Características de las aplicaciones Web

Cada vez más personas utilizan las aplicaciones ofimáticas Web para elaborar documentos profesionales. Los motivos de esta preferencia por escribir y crear archivos que se guardan en sitios Web y no en el escritorio son varias:

Facilidad de acceso, no hay que estar ligado a un determinado ordenador o servidor para utilizar el archivo. Mejor protección, evitamos problemas de virus o errores de disco duro. Posibilidad de compartir nuestros trabajos en línea. Colaboración en línea con cualquier persona y en cualquier lugar del mundo.En este campo la aplicación más utilizada es Google Docs, pero existen otras muchas como Thinkfree o Zoho.

Introducción

Google Docs es un espacio personal donde podemos crear vía Web documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones con muchas de las funcionalidades de los programas / software que se instalan en el PC. Podemos guardar los ficheros que vayamos creando, convertirlos y descargarlos en varios formatos (por ejemplo, PDF) y también podemos subir cualquier documento que tengamos creado con otro programa de ofimática (Microsoft Office, OpenOffice, etc.).

Las principales ventajas de la herramienta son las siguientes:Nuestros documentos están almacenados en la Web, lo cual nos permite acceder  a estos desde cualquier ordenador que tenga conexión a Internet. Permite compartir archivos con otras personas o publicarlos para que quien quiera pueda verlos. La gran cantidad de formatos que soporta: Microsoft Office, OpenOffice, PDF, etc.

Es una herramienta totalmente gratuita.Para utilizar Google Docs debemos tener una cuenta en Google (Gmail).

Video introducción:

http://www.youtube.com/watch?v=RMe8dyUhmls&feature=player_embedded

Crear una cuenta en Google Docs

Al ser una aplicación Web, Google Docs necesita ser utilizado a través de un navegador. Así, el primer paso será abrir una nueva ventana en el nuestro.

Teclearemos en la barra de dirección: http://docs.google.com. Cuando accedamos a Google Docs, lo haremos a la pantalla de acceso (si tienes iniciada sesión en Gmail accederás directamente a la pantalla de inicio):

Inicio en Google Docs

Una vez que hemos accedido nos aparece la pantalla de inicio. El acceso a los archivos y la gestión de los mismos se realizan desde esta pantalla, así que vamos a describirla, ya que son funciones comunes a todos los tipos de documentos.

Configuración Google DocsPara empezar, dentro de la opción de configuración cuyo enlace se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla, podemos seleccionar el idioma de trabajo, la zona horaría así como la posibilidad de visualizar los documentos en la misma ventana del navegador o en una nueva.

Pantalla de inicio

Una  vez configurado, en la parte izquierda de la pantalla de inicio tenemos las distintas opciones de archivo y búsqueda de documentos:Si pulsamos en "soy propietario", visualizamos sólo los documentos creados o subidos por nosotros. También hay otras categorías como: abierto por mí, compartido conmigo, marcados como destacados con una estrella...

Si pulsamos en alguna carpeta, se mostrarán sólo los archivos almacenados en la carpeta seleccionada.En "Todos los elementos", se mostrarán todos. También podemos ver sólo los que cumplan los requisitos de una búsqueda guardada.

Pantalla de inicio

En la parte derecha de la pantalla inicial aparecerán listados los documentos:En la columna Nombre, se muestra el nombre del documento. En la columna Carpetas/Uso compartido, aparece el nombre de la carpeta que lo contiene, si la hay, y los usuarios que comparten el documento. En Fecha se muestra la fecha de la última modificación.Por defecto, aparecen ordenados por fecha, pero podemos ordenarlos por cualquiera de las otras columnas

Crear un elemento nuevo

Para crear un nuevo archivo, basta con hacer clic en el botón Nuevo. Se abre un desplegable y escogemos un tipo de archivo (formulario, documento, presentación, hoja de cálculo o una carpeta) según lo que queramos crear.

Si hemos elegido la opción documento, éste se abre en una nueva pestaña en blanco (o en la misma si así lo hemos configurado anteriormente), que nos muestra la pantalla de edición y ya podemos comenzar a trabajar.

Abrir un archivo para editarlo:

Abrir un documento es tan simple como hacer clic sobre la fila donde está su nombre. Al hacerlo, se abrirá la pantalla de edición y podremos modificar el documento. En el caso de documentos PDF, sólo podremos abrirlos para verlos pero no editarlos para modificarlos.

Si sólo somos lectores del documento, no podremos editarlo y al pulsar sobre el nombre se abrirá en vista previa.

Cómo subir archivos

Cómo subir archivos

Cuando volvemos a la pantalla inicial de Google Docs nos aparece el archivo que acabamos de subir para poder editarlo en línea, compartirlo, etc.

Seleccionar documentos

Un documento seleccionado es aquél que está marcado y sobre el que van a ejecutarse las acciones que efectuemos.

Distinguiremos cuando un documento está seleccionado, porque la casilla a su izquierda aparecerá marcada y el título del documento aparecerá sobre fondo de otro color.

Con respecto a las acciones que podemos realizar sobre los distintos documentos, vamos a ver las más destacadas y que aportan más ventajas sobre las aplicaciones tradicionales de PC.

Compartir documentos

A través de la opción de compartir podemos invitar a otros usuarios a colaborar en la elaboración del documento o simplemente a que lo visualicen.

Compartir documentos

Para ello basta con escribir sus direcciones de correo electrónico o elegirlos de nuestros contactos y asignarles los permisos:

Igualmente podemos obtener el enlace (dirección Web) del documento para que podamos enviarlo en un correo

Chat

Una vez que hemos compartido el documento, una de las opciones más interesantes de Google Docs es que todos los usuarios pueden visualizarlo, modificarlo e incluso comentarlo a través de la herramienta de "Chat" que tiene integrada:

Historial de revisiones

Otra de las opciones interesantes que incorpora Google Docs es la existencia de un Historial de revisiones, con la que podemos tener un control de las distintas versiones del documento, cambios introducidos, etc.

Historial de revisiones

Esta herramienta es útil para poder restaurar una versión anterior en el caso de que alguna de las personas con las que compartirmos nuestro documento elimine, por error, alguna información importante.

Publicar el documento

Finalmente, podemos destacar la posibilidad de publicar el documento en una dirección Web o en nuestro Blog:

Publicar el documento

Dentro de la opción publicar, si pulsamos sobre la opción publicar en blog, nos aparece la siguiente pantalla, donde debemos especificar el proveedor del servidor blog o si está en nuestros propios servidores, nombre de usuario y contraseña:

Documentos de texto

Dado que el paquete de aplicaciones online de Google Docs es muy similar a cualquier otra aplicación tipo Microsoft Office u OpenOffice, nos limitaremos a describir sus características generales y destacar algunas funcionalidades adicionales.

Podemos editar documentos de Google Docs, como páginas de texto con formato: colores, alineaciones, listas, enlaces, imágenes, etc.. al igual que con cualquier procesador de texto. Como vemos el entorno es muy intuitivo para cualquier persona que utilice este tipo de herramientas.

Utilizando documentos de texto podemos crear cartas, trabajos de redacción, documentos con las especificaciones de un proyecto... lo que necesitemos.

Enlaces en los documentos

También podemos incluir un enlace en alguna palabra o texto de nuestro documento. Para ello debemos seleccionar la palabra o texto y después pulsar sobre el botón "Enlace" que aparece subrayado en azul en la barra de herramientas. Se nos abre la siguiente pantalla donde debemos indicar el tipo de enlace (página Web, documento, dirección de correo electrónico), así como sus propiedades:

Guardar y descargar

Sobre el documento generado podemos realizar las operaciones básicas de guardar, cambiar nombre, etc. En este sentido, nos permite guardar y descargar el documento en formato HTML, OpenOffice, PDF, RTF, Texto o Microsoft Word.

Hojas de cálculo

Google Docs nos permite realizar desde cálculos sencillos hasta cálculos más complejos utilizando funciones, además de insertar gráficos, fórmulas, imagenes, dibujos, etc. Su utilización y funcionalidades son similares a cualquier hoja de cálculo. Por tanto, cualquier usuario de Office u OpenOffice, no tendrá ningún inconveniente en desenvolverse y utilizar los comandos e iconos de que dispone Google Docs.

Dentro de la hoja de cálculo también podemos insertar Gadgets o pequeñas aplicaciones ya desarrolladas y listas para incluir en nuestra hoja de cálculo. Son de varios tipos y cada vez se van desarrollando más.

Presentaciones

Las presentaciones nos permiten mostrar la información de una forma más gráfica y visual que un documento de texto. Su función es transmitir información, de forma agradable y muy visual para captar la atención de la persona receptora.

Crear una presentación en Google Docs resulta muy sencillo y aunque es menos potente que otras aplicaciones de escritorio como Microsoft PowerPoint u OpenOffice, cada vez incorpora más funciones interesantes. Además, el hecho de poder crear presentaciones en línea, organizar exposiciones o publicarlas para que se puedan visualizar en cualquier página Web le añaden ventajas frente a las aplicaciones locales.

Formularios online

Mediante esta opción podemos crear formularios e invitar a las personas que queramos a que lo cumplimenten online. Las respuestas de estas personas quedan registradas en una hoja de cálculo. Una vez creado, se nos abre una pantalla donde debemos incluir el nombre del formulario, un texto explicativo del mismo y las preguntas que queramos formular:

Formularios online

Las preguntas pueden ser tipo test, de texto, escala, etc...

Una vez finalizado, podemos enviar un enlace al formulario por correo electrónico dando la posibilidad de que se adjunte en el mismo.

Formularios online

También podemos incluir el formulario en nuestra página Web a través de la opción "Incrustar" que se encuentra dentro de la pestaña "Más acciones", simplemente copiando el código que se nos proporciona.

Todas las respuestas se irán grabando en la hoja de cálculo que se genera automáticamente.