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Guías Técnicas de Interoperabilidad

Documento de Especificación G02

Guía para Identificación y Uso de Procesos Tipo en un entorno de Interoperabilidad

Fecha: 03 de febrero de 2016

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Guía para la Identificación y Uso de Procesos Tipo en un entorno de Interoperabilidad

Guía de Interoperabilidad

1. Control documental

1.1. Información del documento

Nombre del documento 02. Guía para Identificación y Uso de Procesos Tipo en un entorno de Interoperabilidad.

Servicio Guías Técnicas de Interoperabilidad Proceso MAAGTIC ADS-Proceso de Administración de Servicios Periodicidad Única vez Fecha de entrega 03 de febrero de 2016 Dimensión EIDA Organizacional-Técnica

1.2. Control de versiones

Autor Versión Fecha de versión

Modificaciones

Zandili García 1.0 03/02/2016

No aplica

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2. Índice

1. Control documental ........................................................................................................ 1

1.1. Información del documento ..................................................................................... 2

1.2. Control de versiones ............................................................................................... 2

2. Índice ............................................................................................................................. 3

3. Introducción .................................................................................................................... 5

4. Relación con otras guías ................................................................................................ 6

5. Alcance .......................................................................................................................... 7

6. Objetivo .......................................................................................................................... 8

6.1. Objetivo general ...................................................................................................... 8

6.2. Objetivos específicos .............................................................................................. 8

7. Prerrequisitos ................................................................................................................. 8

8. Audiencia ....................................................................................................................... 8

9. Proceso .......................................................................................................................... 9

9.1. Descripción del proceso .......................................................................................... 9

9.2. Entradas, salidas y productos .................................................................................. 9

9.2.1. Entradas ............................................................................................................ 10

9.2.2. Productos .......................................................................................................... 10

9.2.3. Salidas ............................................................................................................... 10

9.3. Actividades ............................................................................................................ 10

10. Responsabilidad y autoridad ..................................................................................... 11

10.1. Modelo organizacional ....................................................................................... 11

10.2. Roles involucrados ............................................................................................ 12

10.3. Matriz de responsabilidad .................................................................................. 13

11. Evaluación y control .................................................................................................. 13

11.1. Baja. .................................................................................................................. 13

11.2. Alta. ................................................................................................................... 14

11.3. Crítica. ............................................................................................................... 14

11.4. Proveedor del servicio en el acompañamiento ................................................... 14

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12. Lecciones aprendidas ............................................................................................... 15

13. Anexos ...................................................................................................................... 15

14. Formatos .................................................................................................................. 15

15. Glosario .................................................................................................................... 15

15.1. Glosario de Abreviaturas ................................................................................... 15

15.2. Glosario de Términos ......................................................................................... 16

16. Referencias............................................................................................................... 18

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3. Introducción

La Estrategia Digital Nacional tiene como habilitadores la conectividad, inclusión de habilidades digitales, interoperabilidad, marco jurídico y datos abiertos con el fin de lograr la transformación gubernamental, economía digital, educación de calidad, salud universal y efectiva y seguridad ciudadana contenidas en el Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013-2018. Como parte de la Estrategia Digital Nacional definida para propiciar la transformación gubernamental a través de las tecnologías de la información y comunicación con el fin de lograr la digitalización de los trámites y servicios del Catálogo Nacional de Trámites y Servicios (en lo sucesivo “CNTS”) e incorporarlos al portal de internet www.gob.mx de la “Ventanilla Única Nacional” se derivan en un modelo de Interoperabilidad que persigue como objetivo principal: “Incrementar la interoperabilidad y el intercambio de información de las Instituciones de la Administración Pública Federal”, mediante la sistematización y la automatización de sus procesos. Es por ello que la Secretaría de la Función Pública(en lo sucesivo Secretaría) y la Comisión Intersecretarial para el Desarrollo del Gobierno Electrónico(en lo sucesivo “CIDGE”) han realizado diversas acciones para promover el desarrollo, instrumentación y operación de mecanismos de interoperabilidad, entre estas acciones está la creación de la Subcomisión de Interoperabilidad, encargada de coordinar el proceso para el desarrollo de un Esquema de Interoperabilidad centrado en el ciudadano, que integre, promueva y detone las operaciones digitales de la Administración Pública Federal (en lo sucesivo “APF”). A fin de superar la incompatibilidad de infraestructura tecnológica y contenidos, y se incremente la eficiencia operativa de las instituciones públicas y su relación con los particulares y la sociedad en general surge el Acuerdo por el que se establece el Esquema de Interoperabilidad y de Datos Abiertos de la APF, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 6 de septiembre de 2011 (en lo sucesivo “EIDA”), en el que se sientan las bases, principios y políticas que deberán observar las Instituciones, para la integración de los procesos relacionados con servicios digitales, así como para compartir, reutilizar plataformas y sistemas de información, a fin de incrementar la eficiencia operativa de la APF y su relación con la sociedad. El EIDA establece el Modelo Integral del Esquema de Interoperabilidad para crear las condiciones necesarias que garanticen el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica, organizativa y de gobernabilidad de los sistemas y aplicaciones de la Administración Pública Federal con ello permita la implementación e integración de servicios digitales sobre la plataforma de arquitectura nacional e infraestructura orientada a servicios. Como se muestra en la siguiente ilustración:

https://es.wikipedia.org/wiki/Conectividad

https://es.wikipedia.org/wiki/Inclusi%C3%B3n_digital

https://es.wikipedia.org/wiki/Inclusi%C3%B3n_digital

https://es.wikipedia.org/wiki/Interoperabilidad

https://es.wikipedia.org/wiki/Datos_Abiertos

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Ilustración 1 Modelo Integral del Esquema de Interoperabilidad

Las Guías Técnicas de Interoperabilidad basadas en el Modelo Integral del Esquema de Interoperabilidad, serán el instrumento de las Dependencias, Entidades y la Procuraduría General de la República (en lo sucesivo “Instituciones”) para lograr la sistematización e implementación de trámites y servicios a partir de procesos punto a punto que permitirán la interoperabilidad en la plataforma gob.mx. Las Guías Técnicas de Interoperabilidad en sus diversos apartados se desarrollan en apego al marco jurídico vigente con la finalidad de garantizar la privacidad, seguridad, disponibilidad e integridad de la información a resguardo de las Instituciones y propiedad en todo momento de los ciudadanos, las cuales son concentradas en el Anexo G01-A01 Marco Legal de las Guías de Interoperabilidad.

4. Relación con otras guías

La guía para la identificación y uso de procesos tipo en un entorno de interoperabilidad permitirá orientar a las Instituciones en la implementación de las plantillas tipo que se adecuen a su proceso de negocio en un entorno de interoperabilidad sobre la plataforma de gob.mx.

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La presente guía considera una priorización permitir identificar el proceso necesario para

seleccionar en base al porcentaje inicial del uso de la plantilla.

Ilustración 2 Relación con otras guías

5. Alcance

El alcance de esta guía es establecer el procedimiento que deberá seguir la Institución para

identificar de los procesos tipos existentes definidos sobre la base de los Esquemas de

Tramitación, los cuales son procesos sencillos o macro (Procesos compuestos por procesos

sencillos) y definidos para los trámites del Gobierno Federal, el uso de los mismos, cómo

saber cuál proceso seleccionar identificando el porcentaje inicial de uso de la plantillas.

Sobre la base de los esquemas de tramitación). Asimismo definir los pasos para continuar

con el modelo el proceso para su diagramación con BPMN 2, en un nivel 4 actividad.

Esta guía cumplirá con la dimensión EIDA Interoperabilidad Técnica elaborando

documentos con especificaciones de tecnologías de la información y comunicación con el fin

de Interoperar el trámite entre o en Instituciones, y la Interoperabilidad Organizacional

simplificando los procesos y procedimientos integrados del trámite al promover la

digitalización de información, así como identificar e integrar los proyectos de Infoestructura e

Interoperabilidad fomentando la colaboración y participación con otras Instituciones.

.

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6. Objetivo

6.1. Objetivo general

Definir el procedimiento que cada Institución deberá seguir para Identificar los procesos tipos que sean posibles de reutilizar en el proceso de negocio del Trámite que se desea implementar en un entorno de interoperabilidad en la plataforma de gob.mx.

6.2. Objetivos específicos

Los objetivos específicos son:

1. Realizar la homologación de los componentes comunes reingeniería de procesos y

simplificación de los mismos para los trámites y servicios.

2. Establecer la definición de los trámites tipo para su uso. 3. Establecer el proceso necesario para seleccionar en base al porcentaje inicial del

uso de la plantilla.

4. Promover la reingeniería y simplificación de procesos entre Instituciones que

requieran interoperar en la plataforma de gob.mx.

5. Fomentar la estandarización de la operación de las Instituciones a través de la

incorporación de las mejores prácticas.

7. Prerrequisitos La Institución deberá contar con requisitos mínimos para llevar a cabo la identificación de procesos tipo para la implementación de su trámite

1. El trámite deberá contar con el Visto Bueno por parte del Comité de Interoperabilidad del Plan de Trabajo para Implementar el Trámite en la plataforma gob.mx

2. Contar con el análisis del negocio del trámite que desea implementar.

8. Audiencia

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La presente guía está dirigida fundamentalmente al personal de la Institución y la Secretaría involucrado en el proceso de Identificación y Uso de Procesos Tipo en un Entorno de Interoperabilidad. Para la adecuada comprensión de la guía, se recomienda contar con los siguientes conocimientos:

● Experiencia en el levantamiento de requerimientos, análisis, modelado y diseño de

procesos y modelado de Procesos, así como en su implementación en la herramienta de la plataforma de gob.mx.

9. Proceso

9.1. Descripción del proceso

Las Instituciones deberán adecuar los procesos relacionados con trámites que ofrecen a la sociedad, previo análisis y simplificación de los procesos y procedimientos respectivos, para propiciar en el menor tiempo posible el establecimiento de servicios digitales integrados y de servicios de intercambio de información. Para ello la Institución que requiera el modelado del proceso de negocio del Trámite deberá seguir el proceso para la identificación de procesos tipos ya definidos para la plataforma de gob.mx. En este proceso la Institución podrá seleccionar la plantilla que más se adecue al proceso del negocio del trámite que se planea implementar.

Ilustración 2 Proceso Identificación y Uso de Proceso Tipo

Para una revisión más detallada del proceso consultar en el aplicativo multimedia Guía Nº 2 Identificación de Procesos Tipo.

9.2. Entradas, salidas y productos

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9.2.1. Entradas

● Lineamientos de modelado BPM, Anexo G03-A01

● Catálogo de procesos tipo, Anexo G02-A01

● Manual técnico plantillas BPM,Anexo G02-A02

9.2.2. Productos

● Propuesta Procesos Tipo, Formato G02-F02

● Evaluación de Acoplamiento de Proceso Tipo, Formato G02-F01

9.2.3. Salidas

● Plantilla de proceso tipo identificada, Formato G02-F03

9.3. Actividades

1. Analizar negocio del trámite

El Equipo Técnico de procesos analiza el negocio del trámite, es decir flujo del negocio, reglas, actores involucrado pro, esto con el fin de establecer las bases para la identificación de un proceso tipo.

2. Identificar proceso tipo El Responsable del Proceso de la Institución consulta el Anexo G02-A01 Catálogo de procesos tipo en el que se define el uso de las plantillas sobre la base de los Esquemas de Tramitación, los cuales son procesos sencillos o macro (Procesos compuestos por procesos sencillos) y definidos para los trámites del Gobierno Federal. El Responsable del Proceso de la Institución evalúa las plantillas de procesos tipos existentes, apoyándose en el Formato G02-F01 Evaluación de Acoplamiento de Proceso Tipo, realiza la comparación de los procesos tipo con su proceso de negocio para identificar la plantilla que se acopla a su proceso en base al porcentaje inicial de uso. Esto con el fin de que las Instituciones puedan aplicar reingeniería y simplificación de procesos existentes.

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El Responsable del Proceso deberá indicar las plantillas de proceso tipo que se implementarán por la dependencia, en el Formato G02-F03 Plantillas de procesos tipo a utilizar. Después de la identificación de las plantillas de procesos tipo, las mismas se encontrarán disponibles para que las Instituciones que así lo requieran puedan reutilizar el contenido. Para ello deberá seguir los pasos establecidos en el Anexo G02-A02 Manual técnico plantillas BPM para continuar con su diagramación con BPMN 2, en un nivel 4 (actividad).

3. Sugerir nuevo proceso tipo.

El Responsable del Proceso de la Institución en caso de ser necesario puede sugerir un nuevo proceso tipo, con el fin de promover la reutilización y sistematización de proceso entre Instituciones que requieran implementar un trámite en la plataforma de gob.mx. Para ello el Responsable del Proceso complementará la información del Formato G02-F02 Propuesta Procesos Tipo. El Comité de Interoperabilidad evaluará el proceso y determinará si se adiciona como una plantilla de proceso tipo.

10. Responsabilidad y autoridad

10.1. Modelo organizacional En el siguiente modelo organizacional están representados los roles necesarios para la

ejecución de las actividades del proceso descrito en la presente guía. Una persona puede

tener asignado más de un rol de los establecidos en la representación gráfica. Dicho modelo

no refiere a un organigrama jerárquico del Comité de Interoperabilidad ni de las Instituciones

interesadas en implementar el trámite en la plataforma de gob.mx.

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Ilustración 3 Modelo Organizacional

10.2. Roles involucrados

● Institución

● Responsable del Trámite/Responsable de la Cadena de

Interoperabilidad: Rol orquestador de la implementación del trámite. Quien

deberá:

○ Gestiona todas las solicitudes asociadas a la implementación del trámite en la plataforma gob.mx ante el Comité de Interoperabilidad.

○ Coordinar los esfuerzos y recursos del trámite, o en su caso, de la Cadena de Interoperabilidad del trámite.

● Responsable de Proceso

Persona encargada del ciclo de vida del trámite gestionando los procesos

que apliquen durante el seguimiento.

● Equipo Técnico de Proceso

Grupo de personas encargadas del área técnica dentro de los procesos, los

cuales se encargan de implementar y desarrollar los mismos.

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■ Comité de Interoperabilidad: Grupo de personas encargado de evaluar y autorizar las solicitudes de la Institución, así como de realizar el seguimiento de la implementación del trámite.

10.3. Matriz de responsabilidad

Roles / Responsabilidades: R: Responsable, A: Aprobador, S: Soporte, C:

Consultado, I: Informado.

11. Evaluación y control

La evaluación y control de situaciones, garantiza tomar la decisión correcta frente a

circunstancias particulares, en las que el proceso se vea afectado por ciertas fallas o

inexistencia en los insumos necesarios para el proceso.

Para ello se categoriza las incidencias en tres tipos, se ordenan a continuación:

11.1. Baja.

Dentro de la documentación solicitada existen inconsistencias, como:

● Existen narrativas o descripciones escuetas o limitadas.

● Existen faltas de ortografía en la redacción del documento.

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● Uso de nombres poco comunes o fuera de referencia de su rol para los usuarios

administradores de los servicios.

11.2. Alta. Dentro del proceso, los responsables no realizaron actividades de importancia, como:

● La Institución no realiza la evaluación de compatibilidad de procesos ● La Institución no modelo el proceso en su totalidad acorde al anexo de Lineamientos

de Modelado BPM

11.3. Crítica. Dentro del proceso, los responsables no realizaron actividades de importancia, como:

● La Institución no realiza análisis de procesos de su negocio. Para detener el seguimiento del proceso, este como mínimo tendrá que contar con la

siguiente cantidad de condiciones:

11.4. Proveedor del servicio en el acompañamiento En el acompañamiento para consolidar un trámite o servicio, junto con su gobernabilidad,

los actores principales de la guía con capacidad de toma de decisión por parte del

proveedor del servicio son los siguientes:

Responsable del proveedor del servicio: Grupo KIO Networks.

Correo: [email protected]

Teléfono local: 474 - GOBMX (474-46269)

LADA sin costo: 01800 44 - GOBMX (44-46269)

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12. Lecciones aprendidas

Se deberán documentar las enseñanzas que sean identificadas en cualquier momento del

proceso. Para que éstas queden aprendidas han de registrarse como una base de

conocimiento para que pueda ser revisada y estudiada en ocasiones futuras. Lo que

permitirá tanto a la Institución como al Comité de Interoperabilidad, responder en el menor

tiempo posible en futuros trámites.

Las lecciones aprendidas deberán registrarse acorde a lo establecido en “Formato G01-F02

Registro de Lecciones aprendidas”

13. Anexos

● Anexo G01-F01 Marco Legal de las Guías de Interoperabilidad

● Anexo G02-F01 Catálogo de procesos tipo.

● Anexo G02-F02 Manual técnico plantillas BPM

● Anexo G03-F01 Lineamientos de modelado BPM.

14. Formatos

● Formato G02-F01 Evaluación de Acoplamiento de Proceso Tipo

● Formato G02-F02 Propuesta Procesos Tipo

● Formato G02-F03 Plantilla de procesos tipo a utilizar

● Formato G01-F02 Registro de Lecciones aprendidas

15. Glosario

15.1. Glosario de Abreviaturas

Gob.Mx: Es la plataforma que promueve la innovación en el gobierno, impulsa la eficiencia, y transforma los procesos para proveer de información, trámites y una plataforma de participación a la población. Es el replanteamiento de la relación ciudadano-gobierno. MAAGTIC-SI: Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de tecnologías de la información y comunicaciones, y en la de seguridad de la información. RASCI: La matriz de la asignación de responsabilidades (RASCI por las iniciales de los tipos de responsabilidad) se utiliza generalmente en la gestión de proyectos para relacionar actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo). De esta manera se logra

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asegurar que cada uno de los componentes del alcance esté asignado a un individuo o a un equipo. Secretaría: Secretaría de la Función Pública.

15.2. Glosario de Términos

Accesibilidad: Los contenidos y servicios digitales deberán tener las características de acceso reconocidas a nivel internacional, incluyendo las que se refieren a respetar y considerar las necesidades específicas de las personas con capacidades especiales. Asociación: Las dependencias y entidades compartirán información y conocimiento para la prestación de servicios digitales integrados, así como para la adecuada toma de decisiones Cadena de Interoperabilidad: Es una secuencia de trámites interrelacionados entre sí con un objetivo o un resultado común, dichas relaciones están dadas por las necesidades de información tanto de datos como de documentos que requieren los trámites para ser efectuados. Colaboración: Las dependencias y entidades participarán en las diferentes actividades de planeación, diseño, desarrollo, implantación y operación de servicios digitales integrados, así como de sistemas o aplicaciones para impulsar la eficiencia de la Administración Pública Federal y su interacción con la sociedad. Confidencialidad: Las dependencias y entidades deben garantizar, en términos de las disposiciones jurídicas aplicables, la no divulgación de datos o información a terceros o a sistemas no autorizados. Conservación: Las dependencias y entidades son responsables de conservar y mantener en condiciones adecuadas de operación sus sistemas o aplicaciones, para asegurar la integridad, confiabilidad y disponibilidad de los datos e información contenidos en los mismos a través del tiempo. Dependencia: a las Secretarías de Estado, sus respectivos órganos administrativos desconcentrados, y la Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal, conforme a lo dispuesto en los artículos 1o. y 2o. de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, así como la Procuraduría General de la República. Disponibilidad: Las dependencias y entidades serán responsables de que la información o datos contenidos en sus sistemas o aplicaciones para la prestación de servicios digitales cuenten y cumplan con un nivel de servicio comprometido entre ellas y, en su caso, con los usuarios.

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Eficiencia: La prestación de servicios digitales deberá sustentarse en la generación de economías de escala ligadas a inversiones compartidas, esfuerzos coordinados y soluciones replicables. Entidades: A los organismos descentralizados, empresas de participación estatal mayoritaria y fideicomisos públicos que tengan el carácter de entidad paraestatal, a que se refieren los artículos 1o., 3o., 45, 46 y 47 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Equilibrio: Las dependencias y entidades se aseguraran de que existe un balance entre los aspectos de seguridad de los datos e información y las aplicaciones de acceso a los mismos, de forma que no sea un obstáculo para la interoperabilidad. Esquema de Interoperabilidad: Al Esquema de Interoperabilidad y de Datos Abiertos de la Administración Pública Federal. Estándares abiertos: A las especificaciones cuya utilización esté disponible de manera gratuita o que no suponga una dificultad de acceso, y que su uso y aplicación no esté condicionada al pago de un derecho de propiedad intelectual o industrial. Gobierno digital: A las políticas, acciones y criterios para el uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y comunicaciones, con la finalidad de mejorar la entrega de servicios al ciudadano; la interacción del gobierno con la industria; facilitar el acceso del ciudadano a la información de éste, así como hacer más eficiente la gestión gubernamental para un mejor gobierno y facilitar la interoperabilidad entre las dependencias y entidades. Igualdad: El uso de medios digitales no deberá generar restricciones o limitaciones para los ciudadanos que decidan relacionarse con éstos, con independencia de la utilización de medios de contacto tradicionales, en términos de las disposiciones jurídicas aplicables. Infraestructura: Conjunto de elementos o servicios que se consideran necesarios para el funcionamiento de una organización o para el desarrollo de una actividad. Institución: Dependencias, Entidades y la Procuraduría General de la República. Integridad: Las dependencias y entidades serán responsables de que los datos o información contenidos en sus sistemas o aplicaciones para la prestación de servicios digitales han permanecido completos e inalterados y, en su caso, que sólo han sido modificados por la fuente de confianza correspondiente. Interoperabilidad: Es la capacidad de organizaciones y sistemas, dispares y diversos, para interactuar con objetivos consensuados y comunes, con la finalidad de obtener beneficios mutuos, en donde la interacción implica que las dependencias y entidades compartan infraestructura, información y conocimiento mediante el intercambio de datos entre sus respectivos sistemas de tecnología de información y comunicaciones.

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Legalidad: Las dependencias y entidades en el intercambio de datos o información contenidos en sus sistemas o aplicaciones para la prestación de servicios digitales, deberán sujetarse a las disposiciones aplicables, de la misma manera que sucede en el intercambio de información por medios físicos. Responsabilidad: Las dependencias y entidades, en la prestación de servicios públicos digitales integrados, serán responsables de sus acciones de acuerdo a los niveles de servicio convenidos entre los distintos participantes conforme al tipo de servicio de que se trate. Reutilización: Las dependencias y entidades generarán los medios para poner a disposición y compartir la información, funcionalidades y soluciones tecnológicas, entre aquéllas que lo requieran. Seguridad: Al compartir información por medios digitales, las dependencias y entidades deberán mantener como mínimo, el mismo nivel de garantías y seguridad que se tiene para el intercambio por medios físicos, así como adoptar procesos de ciberseguridad, en términos de lo que establezcan conforme a las disposiciones aplicables las autoridades competentes. Transparencia: Las dependencias y entidades en la prestación de los servicios públicos digitales integrados, facilitarán a los distintos participantes la información que requieran para fines de evaluación y mejora de dichos servicios. Trazabilidad: Las dependencias y entidades en el intercambio de información, deberán contar con registros que les permitan identificar y analizar situaciones, generales o específicas, de los servicios digitales. Ventanilla Única Nacional: Portal que tiene como funciones principales apoyar y acompañar al ciudadano en solicitudes al Gobierno de México, concentrar todos los trámites y servicios en un sólo lugar, permita hacerlos en línea, identificar a las Instituciones y organismos auxiliares de los tres niveles Poder, ayuntamientos, Instituciones y entidades de la Administración Pública.

16. Referencias

● EIDA

http://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5208001&fecha=06/09/2011

● ADS MAAGTICSI,

http://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/58688/ADS_Proceso_de_Administraci_n_de_Servicios.pdf





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