Carga y Entrega de la mercancía y su documentación

Guías de Despacho FacturasÓrdenes de Servicio

Introducción

El papel del transportista es conocer en detalles la documentación que acompaña la carga, para que pueda ejecutar una correcta verificación de la mercancía y tomar las medidas

adecuadas en los casos de no conformidad.

Los documentos que trataremos a continuación surgen como soporte de las operaciones de venta y transporte de la

mercancía. En base a ellos se lleva a cabo el registro

contable y fiscal de las empresas y por esta razón la conformidad de ella con la carga es

fundamental.

Es un documento para respaldar todo traslado de bienes de cualquier empresa. Es el

documento que acompaña la entrega de la mercadería. Se debe

emitir una Guía a quien se le esté entregando un bien que se facturará posteriormente (en proceso de venta), y, además, a quien retire un bien de una

empresa para realizar un traslado, aunque no sea venta

(reparos, por ejemplo). Se debe emitir la Guía en el momento del inicio del traslado de los

bienes.

Guía de despacho ¿Qué es?

Las Guías de despacho yResponsabilidad del transportista

Si el transportista traslada mercaderías sin guía de despacho y es fiscalizado, debe identificar al

vendedor o prestador de servicios. Si no lo hace, es responsable solidario de las sanciones. Esto es, las

sanciones se le pueden hacer efectivas a él o al vendedor o prestador de servicios.

La guía de despacho la debe emitir el que ordena el traslado, por lo tanto, el transportista no puede confeccionar dicho documento. Sin embargo, conocer sus detalles se hace necesario para el trabajo de

comparación entre la mercadería real y la documental, es decir, verificar si los datos en la Guía de Despacho corresponden a las

mercaderías que serán trasladadas.

Guías de despacho Verificación de la MercancíaAl recibir la Guía de Despacho y realizar el traslado con ella, el transportista asume que

todo lo que está contenido en el documento es verdad, y por lo tanto

deberá entregar la mercancía tal como ella está descrita. Por esta razón, la confirmación de la información

documental con la mercancía real es una etapa muy importante dentro de la

prestación de servicios del transportista.

La mercancía debe estar conforme en relación a la cantidad y contenido de los bultos y también en relación a la calidad de los mismos. Cualquier observación a respecto de

envases rotos, dañados o faltantes, debe ser registrada.

Las Guías de despacho y sus camposLos datos iniciales en la Guía de Despacho tienen

relación con las informaciones del emisor (tales como razón social,

dirección, teléfonos y giro del negocio).

Las guías también poseen el R.U.T. del emisor

Y un número correlativo único

Cantidad de las especies: indicando número de unidades, peso o volumen si corresponde.

Detalle: nombre y/o características del producto.

Valor unitario: Cuando se trata de traslados de mercaderías que no sean ventas, no es necesario que este campo esté lleno. Pero, debe anotarse en forma clara el motivo del traslado.

Las Guías de despacho y sus camposDatos que deben estar llenados en una guía de despacho

Fecha de emisión de la guía, que debe coincidir con el inicio del traslado. ¡Muy importante!, no se pueden trasladar bienes con guías antiguas.

Identificación del comprador o destinatario de los bienes, con el nombre o razón social, Rut, giro, comuna y teléfono.

Es importante señalar que es necesario poseer 1 Guía de Despacho por dirección de entrega. Si la entrega de un

mismo producto es hecha a un mismo cliente, pero en dos

filiales distintas, el transportista deberá poseer una Guía de

Despacho para cada una de las entregas.

Una Guía por Dirección

Las Guías de despacho y sus ejemplares

El ejemplar original de la guía deberá quedar en poder del comprador y será llevado junto a la mercancía por el

transportista.

El duplicado queda en poder del emisor.

El triplicado es enviado al comprador que deberá devolverlo firmado al

transportista después de estar conforme con lo pedido.

Observación en el ejemplar original del cliente

Campos que deben ser llenados por el cliente al recibir la mercancía conforme.

Es responsabilidad del transportista solicitar al cliente que firme el triplicado para posteriormente devolverlo a la empresa.

El transportista debe entregar la factura al cliente después que él firme la guía de despacho, confirmando la entrega conforme de la carga.En los casos en que exista una situación de

devolución de parte de la mercancía, una nueva factura tendrá de ser emitida y la anticua deberá ser

anulada, ya que existirá una alteración de las cantidades entregadas. Concernirá al transportista

comunicar la empresa sobre esta situación.

FACTURALa factura es un documento que acredita

legalmente una operación de compraventa. En ella se relacionan detalladamente los artículos que el

comerciante entrega al cliente.

Las facturas se confeccionan con los datos que estan en la guía de despacho, por lo tanto, ambos deben ser coincidentes en relación a los campos señalados.

Órdenes de ServicioLa orden de servicio es el documento que debe ser emitido cuando el transportista ejecuta un servicio a una persona física, es decir, cuando el cliente en cuestión no

es una empresa.

Es el único de los 3 documentos aquí estudiados en que el transportista es el emisor. Las órdenes de servicio deben contener todos los datos necesarios para

facilitar y registrar la operación de transporte. Esta formalidad garantiza al cliente y al transportista el cumplimiento de lo previamente establecido en relación a los

precios y objetos a transportar.

En general las órdenes de servicio deben contener los siguientes datos:

Nº de orden de servicio; Fecha de expedición;

Dirección donde debe entregarse la carga; Relación de los artículos a ser trasladados;

Fijación exacta del precio; Condiciones y forma de pago.