursos y necesidades internos y externos (humanos, logísticos, financieros, tecnológicos y otros) a fin de que éstas sean cubiertas en su totalidad en el menor tiempo posible de acuerdo a la capacidad existente de la EP PETROECUADOR. Con el fin de cumplir atender la emergencia de forma inmediata, estos Comités estarán provistos de todos los sistemas de comunicación, recursos, personal y facilidades para el control de la emergencia, lo que garantiza una correcta canalización para la mitigación por medio del apoyo mutuo interno del Comité Institucional de Crisis. La Estructura Operativa se encuentra detallada los planes de emergencia de cada instalación.

CAPÍTULO IV. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CRISIS IN SITU Art. 13. Miembros integrantes del Comité de Crisis In Situ.















El Comité de Crisis In situ estará integrado por los siguientes miembros: a. Gerente del área operativa involucrada en la emergencia, quien lo presidirá. b. Subgerentes de la Gerencia operativa involucrada en la emergencia. c. Superintendente d. Intendentes de planta o instalación afectada por la emergencia e. Jefe Zonal o Delegados de las Gerencias de Soporte f. Jefe de Unidades Técnicas-Operativas y/o Coordinadores del área involucrada en

la emergencia g. Responsable de Seguridad Salud y Ambiente quien ejercerá el rol de secretario del

Comité. h. Jefe de Seguridad Física i. Jefes de brigadas en caso de emergencia j. Delegado de la Jefatura de Riesgos El Coordinador General de la Emergencia será el estipulado en el respectivo Plan de Emergencia de la Instalación afectada y formará parte del Comité de Crisis In Situ. CAPÍTULO V: FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE CRISIS IN

SITU.

Art.14. Funciones y responsabilidades. a. Comunicar en forma inmediata al Presidente del Comité Institucional de Crisis sobre

la emergencia ocurrida en instalaciones y/o áreas de influencia de las actividades empresariales, trabajadores directos, contratistas, medio ambiente, entorno social, según lo pre establecido en los procedimientos internos empresariales.

b. Activar inmediatamente los planes de acción pre establecidos de cada instalación afectada, protocolos de seguridad, procedimientos, normativas etc, elaboración de documentos para la declaratoria de emergencia y niveles de alerta.

c. Determinar las prioridades operativas, conformar los grupos o comisiones que fueren del caso para el análisis y evaluación de la emergencia y determinar los requerimientos de recursos (logísticos, financieros, humanos y otros); gestionará en caso de ser necesario el gestionar la contratación de servicios especializados y adquisición de insumos, bienes, equipos y otros, a través del área correspondiente de la empresa, de requerirlos.















d. Realizar reportes diarios, mensuales y extraordinarios de ser necesarios respecto al estado situacional, ejecución, evaluación, alcance, magnitud y complejidad de tareas realizadas, áreas y procesos afectados, (sociales, económicas, políticas, ambientales, tecnológicas y otros) de la emergencia.

e. Coordinar con el Comité Institucional de Crisis los requerimientos de recursos y apoyos empresariales o institucionales especializados, para atender la emergencia.

f. Proporcionar la información de la emergencia y evolución de la situación al Gerente General, Comité Institucional de Crisis, para que de esta manera se canalice la comunicación entre instituciones públicas que demanden de la presentación de informes técnicos de la situación y evolución de la emergencia.

g. Elaborar informes de inicio, desarrollo, cierre y evaluación de la emergencia y su respuesta a la atención de la misma, con la determinación de las “lecciones aprendidas” los cuales serán presentados al Gerente General y Comité Institucional de Crisis.

h. Acatar todas las decisiones tomadas por el Comité de Institucional de Crisis, las cuales serán siempre como fin precautelar, y preservar la vida humana, instalaciones – equipos, áreas de influencia y el medio ambiente.

Art. 15. Del Presidente del Comité de Crisis, in Situ. El Presidente del Comité de Crisis in situ tendrá a su cargo las siguientes responsabilidades: a. Comunicar al Presidente del Comité Institucional de Crisis, e Instituciones de Apoyo

(Bomberos /Defensa Civil /otros), si el caso lo amerita, sobre la ocurrencia de la emergencia para recibir el apoyo necesario.

b. Activar el Comité de Crisis in situ, con la convocatoria correspondiente de miembros, de acuerdo a la localización de la emergencia.

c. Activar, controlar y evaluar la ejecución del Plan de Emergencias y demás acciones pre establecidas por la EP PETROECUADOR como protocolos y procedimientos.

d. Ejercer la supervisión, comunicación de los trabajos realizados por los Jefes de Brigada en el lugar del accidente o emergencia.

e. Evaluar las condiciones de seguridad y juzgar la magnitud y severidad de la emergencia para establecer los niveles de alarma y prioridades operativas para atender la emergencia y reportarlos al Comité Institucional de Crisis.

f. Actuar en calidad de vocero de ser autorizado por el Comité Institucional de Crisis en el lugar de la emergencia para brindar la información técnica requerida por los medios de comunicación, para lo cual se deberá previamente coordinar con el















Comité Institucional de Crisis manteniendo un enlace directo con la Gerencia General y Comité Institucional de Crisis para proporcionar información de la situación inicial y evolución de la emergencia.

g. Solicitar los recursos corporativos al Comité Institucional de Crisis, en caso necesario y coordinar internamente equipos, materiales, instalaciones, personal así como otros bienes que se necesiten lleguen en forma oportuna.

h. Presentar los informes requeridos por instituciones públicas y otros organismos sobre las características, detalles técnicos, magnitud y medidas de acción aplicadas para la atención de la emergencia.

i. Solicitar la intervención de las instituciones de socorro incluyendo albergues, centros de salud, organismos básicos - de apoyo de respuesta y seguridad por intermedio del Comité Institucional de Crisis.

j. En caso de existir accidentes mayores donde el nivel de la emergencia supere su capacidad de mitigación y

Art.16. Del Superintendente, Intendente o Jefe de Instalación. a. Asumir la dirección, coordinación y organización de la atención mitigación y control

de la emergencia conjuntamente con el Coordinador General de la Emergencia y los Jefes de brigadas en sitio de acuerdo a lo dispuesto en el Plan de Emergencia de sitio.

b. Controlar y evaluar la ejecución de los Planes de Emergencia. c. Disponer y comunicar las restricciones de acceso y movilización para zonas de

mayor peligro potencial. d. Organizar la evacuación de los funcionarios a las zonas de mayor peligro con apoyo

del sistema de Protección Civil, entidades de ayuda humanitaria y los cuerpos de socorro y coordinar el traslado de las posibles víctimas a los lugares previamente establecidos.

e. Autorizar el traslado del personal técnico al lugar del accidente. f. Solicitar autorización al Comité Institucional de Crisis para el ingreso de

representantes de los medios de comunicación a instalaciones para brindar información sobre la emergencia.

g. Asegurar que los representantes de los medios de comunicación (Prensa, Radio y TV) no interfieran en la labor del personal de las brigadas de respuesta.

h. Incorporar a las instituciones de apoyo externas en la atención de la emergencia de acuerdo a lo establecido en el plan de emergencia de cada instalación.

i. Elaborar informes de la evolución de la situación de la emergencia y evaluación de las medidas de respuesta y del Plan de Emergencia.















j. Emitir los criterios técnicos hacia el Comité Institucional de Crisis para que éste a su vez tome las decisiones finales en la atención de la emergencia.

Art. 17. De las sesiones Notificada una Situación de Emergencia o un Desastre a las autoridades competentes, activarán los procedimientos y protocolos pre establecidos, instaurando el denominado Centro de Operaciones de Emergencia en el cual funcionará el Comité de Crisis in situ el cual funcionará, de forma permanente mediante convocatoria a sus miembros por parte del Presidente de este Comité. En acatamiento de la convocatoria, el Comité de Crisis in situ se reunirá en el menor tiempo posible, para la valoración situacional en las instalaciones del área correspondiente a la emergencia, en donde se declarará en sesión permanente y deberá asegurar el contacto las veinte y cuatro horas del día, mientras dure la emergencia hasta el cierre de la misma. En las sesiones deberán estar todos sus miembros o sus delegados acorde al plan de emergencia de las instalaciones. Art.18. Del flujo de respuesta El Presidente del Comité de Crisis in situ comunicará al Gerente General y Presidente del Comité Central de Crisis sobre la emergencia y presentará ante la autoridad competente el documento de la declaratoria de emergencia y de los niveles de alerta (establecidos de acuerdo al grado de severidad de la emergencia). Art. 19. Del cierre de la emergencia Una vez atendida completamente la emergencia el Comité de Crisis in Situ realizará la valoración final y el respectivo informe de actividades en el cual se detallara todas las acciones, recursos, equipos insumos utilizados, cantidad de personal afectado, unidades- procesos-equipos-instalaciones afectadas, etc. El cierre se dará una vez que el Comité Institucional de Crisis lo realice en reunión plena del comité general.



documento impreso no controladodocumento …necesarias para afrontar las emergencias y actuar de...

Documents