Documento de usuario Sistema ERP MODULO ACTIVOS FIJOS . ING ROSA ROSERO AGUAS 05/05/2013

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PROCESO ERP

Generalidades

El proceso de adquisición inicia cuando el responsable del área requirente

solicita la adquisición de un bien o servicio, para el efecto en su solicitud debe

indicar términos de referencia, línea de Poa, una proforma de referencia y

presupuesto referencial.

Se valida la disponibilidad de presupuesto en el área de planificación y se

remite a Administrativo para la elaboración del F1, el mismo que luego de las

aprobaciones respectivas, pasa al área financiera para la creación del

certificado.

Una vez creado el certificado pasa a la área administrativa para la adjudicación

y la creación de la orden de compra, luego el proceso va al área financiera para

la asignación de compromiso, cuando la obra se encuentra realizada se

procede a la recepción del bien o servicio.

Lectura de

custodios desde

módulo el de

RRHH

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Para el caso de bienes, si el objeto de la compra es un activo la recepción del

producto la realizará el analista de activos y para el caso de bodega la

recepción la realizará el responsable de la bodega de existencias, para la

recepción se requiere el producto, la factura, la orden de compra.

La recepción de servicios la realizará el operador de compra responsable del

proceso previo el acta entrega recepción del solicitante del servicio.

Una vez recibido el producto, el proceso se remite al área financiera para el

registro de impuestos y libros a través de la contabilización.

El sistema habilita los productos para que sean entregados a través de activos

fijos y existencias.

RECEPCION DE ACTIVOS

genere el encabezado de la pantalla de recepción de transacciones y presione el botón

Auto - Recibir

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Seleccione los artículos de acuerdo a las cantidades entregadas por el proveedor y presione

Recibir

Verifique que la información recuperada este de acuerdo con lo entregado por el usuario.

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Antes de guardar para la contabilización verifique que los activos fijos estén registrados como

artículos capital a través de la flecha --> en amarillo:

Si está recibiendo más de un activo presione la flecha junto a artículo capital para registrar más

de un activo.

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Para registrar más de un activo haga clic en Crear múltiples Activos Fijos y guardar

Para la asignación automática de las distribuciones hacer clic en Distribuciones

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Presione Predeterminado, en la pantalla secundaria presione SI y luego Aceptar

En la pantalla principal hacer clic en GUARDAR, el procedimiento anterior ubicará

automáticamente las cuentas contables.

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Recuperamos la orden de compra y presionamos el ícono de imprimir, seleccionamos la opción

pantalla, y desactivamos Impresora.

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Revisamos que los datos generados estén correctos e imprimimos el reporte

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Una vez que se ha recibido los productos, el expediente debe ser remitido a la Subcordinación

Financiera para el registro de impuestos y contabilización.

CODIFICACIÓN DE ACTIVOS

Una vez que la Subcordinación Financiera realizó el registro de impuestos y se

contabilizó, el responsable de activos deberá ingresar al menú tarjetas -> Activos Fijos

y presionar en General.

En esta pantalla a través de la lupa se deberá buscar la clase , el tipo y subtipo de activo y

seleccionarlas de acuerdo al activo que se desea registrar.

De acuerdo a la selección realizada se generará el secuencia del activo fijo, como muestra la

pantalla siguiente, haga clic en la X para recuperar el código del activo generado

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A continuación se mostrará la pantalla siguiente que registra la información del Activo.

En la ventana de Activos Fijos debe ingresar información general de activos como: Cuenta

Contable a la que pertenece el activo , el Tipo de activo, Estado, Fecha de cambio de estado y

Vida útil de activo y pesione guardar para registrar el ingreso.

En la pantalla de información General del Activo ingrese todos los datos solicitados, es

necesario recordar que los datos que no están en negrilla no son obligatorios.

En el caso de Id de Clase

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Los campos que contienen lupas en el costado indican que usted debe seleccionar el dato de

una lista, como es el caso de Id de Clase, Grupo cuentas, Moneda, Ubicación física, Custodia

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En el apartado Nombre del productor, adicionalmente al nombre proveedor o marca, deberá

hacer clic en la flecha marcada en el circulo, la misma que abrirá la pantalla nombre productor

.

En la pantalla nombre del productor usted deberá registrar número de serie del producto,

modelo y fecha de garantía del activo en caso de tenerla.

Una vez registrados todos los campos deberá presionar en el ícono guardar para registrar la

información del activo.

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Luego de guardar la información general del activo incluyendo al nuevo custodio procedemos

a llenar la pantalla de nuevos custodios, para esto usted deberá ingresar la CI den nuevo

custodio el tipo de transacción y la CI del custodio anterior

GENERACION DE REPORTES

Para generar los reportes usted deberá ir al menú Reportes --> Reportes de Activos Fijos --> y

seleccionar el reporte.

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Para generar el reporte usted debe contar con el número de CI del funcionario las fechas de

consulta y para algunos casos el código del activo