documento de invitacion publica de minima cuantia

Unidad de Información y Análisis Financiero Cra 7 No. 31 – 10 piso 6 * PBX: + 57 (1) 288 52 22 * F: + 57 (1) 3234970 www.uiaf.gov.co * [email protected] * 01 8000 11 11 83 * Bogotá – Colombia

INVITACION PÚBLICA MÍNIMA CUANTÍA No. 06

A TODOS LOS INTERESADOS EN PARTICIPAR

APERTURA DEL PROCESO

CONTRATACION MINIMA CUANTIA DECRETO 1510 DE 2013

Bogotá, Abril de 2014

Invitación Pública Mínima Cuantía No. 06 de 2014

Página 2 de 36

CAPITULO I CONDICIONES GENERALES DEL PROCESO

1.1 OBJETO Contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo del sistema de aire acondicionado de la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF. Clasificador de bienes y servicios UNSPSC El objeto del Contrato está codificado en el clasificador de bienes y servicios UNSPSC como se indica en la siguiente Tabla:

GRUPO SEGMENTO FAMILIA CLASE PRODUCTO CODIGO F 72 10 15 11 72101511

1.1.1 ALCANCE DEL OBJETO El sistema de aire acondicionado de la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF, está compuesto por: a). Dos (2) condensadoras de 10,0 TR marca LG (Ubicadas en el piso No. 26 “Azotea descubierta” del edifico donde funcionan las instalaciones de la Unidad) y, b) Veintiún (21) unidades manejadoras de aire acondicionado tipo consola (Fan Coil) marca LG 8Ubicadaas enel piso No. 6 donde funcionanlas instalaciones de la Unidad). Para ejecutar el objeto del contrato el contratista deberá realizar las siguientes actividades:

PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO NOTA: Mantenimiento preventivo, incluyendo materiales e insumos para su realización, tales como: jabones, aerosoles para limpieza de partes eléctricas, elementos filtrantes y demás consumibles y necesarios para el mantenimiento de los equipos y el traslados de los mismos.

1. NUEVE (9) MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS (UNO MENSUAL) PARA VEINTIÚN (21) UNIDADES MANEJADORAS DE AIRE ACONDICIONADO TIPO CONSOLA (FAN COIL) MARCA LG

• Limpieza general de cada uno de los equipos: Limpieza y lavado exterior de los serpentines, Lavado

filtros y ventiladores de las unidades FAN COIL, Lavado de las bandejas colectoras del condensado y drenaje.

• Ventiladores: Limpieza general, Revisión estado general y sentido de rotación, Verificación de soportes y chumaceras, Chequeo del nivel de vibración.

• Transmisión: Ajuste alineación engrase del sistema de transmisión, Engrase general de rodamientos y bujes.

• Motor y partes eléctricas: Medición del consumo, eléctrico verificando el amperaje y voltaje, Estado de los rodamientos del motor, Ajuste general de los terminales eléctricos y conexiones.

2. NUEVE (9) MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS (UNO MENSUAL) PARA DOS (2) CONDENSADORAS

DE 10,0 TR MARCA LG


Página 3 de 36

• Limpieza general del equipo: Limpieza y lavado exterior serpentines, Lavado general gabinete del equipo.

• Ventiladores: Chequear balanceo hélices de ventiladores, Ajustar tornillo prisionero motor- hélice. • Motores ventiladores: Medir el consumo eléctrico verificando amperaje, voltaje. • Compresores: Detección de ruidos extraños, Medir el consumo eléctrico verificando amperaje, voltaje. • Tablero eléctrico y controles: Aplicación de líquido dieléctrico para todos los contactos, Ajuste de todos

los tornillos de los contactos y terminales, Pruebas a los controles de alta y baja presión del refrigerante, Calibración a los controles de temperaturas.

• Circuito de refrigeración: Revisión de la carga de refrigerante, Comprobar la hermeticidad del sistema, Inspección mirilla de líquido para verificar la no existencia de humedad, Chequeo del estado de aislamiento de la tubería, Comprobación de la operación de las válvulas en general.

NOTAS GENERALES AL ALCANCE DEL OBJETO DEL CONTRATO:

NOTA 1: Horario de visitas para realizar el servicio: Se realizará en horas diurnas dentro del horario laboral de 08.00 a.m. a 05:30 p.m., según programación estipulada por el supervisor del contrato por parte de la UIAF. NOTA 2: Servicio de mantenimiento correctivo: El servicio de mantenimiento correctivo se prestará cada vez que se requiera, con cargo al fondo estipulado como imprevistos, previa cotización y visto bueno del supervisor del contrato por parte de la UIAF, utilizando en todo caso repuestos originales y/o de la misma marca o compatibles con los equipos existentes. NOTA 3: Valores: Todos los valores deben incluir la mano de obra y los materiales e insumos necesarios para realizar la actividad de mantenimiento preventivo y/o correctivo. NOTA 4: Personal requerido para los mantenimientos: En cada mantenimiento preventivo y/o correctivo el contratista deberá disponer un técnico calificado, con su respectivo auxiliar, adjuntando los documentos que acrediten que se encuentran capacitados para realizar las labores requeridas. NOTA 5: Imprevistos: La Unidad por medio del presente proceso de selección cuenta con un fondo de imprevistos de un millón de pesos ($1.000.000.oo), los cuales serán cancelados siempre y cuando estos se requieran y sean aprobados por el supervisor designado por la UIAF, este valor de imprevistos incluye el IVA. 1.2 FUNDAMENTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN La escogencia del contratista se efectuará a través de la modalidad de selección de mínima cuantía de conformidad con lo establecido en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y mediante el procedimiento establecido en el Decreto 1510 de 2013. De conformidad con las disposiciones legales vigentes el precio más bajo se constituye en el único factor de selección del contratista. 1.3 VEEDURIAS En cumplimiento del artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y el Decreto 1510 de 2013 se convoca a las Veedurías Ciudadanas, establecidas de conformidad con la Ley, a realizar el control social al presente proceso de contratación, en concordancia con las funciones que les corresponden a las Veedurías Ciudadanas establecidas en el artículo 15 de la Ley 850 de 2003 y demás normas que lo modifiquen, adicionen y aclaren.


Página 4 de 36

1.4 PARTICIPANTES Podrán participar en el presente proceso las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, individualmente o asociadas en consorcio o unión temporal, conformadas en los términos establecidos en la Ley 80 de 1993 y en la presente invitación pública.

1.5 PRESUPUESTO OFICIAL Y DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: El presupuesto oficial que los oferentes deben tener en cuenta al momento de presentar su propuesta económica total (establecida para el diligenciamiento del oferente en el Formato 4 “Oferta Económica” de la presente invitación) es de Diez Millones Quinientos Mil Pesos M/cte. ($10.500.000.oo) Incluido IVA e imprevistos y demás impuestos a que haya lugar. Teniendo en cuenta lo anterior, las obligaciones que se contraigan en desarrollo de este proceso de invitación pública mínima cuantía, se encuentran respaldadas con el certificado de disponibilidad presupuestal No.6914 del 19 de marzo de 2014, por valor de DIEZ MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS M/CTE. ($10.500.000.oo) expedido por el Responsable de Presupuesto de la Unidad, con cargo al presupuesto de funcionamiento de la presente vigencia fiscal 2014. Serán a cargo del oferente los gastos de preparación y presentación de la oferta. Por lo tanto, la Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF, no asume responsabilidad alguna por los mismos, cualquiera sean los resultados de este proceso. La Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF solo pagará los precios del contrato y por tanto no reconocerá suma alguna por concepto de impuestos no incluidos en el valor total ofrecido en la oferta, así mismo no se aceptaran salvedades de naturaleza alguna. 1.6 PUBLICIDAD DE LA INVITACIÓN La presente invitación se publica, junto con los estudios y documentos previos en el Portal Único de Contratación - Sistema Electrónico de la Contratación Pública - SECOP www.contratos.gov.co y en la página Web de la UIAF www.uiaf.gov.co , con el propósito de suministrar a los oferentes, a las veedurías y al público en general la información sobre la presente contratación. El lugar físico o electrónico donde puede consultarse la presente invitación pública, así como los estudios y documentos previos, es en las siguientes direcciones: www.contratos.gov.co y www.uiaf.gov.co y físicamente en la Carrera 7 No 31 – 10, Piso 6 de la ciudad de Bogotá. 1.7 VALOR DE LA OFERTA ECONÓMICA: El valor de la oferta económica presentada por los oferentes no podrá superar el presupuesto oficial asignado para la presente Invitación Pública de Mínima Cuantía y establecido en el numeral 1.5 del presente documento. NOTA 1: La oferta debe ser clara y única, no puede superar el presupuesto oficial de la presente invitación pública de mínima cuantía. NOTA 2: La Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF no reconocerá suma alguna por concepto de impuestos y gastos no incluidos en el valor total ofrecido en la oferta, así mismo no se aceptaran salvedades de naturaleza alguna.


Página 5 de 36

NOTA 3: La oferta económica debe incluir el valor de los imprevistos, tal y como se señala en el Formato No. 4 “Oferta Económica” del presente documento de invitación pública. NOTA 4: El valor de los imprevistos solo se cancelara al oferente en la medida en que estos sean requeridos y aprobados previamente por el supervisor de la UIAF. 1.8 PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo de ejecución del contrato es hasta el 31 de diciembre de 2014 o hasta agotar los recursos lo que ocurra primero, el cual inicia con la suscripción del acta de inicio, previo el cumplimiento de los requisitos de ejecución del mismo. El contrato se perfecciona con la comunicación de aceptación de la oferta y para su ejecución se requiere de la expedición del registro presupuestal y de la aprobación de la garantía única. 1.9 VIGENCIA: El contrato tendrá un plazo de duración igual al plazo de ejecución y cuatro (4) meses más, para efectos de la liquidación del mismo. 1.10 SUBSANABILIDAD: Se dará aplicabilidad a lo establecido en las normas de contratación estatal, Decreto 1510 de 2013 y demás normas que regulen la materia. En ningún caso se podrán subsanar asuntos relacionados con la falta de capacidad para presentar la oferta, ni acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad a la entrega de propuestas del presente proceso, de conformidad con lo dispuesto en las normas de contratación estatal y directrices impartidas por Colombia Compra Eficiente.

1.11 CRONOGRAMA DEL PROCESO

•

ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR Estudios previos y publicación del documento de

invitación publica de mínima cuantía Del 02 al 04 de abril de 2014 Consultar en www.contratos.gov.co y www.uiaf.gov.co

Visita de oferentes a las instalaciones de la UIAF para verificar la ubicación y equipos objeto del

presente proceso de selección

03 de abril de 2014 de 02:00 a 05:00 p.m.

Sede de la Unidad ubicada en la carrera 7 No. 31 – 10 Piso Sexto (6)

Entrega de propuestas

Del 02 al 04 de abril de 2014 hasta las 03:00 p.m., hora establecida en la página de la Superintendencia de

Industria y Comercio - SIC

Recepción de la UIAF ubicada en la Carrera 7 No. 31 - 10 Piso 6

Verificación de requisitos habilitantes al proponente que presente el menor precio 04 al 07 de abril de 2014 Unidad de Información y análisis Financiero UIAF

Publicación de verificación de requisitos habilitantes 08 de abril de 2014 Consultar en www.contratos.gov.co y

www.uiaf.gov.co

Presentación de observaciones a la evaluación y/o verificación de requisitos

habilitantes

Del 08 al 09 de abril de 2014 hasta las 09:00 a.m., hora establecida en la página de la Superintendencia de

Industria y Comercio - SIC

Se deben presentar mediante escrito y dirigido a la Subdirección Administrativa y Financiera en la

carrera 7 No. 31 – 10 Piso Sexto (6) y/o enviados al correo [email protected]

Publicación de respuesta a observaciones y publicación de la aceptación de la

propuesta 09 de abril de 2014 Consultar en www.contratos.gov.co y

www.uiaf.gov.co


Página 6 de 36

1.12.APERTURA DEL PROCESO La presente invitación pública mínima cuantía se entenderá como el acto administrativo de apertura del proceso y no existirá un acto separado para el mismo. 1.13. ENTREGA DE PROPUESTAS Y ACTA DE CIERRE DE LA INVITACIÓN En la fecha y hora señalada en el cronograma, se recibirán las ofertas presentadas y para este efecto se dejará un formato que diligenciará el funcionario de recepción de la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF y por quien entregue la oferta, en donde se indicará lo siguiente:

1. Número consecutivo del orden de presentación de la ofertas. 2. Fecha y hora de presentación de la oferta. 3. Nombre e identificación del oferente. 4. Dirección y teléfono del oferente 5. Nombre y firma de la persona que radica la oferta.

Para el acta de cierre de la invitación pública de mínima cuantía, la Subdirectora Administrativa y Financiera y el Profesional Especializado Código 2028 Grado 22 de la Oficina Asesora Jurídica, procederán a la apertura de los sobres, dejando constancia de los siguientes aspectos:

1. Nombre e identificación del oferente. 2. Número de folios de la oferta. 3. Valor ofertado y/o económico de la oferta.

NOTA 1: Para determinar la hora de cierre del proceso y presentación de ofertas se tendrá como referencia la hora señalada en la página de la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC www.sic.gov.co NOTA 2: El oferente interesado en presentar propuesta debe tener en cuenta que al momento de presentación de la misma, el edificio donde se encuentra ubicada la sede de la Unidad cuenta con controles de seguridad y que el ingreso no es inmediato, por lo que debe prever el tiempo que dura el procedimiento de registro de ingreso al edifico para acceder al piso de ubicación de la sede de la UIAF, y así cumplir con la hora establecida para la entrega de propuestas establecida en el cronograma de la presente invitación. 1.14. ADENDAS: Teniendo en cuenta el artículo 25 del Decreto 1510 de 2013, la Unidad podrá modificar el presente documento a través de Adendas las cuales podrán ser expedidas a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas y serán expedidas y publicadas en días hábiles de 07:00 de la mañana a 07:00 de la noche. Así mismo, la Unidad podrá expedir Adendas para modificar el cronograma establecido en el presente documento una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato. Si algún proponente encuentra una inconsistencia, error u omisión en los documentos del presente proceso de selección o requiere una aclaración de cualquier estipulación contenida en los mismos, deberá formular a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF las consultas a través del correo electrónico [email protected] dispuesto para tal fin en la página web de la Unidad, o presentarlas por escrito en la Carrera 7 No. 31 - 10 piso 6º de la ciudad de Bogotá. Dichas observaciones deberán ser presentadas a más tardar hasta el primer (1) día hábil anterior al cierre del presente proceso.


Página 7 de 36

La consulta o su respuesta no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de propuestas, y en consecuencia si el interesado antes del cierre del presente proceso no recibe respuesta de la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF las condiciones de la invitación pública y sus adendas habrán de tomarse como se expidieron originalmente. La Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF se reserva la facultad de expedir las adendas que considere necesarias, en cuyo caso las publicará en el Portal Único de Contratación - Sistema Electrónico de la Contratación Pública - SECOP www.contratos.gov.co y en la página Web de la Unidad www.uiaf.gov.co Toda modificación a las condiciones previstas en la presente invitación pública se hará mediante ADENDAS, numeradas en forma consecutiva, las cuales formarán parte integral de la misma, así mismo serán publicadas en el Portal Único de Contratación - Sistema Electrónico de la Contratación Pública - SECOP www.contratos.gov.co y en la página Web de la Unidad www.uiaf.gov.co Será responsabilidad de cada proponente consultar el Portal Único de Contratación - Sistema Electrónico de la Contratación Pública - SECOP www.contratos.gov.co para efectos de enterarse de las adendas que expida la Entidad. Cada proponente deberá anotar en el espacio respectivo de la carta de presentación de la propuesta, que ha consultado en el Portal Único de Contratación - Sistema Electrónico de la Contratación Pública - SECOP www.contratos.gov.co la información sobre preguntas y respuestas y adendas, y que su propuesta ha sido preparada de acuerdo con las mismas. En el evento de no anotarlo se entenderá con la presentación de la propuesta que ha efectuado las consultas respectivas 1.15.VERIFICACION DE REQUISITOS HABILITANTES, PUBLICACIÓN Y OBSERVACIONBES A LOS MISMOS En las fechas establecidas en el cronograma la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF verificará el cumplimiento de requisitos habilitantes del oferente que presente el menor precio, una vez verificados se publicará el informe en las páginas del SECOP y de la Unidad y en el tiempo establecido en el cronograma se podrán hacer las observaciones al mismo por parte de los oferentes participantes en el presente proceso de selección. 1.16.CONTRATO La comunicación de aceptación expresa e incondicional, junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuará el respectivo registro presupuestal. Con la publicación de la comunicación de aceptación de la oferta en el SECOP www.contratos.gov.co y en la página de internet de la UIAF www.uiaf.gov.co el oferente seleccionado quedará informado de la aceptación de la misma. NOTA: El contrato que se derive de la presente invitación pública, no genera relación laboral de las personas que lo ejecuten o desarrollen con la Unidad de Información y análisis Financiero UIAF. 1.17. DIRECCIÓN Y HORARIO PARA CONTROL DE LA CORRESPONDENCIA: Las consultas o cualquier tipo de documento relacionado con la presente invitación pública mínima cuantía, deberán ser enviadas por escrito a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF ubicada en la Carrera 7 No. 31 – 10 Piso 6 de la ciudad de Bogotá, en horario de atención al público de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., teléfono 2885222 y Fax 3234970 y/o por correo electrónico a [email protected].


Página 8 de 36

La Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF no se responsabiliza por correspondencia enviada a otras direcciones o dependencias diferentes a las mencionadas anteriormente, o por fuera del horario establecido. 1.18. FORMATOS Y/O ANEXOS DEL PROCESO Los formatos que se relacionan a continuación hacen parte del presente proceso de invitación pública No. 18 de 2013 y deben ser anexados por el oferente en su propuesta:

• Formato No. 1: Carta de Presentación de la Propuesta. • Formato No. 2: Compromiso de Transparencia. • Formato No. 3: Numeral A o B - Compromiso Consorcial o Unión Temporal, respectivamente. • Formato no. 4: Propuesta Económica. • Formato No. 5: Información Tributaria del Proponente


Página 9 de 36

CAPITULO II REQUISITOS PARA PARTICIPAR Y PREPARACIÓN DE LA OFERTA

2.1. QUIENES PUEDEN PARTICIPAR Podrán participar en el presente proceso las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, individualmente o asociadas en consorcio o unión temporal, conformadas en los términos establecidos en la Ley 80 de 1993 y en la presente invitación pública. Las calidades y demás requisitos exigidos a los proponentes en la presente invitación deberán acreditarse mediante los documentos expedidos por la Entidad y/o autoridad que fuere competente, conforme a la Ley Colombiana. 2.2. VIGENCIA Y OBLIGATORIEDAD DE LA OFERTA La vigencia de la oferta deberá ser de treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre del presente proceso de selección. En igual sentido, la oferta económica que se presente, deberá sostenerse por lo menos en un plazo igual al antes señalado, es decir treinta (30) días calendario. El solo hecho de la presentación de la propuesta no obliga en forma alguna a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF a adjudicar, ni confiere ningún derecho para celebrar el contrato con quien la presente. NOTA: No se aceptan ofertas parciales. 2.3. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA OFERTA La propuesta debe presentarse en sobre cerrado en original y debe contener todos los documentos exigidos en esta invitación, en el orden que se indica a continuación, debe estar escrita en letra imprenta o por otro medio electrónico en idioma castellano (en todo caso legible), debe estar firmada por el proponente (Ver Formato No. 1), representante legal en el caso de personas jurídicas, o por el representante del consorcio o unión temporal, o por el apoderado debidamente facultado, de acuerdo con el orden y requisitos establecidos en la presente invitación, debe contener todos los anexos, debe estar foliada hoja por hoja en estricto orden consecutivo, organizada y legajada, sin tachones ni enmendaduras, raspaduras o borrones que hagan dudar del ofrecimiento, a menos que se haga la salvedad respectiva, la cual se entiende efectuada con la firma del proponente al pie de la corrección. Igualmente, no se aceptaran ofertas parciales.

• DOCUMENTOS HABILITANTES, es la propuesta conformada con los documentos de orden jurídico y de experiencia, la cual debe ser presentada en original.

• PROPUESTA ECONÓMICA. El Proponente diligenciará el Formato No. 4 – Propuesta Económica de la presente invitación, el cual debe ser en pesos Colombianos y por el total del objeto a contratar, es decir no se aceptan ofertas parciales.

RÓTULO DEL SOBRE

UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO – UIAF INVITACIÓN PÚBLICA MÍNIMA CUANTÍA No. 06 DE 2014. OBJETO: CONTRATAR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL SISTEMA DE AIRE ACONDICIONADO DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO UIAF. PROCESO DE SELECCION MINIMA CUANTIA No. 06 de 2014 SOBRE DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA (ORIGINALES) PROPONENTE: NIT: DOMICILIO:


Página 10 de 36

No se aceptarán ofertas enviadas por correo, fax o cualquier otro medio telemático. Los oferentes deberán asumir todos los costos que genere la preparación de la oferta, razón por la cual, la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF no se hará responsable de dichas erogaciones, como quiera que correrán por cuenta y riesgo del oferente.


Página 11 de 36

CAPITULO III

REQUISITOS HABILITANTES Y EVALUACION DE LAS OFERTAS Los integrantes del comité evaluador realizarán la verificación de los requisitos habilitantes de capacidad jurídica y condiciones de experiencia de los proponentes de acuerdo con las competencias que les correspondan. De conformidad con lo señalado en el numeral 4 y 6 del artículo 85 del Decreto 1510 de 2013, la verificación de requisitos habilitantes se hará exclusivamente en relación con el proponente que ofrezca el precio más bajo, para lo cual se tendrán en cuenta las reglas de subsanabilidad establecidas en las normas de contratación estatal y directrices impartidas por Colombia Compra Eficiente. En caso de que éste no cumpla con los mismos, se procederá a la verificación de los requisitos habilitantes del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso. 3.1. DOCUMENTOS DE CONTENIDO JURÍDICO DE LA OFERTA. 3.1.1. Carta de Presentación de la Oferta- Formato No. 1 La Carta de Presentación de la Propuesta deberá estar debidamente diligenciada según la información del Formato No. 1 suministrado por la Unidad de información y Análisis Financiero UIAF y firmada por el proponente o su representante legal o por el apoderado debidamente facultado. En el evento que la propuesta sea presentada y suscrita por un apoderado se deberá adjuntar el poder por medio del cual se le faculte para presentar la propuesta, dicho poder debe cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 14 del Decreto 2148 de 1983. En caso de ser una persona jurídica, unión temporal o consorcio, deberá venir firmada por el representante legal, debidamente facultado en los términos de la Ley. En la carta el proponente deberá manifestar bajo la gravedad de juramento que él o sus integrantes si el mismo es un consorcio o una unión temporal no se encuentra(n) incurso(s) en las causales de inhabilidades o incompatibilidades, prohibiciones o conflictos de intereses, establecidos en la Constitución Política, artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993, el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 1º de la Ley 1296 de 2009, los artículos 1, 2 y 90 de la Ley 1474 de 2011 y las demás normas pertinentes. En caso en que no se presente la carta de presentación de la propuesta o la misma no venga debidamente firmada por el proponente o por su representante legal de acuerdo con las condiciones antes señaladas se entenderá por NO PRESENTADA LA PROPUESTA. Cuando el proponente incluya manifestaciones o condicionamientos dentro de la carta de presentación que sean contrarias al objeto, alcance, obligaciones o especificaciones técnicas del presente proceso, será causal de RECHAZO DE LA PROPUESTA. No obstante, la Entidad se reserva el derecho de solicitar que se aclaren los aspectos que considere pertinentes 3.1.2. Existencia y Representación Legal. 3.1.2.1 Las personas jurídicas deben acreditar su existencia legal mediante los siguientes documentos: - Certificado de Existencia y Representación Legal expedido dentro de los 30 días calendario anteriores a la fecha definitiva de cierre del presente proceso de selección, expedido por la Cámara de Comercio respectiva o por la autoridad competente, en el cual conste que la sociedad está registrada o tiene sucursal domiciliada en Colombia, las facultades del representante legal y que el término de duración de ésta no es inferior a la duración


Página 12 de 36

del contrato y un (1) año más. Así mismo, su objeto social debe corresponder al objeto del presente proceso de selección o actividades afines. El proponente o los integrantes del mismo cuando éste es un consorcio o una unión temporal, al cierre del presente proceso de selección deberán contar con los requisitos previstos, en cuanto al registro o sucursal domiciliada, la indicación de las facultades del representante legal, el término de duración y el objeto social exigidos. - En el evento de existir limitante del representante legal para contratar, se debe presentar copia del acta expedida, como lo determina el Código de Comercio, en la que se señale que ha sido facultado por el órgano social competente para comprometer a la sociedad como mínimo hasta por el valor de la oferta presentada, o en su defecto presentar la certificación del Secretario de la Junta u órgano social competente donde conste la autorización correspondiente. En el caso de los Consorcios y Uniones Temporales, este requisito procederá de igual forma para cada una de las sociedades o personas jurídicas que los integren. La fecha de expedición de tal documento, no podrá ser posterior a la fecha definitiva de cierre del presente proceso de selección. En el evento que el proponente fuere una Caja de Compensación deberá presentar Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Superintendencia del Subsidio Familiar dentro de los 30 días calendario anteriores a la fecha definitiva de cierre del presente proceso de selección, en el que conste el domicilio y representación legal. Así mismo, su objeto social debe corresponder al objeto del presente proceso de selección o actividades afines. Igualmente, deberá allegar los Estatutos en los cuales consten las facultades del representante legal y que el término de duración de ésta no es inferior a la del plazo del contrato y un (1) año más. Cuando se trate de una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia el proponente deberá allegar certificado expedido por ésta dentro de los 30 días calendario anteriores a la fecha definitiva de cierre del presente proceso, mediante el cual se acredite la representación legal, su calidad y que su duración no será inferior al plazo del contrato y un (1) año más. Cuando se trate de una entidad sin Ánimo de Lucro, domiciliada en Bogotá D.C., el proponente deberá presentar el Certificado de inspección, vigilancia y control con una vigencia máxima de treinta (30) días calendario anteriores a la fecha definitiva de cierre del presente proceso de selección, expedido por la Subdirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Personas Jurídicas, sin ánimo de lucro- Superpersonas Jurídicas y/o la Entidad que ejerza el control y vigilancia, en el cual conste que la sociedad puede ejercer su objeto social, cumple con los requisitos exigidos y no tiene sanciones o limites a su ejercicio social. Así mismo, su objeto social debe corresponder al objeto del presente proceso de selección o actividades afines. 3.1.2.2 Las personas Naturales deben presentar el certificado de matrícula mercantil expedido por la Cámara de Comercio respectiva dentro de los 30 días calendario anteriores a la fecha definitiva de cierre del proceso de selección. 3.1.2.3 Las personas naturales sin domicilio en el país o jurídicas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia, deberán acreditar la constitución de un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta y para representarla administrativa, judicial y extrajudicialmente. Los documentos que acrediten su existencia y representación legal y demás documentos otorgados en el exterior, deberán presentarse de conformidad con lo dispuesto en los artículos 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil y el artículo 480 del Código de Comercio. Si se tratare de documentos expedidos por autoridades de países miembros del Convenio de La Haya de 1961, se requerirá únicamente la apostille.


Página 13 de 36

Las personas naturales o jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia, deberán acreditar los mismos requisitos exigidos a las personas colombianas. 3.1.3. Propuestas presentadas por consorcios o uniones temporales En el evento que la propuesta sea presentada en consorcio o unión temporal deberá adjuntar con su propuesta debidamente diligenciado y firmado para cada caso en particular el documento de conformación del consorcio o la unión temporal, de conformidad con lo establecido en el artículo 7o. de la Ley 80 de 1993. (Formato No. 3 Numerales A o B). Los consorcios o uniones temporales constituidos se comprometen, en caso de ser adjudicatarios del presente proceso de selección a permanecer consorciados o unidos durante el tiempo de vigencia del contrato y un (1) año más. Por lo tanto, deberá indicarse expresamente que el consorcio o unión temporal no podrán ser liquidados o disueltos durante la vigencia o prórrogas del contrato que se suscriba. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integren el consorcio o unión temporal. El proponente presentará este documento a más tardar al cierre del presente proceso de selección, cuando el mismo es un consorcio o una unión temporal. Los integrantes del consorcio o unión temporal deberán cumplir individualmente con los requisitos establecidos como persona natural o jurídica según sea el caso. En caso en que el documento de conformación del consorcio o la unión temporal no se presente o el mismo no venga debidamente firmado por todos sus integrantes de acuerdo con las condiciones antes señaladas se entenderá por NO PRESENTADA LA PROPUESTA. De igual forma, la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF aceptará cualquier otro modelo de compromiso de consorcio o unión temporal, siempre y cuando éste venga debidamente suscrito por los representantes legales de los miembros del consorcio o de la unión temporal que lo conforman, y contenga como mínimo la totalidad de la información establecida en los Numerales A o B del Formato No. 3, según corresponda. Nota: Se solicita a las organizaciones de la economía solidaria (cooperativas, organismos de segundo y tercer grado que agrupen cooperativas u otras formas asociativas y solidarias, precooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutualistas y empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas) tener en cuenta el concepto OJU-3000- 01-01853-04 del 1º de diciembre de 2004, expedido por la Superintendencia de Economía Solidaria, el cual indica lo siguiente: “En ese orden de ideas, y si se tiene en cuenta las prerrogativas y privilegios de que gozan las organizaciones solidarias, podría deducirse la inviabilidad de que éstas se asocien en consorcio o unión temporal con empresas comerciales para celebrar contratos con entidades estatales, pues para nadie es desconocido que éstas buscan utilidades movidas por su ánimo de lucro, lo que las hace diferentes sustancialmente a las organizaciones de la economía solidaria, que se basan y se construyen sobre principios y valores, especialmente de autoayuda, de donde se predica que uno para todos y todos para uno, buscando satisfacer necesidades pre-existentes del grupo que se asocia.” (Resaltado fuera de texto). 3.1.4. Documento Compromiso de Transparencia - Formato No. 2

El oferente deberá suscribir y cumplir lo establecido en el Formato No. 2, de la presente Invitación Pública. 3.1.5. Obligaciones al Sistema de Seguridad Social Integral y Aportes Parafiscales


Página 14 de 36

De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, que fuera modificado por el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo señalado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el proponente junto con la presentación de su oferta debe acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. Si el proponente es persona jurídica debe adjuntar con su propuesta, una certificación en la cual acredite el pago de los aportes realizados durante los seis (6) meses anteriores a la fecha definitiva de cierre del presente proceso de selección a los Sistemas de Salud, Pensiones, Riesgos Laborales, Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. Dicha certificación debe venir suscrita por el Revisor Fiscal de la sociedad, si el proponente de acuerdo con la Ley lo requiere, o en caso contrario la certificación debe venir suscrita por el Representante Legal de la sociedad proponente. En el caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes cuando los mismos sean personas jurídicas constituidas en Colombia, deberán presentar en forma independiente dicha certificación expedida por el Representante Legal o Revisor Fiscal respectivo y según corresponda. Si el proponente es persona natural, deberá allegar las planillas a través de las cuales se acredite el cumplimiento de sus obligaciones con los Sistemas de Salud, Pensiones, Riesgos Laborales, Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA, éstos últimos cuando a ello hubiere lugar. Nota: En caso que el proponente no tenga personal a cargo y por ende no esté obligado a efectuar el pago de seguridad social y aportes parafiscales en relación con personal, debe así indicarlo en la certificación expedida por el revisor fiscal o por el representante legal o por el proponente persona natural, según el caso, estos últimos bajo la gravedad del juramento, el cual se entiende prestado con la presentación de la oferta. 3.1.6. Certificación Expedida por la Contraloría General de la República El oferente podrá presentar certificación expedida por la Contraloría General de la República, en la cual conste que el proponente y el Representante Legal de la firma o firmas no se encuentran reportados en el Boletín de Responsables Fiscales. En caso de que el oferente se presente a titulo de consorcio o unión temporal cada uno de sus integrantes debe cumplir con este requisito. En cumplimiento de lo establecido por la Contraloría General de la República, mediante la Circular No. 05 del 25 de febrero de 2008, la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF verificará que los oferentes no se encuentren reportados en el Boletín de Responsables Fiscales que expide la Contraloría General de la República. 3.1.7. Certificado de Antecedentes Disciplinarios Expedido por la Procuraduría General de la Nación. El oferente podrá adjuntar copia del Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación. En caso de que el oferente se presente a título de consorcio o unión temporal cada uno de sus integrantes debe cumplir con este requisito. En todo caso en cumplimiento de lo establecido por la Ley 1238 de 2008, la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF verificará los antecedentes disciplinarios de los proponentes.


Página 15 de 36

3.1.8 Verificación de antecedentes judiciales del Ministerio de Defensa Nacional – Policía Nacional El oferente podrá adjuntar copia del certificado de antecedentes judiciales del proponente emitido por la Policía Nacional en su página Web. En caso de que el oferente se presente a título de consorcio o unión temporal cada uno de sus integrantes debe cumplir con este requisito. En todo caso y en cumplimiento de lo previsto en el artículo 94 del Decreto Ley 0019 de 2012 y con el fin de verificar los antecedentes judiciales del proponente (persona natural o representante legal de persona jurídica o consorcio o unión temporal), la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF los antecedentes judiciales de los proponentes a través de la página web de la Policía Nacional. En caso que el proponente persona natural o representante legal de la persona jurídica o del consorcio o unión temporal, según el caso, registre antecedentes judiciales consistentes en sentencia judicial condenatoria con pena accesoria de interdicción de derechos y funciones públicas, la propuesta será rechazada. 3.1.9 Registro único Tributario RUT El oferente deberá allegar copia RUT del oferente, así como de cada uno de las empresas asociadas en caso de Consorcio y/o Unión Temporal, según sea el caso. 3.1.10 Certificación Bancaria El oferente debe anexar certificación bancaria en la que se indique nombre y Nit. de la empresa titular de la cuenta bancaria, tipo y número de cuenta, que se encuentre activa, en la anterior cuenta se realizaran los pagos y/o depósitos del valor del contrato que resulte de la presente invitación pública de mínima cuantía, pagos que se realizaran de acuerdo a lo establecido en el presente documento. 3.1.11 Fotocopia Cédula de Ciudadanía Debe adjuntarse a la propuesta fotocopia de la cédula de ciudadanía del proponente persona natural o de su representante legal, cuando se trate de persona jurídica o consorcio o unión temporal. 3.1.12 Información Tributaria del Proponente - Formato No. 5 El oferente debe anexar debidamente diligenciado en Formato No. 5 del presente documento. 3.2. DOCUMENTOS DE CONTENIDO TÉCNICO HABILITANTES 3.2.1 Certificaciones de Experiencia El proponente debe adjuntar máximo tres (3) certificaciones de contratos o copia de contratos, que se hayan ejecutado a más tardar a la fecha del cierre definitivo del presente proceso de selección, celebrados a partir del 04 de abril de 2009, cuyo objeto, obligaciones, alcance o condiciones sean iguales al objeto del presente proceso. 3.2.1.1 Indicaciones Generales para certificar la experiencia: • El objeto de los contratos y/o certificaciones debe ser igual al objeto del presente proceso de selección. • Haberse suscrito y ejecutado dentro de los cinco (5) últimos años, contados a partir del cierre de esta

invitación.


Página 16 de 36

• La sumatoria de los contratos certificados o contratos debe ser equivalente en pesos colombianos al 100% del valor del presupuesto oficial.

3.2.1.2 El oferente tiene dos opciones para certificar su experiencia, así:

A) Si acredita su experiencia con certificaciones de contratos, estas deben indicar:

• Nombre o razón social de la empresa contratante. • Nombre del Contratista. • Objeto del contrato. • Fecha de inicio y fecha de terminación (día, mes y año). • Valor del Contrato y sus adiciones si las hay. • Nombre, firma y teléfono del representante legal o persona autorizada para expedir la certificación

NOTA 1: No se aceptan certificaciones de contratos en ejecución.

B) Si acredita su experiencia con contratos, se debe allegar los siguiente:

• Copia del contrato y la liquidación del mismo. La UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO - UIAF se reserva el derecho a confirmar los datos consignados los documentos que acreditan la experiencia del proponente. El integrante de la unión temporal o consorcio que acredite la experiencia deberá tener un porcentaje de participación en el presente proceso no inferior al 50% cuando él sea el único que acredita la experiencia. 3.3. PROPUESTA ECONÓMICA La propuesta debe contener la información requerida en el Formato 4 “Oferta económica”, en moneda nacional colombiana, aproximada al peso inmediatamente anterior o posterior cuando la misma este por debajo de 0.49 centavos o sea igual o superior de 0.50 centavos NOTA: Para diligenciar el Formato 4 “Oferta Económica” se debe tener en cuenta lo establecido en el numeral 1.5 del presente documento de invitación pública. Todos los valores de la oferta deberán ser expresados en pesos colombianos so pena de ser RECHAZADA la propuesta. El precio de la propuesta será FIJO durante el término de ejecución del contrato y su liquidación, por lo cual NO se aplicará fórmula de reajuste. La Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF efectuará la revisión aritmética de la información verificando las siguientes operaciones: Suma de subtotales y totales - Porcentaje de IVA, si a ello hubiere lugar. El proponente debe considerar para determinar el valor de su propuesta, que asumirá el riesgo cambiario y los posibles incrementos que puedan presentarse en los costos directos e indirectos que el cumplimiento del contrato conlleve hasta su liquidación. En el evento en que lo ofrecido cause IVA y éste no aparezca discriminado, la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF considerará que está incluido en la propuesta y así lo aceptará el proponente.


Página 17 de 36

La omisión total o parcial de alguno de los datos solicitados para los diferentes ítems, la cantidad o la unidad a cotizar, genera el RECHAZO DE LA PROPUESTA. No se aceptarán modificaciones en los ítems, ni en las unidades, ni en las cantidades, ni las propuestas que no contengan la totalidad de los ítems solicitados. Dichos errores darán lugar a que la propuesta sea RECHAZADA. Se rechazarán aquellas ofertas cuyo valor corregido sea mayor al presupuesto oficial total o el que haya sido asignado al respectivo ítem o grupo, según el caso 3.4. VERIFICACIÓN REQUISITOS HABILITANTES. El comité evaluador que se conforme verificará que el oferente que presente la oferta más económica cumpla con los factores de verificación relacionados con los requisitos habilitantes. Son factores de verificación que debe cumplir la propuesta:

FACTORES CUMPLIMIENTO VERIFICACIÓN JURÍDICA HABIL ó NO HABIL VERIFICACION TECNICA HABIL ó NO HABIL

La verificación de las ofertas se basará en la documentación, información y anexos correspondientes, por lo cual es requisito indispensable consignar y adjuntar toda la información detallada que permita su análisis. En la oferta, si existe discrepancia entre la información, tenor literal, cifras, ofrecimientos y la documentación aportada, la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF se abstendrá de realizar cualquier tipo de interpretación, razón por la cual se calificará como NO HABIL.


Página 18 de 36

CAPÍTULO IV

OTROS ASPECTOS DE LA PROPUESTAS, CAUSALES DE RECHAZO, DECLARATORIA DE DESIERTO Y ADJUDICACION DE LA INVITACIÓN

4.1. OTROS ASPECTOS DE LA PROPUESTA Propuesta total: Se tendrá como tal, la que se refiera a la totalidad del objeto e ítems del presente proceso de selección de mínima cuantía, y se ajuste a las especificaciones y requerimientos técnicos mínimos. Propuesta parcial y/o alternativa: No se admitirán ofertas parciales ni alternativas. En caso que se presenten serán rechazadas. 4.2. OFERTA CON VALOR ARTIFICIALMENTE BAJO Cuando de conformidad con la información a su alcance el Comité Evaluador estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, la Entidad adelantará el procedimiento establecido en el artículo 28 del Decreto No. 1510 de 2013. 4.3. CAUSALES DE RECHAZO DE LAS OFERTAS.

• La comprobación de que el proponente o alguno de sus integrantes, cuando se presente en consorcio o unión temporal, se hallan incursos en alguna o algunas de las prohibiciones, inhabilidades o incompatibilidades para proponer o contratar, establecidas sobre la materia en la legislación colombiana vigente.

• Cuando el proponente ejecute cualquier acción tendiente a influir o presionar a las personas encargadas de la evaluación de las propuestas o la adjudicación del proceso de selección.

• Cuando se presente alguna inconsistencia o inexactitud en la información de la propuesta, sobre los documentos con los cuales se acrediten factores habilitantes, sin que medie justificación razonablemente aceptable.

• La presentación de varias propuestas, directamente o por interpuesta persona, por parte de un mismo proponente, o la participación del proponente en más de una propuesta del presente proceso.

• La presentación para un mismo grupo del presente proceso de más de una propuesta por parte de una misma persona, directamente o por interpuesta persona, o como integrante de un consorcio o unión temporal, en el evento en que para el proceso se permita la presentación de propuestas parciales.

• Cuando una persona natural tenga la calidad de socio, de 2 ó más sociedades con excepción de las sociedades anónimas y las en comandita por acciones, que se presenten a un mismo proceso de manera separada, o cuando además de ser socio se presente como persona natural.

• Cuando se compruebe confabulación entre los proponentes. • La no presentación de la garantía de seriedad de la propuesta, en caso de que ésta se exija. • Cuando el valor total de la oferta económica supere el presupuesto oficial estimado en la presente

invitación pública. • Cuando el proponente o uno de sus integrantes haya sido condenado por lavado de activos o

financiación a grupos armados o de terrorismo. • Cuando el proponente, una vez requerido por la Entidad, no allegue los documentos, las aclaraciones y/o

explicaciones solicitadas; y cuando allegue la respuesta a los requerimientos fuera del plazo que se fije para el efecto, siempre que lo solicitado fuere necesario para la habilitación del proponente.


Página 19 de 36

• Cuando el proponente no acepte o no se comprometa a cumplir en la carta de presentación o en cualquier otro documento que acompañe la propuesta, con los requerimientos técnicos mínimos establecidos en la presente invitación pública o cuando incluya manifestaciones o condicionamientos dentro de la carta de presentación o en cualquier otro documento, que sean contrarias al objeto, alcance, obligaciones o especificaciones técnicas del presente proceso.

• Cuando la propuesta se presente extemporáneamente o no se presente en el lugar establecido en esta Invitación pública.

• Cuando el término de duración del proponente persona jurídica sea inferior al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más, o cuando el término de duración de la persona jurídica integrante del consorcio o unión temporal sea inferior al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más.

• Cuando el proponente o alguno de sus integrantes estén reportados en el boletín Fiscal que expide la Contraloría General de la República como responsables fiscales y/o en el Sistema de Información de Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad (SIRI) de la Procuraduría General de la Nación.

• Cuando el oferente se encuentre incurso en alguna de las causales de disolución a que se refieren los artículos 218, 342, 351, 370 y 457 del Código de Comercio.

• Cuando el proponente no allegue el Formato No. 4 "Oferta Económica”. • Las demás previstas en la presente Invitación Pública

4.4. CAUSALES DE DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA INVITACIÓN PÚBLICA

• Cuando no se presente alguna oferta al presente proceso. • Cuando habiéndose presentado únicamente una oferta ésta no cumpla con los requisitos mínimos

exigidos o incurra en alguna causal de rechazo. • Cuando habiéndose presentado más de una oferta, ninguna de ellas cumpla con los requisitos mínimos

exigidos o incurra en alguna causal de rechazo. 4.5. CUANDO SE PRESENTE EMPATES DE PROPUESTAS En caso de empate en el menor precio, la adjudicación (verificación de requisitos habilitantes) se realizará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas, de conformidad con lo establecido en el numeral 6 del artículo 85 del Decreto 1510 de 2013. En caso de persistir el empate, se dará aplicabilidad a lo establecido en el artículo 33 del citado Decreto. 4.6. ADJUDICACIÓN La Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF adjudicará de acuerdo con lo indicado, a la oferta de precio más bajo, de acuerdo con las condiciones descritas en esta invitación. La entidad podrá adjudicar la invitación pública mínima cuantía cuando sólo se haya presentado una oferta, y ésta cumpla con los requisitos de habilitación exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en esta invitación pública. La comunicación de aceptación junto con la oferta constituye para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuará el respectivo registro presupuestal. Con la publicación de la comunicación de aceptación en el SECOP www.contratos.gov.co y en la página de internet de la UIAF www.uiaf.gov.co el oferente quedará informado de la aceptación de su oferta. Para su legalización se requiere de la expedición del respectivo registro presupuestal por parte de la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF, la aprobación de la garantía y la suscripción del acta de inicio.


Página 20 de 36

CAPITULO V

REGLAS DEL PROCESO

El procedimiento de MÍNIMA CUANTÍA está contenido en las Leyes 1450 de 2011 - Plan Nacional de Desarrollo, la Ley 1474 del mismo año y el Capítulo V del Decreto 1510 de 2013.

La adjudicación de la invitación pública mínima cuantía se efectuará al mejor postor – menor precio y se regirá exclusivamente por las siguientes reglas: Una vez hecha la justificación previa a que se refiere el Capítulo V del Decreto 1510 de 2013, y con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF formulará invitación pública a presentar ofertas, a través SECOP www.contratos.gov.co y en la página de internet de la UIAF www.uiaf.gov.co. La escogencia recaerá sobre aquella oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado, satisfaga las necesidades de la entidad y cumpla los requisitos de habilitación y los requerimientos de la presente invitación pública mínima cuantía. De igual manera se procederá si solo se presenta una sola oferta. En caso de empate la entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas. En la fecha y hora señalada en el cronograma se recibirán las ofertas presentadas y para este efecto se dejará acta suscrita por el funcionario de recepción de la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF y por quien entregue la oferta, en donde se indicará el orden cronológico de recibo, nombre del proponente, persona que radica la oferta y firma del mismo, adicionalmente se indicará la fecha y hora de recibo de la oferta. La Subdirectora Administrativa y Financiera y el Profesional Especializado Código 2028 Grado 22 de la Oficina Asesora Jurídica encargado de la evaluación de las ofertas, procederán a la apertura de los sobres y se establecerán cuál de los oferentes presentó el precio más bajo, se analizarán los requisitos habilitantes y si cumple con los requisitos exigidos en esta invitación le será adjudicado el contrato. En caso que no cumpla, se verificarán las que presentó el segundo menor precio previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso de que ésta tampoco cumpla, se verificará las de quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado. En todo caso, se tendrán en cuenta las normas de subsanabilidad establecidas en las normas de contratación estatal.

La Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes que serán verificados únicamente en el oferente con el precio más bajo. En caso que este no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor precio previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso de que este tampoco cumpla, se verificarán las de quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado. En todo caso, la oferta deberá encontrarse en condiciones del mercado y satisfacer las necesidades de la entidad. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de selección.


Página 21 de 36

CAPITULO VI

CONDICIONES DEL CONTRATO 6.1 CONDICIONES PARTICULARES DEL CONTRATO Los proponentes aceptan íntegramente las condiciones y obligaciones de la presente invitación pública y aquellas que de conformidad con la Ley deben tener los contratos celebrados con la administración pública. En caso de dudas, vacíos o aclaraciones, el orden de prelación será el siguiente: Invitación, Adendas, Oferta. La comunicación de aceptación junto con la oferta constituye para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuará el respectivo registro presupuestal. El contrato a suscribir es de SUSCRIPCIÓN. 6.2 VALOR DEL CONTRATO El valor total del contrato será el valor total de la propuesta presentada por el proponente a quien se adjudique el presente proceso de selección, el cual no podrá sobrepasar el presupuesto oficial asignado para el presente proceso de selección. NOTA 1: La oferta debe ser clara y única, no puede superar el presupuesto oficial de la presente invitación pública de mínima cuantía. NOTA 2: La Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF no reconocerá suma alguna por concepto de impuestos y gastos no incluidos en el valor total ofrecido en la oferta, así mismo no se aceptaran salvedades de naturaleza alguna. NOTA 3: La oferta económica debe incluir el valor de los imprevistos, tal y como se señala en el Formato No. 4 “Oferta Económica” del presente documento de invitación pública. NOTA 4: El valor de los imprevistos solo se cancelara al oferente en la medida en que estos sean requeridos y aprobados previamente por el supervisor de la UIAF. 6.3 PRECIOS UNITARIOS FIJOS Los precios unitarios de la propuesta son fijos durante la ejecución y hasta la liquidación del contrato. El precio unitario deberá incluir el costo de personal, las especificaciones contenidas en la oferta, el Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.) y demás impuestos, tasas y contribuciones de carácter nacional y/o distrital legales vigentes y demás costos directos e indirectos que conlleve la ejecución del contrato, todo lo cual asume el contratista por su cuenta y riesgo. 6.4 FORMA DE PAGO La UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO - UIAF cancelará el valor del contrato de acuerdo a las facturas que vaya presentando el contratista seleccionado durante la ejecución del contrato, dentro de los diez (10) días siguientes a la presentación de las mismas, previa suscripción del acta de recibo a satisfacción suscrita por el supervisor que designe la UIAF para el contrato, e igualmente una vez el contratista acredite el cumplimiento de sus obligaciones parafiscales, relativos al Sistema de Seguridad Social integral, así como los


Página 22 de 36

propios del SENA, ICBF, y Cajas de Compensación Familiar cuando corresponda, según lo establece el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. Esta certificación debe ser expedida por el Revisor Fiscal del contratista o Representante Legal según sea el caso. Si la factura no ha sido correctamente elaborada o no se acompañan de los documentos requeridos para el pago, el término para éste solamente empezará a contarse desde la fecha en que se presenten en debida forma o se haya aportado el último de los documentos. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán responsabilidad del CONTRATISTA y no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza. Todos los pagos estarán sujetos al Programa Anual Mensualizado de Caja PAC y al cumplimiento de los procedimientos presupuestales. El pago lo realizara directamente la Dirección del Tesoro con abono en cuenta al Contratista adjudicado, previo cumplimiento de los requisitos descritos anteriormente. NOTA: La Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF solo pagará al contratista seleccionado los valores efectivamente ejecutados. 6.5 VALOR DE LA OFERTA ECONÓMICA: El valor de la oferta económica presentada por los oferentes no podrá superar el presupuesto oficial asignado para la presente Invitación Pública de Mínima Cuantía, para lo cual el oferente debe tener en cuenta lo establecido en el numeral 1.5 del presente documento de invitación pública. NOTA 1: La oferta debe ser clara y única, no puede superar el presupuesto oficial de la presente invitación pública de mínima cuantía. NOTA 2: La Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF solo pagará al contratista seleccionado los valores efectivamente ejecutados. NOTA 3: La Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF no reconocerá suma alguna por concepto de impuestos no incluidos en el valor total ofrecido en la oferta, así mismo no se aceptaran salvedades de naturaleza alguna. 6.6 PLAZO DE EJECUCIÓN Y VIGENCIA DEL CONTRATO: Es hasta el 31 de diciembre de 2014 o hasta agotar los recurso lo que ocurra primero, contados a partir de la suscripción del acta de inicio y previo el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución. El plazo de ejecución del contrato es hasta el 31 de diciembre de 2014 o hasta agotar los recursos lo que ocurra primero, contados a partir de la suscripción del acta de inicio, previo el cumplimiento de los requisitos de ejecución del mismo. El contrato se perfecciona con la comunicación de aceptación de la oferta y para su ejecución se requiere de la expedición del registro presupuestal y de la aprobación de la garantía única. La vigencia del contrato será por el plazo de ejecución del contrato y hasta los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del plazo de ejecución


Página 23 de 36

6.7 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: 6.7.1. Obligaciones Generales del Contratista El eventual contratista se obliga con la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF a:

• Acatar la Constitución, la Ley, las normas legales y procedimientos establecidos por el gobierno nacional y demás disposiciones pertinentes.

• Cumplir con lo previsto en las disposiciones de las especificaciones esenciales, así como la propuesta presentada.

• Dar cumplimiento a las obligaciones con los sistemas de seguridad social, salud, pensiones y aportes parafiscales cuando haya lugar, y presentar los documentos respectivos que así lo acrediten, conforme lo establecido por el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, la Ley 828 de 2003, la Ley 1122 de 2007, Decreto 1703 de 2002, Decreto 510 de 2003, artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, Ley 1562 de 2012 y demás normas que las adicionen, complementen, modifiquen o aclaren.

• Constituir las garantías requeridas en la presente invitación en los tiempos estipulados para ello. • Garantizar la calidad de los servicios contratados, elementos suministrados y responder por ello. • Colaborar con la UIAF para que le objeto del contrato se cumpla y que este sea el de mejor calidad. • Acatar las órdenes que durante el desarrollo del contrato le imparta la UIAF, y de manera general obrar

con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales evitando dilaciones y entrabamientos que pudieran presentarse.

• No encontrase incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad establecidas en la Ley para contratar con el Estado y con la UIAF.

• Reportar de manera inmediata cualquier novedad o anomalía al supervisor del contrato. • Guardar total reserva de la información que por razón del servicio y desarrollo de sus actividades

obtenga, esta es propiedad de la UIAF y esta cobijada de reserva legal. • Suscribir las actas a que haya lugar. • El contratista seleccionado deberá designar un supervisor para la ejecución del contrato. • Las demás que se deriven de la naturaleza del contrato y que garanticen su cabal y oportuna ejecución.

6.7.2 Obligaciones Específicas del Contratista El futuro contratista tendrá las siguientes obligaciones específicas:

• Deberá cumplir con lo establecido en su propuesta. • Deberá cumplir con el objeto y su alcance. • Ejecutar el contrato en las instalaciones de la UIAF ubicada en la carrera 7 No. 31 – 10 piso 6 de

Bogotá • Deberá allegar garantía requerida en el presente documento. • Incluir dentro de la oferta económica el valor de los insumos, repuestos y mano de obra de todos los

servicios descritos en la oferta. • Prestar el servicio incluida mano de obra y entregar los bienes de acuerdo a lo establecido en la presente

invitación en la cantidad solicitada, que garanticen el cumplimiento y satisfacción del objeto de la presente invitación pública de mínima cuantía.

• Si se llegare a presentar alguna inconsistencia en la calidad del servicio y/o los bienes entregados, se deberá responder a más tardar dentro de los ocho (8) días siguientes a la observación que se presentará por escrito por parte del supervisor de la UIAF.


Página 24 de 36

• Que los repuestos y/o elementos que suministre deben ser originales, nuevos, de excelente calidad y reconocidos en el mercado.

• Mantener fijos los precios ofrecidos en la propuesta durante la ejecución del contrato. • Reportar de manera inmediata cualquier novedad o anomalía al supervisor del contrato. • Colaborar con la UIAF para que el objeto contratado se cumpla y garantizar que este se dé de la mejor

calidad. • Suscribir las actas de inicio y liquidación y las demás que surjan durante la ejecución del contrato. • Cumplir con las condiciones técnicas, jurídicas, económicas y comerciales establecidas en la presente

invitación pública y presentadas en la propuesta. • Las obligaciones que contraiga el contratista seleccionado con terceros como parte del cumplimiento de

sus obligaciones contractuales incluyendo responsabilidades contingentes serán de responsabilidad única y exclusiva del contratista seleccionado en el presente proceso.

• Conocer, divulgar y aplicar la política ambiental, de seguridad y salud ocupacional al ejecutar sus actividades o servicios sin crear riesgo para la salud, la seguridad o el ambiente.

• Deberá proveer el recurso humano y todos los requerimientos técnicos necesarios para la ejecución del contrato.

• Tomar todas la medidas contundentes para evitar la contaminación ambiental, la prevención de riesgos durante la ejecución de sus actividades u operaciones y cumplir con todas las leyes ambientales, de seguridad y salud ocupacional aplicables. El contratista no dejará sustancias, materiales y/o residuos peligrosos nocivos para la flora, fauna o salud humana, ni contaminará la atmosfera, el suelo o los cuerpos del agua. La violación de estas normas, se considerará incumplimiento grave del contrato y la Unidad podrá aplicar la cláusula penal o multas a que hubiere lugar, sin perjuicio de las demás acciones legales o sanciones que adelante la autoridad competente del orden distrital o nacional.

• El contrato que se suscriba con el contratista seleccionado no tiene relación laboral alguna ni con el recurso humano que para la ejecución del contrato requiera.

• Utilizar personal idóneo y técnicamente capacitado para la ejecución del objeto del contrato y su alcance, utilizando todos los elementos de seguridad para la ejecución de los trabajos , cumpliendo con la norma vigente de seguridad y salud ocupacional con el fin de prevenir riesgos laborales.

• Serán a cargo del contratista seleccionado la adquisición, transporte e importación si fuere el caso, de todas las herramientas, materiales y demás elementos necesarios para la realización de las actividades objeto del contrato.

• Las demás obligaciones que se deriven de los estudios previos y de la naturaleza del contrato. 6.8 OBLIGACIONES DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO - UIAF

• Pagar en la forma establecida en el numeral 6.4 “FORMA DE PAGO” de la presente invitación pública, la factura presentada por EL CONTRATISTA.

• Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en la presente invitación, en los documentos que forman parte de ella y en la oferta presentada por el contratista.

6.9. INDEMNIDAD El Contratista mantendrá indemne a la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF contra todo reclamo, demanda, acción legal, y costos que pueda causarse o surgir por daños o lesiones a personas o propiedades de terceros, ocasionados por el Contratista o su personal, durante la ejecución del objeto de este contrato, cuando haya lugar a ello. En caso que se formule reclamo, demanda o acción legal contra la Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF, por asuntos, que según el contrato sean de responsabilidad del contratista, se le comunicará lo más pronto


Página 25 de 36

posible de ello para que por su cuenta adopte oportunamente las medidas previstas por la ley para mantener indemne a la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF y adelante los trámites para llegar a un arreglo del conflicto. La Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF, a solicitud del CONTRATISTA, podrá prestar su colaboración para atender los reclamos legales y el contratista a su vez reconocerá los costos que éstos le ocasionen a la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF, sin que la responsabilidad del contratista se atenúe por este reconocimiento, ni por el hecho que la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF en un momento dado haya prestado su colaboración para atender a la defensa de sus intereses contra tales reclamos, demandas o acciones legales. Si en cualquiera de los eventos previstos en este numeral el contratista, no asume debida y oportunamente la defensa de la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF, ésta podrá hacerlo directamente, previa comunicación escrita al contratista y éste pagará todos los gastos en que ella incurra por tal motivo. En caso de que así no lo hiciera el contratista, la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF, tendrá derecho a descontar el valor de tales erogaciones de cualquier suma que adeude al contratista, por razón de los servicios motivo del contrato o a utilizar cualquier otro medio legal. 6.10.ANALISIS DE RIESGOS Efectuado un análisis del presente proceso de selección, se determinó que los siguientes son los riesgos que se pueden presentar durante la ejecución del contrato a celebrar.

RIESGOS EFECTOS IMPACTO (1 A 10) PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

Incumplimiento del contratista No ejecución del objeto contractual 10 10% Mala calidad del servicios La calidad de los trabajos es deficiente 10 10% Mala calidad de los bienes La calidad de los bienes es deficiente 10 10% Pago de seguridad social y demás No pago de obligaciones en salud y demás. 10 10%

6.11. GARANTÍAS EL CONTRATISTA se obliga a constituir a favor de UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO - UIAF, con NIT. 830.068.074-9, como mecanismo de cobertura del riesgo cualquiera de las garantías que se señalan en el artículo 111 del Decreto 1510 de 2013, para lo cual deberá dar cumplimiento a las estipulaciones señaladas en el citado Decreto y en la presente invitación pública. La garantía debe amparar los siguientes riesgos:

• CUMPLIMIENTO: El valor de esta garantía será el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y su vigencia será igual al plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más.

• CALIDAD DEL SERVICIO: Para garantizar la calidad del servicio prestado durante la ejecución del

contrato, el valor de esta garantía será el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y su vigencia será igual al plazo de ejecución de la misma y cuatro (4) meses más.

• SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Para garantizar que el contratista cumpla con las

obligaciones derivadas del empleo de terceras personas, El valor de esta garantía será del cinco (5%) del valor del contrato y con una vigencia equivalente al plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más.

6.12. MULTAS Y CLAUSULA PENAL:


Página 26 de 36

Por incumplimiento total o parcial en la prestación del servicio o a cualquiera de las cláusulas del contrato se impondrá una multa equivalente a 5 SMLMV por cada día de retardo en el cumplimiento de las obligaciones sin que pasen más de 30 días; a partir del día 30 hasta el día 90 la multa se impondrá en un máximo equivalente a 15 SMLMV, y sobrepasando este periodo se procederá a la declaratoria de caducidad del contrato. El contratista faculta al contratante para hacer efectivas las multas y su pago de los saldos que se encuentren en poder de la contratante. 6.13. CLAUSULAS EXCEPCIONALES En caso de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones pactadas en el contrato se aplicarán las cláusulas excepcionales de modificación, terminación e interpretación unilaterales, así como la de caducidad en los términos previstos en la Ley 80 de 1993, y demás disposiciones concordantes. 6.14. SUPERVISIÓN El supervisor del contrato por parte de la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF será el Asesor Código 1020 Grado 13 de la Subdirección Administrativa y Financiera. 6.15. OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR El supervisor tendrá las siguientes funciones:

• Apoyar al contratista en todo lo que induzca a lograr mejores resultados en las distintas actividades del contrato.

• Dar respuestas oportunas a las solicitudes que con ocasión del desarrollo del objeto presente el contratista.

• Velar por el cabal cumplimiento del objeto y de las obligaciones del contrato. • Impartir por escrito las órdenes y solicitudes necesarias para la correcta ejecución del objeto del contrato. • Verificar que la garantía solicitada este vigente de acuerdo con la ejecución del contrato. • Verificar el cumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley 100 de 1993 y sus decretos

reglamentarios, en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, la Ley 828 de 2003, la Ley 1122 de 2007, Decreto 1703 de 2002, Decreto 510 de 2003, artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, Ley 1562 de 2012 y demás normas que las modifiquen, adicionen, complementes o aclaren.

• Ejercer las facultades y cumplir los deberes establecidos en la Ley 1474 de 2011. • Suscribir las actas de inicio, liquidación y demás que surjan durante la ejecución del contrato.

6.16. CLAUSULAS ESPECIALES La Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF, igualmente podrá declarar la caducidad del contrato en los eventos previstos en el artículo 25 de la Ley 40 de 1993. 6.17. TERMINACIÓN POR INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO En el evento en que se presente un incumplimiento grave del contrato por parte del Contratista, de manera reiterada, que afecte la satisfacción de la necesidad de la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF, ésta podrá, de manera unilateral dar por terminado el contrato mediante acto administrativo motivado, sin que sea necesario previa declaración judicial o el cumplimiento de cualquier otro requisito o formalidad diferente a la


Página 27 de 36

comunicación de la decisión de la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF al Contratista. Junto con la decisión de dar por terminado el contrato de manera unilateral, la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF podrá hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria y la garantía de cumplimiento otorgada por el Contratista, así como obtener y perseguir el resarcimiento de la totalidad de los perjuicios que el Contratista le haya causado a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF. 6.18. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES El CONTRATISTA declara bajo la gravedad del juramento, que se entiende prestado con la presentación de la propuesta y documento de aceptación de la oferta, que no se halla incurso en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en el artículo 8º de la Ley 80 de 1993, el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 1º de la Ley 1296 de 2009, en los artículos 1º, 2º, 4º, 84 parágrafo 2º y 90 de la Ley 1474 de 2011, y demás normas concordantes. 6.19. AUSENCIA DE ANTECEDENTES FISCALES En virtud del artículo 60 de la Ley 610 de 2000 el CONTRATISTA declara bajo la gravedad de juramento que no ha sido sancionado por la Contraloría con juicio de responsabilidad fiscal en su contra. 6.20. GASTOS Serán por cuenta del CONTRATISTA todos los gastos e impuestos, tasas y contribuciones derivados de la celebración, ejecución y liquidación del contrato, así como el valor de la prima de la garantía única y sus modificaciones, esta última en caso de que sea exigida. 6.21. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN El CONTRATISTA guardará confidencialidad sobre la información que obtenga de la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF en desarrollo del objeto y obligaciones del contrato. 6.22. SOLUCIÓN DIRECTA DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES Las partes, en aras de solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas en la ejecución del contrato, acudirán a los mecanismos de solución previstos en la Ley, tales como la conciliación, amigable composición y transacción. 6.23. CESIÓN Y SUBCONTRATOS El CONTRATISTA no podrá ceder ni subcontratar el respectivo contrato sin el consentimiento previo y escrito de la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF pudiendo éste negar la autorización de la cesión o del subcontrato. 6.24. DOCUMENTOS Los documentos que a continuación se relacionan, se considerarán, para todos los efectos, parte integrante del contrato y en consecuencia producen sus mismos efectos y obligaciones jurídicas y contractuales:

• La invitación pública del presente proceso incluidas sus adendas y los demás documentos expedidos por la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF en desarrollo del proceso de selección.

• La propuesta del CONTRATISTA y los documentos adjuntos presentados con la misma.


Página 28 de 36

• La comunicación de aceptación de la oferta. • La comunicación escrita de la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF en que declara que se

han cumplido los requisitos de ejecución del contrato y el acta de iniciación, mediante la cual se define la fecha a partir de la cual regirá el plazo para la ejecución del mismo.

• Las actas y demás documentos que durante la ejecución del contrato se suscriban por las partes 6.25. REGIMEN LEGAL El contrato se regirá en general por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en los aspectos particularmente regulados por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y Decreto 1510 de 2013 que le sean aplicables y las demás normas que las regulan, complementan y modifican. 6.26. LIQUIDACIÓN Terminada la ejecución del contrato el supervisor, procederá a su liquidación de mutuo acuerdo dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha de acuerdo que la disponga, conforme con lo ordenado por el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 217 del Decreto Ley 0019 de 2012 y el artículo 11 de la ley 1150 de 2007 que le sean aplicables y las demás normas que las regulan, complementan y modifican. 6.27. DOMICILIO Para todos los efectos legales se fija como domicilio la ciudad de Bogotá, D.C. ORIGINAL FIRMADA GLORIA ELSA PINILLA CASTILLO Subdirectora Administrativa y Financiera P/41 R/108


Página 29 de 36

FORMATO No. 1

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Y ACEPTACION DE CONDICIONES DE LA INVITACION PÚBLICA MÍNIMA CUANTÍA No. 06 DE 2014.

Bogotá, Señores UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO - UIAF Carrera 7 No. 31 – 10 Piso Sexto (6) Ciudad ASUNTO: Contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo del sistema de aire acondicionado de la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF. Respetados Señores: El (La) suscrito (a) _____________________________ de conformidad con las condiciones que se estipulan en los documentos de la invitación pública de la UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO - UIAF, presentamos esta oferta para contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo del sistema de aire acondicionado de la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF; y en caso de que sea aceptada nos comprometemos a cumplir lo establecido en la propuesta y en la invitación pública. Declaramos asimismo bajo la gravedad del juramento:

• Que esta oferta y el contrato que llegare a celebrarse solo compromete a los firmantes de esta carta. • Que ninguna entidad o persona distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta oferta ni en el

contrato probable que de ella se derive. • Que conocemos en su totalidad la Invitación Pública de la UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS

FINANCIERO - UIAF y demás documentos del proceso y aceptamos los requisitos en ellos contenidos. • Que hemos recibido los documentos que integran la INVITACIÓN PUBLICA y aceptamos su contenido. • Que con la comunicación de aceptación de la Oferta publicada en el SECOP www.contratos.gov.co y en

la página de internet de la UIAF www.uiaf.gov.co nos damos por enterados de tal situación. • Que no me/nos hallo/hallamos incurso/s en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad de las

señaladas en la Ley y no nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar.

• Que nos comprometemos a cumplir totalmente con el objeto a contratar, su alcance, obligaciones y demás requisitos exigidos en la invitación Pública de Mínima Cuantía No. 06 de 2014.

• Que acepto (amos) y cumplo (imos) con las especificaciones técnicas de la presente invitación pública, si esta se me llegare a adjudicar.

• Afirmo, que el oferente o los socios de la persona jurídica, o cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, no se encuentra reportado en el boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República (Resolución Orgánica No. 05149 de 2000), que no hemos sido sancionados mediante acto administrativo ejecutoriado por ninguna entidad oficial dentro de los últimos dos (2) años anteriores a la fecha de cierre del presente Proceso de Selección. (DILIGENCIAR SOLO CUANDO EL PROPONENTE NO HA SIDO SANCIONADO).


Página 30 de 36

• Que hemos sido sancionados por: ____________________________________ (indicar el nombre de la(s) entidad(es) sancionadoras). (DILIGENCIAR SOLO CUANDO EL PROPONENTE HA SIDO SANCIONADO)

• Acepto expresamente que cualquier notificación o requerimiento relacionado con la presente invitación se me podrá hacer al correo electrónico señalado en la parte final del presente documento.

• Que conocemos las adendas Nos. ______ publicas por la Unidad en el SECOP y en la página de la UIAF.

• Que ninguno de los documentos de nuestra propuesta cuentan con reserva legal. (En caso de contar con reserva legal indicar norma y documentos).

• Que la presente propuesta consta de ____ folios debidamente numerados. • Que la oferta tiene una validez de treinta (30) días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la

presente Invitación Pública. Atentamente, Nombre o Razón Social del Proponente: ____________________________ N.I.T. ________________________________________________________ Nombre del representante legal : __________________________________ C.C. No. ______________________ de ____________________________ Dirección ____________________________________________________ Teléfonos ___________________________ Fax _____________________ e-mail _______________________________________________________ Ciudad_________________________ FIRMA _________________________ (*) NOTA: Este compromiso deberá ser presentado y firmado por el proponente con la propuesta respectiva. Si es persona jurídica, por quien conforme a la ley esté facultado; Si es consorcio o unión temporal por quien haya sido designado representante en el documento de constitución; Si es persona natural por ella misma; Si actúa en calidad de apoderado, debe estar debidamente facultado por quien tenga la legitimación para hacerlo, caso en el cual debe anexar el poder correspondiente.


Página 31 de 36

FORMATO No. 2

COMPROMISO DE TRANSPARENCIA El (la) suscrito (a) _____________________ identificado (a) con cédula de ciudadanía No. _____________ de ___________, domiciliado (a) en _______________________ actuando en nombre de la entidad ____________, que en adelante se denominará EL PROPONENTE y GLORIA ELSA PINILLA CASTILLO, identificada con cédula de ciudadanía No. 52.645.054 de Bogotá en calidad de Subdirectora Administrativa y Financiera de la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF, quien en adelante se denominará LA ENTIDAD, manifestamos la voluntad de asumir el presente COMPROMISO DE TRANSPARENCIA, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: Que LA ENTIDAD, adelanta un proceso de selección para contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo del sistema de aire acondicionado de la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF. Que EL OFERENTE tiene interés en apoyar la acción del Estado Colombiano y de LA ENTIDAD, en la implementación de mecanismos y normas para el fortalecimiento de la transparencia en los procesos contractuales y en la lucha contra la corrupción. Que EL OFERENTE tiene interés en el presente proceso de Invitación Pública Mínima Cuantía, y se encuentra dispuesto a suministrar la información necesaria para la transparencia del proceso y, en tal sentido, realiza las siguientes manifestaciones y compromisos. DECLARACIONES DEL OFERENTE PRIMERA: Declaro no encontrarme incurso en ninguna inhabilidad e incompatibilidad prevista en la Constitución Política ni en la Ley, así como no tener sanción vigente por la trasgresión de alguna de ellas, para contratar con Entidades Públicas, ni penales de acuerdo a lo previsto en el artículo 18 de la ley 1150 de 2007. SEGUNDA: Declaro que toda la información que suministré durante el proceso contractual y en la ejecución del contrato si me es adjudicado, es cierta. TERCERA: Declaro que no he ofrecido, ni ofreceré, no he dado, ni daré, directa ni indirectamente, dádiva o beneficio para obtener una decisión a mi favor, ventaja impropia o para perjudicar a alguno de los oferentes. CUARTA: Declaro que la oferta presentada es seria y económicamente ajustada a la realidad, que asegura la posibilidad de ejecutar el objeto del presente contrato en las condiciones de calidad y oportunidad exigidas en la presente invitación pública mínima cuantía. QUINTA: Declaro públicamente que conozco y acepto las reglas establecidas para el presente contrato, las modificaciones, adendas, así como las aclaraciones que se realizaron a la invitación pública, en condiciones de transparencia, equidad e igualdad. DECLARACIONES DE LA ENTIDAD PRIMERA: Declaro que no me han ofrecido, ni he recibido, ni he solicitado, ni solicitaré, directa ni indirectamente, dádiva o beneficio para emitir decisión a favor de algún oferente. SEGUNDA: Declaro que el pliego de condiciones están ajustados a la Ley y que los procedimientos se adelanten con observancia de los principios de transparencia y publicidad.

COMPROMISOS PRIMERO: EL OFERENTE. Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad prevista en la Constitución o en la Ley, me comprometo a manifestarla a LA ENTIDAD y me comprometo a ceder el contrato, previa autorización escrita del LA ENTIDAD y, si ello no fuere posible, renunciaré a la ejecución del mismo, de conformidad con lo previsto en el artículo 9º de la Ley 80 de 1993.


Página 32 de 36

SEGUNDO: EL OFERENTE. Me comprometo a desarrollar todas mis actividades en el marco de principios éticos y a asumir con seriedad y responsabilidad todos los compromisos relacionados con el contrato. TERCERO: EL OFERENTE. Me comprometo a suministrar a LA ENTIDAD, cualquier información sobre actos de corrupción, soborno, subjetividad, presión o favorecimiento en el desarrollo del proceso contractual Invitación pública Mínima Cuantía, del que tenga o llegare a tener conocimiento. CUARTO: EL OFERENTE. Me comprometo a cumplir todas las obligaciones, cargas y los términos en general, previstos en la presente Invitación Pública Mínimas Cuantía. QUINTO: EL OFERENTE - LA ENTIDAD. Nos comprometemos a desarrollar todas nuestras actividades en el marco de principios éticos y a asumir con seriedad y responsabilidad todos los compromisos relacionados con el presente contrato. SEXTO: LA ENTIDAD. Me comprometo a ser objetivo, y a tratar con igualdad a todos los oferentes. SÉPTIMO: LA ENTIDAD. Me comprometo a responder y a publicar las respuestas a las observaciones realizadas por todos los participantes. OCTAVO: LA ENTIDAD. Me comprometo a rechazar y a denunciar cualquier dádiva u ofrecimiento hecho directa o indirectamente por algún participante o persona interesada en el proceso contractual. En constancia de lo anterior y como manifestación de aceptación de nuestros compromisos y declaraciones incorporadas en el presente documento, nos suscribimos en la ciudad de Bogotá D. C., el día _________________. UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS EL CONTRATISTA

FINANCIERO - LA UIAF GLORIA ELSA PINILLA CASTILLO __________________________ Subdirectora Administrativa y Financiera Representante Legal (Nombre y Firma) (*) NOTA: Este compromiso deberá ser presentado y firmado por el proponente con la propuesta respectiva. Si es persona jurídica, por quien conforme a la ley esté facultado; Si es consorcio o unión temporal por quien haya sido designado representante en el documento de constitución; Si es persona natural por ella misma; Si actúa en calidad de apoderado, debe estar debidamente facultado por quien tenga la legitimación para hacerlo, caso en el cual debe anexar el poder correspondiente.


Página 33 de 36

FORMATO No. 3

FORMATOS COMPROMISO CONSORCIAL Y COMPROMISO DE UNIÓN TEMPORAL

NUMERAL A. - FORMATO COMPROMISO CONSORCIAL Entre, (persona jurídica)_____, domiciliados en _______, constituida mediante Escritura No.__ otorgada en _____ de 19__ en la Notaría ________ de ____, representada en este acto por ________, mayor de edad y vecino de ______, identificado con la cédula de ciudadanía No. _______ de ______, quien obra en su carácter de _________, con amplias atribuciones al efecto, por una parte, y (persona jurídica)______, domiciliada en _______, constituida mediante Escritura No.______ otorgada el ____ de ____ de 199____ en la Notaría ______ de ____ representada en este acto por ________, mayor de edad y vecino de ________, identificado con la cédula de ciudadanía No.______ de ___________, quien obra en su carácter de __________, con amplias atribuciones, hemos determinado celebrar un compromiso o convenio consorcial que se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA: Este compromiso se celebra con el fin de integrar, como en efecto se integra por medio del presente documento, un consorcio entre___________ y ____________ y __________ y _________ que se denominará ___________, para efectos de presentar una oferta conjunta para la SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA No. 06 de 2014, cuyo objeto es para contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo del sistema de aire acondicionado de la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF. Así mismo, y sólo para efecto de los informes que deba presentar a la Cámara de Comercio la entidad contratante, señalamos que los términos y extensión de nuestra participación en la propuesta y en la ejecución del contrato, es la siguiente: ______________________________. SEGUNDA: Por virtud de lo anterior nos comprometemos, desde ahora por medio del presente documento, tanto a presentar una oferta conjunta, como a celebrar y ejecutar el contrato respectivo en caso de selección, igualmente en forma conjunta y dentro de las condiciones exigidas por LA UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO UIAF TERCERA: Queda expresamente convenido que los consorciados respondemos solidariamente por el cumplimiento total de la oferta y de la ejecución del contrato; en consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de los citados eventos, afecta a todas las personas que lo conforman. CUARTA: Celebrado el contrato, queda convenido que no podrá haber cesión del mismo entre los miembros que integren el consorcio. Cuando se trate de cesión a terceros, se requerirá de la autorización previa, expresa y escrita de LA UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO UIAF. QUINTA: Se hace constar, además, que quienes estamos suscribiendo este compromiso disponemos de atribuciones suficientes para representar a nuestras firmas y para contratar en nombre suyo, no solamente para los efectos del presente convenio sino también para la ejecución y celebración de todos los actos y contratos que se deriven tanto del compromiso consorcial como de la adjudicación del contrato que de ella se derive. SEXTA.- DURACIÓN: que la duración del compromiso consorcial se extenderá desde la firma del presente compromiso, por todo el plazo de ejecución del contrato que nos sea adjudicado y un (1) año más. No obstante lo anterior, en el evento en que no ocurriere la liquidación dentro del año siguiente a la terminación del contrato, la duración se extenderá hasta la liquidación del contrato. SÉPTIMA.- DIRECCIÓN: Para todos los efectos ante LA UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO UIAF, se consignan a continuación las direcciones donde funcionan las oficinas de los consorciados, a saber: 1)_________2)________. No obstante lo anterior, se acepta desde ahora que LA UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO UIAF, puede dirigirse al consorcio a la siguiente dirección:___________. Para todos los efectos los integrantes del Consorcio designamos de común acuerdo a ________________, identificado con C.C. No________ como representante del mismo. Para constancia se firma a los __________ Firmas Nombres Documento de identificación


Página 34 de 36

NUMERAL B. - FORMATO COMPROMISO UNIÓN TEMPORAL Entre, (persona jurídica) ___________, domiciliados en _____________ constituida mediante Escritura Pública No.__________ otorgada en _________ de 199__ en la Notaría __________ de ___________, representada en este acto por _____________ mayor de edad y vecino de ___________, identificado con la cédula de ciudadanía No._____________ de ____________, quien obra en su carácter de ___________ con amplias atribuciones al efecto, por una parte, y (persona jurídica) ______________, domiciliada en ___________, constituida mediante Escritura No.__________ otorgada el ___________ de 199__, mayor de edad y vecino de __________ identificado con la cédula de ciudadanía No. __________ de ___________, quien obra en su carácter de ___________, con amplias atribuciones hemos determinado celebrar un compromiso de unión temporal que se denominará_________ y se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA: Este compromiso se celebra con el fin de integrar, como en efecto se integra por medio del presente una oferta conjunta para la SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA No. 06 de 2014, cuyo objeto es para contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo del sistema de aire acondicionado de la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF. SEGUNDA: Por virtud de lo anterior nos comprometemos desde ahora, por medio del presente documento, tanto a presentar una oferta conjunta, como a celebrar y ejecutar el contrato respectivo en caso de selección, igualmente en forma conjunta y dentro de las condiciones exigidas por LA UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO UIAF. TERCERA: Queda expresamente convenido que las personas que integramos esta Unión Temporal respondemos solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y de la ejecución del contrato, en consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de los citados eventos afecta a todos los integrantes que la conforman. Para efectos de la aplicación de las sanciones por incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y de la orden, convenimos que los términos y extensión de nuestra participación en la ejecución del contrato, es la siguiente: ______________________________. Igualmente, nos comprometemos a no modificar los términos y la extensión de las actividades señaladas anteriormente sin el consentimiento previo y escrito de LA UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO UIAF. CUARTA: Celebrado el contrato, queda convenido que no podrá haber cesión del mismo entre los miembros que integren la Unión Temporal. Cuando se trate de cesión a terceros, se requerirá de la autorización previa, expresa y escrita de LA UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO UIAF. QUINTA: Se hace constar, además que quienes estamos suscribiendo este compromiso disponemos de atribuciones suficientes para representar a nuestras firmas y para contratar en nombre suyo, no solamente para los efectos del presente convenio sino también para la ejecución y celebración de todos los actos y contratos que se deriven tanto de la Unión Temporal como de la selección y del contrato que de ella se derive. SEXTA.- DURACIÓN: que la duración del compromiso de unión temporal se extenderá desde la firma del presente compromiso, por todo el plazo de ejecución del contrato que nos sea adjudicado y un (1) año más. No obstante lo anterior, en el evento en que no ocurriere la liquidación dentro del año siguiente a la terminación del contrato, la duración se extenderá hasta la liquidación del contrato. SÉPTIMA.- DIRECCIÓN: Para todos los efectos ante LA UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO UIAF, se consignan a continuación las direcciones donde funcionarán las oficinas de las personas que integran la Unión Temporal a saber: -----------. No obstante lo anterior, se acepta desde ahora que LA UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO UIAF, puede dirigirse a la siguiente dirección-----Para todos los efectos los integrantes de la Unión Temporal de común acuerdo designamos a -------- como representante de la misma. Para constancia se firma en --------------- ----a los -------- Firmas Nombres Documento de identificación


Página 35 de 36

FORMATO No. 4

PROPUESTA ECONOMICA

Para efectos de establecer el valor de la propuesta, el oferente deberá diligenciar este formulario y DEBE SEÑALAR EL VALOR COMO A CONTINUACION SE INDICA. Para efectos de estructurar el valor de la oferta el oferente deberá tener en cuenta, además de los impuestos de carácter nacional, los demás a que hubiere lugar, los cuales estarán a cargo del contratista. Para presentar la oferta económica el oferente no podrá sobrepasar el presupuesto oficial establecido en el numeral 1.5 del presente documento.

CANTIDAD DESCRIPCIÓN VALOR UNITARIO

VALOR TOTAL

9 Mantenimientos preventivos a dos (2) condensadores de 10,0 TR marca LG 9 Mantenimientos preventivos a veintiún (21) unidades manejadoras de aire

acondicionado tipo consola (Fan Coil) marca LG.

Subtotal IVA

Valor Imprevisto Incluido IVA $1.000.000.oo VALOR TOTAL

NOTA 1: El valor total de la oferta debe incluir el valor de los imprevistos y la misma no puede superar el presupuesto oficial de la presente invitación pública de mínima cuantía, establecido en el numeral 1.5 del presente documento, es decir la suma de $10.500.000.oo M/cte. NOTA 2: El valor de los imprevistos solo se cancelara al oferente en la medida en que estos sean requeridos y aprobados por el interventor de la UIAF. NOTA 3: Todas los repuestos suministrados para imprevistos en caso de ser requeridos deben corresponder a elementos originales nuevos para cada una de las unidades de aire acondicionado o consolas NOTA 4: El valor de los servicios debe incluir insumos, repuestos y mano de obra. Nombre o Razón Social del Proponente: ____________________________ N.I.T. ________________________________________________________ Nombre del representante legal: __________________________________ C.C. No. ______________________ de ____________________________ Dirección ____________________________________________________ Teléfonos ___________________________ Fax _____________________ e-mail _______________________________________________________ Ciudad_________________________ FIRMA _________________________


Página 36 de 36

FORMATO No. 5 INFORMACIÓN TRIBUTARIA DEL PROPONENTE O DE CADA UNO DE SUS INTEGRANTES, SI EL MISMO ES UN CONSORCIO O UNA UNIÒN TEMPORAL. PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES TRIBUTARIAS, EN QUÉ RÉGIMEN SE ENCUENTRA CLASIFICADO COMO PROPONENTE, PROVEEDOR O CONTRATISTA?

PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES TRIBUTARIAS, EN QUE RÉGIMEN SE ENCUENTRA CLASIFICADO COMO PROPONENTE, PROVEEDOR O CONTRATISTA?

SI NO • GRAN CONTRIBUYENTE • RÉGIMEN COMÚN • RÉGIMEN SIMPLIFICADO • PROFESIONAL INDEPENDIENTE

RENTA 1. Es usted sujeto pasivo de retención en la fuente 2. Tiene usted la calidad de autorretenedor

Si tiene la calidad de autorretenedor, anexar fotocopia de la resolución expedida por la DIAN IMPUESTO AL VALOR AGREGADO - IVA

1. A qué régimen impositivo pertenece como contratista o proveedor 2. Es usted responsable del Impuesto al Valor Agregado - IVA 3. Como responsable del Régimen Simplificado, se encuentra en el RUT, deberá

presentar factura con los requisitos mínimos de Ley.

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO 1. De acuerdo a las actividades sujetos al Impuesto, en cual se considera clasificado

y cuál es el porcentaje: • Industrial • Comercial • Servicios

2. Como profesional independiente, soy contribuyente de ICA?

Nombre o Razón Social del Proponente: ____________________________ N.I.T. ________________________________________________________ Nombre del representante legal: __________________________________ C.C. No. ______________________ de ____________________________ Dirección ____________________________________________________ Teléfonos ___________________________ Fax _____________________ e-mail _______________________________________________________ Ciudad_________________________ FIRMA _________________________

documento de invitacion publica de minima cuantia

Documents