división tableros y forestal - masisa chile manejo de la herramienta loyal iso sistema de gestión...
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División Tableros y Forestal - Masisa ChileDivisión Tableros y Forestal - Masisa Chile
Manejo de la Herramienta Manejo de la Herramienta LOYAL ISOLOYAL ISO
Sistema de Gestión de CalidadSistema de Gestión de Calidad
I.I. Inducción a Loyal ISOInducción a Loyal ISO
II.II. Loyal ISO DMS para Masisa ChileLoyal ISO DMS para Masisa Chile
III.III. Ingreso a Loyal ISO DMSIngreso a Loyal ISO DMS
IV.IV. Generación de DocumentosGeneración de Documentos
V.V. Revisión – Autorización – Publicación de DocumentosRevisión – Autorización – Publicación de Documentos
VI.VI. Documentos HistóricosDocumentos Históricos
TemarioManejo de la Herramienta LOYAL ISO
ETAPA IETAPA I
Introducción a LOYAL ISOIntroducción a LOYAL ISO
• Loyal ISO es un software orientado a la administración de Documentación, de Auditorias y de No Conformidades de los Sistemas de Gestión (SG).
• Facilita la generación y el control de documentos o procesos relacionados con las normas y procedimientos dentro de una empresa.
• Esta herramienta optimiza el proceso de Generación de documentos, controla los procesos de Revisión y Aprobación, y finalmente los publica para ser consultados por los usuarios del SG.
Loyal ISO está conformado por dos módulos:
DMS Document Management System (Gestión de Documentos).
QMS Quality Management System (Gestión de Auditorias y No Conformidades).
¿Qué es Loyal ISO?Manejo de la Herramienta LOYAL ISO
Componentes LOYAL Módulo DMS
En el módulo DMS se administra la siguiente información:
• Generación : Documentos en Etapa de Elaboración.
• Publicadas : Documentos Vigentes y Publicados del Sistema de Gestión.
• Históricas : Documentos Obsoletos.
Componentes LOYAL Módulo QMS
En el módulo QMS se administra la siguiente información:
• Programas de Auditorias.
• Planes de Auditorias. • Informes de Auditorias Internas y Externas.
• No Conformidades del Sistema de Gestión.
• Acciones Correctivas y Preventivas.
ETAPA IIETAPA II
Módulo DMSMódulo DMS
Arquitectura Loyal Masisa Chile
CL01 Chile Administración
CL02 Chile Tableros
CL03 Chile Maderas
CL04 Chile Forestal
Masisa Chile
Tipos de Alcance
Masisa Argentina
Masisa Venezuela
Masisa Brasil
Países con Loyal ISO
Loyal ISO Masisa ChileCL01 Chile Administración
NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 ALCANCE ALCANCE CÓDIGO ALCANCE CÓDIGO
CL-Masisa Chile (GEN) Resp.: Gastón Urmeneta
CL-Gerencia General Resp.: Gastón Urmeneta
GER - -
CL-Gerencia Tableros Resp.: Luciano Tiburzi
TAB CL-Mapal Resp.: Carlos Romeny
MPL
CL-Chiguayante Resp.: Mauricio Lagos
CHI
CL-Cabrero Tableros Resp.: Carlos Ducomunn
CTA
CL-Valdivia Resp.: Luis Decap
VAL
CL-Gerencia Maderas Resp.: Pablo Vela
MAD CL-Cabrero Aserradero Resp.: Alejandro Nova
CAS
CL-Cabrero Remanufactura Resp.: Pablo Vela
CRE
CL-Chillán Puertas Resp.: Jorge Osorio
CHN
CL-Gerencia Ventas Resp.: Cristián Valenzuela
VEN CL-Ventas Nacionales Resp.: Rodrigo Rojas
VNA
CL-Transporte y Distribución Resp.: Felipe Briceño
LGT
CL-Bodega de Productos Terminados Resp.: Felipe Briceño
BPT
CL-Planificación de la Producción Resp.: José Akiki
PPR
NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 ALCANCE SUB-ALCANCE CÓDIGO SUB-SUB-ALCANCE CÓDIGO
CL-Masisa Chile (GEN) Resp.: Gastón Urmeneta
CL-Gerencia Administración y
AYF CL-Administración Resp.: Germán Domke
ADN
Finanzas Resp.: Ronald Schmidt
CL-Crédito y Cobranzas Resp.: Carlos Maibe
CCZ
CL-Contabilidad Resp.: Susana Ramos
CON
CL-Informática Resp.: Mario Méndez
ITC
CL-Comercio Exterior Resp.: Victoria Morales
CEX
CL-Abastecimiento Insumos y Materiales Resp.: Ricardo Rebolledo
ABA
CL-Gerencia Marketing y Marca
MKT CL-Diseño y Desarrollo Productos Recubierto Resp.: María José González
DDR
Resp.: Rodrigo Torres CL-Diseño y Desarrollo Construcción Resp.: Akira Bornard
DDC
CL-Satisfacción de Clientes Resp.: Akira Bornard
SCL
CL-Comunicaciones Resp.: Paola Paganini
COM
CL-Retail Resp.: Alvaro Cruzat
RET
Loyal ISO Masisa ChileCL01 Chile Administración
NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 ALCANCE SUB-ALCANCE CÓDIGO SUB-SUB-ALCANCE CÓDIGO
CL-Masisa Chile (GEN) Resp.: Gastón Urmeneta
CL-Capital Humano Resp.: Julio Moyano
CHH CL-Compensaciones Resp.: Elsa Gómez
RMN
CL-Servicios al Personal Resp.: Mireya Ferrada
SPE
CL-Relaciones Laborales y Contratistas Resp.: José Miguel Obreque
RLB
CL-Capacitación y Desarrollo Resp.: Patricia Pezo
CYD
CL-Subgerencia Legal Resp.: Darío Araya
LEG
CL- Subgerencia Seguridad y Salud Ocupacional Resp.: Luis Fuentes
SSO
CL- Subgerencia Medio Ambiente Resp.: Mariela Arévalo / Mauricio Alegría
AMB
Loyal ISO Masisa ChileCL01 Chile Administración
Loyal ISO Masisa ChileCL02 Chile Tableros
NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 ALCANCE ALCANCE CÓDIGO ALCANCE CÓDIGO
CL-Operaciones Tableros (OPT)
CL-Aglomerado Resp.: Jorge González
AGL - -
Resp.: Luciano Tiburzi CL-MDF Resp.: Juan Carlos Wulf
MDF - -
CL-Impregnación y Melamina Resp.: Eduardo Barrueto
MEL - -
CL-Puertas y Enchapado Resp.: Sergio Torres
ENC - -
CL-Terminación Resp.: Guillermo Agüayo
TER - -
CL-Manejo de Materias Primas Resp.: Gonzalo Inostroza
MMP - -
CL-Abastecimiento Materias Primas Resp.: Mauricio Brevis
AMP - -
CL-Mantenimiento e Ingeniería de Planta Tableros Resp.: Marcelo Etchepare
MNT - -
CL-Tecnología y Desarrollo Resp.: Esteban Ramírez
TYD - -
NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 ALCANCE ALCANCE CÓDIGO ALCANCE CÓDIGO
CL-Operaciones Maderas (OPM)
CL-Aserradero y Secado Resp.: Alejandro Nova
ASR - -
Resp.: Pablo Vela CL-Molduras Resp.: Pablo Vela
REM CL-Molduras Finger Joint Resp.: Juan Carlos Díaz
MFJ
CL-Molduras MDF Resp.: Víctor Puentes
MMF
CL-Componentes Puertas Resp.: Cristian Alarcón
CPT
CL-Puertas Sólidas Resp.: Jorge Osorio
PTA - -
CL-Mantenimiento Maderas Resp.: José Poblete
MNM - -
CL-Planificación y Desarrollo Resp.: Cristián Athens PLD
CL-Planificación y Control de Operaciones Resp.: Cristián Athens
PCO
CL-Gestión y Desarrollo (Estudios Técnicos y Metrología) Resp.: Felipe Gacitúa
GDM
Loyal ISO Masisa ChileCL03 Chile Maderas
Loyal ISO Masisa Chile Sistema Documental MCL
Estructura de Documentación
CL01 CHILE ADMINISTRACIÓN CL02 Y CL03 CHILE TABLEROS Y
MADERAS CATEGORÍA
DEL DOCUMENTO
TIPO DE DOCUMENTOS DE MASISA CHILE
CÓDIGO DEL DOCUMENTO NIVEL 1
(GERENCIA GENERAL)
NIVEL 2 (GERENCIAS DE ÁREAS)
NIVEL 3 (RESPONSA-
BLES DE ALCANCES)
NIVEL 1 (GERENTE DE
OPERACIONES)
NIVEL 2 (RESPONSA-
BLES DE ALCANCES)
CL-Política PLT X 1
CL-Manual MAN X X X
CL-Procedimientos PRO X X X 2
CL-Planes y Programas PLN X X X X X
CL-Instructivos INT X X X X X 3
CL-Especificaciones ESP X X X X X
CL-Registros RGT X X X X X 4
CL-Otros Documentos ODC X X X X X
Loyal ISO Masisa Chile Sistema Documental MCL
Política, Manuales, Procedimientos, Planes y Programas, Instructivos, Especificaciones
Tipo de Alcance -Tipo de Doc. Número-Alcance-Ubicación
CL02-INT.0001-MDF-MCL
CL02-INT.0001-MDF-CTA
Tipo de Alcance
Tipo de Documento NúmeroAlcance
Ubicación
Usuarios Loyal ISOManejo de la Herramienta LOYAL ISO
• Administradores: Gerentes de Área, Coordinador SG Masisa Chile y Líderes Loyal ISO de cada Planta.
• Perfil Completo: Autores - Revisores – Autorizadores de Documentos (Responsables de Alcances).
• Perfil Lector: Visualización de Documentos, todo el personal de Masisa Chile.
ETAPA IIIETAPA III Ingreso a LOYAL ISOIngreso a LOYAL ISO
Acceso al SistemaAcceso al SistemaManejo de la Herramienta LOYAL ISO
Paso 1: Nombre Usuario
Paso 2: Contraseña para Usuarios que Ingresan por Primera Vez: password
Paso 3: Cambiar Contraseña
Ingresar a Loyal productivo
Cambio de Contraseña
SOLAPAS
Indicador de Vista y Navegador seleccionado
Identificador de Módulo
Navegador
Vista Seleccionado
Desconexión (Log off)
Vistas de Loyal ISO Módulo DMS
Lectura de documentos
Paso 1: Publicadas Paso 2: Seleccionar vista por “Alcance” ó por “Tipo de Documento”
Paso 3: Seleccionar Alcance
Paso 4: Seleccionar documento
Paso 5: Seleccionar Abrir
Lectura de documentos
Sección Word
Sección Excel
Sección permanente “Archivos Anexados”
Lectura de documentos
Paso 6: Vista Tipo TextoPaso 7: Vista Word
Lectura de documentos
Paso 8: Lectura en Word
Paso 9: Salir de Word y volver a Loyal ISO
Lectura de documentos
Paso 10: Imprimir “Copia No Controlada” ó
“Vista Preliminar”
Paso 11: Seleccionar orientación de la
“Plantilla” o formato del documento (vertical u
horizontal)
Paso 12: Seleccionar orientación de la
Información (vertical u horizontal)
Paso 13: Aceptar
Paso 13: Salir
ETAPA IVETAPA IV
Generación de Generación de DocumentosDocumentos
Generación de documentos
Paso 1: Generación
Paso 2: Hacer ClicNuevo
Generación de documentos
Paso 3: Buscar Codificación CL
Seleccionar Tipo de documento a generar
Paso 4: Seleccionar
Plantilla a Utilizar
Generación de documentosPropiedades del Documento
Paso 5: Asignar Nombre al documento
Paso 6: Hacer Clic en Alcance
Paso 7: Seleccionar Tipo de Alcance del
documento
Paso 8: Seleccionar Alcance del
documento (sólo un alcance)
Paso 9: Aceptar
Generación de documentosPropiedades del Documento
Paso 10: Seleccionar NO en visualización
Pública
Paso 11: Seleccionar Casilla
Notificación
Paso 12: Asignar 30 días para notificación de
caducidad del documento
Paso 13: Seleccionar Fecha de Publicación del
documentoPaso 14: Seleccionar Fecha de Vigencia
Generación de documentosPropiedades del Documento
Paso 15: Hacer Clic en Puntos de la
Norma
Generación de documentosPropiedades del Documento
Paso 16: Seleccionar Norma Relacionada con el
documento
Paso 17: Seleccionar
cláusulas de la Norma Relacionada con el documento
Paso 18: Aceptar
Paso 19: Hacer Clic en “Categorías”
Generación de documentosPropiedades del Documento
Paso 20: Seleccionar Categoría.La Categoría debe ser igual al Alcance
definido previamente.
Paso 21: Aceptar
Generación de documentosPropiedades del Documento
Paso 23: Guardar Documento
Paso 22: Verificar Datos
Generación de documentosPropiedades del Documento
Paso 24: Seleccionar Solapa Documento
Paso 25: Hacer clic en Casilla Word
Generación de documentosPropiedades del Documento
Generación de documentosContenido del Documento
Paso 26: Se abre plantilla del documento donde se debe
cargar el contenido
Generación de documentosContenido del Documento
Paso 27: Pegar el Documento y
Guardar
Generación de documentosContenido del Documento
Paso 28: Guardar
Generación de documentosAsignar Workflow
Paso 29: Seleccionar Solapa Workflow
Paso 30: Hacer clic en nombre
Generación de documentosAsignar Workflow
Paso 31: Seleccionar Workflow Predefinido
Paso 32: Seleccionar Revisor
Predeterminado
Predeterminado
Predeterminado
Generación de documentosAsignar Workflow
Paso 33: Seleccionar Notificación Paso 34: Asignar días
para revisión
Paso 35: Buscar Revisor(es) Paso 36: Asignar
Revisor(es)
Paso 37: De los revisores asignados, elegir cuantos aprueban el documento
Paso 38: Aceptar
Generación de documentosAsignar Workflow
Paso 39: Guardar
Generación de documentosAsignar Workflow
Generación de documentosEnvío del documento al Revisor
Paso 40: Seleccionar
Solapa Propiedades
Paso 41: Hacer Clic en Acciones
Seleccionar“Enviar al Revisor”
Generación de documentosEnvío del documento al Revisor
Paso 42: Ingresar Comentario para Revisor
Paso 43: Hacer clic en OK
ETAPA VETAPA V
Revisión - Autorización - PublicaciónRevisión - Autorización - Publicación
Revisión de Documentos
Función:
Revisar la forma y el fondo de aquellos documentos que se encuentran en estado de “Revisión”. Este rol es asignado por el autor del documento, dentro de los usuarios configurados en el workflow como revisores.
Revisión de Documentos
Notificación
Revisión de Documentos
Paso 1: Generación
Paso 2: Pendientes Propios Paso 3: Buscar
estado “Revisión”
Paso 4: Seleccionar documento
Paso 5: Abrir el documento
Revisión de Documentos
Paso 6: Revisar Documentación
Revisión de Documentos
Paso 6: Revisar Documentación
Revisión de Documentos
Paso 7: Luego de revisar el documento, las acciones son:-Devolver al Autor Si hay comentarios; ó- Enviar al Autorizador.
Paso 8: Cerrar
Revisión de Documentos
Autorización de Documentos
Función:
Aprobar aquellos documentos que se encuentran en estado de “Autorización”. Este rol esta dado por definición al “Responsable del Alcance” al que pertenece el documento.
Autorización del Documento
Notificación
Autorización del Documento
Paso 1: Generación
Paso 2: Pendientes Propios
Paso 3: Buscar estado “Autorización”
Paso 4: Seleccionar
Paso 5: Abrir documento
Autorización del Documento
Paso 6: Revisar Documentación
Autorización del Documento
Autorización del Documento
Autorización del Documento
Paso 7: Luego de revisar el documento, las acciones son:- Devolver al Autor si hay comentarios; ó- Documento OK: Enviar a publicación, el documento queda publicado automáticamente.
Documentos Publicados
• En el módulo Publicadas se podrán visualizar todos los documentos que han sido publicados, luego de cumplir todos los pasos del Workflow. Además, aquí se realiza el seguimiento y control de las copias controladas.
• Para acceder haga clic en la solapa Publicadas del navegador del módulo.
Publicadas
Documentos Publicados
Paso 1: Seleccionar “Publicadas”
Paso 2: Seleccionar “Documento por
Categoría”
Paso 3: Abrir carpeta Chile
Paso 4: Seleccionar Alcance
Paso 5: Abrir documento
ETAPA VIETAPA VI
Documentos HistóricosDocumentos Históricos
Históricas
• En esta sección se encuentran todos los documentos que han sido removidos de la sección Publicadas o Generación, tales como documentos obsoletos o los que han cambiado de versión.
• Puede ser visualizada por todos los usuarios.
• Para acceder haga clic en la solapa “Históricas”.
Paso 1: Seleccionar “Históricas”
Paso 2: Seleccionar Tipo de Vistas
Paso 3: Buscar documento por Código, Alcance, Referencias,
Tipo y Autor.
Históricas
Paso 5: Abrir documento Histórico
Paso 4: Seleccionar documento buscado
Muchas Gracias!Muchas Gracias!