DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Docente : Miguel Ángel

Integrantes : Sofía León Morales

María Chalco Lazo

Carlos Ávila Béjar

Escuela : Ing. Comercial

1. Concepto :

Los documentos administrativos son una comunicación escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la administración publica como en la privada, con el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos reconocidos por la (C.P.).Las leyes y las normas internas de cada entidad o institución

2. Principios fundamentales que rigen la redacción de los D.A.

Formalidad: Los D.A. se redactan teniendo en cuenta determinadas normas, pautas, o esquemas establecidos con el fin de uniformizar su uso.

Simplicidad: Los D.A. deben ser elaborado lo mas simple y breve posible, lenguaje sencillo y común.

Racionalidad: Tener presente el principio de la racionalización. Redactar documentos directos, concretos y precisos .

Flexibilidad: Deberá prevalecer la razón y la apreciación de su contenido.

Eficacia: Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir a la acción en el menor tiempo y lograr sus objetivos.

3.Partes de los Documentos Administrativos

Tiene varias partes las mismas según su ubicación constituyen:

A.- Encabezamiento.- Es el extremo superior del documento y comprende las siguientes partes:

Membrete: Inscripción que identifica a la institución que remite el documento.

Nombre del Año: Denominación que da el gobierno a cada año calendario

Lugar y Fecha: Donde y cuando se elabora el documento; comprende la localidad, el día, mes y año.

Código: Parte que individualiza el documento eh identifica a la institución destinataria.

Compuesto por: Nombre completo del documento: OFICIO Nª correlativo del documento integrado por 3 digitas (025). Las 2 ultimas cifras del año calendario entre guiones - 10 - Las siglas de la Inst. separado por – ó /.

Destinatario: Parte que identifica a la persona, dependencia o Inst.. a quien se remite el documento.

Asunto : Es la síntesis del contenido de un documento o del motivo que le origen.

Referencia : Ha ce mención a los antecedentes del documento que se elabora.

Destinatario: Parte que identifica a la persona, dependencia o Inst.. a quien se remite el documento.

Asunto : Es la síntesis del contenido de un documento o del motivo que le origen.

Referencia : Ha ce mención a los antecedentes del documento que se elabora.

B.-Texto.- Parte central y principal de todo documento cuya cantidad y denominación depende de cada clase o tipo de documento.

C.-Termino.- Extremo inferior del documento integrado por las siguientes partes

Antefirma : Es la palabra o frase que se emplea cuando se a concluido la redacción de un texto.

Firma : Comprende el nombre, apellido y la rubrica. Pos Firma : Parte que identifica al responsable de la

comunicación. Sello : Instrumento que autentica o legaliza el

documento que se envía. Anexo : Se emplea únicamente cuando al documento

que remitimos se acompaña con otros ( recibos, facturas, etc..)

Con copia : Menciona a las autoridades a quienes se envía copia del documento.

Pie de Pagina : Identifica a los responsables de la elaboración del documento.

EL OFICIO

El oficio es un documento protocolar. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.

MembreteLugar y Fecha

CódigoDestinatario

AsuntoTexto

FirmaPost Firma

SelloCon Copia

Pie de Pagina

Partes:

      Universidad Privada

de Tacna           Año de la Consolidación Económica y Social del Perú

OFICIONª 053 -10 – UPT-FACEM

Tacna, Setiembre 08 del 2010

Señor: Ing. Ricardo León Castillo.

Director de la Escuela de Ing. Comercial

de la Universidad Privada de Tacna

Asunto: Invitación a una conferencia de Retail-Plaza Vea

Es grato dirigirme a Usd. Para hacer de su conocimiento que se llevara acabo la conferencia de Retail-Plaza Vea en la Universidad Privada de Tacna en la Facultad

de Ciencias Empresariales el día 20 de octubre a las 6:30 pm. del presente año.

Conocedor de sus técnicas y proyectos hago propicia la invitación para que pueda

asistir en dicha actividad como ponente en el tema de Marketing.

Espera de su amable respuesta y de antemano agradeciendo por su valiosa participación en la conferencia, me despido.

Atentamente.

Ing. Carlos Ávila Béjar

Director de la Escuela de

Inginieria Comercial

La Sumilla. Texto. Lugar y fecha. Firma y

Posfirma.

Es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puedes ser atendido.

Partes :Concepto:

La Solicitud

SOLICITO: Justificación de Inasistencias

 

 

Srta.: Sofía León Morales

Directora de la Escuela de Negocios Internacionales

 

 

Es grato dirigirme a usted para saludarla cordialmente, y manifestarle:

Que habiéndome encontrado delicada de salud y estado con descanso medico, pido a usted pueda facilitarme el poder dar las evoluciones correspondientes a los días no asistidos, agradeciendo su comprensión me despido.

Adjunto la copia de mi certificado medico.

  Tacna,08 de Setiembre del 2010

 

Rosario Salas Rojas.

 

Es una comunicación escrita en forma breve y diplomática de uso interno de las empresas o instituciones, en el que se recuerdan hechos y razones para que se tengan presentes en algún momento, ya sean instrucciones, información o petición. La mayoría de las oficinas cuentan con formatos específicos de memorándum, pero si no fuese así se elaborará en media hoja con los siguientes elementos:

• Membrete.• Fecha.

• Destinatario• Asunto.• Firma.

• Referencias finales

EL MEMORANDO

Tacna 12 de Setiembre del 2010

Memorando Nª 256 -10 - GV

Para : Mauricio del Moral, Director General

De : María Chalco Lazo

Asunto :   Reunión de Ventas

El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Setiembre del 2010. En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.

Es muy importante contar con su presencia.Saludos a UD.

Atentamente

María Chalco Lazo Gerente Ventas

EL INFORME Es un documento por el cual se hace conocer el avance

o la culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de interés

Ordinario Extraordinario Técnico

Clases de informes:

Lima ,30 de agosto del 2010

Informe Nº 0007

SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO “Claretiano”

ASUNTO : Dictado de charlas sobre desastres naturales.

Referencia : Plan operativo Anual de la Institución.

Tengo a bien dirigirme a su digno despacho a fin de hacerle llegar el presente informe sobre las dos charlas programadas en el mes de agosto, sobre Desastres Naturales.

Logros:

Se contó con la participación desinteresada de parte del Ingeniero Alberto Valdivia Torres, distinguido padre de familia de nuestra institución Educativa, quien dicto dos charlas sobre los desastres naturales, los días 15 y 20 de agosto.

Estuvieron a la altura del disertante, quien también proyecto dos videos referidos a los desastres naturales.

Se contó con la participación de todos lo señores profesores y del alumnado en general.

Es cuanto cumplo en informar para su conocimiento.

Atentamente:

John Valderrama Ampuero

Presidente de Defensa Civil.

EL CERTIFICADO

Es un documento que contiene la información o acreditación de un hecho real y que ha sido previamente comprobado o verificado por la persona que lo expide.

La constancia es un documento similar al certificado, los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad. La constancia se usa en

las instituciones tanto públicas como privadas. Se redacta en papel A4 o en formulario preparado, o propósito, para cada caso. (Las constancias que se expiden en formularios se suelen enumerar correlativamente).

LA CONSTANCIA

 

MODELO DE CONSTANCIA DE TRABAJO

 

MABE PERU S.A

RUC Nº .20293670600

CERTIFICA

Que Carla Mendoza Dueñas identificada con D.N.I. Nº 45545634, ha laborado en esta empresa, desde el 06 de junio del 2006 hasta el 23 de mayo del 2009, ocupando el cargo de Asesora de Ventas

La Srta. Carla Mendoza Dueñas durante el tiempo de su permanencia, ha demostrado puntualidad, honestidad y responsabilidad en las labores encomendadas.

Se expide el presente documento, de acuerdo a Ley, para los fines que el interesado crea conveniente.

Lima, 12 de junio de 2009

———————————————————

Representante Legal Julio Rojas Hidalgo

DNI 00789623

La Carta

Es un documento de carácter privado que se utiliza fuera del estado y entre personas naturales para tratar asuntos de interés común relacionados con la vida cotidiana

MembreteLugar y fecha

CódigoDestinatario

AsuntoTexto

AntefirmaFirma

PosfirmaCon copia

Pie de pagina

Concepto:

Partes:

•Carta por el Numero de Destinatarios•Carta por el Tema que Tratan

• C. Administrativa• C. Comercial• C. Notarial

•Otros tipos de Carta• C. Poder• C. Declaración Jurada• C. Solicitud de empleo

Clases de Cartas:

Lima 08 de setiembre del 2010

Señorita

Sofía León Morales

TACNA

Estimada Sofía :

Previo un cordial saludo, te ruego matricularme a la facultad de Ciencias Empresariales de la Universidad Privada de Tacna, en el I semestre del año académico 2011 que esta por iniciar; cuyo para apto te otorgo poder amplio y suficiente por medio de esta carta.

Muchas gracias por todo. Ya pronto estaré por ahí, un abrazo.

María del Carme Chalco Lazo

45717772

Domicilio Jr. Los Helenio 3822

Las palmeras – Los Olivos

El Aviso

Es una nota breve para informar sobre las

actividades cotidianas que se realiza en una determina institución.

Concepto

Institución Educativa

“Marcelino Champagnat”

Tacna, 08 de Setiembre del 2010

Señor Padre de Familia:

Se me es grato dirigirme a Usd. para hacer de su conocimiento que su menor hijo será suspendido por el incumplimiento del reglamento del colegio por 5 días empezando desde hoy.

Atentamente,

María del Carmen Chalco

Coordinadora de O.B.

Concepto:

Es un documento técnico , ilustrativo

que esclarece dudas ,precisa

conceptos, proporciona

elementos de juicio para la solución de problemas y facilita

la toma de decisiones de los

órganos de gobierno.

Partes

Lugar y FechaCódigo

DestinatarioAsuntoTexto

Referencia

AntefirmaFirma

Post FirmaSello

Con CopiaPie de Pagina

El Dictamen

La Constancia

ConceptoEs un documento

similar al certificado. Los dos acreditan la

veracidad de hechos y situaciones que se han

dado o se dan en la realidad.

Universidad Privada

de Tacna

Constancia

La Secretaria de la Facultad de Ciencias Empresariales, que suscribe, deja constancia de que el alumno Carlos Alberto Ávila Béjar con código 2010035920 se encuentra matriculado actualmente en el 1er ciclo del año académico 2010.

Se expide la presente a petición del interesado.

Tacna, 8 de Setiembre del 2010

Dr. Kinston Castañeda Sofía León Morales Decano Secretaria

La Credencial

Concepto: Clases:

Es un documento por medio del cual se

acredita a una persona para que ejecuta o cumpla una acción

• Credencial para Ejercer Funciones Laborales con Carácter Permanente.

• Credencial para Cumplir Labor Eventual.

• Credencial para Ejercer Presentación de una Autoridad.

• Credencial para Ejercer Presentación Política.

• Credencial para Ejercer Cargo o Mandato Legal.

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA

E INFORMATICA

EL JEFE DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA QUE SUSCRIBE OTORGA LA PRESENTE

CREDENCIAL

Al Ing. Carlos Ávila Béjar, Jefe de la Unidad de Procesos Informáticos, quien viaja a la ciudad de Cusco en comisión de servicio, a fin de participar en acciones de capacitación para el personal de la Municipalidad Regional de Cusco.

Se expide la presente credencial para que se le reconozco como tal y se le brinde las facilidades del caso

Tacna, 8 de Setiembre del 2010

Dr. María del Carmen Chalco

Jefe

La Citación

Documento breve por el que se cita o llama formalmente a una persona o a varias a asistir a toda clase de reunión y sesiones

•Nombre del documento•Destinatario•Texto •Lugar y Fecha•Firma y Pie de pagina

Concepto:

Partes :

Municipalidad Provincial

de Tacna

Citación

Señor : Ing. Ricardo León Castillo

Regidor

Por disposición del Alcalde, cita a Usted a sesión ordinaria del consejo municipal, a realizar el día martes 14 del presente a las 16:00 en el Local de costumbre, para tratar la siguiente agenda:

1.- Aprobación ejecución de obras; y

2.-A probación de informes de investigación

Tacna 10 de setiembre del 2010

Abg.. Carlos Ávila Béjar

Secretario General

El Acta

Es un Documento que contiene el testimonio de las acciones mas importantes que han acontecido en la relación formal de determinados actos administrativos

• Acta de trabajo• Acta de sesión• Estaciones o momentos de la sesión

Concepto:

Clases :

Partes

* Titulo * Texto * Firma * Post Firma * Con copia * Pie de pagina

DIRECC.   GRAL.   DE ADMON.

ACTA DE  ENTREGA-RECEPCIÓN

Siendo las 10 hrs.  del día 21 de abril del 2010,  reunidos en el 5o. piso del edificio marcado con el número 67 de la Calle de Magnolia,  Colonia Guerrero,  en México,  D.F.,  el Lic. Raúl Caballero Borja,  Ex director General de Administración ,  Lic.  Gabriel Espinosa Guerrero,  designado por el C. Oficial Mayor a partir del 16 de abril de ,  Director General de Administración,  así como los CC.  Licenciados Luis Sánchez Pérez y Carlos Labastida Ochoa,  quienes fungen como Testigos de asistencia,  se procedió al levantamiento de la Presente Acta de Entrega-Recepción de los bienes y recursos de la Dirección General de Administración:  ---------

RECURSOS FINANCIEROS. Se entrega Informe Financiero al 15 de abril de y efectivo por la cantidad de $10,600.00 depositados en la cuenta No. 542320-7 del Banco Nacional de México,  según Estado de Cuenta anexo.   -----------

RECURSOS MATERIALES. Se entrega inventario de mobiliario y equipo de oficina,  relación del parque vehicular e informede los bienes inmuebles propiedad de la Direc. Gral.  de Admón.

RECURSOS HUMANOS. Se entrega plantilla de recursos humanos al servicio de la Dirección Gral.  de Amón.   -------

DECLARACIONES: -----------------

  El Lic. Gabriel Espinosa Guerrero,  declara que recibe los recursos .objeto de esta Acta con las reservas de Ley,  para que si procede,  hacer valer sus derechos en su oportunidad.    -  -El Lic. Raúl Carballido Borja,  declara que entrega todos y cada uno de los bienes sin excepción con la situación que guardan a la fecha de su renuncia como Director Gral.  de Admón.

Se cierra la presente acta a las 18 horas del día de la fecha firmando al calce los que en ella intervinieron.

              

ENTREGA                                            RECIBE

Lic. Raúl Carballido Borja            Lic. Gabriel Espinosa Guerrero

                                          

TESTIGOS

Lic.  Luis Sánchez Pérez             Lic.  Carlos Labastida Ochoa

La Declaración Jurada

Documento por el cual una persona declara formalmente que lo que dice en el es verdadero y que debe considerarse como tal mientras no se pruebe lo contrario

Partes

•Titulo

•Identificación

•Texto

•Lugar y fecha •Firma

•Pos Firma del declarante

DECLARACION JURADA   Yo, JOSE ANTONIO CARRANZA QUISPE, identificado con DNI No 09303688; declaro bajo juramento de Ley, la veracidad de

mis datos personales consignados a continuación conforme a mi partida de nacimiento en los Registros del Estado Civil del Concejo Distrital de la Victoria, Provincia de Lima, República del Perú.

 1.-Fecha de Nacimiento: 8 de Mayo de 1980.

 2.-Distrito : La Victoria

 3.-Provincia : Lima

 4.-Departamento : Lima

 5.-País : Perú

 6.-Domicilio Actual : Jr. Los Amancayes 387, Callao.

  

Asumo plena responsabilidad de la exactitud de los datos consignados, acogiéndome al marco legal vigente y de Procedimientos Administrativos en general.

 Callao, 12 de diciembre del 2007.

 

 ----------------------------------------------------JOSE ANTONIO CARRANZA QUISPE DNI No 09303688

El ContratoDocumento que contiene los acuerdo a lo que han llegado dos o más personas naturales o jurídicas, para regular o modificar una relación jurídica patrimonial

Área de difusión Enlace Formulación Visación Y firma de contrato

TituloTextoLugar y fechaPie de paginaFirma y pos firma

Partes

EJEMPLO DE CONTRATO:

CONTRATO DE ARRENDAMIENTO: DEL DEPARTAMENTO TRES (3) DEL INMUEBLE MARCADO CON EL NÚMERO CIENTO OCHENTA Y DOS (182) DE LA CALLE DE LAGO DE LA COLONIA NATIVITAS DE LA DELEGACIÓN BENITO JUÁREZ DE ESTA CIUDAD, CÓDIGO POSTAL 03500 QUE CELEBRAN COMO ARRENDADOR EL (LA) SR (A) LUIS ANTONIO MEJÍA Y COMO ARRENDATARIO (A) EL (LA) SR (A) LAURA HERNÁNDEZ Y QUE SUJETAN A LAS SIGUIENTES:

CLÁUSULASPRIMERA.- El (la) Arrendatario(a) pagará al (la) Arrendador (a) o a quien sus derechos represente una renta mensual adelantada de $2100.00 (DOS MIL CIEN PESOS 00/100 M N. los días CUATRO de cada mes, en el domicilio del (la) Arrendador (a), ubicado en LAGO CIENTO OCHENTA Y DOS INTERIOR TRES COL.NATIVITAS MEXICO D.F. De acuerdo con lo dispuesto por el artículo 2427 y fracción I del artículo 2425 del Código Civil, que comenzará a contarse desde la fecha en que se firma este contrato. Toda mensualidad será pagada íntegra aún cuando el (la) Arrendatario (a) ocupe la localidad parte del mes, para cuyo efecto renuncia a lo dispuesto por el artículo 2429 de¡ Código Civil. Conviene expresamente el Arrendatario (a) en que si no cubre la renta dentro de los cinco días naturales siguientes al día CUATRO de cada mes, pagará un 10% (diez por ciento) más por cada mes natural o fracción de retraso por concepto de intereses moratorios.SEGUNDA.- No se entenderá novado este contrato porque el (la) Arrendador (a) reciba las rentas en fechas distintas a la estipulada, ni porque reciba los pagos en un lugar distinto del convenido.TERCERA.- El (la) Arrendatario (a) señala como su domicilio convencional, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 34 del Código Civil, el departamento materia de este contrato v/o para todo lo relacionado con este contrato, incluso para emplazamiento a juicio.

El Currículum Vitae

Es un documento que contiene información sobre las acciones mas sobresalientes de una persona .

•Por presentarse con documentos Sustentarios o sin ellos.

• C.V. Documentado• C.V. Sin Documentar

•Por su grado de complejidad• C.V. Básico• C.V. Fines Profesionales• C.V. Fines Académicos

Clases:

Concepto:

La Invitación

Es un documento protocolar y breve por medio del cual se invita a una persona a asistir a un o actividad de interés.

Concepto: Clases:

•Invitación Simple. •Invitación Especial.

Invitación

Señor: Carlos Ávila Béjar

Es grato dirigirme a usted para hacer propicia la invitación al día familiar que se llevara acabo en la Institución Educativa “CHAMPAGNAT” que se realizara en el patio del nivel secundario el día martes 15 de setiembre a horas 10:00 am.

Agradeciendo su gentil asistencia me despido.

Sofía León Morales

Directora Académica