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UNIDAD III Documentacin y Libros de Contabilidad

Porque surgen la documentacin y/o formularios

Fue una necesidad ? Libros y Documentos contablesDesde los inicios de la historia, el hombre ha tenido la necesidad de expresar sus ideas y pensamientos escritos de forma tal, que puedan ser entendidos por un gran nmero de personas. De esta necesidad no se escapa el mundo de los negocios, que adems requiere manejar la informacin con rapidez; por esta razn, surgen la documentacin y/o formularios.

DocumentacinDefinicin:

En el medio legal y comercial, se le conoce como papel y comprobante, que involucra a dos partes como mnimo, donde una confiere derechos y la otra adquiere obligaciones.

Son modelos que se utilizan para capturar y validar la informacin para la acumulacin, control y/o procesos de los eventos o situaciones generados en una empresa.

Clasificacin de la documentacinInterna: Se origina dentro de la empresa y sirve para recoger informacin de actividades de carcter interno.

Externa: Se origina en las instituciones que de alguna forma se relacionan con la empresa, fluyen de fuera hacia adentro de la misma.

Mixta: Son los ejemplares que fluyen en dos vas de adentro hacia afuera y viceversaPropsito de la documentacinCaptar las operaciones y controlarlas: Tomar conocimiento de ella a travs de un documentoComprobar las operaciones: Es decir que sean licitas, mediante firmas autorizadas.

Propsito de la documentacinJustificacin: Es la razn de ser de la operacin, basadas en normas establecidas.Informar: Sobre los movimientos de activos, para efectos de control.Medio de Registro: Los datos de los documentos son anotados en los libros contables.

Establecimiento de los formulariosSe deber realizar un estudio de:

Cual ser su objetivoSi estar justificadoSi no existe otro formulario igual o similarEl costo del formularioSi servir para controlar la operacin, que amerite su implantacinSu operacin de origen

Diseo de los formularioDebern ser diseados por expertos o jefes de departamentos.

El diseador debe producir un modelo destinado a registrar, transmitir y extraer informacin que materialice los objetivos perseguidos.

Principios especficos en el diseo de formulariosDeber contener:

TituloIdentificacinSecuenciaAgrupacin de informacin relacionadaIndicaciones de su usoMrgenes establecidosMedios de identificacin rpida

Principios especficos en el diseo de formularios Si se utilizan copias, se deber marcar el departamento de destino.

Es necesario imprimir espacios para constancia de tramites ( elabor, revis, etc.)

Es conveniente prestar atencin a la forma de los documentos: En block, libros, papel carbn para copia, medidas,uniformes del papel, entre otros.

Documentos ms comunesrea de efectivo y equivalente de efectivo

Vales de CajaArqueo de Fondos FijosRecibo de ingresoCheque

rea de Compras e inventarios

Requisicin de materialesOrdenes de compraTarjetas de inventarioSalidas de bodega

rea de Recursos Humanos

Solicitud de empleoContrato de trabajoTarjeta de control de asistenciaEvaluacin de personal

rea de Ventas y Distribucin

Orden de pedidoComprobante Crdito FiscalFacturaNota de Debito

Documentos ms comunes

rea de Patrimonio neto de los accionistas

Escritura publica de constitucin de sociedadCertificado provisional de accionesCertificado de accionesBonos de fundador

rea de Inversin de Capital

PresupuestosContratos compra-ventaContratos de ServiciosSolicitud de Precios

Documentos ms comunes

Libros ContablesDefinicin:

Son los registros en los que se anotan de manera definitiva la informacin que aportan la documentacin y/o formularios.

Libros donde se asientan el efecto de sucesos, operaciones y cambios que ocurren y afectan al negocio monetariamente

Objetivo de los Libros ContablesProveer los medios para realizar una agrupacin de los hechos aislados que se captan a travs de la documentacin que de una u otra forma tienen que ver respecto a las operaciones de la empresa

Uso de los Libros ContablesEstablecer control contableAcumulacin en forma clara y precisaProporcionar imagen clara y verdicaServir como justificante y fuente de informacin

Usuarios de los Libros ContablesComerciante Individual que lleva contabilidad formal

Libro DiarioLibro Diario MayorLibro de Estados FinancierosLibro Mayor Auxiliar

Usuarios de los Libros ContablesComerciante SocialLibro DiarioLibro Diario MayorLibro de Estados FinancierosLibro de actas de juntas generalesLibro de actas de juntas directivasLibro de registro de accionistasLibro de aumento o disminucin de capitalLibro Mayor auxiliar

Clasificacin de los Libros ContablesLibros Principales u obligatoriosSe denominan contablemente los libros diario, mayor y estados financieros.

Clasificacin de los Libros ContablesLibros Auxiliares u obligatorios

Se denominan contablemente los libros que se llevan para registra en forma analtica las operaciones.Enlace entre libros principales y auxiliares Acumulan cuantitativamente y clasificadamente la documentacin contable La acumulacin descansa en la partida doble. Las cifras anotadas, se trasladan al libro mayor. Las cifras son las mismas anotadas para ambos libros.

Uso de librosLibro diario, el objeto de este libro es registrar en forma cronolgica todas las operaciones de la empresa mediante las partidas contables que se preparan para ello.

Generalmente cada asiento contable debe contener:

Fecha de la operacin.Nmero correlativo de identificacin.Cdigo de las cuentas afectadas.Nombre de las cuentas que deben afectarse.Valores por los que deben afectarse (cargos y abonos).Adems de las columnas de cargos y abonos, debe haber una columna parcial que se utiliza cuando una partida contiene varios conceptos o subcuentas y es necesario separar sus valores para mayor informacin.

Uso de librosLibro mayor, es aqul en donde se sintetiza toda la informacin contable, los asientos que se hacen en este libro se toman del libro diario, en el mismo orden cronolgico, puesto que en el diario se indican los cdigos, nombre de las cuentas y valores que deben ser cargados o abonados.

Cada asiento en el libro mayor debe contener:

Fecha.Cdigo de la contracuenta.Nombre de la contracuenta.Nmero del folio del libro diario de donde proviene el asiento.Valor.

Uso de librosLibro de actas. Artculos 40 y 246, se llevan dos libros en uno de los cuales se asientan los acuerdos de junta general de accionistas y en otro los acuerdos de junta directiva

Las actas de las juntas generales de accionistas se asentarn en el libro respectivo; debern se firmadas por el presidente y el secretario de la sesin o por dos de los accionistas presentes a quienes la propia junta haya comisionado al efecto.

Uso de librosLibro de registro de accionistas. Artculos 147, Si las acciones son nominativas, para ejercer los derechos de participacin en las juntas generales de accionistas y, en general, en la administracin social, bastar que el socio aparezca registrado como tal en el libro de Registro de Accionistas, contendr:

El nombre y el domicilio del accionista; la indicacin de las acciones que le pertenezcan, expresndose los nmeros, series, clases y dems particularidades.Los llamamientos que se efecten.Los traspasos que se realicen.La conversin de las acciones nominativas en acciones al portador.Los canjes de ttulos.Los gravmenes que afecten a las acciones y los embargos que sobre ellas se trabaren.Las cancelaciones de los gravmenes y embargos.Las cancelaciones de los ttulos.

Uso de librosLibro de aumento o disminucin de capital en las sociedades de capital variable.

Artculo 312, todo aumento o disminucin del capital social deber inscribirse en un libro de registro que al efecto llevar la sociedad, el cual podr ser consultado por cualquier persona que tenga inters en ello.

Uso de librosLibro de estados financieros.Artculo 442, al respecto de este registro, seala que este libro contendr:

Los balances generales ordinarios.Los balances generales extraordinarios, ya sea que se practiquen por liquidacin anticipada del negocio, suspensin de pagos o quiebra, por disposicin de la ley o por voluntad del comerciante.Resumen de los inventarios relativos a cada balance.Resumen de las cuentas que se agrupen para formar los renglones del propio balance.El estado de prdidas y ganancias relativo a cada balance. El estado de la composicin del patrimonio.Cualquier otro estado que sea necesario para mostrar la situacin econmica y financiera del comerciante.

Libros Principales u obligatoriosEn el pas existen disposiciones de carcter legal que sealan cuales son estos libros:

Cdigo de Comercio

Artculos 435,436, 437,438, 439,446, 312, 442

Libros Mayores Auxiliares u obligatoriosAdems de los libros principales, toda empresa necesita llevar registros auxiliares

Cdigo Tributario

Artculos 139, 141