DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por

medios electrónicos, ópticos o similares

Documento Electrónico de Archivo

Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por

medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es

producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser

tratada conforme a los principios y procesos archivísticos

CLASES

Los documentos electrónicos pueden clasificarse de acuerdo con ciertos

criterios, por ejemplo:

Por su forma de creación, que se divide en documentos nativos electrónicos,

cuando han sido elaborados desde un principio en medios electrónicos y

permanecen en estos durante toda su vida o documentos electrónicos

digitalizados, cuando se toman documentos en soportes tradicionales (como

el papel) y se convierten o escanean para su utilización en medios

electrónicos.

Por su origen, ya que pueden ser hechos por la administración pública o

presentados por los ciudadanos, empresas u organizaciones.

Por su forma y formato, ya que encontramos documentos ofimáticos,

cartográficos, correos electrónicos, imágenes, videos, audio, mensajes de

datos de redes sociales, formularios electrónicos, bases de datos, entre otros.

Respecto a estos formatos se presentan a continuación

una serie de recomendaciones para su buen manejo

ALGUNAS OPERACIONES DE LA FUNCION ARCHIVISTICA EN

LOS SISTEMAS DE GESTION DE ARCHIVOS ELECTRONICOS

Con el fin de facilitar y garantizar el funcionamiento del programa de

documentos y archivos electrónicos, es preciso definir las operaciones de

la función archivística que el sistema debe proveer; estas operaciones se la

gestión del documento, la retención, el tipo, la seguridad, la transferencia y

la localización. En todo caso, es necesario que la oficina responsable del

programa prevea que este cumpla con los siguientes requerimientos a nivel

de automatización de la función archivística

La norma ISO 14641-1 define un conjunto de especificaciones ISO

concernientes a las medidas técnicas y organizativas a implementar para el

registro, y restitución de documentos electrónicos con el fin de asegurar su

conservación, integridad y perdurabilidad. Cumple la norma e implementa

con la solución de archivo electrónico.

CARACTERÍSCAS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

DE ACUERDO CON LA NORMA NTC/ISO 15489-1

para que sirvan de apoyo a la gestión de las entidades y puedan servir de

prueba, los documentos electrónicos deben poseer ciertas

características:

Autenticidad. Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma

ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo

creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento que se

afirma.

Para garantizar la autenticidad de los documentos, las entidades deben

implantar y documentar políticas y procedimientos para el control de la

creación, recepción, transmisión, mantenimiento

y disposición de los documentos, de manera que se asegure que los

creadores de los mismos estén autorizados e identificados y que los

documentos estén protegidos frente a cualquier adición, supresión,

modificación, utilización u ocultación no autorizadas.

Integridad. Hace referencia al carácter completo e inalterado del documento

electrónico.

Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones no

autorizadas.

Las políticas y los procedimientos de gestión de documentos deben decir qué

posibles anotaciones o adiciones se pueden realizar sobre el mismo después

de su creación y en qué circunstancias se pueden realizar. No obstante,

cualquier modificación que se realiza debe

dejar constancia para hacerle su seguimiento.

Fiabilidad. Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en él.

Es una representación completa y precisa de lo que da testimonio y se puede

recurrir a él para demostrarlo.

Los documentos de archivo deben ser creados en el momento o poco después

en que tiene lugar la operación o actividad que reflejan, por individuos que

dispongan de un conocimiento directo de los hechos o automáticamente por los

instrumentos que se usen habitualmente para realizar las operaciones.

Disponibilidad. Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su

presentación debe mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los

documentos debe ser suficientemente claro y contener la información necesaria

para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser

posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las

funciones de la organización. Se deben mantener los vínculos existentes entre

los documentos que reflejan una secuencia de actividades.

En resumen para un buen archivo de los documentos electrónicos estos deben

conservar su AUTENTICIDAD, INTEGRIDAD, FIABILIDAD y fácil de encontrar

o en otras palabras DISPONIBILIDAD.

A continuación encontraran un ejemplo del proceso de archivo con un tipo de

documento electrónico

1. El documento que queremos archivar debe clasificar y etiquetar. Por

ejemplo el acta de constitución de la empresa.

2. Se le debe realizar una digitalización e indexación automática. Ejemplo el

acta de constitución es escaneada y guardada con un nombre o código

3. Se le realiza un Control de calidad (imagen, clasificación, indexación), dicho

escaneo es revisado para que la imagen capturada sea lo mejor posible.

4. Se debe tener en una bodega o almacenamiento temporal para luego

pasarlo a una bodega final. Ejemplo el acta original es guardado en un

archivo mientras es enviado a su destino final, mientras que el documento

electrónico también es archivado en una carpeta temporal mientras se

decide su ubicación final

5. Se le aplica una indexación complementaria y publicación. Ejemplo al

documento electrónico se le asigna su código o nombre definitivo para

ser publicado o guardado en su destino final

6. Se adiciona en la biblioteca electrónica institucional

DOCUMENTO ELECTRONICO FRENTE A UN DOCUMENTO TRADICIONAL

Algunas de las características que lo distingue de los documentos

tradicionales son las siguientes:

El contenido del documento electrónico puede ser separado del medio en el

que se registró originalmente. El motivo por el que se cambia de soporte es la

obsolescencia de los sistemas por el avance de la tecnología. La ventaja es

que la información no tiene por qué variar, y el inconveniente es que puede dar

lugar a manipulaciones, poniendo en duda por tanto su autenticidad y su

fiabilidad, características fundamentales en la documentación de archivo.

La estructura física de un documento electrónico carece de importancia y no

es válida para determinar la autenticidad de la información que contiene, ya

que se modifica al pasar de un soporte a otro; en cambio existe una estructura

lógica que permite identificar cada documento y representar los elementos de

su estructura interna (campos, márgenes, párrafos...). Se trata de la estructura

que le dio el creador al documento, y deberá ser la que aparezca en la pantalla

del usuario.

La identificación de los documentos electrónicos se hace más complicada

cuando no existe un documento paralelo en soporte tradicional. Por ejemplo,

reconoceremos fácilmente una carta, un informe, un contrato, pero no

quedará muy claro cuando se trate de bases de datos, hipertextos, hojas de

cálculo, sistemas multimedia...

La preservación de estos nuevos documentos también difiere, ya que el

tiempo que se estima que se puede conservar el soporte electrónico varía

entre cinco y treinta años, según qué soporte sea. A esto se suma la rapidez

con que se vuelven obsoletos los sistemas, y el consiguiente volcado que

hay que hacer de unos soportes a otros para poder seguir accediendo a la

información. Por tanto, el modo de preservar estos documentos conlleva la

copia constante de unos sistemas a otros.

Documento en Papel Documento Electrónico

Lectura Pueden ser leídos

directamente por el ojo

humano

Es preciso disponer de un aparato lector

adecuado

Manejabilidad Una hoja pesa menos que

un PC, y es mas fácil de

manejar un documento o

un libro

El PC pesa mas por muy portátil que sea.

Los ojos sufren mas frente a la pantallas

de los computadores

Precio El papel cuesta menos El costo y el peligro de pérdida, robo de

un PC es mas alto, además frente mas

inconvenientes en la movilidad

Búsqueda y

recuperación

En el papel se realizan las

búsquedas visualmente

mas eficaz

Puede parecer que los documentos

electrónicos tienen ventaja en este

terreno, pero depende de la implantación

tecnológica concreta y del uso que se

haga. Así, cuando los documentos

electrónicos se archivan en sistemas de

archivo tradicionales sin las debidas

herramientas de apoyo se multiplica el

tiempo de acceso

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL DOCUMENTO ELECTRONICO VS

DOCUMENTO EN PAPEL

VENTAJAS DESVENTAJAS

Se puede realizar una búsqueda

unificada

Eliminación de desplazamiento

vehicular

Ahorro de espacio físico

Se reduce duplicidad de

documentos archivados como por

ejemplo: fotocopias

Los documentos de mucho valor

se pueden guardar con altos

niveles de seguridad

Se impulsa a la promoción de uso

de poco papel cuidados del medio

ambiente.

No es de fácil acceso cuando no

se tiene a la mano un equipo

electrónico

Esta propenso a que tenga

modificaciones, si no se tiene el

cuidado de colocarle contraseña

para determinados cambios

En una empresa se requiere de un

programa de gestión documental

el cual tiene un alto costo.

LEY 527 DE 1999

(18 de agosto)

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes

de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las

entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

NORMATIVIDAD PARTE I

PARTE GENERAL

CAPITULO I

Disposiciones generales

ARTÍCULO 1°. Ámbito de aplicación. La presente ley será aplicable a todo tipo

de información en forma de mensaje de datos, salvo en los siguientes casos:

a) En las obligaciones contraídas por el Estado colombiano en virtud de

convenios o tratados internacionales;

b) En las advertencias escritas que por disposición legal deban ir

necesariamente impresas en cierto tipo de productos en razón al riesgo que

implica su comercialización, uso o consumo.

ARTÍCULO 2° .Definiciones. Para los efectos de la presente ley se entenderá por:

a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o

comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre

otros, el intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el

telegrama, el télex o el telefax;

b) Comercio electrónico. Abarca las cuestiones suscitadas por toda relación de

índole comercial, sea o no contractual, estructurada a partir de la utilización de uno

o más mensajes de datos o de cualquier otro medio similar. Las relaciones de

índole comercial comprenden, sin limitarse a ellas, las siguientes operaciones:

toda operación comercial de suministro o intercambio de bienes o servicios; todo

acuerdo de distribución; toda operación de representación o mandato comercial;

todo tipo de operaciones financieras, bursátiles y de seguros; de construcción de

obras; de consultoría; de ingeniería; de concesión de licencias; todo acuerdo de

concesión o explotación de un servicio público; de empresa conjunta y otras

formas de cooperación industrial o comercial; de transporte de mercancías o de

pasajeros por vía aérea,

marítima y férrea, o por carretera;

c) Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un

mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido,

vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar

que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que

el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la

transformación;

d) Entidad de Certificación. Es aquella persona que, autorizada conforme a la

presente ley, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas

digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y

estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos,

así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en

las firmas digitales;

e) Intercambio Electrónico de Datos (EDI). La transmisión electrónica de

datos de una computadora a otra, que está estructurada bajo normas

técnicas convenidas al efecto;

f) Sistema de Información. Se entenderá todo sistema utilizado para generar,

enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.

ARTÍCULO 3°. Interpretación. En la interpretación de la presente ley habrán

de tenerse en cuenta su origen internacional, la necesidad de promover la

uniformidad de su aplicación y la observancia de la buena fe.

Las cuestiones relativas a materias que se rijan por la presente ley y que no

estén expresamente resueltas en ella, serán dirimidas de conformidad con los

principios generales en que ella se inspira.

ARTÍCULO 4°. Modificación mediante acuerdo. Salvo que se disponga otra

cosa, en las relaciones entre partes que generan, envían, reciben, archivan o

procesan de alguna otra forma mensajes de datos, las disposiciones del

Capítulo III, Parte I, podrán ser modificadas mediante acuerdo.

ARTÍCULO 5°. Reconocimiento jurídico de los mensajes de datos. No se

negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información

por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.

CAPITULO II

(Aplicación de los requisitos jurídicos de los mensajes de datos)

ARTÍCULO 6º. Escrito. Cuando cualquier norma requiera que la información

conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos,

si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en

cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén

consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito.

ARTÍCULO 7º. Firma. Reglamentado por el Decreto Nacional 2364 de 2012.

Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas

consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de

datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:

a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje

de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;

b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el

cual el mensaje fue generado o comunicado.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en

cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente

prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma.

ARTÍCULO 8º. Original. Cuando cualquier norma requiera que la información

sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará

satisfecho con un mensaje de datos, si:

a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la

información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma

definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;

b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede

ser mostrada a la persona que se deba presentar.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en

cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente

prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o

conservada en su forma original.

ARTÍCULO 9º. Integridad de un mensaje de datos. Para efectos del artículo

anterior, se considerará que la información consignada en un mensaje de

datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la

adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de

comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido,

será determinado a la luz de los fines para los que se generó la

información y de todas las circunstancias relevantes del caso.

ARTÍCULO 10. Admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de

datos. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su

fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del

Título XIII, Sección Tercera, Libro

Segundo del Código de Procedimiento Civil.

En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o

fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un

mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en

razón de no haber sido

presentado en su forma original.

ARTÍCULO 11. Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de

datos. Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a

que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y

demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas.

Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en

la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la

confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la

información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro

factor pertinente.

ARTÍCULO 12. Conservación de los mensajes de datos y documentos.

Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones

sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se

cumplan las siguientes condiciones:

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY

_527_DE_1999.pdf

1 Congreso de Colombia. Ley 527 de 2009. Artículo 2°. La definición de

documento electrónico corresponde con la de Mensaje de datos

2 Colombia. Archivo General de la Nacion (30 de octubre de 2001). Acuerdo

N.º 060 - Archivo General de la Nación.

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-

documentos-electronicos-v1.pdf

http://eprints.rclis.org/9894/1/Manejo_de_Archivos_Electr%C3%B3nicos__Art%

C3%ADculo_1.pdf

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/junio/los_archiv

os_en_la_era_digital.html

BIBLIOGRAFIA

http://efuncionario.com/2009/01/19/documento-electronico-versus-documento-

en-papel-2/

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