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DistribuciDistribucióón capilar :n capilar :CCóómo usar las nuevas las tecnologmo usar las nuevas las tecnologíías para su optimizacias para su optimizacióónn

Getafe, 27 de Febrero 2008

2www.cel-logistica.org

El Gestor de TransportesLa Distribución CapilarModelos de Distribución CapilarVariables de DecisiónEl proceso Pedido – Albarán – FacturaNuevas Tecnologías Aplicadas a la Distribución CapilarOtras Iniciativas para la Optimización de la Distribución Capilar El Centro Español de Logística

Programa :

Agenda


PROPORCIÓN DE COSTES TOTALES

27%

28%

45%MARKETING

DISTRIBUCIÓN

PRODUCCIÓN

Visión General

La Función del Gestor de Transporte


1. Proporcionar el nivel deseado de Servicio al Cliente.

2. Minimizar los costes de inversión a niveles aceptables.

Objetivos



Uso efectivo de Mano de obra y VehículosOperación eficiente de los vehículosDirección segura de las operacionesSeguridad del producto en tránsitoEntrega oportuna del producto a los puntos de venta / clientes finalesDirección legal de las operacionesEn un ambiente de cambio constante

Responsabilidades


Los servicios logísticos deben atender mercados cada vez más evolutivos y exigentes


Requerimientos a largo plazo del transporte

Que sistemas de transporte utilizar

Como organizar la red de transportes

Optimización continua de Costes.

Optimización continua del Nivel de Servicio

Requerimientos estratégicos



Cambios de Estacionalidad

Cambios en Volúmenes

Cambios en servicio y costes

Cambios en productos

Requerimientos de planificación



Manejo de las operaciones del día a día

Elementos de corto plazo.

Requerimientos operacionales



La Distribución Capilar

Se define como la distribución de mercancías dentro de las ciudades. Hay tres aspectos que caracterizan y condicionan la Distribución Capilar:

• La influencia de las infraestructuras• La estrategia de distribución• Las características del vehículo.

Cumplir con estos condicionantes resulta complicado debido a diversos factores como pueden ser la dificultad en gestión del tráfico, la dificultad en introducir medidas supramunicipales, el aumento del número de vehículos en las ciudades, el desarrollo del comercio electrónico y la preocupación por el impacto ambiental entre otras.

El Concepto de Distribución Capilar



Las características de la Distribución Capilar dependen de la zona geográfica y de los mercados receptores atendidos :

• Distribución a Cliente Final

• Distribución a Punto de Venta





Aprox : 650.000 puntos de entrega

40% del mercado: Cadenas o Agrupaciones, 60% Establecimientos Independientes

Suministro a establecimientos de cadenas, generalmente viaacuerdo cadena-fabricante + acuerdo fabricante-O.L.

Suministro a independientes vía:

– Distribuidores– Mayoristas & Cash and Carry– Grandes superficies– O.L.


• Flujo Logístico: quién y cómo se distribuyen las mercancías y a quién pertenecen las mismas

• Flujo Comercial: quién y cómo se captan los pedidos

• Flujo Administrativo: quién y cómo se facturan los pedidos

Modelos de Distribución Capilar

Flujos que pueden caracterizar un Modelo de Distribución


• Entregas Directas: (entre el Vendedor del Producto y el Receptor puede existir un operador logístico (con o sin cross docking), una plataforma o una delegación del propio del Vendedor del Producto).

– Preventa– Autoventa– Entrega Directa

• Entregas Indirectas o a través de Distribuidor : (en estas entregas la diferencia la marcará la propiedad de las mercancías, pudiéndose considerar al distribuidor como un Vendedor dentro de los tres modelos de entregas directas cuando la propiedad pertenece al distribuidor).

– Distribuidor sin propiedad de la mercancía– Distribuidor Ventas Propias


Clasificación (Flujo Logístico)


PEDIDO CONTRA STOCK FABRICANTE

CLIENTE

FABRICANTE

2

ENTREGA PRODUCTOS

TALON/ TRANSF. SI CREDITO

ALBARÁN

PREVENTA

CARGA CAMIÓN

1HOJA DE CARGA

DE CAMIÓN CON DOCUMENTOS ENTREGAINCLUYE RUTA DE CLIENTES

Y SECUENCIA

5

LIQUIDACIÓN RUTAENTREGAS

DEVOLUCIONESEFECTIVO

PEDIDOS DÍA SIGUIENTE

FACTURAAL CLIENTESI CONTADO

4

DEVOLUC. PRODUCTOS

3ALBARÁN FIRMADO

EFECTIVO SI CONTADO.

FACTURAAL CLIENTE

(SI CREDITO) 6

7NOTA ABONO

CLIENTE SI APLICA DEVOLUCIÓN

Flujo Económico.

Flujo Físico de bienes.

La característica fundamental de este modelo es el tratamiento y captación del pedido: los pedidos son recogidos con anterioridad y servidos según las condiciones acordadas con el cliente.

Operador /Delegación

0


Modelo : Preventa


B

CLIENTE

FABRICANTE

2

ENTREGA PRODUCTOS

TALON/ TRANSF. SI CREDITO

ALBARÁN

AUTOVENTA

CARGA CAMIÓN

5

LIQUIDACIÓN RUTAENTREGAS

DEVOLUCIONESEFECTIVO

PEDIDOS DÍA SIGUIENTE

FACTURAAL CLIENTESI CONTADO4

DEVOLUC. PRODUCTOS

3ALBARÁN FIRMADO

EFECTIVO SI CONTADO.

FACTURAAL CLIENTE

(SI CREDITO) 6

7NOTA ABONO

CLIENTE SI APLICA DEVOLUCIÓN

Flujo Económico.


Operador /Delegación

PEDIDO CONTRA STOCK CAMION

1

En este modelo el pedido es inducido por el repartidor según el stock disponible en el camión en el momento de hacer el reparto.


Modelo : Autoventa


B

Flujo Económico.


CLIENTE

FABRICANTE

2

PEDIDOVINCLE, FAX, EDI, TELF.

ENTREGA PRODUCTOS

FACTURAAL CLIENTE

4

ALBARAN FIRMADO

TALON/ TRANSF.

ALBARÁN

1

3

OPERADORCross Docking

2’ALBARÁN


Modelo : Entrega Directa


B

Flujo Económico.


CLIENTE

FABRICANTE

4

ENTREGA PRODUCTOS

ALBARÁN

DISTRIBUIDOR

REAPROVISIONAMIENTO PRODUCTOS

1

ALBARÁN DE REAPROV

2

CONFIRMACIÓN REAPROV (TEL,

FAX, EMAIL)

3ALBARÁN FIRMADO

PEDIDO CLIENTEAUTOVENTA,

5

6

CONFIRMACIÓN ENTREGAS A CLIENTES PARA FACTURAR

TALON/ TRANSF.

FACTURAAL

CLIENTE

7

Los distribuidores funcionan como un autoventa, empleando incluso la misma aplicación.


Modelo : Distribuidor sin Propiedad de la Mercancía


B

Flujo Económico.


A partir de un inventario mensual el diferencial respecto al mes anterior se factura al distribuidor. Las ventas contado son ventas del distribuidor, pero también puede tener ventas propias a clientes suyos.

El modelo objetivo a conseguir es obtener la información de ventas del distribuidor al punto de venta

CLIENTE

FABRICANTE

5

ENTREGA PRODUCTOS

ALBARÁN

DISTRIBUIDOR

CARGA CAMIÓN

1ALBARÁN

DE REAPROV

2CONFIRMACIÓN REAPROV (TEL,

FAX, EMAIL)

FACTURAA CLIENTE7

4ALBARÁN FIRMADO

EFECTIVO.

9 FACTURAA DISTRIBUIDOR

PEDIDO CLIENTEAUTOVENTA, TEL

6

3ACUERDOS

PARTICIPACIÓN DESCUENTOS, PAPEL

8

INVENTARIO MENSUAL

10 ABONO PARTICIP. DESCUENTOS (RAPPEL DE

VOLUMEN)

ABONO PARTICP DESCUENTOS


Modelo : Distribuidor con Propiedad de la Mercancía


Frecuencia Pedido y Suministro

Tamaño pedido

Fechas mínimas (Tiempo de vida)

Calidad de servicio definida

Requisitos de entrega (ubicación, ventana horaria, manutención...)

Variables de Decisión

Variables determinantes del modelo de Distribución


PREVENTA AUTOVENTAENTR.

DIRECTA

DISTRIB. PROP

FABRICA

DISTRIB. VENTAS PROPIAS

Frecuencia Pedido y Suministro Diaria Semanal A demanda A demanda A demandaTamaño pedido Pequeño Pequeño Mediano/Grande Mediano/Grande PequeñoFechas mínimas (Tiempo de vida) No No Si No NoCalidad de servicio definida Si No Si No NoRequisitos de entrega (ubicación,ventana horaria, manutención...) Si/Si Si/No SI/Si Si/No Si/No

Coste Logístico 150 - 200 150 - 200 100 (base) 150 - 200

150 - 200+

Coste Comercial

Variables de Decisión

Variables determinantes del modelo de Distribución


Esquema del Proceso

El Proceso Pedido – Albarán – Factura


TOMA

DE

PEDIDOS

FAX

TLF

MAIL

WEB

EDI

VALIDACIÓN• Ventas

- Precios- Referencias- Promociones

• Finanzas- Crédito

• Logística- Punto expedición- Tamaño de pedido- Lead Time- Disponibilidad

NO OK

Asignación Flujo log.

PEDIDO ENTREGA

FLUJO DIRECTO• Gestión del Transporte• Transmisión Operador·······································• Impresión Albarán• Manipulación• Almacenaje

FLUJO CAPILAR(TIENDA / ALMACEN)

• Transmisión Operador·······································• Gestión del Transporte • Impresión Albarán• Manipulación• Almacenaje

SALIDA

MERCANCIA

P

O

D

CASH

FACTURA• Generación

• Envío

COBRO• Impagados

• Cargos

• Pagos

Esquema del Proceso



•Normalizar las cantidades de pedido : Palet, Capas,…

•Fabricante (área de Operaciones) con visibilidad de pedido independientemente de quien haga la captura

•Montar plataformas de toma de pedidos vía web+televenta(Fabricante/Operador)

• Plataforma de toma de pedidos centralizada (¿cliente lo suficientemente maduro?. Caso Telefónica)• Ideal : Reducción de referencias vivas: Homogenización de productos (etiquetado multilingual) y de formatos (1L, 0,33,…) en diferentes mercados y canales => vinculado a coste de gestión de cada referencia. Realista : gestión activa de las referencias vivas (fijar criterios para obsoletos, promociones, Ref. activa/no activa …). Impulsar esta política desde el área Logística versus política Comercial•Disponer de herramientas que faciliten el conocimiento de los costes logísticos reales por referencia (modelo de costes ABC, herramientas informáticas, ….)•Vincular la gestión al ‘coste logístico’: artículos no rentables con mucha rotación y viceversa.

•Toma de pedidos manual

•Tiempo de procesamiento y gestión elevado

•Formato de toma de pedidos no estandarizado

•Frecuentes errores de alineamiento de referencias.

•Pedidos no valorados

•Interlocución en el cliente poco especializada

•Frecuentes problemas de crédito

•Tamaño de pedido reducidos

•Lead Times con restricciones por tipo de población

•Referencias del canal con problemas disponibilidad

•Dificultad de gestión de promociones

Soluciones PropuestasPuntos Críticos


Gestión del Pedido


•Centralizar almacenes para productos específicos del canal•Redactar buena práctica para la gestión de caducidades y envases retornables (fidelización del cliente por logística inversa)

• Mantener actualizado maestro de clientes con requisitos de entrega del cliente. Validación cada vez que se captura un pedido (ej : televenta en captura de pedido,…). Generación de algo parecido a una RAL, acordar ficha logistica con clientes.

• Sistematizar captura de pedidos y acordar procedimientos de entrega y prever avisos por excepción en caso de incumplimiento. =>

•Reducir carga administrativa (albarán electrónico, usos de PDA´s, escaneo, SMS, firma digital, ….=>Eliminar Papel)

•Operadores logísticos especializados: integración de rutas de distintos fabricantes??

•Flujos logísticos capilares de elevados costes

•Elevado picking

•Ineficiencia en el llenado de camiones

•Frecuentes rechazos:

Producto no pedido

El cliente no lo quiere

Horarios días de entrega muy restringidos

•Gestión incompleta de albaranes: falta sellos, no incidencias, falta firma de conformidad

•Manipulaciones especiales en la descarga

•Gestión de envases retornables

•Nivel de Servicio inferior al canal Retail

Disponibilidad de producto

Entregas a tiempo

•Elevado ruido de la incidencias

•Seguimiento del estado de las entregas costoso

•Horeca organizada => Transportista : gran dificultad cotejar albarán con acta de recepción (si existe) o pedido de cliente en su defecto en el momento de la entrega.


Gestión de la Entrega



•Operador logístico que genere albaran/factura y realice escaneo de albaranes•Eliminar causas de incidencias en el proceso haciendo el proceso robusto (acuerdos logísticos,…) apoyándose en la aplicación de nuevas tecnologías y buscando eliminar papel.

•Generación de facturas en papel

•Cambios muy frecuentes en maestro de clientes

•Canal con muchas referencias por sector y subsector

•Frecuentes errores de datos comerciales y fiscales

•Retrasos en los pagos o impagados

•Interlocución con el cliente poco especializada

•Abonos por devoluciones y rechazos (casamiento de lo acordado y de la realidad devuelta (cantidad y calidad))


Gestión del Cobro



Atomización

Estacionalidad, particularmente en zonas turísticas

Ubicación de los destinatarios, zonas de carga y descarga, congestión de tráfico, pequeños robos, multas...

Horarios restringidos, dificultad para las entregas :Cobro contra entrega –Casi el 50% de las entregas son aún por este medio, riesgo de portar dinero, control de caja..Presencia de responsables para recepcionar las mercancías

Coste desproporcionado al volumen de actividadjustificable como parte de un conjunto falta de distribuidores especializados

Problemáticas de la Distribución Capilar



Nuevas Tecnologías Aplicadas a la Distribución Capilar

Nuevas Tecnologías


Tecnologías de Planificación y Apoyo a la Decisión para la planificación y operación de los recursos de transporte

Tecnologías para la integración de los sistemas logísticos con la información disponible sobre tráfico y movilidad

Tecnologías para el intercambio de mensajes y racionalización de los flujos de información entre los diferentes agentes en la transacción comercial


Nuevas Tecnologías


FACTORES OPERATIVOSCARACTERÍSTICAS

DEL CLIENTECARACTERÍSTICAS

DEL ENTORNOCARACTERÍSTICAS DE LA COMPAÑÍA

CARACTERÍSTICAS OPERATIVAS DEL DÍA A DÍACARACTERÍSTICAS Y DISPONIBILIDAD DE

LOS VEHÍCULOS

CARACTERÍSTICAS DE DISPONIBILIDAD DE LOS

TRABAJADORES

MÉTODO DE PROGRAMACIÓN Y

RUTAS

PLAN DE CARGASNIVEL DE

SERVICIO AL CLIENTE

EFICIENCIA Y COSTE

Programación de rutas y planificación de la carga



La naturaleza, el tamaño del producto y de la carga.

Localización y la naturaleza de los clientes

Tipo de Vehículos

Servicio de Entrega Requerido

Requerimientos legales (Locales, Autonómicos,…)

Factores a tener en cuenta en las Entregas locales



Maximizar la carga útil

Maximizar la utilización del vehículo

Minimizar la distancia

Minimizar el tiempo supeditado

Incluir requerimientos del cliente

Considerar requerimientos legales

Objetivos del Planificador



Seguimiento de rutas on-lineRuta realizada, con indicación del punto y hora de inicio y fin del recorrido.Puntos de parada, con indicación de hora y tiempo de parada.Kms. recorridos en cada ruta.Velocidades del vehículo On-Line (permitiendo alertar inmediatamente al conductor sobre velocidad excesiva y consecuentemente evitar desgaste del vehículo y multas).Avisos de Trafico y Alteración de RutasColocación de Iconos (puntos de interés) que el cliente podrá crear e identificar, de un modo personalizado, para un análisis rápido y práctico de los puntos de parada de su vehículo.Aviso por velocidad excesiva, a móvil o e-mail.


Sistemas de Localización de Rutas




• Integra tecnologías GPS y GSM / GPRS.

• En tiempo real muestra la posición del vehículo e inicia su seguimiento permitiendo su visualización vía Internet.

• El equipo Terminal embarcado en el Vehículo/persona…

• La aplicación, desde Internet, proporciona informes detallados (minuto a minuto) de la actividad de los vehículos/personas…. sobre un mapa digital y almacenando informes de tiempos anteriores.




• Reducción comprobada de costes• Disciplina y responsabiliza al

conductor/trabajador• Detecta la falta de puntualidad y

horarios• Confirma el trabajo realizado (día/hora y

permanencia en el lugar de trabajo)• Informa del aprovechamiento del tiempo

útil tanto del trabajador como del vehículo. Justifica horas extra

• Ayuda en la distribución del trabajo• Aumenta la productividad• Impide la utilización del vehículo fuera

del horario de trabajo y en fines de semana

• Reduce el consumo de combustible y costes de gestión/administración


Customer RelationshipManagement

¿Cómo van mis concesionarios en

cuanto a compras a FRIGO?

¿Cuáles son las últimas noticias?

¡Necesito localizar un cliente!

¿Cómo evolucionan mis

clientes preferentes?

Portal de gestión de pedidos entre Proveedores y Clientes



Customer RelationshipManagement

Portal de gestión de pedidos entre Proveedores y Clientes



SISTEMASBACK-END

SISTEMASBACK-END

PreventistaPreventista SupervisorSupervisor Gestores de Punto de Venta

Gestores de Punto de Venta RepartidorRepartidor Mantenimiento

Equipos

Mantenimiento Equipos Servicio al

Cliente

Servicio al Cliente Canal

Vending

Canal Vending

APLICACIONTERMINALES

APLICACIONTERMINALES APLICACIÓN

DISTRIBUIDOR

APLICACIÓNDISTRIBUIDOR APLICACIÓN

SAT

APLICACIÓNSAT APLICACION

CALL-CENTER

APLICACION CALL-CENTER PLATAFORMA

M2M

PLATAFORMAM2M

DirectivosDirectivos

Soluciones de movilidad



• Pedidos de venta• Inventario en tienda y rotura de stocks • Facings de productos de la compañía vs. marcas competidoras y marcas del distribuidor• Precios de marcas de la compañía vs competidoras y marca del distribuidor• Displays de competidores en el punto de venta.• Comportamiento observado del consumidor en el punto de venta

Shopperinsights

Escenarios de captura de información: Funcionalidad

Herramientas de soporte para la Fuerza de Ventas

SD FIMM

PPCO

AM

WFIS

PSQMPM

HR

SAP R/3

CustomerWorkbench



APROVISIO-NAMIENTO

MP

GESTIÓN ALMACENES

PREPARACIONRUTAS

DEFINICIÓNRUTAS

REPOSICIÓN

RECAUDACIÓN

MTO. PREV.

SUPERVISIÓN Y CONTROL

¿Cómo me encontraréla máquina?

ACCIÓN COMERCIAL

FLU

JO D

E RE

POSI

CIÓ

N

CADENA DE VALOR TRADICIONALACTIVIDADES

PRIMARIASACTIVIDADES DE SOPORTE

GESTIÓN ALMACENES

GENERACIÓNDE RUTAS

REPOSICIÓN

RECAUDACIÓN

MTO. PREV.

Estoy bien. No hace falta que vengas

CADENA DE VALOR ON-DEMAND ACTIVIDADES PRIMARIAS

ACTIVIDADES DE SOPORTE

Tengo necesidad

de...

¡Ojo! ¡Puerta abierta!

PREPARACIÓNPEDIDOS NECESIDADES

APROVISIO-NAMIENTO

SUPERVISIÓN Y CONTROL

ACCIÓN COMERCIAL

NECESIDAD RECURSOS

Intelligent Vending



Beneficios de las NT aplicadas a la Distribución Capilar


Reducción del coste total anual de transporte

Visibilidad y control de las operaciones de transporte

Reducción de los tiempos de planificación y gestión del transporte

Soluciones para la asignación y comunicación del transporte en modo automático: disminución de llamadas y errores

Seguimiento proactivo de retrasos e incidencias en el transporte

Acceso a la información de indicadores y costes (por cliente, por producto, por transportista)


ENTRADAS ACTIVIDAD SALIDAS

Utilización deRecursos

Ratio deUsado

Disponible

ProductividadDe la Actividad

Ratio de Salidas

Entradas

DesempeñoDe la actividad

Ratio de SalidasEstándar

Controles de coste y desempeño operacional



UTILIZACIÓN

Tiempo usado por los conductores en el turno / disponibleHoras usadas del conductor/disponiblesTiempo usado de vehículo / disponibleEspacio usado del vehículo / disponiblePeso usado del vehículo / disponible


Midiendo el desempeño del transporte


REALIZACIÓN

Cargas tomadas / Estándar de cargas esperadokilómetros conducidos / Estándar de miles esperadoTiempo utilizado en el turno / Estándar de tiempo esperadoHoras utilizadas de conducción / Estándar de horas esperadoConsumo de combustible/ Estándar esperadoPeso entregado / Estándar esperado




PRODUCTIVIDAD

Kilómetros cargados / Total de millas conducidasKilómetros conducidos / Horas de conducciónKilómetros conducidos / Consumo de combustibleCarga / Horas de conducciónTiempo del vehículo trabajando / no trabajando




• Problema mundial, intentos de solución vía desarrollo del concepto “Citylogistics”

• Necesidad de colaboración Fabricante – Receptor – Operador – Autoridades locales

• Entregas multioperador : – Ejemplos con diferente nivel de éxito en:

• Munich – división de la ciudad en zonas/operador• Bremen – joint ventures entre operadores• Kassel – compañía neutral• Hamburgo – asignación rotativa a operadores

– Reducción del kilometraje en un 50%– Incremento de la saturación de vehículos 2x

• Implantación de entregas off-hours– Necesita colaboración de autoridades locales – posible problema político-

• Acuerdos de gremios/asociaciones de comerciantes para la entrega

Otras Iniciativas para la Optimización de la Distribución Capilar

Nuevos Conceptos de Entrega de Mercancía


Otras Iniciativas para la Optimización de la Distribución Capilar

Nuevos Conceptos de Entrega de Mercancía

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El proyecto CEL surgiEl proyecto CEL surgióó en 1978 con la en 1978 con la voluntad de crear una fvoluntad de crear una fóórmula para dar a rmula para dar a

conocer y desarrollar la funciconocer y desarrollar la funcióón logn logíística en stica en EspaEspañña, a trava, a travéés de la aportacis de la aportacióón continua n continua

de nuevos conceptos y tendencias de nuevos conceptos y tendencias emergentesemergentes

El Centro Español de Logística: La Misión


El Centro Español de Logística: La Visión

Generar y difundir Generar y difundir conocimientos que conocimientos que mejoren la Gestimejoren la Gestióón n

de la Cadena de de la Cadena de SuministroSuministro

INNOVACIINNOVACIÓÓN Y N Y PROYECTOSPROYECTOS

FORMACIONFORMACION

COMUNICACICOMUNICACIÓÓNN


••InnovaciInnovacióónn

••IndependenciaIndependencia

••CredibilidadCredibilidad

“El CEL mantiene una actitud neutral: no tiene ánimo de lucro, no pertenece a nadie más que a sus socios, ni estásometido a otra actividad que no sea la de contribuir al crecimiento y desarrollo del sector”

-Antonio Ballesteros-

El Centro Español de Logística: Valores


700 empresas...

... en las que la gestión logística es clavepara su negocio...

... desde pymes a multinacionales...

... de todos los sectores de la economía productiva

El Centro Español de Logística: Los Socios


El Centro Español de Logística: Innovación y Proyectos

• Estudios Sectoriales

• Grupos de Trabajo

• Publicaciones Logísticas, Consultorio Técnico y Biblioteca

• Participación en Pilotos Sectoriales

• Representación en comités nacionales e internacionales


El Centro Español de Logística: Formación

Oferta amplia y flexible

• Abarca todas las áreas de la Gestión de laCadena de Suministro

Metodologías

• Clases presenciales

• Autoestudio

• In Company Training

Titulaciones homologadas internacionalmente

CSCPCSCP


El Centro Español de Logística: Comunicación

www.celwww.cel--logistica.orglogistica.org


El Centro Español de Logística: Actividades

• Grupos de Trabajo y Mesas Redondas

• Seminarios Técnicos :

• Jornadas CEL

• Foros Regionales

• Foros Técnicos

• Ferias Logísticas

• Desayunos de trabajo y Visitas a empresas

• Premio CEL empresa, Universidad y Dirigente Logístico


MUCHAS [email protected]

Ramón García GarcíaDirector de Innovación y Proyectos

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