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DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DEL CENTRO DE DESARROLLO INFANTIL (CDI) TOCAIMA, CUNDINAMARCA

LEIDY JOHANA CAVIEDES LÓPEZ LUIS MIGUEL GÁMEZ BARRIOS

YEISON ANDRÉS MONTES HERNÁNDEZ

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA SECCIONAL DEL ALTO MAGDALENA

INTRODUCCIÓN A LA GERENCIA DE PROYECTOS COHORTE 21

GIRARDOT 2016

DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DEL CENTRO DE DESARROLLO INFANTIL (CDI) TOCAIMA, CUNDINAMARCA

LEIDY JOHANA CAVIEDES LÓPEZ LUIS MIGUEL GÁMEZ BARRIOS

YEISON ANDRÉS MONTES HERNÁNDEZ

Docente SOPHIA MORALES ORTIZ Ingeniera PMP, PMI-RMP

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA SECCIONAL DEL ALTO MAGDALENA

INTRODUCCIÓN A LA GERENCIA DE PROYECTOS COHORTE 21

GIRARDOT 2016

5

Nota de aceptación

Presidente del Jurado

Jurado

Jurado

Jurado

Girardot, 30 de julio de 2019

6

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 19

1. JUSTIFICACIÓN 20

2. OBJETIVOS 21

2.1 OBJETIVO GENERAL 21

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 21

3. GENERALIDADES 22

3.1 USOS DEL SUELO 23

3.2 POBLACIÓN BENEFICIADA 24

3.3 CULTURA DE LA ORGANIZACIÓN 25

3.4 ACTIVOS DE LA ORGANIZACIÓN 26

4. PROCESO DE INICIACIÓN 27

4.1 GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN 27

4.1.1 Acta de constitución. 27

4.2 GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 32

5. PROCESO DE PLANEACIÓN 40


5.1.1 Plan para la dirección del proyecto 40

5.2 GESTIÓN DEL ALCANCE 40

5.2.1 Plan de gestión de los requisitos. 40

7

5.2.2 Plan de gestión del alcance. 49

5.3 GESTIÓN DEL TIEMPO 90

5.3.1 Plan de gestión del tiempo 90

5.3.2 Cronograma del proyecto 91

5.3.3 Definición de las actividades 91

5.3.4 Lista de actividades 91

5.3.5 Secuenciar las actividades 96

5.3.6 Estimación de los recursos de las actividades 99

5.3.7 Lista de recursos 99

5.3.8 Estimar la duración de las actividades 101

5.3.9 Desarrollar el cronograma 105

5.3.10 Línea base del cronograma 105

5.3.11 Diagrama de Gantt 105

5.3.12 Método de la ruta crítica 115

5.3.13 Diagrama de ruta crítica. 116

5.3.14 Controlar el cronograma 125

5.3.15 Revisión del desempeño 125

5.4 GESTIÓN DEL COSTO 125

5.4.1 Plan de gestión de los costos 125

5.4.2 Estimación de los costos del proyecto 127

5.4.3 Determinar el presupuesto 130

8

5.4.4 Línea base de desempeño de los costos 135

5.4.5 Controlar los costos 135

5.4.6 Informe de flujo de caja planeado 136

5.4.7 Controlar el presupuesto 136

5.5 GESTIÓN DE CALIDAD 137

5.5.1 Plan de gestión de la calidad. 137

5.5.2 Plan de mejoras de procesos 143

5.5.3 Control de calidad 144

5.5.4 Plan de gestión de la configuración 145

5.6 GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO 146

5.6.1 Plan de gestión de los recursos humanos 146

5.6.2 Adquirir el equipo del proyecto 147

5.6.3 Desarrollar el equipo del proyecto 155

5.6.4 Dirigir el equipo de proyecto. 156

5.7 GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES 158

5.7.1 Plan de gestión de las comunicaciones 158

5.8 GESTIÓN DE LOS RIESGOS 161

5.8.1 Plan de gestión de los riesgos. 161

5.8.2 Identificación de los riesgos. 164

5.8.3 Análisis cualitativo. 166

5.8.4 Análisis cuantitativo de riesgos 172

9

5.9 GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 179

5.9.1 Requisitos de la integración. 182


5.10.1 Plan de gestión de los interesados 195

5.10.2 Gestionar la participación de los interesados 196

5.10.3 Controlar la participación de los interesados 196

5.11 KICKOFF 197

6. PROCESO DE EJECUCIÓN 199

6.1 GESTIÓN DE LA CALIDAD 199

6.1.1 Aseguramiento de la calidad 199

6.2 GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS 200

6.2.1 Adquirir el equipo de trabajo 200

6.2.2 Desarrollar el equipo 200

6.2.3 Dirigir el equipo del proyecto 202


6.3.1 Gestionar las comunicaciones 204


6.4.1 Gestionar las adquisiciones. 206

6.4.2 Efectuar las adquisiciones 208

6.4.3 Gestionar el compromiso de los interesados 211

7. PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO 212

10


7.1.1 Dar seguimiento y control al trabajo ejecutado 212

7.1.2 Realizar control integrado de cambios 214

7.2 GESTIÓN DEL ALCANCE 215

7.2.1 Validar el alcance. 215

7.2.2 Controlar el alcance 216

7.3 GESTIÓN DEL TIEMPO 217

7.3.1 Controlar el cronograma y los costos 217

7.4 GESTIÓN DEL COSTO 226

7.4.1 Controlar los costos. 226

7.5 GESTIÓN DE LA CALIDAD 227


7.6.1 CONTROLAR LAS COMUNICACIONES 231

7.7 GESTIÓN DE LOS RIESGOS 232

7.7.1 Controlar los riesgos. 232


7.8.1 Controlar las adquisiciones. 235


7.9.1 Controlar el compromiso de los interesados. 236

8. PROCESO DE CIERRE 237


11

8.1.1 Acta de cierre. 237

8.1.2 Cierre del proyecto 238

8.1.3 Acta de aceptación. 243

8.1.4 Apéndices. 245


8.2.1 Cerrar las adquisiciones. 246

9. CONCLUSIONES 247

BIBLIOGRAFÍA 248

12

LISTA DE CUADROS

Pág.

Cuadro 1. Matriz de interesados. 32

Cuadro 2. Clasificación de interesados. 39

Cuadro 3. Juicio de expertos: 42

Cuadro 4. Matriz de rastreabilidad de requisitos de los interesados. 44

Cuadro 5. Lista de actividades con secuenciación. 96

Cuadro 6. Lista de recursos. 99

Cuadro 7. Distribución Beta. 102

Cuadro 8. Estimación de costos (Distribución Beta). 128

Cuadro 9. Costo de las actividades. 130

Cuadro 10. Presupuesto definitivo. 135

Cuadro 11. Reglamentos y normas relacionados con el proyecto. 140

Cuadro 12. Matriz métricas de calidad. 142

Cuadro 13. Mejora de procesos 143

Cuadro 14. Auditorias de calidad. 144

Cuadro 15. Perfiles de los cargos requeridos. 149

Cuadro 16. Matriz RACI del centro de desarrollo infantil (CDI) en el municipio de Tocaima Cundinamarca. 157

Cuadro 17. Matriz RAM con roles de interesados: 157

Cuadro 18. Matriz de información eficiente. 159

Cuadro 19. Matriz Comunicación eficaz. 160

13

Cuadro 20. Identificación de riesgos – negativos. 164

Cuadro 21. Identificación de riesgos – positivos. 166

Cuadro 22. Riesgos negativos. 166

Cuadro 23. Riesgos positivos. 169

Cuadro 24. Riesgos negativos. 172

Cuadro 25. Riesgos positivos. 175

Cuadro 26. Plan de respuesta a los riesgos. 176

Cuadro 27. Plan de gestión de las adquisiciones. 179

Cuadro 28. Criterios de selección. 180

Cuadro 29. Supuestos y restricciones de las adquisiciones. 181

Cuadro 30. Métricas de rendimiento. 182

Cuadro 31. Matriz de adquisiciones. 183

Cuadro 32. Matriz de tipología de contratos. 184

Cuadro 33. Plantillas de administración de contratos. 186

Cuadro 34. Lista de chequeo. 199

Cuadro 35. Registro de polémicas. 202

Cuadro 36. Capacitaciones del equipo de proyecto. 203

Cuadro 37. Informe del estado de avance. 212

Cuadro 38. Controlar la calidad 227

Cuadro 39. Control de la calidad. 230

Cuadro 40. Actualizaciones en la matriz de riesgos. 233

Cuadro 41. Formulario de Lecciones Aprendidas. 236

14

LISTA DE FIGURAS

Pág.

Figura 1. Localización del municipio. 22

Figura 2. E.O.T 23

Figura 3. Estructura de desglose de trabajo (EDT). 54

Figura 4. Línea base del cronograma parte 1. 106

Figura 5. Línea base del cronograma parte 2 107








Figura 13. Diagrama de red parte 1 116







15









Figura 28. CBS (COST BREAKDOWN STRUCTURE) 126

Figura 29. Organigrama del proyecto. 147

Figura 30. RBS (RESOURCE BREAKDOWN STRUCTURE) 148

Figura 31. RBS (RISK BREAKDOWN STRUCTURE) 163

Figura 31. Proceso de solicitud de cambios. 197

Figura 32. Solicitud de cotización. 206

Figura 33. Cotización 207

Figura 34. Control del cronograma parte 1 218



Figura 37. Control del cronograma parte 4. 221




16


17

LISTA DE GRÁFICAS

Pág.

Gráfica 1. Matriz interés/poder. 39

Gráfica 2. Flujo de caja del proyecto. 136

Gráfica 3. Curva valor planeado. 137

Gráfica 4. Curva de la “S” 227

18

LISTA DE ANEXOS

Pág.

Anexo A. Plan de gestión ambiental 249

19

INTRODUCCIÓN

El proyecto de diseño y construcción del centro de desarrollo infantil en el municipio de Tocaima - Cundinamarca busca mejorar las condiciones educativas de la primera infancia del municipio, creando una edificación segura que cumpla con todas las características estipuladas por la normas de infraestructura nacional, además de cumplir con las expectativas de los interesados del proyecto.

La edificación cumplirá con escenarios donde se desarrolle la educación inicial, y en donde se generen condiciones dirigidas a promover y generar el desarrollo integral de niños y niñas.

Buscamos que el proyecto sea un excelente escenario que sirva de ejemplo para desarrollar proyectos de la misma índole en todo el país, permitiendo que muchos más niños y niñas puedan adquirir educación con seguridad y bienestar.

20

1. JUSTIFICACIÓN

Debido a que las edificaciones usadas para los jardines infantiles en el municipio de Tocaima Cundinamarca son inadecuadas, ya que los espacios son reducidos y son edificaciones antiguas que antes funcionaban como viviendas particulares. Se identificó la necesidad de ampliar la cobertura para la educación de la primera infancia en el municipio, respetando todas y cada una de las norma establecidas por el ICBF para la creación y desarrollo de dichas estructuras.

El proyecto busca mejorar las condiciones de los ambientes que son requeridos por los niños y niñas para su desarrollo, además de ampliar la cobertura, permitiendo que los niños y niñas de la zona rural y urbana puedan adquirir una educación en un ambiente sano y seguro.

Este proyecto ya ha sido implementado en otras ciudades y municipios y se ha identificado que se ha disminuido en un 10% el analfabetismo de dichas zonas permitiendo que Colombia reduzca la inasistencia escolar y aumente los índices de educación haciendo de Colombia un país con más oportunidades y proyección educativa.

21

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Crear e implementar una metodología de dirección de proyectos, teniendo en cuenta las mejores prácticas existentes para la gerencia de proyectos, recopilando información del PMBOK® y los lineamientos del PMI para el diseño y construcción del Centro de Desarrollo Infantil (CDI).

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Aplicar la metodología de gerencia de proyectos bajo los lineamientos del PMI.

Definir las herramientas más adecuadas para la naturaleza de nuestro proyecto que permita una efectiva gestión de proyectos.

Identificar los aspectos en la gerencia de proyectos que se pueden estandarizar y los que no.

Definir herramientas adecuadamente desarrolladas y dimensionadas, para una efectiva gestión de proyectos.

22

3. GENERALIDADES

Figura 1. Localización del municipio.

Fuente: Secretaría de Planeación municipal (Tocaima, Cundinamarca)

Tocaima, es un Municipio ubicado en la parte sur oeste de Cundinamarca con un clima tropical seco, cuenta con una extensión de 246 Km (243.2 Km en al área rural y 2.8 Km en el área urbana) y una población de 20,000 habitantes, ubicado en el departamento de Cundinamarca y hace parte de la provincia del Alto Magdalena.

23

3.1 USOS DEL SUELO

Para la realización del proyecto es necesario tener en cuenta el Esquema de ordenamiento territorial del municipio el cual está establecido de la siguiente manera:

Figura 2. E.O.T

Fuente: Secretaría de Planeación municipal (Tocaima, Cundinamarca).

Considerando lo anterior y con el fin de ejecutar el proyecto es necesario la utilización de 1 lote que comprende 600 m2, ubicado en el casco urbano del municipio, Barrio el Carmelo propiedad del municipio.

Estos suelos cuentan con el concepto de uso de suelo definido dentro del EOT del Municipio de Tocaima, y dentro de su uso está la implementación de infraestructuras educativas dentro del margen institucional.

24

Fuente: Secretaría de Planeación municipal (Tocaima, Cundinamarca).

De igual manera los predios están localizados fuera de zonas de riesgo por inundación o remoción en masa; están alejados de entornos peligrosos por emisiones contaminantes, redes de alta tensión, vías de alto tráfico, rondas hídricas, rellenos sanitarios o botaderos; en ambos casos se cuenta con disponibilidad de servicios tales como energía, acueducto y alcantarillado.

Fuente: Google street view.

3.2 POBLACIÓN BENEFICIADA

El centro de desarrollo infantil (CDI) en Tocaima Cundinamarca busca dar una educación de alta calidad con una infraestructura que cumpla con los espacios adecuados y los escenarios óptimos para el desarrollo de la primera infancia, ya

25

que las instalaciones de las instituciones actuales no cumplen con las normas establecidas por el ICBF para brindar el servicio.

La población más beneficiada con el proyecto son los niños y niñas de entre cero y cinco años de estratos 0, 1 y 2. Buscando que los niños de sectores deprimidos del municipio puedan asistir a un jardín que cumpla con las necesidades para su desarrollo.

3.3 CULTURA DE LA ORGANIZACIÓN

La cultura organizacional es una de las entradas más importantes en muchos de los procesos para una buena gestión de proyectos, ya que nos permite identificar aspectos que la diferencie de otros y que se deban tener en cuenta y respetar para desarrollar un proyecto.

La constructora LEMIVAYE es una organización orientada a proyectos que busca crecer en la región realizando proyectos de diseño y construcción que cumplan y satisfagan las necesidades y los requerimientos de los clientes respetando la norma NSR-10 para la construcción de edificaciones, procurando que dicho proyectos no solo sea funcional si no que sea de alta calidad.

La organización establece como horario laboral el inicio de la jornada a las 7:00 am y su finalización a las 5:00 pm de lunes a viernes y el inicio de la jornada a las 7:00 am y su finalización a las 12:00 pm los días sábados, pueden presentarse cambios de ser requeridos por el proyecto y por la organización, por esta razón se establece que las horas extras serán incluidas dentro de los salarios de los trabajadores y de ser necesario se incluirán nuevas cuadrillas de trabajadores para optimizar el trabajo dentro de las actividades criticas del proyecto buscando cumplir con el alcance, tiempo, costo y calidad establecidos en la primera instancia con nuestros clientes.

Cada proyecto en el que incursione nuestra organización buscará el mayor provecho tanto para el vendedor como para el comprador, por esta razón la organización realiza un análisis exhaustivo en primera instancia buscando que las políticas de la constructora no generen problemas políticos, ideológicos o religiosos que puedan ocasionar discordia entre ambas partes por eso se busca una flexibilidad mediante un mutuo acuerdo para el desarrollo del proyecto.

26

3.4 ACTIVOS DE LA ORGANIZACIÓN

La compañía cuenta con una PMO de control que dicta los lineamientos, formatos establecidos y realiza un acompañamiento directo al desarrollo de proyecto durante todas sus etapas, además de contar con una oficina de calidad que es encargada de desarrollar el sistema de gestión de calidad implementado dentro de la organización y una oficina de medio ambiente que es la encargada de desarrollar el plan de manejo ambiental que le apunta a proyecto verdes que respeten y cuiden el entorno en el que se desarrollan.

Todas las lecciones aprendidas y proyectos ejecutados por la organización están documentados en el archivo activo de la organización, estos se encuentran divididos e identificados por el alcance que cada uno realizó en su momento con el objetivo de que sea más fácil de encontrar y permitan ser extraídos más fácil de ser necesarios para aplicar a una nueva licitación.

27

4. PROCESO DE INICIACIÓN

4.1 GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN

4.1.1 Acta de constitución.

Título: Diseño y construcción del centro de desarrollo infantil (CDI) Tocaima, Cundinamarca.

Descripción: El proyecto busca mejorar las condiciones de infraestructura y educación temprana en el municipio de Tocaima Cundinamarca, ya que las existentes son poco confiables; se busca que el proyecto albergue 250 niños de edades entre 0 y 5 años, promoviendo e incentivando a la región a adquirir educación gratuita de alta calidad, permitiendo de esta manera erradicar el analfabetismo y brindándoles seguridad y comodidad a estos niños.

Director del Proyecto asignado y nivel de autoridad:

Luis Miguel Gámez, será el director del proyecto y tiene la autoridad para aprobar, gestionar y seleccionar los miembros del equipo; determinar el cronograma y gestionar el presupuesto final del proyecto.

Caso de negocio:

Se observó la necesidad de adecuar instalaciones que permitieran brindar educación de alta calidad ceñidas a las normativas nacionales, ya que las actuales son inadecuadas estructural y educativamente hablando, porque hay gran población dentro de pequeños espacios, estos jardines están ubicados en casas domésticas que no cumplen con las necesidades de los niños y niñas.

El proyecto será financiado por la alcaldía de Tocaima. Es un proyecto pionero que busca mejorar las condiciones educativas de la primera infancia del municipio, acabando con los grandes índices de analfabetismo de la región y brindando educación gratuita de alta calidad a poblaciones vulnerables.

Buscamos como empresa poder recibir una remuneración del 30% del presupuesto total del proyecto por el cumplimiento de todas las actividades que sean necesarias para el cumplimiento y desarrollo total del proyecto.

28

Propósito: Garantizar una óptima calidad en la ejecución de las actividades necesarias para el cumplimiento y el buen manejo de los materiales, dentro del centro de desarrollo infantil.

Recursos pre-asignados:

El equipo de trabajo está compuesto por: Leidy Johana Caviedes López y Yeison Andrés Montes Hernández. Los cuales están aportando su experiencia en gestión, diseño y control de obras civiles.

Interesados:

Internos: Gerente del proyecto, equipo del proyecto y subcontratistas.

Sponsor: Wilmar Alexander Martínez Barrios (Alcalde del municipio de Tocaima, Cundinamarca)

Externos: ICBF, Ministerio de Educación Nacional, secretaria de planeación municipal, personería municipal, interventoría, población beneficiaria, comunidad de Tocaima.

Requisitos conocidos de los interesados:

Cumplir con la normatividad nacional para este tipo de edificaciones establecidas por: ICBF, NSR-10, RETIE, RAS 2000 entre otras.

Tener espacios amplios y lúdicos que permitan el desarrollo de los niños. Tener rampas para discapacitados. Tener un buen plan de manejo de basuras. Tener un comedor infantil amplio.

Entregables del proyecto:

Los documentos que vamos a entregar serán:

Acta de constitución o Project charter. EDT o WBS. Diccionario de EDT. Cronograma.

29

Presupuesto.

Entregables del producto:

18 Salones. 1 Comedor comunitario. 8 Baterías sanitarias para niños. 1 Cocina. 1 Enfermería con baño privado. 1 Cuarto de lavandería. 1 Rectoría. 1 Aula de docentes con baños privados. 2 Jardines con juegos lúdicos. 1 Shut de basuras alejado de las instalaciones.

Supuestos: Existe presupuesto asignado para el desarrollo total del proyecto a realizar.

Teniendo en cuenta el Esquema de Ordenamiento Territorial (EOT), se estableció la localización del proyecto según su uso de suelo.

Aprobación del proyecto por parte de la comunidad perteneciente al casco urbano del municipio, así como por parte de los entes educativos y gubernamentales.

Disponibilidad de servicios públicos.

Las propiedades físicas del suelo se encuentran dentro de los parámetros admisibles para la construcción del proyecto.

Restricciones:

Debe respetarse el cronograma establecido y este solo será modificado en caso de ocurrir un imprevisto que afecte el desarrollo normal de las actividades.

El proyecto no debe exceder el presupuesto asignado previamente, así como las reservas de contingencia y de gestión.

El alcance incluirá actividades de planificación, coordinación y gestión que garantice el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización.

30

Objetivos medibles:

El objetivo de esta construcción, es lograr un 100% en la ejecución de las actividades. Asegurar la calidad de la obra en el municipio de Tocaima (Cundinamarca), estableciendo acciones preventivas y controles técnicos mediante informes de estado los cuales se realizaran mensualmente, todo esto con el fin de velar por el cumplimiento de las disposiciones contractuales y buscando que se ejecute la obra dentro de los presupuestos de tiempo y costo previstos, lo cual se logra con controles de programación y presupuesto; además verificando el cumplimiento de las exigencias de tipo legal o reglamentario, como por ejemplo la vigencia de pólizas y las normas laborales.

Resumen del cronograma de hitos:

Fecha de inicio del proyecto 01/02/2016 Fecha kickoff: 04/05/2016 Fecha de finalización del proyecto 14/11/2017.

Resumen del presupuesto: $ 604.592.808

Criterios de aceptación:

Los patrocinadores “Sponsor” aprobarán la EDT antes de continuar con la planificación.

La aprobación de la lista de riesgos será aprobada por los interesados internos, junto con el sponsor, para así continuar con la planificación.

Será determinada la aprobación final por los Sponsor.

Se acepta el entregable del producto si están según los diseños hidráulicos y estructurales desarrollados para cada entregable. Dichos entregables serán aprobados por el sponsor.

Riesgos de alto nivel:

Fenómenos naturales. Problemas de seguridad. Escasez de agua. El proveedor no suministra los materiales a tiempo.

31

No tener aprobación de las licencias.

Patrocinador del proyecto que autorizan este proyecto: ______________________________ _____________________________ Ing. Luis Miguel Gámez Barrios Wilmar Alexander Martínez Barrios Gerente del proyecto Alcalde Municipal de Tocaima Cundinamarca. Sponsor

32

4.2 GESTIÓN DE LOS INTERESADOS

Cuadro 1. Matriz de interesados.

Registro de los interesados (matriz de los interesados)

Título del proyecto:

Diseño y construcción de un centro

de desarrollo infantil (cdi) en el

municipio de Tocaima Cundinamarca

Número del

proyecto: 1

ID Nombre Título

Informac

ión de

contacto

Impacto

Requisitos

principales

Expectativas

principales

Nivel de

influencia

(poder/int

erés)

Rol en

el

proyecto

Responsabilida

des en el

proyecto

Clasificaci

ón

1

Wilmar

Alexand

er

Martíne

z

Barrios

Alcalde

Municip

al

(Tocaim

a -

Cundina

marca)

311886

2075

Admitir a

los niños y

niñas de

familias de

bajos

recursos.

Disminuir el

nivel de

explotación

infantil del

Municipio de

Tocaima.

Alto /

Alto Sponsor Alta

Administr

ar de

cerca

2 Gina

Parody

Director

a del

3124617

594

Docentes

capacitados

Que la

primera

Alto /

Bajo

Supervis

ora del Media

Mantener

satisfecho

33






Número del

proyecto: 1

ID Nombre Título

Informac

ión de

contacto

Impacto

Requisitos

principales

Expectativas

principales

Nivel de

influencia

(poder/int

erés)

Rol en

el

proyecto

Responsabilida

des en el

proyecto

Clasificaci

ón

sena y

ministra

de

Educació

n

con alto

nivel

educativo en

Primaria

infancia este

más educada

sin importar

su estrato

económico.

departa

mento

educativ

o

3

Cristina

Plazas

Michelse

n

Director

a

General

ICBF

312408

3353

Protección

integral de

la primera

infancia, la

niñez y el

bienestar de

las familias

en Colombia.

Tener un

espacio de

esparcimient

o tanto

educativo

como

recreativo.

Alto /

Bajo

Coordina

dora

general

ICBF

Media Mantener

satisfecho

34






Número del

proyecto: 1

ID Nombre Título

Informac

ión de

contacto

Impacto

Requisitos

principales

Expectativas

principales

Nivel de

influencia

(poder/int

erés)

Rol en

el

proyecto

Responsabilida

des en el

proyecto

Clasificaci

ón

4

María

Mónica

Serrano

Siza

Secreta

ria de

Planeaci

ón del

municipi

o

3115897

576

Promover y

garantizar el

desarrollo de

las niñas y

niños en su

primera

infancia

Implementar

un modelo

exitoso de

gestión.

Alto /

Bajo

Director

a de

Atención

a la

primera

infancia

Media Mantener

satisfecho

5

Lina

Marcela

Tovar

Arias

Persone

ra

municip

al

321219

8324

Programas

especiales,

cultura, de

salud y

protección

social

Contribuir

con obras

que

beneficien a

la

comunidad

Alto /

Alto

Director

a de

Atención

a la

comunid

ad

Media

Administr

ar de

cerca

35






Número del

proyecto: 1

ID Nombre Título

Informac

ión de

contacto

Impacto

Requisitos

principales

Expectativas

principales

Nivel de

influencia

(poder/int

erés)

Rol en

el

proyecto

Responsabilida

des en el

proyecto

Clasificaci

ón

6

Interna

.

Externa

Interven

toría

320263

9873

Estructura

de alta

calidad, con

norma Ntc

vigente

Entregar

satisfactoria

mente y en

funcionamien

to la obra a

los

beneficiarios.

Alto /

Alto

Supervis

ores de

la obra

Alta

Administr

ar de

cerca

7

Cecilia

Rodrígu

ez

Represe

ntante

de la

població

n

benefici

322458

7946

Comedor

amplio que

tenga

cumpla con

los

requerimient

Recibir

acompañami

ento por

medio de la

alcaidía

durante su

Alto/Bajo

Controla

dora de

requerim

ientos

acordado

s.

Alta Mantener

satisfecho

mailto:[email protected]


36






Número del

proyecto: 1

ID Nombre Título

Informac

ión de

contacto

Impacto

Requisitos

principales

Expectativas

principales

Nivel de

influencia

(poder/int

erés)

Rol en

el

proyecto

Responsabilida

des en el

proyecto

Clasificaci

ón

aria os ciclo de vida

del producto

8

María

Fernand

a Ávila

López

Represe

ntante

de los

vecinos

del

proyect

o

210478

9652

Informes

mensual del

avance del

proyecto

Que el

proyecto les

genere

empleo.

Bajo/Bajo

Presiden

te de la

junta

comunal

Baja Monitorea

r

9

Luis

Miguel

Gámez

Barrios

Gerente

del

proyect

o

3114879

567

Cumplir

satisfactoria

mente los

requisitos

Albergar a

300 niños

del

Municipio

Alto/Alto

Supervis

or y

gestor

del

Alta

Administr

ar de

cerca





37






Número del

proyecto: 1

ID Nombre Título

Informac

ión de

contacto

Impacto

Requisitos

principales

Expectativas

principales

Nivel de

influencia

(poder/int

erés)

Rol en

el

proyecto

Responsabilida

des en el

proyecto

Clasificaci

ón

del contrato proyecto

10

Leidy

Jhoana

Caviedes

- Yeison

Andrés

Montes

Hernánd

ez

Equipo

del

proyect

o

312548

7896

Profesionales

con

conocimiento

s en

gerencia y

dirección de

proyectos.

Llevar a

cabo

satisfactoria

mente el

proyecto

durante los

plazos

establecidos.

Bajo/Alto Equipo

senior Alta

Mantener

informado

s

11

Arturo

Díaz

López

Represe

ntante

de los

subcont

310456

8795

Cumplir a

cabalidad

con todos

los oficios

Obtener

relaciones

laborales ,

para una

Bajo/Alto

Subcont

ratistas

del

proyecto

Alta Mantener

informado

s

38






Número del

proyecto: 1

ID Nombre Título

Informac

ión de

contacto

Impacto

Requisitos

principales

Expectativas

principales

Nivel de

influencia

(poder/int

erés)

Rol en

el

proyecto

Responsabilida

des en el

proyecto

Clasificaci

ón

ratistas

del

proyect

o.

asignados

durante los

plazos

establecidos.

próxima

contratación

Teniendo en cuenta el tipo de proyecto a realizar identifico los posibles grupos de interés y de poder que

forman parte del mismo, con el fin de poder analizar su influencia y la manera en que se relacionan entre

sí. Para este fin fue necesario adquirir información de proyectos similares, realizar entrevistas y encuestas a

algunos habitantes del municipio sobre las necesidades de la población de primera infancia, teniendo en

cuenta la calidad y el estado actual de los jardines que existen en el municipio.

Fuente. Propia

39

Cuadro 2. Clasificación de interesados.

Id Título Poder Interés Clasificación

1 Alcalde Municipal (Tocaima - Cundinamarca) Alto Alto Administrar de cerca

2 Directora del SENA y ministra de Educación Alto Bajo Mantener satisfecho

3 Directora General ICBF Alto Bajo Mantener satisfecho

4 Secretaria de Planeación del municipio Alto Bajo Mantener satisfecho

5 Personera municipal Alto Alto Administrar de cerca

6 Interventoría Alto Alto Administrar de cerca

7 Representante de la población beneficiaria Alto Bajo Mantener satisfecho

8 Representante de los vecinos del proyecto Bajo Bajo Monitorear

9 Gerente del proyecto Alto Alto Administrar de cerca

10 Equipo del proyecto Bajo Alto Mantener informados

11 Representante de los subcontratistas del proyecto. Bajo Alto Mantener informados

Gráfica 1. Matriz interés/poder.

ALTO Mantener Satisfecho Administrar de Cerca

BAJO Monitorear Mantener informados

BAJO ALTO

GRÁFICO DE CLASIFICACIÓN

PO

DE

R

INTERÉS

2-3-4-7 1-5-6-9

10-118

40

5. PROCESO DE PLANEACIÓN


5.1.1 Plan para la dirección del proyecto. Tomando como guía el PMBOK® se desarrollaron los siguientes planes para la dirección del proyecto:

Plan de gestión del alcance Línea base del alcance Plan de gestión de los requisitos Plan de gestión del tiempo Línea base del cronograma Plan de gestión del costo Línea base del costo Plan de gestión de la calidad Plan de gestión de la configuración Plan de mejoras del proceso Plan de gestión de los recursos humanos Plan de gestión de las comunicaciones Plan de gestión del riesgo Plan de gestión de las adquisiciones Plan de gestión de los interesados Plan de gestión de cambios

5.2 GESTIÓN DEL ALCANCE

5.2.1 Plan de gestión de los requisitos.

5.2.1.1 Metodología. Todo el proyecto está enfocado en la metodología desarrollado por el PMI, por ello es necesario desarrollar una serie de actividades que explicaremos a continuación:

Realizaremos una recopilación de requisitos a partir de todas las fuentes que estén involucradas directa o indirectamente en el proyecto, con el objetivo de identificar lecciones aprendidas que nos permitan desarrollar nuestro proyecto con eficiencia y eficacia, es decir cumpliendo a cabalidad con el tiempo, costo y alcance preestablecido.

41

La recopilación de requisitos se realizará con el objetivo de identificar la necesidades y los requerimientos que los interesados tienen sobre el proyecto, para de esta manera definir cuál va a ser el alcance real y definirles a los interesados que va a contener el proyecto.

Para la recopilación de datos se utilizará el juicio de expertos

Se realizaran entrevistas que nos permitan identificar todos los interesados en el proyecto y de esta manera poder clasificarlos por importancia y relevancia, además de identificar los requerimientos y expectativas que esto tienen sobre el proyecto.

La recopilación de información se llevara a cabo mediante la utilización de datos históricos que puedan ser aplicados en el proyecto impidiendo que se materialicen los mismos riesgos en nuestro proyecto y el trabajo de campo que permitan a partir de otros enfoque aspectos que no se han identificado por el grupo sénior.

5.2.1.2 Fuentes Primarias. En el presente trabajo, se tomaron como fuentes primarias de información la Norma Sismo Resistente 2010.

A continuación se listan las fuentes primarias identificadas:

Requisitos generales de diseño y construcción sismo resistente. Normatividad actualizada para la construcción en Colombia.

5.2.1.3 Fuentes Secundarias. Las principales fuentes secundarias a utilizar, como apoyo en el presente proyecto se detallan a continuación:

Esquema de Ordenamiento Territorial (EOT). Norma Técnica Colombiana. Manual de Contratación proyectos específicos de Alcaldía Municipal.

5.2.1.4 Técnicas de investigación. La técnica utilizada para la investigación fue con expertos en construcción y en educación a niños, fueron seleccionados para tener una mejor perspectiva y mayor certeza de la obra.

Se realizaron entrevistas al personal profesional y capacitado para este tipo de obras lo cual se detalla en el cuadro siguiente:

Revisión de registros históricos

42

Lecciones aprendidas y factores ambientales.

Cuadro 3. Juicio de expertos:

5.2.1.5 Herramientas. Se busca documentar las necesidades y expectativas de los interesados mediante el uso de las herramientas de recopilación, las cuales nos permiten lograr los objetivos del proyecto. A continuación nombraremos las utilizadas en nuestro proyecto.

Juicio de Expertos: El enfoque del juicio de expertos es primordial para el desarrollo del proyecto, porque aporta valiosa información para el proyecto. Se generaron entrevistas sobre el tipo de construcción a realizar.

Entrevistas: Nos permite reconocer las necesidades y expectativas de los interesados sobre el proyecto.

Nombre Profesión Experiencia Cargo Empresa

Jeison Gómez Martínez

Ingeniero Civil

Más de 8 Años

Secretario de Planeación Municipal guamo Tolima

Alcaldía de guamo Tolima

Elver Camilo Ochoa Molina

Ingeniero Civil

Más de 12 Años

Secretario de Planeación Municipal espinal Tolima.

Alcaldía de guamo Tolima

Marco Santiago Parra Arias

Ingeniero Civil

Más de 5 Años

Asesores Técnicos

INVIAS

Julián Felipe Pinzón Herrera

Ingeniero Civil

Más de 7 años

Secretario de Planeación Municipal Girardot Cundinamarca

Alcaldía de Girardot Cundinamarca

John Brayan Díaz Leyva

Ingeniero civil

Más de 15 años

Asesores Técnicos

ANI

43

Como resultado de la utilización de las herramientas mencionadas anteriormente se obtuvo como resultado la siguiente matriz de rastreabilidad de requisitos de los principales interesados.

44

Cuadro 4. Matriz de rastreabilidad de requisitos de los interesados.

Matriz de rastreabilidad de requisitos de los interesados

Nombre del proyecto: Centro de Desarrollo Infantil en el municipio de Tocaima Cundinamarca

Descripción del proyecto:

El CDI busca mejorar las condiciones educativas de la primera infancia del municipio, creando una edificación segura que cumpla con todas

las características estipuladas por la normas de infraestructura nacional, además de cumplir con las expectativas de los stakeholders

del proyecto.

ID Interesado Descripción del requisito

Necesidad Objetivos proyecto

Diseño de producto

Desarrollo de producto

Estrategias Requisitos alto nivel

1

Alcalde Municipal (Tocaima - Cundinamarca)

El CDI debe tener la capacidad de albergar 250 niños y niñas

Actualmente no existen instalaciones, con espacios amplios y seguros,

Entregables del producto

Los diseños se realizaran de acuerdo al manual de diseño y construcción de centros de desarrollo infantil del ICBF

Las obras para la construcción del proyecto se realizaran según el cronograma.

Es necesario realizar una planeación correcta desarrollar el proyecto correctamente

Todas las instalaciones deben cumplir con la normativa existente y adaptarse a las métricas de calidad.

2 Ministra de Educación

Docentes capacitados con alto nivel educativo en Primaria

Los docentes que actualmente están encargados

Aseguramiento de la calidad

Se creará e implementará un modelo educativo

Los docentes deberán implementar el modelo educativo

Se realizará un proceso de selección, desarrollo y dirección a

Todos los docentes deberán ser profesionales.

45



Diseño de producto



de los jardines y guarderías no tienen conocimientos suficientes sobre pedagogía infantil.

los docentes seleccionados.

3 Directora General ICBF

Protección integral de la primera infancia, la niñez y el bienestar de las familias en Colombia.

Actualmente las instalaciones utilizadas no cuentan con los requisitos mínimos de calidad, seguridad y espacio suficiente.

Aseguramiento de la calidad

El diseño de las instalaciones se realizará teniendo en cuenta que estas sean completamente seguras para los niños y niñas.

Las obras para la construcción del proyecto deberán tener acabados (filos, bordes, pisos, etc.) que disminuyan los riesgos de accidentes,

Se buscarán materiales y elementos que disminuyan los riesgos de accidentes.

Todas las instalaciones deben cumplir con la normativa existente y adaptarse a las métricas de calidad.

4

Secretaria de Planeación del

La construcción debe realizarse

Debido a que el CDI se encuentra dentro del

Cumplimiento de tiempo costos

Se diseñará un cronograma de tiempo y

La ejecución se realizará evaluando

Ejecutar las actividades según el cronograma

No se puede descuidar la calidad del producto por

46



Diseño de producto



municipio según la fecha previamente establecida

plan de desarrollo municipal es importante que este se ejecute durante el periodo del actual gobierno

costos el desempeño del proyecto

establecido. disminuir el tiempo de entrega.

5 Personera municipal

Programas especiales, (cultura, salud y protección social).

No existen programas especiales en cultura, salud y protección social.

No Aplica No Aplica No aplica No aplica No aplica

6 Interventoría

Todos los diseños deben realizarse según lo planeado

Es necesario que lo que se construya cumpla con todas las especificaciones de diseño

Entregables del producto

Se diseñara una tabla de calificación del proyecto la cual se revisara en la entrega de cada informe de avance

Existirá un ingeniero residente de interventoría que estará todos los días durante la ejecución del proyecto.

Realizar controles constantes durante la ejecución del proyecto.

Todos los entregables del proyecto deben estar en perfectas condiciones para ser aprobados,

47



Diseño de producto



7

Representante de la población beneficiaria

Ruta infantil para los niños y niñas

No se cuenta con algún tipo de transporte para desplazarse al lugar

Brindar buena atención

Se solicitara el apoyo de los buses pertenecientes a la alcaldía municipal y estos tendrán rutas definidas

Se realizaran estudios poblacionales, para determinar puntos estratégicos para recoger a los niños

No aplica

Los buses empleados debes estar en perfectas condiciones

8

Representante de los vecinos del proyecto

No se afecten las construcciones aledañas

Debe garantizarse que las construcciones vecinas no sufran daños

No Aplica

El diseño del proyecto se realizará a una distancia de 5 ms a lado y lado de las construcciones vecinas

Todo el proceso constructivo se realizará sin afectar las construcciones vecinas

Se realizará el cerramiento del proyecto con lona verde

No aplica

9 Gerente del proyecto

No se aceptan modificaciones en el alcance del proyecto

Para garantizar que el proyecto se ejecute según lo planeado es necesario prevenir grandes

Aplicar metodología en gerencia de proyectos

El gerente de proyecto realizará una planificación detallada

Se formularán todos los planes de gestión de todas las áreas del conocimiento

Se aplicara la metodología de gerencia y dirección de proyectos del PMI

El patrocinador del proyecto debe dar especificaciones detalladas del mismo

48



Diseño de producto



cambios

10 Equipo del proyecto

Profesionales con conocimientos en gerencia y dirección de proyectos.

Es necesario que quienes conforman el equipo de proyecto tengan experiencia en proyectos similares.

Aplicar metodología en gerencia de proyectos

El equipo de proyecto diseñara la planificación de la mano con el gerente de proyecto

El equipo de proyecto ayudará con la formulación de los planes de gestión

Se aplicara la metodología de gerencia y dirección de proyectos del PMI

Los integrantes del equipo deben ser especialistas en gerencia de proyectos.

11

Representante de los subcontratistas del proyecto.

Realizar las órdenes de requisición con anterioridad

Es necesario realizar órdenes de requisición de materiales y equipos con anterioridad

Cumplimiento de tiempo costos

Se diseñara un plan de gestión de las adquisiciones

Las adquisiciones se realizarán según lo planeado

Los proveedores y subcontratistas mantendrán una relación constante con el departamento de compras

Se solicita que las órdenes de requisición se realicen con anterioridad.

49

5.2.2 Plan de gestión del alcance.

5.2.2.1 Planificar la gestión del alcance. El proyecto a desarrollar busca mejorar las condiciones de infraestructura educativa de la primera infancia en el municipio de Tocaima Cundinamarca, además de ampliar la cobertura educativa para los niños y niñas entre 0 y 5 años que por falta de recursos no pueden adquirir una educación de alta calidad.

Realizando una inspección dentro de los jardines infantiles existentes en el municipio determinamos que los espacios son muy reducidos e inseguros, por ello buscamos que la nueva infraestructura cumpla con las necesidad básica de los niños y niñas beneficiados, para que el modelo sea justo y que cumpla con todos los requerimientos establecidos, la construcción del proyecto se realizara según la guía de ejecución de infraestructura –jardines infantiles para la primera infancia (ICBF).

Todo el proyecto está enfocado en la metodología desarrollado por el PMI, por ello es necesario desarrollar una serie de actividades que explicaremos a continuación:

Creamos el enunciado del alcance a partir de los requerimientos establecidos por los interesados principales, identificamos aspectos que realmente son necesarios y descartamos otros que no mediante la normativa instaurada por el (ICBF), procurando que el proyecto cumpla y satisfaga los requerimientos y la normatividad que la rige.

Para realizar la EDT y el diccionario de la EDT es necesario que el grupo sénior, después de realizar la recopilación de la información se reúnan y determinen con se van a conformar e identificar todas las fases que son necesarias para llevar a cabo nuestro proyecto.

5.2.2.2 Control del alcance. Permitiendo monitorear el estado del alcance y el cumplimiento de los entregables del proyecto, utilizando la Matriz de Entregables, lo cual nos asegura el cumplimiento de seguimiento y control del alcance. Se llevarán a cabo reuniones periódicas, una vez por semana para analizar la matriz y tomar correctivos.:

50

Entregables Descripción Estado Fecha

Prevista De Entrega

Fecha De

Corte

También presentaremos una reunión exclusiva para validar temas sobresalientes del proyecto, o eventos particulares, que deban mostrarse necesariamente al equipo del proyecto.

5.2.2.3 Validar el alcance. Para validar el alcance se planeó una reunión por semana con el cliente. La cantidad de reuniones por semana con el cliente varía según la etapa en la que se encuentre el proyecto, para monitorear y estar atentos para tomar decisiones, con el fin de cumplir con los objetivos del proyecto. Todas las reuniones tendrán actas firmadas para evidenciar lasa reuniones.

Tendremos información sobre el desempeño del trabajo, entregables aceptados, solicitud de cambio y actualizaciones a los documentos del proyecto.

5.2.2.4 Enunciado del alcance del proyecto.

5.2.2.4.1 Alcance del proyecto. El proyecto busca mejorar las condiciones de infraestructura y educación temprana en el municipio de Tocaima Cundinamarca, ya que las existentes son poco confiables; se busca que el proyecto albergue 250 niños de edades entre 2 y 5 años, promoviendo e incentivando a la región a adquirir educación gratuita de alta calidad, permitiendo de esta manera erradicar el analfabetismo y brindándoles seguridad y comodidad a estos niños.

Trabajo necesario para el desarrollo del proyecto:

Es necesario tener todas las pólizas que permitan a nuestra entidad desarrollar el proyecto sin generar problemas contractuales.

Tener una planificación rigurosa que permita identificar todos los aspectos que intervienen dentro de nuestro proyecto procurado el cumplimiento del mismo dentro de lo estipulado.

Optimizar todo el tiempo buscando un gran rendimiento en el proyecto procurando que se cumpla con la calidad instaurada dentro del contrato, respetando los

51

horarios y necesidades de los recursos usados para llevar a cabo el proceso de ejecución del proyecto.

Revisar que el diseño y construcción del CDI cumpla a cabalidad con los requerimientos de los interesados en el proyecto, respetando igualmente el tiempo y el costo planificado.

Cerrar el proyecto buscando que allá una trasparecía total en cada uno de los procesos legales y manejos de recursos efectuados durante nuestro proyecto.

5.2.2.5 Entregables del proyecto. Los documentos que vamos a entregar serán:

Acta de constitución o Project chárter. EDT o WBS. Diccionario de EDT. Lista de riesgos Cronograma. Presupuesto.

5.2.2.6 Criterios de aceptación. El sponsor aprobará la EDT antes de continuar con la planificación.

La aprobación de la lista de riesgo será aprobada por los interesados internos, junto con el sponsor, para así continuar con la planificación.

Será determinada la aprobación final por el Sponsor.

5.2.2.7 Alcance del producto. A partir de una encuesta realizada en la comunidad Tocaimuna pudimos determinar algunos de los principales aspectos que son necesarios para el cumplimiento del proyecto:

Que posea amplias aulas y material didáctico para el desarrollo de los niños y niñas.

Tener rampas para personas con discapacidad.

Que no se encuentre ubicado a más de 1 km del caso urbano del municipio.

52

Que tenga gran cobertura para cumplir con las necesidades del municipio.

Que posea un plan de manejo de basuras y un shut de basuras se encuentre alejado 500 mts de las instalaciones.

Revisando la normativa instaurada por el ICBF para el diseño y construcción de este tipo de CDI (centro de desarrollo infantil) determinamos que el proyecto debe cumplir con:

Cumplir con la calidad establecida en el contrato que los rige.

Explicarle a la comunidad que va a contener y que no a la comunidad para que comprendan cual va a ser el alcance real del proyecto.

Cumplir con el cronograma y presupuesto estipulado durante la planificación.

Realizar informes mensuales que permitan al gobierno observar el estado del proyecto.

5.2.2.7.1 Entregables del producto.

18 Salones. 1 Comedor comunitario. 8 Baterías sanitarias para niños. 1 Cocina. 1 Enfermería con baño privado. 1 Cuarto de lavandería. 1 Rectoría. 1 Aula de docentes con baños privados. 2 Jardines con juegos lúdicos. 1 Shut de basuras alejado de las instalaciones.

5.2.2.8 Criterios de aceptación. Se acepta el entregable del producto si están según los diseños hidráulicos y estructurales desarrollados para cada entregable. Dichos entregables serán aprobados por el sponsor.

5.2.2.8.1 No es parte del proyecto.

Muebles.

53

Electrodomésticos.

Este proyecto solo se encargará de diseñar y construir un Centro de desarrollo infantil más no de su funcionamiento.

5.2.2.9 Supuestos. Existe presupuesto asignado para el desarrollo total del proyecto a realizar.

Teniendo en cuenta el Esquema de Ordenamiento Territorial (E.O.T), se estableció la localización del proyecto según su uso de suelo.

Aprobación del proyecto por parte de la comunidad perteneciente al casco urbano del municipio, así como por parte de los entes educativos y gubernamentales.

Disponibilidad de servicios públicos.

Las propiedades físicas del suelo se encuentran dentro de los parámetros admisibles para la construcción del proyecto.

5.2.2.10 Restricciones. Debe respetarse el cronograma establecido y este solo será modificado en caso de ocurrir un imprevisto que afecte el desarrollo normal de las actividades.

El proyecto no debe exceder el presupuesto asignado previamente, así como las reservas de contingencia y de gestión.

El alcance incluirá actividades de planificación, coordinación y gestión que garantice el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización.

5.2.2.11 Necesidad Es necesario que el proyecto cumpla a cabalidad con el alcance, tiempo y costo que fue estimado durante la planificación para que de esta manera se garantice que el proyecto satisfaga a todos los interesados en el mismo.

Además de verificar que la estructura sea totalmente segura y funcional, es decir que cumpla la normatividad para las construcciones colombianas NSR-10 garantizando que cada uno de los procesos tanto de diseño y ejecución de proyecto hacen de esta estructura realmente segura durante situaciones de riesgo como sismos e incendios.

54

Figura 3. Estructura de desglose de trabajo (EDT).

55

DICCIONARIO DE LA EDT

# de identificación de

la cuenta de control

1

Nombre de la cuenta de control

Inicio

Fecha de actualización 21/04/2016

Organización/ individuo

responsable Gerente sénior

Descripción del entregable del paquete de trabajo: Durante el inicio del proyecto se producen los primeros entregables del proyecto, como es el caso del acta de constitución, factores ambientales y activos de la organización, junto con el enunciado preliminar del alcance del proyecto.

Trabajo necesario para producir el entregable: Se necesita conocer el plan de negocio y la idea del proyecto.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): El patrocinador del proyecto teniendo en cuenta el caso de negocio es quien da la autorización de iniciar el proceso,

Restricciones y supuestos: • Se requiere una idea de proyecto. • Se requiere un patrocinador • Se requiere un caso de negocio

Métricas de calidad: Se evalúa de acuerdo a los parámetros establecidos en el esquema impuesto por la PMO (oficina de dirección de proyectos).

Documento de origen técnico: Se debe realizar con el esquema instaurado por la PMO (oficina de dirección de proyectos).

Riesgos: No puede realizarse en la fecha acordada.

Recurso asignado: Equipo de proyecto. Director de proyecto

Duración: 15 días.

Hitos del cronograma: Kick off.

Costo: $ 500.000,40

Fecha limite/ de vencimiento: 19/02/2016.

Interdependencias Antes de esta cuenta de control: Después de esta cuenta de control: 1.1

Aprobado por: El director del proyecto Miguel Gámez Barrios Fecha: 23/04/2016




1

Nombre/ número del paquete de

trabajo 1.1 Acta de constitución




Descripción del entregable del paquete de trabajo: El documento contiene

56

una explicación global de los aspectos fundamentales y cruciales del proyecto.

Trabajo necesario para producir el entregable: Deben estar definidos los objetivos del proyecto, la posición de cada involucrado, establecer cuales entregables se van a entregar en el proyecto, el alcance, costo y duración aproximada del proyecto, se asignan responsables y se enuncian riesgos globales

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Debe ser un documento sencillo, con información global del proyecto y vocabulario común que permita la fácil comprensión para cada involucrado.

Restricciones y supuestos: • Debe tener máximo 5 páginas. • Vocabulario sencillo.



Riesgos: No cumplir a tiempo con la entrega del documento.

Recursos asignados: Equipo de proyecto.

Duración: 8 días.

Hitos del cronograma: Firma de la aprobación del documento

Costo: $ 250.000


Interdependencias Antes de este paquete de trabajo: 1 Después de este paquete de trabajo: 1.2





1


trabajo 1.2 Matriz de involucrados




Descripción del entregable del paquete de trabajo: Es un documento que permite recopilar y almacenar la información general cualitativa y cuantitativamente de cada empresa o persona involucrada directamente en el proyecto.

Trabajo necesario para producir el entregable: Se debe hacer una recopilación y análisis de las entidades, los patrocinadores y las personas que más poder tienen en el desarrollo del proyecto.

57

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): debe contener el nombre completo, canal de comunicación, influencia dentro del proyecto, expectativas, roll y los principales requisitos.

Restricciones y supuestos: • Debe tener al menos un canal de comunicación confirmado. • Debe tener información global confirmada de cada involucrado.





Duración: 7 días.

Hitos del cronograma: Firma de la aprobación del documento.

Costo: $ 250.000,00


Interdependencias Antes de este paquete de trabajo: 1.1.1 Después de este paquete de trabajo: 1.2





2

Nombre de la cuenta de control Plan de dirección




Descripción del entregable del paquete de trabajo El plan de dirección del proyecto contiene todos los planes de gestión creados para cada área del conocimiento

Trabajo necesario para producir el entregable: Se necesita completar la totalidad de los planes de gestión para producirlo.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Debe contener información actualizada respecto a la manera en que se realizara el trabajo, como se ejecutara y como se controlará el mismo.

Restricciones y supuestos: • Solo el equipo y el gerente de proyecto están autor izados en elaborarlo. • El contenido del mismo abarcará todo el ciclo vida del proyecto. • Será un documento resumido y detallado.


Documento de origen técnico: Se debe realizar con el esquema instaurado

58

por la PMO (oficina de dirección de proyectos).

Riesgos: No cumplir a tiempo con la entrega del documento. No se realizó una planificación adecuada.

Recurso asignado: Equipo de proyecto. Director de proyecto


Hitos del cronograma: Kick off.

Costo: $ 2.753,333


Interdependencias Antes de esta cuenta de control: Después de esta cuenta de control: 2.1





2


trabajo 2.1 Plan de gestión de requisitos




Descripción del entregable del paquete de trabajo: Determina como serán analizados, documentados y gestionados los requisitos de los a lo largo de todo el ciclo de vida del Proyecto.

Trabajo necesario para producir el entregable: Es necesario implementar algunas de las técnicas para la recopilación de requerimientos tales como; entrevistas, tormenta de ideas, talleres de requisitos, etc.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Debe incluir cómo se planificará, supervisara e informará la captura y documentación de requisitos, incluyendo los actores interesados que intervendrán en su estudio, determinación y aprobación, además de quienes podrán cambiar los requisitos y quienes verificarán que han sido efectivamente conseguidos

Restricciones y supuestos: Todos los interesados directos e indirectos del proyecto brindarán sus requisitos. Las técnicas empleadas serán se realizarán correctamente.


Documento de origen técnico: Matriz de trazabilidad de requisitos.

Riesgos: No se incluyen todos los requisitos del proyecto

Recurso asignado: Equipo de proyecto

Duración: 3 días.

Hitos del cronograma: No aplica

59

Costo: $196,667


Interdependencias Antes de este paquete de trabajo: Después de este paquete de trabajo: 2.2





2


trabajo 2.2 Integración




Descripción del entregable del paquete de trabajo: Contiene una recopilación de todos los planes de gestión que hacen parte del proyecto.

Trabajo necesario para producir el entregable: Debe contener todos los planes de gestión completamente diligenciados y aprobados por el gerente del proyecto.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): • Debe contener todos los planes de gestión aprobados por el gerente del proyecto.

Restricciones y supuestos: Esta actualizado hasta la fecha de entrega. Contiene todos los procesos y áreas del conocimiento.





Duración: 3 días.

Hitos del cronograma: Firma de la aprobación de cada plan de gestión

Costo: $ 196,667


Interdependencias Antes de este paquete de trabajo: 2.1 Después de este paquete de trabajo: 2.3





Fecha de actualización


60


2

trabajo 2.3 Plan de gestión del

alcance

21/04/2016


Descripción del entregable del paquete de trabajo: Contiene el alcance global del proyecto, es decir que va a contener y que no, además de una recopilación de información que permitan definir los requerimientos de los involucrados.

Trabajo necesario para producir el entregable: Recopilar los requisitos de los involucrados para así definir el alcance que va a tener el proyecto, definir la línea base del alcance y revisar que los entregables estén completos y firmados.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Debe contener todo la información referente a los requerimientos de los involucrados y cuales son avalados para la ejecución del proyecto.

Restricciones y supuestos: Tener el alcance validado por el gerente, estar actualizado a la fecha y contener una recopilación completa de la información suministrada por los involucrados.




Recurso asignado: Equipo de proyecto.

Duración: 3 días.

Hitos del cronograma: Firma de la aprobación de cada plan de gestión

Costo: $ 196,667

Fecha limite/ de vencimiento: 04/04/2016






2


trabajo 2.4 Plan de gestión del

tiempo




Descripción del entregable del paquete de trabajo: Contiene la duración aproximada de cada actividad necesaria en la ejecución del proyecto,

61

prioriza las necesidades de los involucrados y crea el cronograma de proyecto con su respectiva ruta crítica

Trabajo necesario para producir el entregable: Se necesita revisar los datos históricos para comparar en proyectos anteriores cronogramas que se puedan aplicar al proyecto, definir las actividades necesarias para desarrollar el proyecto, tener en cuenta los riesgos potenciales que puedan afectar el proyecto y secuenciar minuciosamente las actividades del proyecto.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Debe contener todas las actividades para cumplir con el proyecto y debe ser un cronograma realista.

Restricciones y supuestos: • Revisar que contenga cada actividad • revisar que todos los hitos estén incluidos • deben estar definidos los horarios de trabajo y los días en que no se trabaja





Duración: 3 días.

Hitos del cronograma: Firma del plan de gestión del cronograma.

Costo: $ 196,667


interdependencias Antes de este paquete de trabajo: 2.3 Después de este paquete de trabajo: 2.5





2


trabajo 2.5 Plan de

gestión de los costos




Descripción del entregable del paquete de trabajo: En el documento está contenido los costos generales aproximados de las actividades y los materiales usados para la ejecución del proyecto, también se incluyen las reservas de gestión.

62

Trabajo necesario para producir el entregable: Se debe revisar en los activos de la organización presupuestos de otros proyectos, costos por actividad y personal, además de realizar una actualización con los precios manejados por la alcaldía del municipio de Tocaima y la revista CONSTRUDATA.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): El presupuesto debe ser realista e incluir todos los costos de materiales, actividades y personal que hace parte del proyecto.

Restricciones y supuestos: • Incluir todas las actividades estipuladas en el cronograma • Incluir costos adicionales • Tener en cuenta el personal de obra, profesional y de oficina.


Documento de origen técnico: Se debe realizar con el esquema instaurado por la PMO (oficina de dirección de proyectos



Duración: 3 días.

Hitos del cronograma: Firma del plan de gestión de los costos.

Costo: $ 196,667







2


trabajo 2.6 Plan de

gestión de la calidad




Descripción del entregable del paquete de trabajo: En el documente se describe a cabalidad que va a contener el proyecto cuando este finalizados y cuáles van a ser los estándares de calidad que vamos a manejar para los materiales que se van a adquirir.

Trabajo necesario para producir el entregable: deben estar definido cuál va a ser el alcance del proyecto y los materiales necesarios con sus marcas y posibles proveedores.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable):

63

• Debe contener información detallada y relevante del conten ido del proyecto. • Deben tener las especificaciones de cada material necesario.

Restricciones y supuestos: Se debe constatar la información con los catálogos de las empresas y se deben actualizar en la base de datos.





Duración: 3 días.

Hitos del cronograma: Firma del plan de gestión de la calidad.

Costo: $ 196,667


Interdependencias Antes de este paquete de trabajo: 2.5 Después de este paquete de trabajo:.2.7





2

Nombre/ .número del paquete de

trabajo 2.7 Plan de

gestión de los recursos humanos




Descripción del entregable del paquete de trabajo: En el documento están incluidas todas las técnicas que posee la empresa para la adquisición, desarrollo y dirección del equipo de trabajo.

Trabajo necesario para producir el entregable: Es necesario tener identificadas cada una de las técnicas que la organización adopten para el manejo del equipo de trabajo.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): • Tiene que contener identificados los procesos para la adquisición de nuevos recursos. • Explicar que técnicas serán implementadas para la dirección del equipo

Restricciones y supuestos: Se deben revisar nuevas técnicas que se hallan implementado en otras empresas y organizaciones con el fin de mejorar las ya implementadas.

Métricas de calidad: Se evalúa de acuerdo a los parámetros establecidos

64

en el esquema impuesto por la PMO (oficina de dirección de proyectos).




Duración: 3 días.

Hitos del cronograma: Firma del plan de gestión de los recursos humanos.

Costo: $ 196,667







2


trabajo 2.8 Plan de

gestión de las comunicaciones




Descripción del entregable del paquete de trabajo: En el documento se define el canal de comunicación que es manejado para cada involucrado, además de definir el tipo de información que será suministrada a cada persona dependiendo de sus necesidades.

Trabajo necesario para producir el entregable: Se deben definir con anterioridad cual va ser la tecnología empleada para enviar la comunicación y el método que será usado para el manejo de la misma entre el proyecto y con cada involucrado.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): • Debe estar definida la tecnología usas para enviar la comunicación por cada involucrado. • Deben actualizados los datos

Restricciones y supuestos: Debe estar actualizado a la fecha.





Duración: 3 días.

Hitos del cronograma: Firma del plan de gestión de las comunicaciones.

65

Costo: $ 196,667







2


trabajo 2.9 Plan de

gestión de los riesgos




Descripción del entregable del paquete de trabajo: En el documento están descritos los riegos que pueden materializarse o están presentes en algún momento en el proyecto y cada plan de gestión que es utilizado para disminuir o acabar con el riesgo.

Trabajo necesario para producir el entregable: Se debe revisar en los activos de la organización y en informes de otras organizaciones para definir los riesgos más comunes en proyectos similares, hablar con el personal para definir nuevos riesgos y de esta manera crear un respuesta fuerte que permita mitigar o acabar con el riesgo.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): • Tienen que contener los riesgos más comunes tanto para el proyecto como para el personal. • Tiene que tener más de una respuestas por cada riesgo.

Restricciones y supuestos: Debe mantenerse actualizado y realizarse informes entre el equipo sénior.





Duración: 3 días.

Hitos del cronograma: Firma del plan de gestión de los riesgos.

Costo: $ 196,667


Interdependencias Antes de este paquete de trabajo: 2.8

66

Después de este paquete de trabajo: 2.10





2


trabajo 2.10 Plan de

gestión de las adquisiciones




Descripción del entregable del paquete de trabajo: documento que contiene cada una de las adquisiciones que se efectúan durante el desarrollo del proyecto ya sea materiales, equipos o recurso humano, en él se plante la forma de adquisición que se debe realizar según la organización.

Trabajo necesario para producir el entregable: se debe revisar dentro de los activos de la organización para poder definir cuál es el flujo normal utilizado para realizar la adquisición de equipo de trabajo, materiales o maquinaria.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): • El formato debe ser sencillo y sin vocabulario técnico. • Debe explicar el manejo tanto para máquina y materiales como para recursos humanos.

Restricciones y supuestos: Debe tener información global DE y estar actualizado la organización hasta la fecha de entrega.





Duración: 3 días.


Costo: $ 196,667






la cuenta de


trabajo



responsable

67

control 2

2.11 Plan de gestión de los interesados

Gerente sénior

Descripción del entregable del paquete de trabajo: En el documento se suministra información acerca de las personas y organizaciones que pueden ser afectados o afectar el proyecto, explicando de una forma sencilla como deben gestionar el interés de los mismo para minimizar el impacto que pueda ocasionar al proyecto y buscando un satisfacción global en cuanto a la información que estos requieren y definirles cual va a ser el alcance real del proyecto.

Trabajo necesario para producir el entregable: Se debe realizar un listado de interesados del proyecto minucioso para cada etapa del proyecto, definir su influencia dentro del proyecto, la forma más adecuada de gestionar su interés y definir el tipo de información que le será suministrado, además del canal de comunicación más adecuado para realizar el proceso.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Debe estar aprobado por el gerente del proyecto, estar actualizado hasta la fecha y definir el tipo de información a suministrar y el canal de comunicación definidos con claridad.

Restricciones y supuestos: Debe ser claro y conciso y estar actualizado a la fecha de entrega.





Duración: 3 días.

Hitos del cronograma: No aplica.

Costo: $ 192,666







2


trabajo 2.12 Plan de

gestión de los




68

cambios

Descripción del entregable del paquete de trabajo: Consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables, a los activos de los procesos de la organización, a los documentos del proyecto y al plan para la dirección del proyecto.

Trabajo necesario para producir el entregable: Es necesario que los anteriores planes de gestión, junto con el acta de constitución, así como los demás entregables anteriores a este se encuentren elaborados.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Es necesario que el plan incluya los seis pasos para realizar una solicitud de cambio. 1) Evaluación del impacto. 2) Búsqueda de alternativas. 3) Aprobación del cambio por parte del comité. 4) Ajuste del plan de dirección del proyecto y de las líneas base. 5) Notificación a los interesados del cambio y su impacto. 6) Gestionar el proyecto de acuerdo al nuevo plan.

Restricciones y supuestos: Los planes de gestión se elaboraron correctamente. Todos los interesados pueden solicitar un cambio.





Duración: 3 días.


Costo: $ 196,667







2


trabajo 2.13 Plan de gestión de la configuración




Descripción del entregable del paquete de trabajo: indica cómo gestionar los cambios en los entregables y toda la documentación. Permite documentar el sistema por versiones.

Trabajo necesario para producir el entregable: Es necesario identificar,

69

organizar y controlar las modificaciones al producto con el objetivo de maximizar la productividad a la vez que se minimizan los errores y mejora la calidad.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Debe incluir los siguientes componentes: 1) Identificación de los elementos de la configuración. 2) Establecimiento de roles y responsabilidades. 3) Control del cambio a la configuración. 4) Reporte de estado a la configuración. 5) Auditoría a la configuración.

Restricciones y supuestos: Se establecieron correctamente los roles y las responsabilidades. Se identificaron todos y cada uno de los elementos de la configuración.


Documento de origen técnico: Matriz RACI.



Duración: 3 días.


Costo: $ 196,667







2


trabajo 2.14 Plan de gestión de mejoras al

proceso




Descripción del entregable del paquete de trabajo: Detalla pasos para analizar procesos, que facilitarán la identificación de desperdicios y actividades que no añaden valor.

Trabajo necesario para producir el entregable: Es necesario que se planifiquen correctamente los procesos que se desarrollaran en el proyecto.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable) : Debe incluir los siguientes componentes: 1) Identificar el proceso o problema a mejorar. 2) Identificar las causas que originan el problema. 3) Definir acciones de mejora. 4) Planear y dar seguimiento a las mejoras.

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Restricciones y supuestos: Se seleccionaron correctamente los procesos a mejorar. Las mejoras brindaran solución a los problemas existentes.


Documento de origen técnico: Planes de gestión



Duración: 3 días.


Costo: $ 196,667


Interdependencias Antes de este paquete de trabajo: 2.13 Después de este paquete de trabajo: 3





3


Ubicación del proyecto




Descripción del entregable del paquete de trabajo: Descripción general del lugar en el que se realizara la construcción del proyecto a ejecutar.

Trabajo necesario para producir el entregable: Revisar el EOT municipal. Revisar que exista accesibilidad de servicios públicos.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Teniendo en cuenta la descripción del entregable, el cliente será el encargado de aprobar el lugar.

Restricciones y supuestos: La descripción del lugar se realizó correctamente. Se incluirán detalles en el documento.


Documento de origen técnico: EOT municipal



Duración: 3 días.


Costo: $ 5.424.336,00


71

Interdependencias Antes de esta cuenta de control: 2.13 Después de esta cuenta de control: 3.1





3


trabajo 3.1 Ubicación

topográfica




Descripción del entregable del paquete de trabajo: ubicación precisa del proyecto en un plano horizontal y un plano vertical, con el fin de delimitar el área denominada para construir el proyecto.

Trabajo necesario para producir el entregable: Se emplearan elementos de medición (metro, mira) y equipos de precisión, (teodolito, nivel, estación) entre otros.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Debe contener fotografías, planos reales y actuales del sitio a trabajar, cartera de campo correctamente diligenciada.

Restricciones y supuestos: La fecha de elaboración de la ubicación topográfica debe ser en un clima adecuado, que no afecte en nada los resultados del levantamiento topográfico.

Métricas de calidad: Equipos de medición calibrados, herramientas en buen estado.

Documento de origen técnico: Cartilla de topografía


Recurso asignados: Topógrafo y auxiliar

Duración: 4 días.

Hitos del cronograma: NO APLICA

Costo: $ 4.941.008,00


Interdependencias Antes de este paquete de trabajo: Después de este paquete de trabajo: 3.2







72


3

trabajo 3.2 Demarcación

21/04/2016


Descripción del entregable del paquete de trabajo: Fijación de límites en el terreno, marcar el área que se va utilizar para la obra

Trabajo necesario para producir el entregable: Estacas, cinta de demarcación, cinta métrica, cartera de campo, cámara fotográfica.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Debe contener fotografías mostrando la demarcación del terreno, cartera de campo correctamente diligenciada.

Restricciones y supuestos: La fecha de demarcación debe ser en un clima adecuado.

Métricas de calidad: Equipos de medición en excelente estado, herramientas en buen estado.

Documento de origen técnico: Planos arquitectónicos.


Recurso asignados: Topógrafo y auxiliar

Duración: 2 día.


Costo: $ $ 483.328,00







4

Nombre de la cuenta de control Organización y preparación de

diseños




Descripción del entregable del paquete de trabajo: Contiene los trámites legales que deben realizarse previamente para la realización del proyecto junto con la preparación de diseños (arquitectónicos, estructurales, eléctricos, hidrosanitarios, etc.) pertenecientes al Centro de Desarrollo Infantil. Así como todos los procesos necesarios para ejecutar el mismo.

Trabajo necesario para producir el entregable: Debe incluir todas las licencias, diseños y estudios.

73

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Cumple con la normatividad vigente y con los requisitos del cliente.

Restricciones y supuestos: Los estudios, diseños y permisos deben ejecutarse según lo planeado. Los diseños deben cumplir con los requisitos de los interesados. No se aceptaran modificaciones después de la aprobación de los mismos.

Métricas de calidad: Aprobación del cliente y la secretaría de planeación y obras públicas municipal.

Documento de origen técnico: Planos, licencias y estudios.

Riesgos: No cumplir a tiempo con la entrega de los documentos

Recursos asignados: Subcontratistas, ingeniero residente, tramitador.



Costo: $ 57.907.248,00







4


trabajo 4.1 Licencias




Descripción del entregable del paquete de trabajo: Es la autorización previa para desarrollar edificaciones, áreas de circulación y zonas comunales en uno o varios predios, de conformidad con lo previsto en el Esquema de Ordenamiento Territorial, los instrumentos que lo desarrollen y complementen, los Planes Especiales de Manejo y Protección de Bienes de Interés Cultural, y demás normatividad que regule la materia. En las licencias de construcción se concretarán de manera específica los usos, edificabilidad, volumetría, accesibilidad y demás aspectos técnicos aprobados para la respectiva edificación.

Trabajo necesario para producir el entregable: Requisitos mínimos: 1) Certificado de libertad y tradición del predio con fecha de expedición de máximo un mes antes de la solicitud. 2) El formulario único nacional para solicitud de licencias de construcción. 3) El documento de identidad del solicitante si es persona jurídica o el certificado de cámara de comercio si es persona jurídica.

74

4) El certificado de impuesto predial del último año. 5) La relación de los propietarios colindantes al predio objeto de solicitud y la autorización en caso de que haya un apoderado.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Cumple con la normatividad vigente y con los requisitos del cliente.

Restricciones y supuestos: No se puede iniciar con la ejecución del proyecto si no existen las respectivas licencias. Los tiempos de tramitación no excederán lo previsto.

Métricas de calidad: Aprobación del cliente y la secretaría de planeación y obras públicas municipal, junto con la curaduría.

Documento de origen técnico: Planos, licencias y estudios.

Riesgos: No cumplir a tiempo con la entrega de los documentos

Recurso asignado: Subcontratistas, ingeniero residente, tramitador.



Costo: $ 12.032.048,00







4


trabajo 4.1.1 Permisos

ambientales




Descripción del entregable del paquete de trabajo: Los Permisos Ambientales, son instrumentos de manejo y control que permiten reconocer y hacer seguimiento a las actividades que pueden tener incidencia sobre los recursos naturales y el medio ambiente.

Trabajo necesario para producir el entregable: Recolección de requisitos exigidos para obtener el respectivo permiso.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Aprobación final por parte de las entidades competentes para cada permiso

Restricciones y supuestos: • Los permisos deben estar acorde a la normativa nacional y local. • Debe existir un plan de manejo ambiental.

Métricas de calidad: Permisos obtenidos con documentación actual y verídica.

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Documento de origen técnico: Normas y parámetros exigidos por la Autoridad Nacional de Licencias Ambientales.

Riesgos: No recibir el permiso aprobado en el tiempo estimado. El predio no cumpla con las normas.

Recurso asignados: Tramitador de licencias

Duración: 7 días.

Hitos del cronograma: Aprobación de permisos

Costo: $ 6.016.024,00


Interdependencias Antes de este paquete de trabajo: 4.1 Después de este paquete de trabajo: 4.1.2





4.1


trabajo 4.1.2 Permisos de

construcción




Descripción del entregable del paquete de trabajo: Los Permisos de construcción, son instrumentos de manejo y control que permiten reconocer y hacer seguimiento a las actividades que pueden tener incidencia sobre los recursos naturales y el medio ambiente.

Trabajo necesario para producir el entregable: Recolección de requisitos exigidos para obtener el respectivo permiso.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Aprobación final por parte de las entidades competentes para cada permiso.

Restricciones y supuestos: • Los permisos deben estar acorde a la normativa nacional y local. • Es necesario que existan los diseños arquitectónicos y estructurales, junto con los demás documentos que requiera a secretaria de planeación.

Métricas de calidad: Permisos obtenidos con documentación actual y verídica.

Documento de origen técnico: Normas y parámetros exigidos por la Autoridad Nacional de Licencias Ambientales.

Riesgos: No recibir el permiso aprobado en el tiempo estimado. El predio no cumpla con las normas.

Recurso asignados: Tramitador de licencias

76

Duración: 7 días.

Hitos del cronograma: Aprobación de permisos

Costo: $ 4.666.666,24


Interdependencias Antes de este paquete de trabajo: 4.1.1 Después de este paquete de trabajo: 4.2





4.2


trabajo Diseños y estudios




Descripción del entregable del paquete de trabajo: Contiene todos y cada uno de los diseños y estudios necesarios para llevar a cabo la ejecución del proyecto.

Trabajo necesario para producir el entregable: Se necesita que el cliente provea todos y cada uno de los requerimientos y demás especificaciones que deba contener la edificación.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Aprobación del cliente al aprobar los productos finales del proyecto.

Restricciones y supuestos: Los estudios solo pueden ser realizados por laboratorios certificados. Los diseños solo pueden ser elaborados por profesionales especializados. Los diseños y estudios cumplen con los requisitos del proyecto.

Métricas de calidad: Aprobación de la curadora y secretaria de planeación municipal.

Documento de origen técnico: Estudios (suelos, impacto ambiental), Diseños (arquitectónicos, estructurales, eléctricos, hidrosanitarios).

Riesgos: Retrasos en la aprobación de los mismos.

Recurso asignados: Tramitador de licencias, subcontratistas.



Costo: $ 45.875.200,00


Interdependencias

77

Antes de este paquete de trabajo: 4.1.2 Después de este paquete de trabajo: 4.2.1





4.2


trabajo 4.2.1 Viabilidad

de servicios




Descripción del entregable del paquete de trabajo: Documento mediante el cual el prestador del servicio público certifica la posibilidad técnica de conectar un predio o predios a las redes matrices de servicios públicos existentes.

Trabajo necesario para producir el entregable: Documentos exigidos por las entidades prestadoras de servicios públicos en el municipio.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Documentación completa.

Restricciones y supuestos: La documentación presentada esta actualizada y completa. Las empresas prestadoras del servicio darán vía libre al proyecto.

Métricas de calidad: Permisos obtenidos con documentación actual y verídica por las entidades prestadoras de los servicios públicos en el municipio.

Documento de origen técnico: Formatos de viabilidad de servicios de las empresas prestadoras del servicio

Riesgos: No recibir la aprobación de cada viabilidad en el tiempo estimado.

Recursos asignados: Tramitador.

Duración: 13 días


Costo: $ 2.287.360,00


Interdependencias Antes de este paquete de trabajo: 4.2 Después de este paquete de trabajo: 4.2.2




la cuenta de


trabajo



responsable

78

control 4.2

4.2.2 Estudio de suelos

Gerente sénior

Descripción del entregable del paquete de trabajo: Un estudio de suelo consiste en realizar una serie de muestreos y pruebas de un suelo en el cual se pretende realizar una construcción para determinar las características mecánicas del suelo, como son la capacidad de carga y vulnerabilidad a los asentamientos, tiene como función determinar el uso adecuado del suelo.

Trabajo necesario para producir el entregable: Muestras, trabajo de laboratorio y de cambo para obtener datos requeridos

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Documentación completa.

Restricciones y supuestos: Los estudios serán realizados en un laboratorio certificado. Los resultados de los estudios serán entregados en la fecha establecida. Los resultados contienen información verídica.

Métricas de calidad: Toma de muestras de manera acorde a la norma del laboratorio encargado del estudio.

Documento de origen técnico: Estudio de suelos.

Riesgos: No obtener los resultados del uso del suelo en el momento planeado.

Recursos asignados: Laboratorio, ingeniero.

Duración: 15 días


Costo: $ 20.957.280,00


Interdependencias Antes de este paquete de trabajo: 4.2.1 Después de este paquete de trabajo: 4.2.3





4.2


trabajo 4.2.3 Diseños

arquitectónicos




Descripción del entregable del paquete de trabajo: El plano arquitectónico nos muestra detalles de la obra, desde diferentes vistas.

Trabajo necesario para producir el entregable: Distribuciones y detalles

79

definidos claramente

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Plano aprobado por planeación y curaduría.

Restricciones y supuestos: Se entregan los diseños en el formato indicado por la secretaría planeación. No serán necesarios rediseños. Los diseños serán aprobados.

Métricas de calidad: Aprobación de la curaduría y secretaria de planeación municipal.

Documento de origen técnico: Normativa municipal y nacional.

Riesgos: No obtener la aprobación de los diseños.

Recursos asignados: Arquitecto y dibujante.

Duración: 15 días


Costo: $ 7.250.640,00







4.2


trabajo 4.2.4 Diseños estructurales




Descripción del entregable del paquete de trabajo: El diseño estructural nos muestra los detalles de los diferentes elementos estructurales pertenecientes a la edificación tales como columnas, vigas, muros, voladizos, placas, etc.

Trabajo necesario para producir el entregable: Cálculo detallado teniendo en cuenta los resultados del estudio de suelos, los diseños arquitectónicos y el uso de la edificación, teniendo en cuenta la amenaza sísmica del lugar.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Diseños aprobados por la curaduría y secretaría de planeación municipal.


Métricas de calidad: Aprobación de la curaduría y secretaria de planeación

80

municipal.

Documento de origen técnico: Normativa municipal y nacional. Norma Técnica Colombiana NSR-10.


Recursos asignados: Ingeniero y dibujante.



Costo: $ 6.674.640,00







4.2


trabajo 4.2.5 Diseños

eléctricos




Descripción del entregable del paquete de trabajo: El plano eléctrico nos muestra detalles constructivos de las redes eléctricas y demás conexiones.

Trabajo necesario para producir el entregable: Es necesario que exista previamente el diseño arquitectónico y estructural, para que las redes se encuentren en lugares que no interfieran con los elementos estructurales.




Documento de origen técnico: Normativa municipal y nacional. RETIE.





Costo: $ $ 4.352.640,00


81






4.2


trabajo 4.2.6 Diseño hidrosanitario




Descripción del entregable del paquete de trabajo: El plano hidrosanitario nos muestra detalles constructivos de las redes de aguas lluvias, aguas residuales y agua potable, así como los tipos de aparatos que se utilizarán y su distribución en cada área determinada.

Trabajo necesario para producir el entregable: Es necesario que este hecho previamente el diseño arquitectónico y estructural con el fin de que ninguna de las redes interfiera con algún elemento estructural.




Documento de origen técnico: Normativa municipal y nacional. RAS 2000.





Costo: $ 4.352.640,00


Interdependencias Antes de este paquete de trabajo: 4.2.5 Después de este paquete de trabajo: 5







82


5

Ejecución del proyecto

21/04/2016


Descripción del entregable del paquete de trabajo: Contiene la descripción de las estructuras y redes, a ejecutar para el desarrollo del proyecto, así como los diferentes informes de avance que se entregarán.

Trabajo necesario para producir el entregable: Depende de la organización y preparación de diseños.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): La interventoría será la encargada de aprobar si lo ejecutado está de acuerdo a lo planeado.

Restricciones y supuestos: Solo se ejecutara lo planeado. La ejecución durará lo previsto. No se aceptan modificaciones durante la ejecución.

Métricas de calidad: Aprobación de la interventoría y el cliente.

Documento de origen técnico: Diseños.

Riesgos: Demoras en la entrega de materiales y equipos. Demoras a causa de fenómenos naturales.

Recursos asignados: Ingeniero residente, maestros y auxiliares.


Hitos del cronograma: Informe de avance 1, 2, 3 y 4.

Costo: $ 533.194.776,00


Interdependencias Antes de esta cuenta de control: 4.2.6 Después de esta cuenta de control: 5.1





5


trabajo 5.1 Estructuras y

redes




Descripción del entregable del paquete de trabajo: Se realiza la construcción de la parte estructural perteneciente al proyecto, junto con la construcción e instalación de las redes hidráulicas, eléctricas y de gas.

Trabajo necesario para producir el entregable: Se necesita que se suministren oportunamente los materiales necesarios, equipos y herramientas.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable):

83

deben de cumplir con las especificaciones instauradas en el alcance y la parte contractual.

Restricciones y supuestos: deben se cumplir con las norma sismo resistente NSR- 10 y con los diseños aprobados con anterioridad.

Métricas de calidad: se evalúa a partir de la NSR-10, la RAS 2000, NTC 1500 y el decreto 1538 de 2005.


Riesgos: No cumplir con el alcance, tiempo y costos planificados con anterioridad

Recursos asignados: Ingeniero civil, maestros y auxiliares.



Costo: $ 307.977.392,00







5


trabajo 5.2 Cubierta




Descripción del entregable del paquete de trabajo: en este paquete de trabajo se explica a grandes rasgos los procesos necesarios para el cumplimiento de la instalación de la cubierta de la edificación con sus respectivos materiales y técnicas usadas para el cumplimiento del mismo.

Trabajo necesario para producir el entregable: deben estar definidos los proveedores con fechas preestablecidas evitando retrasos en el cronograma, es necesario que los materiales sea específicamente los solicitados en el alcance del proyecto y deben de cumplir con las especificaciones de los diseños ya preestablecidos.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): debe de cumplir con las especificaciones contractuales y con los materiales ya preestablecidos.

Restricciones y supuestos: debe de cumplir con los costos y alcances ya aprobados.

Métricas de calidad: se evaluaron a partir de la norma NSR-10 y los diseños

84

ya preestablecidos


Riesgos: No cumplir a tiempo con la entrega del documento Y dejar insatisfecho a los interesados en el proyecto.

Recursos asignados: Ingeniero civil, Maestros, Auxiliares.

Duración: 48 días

Hitos del cronograma: Entrega informe

Costo: $ 76.647.088,00







5


trabajo 5.3 Acabados




Descripción del entregable del paquete de trabajo: Se establecen las especificaciones de todos y cada uno de los acabados según su ubicación dentro del proyecto

Trabajo necesario para producir el entregable: Es necesario proveer de los materiales necesarios para su construcción (cerámicas, estuco, pintura, pegacor, etc.).

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Los acabados debes entregarse en perfecto estado y la interventoría asignada debe aprobarlos.

Restricciones y supuestos: Todos los acabados deben estar terminados. Los materiales se suministraron a tiempo. Los acabados están de acuerdo a las especificaciones del arquitecto,

Métricas de calidad: Tipo de acabado. Estado del acabado. Aprobación.

Documento de origen técnico: Manual de instalación corona, cerámica Italia, etc.

Riesgos: Los materiales no cumplan con las especificaciones.

Recursos asignados: Ingeniero civil, maestro, auxiliares.


85

Hitos del cronograma: Informe de avance.

Costo: $ 148.570.296,00







6


Entrega




Descripción del entregable del paquete de trabajo: Se realiza la entrega de todos los productos del proyecto.

Trabajo necesario para producir el entregable: Es necesario que el proceso de ejecución esté terminado completamente.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): El cliente y la interventoría dan la aprobación de la entrega.

Restricciones y supuestos: Todos los componentes del proyecto están ejecutados. No se necesitaron ajustes en el cronograma.

Métricas de calidad: La interventoría generará un informe en el que garantiza que todos los componentes del proyecto tienen una excelente calidad.

Documento de origen técnico: Informe de avance, informe de interventoría.

Riesgos: No cumplir con la fecha de entrega. Los imprevistos prolongaron la entrega.

Recursos asignados: Ingeniero civil, maestro, auxiliares, interventoría, gerente de proyecto, equipo de proyecto.


Hitos del cronograma: Fin del proyecto.

Costo: $ 3.471.328,00





# de Nombre/ número Fecha de Organización/

86

identificación de la cuenta de

control 6

del paquete de trabajo

6.1 Inspección de instalaciones

actualización 21/04/2016

individuo responsable

Gerente sénior

Descripción del entregable del paquete de trabajo: en el entregable se explica cuál va a ser los criterios de evaluación para las inspecciones usadas dentro de la obra ya construida.

Trabajo necesario para producir el entregable: es necesario realizar una inspección minuciosa de la edificación, con el objetivo de revisar que la misma cumpla con lo ya pactado dentro del contrato.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Para cumplir con la revisión la edificación debe cumplir con la NSR-10, los diseños ya preestablecidos y los requerimientos de los interesados.

Restricciones y supuestos: No cumplir a tiempo con la entrega del documento. No cumplir con la totalidad de los entregables del producto.

Métricas de calidad: La edificación será evaluada a partir de la NSR- y los diseños ya preestablecidos. La interventoría asignada y el patrocinador deben dar su aprobación.


Riesgos: No cumplir a tiempo con la entrega del documento Y dejar insatisfecho a los interesados en el proyecto.

Recursos asignados: Ingeniero civil, director de proyecto.

Duración: 1 día.


Costo: $ 1.090.664,00







6


trabajo 6.2 Mejoras

finales




Descripción del entregable del paquete de trabajo: Se explica que tipo de

87

mejoras se deben ejecutar en la edificación con miras al cumplimiento de lo establecido en el alcance del proyecto. A su vez debe entregarse aseado en su totalidad.

Trabajo necesario para producir el entregable: Es necesario realizar una inspección minuciosa a la edificación y en el contrato para determinar que todo esté cumpliendo a cabalidad.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Será aceptado cuando el producto satisfaga el alcance ya establecido al inicio del proyecto.

Restricciones y supuestos: No cumplir a tiempo con la entrega del documento.

Métricas de calidad: La edificación será evaluada a partir de la NSR- y los diseños ya preestablecidos.


Riesgos: Las mejoras no se terminan antes de lo acordado.

Recursos asignados: Ingeniero civil, maestros, auxiliares.

Duración: 3 días.


Costo: $ 2.380.664,00







6


trabajo 6.3 Liquidación

del contrato




Descripción del entregable del paquete de trabajo: Se realiza la liquidación del contrato, teniendo en cuenta el cronograma establecido previamente.

Trabajo necesario para producir el entregable: Se realiza en el momento en que se finalizan en su totalidad, todos los componentes del proyecto.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): La liquidación del contrato se realizara teniendo en cuenta el contrato previamente elaborado.

Restricciones y supuestos: Es necesario la presencia del director de proyecto, junto con el patrocinador del mismo.

Métricas de calidad: La liquidación se realizara según lo establecido por la

88

ley

Documento de origen técnico: Contrato.

Riesgos: Incumplimiento con las clausulas establecidas.

Recursos asignados: Director de proyecto.

Duración: 1 día

Hitos del cronograma: Firma y liquidación del contrato.

Costo: $ 276.664,00







7


Cierre




Descripción del entregable del paquete de trabajo: Es la última de las fases que componen el proceso de gestión del mismo, y aplica tanto al proyecto en su conjunto como a cada una de las fases de su ciclo de vida.

Trabajo necesario para producir el entregable: Deben haber terminado completamente el proceso de inicio, planeación, ejecución y seguimiento y control del proyecto

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable):El cierre certifica y oficializa que hemos cumplido con el alcance y los compromisos delante del cliente

Restricciones y supuestos: Se ha cerrado el proyecto satisfactoriamente. Supone el cierre administrativo y financiero de todos los compromisos y derechos adquiridos por el proyecto.

Métricas de calidad: Se realizara un acta de cierre en la que se certifica que el proyecto se finalizó en buen término.

Documento de origen técnico: Acta de cierre.

Riesgos: No se cumple con la fecha establecida.


Duración: 2 días

Hitos del cronograma: Firma del acta de cierre.

Costo: $ 1.620.664,00


89




de identificación de la cuenta de

control 7


trabajo 7.1 Acta de cierre




Descripción del entregable del paquete de trabajo: El acta de cierre es un documento en el que se realiza un balance del proyecto al culminar con el mismo, a su vez se verifica si se han cumplido en su totalidad sus objetivos.

Trabajo necesario para producir el entregable: Es necesario que se haya finalizado en su totalidad el proceso constructivo del proyecto.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): Debe estar diligenciada correctamente y firmada por los interesados.

Restricciones y supuestos: No se firma si no se realiza todo lo acordado en el contrato.

Métricas de calidad: Se debe realizar según la normativa.

Documento de origen técnico: Formato acta de cierre.

Riesgos: Alguno de los interesados no se encuentra disponible para realizar su firma.


Duración: 1 día

Hitos del cronograma: Firma acta de cierre.

Costo: $ 254.000,00







7


trabajo 7.2 Entrega del

producto.




Descripción del entregable del paquete de trabajo: Se realiza la entrega del producto mediante una ceremonia en donde participan los interesados del

90

proyecto

Trabajo necesario para producir el entregable: Es necesario que se haya finalizado en su totalidad el proceso constructivo del proyecto, así como los demás trámites legales y financieros correspondientes.

Criterios de aceptación (como saber si el trabajo/ entregable es aceptable): La ceremonia debe ser breve y acorde al evento.

Restricciones y supuestos: La ceremonia se realiza satisfactoriamente

Métricas de calidad: La ceremonia debe cumplir con los requisitos del patrocinador.

Documento de origen técnico: No aplica.

Riesgos: Poca disponibilidad de tiempo de los interesados.

Recursos asignados: Director de proyecto, equipo de proyecto

Duración: 1 día.

Hitos del cronograma: Fin del proyecto.

Costo: $ 1.366.664,00


Interdependencias Antes de este paquete de trabajo: 7.1 Después de este paquete de trabajo: No aplica


5.3 GESTIÓN DEL TIEMPO

5.3.1 Plan de gestión del tiempo. En el plan de gestión del tiempo están consignadas todas las herramientas y técnicas utilizadas para el cumplimiento de la fecha establecida en el cronograma, permitiendo visualizar cada uno de los procesos necesarios para desarrollar el proyecto y su relación con cada una de las áreas del conocimiento.

La metodología usada para desarrollar el cronograma fue el diagrama de Gantt, dicha metodología permite a la gerencia realizar una estimación del cronograma en el que se incluyen cada una de las actividades necesarias para desarrollar el proyecto. Dicho cronograma fue desarrollado mediante la aplicación de Microsoft Project 2013.

91

5.3.2 Cronograma del proyecto. La planificación de la duración de las actividades se creó respetando a los recursos humanos por esta razón se estableció la siguiente jornada laboral:

Ocho horas de trabajo diarias entre semana y cuatro horas de trabajo los sábados, Esta opción laboral fue la mejor para el avance del proyecto, además de tener en cuenta las horas extras requeridas por la gerencia para el cumplimiento del desarrollo de algunos procesos, también se tuvo en cuenta y se respetaron los días no laborables (días festivos) establecidos en el calendario colombiano.

Mediante la herramienta Microsoft Project 2013 se establecieron las fechas para el comienzo y fin de dichas actividades, la medición establecida fue en días, se tuvo en cuenta la secuenciación de las actividades procurando aprovechar los tiempos de holgura entre actividades para realizar una optimización de recursos en pro de un avance en el cronograma, para su posterior cumplimiento.

5.3.3 Definición de las actividades. La identificación de las actividades necesarias para llevar a cabo el proyecto fue definida a partir de la EDT y fueron ubicadas dentro de cada paquete de trabajo establecido dentro de la misma, procurando el cumplimiento de la EDT para así tener una buena gestión y organización del proyecto.

5.3.4 Lista de actividades. Con la experiencia y conocimiento de expertos y lecciones aprendidas de proyectos similares, se definió la siguiente lista de actividades del proyecto.

92

EDT Cuenta de control EDT Paquete de trabajo ID Actividad

1 Inicio 1.1

Acta de constitución del proyecto.

1.1.1 Hacer el acta de constitución del proyecto

1.2 Matriz de involucrados 1.1.2 Hacer la matriz de involucrados

2 Plan De Dirección

Del Proyecto

2.1 Plan de gestión de la integración

1.2.1 Hacer el plan de gestión de la integración

2.2 Hacer el plan de gestión del alcance

1.2.2 Hacer el plan de gestión del alcance

2.3 Plan de gestión del tiempo

1.2.3 Hacer el plan de gestión del tiempo

2.4 Plan de gestión de los costos

1.2.4 Hacer el plan de gestión de los costos

2.5 Plan de gestión de la calidad

1.2.5 Hacer el plan de gestión de la calidad

2.6 Plan de gestión de los RRHH

1.2.6 Hacer el plan de gestión de los RRHH

2.7 Plan de gestión de las comunicaciones

1.2.7 Hacer el plan de gestión de las comunicaciones

2.8 Plan de gestion de los riesgos

1.2.8 Hacer el plan de gestión de los riesgos

2.9 Plan de gestión de las adquisiciones

1.2.9 Hacer el plan de gestión de las adquisiciones


1.2.10 Hacer el plan de gestión de los interesados

2.11 Plan de gestión de los requisitos

1.2.11 Hacer el plan de gestión de los requisitos

2.12 Plan de gestión de la configuración

1.2.12 Hacer el plan de gestión de la configuración

2.13 Plan de gestión de los 1.2.13 Hacer el plan de gestión de los

93


cambios cambios

2.14 Plan de gestión de mejoras de procesos

1.2.14 Hacer el plan de gestión de mejoras de procesos

EsDT Cuenta de

control EDT

Paquete de trabajo

ID Actividad

3 Ubicación del

proyecto

3.1 Ubicación topográfica

3.1.1 Localización

3.1.2 Estudios topográficos

3.2 Demarcación 3.2.1 Ubicación de puntos de referencia

4 Organización y preparación de

diseños

4.1 Licencias 4.1.1 Permisos ambientales

4.1.2 Permisos de construcción

4.2 Diseños y estudios

4.2.1 Solicitud de viabilidad de servicios

4.2.2 Estudio de suelos

4.2.3 Diseño arquitectónico

4.2.4 Diseño estructural

4.2.5 Diseño eléctrico

4.2.6 Diseño hidrosanitario

5 Ejecución del

proyecto

5.1 Informe mensual de avance

5.1.1 Informe 1

5.1.2 Informe 2

5.1.3 Informe 3

5.1.4 Informe 4

5.2 Estructuras y redes

5.2.1 Construcción de campamento

5.2.2 Construcción de instalaciones provisionales

5.2.3 Descapote de material biológico

5.2.4 Excavación para vigas de cimentación y zapatas

5.2.5 Excavación para tubería sanitaria y potable

5.2.6 Relleno

5.2.7 Armado de despieces zapatas y vigas de

94

EsDT Cuenta de

control EDT

Paquete de trabajo

ID Actividad

cimentación

5.2.8 Armado de despieces de columnas

5.2.9 Construcción de redes eléctricas y sanitarias

5.2.10 Instalación de malla electro soldada

5.2.11 Fundidas de zapatas y vigas cimentación

5.2.12 Fundida de columnas

5.2.13 Fundición de placa de contrapiso

5.2.14 Cálculos y pruebas de la resistencia del concreto (según el uso de la estructura)

5.2.15 Cálculos y pruebas de la resistencia del acero

5.2.16 Construcción de muros


5 EJECUCIÓN DEL

PROYECTO

5.3 Cubierta

5.3.1 Armado de despieces para viga de amarre

5.3.2 Fundida de vigas de amarre

5.3.3 Instalación de soportes para cubierta

5.3.4 Instalación de cubierta

5.4 Acabados

5.4.1 Instalación de carpintería metálica

5.4.2 Instalación de cerámicas para baños y aparatos sanitarios

5.4.3 Pañete, estuco y pintura

5.4.4 Instalación de pisos cerámicos

5.4.5 Adecuación de la zona

5.4.6 Siembra de plantas ornamentales

5.4.7 Construcción parque infantil

6 ENTREGA 6.1 Inspección de instalaciones

6.1.1 Revisión general de la edificación (Interventoría)

95


6.2 Mejoras finales 6.2.1 Limpieza de la edificación

6.2.2 Liquidación del contrato

7 CIERRE

7.1 Acta de cierre 7.1.1 Creación y firma de acta de cierre

7.2 Entrega de proyecto

7.2.1 Ceremonia de entrega del proyecto

96

5.3.5 Secuenciar las actividades. Para realizar la secuenciación de las actividades fue necesario realizar primero una priorización de las actividades que estrictamente son necesarias para el desarrollo de las demás actividades y definir cuales se pueden realizar al tiempo buscando que dicha secuenciación sea exitosa y no se pasen por alto procesos que puedan generar retrasos dentro de nuestro proyecto. Segundo, cada actividad fue asignada a los paquetes de trabajo establecidos en la EDT y finalmente se ingresó toda la información al software de programación Microsoft Office Project.

Cuadro 5. Lista de actividades con secuenciación.

EDT Nombre de la actividad Predecesoras

0 PROYECTO CDI TOCAIMA

1 INICIO

1.1 Acta de constitución del proyecto

1.1.1 Elaborar acta de constitución del proyecto

1.2 Matriz de involucrados

1.2.1 Elaborar matriz de involucrados 3

2 PLAN DE DIRECCION

2.1 Plan de gestión de la integración

2.1.1 Hacer el plan de gestión de la integración 5

2.2 Plan de gestión del alcance

2.2.1 Hacer el plan de gestión del alcance 8

2.3 Plan de gestión del tiempo

2.3.1 Hacer el plan de gestión del tiempo 10

2.4 Plan de gestión de los costos

2.4.1 Hacer el plan de gestión de los costos 12

2.5 Plan de gestión de la calidad

2.5.1 Hacer el plan de gestión de la calidad 14

2.6 Plan de gestión de los RRHH

2.6.1 Hacer el plan de gestión de los RRHH 16

2.7 Plan de gestión de las comunicaciones

2.7.1 Hacer el plan de gestión de las comunicaciones

18

2.8 Plan de gestión de los riesgos

2.8.1 Hacer el plan de gestión de los riesgos 20

2.9 Plan de gestión de las adquisiciones

2.9.1 Hacer el plan de gestión de las adquisiciones

22


2.10.1 Hacer el plan de gestión de los 24

97


interesados

2.11 Plan de gestión de los requisitos

2.11.1 Hacer el plan de gestión de los requisitos 26

2.12 Plan de gestión de la configuración

2.12.1 Hacer el plan de gestión de la configuración

28

2.13 Plan de gestión de los cambios

2.13.1 Hacer el plan de gestión de los cambios 30

2.14 Plan de gestión de mejoras de procesos

2.14.1 Hacer el plan de mejoras de procesos 32

2.14.2 KICKOFF 34

3 UBICACIÓN DEL PROYECTO

3.1 UBICACIÓN TOPOGRAFICA (estudios)

3.1.1 Localización 35

3.1.2 Estudios topográficos 38

3.2 DEMARCACION

3.2.1 Ubicación de puntos de referencia 39

4 ORGANIZACIÓN Y PREPARACION DE DISEÑOS

4.1 Licencias

4.1.1 Permisos ambientales

4.1.1.1 Solicitud y reclamo 41

4.1.2 Permisos de construcción

4.1.2.1 Solicitud y reclamo 45


4.2.1 Viabilidad de serivicios públicos

4.2.1.1 Solicitud y viabilidad de servicios 47

4.2.2 Suelos

4.2.2.1 Estudio de suelos 50

4.2.3 Arquitectónico

4.2.3.1 Diseño de plano arquitectónico 52

4.2.4 Estructural

4.2.4.1 Diseño de planos estructurales 54

4.2.5 Eléctrico

4.2.5.1 Diseño de plano eléctricos 56

4.2.6 Hidrosanitario

4.2.6.1 Diseño de planos hidrosanitarios 58

5 EJECUCIÓN DEL PROYECTO


5.1.1 Construcción de campamento 60

5.1.2 Construcción de instalaciones provisionales (oficina del ingeniero, oficina,

63

98


almacén de materiales)

5.1.3 Descapote de material biológico de 10 cm 63,64

5.1.4 Excavación para vigas de cimentación y zapatas

65

5.1.5 Excavación para tubería sanitaria y potable

65

5.1.6 Relleno 66,67

5.1.7 Informe mensual de avance 68

5.1.8 Armado de despieces zapatas y vigas de cimentación

69

5.1.9 Armado de despieces de columnas 69

5.1.10 Construcción de redes eléctricas y sanitarias

70,71

5.1.11 Instalación de malla electro soldada 72

5.1.12 Fundidas de zapatas y vigas cimentación 70,73

5.1.13 Fundida de columnas 71,74

5.1.14 Fundición de placa de contrapiso 73,75

5.1.15 Cálculos y pruebas de la resistencia del concreto (según el uso de la estructura)

74,75,76

5.1.16 Cálculos y pruebas de la resistencia del acero

74,75,76

5.1.17 Construcción de muros 77,78

5.1.18 Informe mensual de avance 79,68

5.2 Cubierta

5.2.1 Armado de despieces para viga de amarre

79

5.2.2 Fundida de vigas de amarre 82

5.2.3 Instalación de soportes para cubierta 83

5.2.4 Instalación de cubierta 84


5.3 Acabados

5.3.1 Instalación de carpintería metálica 86

5.3.2 Instalación de cerámicas para baños y aparatos sanitarios

86

5.3.3 Instalación de pisos cerámicos 88,89

5.3.4 Pañete, estuco y pintura 90

5.3.5 Adecuación de la zona 91

5.3.6 Siembra de plantas ornamentales 92

5.3.7 Construcción parque infantil 93


6 ENTREGA

6.1 Inspección de instalaciones

99


6.1.1 Revisión general de la edificación (Interventoria)

95

6.2 Mejoras finales

6.2.1 Limpieza de la edificación 98

6.2.2 Liquidación del contrato 100

7 CIERRE

7.1 Acta de cierre

7.1.1 Firma de funcionarios 101

7.2 Entrega de producto

7.2.1 Ceremonia de entrega 104

5.3.6 Estimación de los recursos de las actividades. La estimación de los recursos se realiza definiendo cuales son los recursos humanos, materiales y equipos que son requeridos para poder llevar acabo la actividad respetando la línea base del cronograma y costo, buscando que no se generen retrasos y definiendo de ser necesario la integración de nuevo equipo para avanzar o disminuir el retraso en alguna de las actividades del proyecto.

5.3.7 Lista de recursos. Mediante el juicio de expertos se realizó un listado de los principales recursos que serán necesarios para la construcción del proyecto.

Cuadro 6. Lista de recursos.

ID Categoría Nombre del recurso

1 Director de proyectos

2 Equipo de proyecto

3 Contador

4 Arquitecto

5 Ingeniero civil

6 Auxiliar de ingeniería

7 Ingeniero estructural

8 Ingeniero suelista

9 Ingeniero hidrosanitarios

10 Ingeniero eléctrico

11 Topógrafo

12 Maestros

13 Fontanero

14 Auxiliares

15 Electricista

16 Tramitador

Recursos

humanos

100

ID Categoría Nombre del recurso

17 Cemento

18 Piedra de 1/2 "

19 Arena

20 Bloque # 6

21 Acero 3/4 " y 1/2 "

22Tubería de pvc y acero galvanizado 1/2

" y 1 " para redes eléctricas y sanitarias

23 Accesorios en pvc

24 Bajantes para aguas lluvias

25 Pegante pavco para pvc

26 Limpia boquetes

27 Puertas

28 Ventanas y rejas

29 Silicona

30 Vidrios

31 Marco metálico para puerta

32Canales en acero inoxidable para

aguas lluvias

33 Soporte de cubierta

34 Puntillas de acero

35 Pisos cerámicos

36 Cocina integral

37 Aparatos sanitarios

38 Enchapes para baños

39 Enchapes para cocina

40 Juegos para jardín

41 Equipo de topografía

42 Pala y carretilla

43 Kit de herramienta menor

44 Tejas termo acústicas

45 Estuco y pintura

46 Pegacor

47 Plantas de diversas especies

48 Retardador de fraguado

49 Mezcladora para un bulto y medio

50 Compactador de rana

51 Retro cargador

52 Motoniveladora

53 Vibro compactador

Maquinaria

Materiales y

equipos

101

5.3.8 Estimar la duración de las actividades. Para realizar la estimación de la duración de las actividades la alta gerencia estableció que el juicio de expertos es la mejor opción para la definición de dichas duraciones, además de la utilización del método de estimación por tres valores que permiten tener una mayor certeza y precisión de la duración establecida, ya que utiliza el valor optimista (o), pesimista (p) y más probable (m).

Fórmulas usadas:

Distribución beta

𝐸𝐴𝐷 =𝑃 + 4𝑀 + 𝑂

6

Desviación estándar

𝑆𝐷 =𝑃 − 𝑂

6

10

2

Cuadro 7. Distribución Beta.

EDTCUENTA DE

CONTROLEDT

PAQUETE DE

TRABAJOEDT ACTIVIDAD

PESIMISTA

(DÍAS)

MAS

PROBABLE

(DÍAS)

OPTIMISTA

(DÍAS)

DURACI

ÓN BETA

(DÍAS)

DESVIACIÓN

ESTANDAR

(DÍAS)

DURACIÓN

ESTIMADA

DEFINITIVA (DÍAS)

1.1Acta de

constitución del 1.1.1 Hacer el acta de constitución del proyecto 10 7 5 7,17 0,83 8

1.2Matriz de

involucrados1.1.2 Hacer la matriz de involucrados 4 6 4 5,33 0,00 5

2.1Plan de gestión

de la integración1.2.1 Hacer el plan de gestión de la integración 4 3 1 2,83 0,50 3

2.2Hacer el plan de

gestión del 1.2.2 Hacer el plan de gestión del alcance 4 3 1 2,83 0,50 3

2.3Plan de gestión

del tiempo1.2.3 Hacer el plan de gestión del tiempo 4 3 1 2,83 0,50 3

2.4Plan de gestión

de los costos1.2.4 Hacer el plan de gestión de los costos 4 3 1 2,83 0,50 3

2.5Plan de gestión

de la calidad1.2.5 Hacer el plan de gestión de la calidad 4 3 1 2,83 0,50 3

2.6Plan de gestión

de los RRHH1.2.6 Hacer el plan de gestión de los RRHH 4 3 1 2,83 0,50 3

2.7

Plan de gestión

de las

comunicaciones

1.2.7Hacer el plan de gestión de las

comunicaciones4 3 1 2,83 0,50 3

2.8Plan de gestion

de los riesgos1.2.8 Hacer el plan de gestión de los riesgos 4 3 1 2,83 0,50 3

2.9

Plan de gestión

de las

adquisiciones

1.2.9 Hacer el plan de gestión de las adquisiciones 4 3 1 2,83 0,50 3

2.10

Plan de gestión

de los

interesados

1.2.10 Hacer el plan de gestión de los interesados 4 3 1 2,83 0,50 3

2.11Plan de gestión

de los requisitos1.2.11 Hacer el plan de gestión de los requisitos 4 3 1 2,83 0,50 3

2.12

Plan de gestión

de la

configuración

1.2.12 Hacer el plan de gestión de la configuración 4 3 1 2,83 0,50 3


de los cambios1.2.13 Hacer el plan de gestión de los cambios 4 3 1 2,83 0,50 3


de mejoras de 1.2.14

Hacer el plan de gestión de mejoras de

procesos4 3 1 2,83 0,50 3

1 INICIO

2

PLAN DE

DIRECCIÓN

DEL

PROYECTO

10

3

EDTCUENTA DE

CONTROLEDT

PAQUETE DE


PESIMISTA

(DÍAS)

MAS

PROBABLE

OPTIMISTA

(DÍAS)

DURACI

ÓN BETA

DESVIACIÓN

ESTANDAR

DURACIÓN

ESTIMADA 3.1.1 Localización 3 2 1 2,00 0,33 2

3.1.2 Estudios topográficos 3 2 1 2,00 0,33 2

3.2 Demarcación 3.2.1 Ubicación de puntos de referencia 3 1 1 1,33 0,33 2

4.1.1 Permisos ambientales 9 6 5 6,33 0,67 7

4.1.2 Permisos de construcción 9 6 4 6,17 0,83 7

4.2.1 Solicitud de viabilidad de servicios 10 7 5 7,17 0,83 8

4.2.2 Estudio de suelos 17 14 13 14,33 0,67 15

4.2.3 Diseño arquitectónico 17 14 13 14,33 0,67 15

4.2.4 Diseño estructural 17 14 13 14,33 0,67 15

4.2.5 Diseño eléctrico 17 14 13 14,33 0,67 15

4.2.6 Diseño hidrosanitario 17 14 13 14,33 0,67 15

5.1.1 Informe 1 2 1 1 1,17 0,17 1

5.1.2 Informe 2 2 1 1 1,17 0,17 1

5.1.3 Informe 3 2 1 1 1,17 0,17 1

5.1.4 Informe 4 2 1 1 1,17 0,17 1

5.2.1 Construcción de campamento 5 2 1 2,33 0,67 3

5.2.2 Construcción de instalaciones provicionales 5 2 1 2,33 0,67 3

5.2.3 Descapote de material biológico 9 6 5 6,33 0,67 7

5.2.4Excavación para vigas de cimentación y

zapatas10 7 6 7,33 0,67 8

5.2.5 Excavación para tubería sanitaria y potable 10 7 6 7,33 0,67 8

5.2.6 Relleno 8 4 5 4,83 0,50 5

5.2.7Armado de despieces zapatas y vigas de

cimentación 17 14 13 14,33 0,67 15

5.2.8 Armado de despieces de columnas 17 14 13 14,33 0,67 15

5.2.9 Construcción de redes eléctricas y sanitarias 17 14 13 14,33 0,67 15

5.2.10 Instalación de malla electro soldada 13 9 8 9,50 0,83 10

5.2.11 Fundidas de zapatas y vigas cimentación 17 14 13 14,33 0,67 15

5.2.12 Fundida de columnas 17 14 13 14,33 0,67 15

5.2.13 Fundición de placa de contrapiso 17 14 13 14,33 0,67 15

5.2.14Cálculos y pruebas de la resistencia del

concreto (según el uso de la estructura) 17 14 13 14,33 0,67 15

5.2.15Cálculos y pruebas de la resistencia del

acero 17 14 13 14,33 0,67 15

5.2.16 Construcción de muros 24 18 19 19,17 0,83 20

EJECUCIÓN

DEL

PROYECTO

5

5.1

Informe

mensual de

avance

5.2Estructuras y

redes

3.1Ubicación

topográfica

4

ORGANIZACIÓ

N Y

PREPARACIÓN

DE DISEÑOS

4.1 Licencias

4.2Diseños y

estudios

3

UBICACIÓN

DEL

PROYECTO

10

4

EDTCUENTA DE

CONTROLEDT

PAQUETE DE


PESIMISTA

(DÍAS)

MAS

PROBABLE

(DÍAS)

OPTIMISTA

(DÍAS)

DURACI

ÓN BETA

(DÍAS)

DESVIACIÓN

ESTANDAR

(DÍAS)

DURACIÓN

ESTIMADA

DEFINITIVA (DÍAS)

5.3.1 Armado de despieces para viga de amarre 10 7 6 7,33 0,67 8

5.3.2 Fundida de vigas de amarre 11 8 7 8,33 0,67 9

5.3.3 Instalación de soportes para cubierta 17 14 13 14,33 0,67 15

5.3.4 Instalación de cubierta 17 14 13 14,33 0,67 15

5.4.1 Instalación de carpintería metálica 17 14 13 14,33 0,67 15

5.4.2Instalación de cerámicas para baños y

aparatos sanitarios 17 14 13 14,33 0,67 15

5.4.3 Pañete, estuco y pintura 17 14 13 14,33 0,67 15

5.4.4 Instalación de pisos cerámicos 17 14 13 14,33 0,67 15

5.4.5 Adecuación de la zona 17 14 13 14,33 0,67 15

5.4.6 Siembra de plantas ornamentales 17 14 13 14,33 0,67 15

5.4.7 Construcción parque infantil 24 18 19 19,17 0,83 20

6.1Inspeccion de

instalaciones6.1.1

Revisión generlal de la edificación

(Interventoría)2 1 1 1,17 0,17 1

6.2.1 Limpieza de la edificación 4 1 2 1,67 0,33 2

6.2.2 Liquidación del contrato 2 1 1 1,17 0,17 1

7.1 Acta de cierre 7.1.1 Creación y firma de acta de cierre 2 1 1 1,17 0,17 1

7.2Entrega de

proyecto7.2.1

Ceremonia de entrega del proyecto2 1 1 1,17 0,17 1

6 ENTREGA6.2 Mejoras finales

7 CIERRE

5.4 Acabados

5

EJECUCIÓN

DEL

PROYECTO

5.3 Cubierta

10

5

Para apreciar de una mejor manera la secuenciación de las actividades se presenta el anexo Diagrama de red, donde se aprecia la ruta crítica.

5.3.9 Desarrollar el cronograma. El cronograma del proyecto está compuesto por todas las actividades a desarrollar dentro del proyecto; su duración, su fecha de inicio y finalización por actividad y la secuenciación entre actividades.

El monitoreo y control del cronograma es realizado a través de la herramienta Microsoft Project 2013, mediante dicha herramienta se podrá comparar la línea base del cronograma contra el trabajo real ejecutado y de esta manera se podrá definir si el desempeño es favorable o desfavorable y se podrá definir acciones correctivas que deberán ser aprobadas por la oficina de control de cambios de la organización.

Cronograma de actividades (nombre de tarea, duración, comienzo y fin, predecesoras).

Se adjuntará al desarrollo del cronograma el diagrama de Gantt del proyecto, ya que es una herramienta clara que permite visualizar la duración de cada una de las actividades planificadas.

5.3.10 Línea base del cronograma. La línea base del cronograma permite a la gerencia verificar el desempeño del proyecto en cuanto a lo planificado contra lo realizado, este documento es aprobado por el cliente y es desarrollado teniendo en cuenta tanto factores internos como externos que permitan que esta sea lo más real y acertada posible.

5.3.11 Diagrama de Gantt. Para realizar el diagrama de Gantt se utilizó el programa Microsoft Office Project, el cual nos dio como resultado la estimación de la duración del proyecto la cual es de 472 días. A su vez nos muestra que la fecha de comienzo del proyecto es el 01/02/16 y la fecha de finalización será el 21/11/17.

10

6

Figura 4. Línea base del cronograma parte 1.

10

7

Figura 5. Línea base del cronograma parte 2

10

8


10

9


11

0


11

1


11

2


11

3


11

4


115

5.3.12 Método de la ruta crítica. El método de la ruta crítica o camino crítico es un algoritmo utilizado para el cálculo de tiempos y plazos en la planificación de proyectos.

Mediante la utilización de la herramienta Microsoft Project 2013 se puede obtener en el diagrama de red en donde muestra la ruta crítica del proyecto con un color rojo, el cual está compuesto por las actividades que no poseen ninguna holgura y que deben ser terminadas de acuerdo a lo establecido en el cronograma, dicha ruta determina además la duración más larga y total del proyecto.

11

6

5.3.13 Diagrama de ruta crítica.

Figura 13. Diagrama de red parte 1

11

7



11

8



11

9



12

0



12

1



12

2


12

3


12

4



125

5.3.14 Controlar el cronograma. El grupo senior ha establecido que la mejor forma de mantener controlado el cronograma es mediante inspecciones mensuales que permitirán actualizar el estado actual del proyecto, además de la bitácora manejada por el residente de obra en la que se tiene un registro fotográfico y se alimenta diariamente con los datos y situaciones que se presentan durante la ejecución del proyecto.

Para poder realizar dicho seguimiento se realizaran cortes de obra que permitan definir el porcentaje de avance hasta la fecha, estos datos serán comparados contra la línea base del cronograma y se definirá si el proyecto va según lo planificado o porcentaje de avance o atraso según sea el caso.

5.3.15 Revisión del desempeño. Se ha establecido que se realizarán cada mes los días martes una revisión de desempeño que le permita a la gerencia ver el avance hasta la fecha del proyecto, definiendo el porcentaje de ejecución y la duración de ejecución de cada actividad.

A partir del método del valor ganado se podrá realizar un análisis y se obtendrá el índice de desempeño del cronograma (SPI) y la variación del cronograma (SV) con las cuales se podrá determinar el estado del proyecto, es decir si va con respecto a lo planificado o si esta presentado retrasos o adelantos, permitiendo de esta forma tomar acciones correctivas, preventivas o aprovechamiento que me permitan cumplir con lo estipulado.

5.4 GESTIÓN DEL COSTO

5.4.1 Plan de gestión de los costos. Este plan tiene como objetivo realizar una planificación, estimación y control de los costos que son necesarios para llevar a cabo el proyecto, teniendo en cuenta y respetando la calidad establecida en el alcance del mismo.

12

6

Figura 28. CBS (COST BREAKDOWN STRUCTURE)

12

7

5.4.2 Estimación de los costos del proyecto. La alta gerencia ha establecido que la mejor forma de estimar los costos es a partir del juicio de expertos y los datos históricos de proyectos similares.

La organización también establece que es necesario tener dentro del proyecto recursos humanos con experiencia, materiales que cumplan con las normas establecidas en el plan de calidad y que cumplan con los requerimientos de los interesados y maquinaria que se encuentre en buen estado.

5.4.2.1 Tabla estimación de costos, rr.hh. y materiales. Se ha establecido que para obtener los costos estimados se empleará el método de la estimación por los tres valores de igual forma que para el cronograma.

12

8

Cuadro 8. Estimación de costos (Distribución Beta).

EDTCUENTA DE

CONTROLEDT PAQUETE DE TRABAJO No. ACTIVIDAD PESIMISTA

MAS

PROBABLEOPTIMISTA

PRESUPUESTO

BETA

DESVIACIÓN

ESTANDAR

PRESUPUESTO

ESTIMADO

DEFINITIVO

DURACIÓN

ESTIMADA

DEFINITIVA

TASA

ESTÁNDAR/

DÍA

TASA

ESTÁNDAR/

HORA

1.1Acta de constitución del

proyecto.1

Hacer el acta de constitución del

proyecto $ 300.000 $ 225.000 $ 200.000 $ 233.333 $ 16.667 $ 250.000 8 $ 31.250 $ 3.906

1.2 Matriz de involucrados 2 Hacer la matriz de involucrados $ 300.000 $ 225.000 $ 200.000 $ 233.333 $ 16.667 $ 250.000 7 $ 35.714 $ 4.464

2.1Plan de gestión de la

integración3

Hacer el plan de gestión de la

integración $ 200.000 $ 195.000 $ 176.000 $ 192.667 $ 4.000 $ 196.667 3 $ 65.556 $ 8.194

2.2Hacer el plan de gestión

del alcance4 Hacer el plan de gestión del alcance $ 200.000 $ 195.000 $ 176.000 $ 192.667 $ 4.000 $ 196.667 3 $ 65.556 $ 8.194

2.3 Plan de gestión del tiempo 5 Hacer el plan de gestión del tiempo $ 200.000 $ 195.000 $ 176.000 $ 192.667 $ 4.000 $ 196.667 3 $ 65.556 $ 8.194

2.4Plan de gestión de los

costos6

Hacer el plan de gestión de los

costos $ 200.000 $ 195.000 $ 176.000 192.667$ 4.000$ 196.667$ 3 65.556$ 8.194$


calidad7 Hacer el plan de gestión de la calidad $ 200.000 $ 195.000 $ 176.000 192.667$ 4.000$ 196.667$ 3 65.556$ 8.194$


RRHH8


RRHH $ 200.000 $ 195.000 $ 176.000 192.667$ 4.000$ 196.667$ 3 65.556$ 8.194$

2.7Plan de gestión de las

comunicaciones9

Hacer el plan de gestión de las

comunicaciones $ 200.000 $ 195.000 $ 176.000 192.667$ 4.000$ 196.667$ 3 65.556$ 8.194$

2.8Plan de gestion de los

riesgos10


riesgos $ 200.000 $ 195.000 $ 176.000 192.667$ 4.000$ 196.667$ 3 65.556$ 8.194$

2.9Plan de gestión de las

adquisiciones11

Hacer el plan de gestión de las

adquisiciones $ 200.000 $ 195.000 $ 176.000 192.667$ 4.000$ 196.667$ 3 65.556$ 8.194$


interesados12


interesados $ 200.000 $ 195.000 $ 176.000 192.667$ 4.000$ 196.667$ 3 65.556$ 8.194$


requisitos13


requisitos $ 200.000 $ 195.000 $ 176.000 192.667$ 4.000$ 196.667$ 4 49.167$ 6.146$


configuración14

Hacer el plan de gestión de la

configuración $ 200.000 $ 195.000 $ 176.000 192.667$ 4.000$ 196.667$ 5 39.333$ 4.917$


cambios15


cambios $ 200.000 $ 195.000 $ 176.000 192.667$ 4.000$ 196.667$ 6 32.778$ 4.097$

2.14Plan de gestión de mejoras

de procesos16

Hacer el plan de gestión de mejoras

de procesos $ 200.000 $ 195.000 $ 176.000 192.667$ 4.000$ 196.667$ 7 28.095$ 3.512$

17 Localización 1.379.000$ 1.375.000$ 1.370.000$ 1.374.833$ 1.500$ 1.376.333$ 2 688.167$ 86.021$

18 Estudios topográficos 3.736.000$ 3.479.000$ 3.000.000$ 3.442.000$ 122.667$ 3.564.667$ 2 1.782.333$ 222.792$

3.2 Demarcación 19 Ubicación de puntos de referencia 490.000$ 480.000$ 470.000$ 480.000$ 3.333$ 483.333$ 2 241.667$ 30.208$

4.1 Licencias

4.1.1 Permisos ambientales 20 Solicitud y reclamo 6.050.000$ 5.999.000$ 5.954.000$ 6.000.000$ 16.000$ 6.016.000$ 7 859.429$ 107.429$

4.1.2Permisos de

construcción21 Solicitud y reclamo 6.050.000$ 5.999.000$ 5.954.000$ 6.000.000$ 16.000$ 6.016.000$ 7 859.429$ 107.429$


4.2.1 Viabilidad de servicios 22 Solicitud de viabilidad de servicios 2.300.000$ 2.281.000$ 2.279.000$ 2.283.833$ 3.500$ 2.287.333$ 8 285.917$ 35.740$

4.2.2 Suelos 23 Estudio de suelos 21.000.000$ 20.936.000$ 20.856.000$ 20.933.333$ 24.000$ 20.957.333$ 15 1.397.156$ 174.644$

4.2.3 Arquitectonicos 24 Diseño de plano arquitectónico 7.300.000$ 7.226.000$ 7.196.000$ 7.233.333$ 17.333$ 7.250.667$ 15 483.378$ 60.422$

4.2.4 Estructural 25 Diseño de plano estructural 6.700.000$ 6.662.000$ 6.652.000$ 6.666.667$ 8.000$ 6.674.667$ 15 444.978$ 55.622$

4.2.5 Electrico 26 Diseño de plano eléctrico 4.420.000$ 4.319.000$ 4.103.950$ 4.299.992$ 52.675$ 4.352.667$ 15 290.178$ 36.272$

4.2.6 Hidrosanitario 27 Diseño de plano hidrosanitario 4.420.000$ 4.319.000$ 4.103.950$ 4.299.992$ 52.675$ 4.352.667$ 15 290.178$ 36.272$

ORGANIZACIÓN

Y

PREPARACIÓN

DE DISEÑOS

4

Ubicación topográfica3

UBICACIÓN DEL

PROYECTO

INICIO1

PLAN DE

DIRECCION DEL

PROYECTO

2

3.1

12

9

EDT EDT PAQUETE DE TRABAJO No. ACTIVIDAD PESIMISTAMAS

PROBABLEOPTIMISTA

PRESUPUESTO

BETA

DESVIACIÓN

ESTANDAR

PRESUPUESTO

ESTIMADO

DEFINITIVO

DURACIÓN

ESTIMADA

DEFINITIVA

TASA

ESTÁNDAR/

DÍA

TASA

ESTÁNDAR/

HORA

28 Informe 1 695.000$ 673.000$ 663.000$ 675.000$ 5.333$ 680.333$ 1 680.333$ 85.042$

29 Informe 2 695.000$ 673.000$ 663.000$ 675.000$ 5.333$ 680.333$ 1 680.333$ 85.042$

30 Informe 3 695.000$ 673.000$ 663.000$ 675.000$ 5.333$ 680.333$ 1 680.333$ 85.042$

31 Informe 4 695.000$ 673.000$ 663.000$ 675.000$ 5.333$ 680.333$ 1 680.333$ 85.042$

32 Construcción de campamento 11.500.000$ 11.300.000$ 11.000.000$ 11.283.333$ 83.333$ 11.366.667$ 3 3.788.889$ 473.611$

33Construcción de instalaciones

provicionales15.100.000$ 14.600.000$ 14.200.000$ 14.616.667$ 150.000$ 14.766.667$ 3 4.922.222$ 615.278$

34 Descapote de material biológico 13.900.000$ 13.300.000$ 12.800.000$ 13.316.667$ 183.333$ 13.500.000$ 7 1.928.571$ 241.071$

35Excavación para vigas de

cimentación y zapatas15.100.000$ 14.600.000$ 14.250.000$ 14.625.000$ 141.667$ 14.766.667$ 8 1.845.833$ 230.729$

36Excavación para tubería sanitaria y

potable 14.100.000$ 13.500.000$ 13.200.000$ 13.550.000$ 150.000$ 13.700.000$ 8 1.712.500$ 214.063$

37 Relleno 12.400.000$ 12.000.000$ 11.900.000$ 12.050.000$ 83.333$ 12.133.333$ 5 2.426.667$ 303.333$

38Armado de despieces zapatas y

vigas de cimentación 28.700.000$ 28.500.000$ 28.000.000$ 28.450.000$ 116.667$ 28.566.667$ 15 1.904.444$ 238.056$

39 Armado de despieces de columnas 28.700.000$ 28.500.000$ 28.000.000$ 28.450.000$ 116.667$ 28.566.667$ 15 1.904.444$ 238.056$

40 Construcción de redes eléctricas y 12.850.000$ 12.600.000$ 12.550.000$ 12.633.333$ 50.000$ 12.683.333$ 15 845.556$ 105.694$

41 Instalación de malla electro soldada 13.750.000$ 13.500.000$ 13.430.000$ 13.530.000$ 53.333$ 13.583.333$ 10 1.358.333$ 169.792$

42Fundidas de zapatas y vigas

cimentación 36.400.000$ 36.000.000$ 35.800.000$ 36.033.333$ 100.000$ 36.133.333$ 15 2.408.889$ 301.111$

43 Fundida de columnas 45.800.000$ 45.500.000$ 45.000.000$ 45.466.667$ 133.333$ 45.600.000$ 15 3.040.000$ 380.000$

44 Fundición de placa de contrapiso 20.750.000$ 20.500.000$ 20.350.000$ 20.516.667$ 66.667$ 20.583.333$ 15 1.372.222$ 171.528$

45

Cálculos y pruebas de la resistencia

del concreto (según el uso de la

estructura)

5.300.000$ 5.150.000$ 4.900.000$ 5.133.333$ 66.667$ 5.200.000$ 15 346.667$ 43.333$

46Cálculos y pruebas de la resistencia

del acero 5.300.000$ 5.150.000$ 4.900.000$ 5.133.333$ 66.667$ 5.200.000$ 15 346.667$ 43.333$

47 Construcción de muros 30.400.000$ 30.200.000$ 30.000.000$ 30.200.000$ 66.667$ 30.266.667$ 20 1.513.333$ 189.167$

48Armado de despieces para viga de

amarre 20.600.000$ 20.350.000$ 20.100.000$ 20.350.000$ 83.333$ 20.433.333$ 8 2.554.167$ 319.271$

49 Fundida de vigas de amarre 34.600.000$ 34.400.000$ 34.100.000$ 34.383.333$ 83.333$ 34.466.667$ 9 3.829.630$ 478.704$

50 Instalación de soportes para cubierta 8.600.000$ 8.400.000$ 8.100.000$ 8.383.333$ 83.333$ 8.466.667$ 15 564.444$ 70.556$

51 Instalación de cubierta 12.700.000$ 12.550.000$ 12.350.000$ 12.541.667$ 58.333$ 12.600.000$ 15 840.000$ 105.000$

52 Instalación de carpintería metálica 13.680.000$ 13.560.000$ 13.480.000$ 13.566.667$ 33.333$ 13.600.000$ 15 906.667$ 113.333$

53Instalación de cerámicas para baños

y aparatos sanitarios 45.900.000$ 45.750.000$ 45.500.000$ 45.733.333$ 66.667$ 45.800.000$ 15 3.053.333$ 381.667$

54 Pañete, estuco y pintura 28.900.000$ 28.750.000$ 28.500.000$ 28.733.333$ 66.667$ 28.800.000$ 15 1.920.000$ 240.000$

55 Instalación de pisos cerámicos 16.780.000$ 16.540.000$ 16.390.000$ 16.555.000$ 65.000$ 16.620.000$ 15 1.108.000$ 138.500$

56 Adecuación de la zona 5.400.000$ 5.280.000$ 5.160.000$ 5.280.000$ 40.000$ 5.320.000$ 15 354.667$ 44.333$

57 Siembra de plantas ornamentales 3.450.000$ 3.350.000$ 3.180.000$ 3.338.333$ 45.000$ 3.383.333$ 15 225.556$ 28.194$

58 Construcción parque infantil 34.500.000$ 34.300.000$ 34.100.000$ 34.300.000$ 66.667$ 34.366.667$ 20 1.718.333$ 214.792$

6.1 Inspeccion de instalaciones 59Revisión generlal de la edificación

(Interventoría)1.100.000$ 1.086.000$ 1.080.000$ 1.087.333$ 3.333$ 1.090.667$ 1 1.090.667$ 136.333$

60 Limpieza de la edificación 2.102.000$ 2.105.000$ 2.100.000$ 2.103.667$ 333$ 2.104.000$ 2 1.052.000$ 131.500$

61 Liquidación del contrato 280.000$ 275.000$ 270.000$ 275.000$ 1.667$ 276.667$ 1 276.667$ 34.583$

7.1 Acta de cierre 62 Creación y firma de acta de cierre 260.000$ 251.000$ 250.600$ 252.433$ 1.567$ 254.000$ 1 254.000$ 31.750$

7.2 Entrega de proyecto 63 Ceremonia de entrega del proyecto 1.500.000$ 1.300.000$ 1.150.000$ 1.308.333$ 58.333$ 1.366.667$ 1 1.366.667$ 170.833$

6 ENTREGA

6.2 Mejoras finales

7 CIERRE

5.1

5

EJECUCIÓN

DEL

PROYECTO

Informe mensual de

avance


5.3 Cubierta

5.4 Acabados

130

5.4.3 Determinar el presupuesto. El presupuesto del proyecto es determinado teniendo en cuenta la sumatoria del costo total de todas las actividades a desarrollar, así como los costos administrativos de las mismas los cuales representan el 15% de ese valor y finalmente se adiciona el costo de las reservas de contingencia que representa el 3%.

Adicional a esto se suma el costo de las reservas de gestión y de esta manera se obtendrá el costo total del presupuesto del proyecto.

Cuadro 9. Costo de las actividades.

No. Nombre de la actividad Costo total

0 PROYECTO CDI TOCAIMA $ 604.871.560,00

1 INICIO

2

Acta de constitución del

proyecto

3 Elaborar acta de constitución

del proyecto$ 249.984,00

4 Matriz de involucrados

5 Elaborar matriz de

involucrados$ 249.984,00

6 PLAN DE DIRECCION

7

Plan de gestión de la

integración

8 Hacer el plan de gestión de

la integración$ 196.656,00

9 Plan de gestión del alcance

10 Hacer el plan de gestión del

alcance$ 196.656,00

11 Plan de gestión del tiempo

12 Hacer el plan de gestión del

tiempo$ 196.656,00

131


13

Plan de gestión de los

costos


los costos$ 196.656,00

15


calidad


la calidad$ 196.656,00

17


RRHH


los RRHH$ 196.656,00

19

Plan de gestión de las

comunicaciones


las comunicaciones$ 196.656,00

21


riesgos


los riesgos$ 196.656,00

23

Plan de gestión de las

adquisiciones


las adquisiciones$ 196.656,00

25


interesados


los interesados$ 196.656,00

27


requisitos


los requisitos$ 196.672,00

29


configuración


la configuración$ 196.680,00

31


cambios


los cambios$ 196.656,00

132


33

Plan de gestión de mejoras

de procesos

34 Hacer el plan de mejoras de

procesos$ 196.672,00

35 KICKOFF $ 0,00

36 UBICACIÓN DEL PROYECTO

37

UBICACIÓN TOPOGRAFICA

(estudios)

38 Localización $ 1.376.336,00

39 Estudios topográficos $ 3.564.672,00

40 DEMARCACION

41 Ubicación de puntos de

referencia$ 483.328,00

42

ORGANIZACIÓN Y

PREPARACION DE DISEÑOS

43 Licencias

44 Permisos ambientales

45 Solicitud y reclamo $ 6.016.024,00

46 Permisos de construcción

47 Solicitud y reclamo $ 6.016.024,00

48 Diseños y estudios

49

Viabilidad de serivicios

públicos

50 Solicitud y viabilidad de

servicios$ 2.287.360,00

51 Suelos

52 Estudio de suelos $ 20.957.280,00

53 Arquitectónico

54 Diseño de plano

arquitectónico $ 7.250.640,00

55 Estructural

56 Diseño de planos

estructurales $ 6.674.640,00

57 Eléctrico

58 Diseño de plano eléctricos $ 4.352.640,00

133


59 Hidrosanitario

60 Diseño de planos

hidrosanitarios $ 4.352.640,00

61 EJECUCION DEL PROYECTO

62 Estructuras y redes

63 Construcción de

campamento $ 11.366.664,00

64

Construcción de

instalaciones provisionales

(oficina del ingeniero, oficina,

almacén de materiales)

$ 14.766.672,00

65 Descapote de material

biológico de 10 cm $ 13.499.976,00

66 Excavación para vigas de

cimentación y zapatas $ 14.766.656,00

67 Excavación para tubería

sanitaria y potable $ 13.700.032,00

68 Relleno $ 12.133.320,00

69 Informe mensual de avance $ 680.336,00

70 Armado de despieces

zapatas y vigas de cimentación $ 28.566.720,00

71 Armado de despieces de

columnas $ 28.566.720,00

72 Construcción de redes

eléctricas y sanitarias $ 12.683.280,00

73 Instalación de malla electro

soldada $ 13.583.360,00

74 Fundidas de zapatas y vigas

cimentación $ 36.133.320,00

75 Fundida de columnas $ 45.600.000,00

76 Fundición de placa de

contrapiso $ 20.583.360,00

77

Cálculos y pruebas de la

resistencia del concreto (según el

uso de la estructura)

$ 5.199.960,00

78 Cálculos y pruebas de la

resistencia del acero $ 5.199.960,00

79 Construcción de muros $ 30.266.720,00


134


81 Cubierta

82 Armado de despieces para

viga de amarre $ 20.433.344,00

83 Fundida de vigas de amarre $ 34.466.688,00

84 Instalación de soportes para

cubierta $ 8.466.720,00

85 Instalación de cubierta $ 12.600.000,00


87 Acabados

88 Instalación de carpintería

metálica $ 13.599.960,00

89 Instalación de cerámicas

para baños y aparatos sanitarios $ 45.800.040,00

90 Instalación de pisos

cerámicos$ 16.620.000,00

91 Pañete, estuco y pintura $ 28.800.000,00

92 Adecuación de la zona $ 5.319.960,00

93 Siembra de plantas

ornamentales $ 3.383.280,00

94 Construcción parque infantil $ 34.366.720,00


96 ENTREGA

97 Inspección de instalaciones

98 Revisión general de la

edificación (Interventoria)$ 1.090.664,00

99 Mejoras finales

100 Limpieza de la edificación $ 2.104.000,00

101 Liquidación del contrato $ 276.664,00

102 CIERRE

103 Acta de cierre

104 Firma de funcionarios $ 254.000,00

105 Entrega de producto

106 Ceremonia de entrega $ 1.366.664,00

135

5.4.4 Línea base de desempeño de los costos. Es el presupuesto planificado del proyecto dividido por cada costo que representa la realización de una actividad y contra el que medimos lo gastado durante la ejecución con el objetivo de definir el rendimiento del proyecto y de ser necesario tomar acciones correctivas que le permitan a la gerencia cumplir con lo establecido en el contrato.

Cuadro 10. Presupuesto definitivo.

Costo de actividades $ 604.871.560

Costos administrativos 15% $ 90.730.734

Reservas de contingencia 3% $ 18.146.147

Línea base del presupuesto $ 713.748.441

Reservas de gestión 2% $ 12.097.431

Presupuesto definitivo $ 725.845.872

5.4.5 Controlar los costos. Es el proceso mediante el cual la gerencia controla los gastos que son generados durante la ejecución del proyecto, además de actualizarlos y realizarles modificaciones que deben ser aprobadas por el control integrado de cambios cuando estos sean justificados por la presencia o materialización de situaciones de conflicto que afectaron al proyecto.

Al momento de realizar una actualización de los costos del proyecto es necesario que sea detallado, es decir, que contenga los costos reales hasta la fecha y que se comparen contra los planificados para poder definir la suma que se han incrementado, para de esta manera poder crear acciones correctivas o justificar un aumento en el costo del proyecto.

Este proceso incluye:

Verificar que los costos reales no están superando el presupuesto aprobado por el cliente.

Realizar monitoreo para verificar la variación que presentan los costos reales comparándolos con la línea base de costo.

Impedir que se incluyan dentro del proceso, cambios que no sean aprobados por la alta gerencia.

Comunicar a los interesados si se presentan modificaciones aprobadas.

136

5.4.6 Informe de flujo de caja planeado. A continuación se presenta el flujo de caja trimestral, que es necesario para llevar a cabo el proyecto, evidenciando un mayor gasto en el trimestre de ejecución del mismo.

Gráfica 2. Flujo de caja del proyecto.

5.4.7 Controlar el presupuesto. Para contralar el presupuesto se utiliza la herramienta de desempeño de Valor Ganado, con el fin de verificar si se cumple con lo planeado.

Como herramienta gráfica se utilizara Curva S, donde se representa el valor planeado del proyecto.

137

Gráfica 3. Curva valor planeado.

5.5 GESTIÓN DE CALIDAD

5.5.1 Plan de gestión de la calidad.

5.5.1.1 Alcance del plan de calidad. El alcance del plan de gestión de calidad es establecer los procedimientos y lineamientos que sean necesarios para desarrollar el: “diseño y construcción del centro de desarrollo infantil en Tocaima- Cundinamarca”; empleando políticas que permitan realizar un aseguramiento y un control de la calidad durante la ejecución de cada una de las actividades requeridas para llevar a cabo el proyecto cumpliendo con los requerimientos establecidos por los interesados principales del proyecto.

En la reunión realizada entre la junta directiva, el gerente de proyecto y el gerente funcional, se estableció mediante un análisis minucioso cuáles son los reglamentos y normas que son relevantes para el desarrollo e implementación del proyecto, además de definir las pautas que serán necesarias realizar con el objetivo de cumplir con cada una de las especificaciones técnicas según dichos reglamentos.

138

Este plan será una guía que permitirá tener un control total de la calidad del proyecto, es decir estableciendo métricas y lineamientos que permitan analizar el desempeño y el cumplimiento de cada uno de los procesos comparándolo con el alcance ya establecido, mediante listas de chequeo, auditorías internas, interventoría y diagramas de procesos que permitan establecer técnicas de optimización de recursos en pro del cumplimiento de las expectativas de los interesados.

5.5.1.2 Objetivos de la calidad del proyecto. Desarrollar un plan de gestión de calidad que involucre todos los procesos y actividades requeridas para desarrollar el proyecto permitiendo asegurar y controlar la calidad bajo los lineamientos del PMI.

Realizar una recopilación e identificación de las normas y reglamentos que deben ser aplicadas dentro de cada proceso y actividades del proyecto.

Crear un plan de mejoras que permita identificar las actividades que requieren aumentar u optimizar la calidad de los entregables requeridos.

Identificar los requerimientos de calidad que son establecidos por el cliente y por cada uno de los interesados.

Identificar los requerimientos y políticas de calidad que establece la organización para el desarrollo de proyectos cumpliendo con los objetivos estratégicos de la misma.

5.5.1.3 Responsabilidades de la dirección. La gerente de proyectos deberá proveer pruebas y sus posteriores resultados que permitan apoyar la implementación del sistema de gestión de calidad y su posterior mejora continua:

Mantener informados a todo el equipo del proyecto acerca de la importancia del plan de calidad y la importancia de su implementación dentro de cada una de las etapas del proyecto.

5.5.1.4 Establecer estándares y políticas de calidad. Realizar chequeos constantes que permitan determinar que si se está llevando a cabo lo establecido en el alcance del proyecto.

Asegurarse de que se están llevando e implementando los procesos establecidos por el sistema de gestión de calidad.

139

Informar al gerente de proyectos y a la alta gerencia acerca del desempeño del proyecto y proponer soluciones o mejoras de ser requeridas dentro del proyecto.

5.5.1.5 Requerimientos pertinentes de los interesados. Cumplir con la normatividad nacional para este tipo de edificaciones establecidas por el ICBF, la NSR-10, el RETIE, la RAS 2000, entre otras.


5.5.1.6 Propiedad del cliente. Todos los elementos que sean suministrados por el cliente deberán ser identificados, verificar su estado y proteger de cualquier situación que pueda ocasionar su pérdida o daño que ocasione sobre costos a la organización, por esta razón es necesario documentar todas sus características físicas al momento de su ingreso y su salida.

5.5.1.7 Herramienta de aseguramiento y control. Constatar que todo el personal está trabajando bajo los lineamientos y políticas establecidas, es decir empleando los formatos y los procedimientos para garantizar la calidad mediante listas de chequeos.

5.5.1.8 Políticas internas de calidad. La compañía tiene como política cumplir a cabalidad con cada una de las especificaciones técnicas establecidas por la norma sismo resistente colombiana NSR-10, además de cumplir con el alcance instaurado por el cliente en la parte contractual respetando cada uno de los aspectos que lo conforman.

14

0

Cuadro 11. Reglamentos y normas relacionados con el proyecto.

REGLAMENTO QUE ES CAPÍTULO O ARTÍCULO

Norma sismo resistente NSR-10

El Reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente (NSR-10) es una norma

técnica colombiana encargada de reglamentar las condiciones con las que deben contar las

construcciones con el fin de que la respuesta estructural a un sismo sea favorable.

Títulos A,B,C,G,H,I,J,T,F aplicadas a los componentes de infraestructura

publica.

CONPES SOCIAL 115Lineamientos para la construcción de infraestructuras adecuadas para la presentación del

servicio de atención a la primera infancia.

CAPÍTULO 3: lineamientos para la construcción de infraestructura;

CAPÍTULO 4: lineamientos para la adecuación de infraestructura.

Anexo técnico para orientar la

prestación de servicio en centros

de desarrollo infantil 2012.

Este anexo técnico tiene como propósito bridar las orientaciones, líneas y disposiciones

relacionadas con el funcionamiento de los Centros de Desarrollo Infantil en el marco de los

contratos de aporte celebrados con las entidades prestadoras de servicio para la

implementación de la Estrategia de 0 a siempre.

CAPÍTULO 1

Constitución política de 1991

La Constitución Política es nuestra máxima ley. Cómo ella misma lo dice es la norma de

normas. En otras palabras, es un conjunto de reglas que establece la forma en que debemos

comportarnos todos los que vivimos en Colombia para que exista bienestar y podamos vivir en

paz.

ARTÍCULO 44: Son derechos fundamentales de los niños: la vida, la

integridad física, la salud y la seguridad social, la alimentación

equilibrada, su nombre y nacionalidad, tener una familia y no ser

separados de ella, el cuidado y amor, la educación y la cultura, la

recreación y la libre expresión de su opinión.

NORMATIVA REQUERIDA

14

1

Ley 789 de 2002Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se

modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo

Artículo 50. Control a la evasión de los recursos parafiscales. La

celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de

contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público,

requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus

obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales,

pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto

Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje,

cuando a ello haya lugar.

RAS 2000

Reglamento Técnico para el sector de Agua Potable y Saneamiento Básico. Establece los

requisitos que deben cumplir las obras, equipos y procedimientos operativos que se utilicen en

la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo y sus

actividades complementarias. Se expide en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 142 de

1.994, que establece el régimen de los Servicios Públicos Domiciliarios en Colombia, y busca

garantizar su calidad en todos los niveles

TÍTULO A: Aspectos generales de los sistemas de agua potable y

saneamiento básico.

RETIE

Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas – RETIE se establecen los requisitos que

garanticen los objetivos legítimos de protección contra los riesgos de origen eléctrico, para

esto se han recopilado los preceptos esenciales que definen el ámbito de aplicación y las

características básicas de las instalaciones eléctricas y algunos requisitos que pueden incidir

en las relaciones entre las personas que interactúan con las instalaciones eléctricas o el

servicio y los usuarios de la electricidad.

ARTÍCULO 2: Campo de aplicación.

EOT DE TOCAIMA

CUNDINAMARCA

El esquema de ordenamiento territorial define los usos del usos del suelo para las diferentes

zonas del sector urbano y rural se establecen las reglamentaciones urbanísticas

correspondientes y se plantean los planes complementarios para el futuro desarrollo territorial

municipal.

CAPÍTULOS: 1,2,3 Y 4

142

Después de haber determinado cuales son las normas que son aplicadas a nuestro proyecto, la organización establece una lista de procesos que permitan controlar que se esté desarrollando cada actividad respetando el alcance del producto, dicha tabla se conoce como métricas de calidad.

Cuadro 12. Matriz métricas de calidad.

ACTIVIDAD A CONTROLAR TIPO DE PRUEBA FRECUENCIA MÉTRICA

Cumplimiento de las normas

ambientales.Visual Diaria Aprobación de la interventoría.

Disposición de los desechos

solidos.Visual Semanal

Menor o igual a un viaje en

volqueta de 6 m3.

Cumplimiento de normas de

seguridad industrial.Visual Diaria Numero de accidentes dentro

de la obra.

Cumplimiento de las

especificaciones de

construcciones publicas

según la NSR-10.

Visual Diaria Aprobación de la interventoría.

Estado de la maquinaria

pesada y liviana.Visual Diaria

Un certificado técnico

actualizado por maquina.

Estado de los materiales

usados en obra.Visual Diaria

Certificado por la Icontec.

Ensayo de slump para mezcla

de concreto.Visual

Por cada mezcla de concreto

usada

El asentamiento de la

muestra debe estar dentro de

0% y 5%.

Ensayos de cilindros de

mezcla de concreto.Muestra para laboratorio

Por cada mezcla de concreto

usadaResistencia de concreto de

4500 psi.

MÉTRICA DE CALIDAD

143

5.5.2 Plan de mejoras de procesos. Se llevarán a cabo procesos que permitan al gerente de proyectos y al gerente funcional implementar acciones correctivas y preventivas en pro del cumplir con el desarrollo de los proyectos.

Cuadro 13. Mejora de procesos

Responsable Procesos Resultados

Director del proyecto. Gerente de recursos humanos. Ingeniero civil residente. Gerente financiero. Ingeniero civil almacenista.

inicio Se revisarán los procesos que se llevaran a cabo con el fin de determinar cuales tienen problemas o necesitan mejoras, identificar sus causas y definir acciones de mejora.

Proceso de planeación del proyecto

Proceso de diseño

Proceso de construcción

Cierre

5.5.2.1 Realizar el aseguramiento de la calidad. La organización establece que la mejor forma de verificar la calidad de los procesos y actividades que se llevan a cabo para cumplir con el alcance del producto son auditorías, ya que mediante esta herramienta se puede realizar un análisis detallado de todos los factores que componen el desarrollo de cada actividad y de esta manera se puede visualizar desde otro enfoque las necesidades de mejora que presentan algunos procesos en busca de aplicar acciones correctivas.

Se llevarán a cabo por un ingeniero supervisor que mediante visitas de día de por medio a la obra, una lista de chequeo y la revisión de los informes de estado determinará si se está ejecutando el proyecto siguiendo los aspectos contractuales y respetando la NSR-10.

De haber algún retraso en la ejecución en el proyecto el ingeniero supervisor deberá informar a la junta directiva las acciones que están ocasionando dicho retraso y planteara un solución que será verificada con el grupo sénior y si es factible debe de pasar por un control integrado de cambios.

144

Cuadro 14. Auditorias de calidad.

N° Fecha Proceso

1 vie 27/01/17 Revisión de procesos y cumplimientos del alcance

2 jue 16/03/17 Revisión de procesos y cumplimientos del alcance

3 mar 18/04/17 Revisión de procesos y cumplimientos del alcance

4 vie 19/05/17 Revisión de procesos y cumplimientos del alcance

5 mie 21/06/17 Revisión de procesos y cumplimientos del alcance

5.5.3 Control de calidad. La organización determina que el directo responsable de verificar la calidad de los procesos es del ingeniero residente, por esta razón debe realizar inspecciones diarias y detalladas a cada uno de los procesos que se llevarán a cabo dentro de la ejecución del proyecto, deberá dejar consignada cualquier eventualidad del clima, procesos y retrasos dentro de la bitácora con material fotográfico que lo sustente.

5.5.3.1 Herramienta de aseguramiento y control. La organización ha determinado que la mejor herramienta para realizar el aseguramiento y control de la calidad son las listas de chequeo, ya que permiten identificar de una forma rápida y general si los lineamientos y políticas establecidas, es decir empleando los formatos y los procedimientos para garantizar la calidad están siendo usados dentro de cada etapa de desarrollo del proyecto

5.5.3.2 Preservación del producto del proyecto. La organización determina que es necesario entregarle al cliente un informe mensual el primer miércoles de cada mes, que contiene información del estado actual del proyecto, deberán presentarse en físico y tener un acopia magnética del mismo.

Al momento de finalizar el proyecto, la organización se compromete a entregar toda la información pertinente al proyecto desarrollado solicitada por el cliente dentro de los pliegos de condiciones.

La entrega de la documentación se llevará a cabo el mismo día de la firma del acta de cierre del contrato y la liquidación del contrato, la organización conservará las copias magnéticas de todos los informes y la información suministrada al cliente

145

durante el desarrollo del proyecto, como prueba del cumplimiento de dichos procesos dentro de la ejecución del mismo.

5.5.3.3 Comunicación con el cliente. De acuerdo a lo establecido en el plan de gestión de las comunicaciones se mantendrá una comunicación oral formal y escrita formal. El primer contacto presentará información general acerca del proyecto, durante la etapa de planificación del proyecto se presentará al cliente la línea base de alcance, tiempo, costo y calidad, buscando su posterior aprobación.

Durante la etapa de ejecución se llevarán a cabo comités de obras mensuales en los que se muestra el estado actual del proyecto, con una presentación de informe con información actualizada de los procesos realizados y el avance hasta la fecha

5.5.3.4 Control de salidas no conformes. Se realizarán revisiones que permitan identificar y suministrar al cliente una vista global de los procesos que se llevan a cabo para el cumplimiento de la calidad establecida, dichas revisiones están sujetas a lo que el cliente prefiera.

Dicho proceso se realiza para verificar que se están desarrollando los procesos y cumpliendo con las normativas nacionales. Todos y cada uno de los responsables del desarrollo del proyecto deberán aplicar dicha actividad con el objetivo de verificar que cumple con lo establecido en el alcance, además deberá realizar un registro que documente toda la rutina diaria durante la ejecución del proyecto.

Si alguno de los productos entregados al cliente no cumple con lo pactado, el responsable de dicha actividad deberá responder por el incumplimiento y adicionar capital y tiempo de su bolsillo para cumplir con los requerimientos.

5.5.4 Plan de gestión de la configuración. El proyecto busca cumplir con todas las políticas consignadas en el plan de gestión de calidad por esta razón es necesario que cumpla con toda la información que es requerida por la norma ISO 9001 de 2015.

De acuerdo a las políticas y lineamientos establecidos en el plan, es necesario que toda la información cumpla con los siguientes requerimientos buscando que abarque y apoye la implementación de dicho plan entre las que se encuentran:

Es necesario conocer toda la documentación que hace parte del sistema de gestión de calidad y cuál es la mejor forma de presentarla y consignarla buscando una uniformidad y que sea eficaz y eficiente.

146

Certificar que todas las políticas y lineamientos han sido comprendidos por todos y cada uno de los recursos que hace de parte de organización en pro de que siempre sean implementados de la mejor manera.

Mantener en un “back up” de la organización la información actualizada referente a calidad con el objetivo de que cualquier funcionario tenga acceso a las políticas, lineamientos, certificados y los formatos de la calidad requeridos para que siempre sean implementados, dicha información también se encuentra en medios escritos en la oficina de calidad de la organización y son suministradas por el funcionario a cargo.

Informar a todos y cada uno de los interesados cuando se realicen cambios en el sistema de calidad mediante correspondencia formal verbal (código postal), dichos cambios de ser necesarias aprobación de los interesados se debe citar a una reunión en las que estén presenten y estén presentes los funcionarios de la oficina de control de cambios.

5.5.4.1 Creación y actualización. De ser requerido realizar un cambio en los formatos o la información que hace parte de sistema de gestión de calidad este debe ser aprobado directamente por el área de gestión de calidad de la organización.

Todos los cambios realizados a los formatos o la información están sujetos y deben respetar los lineamientos establecidos por la organización en lo referente al sistema de gestión de calidad.

La dirección de proyectos maneja formatos de diferentes índoles, estos sólo podrán ser actualizados o realizar cambios por el gerente de proyectos en compañía del grupo senior.

5.5.4.2 Tipos de documentos. De ser necesario realizar actualizaciones o cambios considerados como mejora para los procesos el encargado de la oficina de gestión de calidad debe conservar una lista de chequeo

5.6 GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO

5.6.1 Plan de gestión de los recursos humanos. El objetivo del plan es tener una idea clara de cómo serán gestionados los recursos humanos por la organización, con el fin de establecer un conjunto de procesos para la adquisición del equipo de trabajo, además de definir las políticas para la dirección y desarrollo del mismo, promoviendo una buena relación empleado-empleador. Para esto se

147

deben realizar capacitaciones directas al personal en general, con el objetivo de mejorar su productividad.

Figura 29. Organigrama del proyecto.

5.6.2 Adquirir el equipo del proyecto. El proceso de adquisición y selección de personal se realizará teniendo en cuenta las especificaciones establecidas dentro del contrato, en donde se encuentran los cargos y perfiles ocupacionales requeridos. Posteriormente la organización creará una base de datos de personal, el cual será evaluado teniendo en cuenta aspectos tales como habilidades, destrezas y experiencia. Este proceso se realizará en una serie de reuniones entre el gerente del proyecto, el asesor en contratación y el departamento de recursos humanos.

1. Director de proyecto

1.1 Departamento

de recursos humanos

1.1.1 Gerente de Recursos

humanos

1.1.1.1 Ingeniero Civil

residente

1.1.1.2 Maestros de

obra

1.1.1.3

Subalterno auxiliar en

servicios de Ingeniería Civil

1.2 Departamento

de compras

1.2.1 Gerente de finanzas

1.2.1

Ingeniero Civil Almacenista

14

8

Figura 30. RBS (RESOURCE BREAKDOWN STRUCTURE)

149

Cuadro 15. Perfiles de los cargos requeridos.

NOMBRE DEL CARGO GERENTE DE RECURSOS HUMANOS

DEPENDENCIA DEPARTAMENTO DE RECURSOS

HUMANOS

OBJETIVO DEL CARGO

Coordinar y dirigir las actividades pertenecientes al departamento

de recursos humanos.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Asesorar al director de proyectos en lo referente a políticas, planes, y

prácticas para la gestión de los Recursos Humanos.

Dirigir y gestionar todos los recursos humanos con los que cuenta la

organización.

Realizar estudios e investigaciones con el objeto de mejorar la

eficiencia, productividad y calidad de vida del personal.

Toma de decisiones en lo referente a solución de problemas entre el

personal de la organización.

EDUCACIÓN

Profesional en trabajo social.

EXPERIENCIA

2 o más años certificados de experiencia certificada en proyectos.

Participación en proyectos similares.

HABILIDADES

Conocimientos y experticia técnica en Gestión Estratégica de

Recursos Humanos, Reclutamiento y Selección de Personal,

Inducción, Análisis y Descripción de Cargos, Planes de Capacitación,

Evaluación de Desempeño, Estudios de Cultura y Clima

Organizacional.

Conocimiento y experticia técnica profesional en Administración de

Personal.

NOMBRE DEL CARGO DIRECTOR DE PROYECTO

DEPENDENCIA DIRECCIÓN

150

OBJETIVO DEL CARGO

Su objetivo principal es planificar, ejecutar, controlar y terminar

satisfactoriamente el proyecto a realizar.


Coordinar y dirigir todas las actividades y personal perteneciente al

proyecto.

Planificación del proyecto en todos sus aspectos, identificando las

actividades a realizar, los recursos que serán asignados para cada

una de ellas, los tiempos de ejecución y los costes previstos para las

mismas.

Toma de decisiones necesarias para conocer en todo momento la

situación presentada teniendo en cuenta siempre los objetivos

establecidos por la organización.

Toma de acciones preventivas y correctivas en cualquier proceso que

sea necesario.

Responder ante el patrocinador del proyecto cualquier tema

relacionado con la consecución de los objetivos del proyecto.

EDUCACIÓN

Profesional.

Especialista o magister en gerencia de proyectos.

EXPERIENCIA

2 o más años certificados de experiencia certificada en gerencia de

proyectos.


HABILIDADES

Capacidad de liderazgo.

Capacidad para desarrollar a las personas.

Capacidad de comunicación.

Capacidad para manejar el estrés.

Habilidades para resolver problemas.

Habilidades de gestión del tiempo.

Habilidades de gestión del costo.

NOMBRE DEL CARGO INGENIERO CIVIL RESIDENTE


HUMANOS

OBJETIVO DEL CARGO

151

Coordinar y dirigir las actividades pertenecientes al proceso de

ejecución del proyecto en lo referente a la construcción de la

infraestructura del mismo.


Es responsable directo de la ejecución y manejo de la obra a su cargo,

en los aspectos técnicos y administrativos.

Debe ejecutar la obra de acuerdo a las especificaciones técnicas

establecidas según lo planificado, optimizando el uso de los recursos

de equipo mecánico y mano de obra.

Suministrar información técnica sobre el desempeño de la obra.

Garantizar que las actividades se ejecuten de acuerdo al cronograma

establecido.

EDUCACIÓN

Profesional en ingeniería civil.

EXPERIENCIA



HABILIDADES

Capacidad para diferenciar cuales son las actividades que deben

priorizarse dentro del proyecto.

Capacidad de proporcionar soluciones técnicas en caso de

presentarse problemas durante el proceso constructivo.

Poseer autoridad y capacidad de liderazgo.

Capacidad para reconocer sus limitaciones e informar a sus

superiores en caso de necesitar algún tipo de asesoría.

NOMBRE DEL CARGO MAESTRO DE OBRA


HUMANOS

OBJETIVO DEL CARGO

Coordinar, dirigir y construir las actividades pertenecientes al

proceso de ejecución del proyecto en lo referente a la construcción de

la infraestructura del mismo.

152


Debe ejecutar las actividades asignadas por el ingeniero residente.

Suministrar información técnica sobre el desempeño de la obra.

Garantizar que las actividades se ejecuten de acuerdo al cronograma

establecido.

EDUCACIÓN

Profesional en obras civiles.

EXPERIENCIA

5 o más años certificados de experiencia certificada en obras civiles.

HABILIDADES

Capacidad de proporcionar soluciones técnicas en caso de

presentarse problemas durante el proceso constructivo.

Poseer autoridad y capacidad de liderazgo.



NOMBRE DEL CARGO SUBALTERNO AUXILIAR EN

SERVICIOS DE INGENIERÍA

CIVIL


HUMANOS

OBJETIVO DEL CARGO

Brindar apoyo al maestro de obra en la construcción de las

actividades pertenecientes al proceso de ejecución del proyecto en lo

referente a la construcción de la infraestructura del mismo.


Debe ejecutar las actividades asignadas por el maestro de obra.

Debe trabajar conjunto al maestro de obra.

Garantizar que las actividades se ejecuten de acuerdo a la orden

realizada.

EDUCACIÓN

153

Bachiller.

EXPERIENCIA

2 o más años certificados de experiencia certificada en obras civiles.

HABILIDADES

Capacidad de realizar con solvencia las órdenes que le fueron

asignadas.

Capacidad de escucha efectiva.



NOMBRE DEL CARGO GERENTE FINANCIERO

DEPENDENCIA DEPARTAMENTO DE COMPRAS

OBJETIVO DEL CARGO

Coordinar y dirigir los asuntos relacionados con la administración,

planeación, organización, dirección de los contratos, compras,

bodega, caja menor y en general el control de todas las actividades

que se desarrollan en la sección de adquisiciones, conforme a lo

planeado.


Es el responsable y encargado del departamento de compras

Garantizar que el plan de tiempo, costos y adquisiciones se realice

correctamente.

Formula y proponer a la Gerencia General Normas, políticas y

procedimientos para el mejor funcionamiento de las actividades

relacionadas con la parte financiera de la organización.

Realizar estudios, evaluaciones, auditorias financieras.

EDUCACIÓN

Profesional en ingeniería financiera, administración de empresas o

contaduría pública.

EXPERIENCIA


154

HABILIDADES

Habilidades analíticas para investigar la raíz de la causa de un

problema financiero y trabajar para llegar a una solución dentro de

una organización.

Conocimientos y experticia técnica en Gestión de tiempo, costos y

adquisiciones, evaluación de los mismos.

Conocimiento y experiencia en finanzas internacionales y economía

global.

NOMBRE DEL CARGO INGENIERO CIVIL

ALMACENISTA

DEPENDENCIA DEPARTAMENTO DE COMPRAS

OBJETIVO DEL CARGO

Brindar apoyo al gerente financiero con miras al cumplimiento de los

objetivos propuestos por el departamento de compras.


Es el responsable del almacén del proyecto.

Debe mantener actualizada el inventario de materiales y equipos

pertenecientes al proyecto.

Debe garantizar que todos los materiales, equipos y maquinarias que

sean necesarios para la ejecución de cualquier actividad se

encuentren disponibles.

EDUCACIÓN

Profesional en ingeniería civil.

EXPERIENCIA


HABILIDADES

Manejo de almacén y compras.

Manejo de inventarios.

Trabajo en equipo y colaboración.

Transparencia.

155

5.6.2.1 Reclutamiento de personal externo. La organización cuenta con una base de datos de personal que ha trabajado en la misma en la realización de proyectos, sin embargo en caso de no encontrarse disponible ningún recurso, se realizará un reclutamiento externo mediante concurso de méritos. El Director del Proyecto en compañía del Gerente de Recursos Humanos se encargará de la selección y aprobación de ese personal, teniendo en cuenta los perfiles establecidos previamente.

5.6.3 Desarrollar el equipo del proyecto. El departamento de Recursos humanos debe generar motivación en los colaboradores para generar compromiso con la organización, incrementar los niveles de productividad y buscar mejoras en sus competencias individuales.

A su vez debe buscar el aumento de la satisfacción de los colaboradores, facilitar la comunicación entre todo el personal estableciendo los medios pata garantizar una comunicación efectiva, idear estrategias para desarrollar habilidades de trabajo múltiple mediante entrenamientos y prácticas, todo esto orientado al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización.

5.6.3.1 Capacitaciones . El gerente de Recursos Humanos se encargará de realizar las capacitaciones al personal contratado con el fin de fortalecer sus habilidades, mejorar y adquirir nuevos conocimientos. Estas capacitaciones se efectuarán según la siguiente programación:

Método Dirigido A Quien Capacita Veces En Un

Trimestre

Capacitación En El Trabajo

Equipo de proyecto

Gerente de recursos humanos

1

Capacitación Fuera Del Trabajo

Equipo de proyecto

Centros especializados

1

156

5.6.3.2 Premios y reconocimientos. La organización busca incentivar a los recursos humanos para que realicen su trabajo de una manera más eficaz y eficiente, es decir cumpliendo a cabalidad con todas las tareas que son asignadas. Por esta razón, el programa de premios y reconocimientos va dirigido a los colaboradores del proyecto y se extiende a su grupo familiar, entendiéndose por grupo familiar esposa e hijos. Este tiene como restricción cumplirse en fines de semana o festivos, no se retribuye en dinero, se debe hacer cumplir antes de 90 días y está sujeto a la disponibilidad en los servicios institucionales.

5.6.4 Dirigir el equipo de proyecto. Se realizarán pruebas constantes de evaluación de desempeño las cuales estarán a cargo del Departamento de Recursos Humanos. Los resultados de estos, se entregarán al director del proyecto, quien tendrá que decidir, si se deben solicitar algún tipo de cambio para el proyecto, junto con una serie de recomendaciones y acciones correctivas y preventivas que pueden realizarse, al igual que su consideración respecto a la necesidad de realizar actualizaciones al plan de gestión del proyecto o a los activos de los procesos de la organización.

A su vez el Gerente del proyecto deberá analizar los resultados obtenidos en las pruebas de desempeño y tomar decisiones con respecto al aprovechamiento de las fortalezas de los recursos humanos, con miras a optimizar el desempeño del proyecto, así como buscar la mejor manera de mejorar las debilidades encontradas; las cuales deberán ser objeto de seguimiento por parte del Gerente, quien deberá tomar decisiones pertinentes teniendo en cuenta el impacto que puede generar en el proyecto.

En lo referente a la gestión de conflictos, el Gerente del Proyecto es la máxima autoridad y este será el encargado de identificar el problema en caso de presentarse, analizar el mismo y determinar su causa raíz, elegir la solución que considere más idónea y adecuada, implementar la misma y supervisar su cumplimiento. También deberá comprobar de qué manera la solución ha resuelto el problema y finalmente elaborar y publicar lecciones aprendidas.

157

Cuadro 16. Matriz RACI del centro de desarrollo infantil (CDI) en el municipio de Tocaima Cundinamarca.

Cuadro 17. Matriz RAM con roles de interesados:

RACI

CUENTA DE

CONTROL

DIRECTOR DE

PROYECTO

GERENTE DE

RECURSOS

HUMANOS

EQUIPO DE

PROYECTO

INGENIERO

RESIDENTE

MAESTRO

DE OBRA

SUBALTERNO AUXILIAR

EN SERVICIOS DE

INGENIERÍA

GERENTE

FINANCIEROALMACENISTA

INICIO R I C I I I I I

PLAN DE

DIRECCIÓNR C A I I I C I

UBICACIÓN DEL

PROYECTOR A C I I I A I

ORGANIZACIÓN Y

PREPARACIÓN DE

DISEÑOS

R C A C C I C C

EJECUCIÓN DEL

PROYECTOC C A R C I C C

ENTREGA R C C A I I C C

CIERRE R C A R I I C I

R = RESPONSABLE A = APROBADOR C= CONSULTADO

RECURSO ASIGNADO

I = INFORMADO

158

5.7 GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

5.7.1 Plan de gestión de las comunicaciones. Plan desarrollado por el Gerente del Proyecto con la revisión y aprobación por parte del patrocinador:

Alcalde Municipal de Tocaima Cundinamarca.

Este plan tiene como propósito, saber a quién y cómo se va comunicar; buscando el método más apropiado y oportuno para comunicar de manera precisa la información adecuada, y definir cómo abordar las comunicaciones del proyecto.

Cálculo de los canales de comunicación. Canales de Comunicación

11(11 − 1)

2= 55

Canales = 55

Método de Comunicación. Se usarán dos métodos de comunicación, de tipo interactiva y tipo “Push”.

Verbal. Se usará para reuniones específicas sobre avance y seguimiento del proyecto. “Interactiva”.

Escrita. Presentación de informes, plantilla, formatos importantes del proceso de ejecución y registros del proyecto. “Interactiva”.

Email. Envió de archivos sobre el proyecto con el seguimiento de los planes, avance y publicidad del proyecto. “Push”.

Rol de comunicación

R: Responsable del evento de comunicación. Crea y distribuye la información y supervisa la actividad.

P: Participa de las reuniones y recibe la información, puede generar retroalimentación sobre los temas tratados.

159

Grupos que participan en las comunicaciones:

Las personas que se nombran a continuación requerirán información regular acerca del proyecto:

Patrocinador del Proyecto Equipo del Proyecto Gerente del Proyecto

Información eficiente. Comunicar solo la información necesaria, información precisa y esencial. Planificar y gestionar las comunicaciones de manera oportuna nos permite cumplir eficientemente el plan, brindando solamente la información requerida.

Cuadro 18. Matriz de información eficiente.

Información eficaz. Se proporcionara la información en el formato y en el momento adecuado.

En el siguiente cuadro se describen las actividades a realizar durante el proyecto. Mostrando de manera desglosada a quien se va a comunicar, cuando, como y que información se va a transmitir.

160

Cuadro 19. Matriz Comunicación eficaz.

Toda la información que se maneje del proyecto tendrá las siguientes características y disposición:

Archivos de computador

Informes Lecciones aprendidas Archivos de tipo ofimático: (Word, Excel, Power Point, Project) Herramientas

Impresa

Documentos impresos (cartas, comunicaciones internas o externas Informes impresos Diagrama de funciones

Manejo de reuniones

Dentro del cronograma de comunicaciones definido se programaron tres tipos de reuniones, así:

Reuniones de seguimiento

161

Estas reuniones se llevarán a cabo los días viernes cada ocho días; se realizarán de manera breve y concisa. El Gerente de Proyectos será el líder y debe contar con la presencia del equipo de trabajo.

Reuniones de presentación de avance en el Proyecto

Esta reunión se llevará a cabo los días lunes, cada quince días. Tiene como objetivo informar sobre el avance del proyecto.

Reuniones de gestión de riesgos

Esta reunión se hará todos los martes cada ocho días; en ella se tratarán temas de monitoreo y control de los riesgos presentes durante cada etapa vigente del proyecto.

5.8 GESTIÓN DE LOS RIESGOS

5.8.1 Plan de gestión de los riesgos.

5.8.1.1 Metodología. Mediante el presente plan la organización busca definir pautas que le permitan identificar de una forma segura y respetando los parámetros de calidad las amenazas y oportunidades que se pueden presentar dentro de cada etapa del proyecto, en pro de mitigar, acabar o explotar las posibles consecuencias que estos puedan provocar.

Se busca que en el plan tenga enunciados los riesgos utilizando como herramienta de identificación las lecciones aprendidas, registros históricos y juicio de expertos con diferentes enfoques, para que de esta manera se pueda definir a grandes rasgos situaciones de riesgo que se pueden presentar en diferentes etapas del proyecto y que en muchos casos son omitidos por falta de experiencia en diferentes aspectos técnicos, todo esto en busca de desarrollar una respuesta que acabe, corrija o explote dicha situación si esta se materializa.

La gestión de los riesgos debe ser enfocada al cumplimiento de las condiciones establecidas dentro del marco legal del contrato firmado con el cliente dentro de las cuales se encuentran:

Garantía de seriedad equivalente al 10% del valor total del contrato y se hará efectiva cuando un proponente desee retirar su oferta del proceso licitatorio.

162

Garantía única de cumplimiento equivalente al 100% del valor del contrato y se hará efectiva cuando el proponente no cumpla lo establecido en la parte contractual, cumplimiento del alcance del proyecto y mal manejo de los anticipos suministrados por la entidad.

Garantía de conformidad equivalente al 20% del valor total del contrato y se hará efectiva cuando el alcance del proyecto no cumpla con las condiciones establecidas en la parte contractual firmada entre el proponente y el contratante.

5.8.1.2 Tolerancia. La tolerancia al riesgo que tiene el cliente es media, ya que se abastece a partir de recursos públicos.

5.8.1.3 Umbral. Para el desarrollo del proyecto se plantea que el 5% de valor total del proyecto será destinado a los imprevistos del mismo.

163

Figura 31. RBS (RISK BREAKDOWN STRUCTURE)

16

4

5.8.2 Identificación de los riesgos.

Cuadro 20. Identificación de riesgos – negativos.

Código del

riesgo Riesgo Categoría Subcategoría

2

Demoras en la aprobación de permisos y licencias, como resultado de la no aprobación oportuna de los diseños. Generaron un retraso de dos meses para la aprobación de los mismos y por ende retraso en el cronograma.

Técnico Requisitos

5 Incumplimiento en las entregas de materiales para la construcción de la obra, como consecuencia de ello afectaría el rendimiento y avance del proyecto.

Técnico Rendimiento y cumplimiento

11 El contratista no sigue la norma sismo resistente 2010 Externos Tramites y legalización

13 Demora en firmas en el acta de inicio del proyecto requeridas para dar comienzo a la obra.

Externos Tramites y legalización

14 Entrega impuntual del contrato. Externos Tramites y legalización

15 Incumplimiento en el contrato por parte del contratista Externos Involucrados

17 A causa del descuido de un soldador se genera un incendio grave.

Externos Condiciones climáticas

19 Los constantes cambios climáticos acompañados de las fuertes lluvias durante la etapa de fundición de concreto en la cimentación ocasionan retrasos en ese proceso.

Externos Condiciones climáticas

20

La alcaldía de Tocaima se ha demorado en realizar los reembolsos de los abonos programados será retrasará la cancelación de las facturas pendientes con el proveedor de los materiales.

Organizacionales Dependencias del proyecto

23 Las diferencias en la estimación de la fundición de la placa Dirección de Estimación

16

5

Código del


de contra piso sin tener previsto las condiciones climáticas será imposible ejecutar dicha actividad generando un retraso en el cronograma y un sobre costo en el alquiler de la maquinaria.

proyectos

25

La inexistencia de datos históricos en el proyecto probablemente que no se incluirán riegos potenciales esto ocasionara un aumento del 20% en el presupuesto y 30% en el costo por que se presentó una inundación que daño los materiales y los equipos.

Dirección de proyectos

Planificación

1

Demoras en la aprobación de diseños por causa de cambios significativos por parte del cliente en los diseños realizados, los cuales generaron un retraso de una semana para la aprobación de los mismos y en el cronograma.

Técnico Requisitos

6 La maquinaria contratada presenta fallas en su funcionamiento lo cual genera alteración en el rendimiento de la misma.

Técnico Rendimiento y cumplimiento

7

El proveedor de materiales no cumplió con las especificaciones establecidas en el contrato y como resultados algunas de las construcciones no aprobaron los ensayos ya que no cumplían con la respectiva norma.

Técnico Calidad

12 Las pólizas de seguro y riesgos vencieron y no fueron renovadas

Externos Tramites y legalización

27

Reproceso asociados a registro de direcciones se enviaron los diseños estructurales, arquitectónicos, eléctricos e hidrosanitarios a otra dirección esto ocasionara retraso en la aceptación de los mismos.

Dirección de proyectos

Comunicación

16

6

Cuadro 21. Identificación de riesgos – positivos.

Código del


2 La relevancia e impacto social que tiene el proyecto aparecerán nuevas personas interesadas en invertir capital en nuevos proyectos en la región.

Externo Involucrados

3 Como resultado de las ofertas en Homecenter la compañía ha decidido comprar todos los enchapes con las mismas especificaciones a mitad de precio.

Externo Subcontratación y proveedores

4 La disminución del 0.5% en el costo del dólar los materiales importados bajaron su precio permitiendo que los costos disminuyeran y la ganancia sea de más del 20%.

Organizacionales Financiación

5.8.3 Análisis cualitativo.

Cuadro 22. Riesgos negativos.

Código del

riesgo Riesgo Probabilidad

Impacto Severidad

Tiempo Dinero

2

Demoras en la aprobación de permisos y licencias, como resultado de la no aprobación oportuna de los diseños. Generaron un retraso de dos meses para la aprobación de los mismos y por ende retraso en el cronograma.

3,5% 2 2 7,0%

5 Incumplimiento en las entregas de materiales para la construcción de la obra, teniendo en cuenta que los

3,0% 3 3 9,0%

16

7

Código del


Impacto Severidad

Tiempo Dinero

materiales corresponden al 60% del costo del proyecto, como consecuencia de ello afectaría el rendimiento y avance del proyecto en dos meses.

11 El contratista no sigue la norma sismo resistente 2010

4,0% 2 3 12,0%

13 Demora en firmas en el acta de inicio del proyecto requeridas para dar comienzo a la obra.

4,5% 3 2 9,0%

14 Entrega impuntual del contrato. Lo que genera un retraso de 3 días

4,0% 2 2 8,0%

15 Incumplimiento en el contrato por parte del contratista. Lo que genera un retraso de un mes.

3,5% 3 3 10,5%

17

A causa del descuido de un soldador se genera un incendio grave durante la mitad de la ejecución del proyecto generando un daño aproximado del 70% del costo total del proyecto.

2,0% 3 3 6,0%

19

Los constantes cambios climáticos acompañados de las fuertes lluvias durante la etapa de fundición de concreto en la cimentación ocasionan retrasos de 7 días en ese proceso.

2,0% 3 3 6,0%

20

La alcaldía de Tocaima se ha demorado en realizar los reembolsos de los abonos programados, se retrasará la cancelación de las facturas pendientes con el proveedor de los materiales correspondientes a un 25% del valor de los materiales.

4,0% 2 2 8,0%

23

Las diferencias en la estimación de la fundición de la placa de contra piso sin tener previsto las condiciones climáticas será imposible ejecutar dicha actividad generando un retraso de 8 días en el

2,0% 3 3 6,0%

16

8

Código del


Impacto Severidad

Tiempo Dinero

cronograma y un sobre costo en el alquiler de la maquinaria.

25

La inexistencia de datos históricos en el proyecto probablemente que no se incluirán riegos potenciales esto ocasionara un aumento del 2% en el presupuesto por que se presentó una inundación que daño los materiales y los equipos.

4,5% 3 3 13,5%

1

Demoras en la aprobación de diseños por causa de cambios significativos por parte del cliente en los diseños realizados, los cuales generaron un retraso de una semana para la aprobación de los mismos y en el cronograma.

2% 1 2 4,0%

6 La maquinaria contratada presenta fallas en su funcionamiento lo cual genera alteración en el rendimiento de la misma y un retraso de 7 días.

2,0% 2 2 4,0%

7

El proveedor de materiales no cumplió con las especificaciones establecidas en el contrato y como resultado algunas de las construcciones no aprobaron los ensayos ya que no cumplían con la respectiva norma.

1,1% 3 3 3,3%

12 Las pólizas de seguro y riesgos vencieron y no fueron renovadas a mitad del proyecto.

3,0% 2 2 6,0%

27

Retrasos de 3 días en la duración del cronograma asociados al registro erróneo de las direcciones a las que se enviaron los diseños estructurales, arquitectónicos, eléctricos e hidrosanitarios.

2,5% 2 2 5,0%

16

9

Cuadro 23. Riesgos positivos.

Código del


Impacto Severidad

Tiempo Dinero

2 La relevancia e impacto social que tiene el proyecto aparecerán nuevas personas interesadas en invertir capital en nuevos proyectos en la región.

3,5% 1 2 7,0%

3 Como resultado de las ofertas en homecenter la compañía ha decidido comprar todos los enchapes con las mismas especificaciones a mitad de precio.

3,5% 1 2 7,0%

4

La disminución del 0.5% en el costo del dólar los materiales importados bajaron su precio permitiendo que los costos disminuyeran y la ganancia sea de más del 20%.

3,0% 1 2 6,0%

170

1 Baja

2 Media

3 Alta

El riesgo puede ocurrir entre dos y tres veces al año, entre 1% y 3%.

Descripción

El riesgo puede ocurrir una vez al año, entre <1%.

Escalas de probabilidad e impacto para riesgos negativos

Escala de probabilidad

El riesgo puede ocurrir más de tres veces al año, entre >3% y 5%.

*Porcentajes de 1% a 5%

171

1 Bajo

2 Medio

3 Alto

1 Baja

2 Media

3 Alta

Escalas de probabilidad e impacto para riesgos positivos

El presupuesto se incrementa en

menos del 5%

El cronograma se retrasa entre

dos y tres meses

El cronograma se retrasa en

menos de dos meses

Tiempo

El presupuesto se incrementa en

más de 10%

El presupuesto se incrementa

entre 5 y 10%

El cronograma se retrasa en más

de tres meses

Escala de impacto Dinero

Descripción

Escala de probabilidad Descripción

El riesgo puede ocurrir una vez al año, entre <1%.

El riesgo puede ocurrir entre dos y tres veces al año, entre 1% y 3%.

El riesgo puede ocurrir más de tres veces al año, entre >3% y 5%.

1 Bajo

2 Medio

3 AltoEl cronograma se reduce en más

de tres meses

El presupuesto se disminuye en

más de 10%

Dinero

Descripción

El presupuesto se disminuye

entre 5 y 10%

Escala de impacto Tiempo

El cronograma se reduce en

menos de dos meses

El cronograma se reduce entre

dos y tres meses

El presupuesto se disminuye en

menos del 5%

17

2

5.8.4 Análisis cuantitativo de riesgos. Los riesgos con valoración inicial baja se documentaron en la lista de control para ser monitoreados constantemente y se continúan los respectivos análisis sólo con la priorización de riesgos altos y medios

Cuadro 24. Riesgos negativos.

Tiempo Dinero

2 3,5% 2 2 $63.597.714

El costo se calculó teniendo en

cuenta que es necesario realizar

nuevamente cada uno de los

diseños.

$2.225.920

5 3,0% 3 3 $ 49.978.761

El costo se calcula teniendo en

cuenta el retraso que genera en el

proyecto la falta de un producto en

el desarrollo de una actividad

especifica.

$1.499.363

11 4,0% 2 3 $6.674.667

El costo se calcula en la no

aceptación del producto por parte

de la interventoría, generando

realizar un reproceso y

restructuración de los procesos

ejecutados.

$266.987

13 4,5% 3 2 $250.000

El costo se calcula teniendo en

cuenta los retrasos que dicha firma

generan en la línea base del

cronograma ocasionando que se

tenga que volver a realizar

$11.250

14 4,0% 2 2 $3.844.520

El costo se calcula de acuerdo a

las multas que estén sujetas al

contrato referente a la puntualidad

de entrega.

$153.781

15 3,5% 3 3 $46.131.799


las multas que estén sujetas al

contrato referente al cumplimiento

del contrato.

$1.614.613

17 2,0% 3 3 $211.704.906


las perdidas representados en

infraestructura, materiales,

maquinaria y recurso humano que

pueden ser involucrados en dicha

situación de conflicto.

$4.234.098

19 2,0% 3 3 $16.862.222

El costo que genera el retraso de

determinada actividad por que

retrasa la línea base de

cronograma y aumenta los costos

de personal.

$337.244

20 4,0% 2 2 $98.291.564

El costo se calcula en el retraso de

los proveedores en brindar sus

servicios y el incumplimientos de

un contrato preestablecido con

anterioridad.

$3.931.663

ID

Demoras en la aprobación de permisos y licencias, como

resultado de la no aprobación oportuna de los diseños.

Generaron un retraso de dos meses para la aprobación de los

mismos y por ende retraso en el cronograma.

Probabilidad

Incumplimiento en las entregas de materiales para la

construcción de la obra, teniendo en cuenta que los materiales

corresponden al 60% del costo del proyecto, como

consecuencia de ello afectaría el rendimiento y avance del

proyecto en dos meses.

Los constantes cambios climáticos acompañados de las fuertes

lluvias durante la etapa de fundición de concreto en la

cimentación ocasionan retrasos de 7 días en ese proceso.

La alcaldía de Tocaima se ha demorado en realizar los

reembolsos de los abonos programados, se retrasará la

cancelación de las facturas pendientes con el proveedor de los

materiales correspondientes a un 25% del valor de los

materiales.

El contratista no sigue la norma sismo resistente 2010

Demora en firmas en el acta de inicio del proyecto requeridas

para dar comienzo a la obra.

Riesgo

Entrega impuntual del contrato. Lo que genera un retraso de 3

días

Incumplimiento en el contrato por parte del contratista. Lo que

genera un retraso de un mes.

A causa del descuido de un soldador se genera un incendio

grave durante la mitad de la ejecución del proyecto generando

un daño aproximado del 70% del costo total del proyecto.

Descripción VMEImpacto

Costo

17

3

17 2,0% 3 3 $211.704.906


las perdidas representados en

infraestructura, materiales,

maquinaria y recurso humano que

pueden ser involucrados en dicha

situación de conflicto.

$4.234.098

19 2,0% 3 3 $16.862.222





de personal.

$337.244

20 4,0% 2 2 $98.291.564

El costo se calcula en el retraso de

los proveedores en brindar sus

servicios y el incumplimientos de

un contrato preestablecido con

anterioridad.

$3.931.663

23 2,0% 3 3 $10.977.778





de personal.

$219.556

25 4,5% 3 3 $12.097.423


los imprevistos y sus impactos en

el cumplimiento del alcance del

proyecto y lo que costos

adicionales que estos general a el

presupuesto.

$544.384

1 2% 1 2 $2.640.244

El costo se calculo teniendo en

cuenta que es necesario realizar

nuevamente cada uno de los

diseños.

$52.806

6 2,0% 2 2 $13.525.000

l costo se calcula de acuerdo a los

arreglos que sean necesarios

realizar para que la maquinaria

funcione con normalidad.

$270.500

Demoras en la aprobación de diseños por causa de cambios

significativos por parte del cliente en los diseños realizados, los

cuales generaron un retraso de una semana para la aprobación

de los mismos y en el cronograma.

La maquinaria contratada presenta fallas en su funcionamiento

lo cual genera alteración en el rendimiento de la misma y un

retraso de 7 días.








materiales.

La inexistencia de datos históricos en el proyecto

probablemente que no se incluirán riegos potenciales esto

ocasionara un aumento del 2% en el presupuesto por que se

presentó una inundación que daño los materiales y los equipos.

Las diferencias en la estimación de la fundición de la placa de

contra piso sin tener previsto las condiciones climáticas será

imposible ejecutar dicha actividad generando un retraso de 8

días en el cronograma y un sobre costo en el alquiler de la

maquinaria.




17

4

7 1,1% 3 3 $11.794.988

El costo se calcula en la no

aceptación del producto por parte

de la interventoría, generando

realizar un reproceso y

restructuración de los procesos

ejecutados.

$129.745

12 3,0% 2 2 $393.166.254

Los costos se calcula de acuerdo a

las posibles situaciones de riesgos

que se puedan presentar dentro del

campo de acción y que ya sobre

costo al presupuesto. no están

cubiertas por las pólizas

generando

$11.794.988

27 2,5% 2 2 $1.131.533

Los costo esta sujetos a los

retrasos que generan la perdida de

los diseños, ocasionando que la

aprobación retrase todo el

cronograma.

$28.288

Total VME NEGATIVOS $27.315.185

Retrasos de 3 días en la duración del cronograma asociados al

registro erróneo de las direcciones a las que se enviaron los

diseños estructurales, arquitectónicos, eléctricos e

hidrosanitarios.

Las pólizas de seguro y riesgos vencieron y no fueron

renovadas a mitad del proyecto.

El proveedor de materiales no cumplió con las especificaciones

establecidas en el contrato y como resultado algunas de las

construcciones no aprobaron los ensayos ya que no cumplían

con la respectiva norma.

17

5

Cuadro 25. Riesgos positivos.

Total reservas de contingencia %18.146.146 EMV = Probabilidad x impacto Total reservas de contingencia= Total EMV negativos - Total EMV positivos

Tiempo Dinero

2 3,5% 1 2 $189.381.500


los posibles ingresos que son

generados por nuevos proyectos,

aumentando los ingresos de la

organización y la experiencia

especificada la misma en

determinados contratos.

$6.628.353

3 3,5% 1 2 $38.871.110

El costo se calcula de acuerdo a la

disminución en los precios de los

productos necesarios para cumplir

con el alcance ya establecido.

$1.360.489

4 3,0% 1 2 $39.339.900

El costo se calculada acuerdo a la

disminución del costo de los

materiales importados necesarios

para llevar acabo el proyecto.

$1.180.197

Total VME POSITIVOS $9.169.038

Total reservas de contingencia $18.146.146

La relevancia e impacto social que tiene el proyecto aparecerán

nuevas personas interesadas en invertir capital en nuevos

proyectos en la región.

Como resultado de las ofertas en homecenter la compañía ha

decidido comprar todos los enchapes con las mismas

especificaciones a mitad de precio.

Código

del Probabilidad

ImpactoCosto real

La disminución del 0.5% en el costo del dólar los materiales

importados bajaron su precio permitiendo que los costos

disminuyeran y la ganancia sea de más del 20%.

Riesgo Descripción VME

17

6

Cuadro 26. Plan de respuesta a los riesgos.

2Mitigar y

Transferir

Se solicita a la empresa encargada

de realizar los diseños, hacer las

modificaciones que sean necesarias

y a su vez que estas modificaciones

sean entregadas en un plazo no

mayor a 15 días

Revisar el estado de tramite de

licencias y permisos un mes antes

de iniciar obra.

TramitadorVerificando las fechas de los

respectivos documentos.

5 Mitigar

Se estipula una clausula de

incumplimiento en el contrato, la cual

será efectiva al no recibir los

materiales en las fechas

establecidas.

Revisar las actividades próximas a

ejecutar y la disponibilidad de

materiales requeridos.

Departamento

de compras

Solicitando el material al proveedor

con 8 días antes de ejecutar la

actividad, y a su vez supervisamos la

cantidad del material disponible.

11 Eliminar

Se rechazan los diseños que no

cumplan NSR-10 y se solicita que las

correcciones se realicen

oportunamente.

Revisar fechas de entrega de los

diseños y estado de los mismosInterventoría

Hacer una previa revisión de

diseños antes de entregarlos a la

entidad correspondiente.

13 Mitigar

Realizar una reunión en la cual

participen las personas involucradas

en el acta y se pueda agilizar las

respectivas firmas necesarias.

Fecha de inicio del proyectoDirector de

proyecto

Realizando recordatorios a las

personas involucradas en la firma

del acta.

14 Mitigar Agilizar la entrega pronta del contrato. Fechas de entrega del contrato.Representante

legal

Recordar al representante legal la

elaboración del contrato para su

revisión y posterior entrega.

15 Mitigar Aplicar clausula de incumplimiento. Anomalía en los informes de avance Interventoría

Supervisando continuamente en las

fechas de corte de obra y verificar

se este ejecutando según lo

planeado.

17 MitigarActivar el sistema de contraincendios

de la obra.

Aviso de incendio por parte del

encargado de salud y seguridad en

el trabajo.

SISOMA

Asegurar que el personal cuente con

los elementos de seguridad y que

las herramientas se encuentren en

un estado.

19 Mitigar

Solicitar carpas para cubrir el área en

el que se estén realizando las

fundiciones y a su vez suministrar

elementos de protección contra la

lluvia para los trabajadores

Inicio de la temporada invernalIngeniero

residente

Revisando los informes

meteorológicos

20 Mitigar

Activar las reservas de contingencia

con el fin de estar al día en los

respectivos pagos

Fechas de corte del proyectoDepartamento

de compras

Asegurando que los respectivos

informes estén listos antes d la fecha

de corte

ID

















materiales.

Estrategia de

respuesta




Riesgo Responsable


días






Lista de riesgos negativos

Como controlarePlan de Contingencia (Plan de

respuesta)Disparador

17

7

23 Mitigar






Inicio de la temporada invernalingeniero

residente


meteorológicos

25 Mitigar

Crear rápidamente planes de

respuesta y si es necesario usar las

reservas.

Materialización de un riesgoGerente del

proyecto

Asegurarse que se realiza una

correcta identificación de riesgo por

el equipo de trabajo.

1 Mitigar

Agilizar las modificaciones

pertinentes en el menor tiempo

posible.

Fecha de reunión con el cliente

luego de que el mismo haya

solicitado cambios

TramitadorRevisión detallada de los

entregables.

6Mitigar y

Transferir

Alquilar maquinaria y enviar a

mantenimiento la maquinaria que

presenta fallas.

Anomalía en el normal

funcionamiento de la maquinaria

Departamento

de compras

Realizar chequeo periódicamente

del estado de la maquinaria.

7 Transferir

Se realiza la devolución del material

ya que no cumple con las métricas de

calidad, a su vez y se aplica la póliza

de incumplimiento




Proveedor





12 Transferir Renovarlas lo mas pronto posible Fecha de vencimiento de las pólizas Tramitador

Realizando recordatorios al

encargado de realizar dicha

actividad.

27 Mitigar

Enviar los correspondientes

documentos de manera ágil a las

respectivas direcciones

Fecha de entrega TramitadorActualizar periódicamente el

directorio.







retraso de 7 días.




hidrosanitarios.















maquinaria.

17

8

2 Transferir

Es necesario realizar publicidad que

permita a la comunidad saber en que

consiste el proyecto para atrae a

posibles inversores en la zona.

Solicitud de oferta Gerente del

proyecto

Explotar y compartir al máximo las

oportunidades de proyectos

similares buscando mejoras los

ingresos económicos de la

organización y aumentando la

experiencia especifica de la

organización

3 Aceptar

Adquirir todos los enchapes

requeridos para el proyecto el día de

la oferta buscando que el descuento

sea mucho mas grande.

Cotización de precios en menos e

25% en el paquete.. O producto

Departamento

de compras

Aceptar la oportunidad cuando se

presente la oferta antes de realizar

la adquisición de dichos enchapes.

4 Aceptar

Adquirir todos los materiales

importados durante la caída del valor

del dólar, buscando que los costos

sea mucho menores.

Estar revisando constantemente el

precio del dólar dentro de los datos

actualizados en la pagina de internet

de la bolsa de valores colombiana.

Departamento

de compras


presente la disminución del valor de

los productos a adquirir.







Lista de riesgos positivos

Estrategia de

respuesta

Código

del




RiesgoPlan de Contingencia (Plan de

respuesta)Disparador Responsable Como controlare

179

5.9 GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

Cuadro 27. Plan de gestión de las adquisiciones.

Autoridad de contratación:

El gerente de proyecto está en la autoridad de definir las pautas y las características que son requeridas por el cliente para el cumplimiento de la satisfacción del mismo. Además de realizar adiciones de máximo el 20% del presupuesto inicial y de 40 días máximo en el cronograma inicial cuando se presenten acciones correctivas necesarias y realizar cambios que permitan el cumplimiento del alcance del proyecto.

Roles y responsabilidades:

Gerente de proyectos Autorizar que el trabajo del vendedor comience en el tiempo apropiado, coordinando el trabajo del vendedor con el trabajo del proyecto en su totalidad. Validar que se cumpla correctamente el plan de gestión de las adquisiciones. Realizar un correcto análisis de hacer o comprar, para cada bien o servicio que se necesite adquirir. Trabajar con el gerente de adquisiciones en lo que concierne a cambios solicitados y aprobados en conformidad con el contrato. Celebrar reuniones de revisión del desempeño de las adquisiciones con su equipo de proyecto y el vendedor. Dar seguimiento a los costos, cronograma y desempeño técnico en relación al contrato, incluyendo todos sus componentes.

Departamento de adquisiciones Coordinar y efectuar la adquisición de bienes y servicios que se deseen adquirir. Recibir y tramitar las requisiciones de compra generadas durante el transcurso del proyecto. Mantener actualizado el directorio de proveedores según un carácter de exclusividad. Aseguramiento de una buena comunicación entre los proveedores. Emitir reclamaciones y revisar las reclamaciones presentadas por el proveedor. Realizar acciones que permitan liquidar en tiempo y formas las adquisiciones realizadas.

Documentos estándar de adquisiciones.

Registros históricos. Plantilla para el plan de gestión de las adquisiciones. Definición de la calidad de las adquisiciones requeridas para el proyecto.

180

Registro de proveedores potenciales. Desarrollo de pliegos de condiciones para propuestas de méritos abiertos en línea. Contratos del personal y de los contratistas.

Tipo de contrato.

Manejo de la contratación. La organización va a realizar licitaciones públicas para procesos referente a diseño de proyectos, por esta razón resolverá cada una de las preguntas que tengan los ofertantes acerca del proceso y de ser necesario se realizarán adendas en pro de que las ofertas suministradas cumplan a cabalidad con el objeto del contrato.

Mientras que para la adquisición de materiales y equipos la organización llamara directamente a los proveedores de confianza con los que ha trabajado con anterioridad.

Garantías y aseguramiento de requisitos:

Garantía de seriedad equivalente al 10% del valor total del contrato y se hará efectiva cuando un proponente desee retirar su oferta del proceso licitatorio.

Garantía única de cumplimiento equivalente al 100% del valor del contrato y se hará efectiva cuando el proponente no cumpla lo establecido en la parte contractual, cumplimiento del alcance del proyecto y mal manejo de los anticipos suministrados por la entidad.

Garantía de conformidad equivalente al 20% del valor total del contrato y se hará efectiva cuando el alcance del proyecto no cumpla con las condiciones establecidas en la parte contractual firmada entre el proponente y el contratante.

Cuadro 28. Criterios de selección.

Puntuación Criterio

1 30% Precio de la oferta.

2 30% Capacidad financiera de acuerdo al índice de liquides y de endeudamiento que posean.

3 20% Experiencia de acuerdo a los contratos adjudicados en el registro único de proponentes que posean con el mismo objeto.

181

Puntuación Criterio

4 20% Tiempo de entrega del proyecto.

Cuadro 29. Supuestos y restricciones de las adquisiciones.

Supuestos: El contratista tiene asegurados a sus equipos y empleados al 100%. El contratista y su equipo humano está certificado y capacitado en normas SISO de seguridad industrial. El contratista tiene la dotación necesaria para que su equipo de trabajo tenga protección cuando efectúan una actividad dentro de la obra. El contratista realiza en obra el ensayo de SLUM y la prueba de cilindro para comprobar que el concreto cumple con la resistencia establecida y necesaria. Restricciones: Las entregas de material se realizarán dentro del horario laboral establecido, buscando que el proceso sea trasparente y a tiempo. La maquinaria debe tener su propio maquinista, para no correr con los riesgos por falta de personal sin capacitar. Cualquier cambio en el cronograma y en el presupuesto debe ser aprobado por un control integrado de cambios e informado con antelación a los trabajadores. El contratista debe tener cuatro camionetas Dmax 4*4 a diésel modelo 2014 o más reciente para el transporte de funcionarios y equipos livianos al sitio de desarrollo del proyecto. El contratista debe tener un retro cargador modelo 2014 o más reciente, un vibro compactador y un compactador de rana.

WBS Tener identificadas las cuentas de control y los paquetes de trabajo. Tener la WBS completamente diligenciada. Tener diligenciado todo el diccionario de la WBS.

Cronograma Tener un listado de todas las actividades necesarias para llevar a cabo el proyecto. Tener una duración estimada mediante la fórmula beta para cada actividad Tener secuenciadas las actividades en cuestión. Tener identificados los recursos que requiere para realizar cada actividad. Tener desarrollado el cronograma.

Documentación Plantillas y formatos para el desarrollo de planes de gestión Datos históricos para identificar riesgos u oportunidades de desarrollo. Formatos para el manejo de adquisiciones.

Riesgos Tener identificados los riesgos que puedan afectar el

182

5.9.1 Requisitos de la integración.

Cuadro 30. Métricas de rendimiento.

Puntuación Métricas de rendimiento

1 30% Precio de la oferta.

2 30% Avance en obra.

3 20% capacidad financiera de acuerdo a el manejo de efectivo que poseen para el desarrollo del proyecto.

4 20% tiempo de entrega del proyecto.

desarrollo de las actividades. Tener realizado un análisis cualitativo y cuantitativo de los riesgos. Tener creado un plan de respuesta a estos riesgos. Tener monitoreado y controlados los riesgos mediante disparadores.

Informes De Desempeño

Debe contener el estado actual de las actividades con información actualizada y legitima. Debe contener registro fotográfico y gráficos que permitan evidenciar el avance del desarrollo de las actividades. Debe permitir identificar si hay retrasos en el proyecto o sobre costo en el desarrollo de las actividades.

183

Cuadro 31. Matriz de adquisiciones.

PRODUCTOCRITERIOS DE ÉXITO O

DESCRIPCIÓN TÉCNICACANTIDAD UNIDAD MEDIDA

cemento Deposito san Carlos 800 BULTO

estuco plástico Deposito san Carlos 200 BULTO

pegacor Deposito san Carlos 150 UND

piedra de planta de 1" Deposito san Carlos 170 M3

arena del guamo Deposito san Carlos 150 M3

soldadura pvc Deposito san Carlos 10 UND

acero 3/4" y 1/2" Deposito san Carlos 10000 KG

ladrillo # 6 Deposito san Carlos 6000 UND

ladrillo tolete Deposito san Carlos 8000 UND

tubería eléctrica Deposito san Carlos 600 ML

tubería sanitaria Deposito san Carlos 1000 ML

malla electro soldada Deposito san Carlos 90 UND

chipa Deposito san Carlos 30 UND

puntillas Deposito san Carlos 30 LB

MATRIZ DE ADQUISICIONES

Gestión de las Adquisiciones

pintura tipo 3 Deposito san Carlos 50 CUBO

tejas termo acústicas Deposito san Carlos 350 UND

combo (sanitario, ducha y

lavamanos) Deposito san Carlos 16 UND

pisos porcelanato Deposito san Carlos 200 M2

cocina integral Deposito san Carlos 1 UND

impermeabilizante Deposito san Carlos 50 UND

retardador de fraguado Deposito san Carlos 50 BULTO

puertas en madera Homecenter 18 UND

kit de herramienta menor Deposito san Carlos 20 UND

palas Deposito san Carlos 20 UND

baldes Deposito san Carlos 20 UND

carretilla Deposito san Carlos 10 UND

ventiladores Homecenter 20 UND

retro cargador Caterpillar 48 HORA

vibro compactador Caterpillar 30 HORA

compactador de rana Caterpillar 30 HORA

teja de zinc Deposito san Carlos 100 UND

mezcladora Caterpillar 52 HORA

marcos para puertas Homecenter 30 UND

puertas metálicas Homecenter 5 UND

ventanas y rejas Homecenter 50 UND

enchapes de baños Homecenter 130 M2

enchapes de cocina Homecenter 80 M2

plantas de diversas especies Homecenter 50 UND

18

4

Cuadro 32. Matriz de tipología de contratos.

ARTÍCULO O

SERVICIOCRITERIO DE ÉXITO O DESCRIPCIÓN TÉCNICA

TIPO DE

CONTRATODESCRIPCIÓN DEL TIPO DE CONTRATO

Materiales de obra

Debe estar en optimas condiciones, deben estar

avalados por INCONTEC y cumplir con la RAS Y

RETIE.

Tiempo y

materiales

El área de compras se encargara de suministrar los materiales

requeridos en obra, definirán los tiempos de entrega según lo

establecido en el cronograma y mantendrán contacto con los

proveedores de los Productos para definir logística de entrega y pago

oportuno de facturas.

Levantamiento

topográfico

Debe abarcar toda el área del lote, tener datos

específicos de cortes y rellenos posibles, tener

gráficos de cortes y de planta del terreno,

además de tener una localización detallada de

terreno con su escala empleada.

precio fijoEl contratista deberá tener personal capacitado y equipos en buen

estado y calibrados para asegurar que el proceso es legítimo.

Estudios de suelos

Debe mostrar que tipos de suelos esta

presentes en el terreno con un perfil

estatrografico del mismo, definir si el terreno es

apto para la construcción y explicar cual es el

mejor método de construcción a emplear.

precio fijo

El contratista se compromete a tener un laboratorista especialista en

suelos que cumpla con el manual de laboratorio de mecánica de suelos y

tener un laboratorio con equipos calibrados y estar certificados por la

ONAC.

IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE CONTRATO

18

5

Diseños

arquitectónicos

Debe tener una distribución moderna del

proyecto con especificaciones de las medias

para la ejecución del mismo, además de la

ubicación de los puntos de apoyo de la

estructura, es decir la columnas y vigas.

precio fijo

El contratista se compromete a elaborar un diseño arquitectónico con

especificaciones de distribución de espacios teniendo en cuenta la

normativa que establece el ICBF, además de platear dichos planos y

realizar correcciones si así lo establece el cliente.

Diseños

estructurales

Debe tener gran detalle en la cantidad de acero,

las medidas, los flejes, los despieces y el tipo

de perfil de acero que se va a emplear en la

columnas, vigas y zapatas, además de cumplir

con lo establecido en la NSR-10.

precio fijo

El contratista se compromete a realizar un estudio estructural modelado

en SAP 2016 y con especificaciones de despieces y emparrillados en

AUTOCAD 2016, debe respetar lo establecido en la NSR-10 y debe

ponerse de acuerdo con el arquitecto para definir los puntos de apoyo de

la estructura.

Diseños eléctricos

Debe tener especificado el tipo de cable que

será empleado para los circuitos la ubicación y

distribución de cada punto eléctrico, verificar

que cumplan con el RETIE.

precio fijo

El contratista se compromete a realizar un diseño eléctrico modelado en

AUTOCAD 2016, con las especificaciones de los puntos eléctricos con

las especificaciones del tipo de cableado necesario, respetando el

modelo arquitectónico y estructural ya establecidos.

Diseños

hidrosanitarios

Debe contener especificaciones del tipo de

tubería a emplear con sus accesorios, la

ubicación de cada punto sanitario necesario, los

puntos de conexiones con la red publica (aguas

negras, potables y lluvias) y debe cumplir con la

RAS.

precio fijo

El contratista se compromete a realizar un diseño hidrosanitario

modelado en AUTOCAD 2016 con las especificaciones de los puntos

sanitarios requeridos, además de definir el tipo de tubería a emplear con

sus respectivos accesorios y especificar qué tipo de fluido va a

transportar, además de definir el punto del conexión para la disposición

final de dichos residuos.

186

Cuadro 33. Plantillas de administración de contratos.

ACTIVIDADES FECHA REQUIERE APROBACIÓN APROBADO POR: OTROS

Informes mensuales de

estado13/09/2016

si por el gerente del proyecto y

departamento de adquisiciones.

Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones

Auditorias 12/11/2016si por la mesa directiva y gerente

funcional.mesa directiva

Leidy Johana

Caviedes López

Comité mensual de obra 13/09/2016si por el gerente del proyecto y

gerente funcional.

Luis Miguel Gámez

Barrios

Leidy Johana

Caviedes López

Anticipo del 20% 16/07/2016si por el gerente del proyecto y


Luis Miguel Gamez

Barrios

departamento de

adquisiciones

Primer pago 30% 16/03/2017si por el gerente del proyecto y


Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones

Segundo pago 30% 16/08/2017si por el gerente del proyecto y


Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones

Liquidación del contrato 20% 16/11/2017si por el gerente del proyecto y


Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones

Revisión general por parte

del abogado12/11/2016

si por la mesa directiva y gerente

funcional.Mesa directiva

Leidy Johana

Caviedes López

Interventorías 06/09/2016si por la mesa directiva y gerente

del proyecto.mesa directiva

Luis Miguel

Gámez Barrios


estado10/09/2016


gerente funcional.

Luis Miguel Gámez

Barrios

Leidy Johana

Caviedes López

Comité mensual de obra 10/09/2016si por el gerente del proyecto y

gerente funcional.

Luis Miguel Gámez

Barrios

Leidy Johana

Caviedes López

Visita de obra 05/09/2017si por el gerente del proyecto y

gerente funcional.

Luis Miguel Gámez

Barrios

Leidy Johana

Caviedes López

Liquidación de contrato 16/11/2017si por la mesa directiva y gerente


Luis Miguel

Gámez Barrios

MATRIZ ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS

Vigencia del Contrato: 14 meses.

Fecha de Inicio: 11/08/2016. Fecha de Cierre: 05/09/2017

REVISIONES / VISITAS

Proyecto: Materiales de obra. Contrato: 0001

Administrador del Contrato: yeisson Humberto Gómez Martínez.

Contacto o Contraparte: Deposito san Carlos.

Firma y fecha: 06/09/2017

PAGOS / MONTOS

VERIFICACIÓN DE GARANTÍAS

CONTROL SUBCONTRATISTAS

CIERRE DE CONTRATO

OBSERVACIONES: Es indispensable que el contratista cumpla con las condiciones impuestas dentro del contrato, por que

de no ser asi se le aplicara la garantia unica de cumplimiento equivalente al 100% del valor total del proyecto.

Aprobado por: Luis Miguel Gámez Barrios.

187



estado13/09/2016


departamento de

adquisiciones.

Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones

Auditorias 12/11/2016si por la mesa directiva y

gerente funcional.mesa directiva Leidy Johana Caviedes López

Comité mensual de

obra13/09/2016


gerente funcional.

Luis Miguel Gámez

BarriosLeidy Johana Caviedes López

Anticipo del 20% 16/07/2016


departamento de

adquisiciones.

Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones

Primer pago 30% 16/03/2017


departamento de

adquisiciones.

Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones

Segundo pago 30% 16/08/2017


departamento de

adquisiciones.

Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones

Liquidación del contrato 20%16/11/2017


departamento de

adquisiciones.

Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones

Revisión general por

parte del abogado12/11/2016

si por la mesa directiva y

gerente funcional.Mesa directiva Leidy Johana Caviedes López

Interventorías 06/09/2016si por la mesa directiva y

gerente del proyecto.mesa directiva Luis Miguel Gámez Barrios


estado10/09/2016


gerente funcional.

Luis Miguel Gámez


Comité mensual de

obra10/09/2016


gerente funcional.

Luis Miguel Gámez


Visita de obra 05/09/2017si por el gerente del proyecto y

gerente funcional.

Luis Miguel Gámez


Liquidación de contrato 16/11/2017si por la mesa directiva y

gerente del proyecto.mesa directiva Luis Miguel Gámez Barrios



Proyecto: Materiales de obra. Contrato: 0002

Administrador del Contrato: Elver Camilo Ochoa Molina.

Contacto o Contraparte: Homecenter.




PAGOS / MONTOS


CIERRE DE CONTRATO

OBSERVACIONES: Es indispensable que el contratista cumpla con las condiciones impuestas dentro del contrato, por que de no

ser así se le aplicara la garantía única de cumplimiento equivalente al 100% del valor total del proyecto.


Firma y fecha: 29/12/2017

188

ACTIVIDADES FECHAREQUIERE

APROBACIÓNAPROBADO POR: OTROS

Informes

mensuales de

estado

13/09/2016

si por el gerente del

proyecto y departamento

de adquisiciones.

Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones

Auditorias 12/11/2016si por la mesa directiva y

gerente funcional.mesa directiva

Leidy Johana Caviedes

López

Comité mensual de

obra13/09/2016


proyecto y gerente

funcional.

Luis Miguel Gámez

Barrios


López

Anticipo del 20% 16/07/2016



de adquisiciones.

Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones

Primer pago 30% 16/03/2017



de adquisiciones.

Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones

Segundo pago 30% 16/08/2017



de adquisiciones.

Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones

Liquidación del

contrato 20%16/11/2017



de adquisiciones.

Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones

Revisión general

por parte del

abogado

12/11/2016si por la mesa directiva y

gerente funcional.Mesa directiva


López

Interventorías 06/09/2016si por la mesa directiva y

gerente del proyecto.mesa directiva

Luis Miguel Gámez

Barrios

Informes

mensuales de

estado

10/09/2016


proyecto y gerente

funcional.

Luis Miguel Gámez

Barrios


López

Comité mensual de

obra10/09/2016


proyecto y gerente

funcional.

Luis Miguel Gámez

Barrios


López

Visita de obra 05/09/2017


proyecto y gerente

funcional.

Luis Miguel Gámez

Barrios


López

Liquidación de

contrato16/11/2017

si por la mesa directiva y

gerente del proyecto.mesa directiva

Luis Miguel Gámez

Barrios



Proyecto: Maquinaria y equipo. Contrato: 0003

Administrador del Contrato: Jahir Andrés mayorquin Gómez.

Contacto o Contraparte: Caterpillar.




PAGOS / MONTOS


CIERRE DE CONTRATO


de no ser así se le aplicara la garantía única de cumplimiento equivalente al 100% del valor total del proyecto.


Firma y fecha: 20/02/2017.

189


Informes de estado 02/08/2016si por el gerente del proyecto y


Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones



Leidy Johana

Caviedes López

Comité 02/08/2016si por el gerente del proyecto y

gerente funcional.

Luis Miguel Gámez

Barrios

Leidy Johana

Caviedes López



Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones

Liquidación del contrato 20% 23/08/2016si por el gerente del proyecto y


Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones



Leidy Johana

Caviedes López



Luis Miguel

Gámez Barrios


gerente funcional.

Luis Miguel Gámez

Barrios

Leidy Johana

Caviedes López



Luis Miguel

Gámez Barrios


CIERRE DE CONTRATO







Proyecto: Levantamiento topográfico. Contrato: 0004


Contacto o Contraparte: Ingenieros de Cundinamarca.

Vigencia del Contrato: 13 días.

Fecha de Inicio: 21/07/2016 Fecha de Cierre: 17/08/2016


PAGOS / MONTOS

190




Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones



Leidy Johana

Caviedes López


gerente funcional.

Luis Miguel Gámez

Barrios

Leidy Johana

Caviedes López



Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones

Liquidación del contrato 16/11/2016si por el gerente del proyecto y


Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones



Leidy Johana

Caviedes López



Luis Miguel

Gámez Barrios


gerente funcional.

Luis Miguel Gámez

Barrios

Leidy Johana

Caviedes López



Luis Miguel

Gámez Barrios


CIERRE DE CONTRATO







Proyecto: Estudios de suelos. Contrato: 0005


Contacto o Contraparte: INGELAB.




PAGOS / MONTOS

191




Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones



Leidy Johana

Caviedes López


gerente funcional.

Luis Miguel Gámez

Barrios

Leidy Johana

Caviedes López



Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones



Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones



Leidy Johana

Caviedes López



Luis Miguel

Gámez Barrios


gerente funcional.

Luis Miguel Gámez

Barrios

Leidy Johana

Caviedes López



Luis Miguel

Gámez Barrios


CIERRE DE CONTRATO







Proyecto: Diseños arquitectónicos. Contrato: 0006

Administrador del Contrato: Thomas cruz Gutiérrez.

Contacto o Contraparte: Mora y Gonzales arquitectos.




PAGOS / MONTOS

192




Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones



Leidy Johana

Caviedes López


gerente funcional.

Luis Miguel Gámez

Barrios

Leidy Johana

Caviedes López



Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones



Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones



Leidy Johana

Caviedes López



Luis Miguel

Gámez Barrios


gerente funcional.

Luis Miguel Gámez

Barrios

Leidy Johana

Caviedes López



Luis Miguel

Gámez Barrios


CIERRE DE CONTRATO







Proyecto: Diseños estructurales. Contrato: 0007

Administrador del Contrato: Thomas cruz Gutiérrez.

Contacto o Contraparte: Estructural completas sa.




PAGOS / MONTOS

193




Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones



Leidy Johana

Caviedes López


gerente funcional.

Luis Miguel Gámez

Barrios

Leidy Johana

Caviedes López



Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones



Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones



Leidy Johana

Caviedes López



Luis Miguel

Gámez Barrios


gerente funcional.

Luis Miguel Gámez

Barrios

Leidy Johana

Caviedes López



Luis Miguel

Gámez Barrios


CIERRE DE CONTRATO







Proyecto: Diseños eléctricos. Contrato: 0008

Administrador del Contrato: Ana maría olivera Cardozo.

Contacto o Contraparte: Diseños eléctricos avanzados.




PAGOS / MONTOS

194




Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones



Leidy Johana

Caviedes López


gerente funcional.

Luis Miguel Gámez

Barrios

Leidy Johana

Caviedes López



Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones



Luis Miguel Gámez

Barrios

departamento de

adquisiciones



Leidy Johana

Caviedes López



Luis Miguel

Gámez Barrios


gerente funcional.

Luis Miguel Gámez

Barrios

Leidy Johana

Caviedes López



Luis Miguel

Gámez Barrios


CIERRE DE CONTRATO







Proyecto: Diseños hidrosanitarios. Contrato: 0009

Administrador del Contrato: Ana maría olivera Cardozo.

Contacto o Contraparte: Universidad piloto de Colombia.




PAGOS / MONTOS

195


5.10.1 Plan de gestión de los interesados. El propósito del Plan de Gestión de Interesados es planear la gestión de las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados directa e indirectamente por el Proyecto, con el fin de gestionar sus expectativas y minimizar el impacto que puedan generar. A su vez busca garantizar que los interesados reciban la información necesaria relacionada con el proyecto, teniendo en cuenta el nivel de interés que tengan por el proyecto. También busca identificar y considerar todos los requisitos de los mismos junto con las expectativas que tengan sobre el proyecto.

5.10.1.1 Identificación de los interesados. Este plan es desarrollado por el equipo del proyecto, con la revisión y aprobación del patrocinador:

Alcalde del municipio el señor Wilmar Alexander Martínez Barrios.

Para la identificación de los Interesados el equipo de trabajo se reunió con el propósito de discutir y definir los Interesados del proyecto. Para esto fue necesario adquirir información de proyectos similares, realizar entrevistas y encuestas a algunos habitantes del municipio sobre las necesidades de la población de primera infancia, teniendo en cuenta la calidad y el estado actual de los jardines que existen en el municipio. Este estudio dio como resultado la identificación de los siguientes interesados del proyecto:

Alcaldía municipal. Ministerio de educación nacional. Instituto colombiano de bienestar familiar. Secretaria de planeación municipal Personería municipal Interventoría. Representante de la población beneficiaria. Representante de los vecinos del proyecto. Gerente del proyecto. Equipo del proyecto. Representante de los subcontratistas del proyecto.

196

5.10.1.2 Planificación de la gestión de los interesados. Con el fin de dar el debido trámite a la planificación de los Interesados se procede a realizar el respectivo análisis.

5.10.2 Gestionar la participación de los interesados. Se gestionará la Participación o Compromiso de los Interesados aumentando la probabilidad de ejecutar satisfactoriamente el proyecto, asegurando que todas las partes interesadas comprendan claramente los objetivos del proyecto, las metas, beneficios y riesgos. Lo que permite a los mismos ser partidarios activos del proyecto y ayudar a orientar las actividades y decisiones en el momento que sea necesario.

5.10.3 Controlar la participación de los interesados. Esta actividad es detallada en el Plan de Gestión de Comunicaciones en la “Matriz de Comunicación Eficaz”, donde se describe la interacción de los interesados con el proyecto o la información del mismo. (Ver Matriz de Comunicación Eficaz).

5.10.3.1 Cambios de las partes interesadas. Para cualquier solicitud de cambio por parte de los interesados al momento de gestionar las expectativas de los interesados, es posible generar solicitudes de cambio, las cuales se refieren a acciones correctivas o preventivas. El proceso de aceptación se realizará de acuerdo con lo estipulado en el Plan de Gestión de Control de Cambios. Todos los interesados en el proyecto, según su rol, son muy importantes y se debe trabajar por mantener una excelente comunicación, donde todas las partes otorguen retroalimentaciones pertinentes con el propósito de fortalecer el desarrollo del proyecto y conseguir un resultado óptimo.

5.10.3.2 Control de cambios. Para gestionar el control de cambios dentro del proyecto se realizara mediante la siguiente metodología que permitirá identificar el cambio que se requiere, se brinda el siguiente proceso:

Se completa una solicitud mediante un formulario de control de cambios del alcance del proyecto por parte del solicitante del cambio, el cual se entrega al Gerente del Proyecto.

Se evalúa y analiza el cambio solicitado con el Director del Proyecto y el solicitante del cambio.

En la reunión semanal del equipo de proyecto se exponen los principales aspectos del cambio solicitado y los diferentes impactos.

197

Figura 31. Proceso de solicitud de cambios.

5.11 KICKOFF

Se celebrara una cena en el salón blanco del hotel la mansión del municipio de Tocaima Cundinamarca, con el fin de presentar a cada uno de los interesados como se va a ejecutar el proyecto.

198

KICKOFF

FECHA: Miércoles 04 de mayo de 2016.

INICIO: 6 pm. FIN: 8 pm.

LUGAR: Salón blanco Hotel La mansión.

MUNICIPIO: Tocaima Cundinamarca.

INFORMACIÓN: Durante la noche del coctel se explicó en que consiste el proyecto y cuál es la forma en la que se va a llevar a cabo, además de definir que va a contener el producto cuando finalice su ejecución.

ASISTENTES CARGO

Wilmar Alexander Martínez Barrios Alcalde Municipal (Tocaima - Cundinamarca)

Gina Parody Directora del Sena y ministra de Educación

Cristina Plazas Michelsen Directora General ICBF

María Mónica Serrano Siza Secretaria de Planeación del municipio

Lina Marcela Tovar Arias Personera municipal

Interna. Externa Interventoría

Cecilia Rodríguez Representante de la población beneficiaria

María Fernanda Ávila López Representante de los vecinos del proyecto

Luis Miguel Gámez Barrios Gerente del proyecto

Leidy Johana Caviedes - Yeison Andrés Montes Hernández

Equipo del proyecto

Arturo Díaz López Representante de los subcontratistas del proyecto.

199

6. PROCESO DE EJECUCIÓN

6.1 GESTIÓN DE LA CALIDAD

6.1.1 Aseguramiento de la calidad. La auditoría de calidad se realizó el día viernes 27 de enero del 2017, lo que permitió verificar que todos los procesos que se están llevando a cabo dentro del proyecto cumplen con el requerimiento de los interesados de acuerdo a la siguiente lista de chequeo:

Cuadro 34. Lista de chequeo.

Conocimiento de conceptos y principios Se lleva a cabo

Si No

¿Se tiene en cuenta tanto para diseños como para ejecución de procesos constructivos las recomendaciones establecidas por la norma NSR-10? X

¿Los diseños de la infraestructura del proyecto están respetando las características establecidas por CONPES SOCIAL 115?

X

¿Se tiene en cuenta tanto para diseños como para ejecución de procesos constructivos las recomendaciones establecidas por el reglamento técnico RETIE? X

¿Se tiene en cuenta tanto para diseños como para ejecución de procesos constructivos las recomendaciones establecidas por el reglamento técnico RAS 2000? X

¿La localización del proyecto respeta las normas establecidas por el EOT del municipio? X

¿Los estudios geotécnicos se están llevando a cabo en un laboratorio especializado y certificado por la ISO 90001? X

¿Los resultados de los estudios geotécnicos fueron favorables para la construcción que se va a llevar a cabo? X

¿Se están realizando los ensayos de slum en cada mezcla de concreto usada para la construcción de la edificación? X

¿Se están realizando los ensayos de los cilindros a los 8,15 y 24 días para su posterior facturación en el laboratorio? X

¿Se están realizando las pruebas de resistencia del acero usado para el refuerzo de la edificación? X

200

Se pudo establecer que el proyecto de diseño y construcción del centro de desarrollo infantil está cumpliendo a cabalidad los requerimientos de los interesados e incluyendo todos los procesos que son establecidos por los manuales y reglas establecidos dentro la tabla de reglamentos y normas.

6.2 GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

6.2.1 Adquirir el equipo de trabajo. El departamento de recursos humanos después de haber realizado análisis y pruebas en diferentes ámbitos como el cognitivo, trabajo en equipo, psicológico, intelectual y de salud determinó que para la ejecución del proyecto se va a contratar los siguientes recursos por haber cumplido con las características establecidas en el perfil ocupacional que está consignado en el plan de gestión de los recursos humanos:

6.2.2 Desarrollar el equipo. Después de haber realizado la adquisición del equipo del proyecto la organización realizo una capacitación fuera del trabajo el día viernes 10 de noviembre de 2016 para fortalecer los lasos y las relaciones entre el nuevo equipo del proyecto y el día 12 de febrero del 2017 se llevó a cabo una capacitación dentro del proyecto, en la que se les explico a partir de experiencias y situaciones actuadas dentro del sitio de trabajo cuales son las técnicas de seguridad industrial y manejo de extintores que deben de ser tenidas en cuenta dentro del espacio de trabajo para así evitar posibles accidentes laborales.

Además de las capacitaciones el departamento de recursos humanos estableció que por el cumplimiento de las responsabilidades los mejores recursos serán premiados con un fin de semana al centro vacacional PISCILAGO en la ciudad de melgar con todos los gastos pagos de transporte, alimentación y alojamiento para

Nombre Cargo

Luis Miguel Gámez Barrios Gerente del proyecto

Tatiana Barrero Rivera Gerente financiera

Leidy Johana Caviedes López Gerentes de recursos humanos

Yeison Andrés Montes Hernández

Vanessa Gómez Gómez ingeniero civil residente

Fabricio Larrota Gonzales ingeniero civil almacenista

Lenar Olivera Cardozo maestro de obra

Jeison José Puentes Morales subalterno auxiliar en servicios de ingeniería civil

Mauricio Gutiérrez Chambueta subalterno auxiliar en servicios de ingeniería civil

José Héctor Niño Castellanos subalterno auxiliar en servicios de ingeniería civil

201

cinco personas, en el caso de que el recuso ganador no quiera el viaje se le entregara una bonificación por el valor total del viaje. Los ganadores serán elegidos a partir de la matriz RACI y RAM y los desempeños de cumplimiento en obra.

20

2

Cuadro 35. Registro de polémicas.

6.2.3 Dirigir el equipo del proyecto. El gerente de proyecto definió que la mejor manera de realizar de una dirección segura de los recursos humanos es efectuando un registro de polémicas que le permita visualizar los incidentes que se han presentado durante la ejecución de las actividades, se deja el registro de polémicas que se han presentado hasta la fecha.

#

POLÉMICA POLÉMICA FECHA

PLANTEADO

POR

PERSONA

ASIGNADA

FECHA PARA

SOLUCIONARLO ESTADO

FECHA DE

RESOLUCIÓN RESOLUCIÓN

1 Desaparición de 10 bultos

de cemento 15/02/2016

Ingeniero

Residente

Mauricio

Gutierrez

Chambuela 20/02/2016 Indagación 28/02/2016

2Desaparición de 5 metros

cuadrados de enchape

para baño 27/11/2016

Ingeniero

almacenista

Lenar Olivera

Cardozo 30/11/2016 Indagación 02/12/2016

REGISTRO DE POLÉMICAS

La persona responsable

por la cción deberá

responder por la pérdida

de dicho material a mas

tardar un día después de

la fecha de resolución.

203

Cuadro 36. Capacitaciones del equipo de proyecto.

FICHA TÉCNICA DE CAPACITACIÓN

NOMBRE DE LA CAPACITACIÓN

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

ÁREA Recursos humanos AGENCIA

Positiva Compañía de Seguros S.

FECHA / DURACIÓN

Fecha de Inicio

Hora de Inicio Fecha Terminación Hora que Termino

12 de Sep. 2016

10:00 AM 12 de Sep. 2016 12:00 PM

TÉCNICA DE CAPACITACIÓN

Teórico-Practico

OBJETIVO (S)

Diseñar e implementar el Programa de Higiene y Seguridad Industrial, que permita desarrollar actividades de promoción, prevención y control de riesgos para preservar, mantener y mejorar la salud de los trabajadores en su área de trabajo a corto, mediano y largo plazo.

POBLACIÓN

Dirigida a: Equipo de proyecto

PROFESIONAL (S) RESPONSABLE (S) DE LA CAPACITACIÓN

José Luis Díaz Guarín

CONOCIMIENTO (S) ADQUIRIDO (S)

Definición de términos sistema general de riesgos laborales, riesgos profesionales, accidente de trabajo, enfermedad profesional, salud ocupacional, condiciones de trabajo, condiciones de salud, panorama de factores de riesgo, factores de riesgo, comité paritario, riesgo, priorización de riesgos salud trabajo, sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, mortalidad, ausentismo, incidente de trabajo, incidencia, prevalencia, valoración del factor de riesgo ,grado de riesgo, grado de peligrosidad, programa de vigilancia epidemiológica. Política de seguridad y salud ocupacional

EVALUACIÓN DE TEMAS DE CAPACITACIÓN

Se evaluaron los temas de la capacitación: SI

Formato de registro de capacitación debidamente firmado por los asistentes.

204


6.3.1 Gestionar las comunicaciones. La organización estableció que toda la documentación referente al desarrollo del proyecto se mantendrá dentro del “back up” organizacional con el objetivo de que pueda ser adquirido con más facilidad y no se presenten problemas por pérdida de información pertinente al desarrollo del proyecto, dentro de dicho “back up” estará almacenada:

El día 10 de febrero de 2017 se llevó a cabo un comité de avance en el despacho del alcalde en el municipio de Tocaima Cundinamarca, en el que se mostró a partir de un informe de avance desarrollado por el ingeniero residente y con registro fotográfico actualizado cual es el estado y el avance que han tenido todos los procesos q se llevan a cabo para el cumplimiento del proyecto, se deja constancia con la siguiente acta de comité de obra.

CÓDIGOTIPO

DOCUMENTOTITULO RESPONSABLE VERSIÓN FECHA

PO-CDI.01 Procedimientos Acta de constitución Gerente de proyectos 1 18/09/2016

PO-CDI.02 Procedimientos Diccionario de la EDT Grupo sénior 1 18/09/2016

PO-CDI.03 Procedimientos Acta de comité de obra Gerente de proyectos 1 18/09/2016

PO-CDI.04 Procedimientos Informes de avance Ingeniero residente 1 18/09/2016

PO-CDI.05 Procedimientoslistas de chequeo del

cronogramaGerente de proyectos 1 18/09/2016

PO-CDI.06 Procedimientoslistas de chequeo de

presupuestoGerente de proyectos 1 18/09/2016

PO-CDI.07 Procedimientos Métrica de calidadDepartamento de

calidad1 18/09/2016

PO-CDI.08 Procedimientoslistas de calificación de

proveedores

Departamento de

calidad1 18/09/2016

PO-CDI.09 Procedimientos Mejoras de procesosDepartamento de

calidad1 18/09/2016

PO-CDI.10 Procedimientoslistas de chequeo de

procesos no conformesGerente de proyectos 1 18/09/2016

PO-CDI.11 ProcedimientosContratos y pliegos de

condiciones

Departamento de

adquisiciones1 18/09/2016

PO-CDI.12 ProcedimientosAdministración de

contratos

Departamento de

adquisiciones1 18/09/2016

PO-CDI.13 Procedimientos Solicitud de cambios PMO 1 18/09/2016

PO-CDI.14 ProcedimientosActa de cierre del

proyectoGerente de proyectos 1 18/09/2016

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

205

En cuanto a la información suministrada a los demás interesados que están dentro de la matriz se les hará llegar mediante un método “push” es decir vía correo electrónico un informe con información más global en el que se enfatice en el porcentaje de avance, se realizar su respectivo control de llevada mediante llamadas telefónicas realizadas por la secretaria de gerencia.

1

2

CUMPLIDO

SI/NO

1

SI

2

SI

NOMBRE CARGO FIRMA

FECHA: miércoles 05 de octubre de 2016

CONSTRUCTORA LEMIVAYE

ACTA COMITÉ DE OBRA NUMERO 1

HORA DE INICIO: 8 am HORA CIERRE: 10 am

ASISTENTES

cambios realizados dentro del proyecto de acuerdo a las condiciones del proyecto.

Wilmar Martínez Alcalde de Tocaima

Luis Miguel Gámez Barrios Director del Proyecto

Vanessa Gómez Gómez Ingeniera Residente

TEMAS TRATADOS

avance del proyecto hasta la fecha comprándolo con lo planificado.

COMPROMISO DE ESTE COMITÉ

ÍTEM ASUNTO RESPONSABLE

FECHA MÁXIMA DE

CUMPLIMIENTO

optimizar recursos para acortar los

tiempos de ejecución durante el

armado del refuerzo de acero.

utilizar para la instalación de la maya

electro soldada panelitas de 0.5 cm

para una mejor ubicación al momento

de la fundida.

Ingeniera Residente

Ingeniera Residente

jueves 06 de octubre

del 2016

jueves 17 de noviembre

de 2016

206


6.4.1 Gestionar las adquisiciones.

Figura 32. Solicitud de cotización.

Tocaima – Cundinamarca, Enero 10 de 2017. Señor Héctor Fernando Pérez Arango Gerente general HOMECENTER Girardot Asunto: solicitud de cotización Mediante la presente carta me permito solicitarle una cotización de los siguientes materiales:

PRODUCTO CRITERIOS DE

ÉXITO O DESCRIPCIÓN

TÉCNICA

CANTIDAD UNIDAD DE

MEDIDA

puertas en madera Homecenter 18 UNID

ventiladores Homecenter 20 UNID

marcos para puertas Homecenter 30 UNID

puertas metálicas Homecenter 5 UNID

ventanas y rejas Homecenter 50 UNID

enchapes de baños Homecenter 130 M2

enchapes de cocina Homecenter 80 M2

plantas de diversas especies Homecenter 50 UNID

Agradecemos la atención prestada y esperamos una pronta respuesta.

Luis Miguel Gámez Barrios

Gerente del proyecto

207

Figura 33. Cotización

Girardot – Cundinamarca, enero 14 de 2017. Señor Luis Miguel Gámez Barrios Gerente del proyecto CDI Tocaima-Cundinamarca Asunto: cotización de materiales de obra. Mediante la presente carta me permito dar a conocer los costos reales unitarios aproximados que están sujetos a variación en el dólar para cada uno de los materiales especificados:

PRODUCTO CANTIDAD UNIDAD DE

MEDIDA VALOR UNITARIO

APROX COSTO APROX

puertas en madera 18 UNID $ 36.826.667,00 $ 662.880.006,00

ventiladores 20 UNID $ 15.166.667,00 $ 303.333.340,00

marcos para puertas 30 UNID $ 190.000,00 $ 5.700.000,00

puertas metálicas 5 UNID $ 423.333,33 $ 2.116.666,65

ventanas y rejas 50 UNID $ 348.333,33 $ 17.416.666,50

enchapes de baños 130 M2 $ 15.000,00 $ 1.950.000,00

enchapes de cocina 80 M2

$ 40.500,00 $ 3.240.000,00

plantas de diversas especies

50 UNID

$ 20.833,33 $ 1.041.666,50

Esperamos que la información suministrada sea suficiente y la negociación llegue a feliz término.

______________________________ Héctor Fernando Pérez Arango Gerente HOMECENTER Girardot

208

6.4.2 Efectuar las adquisiciones. La organización el día lunes 22 de febrero de 2016 subió a la página del SECOP los pliegos de condiciones para un concurso de méritos abiertos con un contrato de precio fijo por cada proceso, para la realización del levantamiento topográfico, estudio de suelos, diseños arquitectónicos, diseños estructurales, diseños eléctricos y diseños hidrosanitarios. Los ganadores de dichas licitaciones son:

En cuanto a la adquisición de materiales para obra la organización decidió emplear a sus proveedores de confianza mediante contratos de tiempo y materiales, ya que han trabajado en proyectos anteriores y han cumplido con la calidad necesaria, los tiempos de entrega establecidos y con costos similares a la de la competencia. Dentro de los materiales a adquirir se encuentran:

ENTIDAD REPRESENTANTE LEGAL CARGO FUNCIÓNVALOR DEL

CONTRATO

Ingenieros de Cundinamarca Gonzalo Rodríguez Herrán topógraforealizar el levantamiento

topográfico$ 6.577.143,04

INGELAB Sandra pinzón García ingeniero suelistarealizar el diseño de

suelos$ 20.933.332,80

Mora y Gonzales arquitectos Dilia maría james Hernández arquitectorealizar el diseño

arquitectónico$ 7.233.333,60

Estructural completas sa Aldemaro Manuel Gulfo ingeniero estructuralrealizar el diseño

estructural$ 6.666.667,20

Diseños eléctricos

avanzadosHéctor Pérez Herrera ingeniero eléctrico

realizar el diseño

eléctrico$ 4.299.999,22

Universidad piloto de

ColombiaCesar de Francisco Larrañaga ingeniero sanitario

realizar el diseño

hidrosanitario$ 4.299.999,22

209

Orden de compra Proveedor: HOMECENTER Girardot. Fecha del pedido: 01 de octubre de 2017. Fecha de pago: 09 de octubre de 2017. La presente orden es válida para los siguientes artículos:


MEDIDA VALOR UNITARIO

APROX COSTO APROX

puertas en madera 18 UNID $ 36.826.667,00 $ 662.880.006,00

ventiladores 20 UNID $ 15.166.667,00 $ 303.333.340,00

marcos para puertas 30 UNID $ 190.000,00 $ 5.700.000,00

Recibido: Yeison Andrés Montes Hernández. Autorizado por: Luis Miguel Gámez Barrios.

21

0

4.5

PRODUCTO

CRITERIOS DE ÉXITO

O DESCRIPCIÓN

TÉCNICA

CANTIDADUNIDAD DE

MEDIDA

NECESIDAD

PARA TIPO DE COMPRA

RESTRICCIONE

S

INICIO

COMPRACOSTO APROX.

Cemento Deposito san Carlos 700 BULTO 02/02/2017 Tiempo y materiales 10/02/2017 $ 19.133.333,33

Estuco plástico Deposito san Carlos 180 BULTO 10/11/2017 Tiempo y materiales 24/11/2017 $ 10.188.000,00

Pegacor Deposito san Carlos 120 UND 10/11/2017 Tiempo y materiales 24/11/2017 $ 4.048.000,00

Piedra de planta de 1" Deposito san Carlos 160 M3 10/01/2017 Tiempo y materiales 27/01/2017 $ 6.506.666,67

Arena del guamo Deposito san Carlos 120 M3 02/02/2017 Tiempo y materiales 10/02/2017 $ 4.580.000,00

Soldadura pvc Deposito san Carlos 10 UND 10/02/2017 Tiempo y materiales 20/02/2017 $ 161.000,00

Acero 3/4" Y 1/2" Deposito san Carlos 9000 KG 10/01/2017 Tiempo y materiales 27/01/2017 $ 138.300.000,00

Ladrillo # 6 Deposito san Carlos 4000 UND 07/07/2017 Tiempo y materiales 28/07/2017 $ 2.033.333,33

Ladrillo tolete Deposito san Carlos 5000 UND 07/07/2017 Tiempo y materiales 28/07/2017 $ 7.000.000,00

Tubería sanitaria Deposito san Carlos 600 ML 10/02/2017 Tiempo y materiales 20/02/2017 $ 23.660.000,00

Tubería eléctrica Deposito san Carlos 900 ML 10/02/2017 Tiempo y materiales 20/02/2017 $ 13.440.000,00

Malla electro soldada Deposito san Carlos 90 UND 07/07/2017 Tiempo y materiales 28/03/2017 $ 3.930.000,00

Chipa Deposito san Carlos 30 UND 10/01/2017 Tiempo y materiales 27/01/2017 $ 64.200,00

Puntillas Deposito san Carlos 30 LB 05/08/2017 Tiempo y materiales 12/08/2016 $ 53.000,00

Pintura tipo 3 Deposito san Carlos 50 CUBO 10/11/2017 Tiempo y materiales 24/11/2017 $ 10.680.000,00

Tejas termo acústicas Deposito san Carlos 350 UND 01/11/2017 Tiempo y materiales 10/11/2017 $ 25.701.666,67

Combo (sanitario, ducha y

lavamanos)Deposito san Carlos 16 UND 10/11/2017 Tiempo y materiales 24/11/2017 $ 7.385.600,00

Pisos porcelanato Deposito san Carlos 200 M2 10/11/2017 Tiempo y materiales 24/11/2017 $ 5.253.333,33

Cocina integral Deposito san Carlos 1 UND 10/11/2017 Tiempo y materiales 24/11/2017 $ 2.466.666,67

Impermeabilizante Deposito san Carlos 50 UND 02/02/2017 Tiempo y materiales 10/02/2017 $ 9.488.333,33

Retardador de fraguado Deposito san Carlos 50 BULTO 02/02/2017 Tiempo y materiales 10/02/2017 $ 1.330.000,00

Puertas en madera Homecenter 18 UND 01/10/2017 Tiempo y materiales 09/10/2017 $ 6.628.800,00

Kit de herramienta menor Deposito san Carlos 20 UND 02/08/2017 Tiempo y materiales 11/08/2016 $ 3.165.333,33

Palas Deposito san Carlos 20 UND 02/08/2017 Tiempo y materiales 11/08/2016 $ 815.333,33

Baldes Deposito san Carlos 20 UND 02/08/2017 Tiempo y materiales 11/08/2016 $ 595.333,33

Carretilla Deposito san Carlos 10 UND 02/08/2017 Tiempo y materiales 11/08/2016 $ 1.266.000,00

Ventiladores Homecenter 20 UND 10/11/2017 Tiempo y materiales 24/11/2017 $ 3.033.333,33

Retro cargador Caterpillar 48 HORA 02/08/2016 Tiempo y materiales 11/08/2016 $ 11.920.000,00

Vibro compactador Caterpillar 30 HORA 10/01/2017 Tiempo y materiales 27/01/2017 $ 10.550.000,00

Compactador de rana Caterpillar 30 HORA 10/01/2017 Tiempo y materiales 27/01/2017 $ 1.040.000,00

Teja de zinc Deposito san Carlos 100 UND 05/08/2017 Tiempo y materiales 12/08/2016 $ 2.293.333,33

Mezcladora Caterpillar 52 HORA 02/02/2017 Tiempo y materiales 10/02/2017 $ 16.986.666,67

Marcos para puertas Homecenter 30 UND 01/10/2017 Tiempo y materiales 09/10/2017 $ 5.700.000,00

Puertas metálicas Homecenter 5 UND 01/10/2017 Tiempo y materiales 09/10/2017 $ 2.116.666,67

Ventanas y rejas Homecenter 50 UND 01/10/2017 Tiempo y materiales 09/10/2017 $ 17.416.666,67

Enchapes de baños Homecenter 130 M2 10/11/2017 Tiempo y materiales 24/11/2017 $ 1.950.000,00

Enchapes de cocina Homecenter 80 M2 10/11/2017 Tiempo y materiales 24/11/2017 $ 3.240.000,00

Plantas de diversas

especiesHomecenter 50 UND 19/12/2017 Tiempo y materiales 29/12/2017 $ 1.041.666,67

MATRIZ DE ADQUISICIONES

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

• La empresa

proveedora del

material debe

garantizar que

este sea de

excelente

calidad teniendo

en cuenta la

normativa

nacional.

• El precio del

material será

acordado entre

el proveedor y el

departamento de

compras

semanalmente y

no se aceptan

cambios

elevados en el

mismo.

• Los costos de

la maquinaria

deben incluir

operario y

mantenimiento.

• La maquinaria

deberá estar en

el sitio del

proyecto el día

acordado según

el cronograma

establecido

previamente.

21

1

GESTIÓN DE LOS INTERESADOS

6.4.3 Gestionar el compromiso de los interesados. El día 10 de febrero de 2017 durante la realización del comité de avance el gerente de proyecto observo que la directora de planeación Andrea García falto, por esta razón el gerente La busco en su despacho para preguntar por qué había falta ha dicho comité.

Las razones que ella explico fue que la información no era muy explícita por esta razón había perdido el interés en asistir a dicho comité. Para solucionar este inconveniente el director de proyecto le pregunto cuáles eran sus requerimientos referentes a la información para mantener y mejorar el interés en el proyecto.

#

POLÉMICA POLÉMICA FECHA

PLANTEADO

POR

PERSONA

ASIGNADA

FECHA PARA

SOLUCIONARLO ESTADO

FECHA DE

RESOLUCIÓN RESOLUCIÓN

1

El representante de los

vecinos presenta quejas

debido al exceso de ruido

generado en el proyecto. 24/10/2016

Ingeniero

Residente

Mauricio

Gutierrez


Se llegó al acuerdo de

utilizar maquinaria que

genere ruido hasta las

4:00 pm.

2Los obreros presentan

quejas constantes debido a

la fuerte oleada de calor. 13/11/2016

Ingeniero

Residente

Mauricio

Gutierrez


Se suministrará al

personal la dotación

pertinente, así como se

establecieron horarios

para la hidratación de los

mismos

REGISTRO DE POLÉMICAS

212

7. PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO


7.1.1 Dar seguimiento y control al trabajo ejecutado. La organización establece que la mejor forma de mantener un control del proyecto es realizar informes de avance cada mes que muestren el estado actual del proyecto, dicho documento debe tener una información detalla y actualizada que permita a la junta directiva visualizar el estado real de ejecución, para de esta manera poder comparar lo realizado contra lo planificado. Esto permitiría a la alta gerencia definir si el proyecto se está desarrollando según lo proyectado o si ha presentado variaciones que ocasionan sobre costo o atrasos en la entrega del producto y de esta forma poder crear soluciones que permitan corregir o mitigar el impacto que estas situaciones de conflicto pueden traer al proyecto.

En este documento también se tendrán en cuenta el manejo de las comunicaciones con los interesados para que poder definir cuál es el interés que estos tienen en el proyecto y así poder controlarlo, además de tener identificados las actualizaciones o modificaciones realizadas tanto al proyecto como a la documentación del mismo.

Cuadro 37. Informe del estado de avance.

Detalles del Proyecto

Nombre del proyecto: Diseño y construcción del Centro de desarrollo infantil (CDI) Tocaima, Cundinamarca. Informe preparado por: Director del proyecto Patrocinador del Proyecto: Alcalde municipal de Tocaima Fecha Preparación informe: 02 de Marzo de 2017 Director del Proyecto: Luis Miguel Gámez Barrios

Estado General

213

Estado General: A la fecha de estado (02 de Marzo de 2017) Se realizó el análisis de Valor Ganado cuyo resultado: Cronograma del Proyecto: Teniendo en cuenta la programación estimada del proyecto se aprecia que se encuentra atrasado respecto a la programación inicial. Incremento 227 días. Costos del Proyecto: Teniendo en cuenta la estimación de costos previamente realizada el proyecto se encuentra por encima del presupuesto. Incremento -$13.523.464. Entregables del Proyecto: Acta de constitución o Project chárter: Completado EDT o WBS: : Completado Diccionario de EDT: Completado Cronograma: Completado Presupuesto: Completado

Estado detallado: Cronograma del Proyecto

Cuenta de control

Fecha Actual Fecha Prevista

Variación Actual (Días)

Porcentaje completado Actual

Inicio 18/02/16 19/02/16 -1 100%

Plan de Dirección

09/05/16 10/05/16 -1 100%


13/05/16 18/05/16 -5 100%

Organización y preparación de diseños

27/01/17 30/09/16 120 100%

Ejecución 02/03/17 08/11/16 114 24%

Total 227 días

NOTA: Los valores con signo negativo demuestran el incremento adicional con respecto a lo planeado.

Costos del proyecto

Cuenta de control

Previsto

Actual

Variación Actual

Porcentaje completado Actual

Inicio $499.968 $535.680 -$35.712 100%

Plan de Dirección

$2.753.240 $2.786.936 -$33.696 100%


$5.424.236 $ 3.642.000 $1.782.336 100%

Organización y preparación de diseños

$57.907.248 $85.844.640 -$27.937.392 100%

214

Ejecución $80.913.656 $68.212.856 $12.701.000 24%

Total -$13.523.464

7.1.2 Realizar control integrado de cambios. La organización ha establecido que al momento de llevar acabo un cambio dentro del proyecto este debe ser consultado con el gerente de proyecto y ser aprobado por la alta gerencia y el cliente, antes de llevar a cabo este cambio se debe definir los pro y los contras que dicho cambio traerían con siguió en el proyecto y el alcance del mismo, buscando que es mantenga al máximo las condiciones establecidas en primera estancia con el cliente y con los interesados principales.

Para llevar a cabo este proceso la gerencia ha definido el siguiente formato que será implementado en dichas situaciones de cambio.

Formato solicitud de cambio

Fecha: 25 de Febrero de 2017

Solicitante: Wilmar Alexander Martinez Barrios - Patrocinador

___Alcance ___Tiempo _X_Costo

Justificación:

Impacto:

Que pasa si no se hace:

Seguiríamos dentro del presupuesto inicialmente planeado.

Firmas: Wilmar Alexander Martinez BarriosPatrocinador

Autorización:Luis Miguel Gámez BarriosGerente

SOLICITUD DE CAMBIOS N° 001

El patrocinador desea cambiar el tipo de piso de cerámica convencional a

ceramica antideslizante en algunas areas del proyecto. por que lo considera

mas apropiado para la seguridad de los niños.

Si se realiza este cambio tendrá un incremento del 4,6 % en el costo respecto al piso de

cerámica convencional.

215

7.2 GESTIÓN DEL ALCANCE

7.2.1 Validar el alcance.

Acta de reunión

Nombre del Cliente Wilmar Alexander Martínez Barrios

Nombre del Proyecto Diseño y construcción del Centro de desarrollo infantil (CDI) Tocaima, Cundinamarca.

Fecha: 02-03-2017 Hora: 9:00 AM Lugar: Sala de juntas

Participantes:

Cargo Nombre Empresa Firma

Patrocinador del Proyecto

Wilmar Alexander Martínez Barrios.

Alcaldía Municipal de Tocaima, Cundinamarca.

Director del Proyecto

Luis Miguel Gámez Barrios.

Constructora LEMIVAYE

Gerentes de Recursos Humanos

Yeison Andrés Montes Hernández. Leidy Caviedes López.

Gerente de Finanzas Tatiana Barreto Rivera

Temas tratados:

En la reunión llevada a cabo el día 02 de Marzo del 2017 se mostró al cliente el informe de avance del proyecto, en el cual se evidencio mediante Valor Ganado el estado actual del proyecto con respecto a la línea base de alcance, tiempo y costo. INFORME DE AVANCE. Se realizó la aceptación de los entregables del proyecto, elaborados. Los cuales fueron aprobados satisfactoriamente. Se aprobó el cambio solicitado por el patrocinador en el formato Solicitud de cambios N°001.Se realizó actualización a la línea base del costo a causa del cambio aprobado.

216

7.2.2 Controlar el alcance. La auditoría de calidad número 4 del día viernes 19 de mayo del 2017 tuvo como enfoque fundamental mostrar al cliente y a la junta directiva el avance en el proyecto y en el producto respetando los requerimientos establecidos en el alcance inicial, además de mostrar el desempeño hasta la fecha realizando una comparación de lo planificado contra lo ejecuto dejando ver que el proyecto marcha según lo planificado y con un adelanto en la ejecución de las actividades de 8 días con respecto a la línea base del cronograma .


prevista de entrega

Fecha de corte

Acta de constitución o Project chárter

Documento que contiene una explicación global en los aspectos fundamentales del proyecto.

Completado 19/02/16 02 /04/16

EDT o WBS

Estructura que proporciona una visión del proyecto, teniendo en cuenta los niveles de desglose del proyecto.

Completado

07/03/16

02 /04/16

Diccionario de EDT

Documento con la descripción del trabajo que se debe hacer para cada paquete de trabajo de la WBS.

Completado

09/03/16

02 /04/16

Cronograma

Documento basado en el calendario, aprobado y realista, al igual que todas las actividades y recursos necesarios para completar el trabajo del proyecto.

Completado

10/03/16

02 /04/16

Presupuesto

Costo total del proyecto que se calcula con el propósito de determinar la cantidad de fondos

Completado

15/03/16

02 /04/16

217


prevista de entrega

Fecha de corte

que la organización requiere tener disponible para el proyecto.

7.3 GESTIÓN DEL TIEMPO

7.3.1 Controlar el cronograma y los costos. Como se definió en el plan de gestión del tiempo, se empleó la herramienta Project 2013 para realizar el debido control de cronograma.

Se realizó el día 02/03/2017 un corte de obra que permitió determinar el porcentaje del avance del proyecto y su estado actual los resultados obtenido a partir de dicha herramienta están consignados a continuación.

21

8

Figura 34. Control del cronograma parte 1

21

9


22

0


22

1

Figura 37. Control del cronograma parte 4.

22

2


22

3


22

4


22

5


226

7.4 GESTIÓN DEL COSTO

7.4.1 Controlar los costos.

INFORME DEL VALOR GANADO

Proyecto DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DEL CENTRO DE DESARROLLO INFANTIL (CDI) TOCAIMA

Fecha de Corte 02 de Marzo del 2017

Porcentaje Planeado 56%

Porcentaje de Ejecución 58%

Corte 02 de Marzo del 2017

Valor Planeado (PV) $ 327.726.312 Valor Ganado (EV) $ 146.818.112 Costo Actual (AC) $ 160.341.776

Varianza (SV) -$180.908.200 Cost variance (CV) -$13.523.664 Schedule performance index

(SPI)

0,45 Cost performance index (CPI) 0,92

Causa Raíz de variación de la programación: Se presenta demora en la entrega materiales de construcción, así como en la aprobación de premisos y licencias lo que conlleva a que no se cumplen con las fechas establecidas previamente.

Impacto en el cronograma: Doce (82) días más para la finalización del proyecto.

Causa Raíz de Variación de los costos: Debido al aumento de días, provoco que se aumentará el trabajo más de lo planeado lo que genero un sobrecosto en el proyecto.

Impacto en el Presupuesto: Se tendría un aumento $ 26.188.752 de la línea base del proyecto.

BAC: $ 604.871.560

Estimación a la conclusión (EAC): EAC = [BAC/CPI] $657.469.087 EAC = AC + BAC – EV $618.595.224

Selección EAC, Justificación y Explicación $618.595.224, el trabajo futuro se va a realizar según la tasa planificada..

Índice del rendimiento para completar (TCPI)

227

TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC) por encima del presupuesto

1,03

TCPI = (BAC – EV) / (EAC – AC) por encima del presupuesto

1,00

Conclusión: Para cumplir con el proyecto se tomará las reservas de contingencia y en caso necesario se solicitaría las reservas de gestión.

Gráfica 4. Curva de la “S”

7.5 GESTIÓN DE LA CALIDAD

Cuadro 38. Controlar la calidad

ID Aspecto A Identificar Cumple No Cumple Observaciones

1 Diseños

1.1 Los diseños cumplen con los reglamentos y normas

X

228


que rigen la construcción en Colombia (NSR-10, RAS 2000, RETIE)

1.2

Los diseños cumplen con las necesidades de la población beneficiada según el anexo técnico para orientar la prestación de servicio en centros de desarrollo infantil 2012.

X

1.3

Los diseños establecen el método constructivo más viable para el terreno donde se va a asentar la edificación.

X

2 EJECUCIÓN

2.1

El proyecto está ubicado en lugar alejado de focos de insalubridad o contaminación.

X

2.2

Los métodos constructivos llevados a cabo cumplen con los diseños y las normas (NSR-10,RAS 2000, RETIE)

X

2.3

Se están llevando a cabo los ensayos de slump, resistencia del concreto y resistencia del hacer a partir de los materiales y mezclas utilizadas en obra.

X

2.4

Se está disponiendo con seguridad y según el plan de manejo ambiental los residuos sólidos generados por los procesos constructivos.

X

2.5

Los empleados están portando los equipos necesarios para su seguridad y respetando

X

229


las normas de seguridad industrial.

2.6

Se está revisando continuamente el estado actual de los materiales y equipos (pesados y livianos) usados dentro del proyecto.

X

2.7

Se está llevando a cabo una bitácora de todos los acontecimientos que se presentan dentro del proyecto.

X

APROBADO POR: Luis Miguel Gámez Barrios.

23

0

Cuadro 39. Control de la calidad.

CONTROL DE CALIDAD

Proyecto: DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DEL CENTRO DE DESARROLLO INFANTIL TOCAIMA

Fecha: 02 de Marzo de 2017

Inspección realizada por:

Ingeniero residente

# Nombre Actividad

Especificaciones

Informes de Laboratorio T

iem

po

Costo

Ap

roba

d

o

Rech

az

ad

o

Pe

nd

ien

te

19 Construcción de campamento

El campamento debe comprender un área no mayor a 20 m2 los cuales comprenderán el bloque de oficinas y almacén provisionales.

X

20

Construcción de instalaciones provisionales

Las instalaciones provisionales se realizarán por medio del alquiler de containers.

X

21 Descapote de material biológico

El descapote se realizará con maquinaria pesada.

X

23

1


7.6.1 Controlar las comunicaciones.

Cuadro 40. Formato Correspondencia

ENVIADO A N° DE

FOLDER DE ARCHIVO

REFERENCIA / ASUNTO ELABORADA

POR FECHA DE

CARTA FECHA DE

RADICACIÓN

Alcalde Municipal 05 Solicitud de cotización. LEMIVAYE 2 de Marzo de 2016

01 DE JUNIO DE 2016

Leidy Jhoana Caviedez

06 Copia Informe Mensual No. 2 del mes de Junio de 2016.

LEMIVAYE 18 de Mayo

de 2016 19 de Mayo

de 2016

Luis Miguel Gamez 07 Invitación a reunión de corte LEMIVAYE 24 de Julio de 2016

25 de Julio de 2016

CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA

ELABORÓ:

LEMIVAYE FECHA: 2

trimestre

REVISÓ: LMGB ARCHIVO: 02

23

2

7.7 GESTIÓN DE LOS RIESGOS

7.7.1 Controlar los riesgos.

2Mitigar y

Transferir

Se solicita a la empresa encargada

de realizar los diseños, hacer las

modificaciones que sean necesarias

y a su vez que estas modificaciones

sean entregadas en un plazo no

mayor a 15 días

Revisar el estado de tramite de

licencias y permisos un mes antes

de iniciar obra.

TramitadorVerificando las fechas de los

respectivos documentos.

5 Mitigar

Se estipula una clausula de

incumplimiento en el contrato, la cual

será efectiva al no recibir los

materiales en las fechas

establecidas.




Departamento

de compras





11 Eliminar

Se rechazan los diseños que no

cumplan NSR-10 y se solicita que las

correcciones se realicen

oportunamente.

Revisar fechas de entrega de los

diseños y estado de los mismosInterventoría

Hacer una previa revisión de

diseños antes de entregarlos a la

entidad correspondiente.

13 Mitigar

Realizar una reunión en la cual

participen las personas involucradas

en el acta y se pueda agilizar las

respectivas firmas necesarias.

Fecha de inicio del proyectoDirector de

proyecto

Realizando recordatorios a las

personas involucradas en la firma

del acta.

14 Mitigar Agilizar la entrega pronta del contrato. Fechas de entrega del contrato.Representante

legal

Recordar al representante legal la

elaboración del contrato para su

revisión y posterior entrega.

15 Mitigar Aplicar clausula de incumplimiento. Anomalía en los informes de avance Interventoría

Supervisando continuamente en las

fechas de corte de obra y verificar

se este ejecutando según lo

planeado.

17 MitigarActivar el sistema de contraincendios

de la obra.

Aviso de incendio por parte del

encargado de salud y seguridad en

el trabajo.

SISOMA

Asegurar que el personal cuente con

los elementos de seguridad y que

las herramientas se encuentren en

un estado.

Como controlarePlan de Contingencia (Plan de


Lista de riesgos negativos

Riesgo Responsable


días






Estrategia de

respuesta




ID










23

3

Cuadro 41. Actualizaciones en la matriz de riesgos.

19 Mitigar






Inicio de la temporada invernalIngeniero

residente


meteorológicos

20 Mitigar

Activar las reservas de contingencia

con el fin de estar al día en los

respectivos pagos

Fechas de corte del proyectoDepartamento

de compras

Asegurando que los respectivos

informes estén listos antes d la fecha

de corte

23 Mitigar






Inicio de la temporada invernalingeniero

residente


meteorológicos

25 Mitigar

Crear rápidamente planes de

respuesta y si es necesario usar las

reservas.

Materialización de un riesgoGerente del

proyecto

Asegurarse que se realiza una

correcta identificación de riesgo por

el equipo de trabajo.

1 Mitigar

Agilizar las modificaciones

pertinentes en el menor tiempo

posible.

Fecha de reunión con el cliente

luego de que el mismo haya

solicitado cambios

TramitadorRevisión detallada de los

entregables.

6Mitigar y

Transferir

Alquilar maquinaria y enviar a

mantenimiento la maquinaria que

presenta fallas.

Anomalía en el normal

funcionamiento de la maquinaria

Departamento

de compras

Realizar chequeo periódicamente

del estado de la maquinaria.

7 Transferir

Se realiza la devolución del material

ya que no cumple con las métricas de

calidad, a su vez y se aplica la póliza

de incumplimiento




Proveedor





12 Transferir Renovarlas lo mas pronto posible Fecha de vencimiento de las pólizas Tramitador

Realizando recordatorios al

encargado de realizar dicha

actividad.

27 Mitigar

Enviar los correspondientes

documentos de manera ágil a las

respectivas direcciones

Fecha de entrega TramitadorActualizar periódicamente el

directorio.









maquinaria.




hidrosanitarios.








materiales.









retraso de 7 días.





23

4

2 Transferir

Es necesario realizar publicidad que

permita a la comunidad saber en que

consiste el proyecto para atrae a

posibles inversores en la zona.

Solicitud de oferta Gerente del

proyecto

Explotar y compartir al máximo las

oportunidades de proyectos

similares buscando mejoras los

ingresos económicos de la

organización y aumentando la

experiencia especifica de la

organización

3 Aceptar

Adquirir todos los enchapes

requeridos para el proyecto el día de

la oferta buscando que el descuento

sea mucho mas grande.

Cotización de precios en menos e

25% en el paquete.. O producto

Departamento

de compras


presente la oferta antes de realizar

la adquisición de dichos enchapes.

4 Aceptar

Adquirir todos los materiales

importados durante la caída del valor

del dólar, buscando que los costos

sea mucho menores.

Estar revisando constantemente el

precio del dólar dentro de los datos

actualizados en la pagina de internet

de la bolsa de valores colombiana.

Departamento

de compras


presente la disminución del valor de

los productos a adquirir.

Responsable Como controlareRiesgoPlan de Contingencia (Plan de











Lista de riesgos positivos

Estrategia de

respuesta

Código

del

235


7.8.1 Controlar las adquisiciones.

FACTURA DE VENTA

Cliente: proyecto diseño y construcción del centro de desarrollo infantil (CDI) Tocaima-Cundinamarca. Fecha de pago: 09 de octubre de 2017. La presente orden es válida para los siguientes artículos:


MEDIDA VALOR

UNITARIO COSTO

Acero 18 UNID $ 7.500 $ 135.000

Cemento 20 UNID $ 25.000 $ 500.000

Malla electro soldada 30 UNID $ 50.000 $ 1.500.000

Recibido: Yeison Andrés Montes Hernández. Aprobado por: Héctor Fernando Pérez Arango

236


7.9.1 Controlar el compromiso de los interesados.

Cuadro 42. Formulario de Lecciones Aprendidas.

Detalles del Proyecto

Título del Proyecto: Diseño y construcción del Centro de Desarrollo Infantil (CDI) Tocaima, Cundinamarca. Director del Proyecto: Luis Miguel Gámez Barrios

Beneficios del Proyecto: Se beneficiara a 250 Niños y niñas de escasos recursos, permitiéndoles recibir clases en instalaciones que cumplen con los requisitos de calidad.

Costos del Proyecto: Existe una variación en el costo estimado en el proyecto dando como resultado $618.595.224

Detalles del Impacto del Proyecto en el Cliente

Impacto del Proyecto: Se generó un resultado satisfactorio ya que se cumplió con la entrega del proyecto el cual se encontraba contemplado en el Plan de Desarrollo Municipal.

¿Cuáles son sus recomendaciones para un futuro proyecto con un alcance similar?

Desglosar la EDT en más niveles de desagregación que permitan visualizar claramente los paquetes en os que generaron sobrecostos.

¿Cómo lograr conseguir que este conocimiento sea efectivo para la organización?

Hacer entrega de los documentos recopilados durante el desarrollo del proyecto a la PMO de la organización.

Áreas Lecciones aprendidas y sugerencias

Tiempo y Costo

El equipo del proyecto en compañía del Director estaban encargados en la estimación de tiempo y costo. Sugerimos utilizar dos herramientas para la estimación de tiempo y costo de las actividades para disminuir el margen de error en la misma.

237

8. PROCESO DE CIERRE


8.1.1 Acta de cierre.

INFORMACIÓN

Identificación Documento PO-CDI.14

Dueño del Documento Gerente del proyecto

Fecha Miércoles 08 de noviembre de 2017

Última Fecha Actualizado 14 de Marzo de 2018

Nombre del Archivo Acta de cierre

HISTORIA DEL DOCUMENTO

VERSIÓN FECHA DEL CAMBIO CAMBIO

1.0 Lun 22/02/2016 Creación del Documento

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

ROL NOMBRE© FIRMA FECHA

Patrocinador del Proyecto

Wilmar Alexander Martínez Barrios

08/11/17

Director del Proyecto©

Luis Miguel Gámez Barrios

08/11/17

Residente de obra

Vanessa Gómez Gómez

08/11/17

PROYECTO COMPLETADO

En esta sección del acta de cierre se definen cuáles son los criterios solicitados por el cliente para aceptar el producto del proyecto, además de identificar que trabajo hace falta para la culminación del proyecto.

CRITERIOS DE TÉRMINO

CATEGORÍA CRITERIO OBTENIDO

Objetivos

Se cumplió con los objetivos establecidos en el acta de constitución.

SI

Beneficios

Se ha cumplido con los requerimientos establecidos por los interesados.

SI

238

Entregables

Todos los entregables han sido perfeccionados. Todos los entregables han sido aceptados por el Cliente

SI

ÍTEMS DESTACADOS

Se identifican los ítems que aún no se han terminado de en un 100%, para que de esta manera se pueda determinar cuál es el responsable de dicha actividad una forma de optimizar y actuar rápidamente para cumplir y culminar el proyecto cumpliendo con el alcance, tiempo y costo establecidos al inicio del proyecto.

ÍTEM ACCIÓN© RESPONSABLE

Actividades

Adecuación de la zona. Construcción parque infantil. Siembra de plantas ornamentales Adecuación de la zona.

Residente de obra

Riesgos

No cumplir con la fecha de entrega establecida. El proveedor no suministra los materiales a tiempo.

Director del Proyecto©

8.1.2 Cierre del proyecto. Esta sección describe los siguientes pasos requeridos para ejecutar el cierre del proyecto. Esto incluye el traspaso de los entregables y la documentación al cliente, la finalización de los contratos con proveedores, la liberación de los recursos de vuelta al negocio y la comunicación a todos los involucrados que el proyecto está formalmente cerrado.

8.1.2.1 Entregables. En la siguiente tabla están identificados los entregables que son requeridos por el cliente tanto del proyecto como del producto.

N° Documento Responsable Fecha

Entrega

1 Acta de constitución o Project chárter.

Gerente del Proyecto 15/03/2018

2 EDT o WBS. Gerente del proyecto y Equipo de Proyectos

15/03/2018

3 Diccionario de EDT. Gerente del proyecto y Equipo de Proyectos

15/03/2018

4 Cronograma. Gerente del proyecto y Equipo de Proyectos

15/03/2018

5 Presupuesto. Gerente del proyecto y Equipo de Proyectos

15/03/2018

239

ENTREGABLES DEL PRODUCTO

NO DOCUMENTO RESPONSABLE FECHA ENTREGA

1 18 Salones.

Residente de obra y Maestro de Obra

15/03/2018

2 1 Comedor comunitario. Residente de obra y Maestro de Obra

15/03/2018

3 8 Baterías sanitarias para niños.


15/03/2018

4 1 Cocina.


15/03/2018

5 1 Enfermería con baño privado.


15/03/2018

6 1 Cuarto de lavandería.


15/03/2018

7 1 Rectoría.


15/03/2018

8 1 Aula de docentes con baños privados.


15/03/2018

9 2 Jardines con juegos lúdicos.


15/03/2018

10 1 Shut de basuras alejado de las instalaciones.


15/03/2018

11 4 Aulas inteligentes.


15/03/2018

8.1.2.2 Documentación. En la siguiente tabla se identifica cual es la información que será suministrada al cliente durante el cierre del proyecto buscando una transparencia total de los procesos ejecutados por nuestra organización.

Listado Maestro De Documentos

Código Tipo Documento

Titulo Responsable Versión

Fecha

PO-CDI.01

Procedimientos

Acta de constitución

Gerente de proyectos

1 18/09/2016

PO-CDI.03

Procedimientos

Acta de comité de obra


1 18/09/2016

PO-CDI.04

Procedimientos

Informes de avance

Ingeniero residente

1 18/09/2016

PO-CDI.05

Procedimientos

listas de chequeo del cronograma


1 18/09/2016

PO- Procedimien listas de chequeo Gerente de 1 18/09/20

240

8.1.2.3 Proveedores. En la siguiente tabla se estable cuales proveedores fueron liberados de sus actividades dentro del proyecto y el documento mediante el cual son liberados o ligados a posibles pólizas de cumplimiento establecidas dentro de los contratos.

Nombre Proveedor

Contrato Referencia

Actividades De Término

Fecha De Liberación

Responsable Actividad

Deposito san Carlos

0001 Liquidación contrato de adquisición de materiales

06/09/2017 Yeison Humberto Gómez Martínez.

Homecenter 0002 Liquidación contrato de adquisición de materiales

29/12/2017 Elver Camilo Ochoa Molina.

Caterpillar 0003 Liquidación contrato de alquiler de maquinaria

20/02/2017 Jair Andrés Mallorquín Gómez.

Ingenieros de Cundinamarca.

0004 Liquidación contrato para realizar el levantamiento topográfico.

17/08/2016. Yeison Humberto Gómez Martínez.

Ingelab. 0005 Liquidación contrato para realizar los Estudios de suelos.

18/10/2016 Yeison Humberto Gómez Martínez.

Mora y Gonzales arquitectos.

0006 Liquidación contrato para realizar los Diseños

10/10/2016 Thomas Cruz Gutiérrez.

CDI.06 tos de presupuesto proyectos 16

PO-CDI.07

Procedimientos

Métrica de calidad Departamento de calidad

1 18/09/2016

PO-CDI.10

Procedimientos

listas de chequeo de procesos no conformes


1 18/09/2016

PO-CDI.13

Procedimientos

Solicitud de cambios

PMO 1 18/09/2016

PO-CDI.14

Procedimientos

Acta de cierre del proyecto


1 18/09/2016

241

Nombre Proveedor

Contrato Referencia

Actividades De Término



arquitectónicos.

Estructural completas sa.

0007 Liquidación contrato para realizar los Diseños estructurales.

11/11/2016 Thomas Cruz Gutiérrez.

Diseños eléctricos avanzados.

0008 Liquidación contrato para realizar los Diseños eléctricos.

05/12/2016 Ana María Oliver Cardozo.

Universidad piloto de Colombia.

0009 Liquidación contrato para realizar los Diseños hidrosanitarios.

28/12/2016 Ana María Oliver Cardozo.

8.1.2.4 Recursos. En la siguiente tabla se estable cuales recursos fueron liberados de sus actividades dentro del proyecto y el documento mediante el cual son liberados.

Nombre Del Recurso

Designación Actual

Actividad De Liberación



Luis Miguel Gámez barrios

Gerente del Proyecto

Liquidación contrato laboral.

08/11/2017 Tatiana Barrero Rivera

Tatiana Barrero Rivera

Gerente de finanzas



Leidy Johanna Caviedes López




Yeison Andrés Montes Hernández





Ingeniero civil residente



Fabricio Larrota

Ingeniero civil almacenista

Liquidación contrato


242

Nombre Del Recurso

Designación Actual

Actividad De Liberación



Gonzales laboral.

Lenar Olivera Cardozo

Maestro de Obra



Jeison José Puentes Morales

Subalterno auxiliar en servicios de ingeniería civil



Mauricio Gutiérrez Chambueta




José Héctor Niño Castellanos




8.1.2.5 Comunicación. En la siguiente tabla se estable cuáles fueron los métodos establecidos para realizar el cierre total de la información del proyecto todos los interesados.

Audiencia Objetivo

Mensaje Método Usado Fecha De Despacho

Responsable Despacho

Interesados

Cierre del proyecto y cumplimiento de los requerimiento establecidos por cada interesados.

“Push” Mediante correos electrónicos que son controlados mediante llamas telefónicas para confirmación de recepción de la información.

03/11/2017 Leidy Johanna Caviedes López

Interesados Invitación a la inauguración del centro de desarrollo infantil de Tocaima

“Push” Mediante correos electrónicos que son

09/11/2017 Yeison Andrés Montes Hernández

243

Aprobación Nombre : Luis Miguel Gámez barrios

Roll : Gerente Del Proyecto Firma : Fecha : 08/11/2017

Al firmar este documento, concedo la aprobación al cierre formal de este proyecto y al plan de traspaso descrito anteriormente.

8.1.3 Acta de aceptación.

DETALLES DEL PROYECTO©

Nombre del Proyecto: Diseño y construcción del centro de desarrollo infantil (CDI) en Tocaima Cundinamarca. Director del Proyecto: © Luis Miguel Gámez Barrios

DETALLES DE LA ACEPTACIÓN

Requerida por: Wilmar Alexander Martínez Barrios Fecha: © 09 de noviembre de 2017

Descripción: El proyecto busca mejorar las condiciones de infraestructura y educación temprana en el municipio de Tocaima Cundinamarca, ya que las existentes son poco confiables; se busca que el proyecto albergue 250 niños de edades entre 0 y 5 años, promoviendo e incentivando a la región a adquirir educación gratuita de alta calidad, permitiendo de esta manera erradicar el analfabetismo y brindándoles seguridad y comodidad a estos niños.

CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

Criterio: 18 Salones. 1 Comedor comunitario. 8 Baterías sanitarias para niños. 1 Cocina. 1 Enfermería con baño privado.

Estándares: Cumplir con la normatividad nacional para este tipo de edificaciones establecidas por: ICBF, NSR-10, RETIE, RAS 2000 entre otras.

Cundinamarca controlados mediante llamas telefónicas para confirmación de recepción de la información.

244

1 Cuarto de lavandería. 1 Rectoría. 1 Aula de docentes con baños privados. 2 Jardines con juegos lúdicos. 1 Shut de basuras alejado de las instalaciones. 4 Aulas inteligentes


RESULTADOS DE LA ACEPTACIÓN©

ACEPTACIÓN MÉTODO RESPONSABLE FECHA RESULTADO

Criterio Cumplir con las características físicas establecidas en los diseños aprobados.

Visual

Gerente del proyecto

08/11/2017 Se cumplieron a cabalidad con los requerimientos establecidos por los interesados.

Estándar Cumplir con los procesos y características estructurales que son establecidas por cada uno de los manuales citados dentro del plan de calidad.

Visual y pruebas de laboratorio


08/11/2017 Se cumplieron a cabalidad con los requerimientos establecidos por los interesados.

APROBACIÓN DEL CLIENTE

Documentación de Respaldo: © Se realizó una lista de chequeo en la que se tienen especificados las características y condiciones necesarias para cumplir con la calidad establecida por los interesados, dicha lista de chequeo será documentada en la parte inferior del documento dentro de la documentación de soporte.

245

Firma: Fecha: 08/11/2017 Por favor enviar esta Acta al Cliente para aprobación

8.1.4 Apéndices.

8.1.4.1 Documentación de soporte.

Conocimiento de conceptos y principios Se lleva a cabo

Si No

¿Se tiene en cuenta tanto para diseños como para ejecución de procesos constructivos las recomendaciones establecidas por la norma NSR-10? X

¿Los diseños de la infraestructura del proyecto están respetando las características establecidas por CONPES SOCIAL 115? X

¿Se tiene en cuenta tanto para diseños como para ejecución de procesos constructivos las recomendaciones establecidas por el reglamento técnico RETIE? X

¿Se tiene en cuenta tanto para diseños como para ejecución de procesos constructivos las recomendaciones establecidas por el reglamento técnico RAS 2000? X

¿La localización del proyecto respeta las normas establecidas por el EOT del municipio? X

¿Los estudios geotécnicos se están llevando a cabo en un laboratorio especializado y certificado por la ISO 90001? X

¿Los resultados de los estudios geotécnicos fueron favorables para la construcción que se va a llevar a cabo? X

¿Se están realizando los ensayos de slump en cada mezcla de concreto usada para la construcción de la edificación? X

¿Se están realizando los ensayos de los cilindros a los 8,15 y 24 días para su posterior facturación en el laboratorio? X

¿Se están realizando las pruebas de resistencia del acero usado para el refuerzo de la edificación? X

246


8.2.1 Cerrar las adquisiciones.

Girardot – Cundinamarca, julio 10 de 2017. Se hace constancia de que el “proyecto de diseño y construcción del centro de desarrollo infantil (CDI) Tocaima-Cundinamarca” se encuentra a paz y salvo con HOMECENTER y que ha cumplido a cabalidad con los pagos y los tiempos estipulados durante la negociación de la adquisición de materiales de obra. Cordial saludo

______________________________ Héctor Fernando Pérez Arango Gerente HOMECENTER Girardot

247

9. CONCLUSIONES

La administración de proyectos es una actividad que debe ser realizada con responsabilidad y compromiso por parte del gerente del proyecto y su equipo de trabajo, para este fin el PMI cuenta con una metodología reconocida internacionalmente la cual nos brinda herramientas fundamentales para la gerencia exitosa de proyectos, mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección. (Inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre).

Uno de los beneficios de usar la metodología para la gestión y dirección de proyectos es que no solo permite cumplir con los requerimientos del cliente, sino que también permite crear en las organizaciones nuevas prácticas eficientes que pueden ser usadas continuamente para la realización de futuros proyectos.

Según el PMI el proceso más importante para llevar a cabo un proyecto y terminarlo satisfactoriamente, es la planificación por tal razón el gerente del proyecto en compañía de su equipo debe asegurarse que esta debe realizarse correctamente.

248

BIBLIOGRAFÍA

Project Management Institute, PMI. Guía de los fundamentos de la Dirección de proyectos. PMBoK Guide. 5ta edición. Pennsylvania: PMI, 2013.

MULCAHY. Rita. PMP Exam Prep. United States of America. RMC Publications Inc. 2009.

https://es.wikipedia.org/wiki/NSR-10

http://www.mineducacion.gov.co/primerainfancia/1739/article-177868.html

http://www.icbf.gov.co/portal/page/portal/Descargas1/AnexoTecnico-Contratacion-PrimeraInfanciav2.pdf

http://www.constitucioncolombia.com/titulo-2/capitulo-2/articulo-44

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6778

http://www.minvivienda.gov.co/Documents/ViceministerioAgua/010710_ras_titulo_a_.pdf

http://www.minminas.gov.co/documents/10180/1179442/Anexo+General+del+RETIE+vigente+actualizado+a+2015-1.pdf/57874c58-e61e-4104-8b8c-b64dbabedb13

http://soda.ustadistancia.edu.co/enlinea/Proyecto%20de%20Grado%20Fase%20I%20(Segundo%20Momento)/localizacin_del_proyecto.html

http://proyectoarquitectonico.com/estudio-topografico-en-guadalajara

https://es.wikipedia.org/wiki/Estudio_de_suelos

https://es.wikipedia.org/wiki/Dise%C3%B1o_de_circuitos

249

ANEXO A. PLAN DE GESTIÓN AMBIENTAL

En el presente plan se identifica riesgos ambientales potenciales que pueden afectar de una forma directa nuestro proyecto durante sus diferentes etapas de desarrollo.

En él se identifican y miden médiate un favor porcentual el efecto que dicho riesgos pueden generar en el proyecto, permitiendo al gerente de proyectos definir cual podrían ser su trascendencia dentro del desarrollo del proyecto y su posible costo.

Análisis de riesgos ambientales

En esta etapa se definen a partir de juicio de experto, lecciones aprendidas y datos históricos cuales son los riesgos que pueden incurrir en proyectos de esta índole, además de definir su trascendencia en él, permitiéndole al gerente del proyecto crear acciones correctivas y decisivas, por esta razón se crea una matriz de riesgos que permitan visualizar a grandes rasgos dicho proceso.

Primero es necesario identificar los riesgos potenciales que puedan afectar cada uno de los procesos necesarios para desarrollar el proyecto.

25

0

ESTIMADO DE COSTOS

($COP)

DURACIÓN (DÍAS)

PERSONAS

DAÑOS A

INSTALACION

ES

AMBIENTALECONÓMICOS

(COSTOS)TIEMPO

IMAGEN Y

CLIENTESOTROS

VALORACIÓN

IMPACTO /

PROBABILIDAD

VALORACIÓN

GLOBALPLAN DE RESPUESTA ACCIÓN DE TRATAMIENTO

VALOR

ÍNDICEPERSONAS

DAÑOS A

INSTALA

CIONES

AMBIENTALECONÓMICOS

(COSTOS)TIEMPO

IMAGEN Y

CLIENTESOTROS

FENÓMENO SOCIO-

NATURAL

INCENDIO DURANTE JORNADA LABORAL

ACTIVA.4C 5C 3C 3C 4C 2C 0 22 M MITIGAR

Al momento de presentarse un incendio durante la construcción del

CDI es necesario realizar la pronta evacuación del personal que se

encuentra laborando, realizar el aviso a las entidades encargadas

de atención de emergencias, prevenir que el fuego se propague y

pueda entrar en contacto con materiales altamente inflamables.

2 22 27 18 18 22 13 0

FENÓMENO NATURALSISMO DURANTE JORNADA LABORAL

ACTIVA4C 3C 2C 3C 4C 3C 0 22 M MITIGAR

Al momento de presentarse un sismo durante la construcción del

CDI es necesario que el personal que se encuentra laborando

mantenga la calma y evacue la obra con el fin de prevenir posibles

accidentes causados por la caída de algunos de los elementos

estructurales y no estructurales, o bien sea el caso debido a algún

tipo de herramienta, material, maquinaria y equipos, que se estén

utilizando.

2 22 18 13 18 22 18 0

FENÓMENO NATURALTORMENTA DURANTE JORNADA

LABORAL ACTIVA4B 4B 3B 3B 4B 2B 0 21 M MITIGAR

Si se presenta una tormenta durante la ejecución del proyecto es

necesario detenerlo, por que al momento de los equipos y

materiales entran en contacto con el agua generan conflictos por

que disminuye su capacidad, no trabajan correctamente generando

conflicto en la ejecución del proyecto, en cuanto a el recurso humano

inmediatamente debe evacuar la obra y refugiarse preventivamente

en un lugar seguro que no pueda generar posibles afectaciones

futuras para su salud.

2 21 21 16 16 21 12 0

FENÓMENO DE ORIGEN

HUMANO

VANDALISMO DURANTE JORNADA

LABORAL ACTIVA1C 0C 0C 3C 4C 2C 0 22 M ELIMINAR

Si se presenta incidentes relacionados con vandalismo en el lugar

de trabajo es necesario que el recurso humano avise

inmediatamente a las autoridades e informen de la situación que se

esta presentando, procurando guardar la calma y no tomar

represarías.

2 9 0 0 18 22 13 0

FENÓMENOS BIOLÓGICOSPLAGAS DURANTE JORNADA LABORAL

ACTIVA3C 2C 3C 2C 4C 1C 0 22 M ELIMINAR

Si llega a presentarse situaciones como plagas dentro de sitio de

trabajo, el personal deberá hacer una limpieza periódica de los

tanques de almacenamiento, además de disminuir el empoza

miento de agua, el personal deberá estar vacunado contra toda

enfermedad de transmisión o de epidemia y el lugar debe ser

fumigado cuando el personal no se encuentre en el sitio de trabajo.

2 18 13 18 13 22 9 0

FENÓMENOS DE ORIGEN

TECNOLÓGICODERRAMES ACCIDENTALES 3C 2C 3C 4C 3C 3C 0 22 M MITIGAR

El residente de la obra deberá reportar y limpiar los derrames de

combustibles, aceites y sustancias tóxicas; debiendo, en caso que

correspondiere, indemnizar a terceros y al medio ambiente por los

daños que resultaren de los derrames. Que Toda sustancia

inflamable debe estar debidamente protegida, resguardada y

almacenada bajo condiciones de seguridad y restringidas de

acuerdo a su uso y grado de peligrosidad.

2 18 13 18 22 18 18 0

FENÓMENO SOCIALDISPOSICIÓN DE MATERIALES

EXCEDENTES4C 3C 4C 4C 3C 3C 0 22 M MITIGAR

Los excedentes de materiales, en su disposición final, deberán ser

dispuestos en forma extendida y en capas sucesivas, a efectos de

alterar lo menos posible la topografía del lugar y el escurrimiento

natural. De ser posible, deberán ser recubiertos con tierra vegetal

para permitir la revegetación natural, con el fin de minimizar el

impacto del paisaje.

2 22 18 22 22 18 18 0

FENÓMENO SOCIAL DESTRUCCIÓN DE LA FLORA 3C 2C 5C 3C 3C 2C 0 27 H MITIGARReducir la zona de trabajo al mínimo impacto posible, desarrollar un

plan de Protección de la Fauna Silvestre y Flora3 18 13 27 18 18 13 0

FENÓMENO SOCIO-

NATURAL

AGUAS SUPERFICIAL: DRENAJE

SUPERFICIAL, CALIDAD Y

CONTAMINACIÓN

4C 4C 5C 4C 2C 3C 0 27 H ELIMINAR

Se requiere la disposición de aguas lluvias captadas en las áreas

de campamentos o sitios de la obra, se deberá hacer un adecuado

sistema de descole que evite procesos de erosión. Además proveer

al interior de la obra un sistema de drenaje superficial temporal que

capte, conduzca y entregue las aguas a la red natural, utilizando

zanjas, y decoles. Para así tener estabilidad de los cortes

temporales.

22 22 27 22 13 18 0

FENÓMENO SOCIAL USO DE SUELO Y ACTIVIDADES 2C 4C 5C 3C 3C 1C 0 27 H ACEPTAR

Las labores de excavación deben estar diseñadas de tal forma que

se garantice la estabilidad del área intervenida, los materiales

excavados deberán ser transportados a los sitios de deposito

autorizados.

13 22 27 18 18 9 0

FENÓMENO SOCIALACTIVIDAD ECONÓMICA: GENERACIÓN

DE EXPECTATIVAS3C 1C 1C 3C 4C 2C 0 22 M TRANSFERIR

Se pretende acabar con la problemática que tiene el municipio de

Tocaima por la falta de jardines infantiles con condiciones

admisibles, además del poder ampliar la cobertura para que las

poblaciones vulnerables

18 9 9 18 22 13 0

18 0

MATRIZ DE IDENTIFICACION DE RIESGOS

20.000.000,00$

90

PLAN DE TRATAMIENTO A LOS RIESGOS

27 13 27 18 133C 0 27 H MITIGAR

Hacer control de ruido mediante la implementación de los

respectivos silenciadores a los exostos de la maquinaria utilizada. Y

para los niveles de ruido que se encuentran por fuera de la norma

vigente, se podrá tener como alternativa la instalación de barreras

difractoras que minimicen la afectación sobre la población aledaña

al sitio de las obras.

22 18 0

FENÓMENO NATURAL AIRE: CALIDAD Y RUIDO 5C 2C 5C 3C 2C

Se deberá realizar un monitoreo continuo de cada uno de los

materiales es decir el cable utilizado para la red eléctrica definiendo

que es seguro y cumple con las especificaciones de calidad,

además de revisar que cada conexión y circuito esta bien ejecutado

y no genera daño colaterales a la edificación.

22 27 18 224C 3C 0 27 H MITIGARFENÓMENO SOCIALINCENDIO POR PROBLEMAS

ELÉCTRICOS4C 5C 3C 4C

PROYECTO DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DEL CENTRO DE DESARROLLO INFANTIL (CDI) TOCAIMA, CUNDINAMARCA

CATEGORÍA RIESGO

VALORACIÓN DE IMPACTO Y PROBABILIDAD

25

1

Luego se realiza un análisis porcentual de dichos riesgos a partir de la afectación que puede generar en el proyecto si se materializa.

A B C D E

<1% 1%-5% 5%-25% 25%-50% >50%

Insignifican

teBajo Medio Alto Muy Alto

Catastrófica>10%

Programa Ejecución

10% o más 9,0

Grave6->10%

Programa Ejecución

8% 5,4

Severo2->6%

Programa Ejecución

5% 1,8

Importante1->2%

Programa Ejecución

4% 0,9

Marginal<1%

Programa Ejecución

2% 0,0

Ninguna0%

Programa Ejecución

0 0

ESTIMADO DE

COSTOS ($COP) 20.000.000,00$ PROGRAMA DE EJECUCIÓN: 90

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

PROYECTODISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DEL CENTRO DE DESARROLLO INFANTIL (CDI)

TOCAIMA, CUNDINAMARCAGERENTE DEL PROYECTO LUIS MIGUEL GAMEZ BARRIOS.

MATRIZ DE EVALUACIÓN SEMI-CUANTITATIVA (IMPACTO Y PROBABILIDAD) DE RIESGOS PARA PROYECTOS

CONSECUENCIASOTRA

SEVERIDAD

HSE y SEG. FÍSICA ALCANCE

IMAGEN Y

CLIENTESOTRA

Pe

rso

na

s

Da

ño

s a

ins

tala

cio

ne

s

Am

bie

nte

Ocurre en

1 cada 2

proyectos

ECONÓMICOS

(COSTO) ($)

Programación (días

cronograma)

Ocurre en

1 de 100

proyectos

Ocurre en

1 de 20

proyectos

Ocurre en

1 cada 4

proyectos

Ocurre

en 1 de 3

proyectos

27 29 30

4 Alto

Incapacidad

permanente

(parcial o

total)

Daño

Mayor

Contaminaci

ón

Mayor

Impacto Nacional 20 21 22 25 28

5 Muy AltoUna o mas

fatalidades

Daño

Total

Contaminaci

ón

Irreparable

Impacto

Internacional23 26

7

3 4

3 Medio

Incapacidad

temporal (>1

día)

Daño

Localizado

Contaminaci

ón

Localizada

24

2 Bajo

Lesión

menor

(sin

incapacidad)

Daño

Menor

Efecto

MenorImpacto Local 5 12

Impacto Regional 15 16 18 19

9 10 11

0 NuloNingún

Incidente

Ningún

Daño

Ningún

Efecto

13 14 17

1 Insignificante

Lesión leve

(primeros

auxilios)

Daño

leve

Efecto

LeveImpacto Interno

8Ningún Impacto 1 2 6

252

Solo serán tenidos en cuenta los riesgos que están del 17% para arriba teniendo en cuenta que nuestra organización establece que su tolerancia el riesgo es nivel media.

Análisis de impacto

Análisis de la huella de carbono

Este procesos cosiste en determinar a partir de las situaciones diarias que son llevadas a cabo dentro del proyecto cuales son las cantidades de co2 que son generadas como desecho de la ejecución de dichas actividades.

El proyecto se dividirá en dos etapas:

Etapa 1: Estudios Técnicos y Diseños: Consiste en la elaboración de todos los estudios técnicos y diseños para la ejecución del Centro de Desarrollo Infantil, que incluye: Administración, cuartos técnicos, Aulas, comedor, servicio, baños, circulaciones.

Etapa 2: Consiste en la construcción del Centro de Desarrollo Infantil, que tiene las siguientes áreas: Administración, cuartos, Aulas, comedor, servicio, baños, circulaciones.

Con el objetivo de realizar un análisis de la huella de carbono más detallada y teniendo en cuenta todos y cada uno de los procesos que son necesarios para el desarrollo del proyecto.

253

FASE:

UNIDAD VALOR UNIDAD

gal 10,15 kgCO2 e/gal 172,53

gal 8,15 kgCO2 e/gal 244,39

416,92

Consumo de energía eléctrica KWh 0,136 kgCO2 e/KWh 473,99

473,99

890,91

Consumo de agua m3 0,788Kg CO2 e/m3 de

agua0,04

0,04

Fabricación de papel Kg 1,840Kg CO2 e/Kg de

papel0,0624

0,0624

891,01

Descarga de aguas residuales

domesticaspersonas 73,00 kgCO2 e/per cápita 6,57

6,57

Generación de residuos solidos Kg 12,83 kgCO2 e/kg 32,08

32,08

38,65

929,66TOTAL EMISIONES DE GEI ETAPA A

TOTAL

GENERACION DE RESIDUOS

Residuos solidos del área de construcción 2.500

TOTAL

TOTAL EMISIONES DE GEI ETAPA A (SALIDAS)

TOTAL

TOTAL EMISIONES DE GEI ETAPA A (ENTRADAS)

ASPECTOS AMBIENTALES DE SALIDA

AGUAS RESIDUALES DOMESTICAS

Aguas residuales provenientes del área de

construcción90

Papel adquirido 33,90

SUBTOTAL FUENTES MÓVILES

ENERGIA ELECTRICA

Energía eléctrica adquirida 2.200,00

SUBTOTAL FUENTES FIJAS

TOTAL

AGUA

Agua adquirida en Fase de ejecución , entrega y

uso 50

TOTAL

PAPEL

ASPECTOS AMBIENTALES DE ENTRADA

REQUERIMIENTO ENERGETICO

COMBUSTIBLE (FUENTES MOVILES)

Consumo de combustibles

líquidos

ACPM 17.000,00

Gasolina Genérico 30.000,00

FUENTES MOVILES

FUENTE DE EMISIÓN DE GEI

(Seleccione de la lista)RECURSO Y/O ASPECTO

CONSUMO FACTOR DE EMISIÓNHUELLA DE

CARBONO

(Ton CO2 e)CANTIDAD

HERRAMIENTA DE CALCULO DE LA HUELLA DE CARBONO

PROYECTO:ESTUDIOS, DISEÑOS y CONSTRUCCIÓN DE UN CENTRO DE DESARROLLO INFANTIL (CDI) EN EL MUNICIPIO DE TOCAIMA,

CUNDINAMARCA PARA NIÑOS DE ESTRATOS 1 Y 2

ETAPA 2

DATOS RELEVANTES:Están incluidas las siguientes fases: Ejecución, entrega y uso.

254

FASE:

UNIDAD VALOR UNIDAD

gal 10,15 kgCO2 e/gal 258,80

gal 8,15 kgCO2 e/gal 158,85

417,65

Consumo de energía eléctrica KWh 0,136 kgCO2 e/KWh 434,82

434,82

852,47

Consumo de agua m3 0,788Kg CO2 e/m3 de

agua0,02

0,02

Fabricación de papel Kg 1,840Kg CO2 e/Kg de

papel0,0042

0,0042

Madera genérica Kg 1,15Kg CO2 e/Kg de

madera5,750

Fabricación de Cemento Ton 0,499T CO2/T cemento

producido0,015

5,7650

858,26

Descarga de aguas residuales

domesticaspersonas 73,00 kgCO2 e/per cápita 0,73

0,73

Generación de residuos solidos Kg 12,83 kgCO2 e/kg 10,91

10,91

11,64

869,90TOTAL EMISIONES DE GEI ETAPA A

TOTAL

GENERACION DE RESIDUOS

Residuos solidos del área administrativa 850

TOTAL

TOTAL EMISIONES DE GEI ETAPA A (SALIDAS)

TOTAL

TOTAL EMISIONES DE GEI ETAPA A (ENTRADAS)

ASPECTOS AMBIENTALES DE SALIDA

AGUAS RESIDUALES DOMESTICAS

Aguas residuales provenientes del área

administrativa10

TOTAL

MATERIALES DE CONSTRUCCION

Consumo de madera 5000

Consumo de cemento 30,00

Papel adquirido 2,26

SUBTOTAL FUENTES MÓVILES

ENERGIA ELECTRICA

Energía eléctrica adquirida 1.750,00

SUBTOTAL FUENTES FIJAS

TOTAL

AGUA

Agua adquirida en área administrativa 30

TOTAL

PAPEL

ASPECTOS AMBIENTALES DE ENTRADA

REQUERIMIENTO ENERGETICO

COMBUSTIBLE (FUENTES MOVILES)

Consumo de combustibles

líquidos

ACPM 25.500,00

Gasolina Genérico 19.500,00

FUENTES MOVILES

FUENTE DE EMISIÓN DE GEI

(Seleccione de la lista)RECURSO Y/O ASPECTO

CONSUMO FACTOR DE EMISIÓNHUELLA DE

CARBONO

(Ton CO2 e)CANTIDAD

HERRAMIENTA DE CALCULO DE LA HUELLA DE CARBONO

PROYECTO:ESTUDIOS, DISEÑOS y CONSTRUCCIÓN DE UN CENTRO DE DESARROLLO INFANTIL (CDI) EN EL MUNICIPIO DE TOCAIMA,

CUNDINAMARCA PARA NIÑOS DE ESTRATOS 1 Y 2

ETAPA 1

DATOS RELEVANTES:

Están incluidas las siguientes fases: Propuesta de Viabilidad, Identificación de la población a beneficiar, ubicación del proyecto,

organización y preparación de diseños, gestión del recurso humano y materia prima.

25

5

MATRIZ P5

Integradores del P5 Indicadores Categorías

de sostenibilidad

Sub Categorías Elementos Fase 1

Construcción Justificación

Fase 2 Uso

Justificación Total Acciones de

mejora/respuesta

Producto Objetivos y metas

Vida útil del producto Servicio posventa del producto

Sostenibilidad económica

Retorno de la inversión

Beneficios financieros directos

Proceso Impactos

Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso

Valor presente neto

Agilidad del negocio

Flexibilidad/ Opción en el proyecto

Flexibilidad creciente del negocio

Estimulación económica

Impacto local económico

Beneficios indirectos

Sostenibilidad

ambiental Transporte

Proveedores locales

-2

No existe un proveedor local calificado, se decide utilizar uno extranjero

0 NO APLICA -2,00

Los proveedores locales

suministraran los elementos que

tengan y los que no, serán

pedidos a un proveedor extranjero.

25

6


de sostenibilidad



Fase 2 Uso


mejora/respuesta

Comunicación digital

0 NO APLICA -1

Existirá comunicación digital con el

contratista para informar

cualquier tipo de anomalía

que se presente.

-1,00

Es necesario que el contratista

este pendiente de que el

proyecto cumpla las garantías

establecidas en las pólizas.

Viajes 3

Es necesario realizar viajes constantes de

personal, materiales,

herramientas y maquinaria.

3

Existirán gran cantidad de viajes del

personal que interviene en el

proyecto (empleados y

niños).

6,00

Se buscara un sitio en el que los trabajadores de

la empresa puedan vivir el

cual deberá estar en cercanía a la

construcción.

Transporte 3

El transporte de materiales,

herramientas, personal entre

otros elementos que forman

parte del proyecto

generara una cantidad

considerable de emisiones de gases efecto invernadero.

0 NO APLICA 3,00

Se implementara una ruta de transporte

escolar que utilizara gas

natural, la cual transportara a los niños que viven lejos del

CDI.

25

7


de sostenibilidad



Fase 2 Uso


mejora/respuesta

Energía

Energía usada 3

Durante la fase de construcción

es necesario emplear gran cantidad de

energía eléctrica,

mecánica, y lumínica

principalmente con el fin de cumplir el

cronograma de actividades del

proyecto.

3

Durante el uso del proyecto se

realizara un consumo

considerable de energía

eléctrica y lumínica en la realización de

las actividades.

6,00

Se mejoraran los diseños con el fin

de mejorar el aislamiento térmico, las

condiciones de ventilación y la sustitución de equipos que

consuman gran cantidad de agua y electricidad por

otros de mejor rendimiento.

Emisiones /CO2 por la energía usada

3

Se produce una cantidad

considerable de emisiones de

dióxido de carbono

durante todo el ciclo de vida del

proyecto, impactando la

calidad del aire.

3

En la fase de uso se

generara gran cantidad de

emisiones de dióxido de

carbono según la cantidad de personas que se encuentren

en el lugar

6,00

Implementar el Sistema de

Clasificación de Edificios

Sostenibles.

Retorno de energía limpia

0 NO APLICA 0 NO APLICA 0,00 NO APLICA

25

8


de sostenibilidad



Fase 2 Uso


mejora/respuesta

Residuos

Reciclaje 2

Durante la construcción se generaran una

cantidad considerable de

residuos sin embargo la mayor parte

son desechos.

2

Existirá gran cantidad de residuos provocados por las personas que intervienen en el proyecto.

4,00

Al finalizar cada día laboral en la

fase de construcción se

asignara un escuadrón de limpieza que deberá hacer

aseo, y clasificar residuos para su almacenamiento en contenedores para su posterior recolección por

parte de la empresa

contratada. Y en la fase de uso se implementara la

misma estrategia.

Disposición final 0 NO APLICA 0 NO APLICA 0,00 NO APLICA

Reusabilidad 2

Son pocos los materiales y herramientas

que pueden ser reutilizados.

0 NO APLICA 2,00

identificar los materiales y herramientas

que sean posible reusar.

Energía incorporada


25

9


de sostenibilidad



Fase 2 Uso


mejora/respuesta

Residuos 3

Se generaran gran cantidad de residuos durante la

construcción

3

Se generaran gran cantidad de residuos

durante el uso

6,00

Los residuos serán

clasificados en sus respectivos contenedores

para su posterior recolección por

parte de la empresa

contratada.

Agua

Calidad del agua

2

Es posible que los residuos de

agua generados en la

construcción afecten el

hábitat y las especies que se encuentren

cercanas al proyecto.

0 NO APLICA 2,00

Se controlara que durante el

proceso constructivo no

se generen vertimientos de

agua contaminada en

las áreas colindantes del

proyecto

Consumo del agua

3

Es necesario el uso constante del recursos

hídrico durante el proceso

constructivo

3

Es necesario el uso constante

del recurso hídrico durante

el uso.

6,00

Se implementara una estrategia para reutilizar las aguas grises.

26

0


de sostenibilidad



Fase 2 Uso


mejora/respuesta

Sostenibilidad social

Practicas laborales y

trabajo decente

Empleo -2

Se contratara personal local y si es necesario

extranjero

-2

Se contratara personal local y si es necesario

extranjero

-4,00

En primera instancia se realizara una

convocatoria de personal

(hombres y mujeres) en el municipio, sin embargo este

debe estar calificado para desempeñar su labor y si no se encuentran los

suficientes recursos

humanos es necesario

traerlos desde otro lugar. Estos trabajaran bajo la

modalidad de contrato.

Relaciones laborales

-3

Es necesario el respeto entre

los trabajadores y en general las personas que intervienen en el proyecto.

-3

Es necesario el respeto de

niños y trabajadores

-6,00

Entre las políticas de el

contratista como las del CDI se

debe garantizar respeto entre los trabajadores y en

general las personas que

intervienen en el proyecto.

26

1


de sostenibilidad



Fase 2 Uso


mejora/respuesta

Salud y seguridad

-3

Los trabajadores

que realizan la construcción se

verán expuestos a

riesgos laborales y a

algunas enfermedades.

-3

Los trabajadores y niños pueden verse afectados por algún tipo de accidente o enfermedad.

-6,00

Durante la etapa de construcciòn, entre el personal que forma parte

del proyecto existirá una

persona encargada del

SISOMA, quien se encargar de garantizar que

los trabajadores deberán estar afiliados a una ARL y EPS. Y durante el uso

tanto trabajadores como niños

deberán estar afiliados a una ARL y a una

EPS.

Educación y capacitación

0 NO APLICA -2 Es necesario

realizar capacitaciones.

-2,00

Durante el uso el personal deberá

recibir capacitaciones

según la dependencia a la que pertenezca.

Aprendizaje organizacional

-3 NO APLICA -1

Es necesario promover que

el personal encargado de el

cuidado y educación de

los niños mejoren su formación

académica.

-4,00

Al realizar las capacitaciones lo que se busca es

mejorar la productividad de los trabajadores y mejorar sus conocimientos

26

2


de sostenibilidad



Fase 2 Uso


mejora/respuesta

Diversidad e igualdad de oportunidades

-1

El personal podrá

desempeñar cualquier tipo de labor sin

ningún tipo de discriminación.

-1

No se tolerara ningún tipo de discriminación en el desarrollo

de las actividades.

-2,00

Es necesario crear políticas

con el fin de que se prohíba

cualquier tipo de discriminación

laboral.

Derechos humanos

No discriminación

-1

No existirá ningún tipo de discriminación

en la construcción del proyecto.

-1

No existirá ningún tipo de discriminación en el uso del

proyecto.

-2,00

Es necesario crear políticas

con el fin de que se prohíba

cualquier tipo de discriminación

por ningún motivo.

Libre asociación 0 NO APLICA 0 NO APLICA 0,00 NO APLICA

Trabajo infantil 1 No se permitirá

el trabajo infantil.

0 NO APLICA 1,00

No se permitirá que los menores de edad trabajen

en la construcción del

proyecto.

Trabajo forzoso y obligatorio

2 Se prohíbe el

trabajo forzoso. 2

Se prohíbe el trabajo forzoso.

4,00

Existirán políticas que prohíban el

trabajo forzoso.

Sociedad y

consumidores Apoyo de la comunidad

-3

Tendrá un impacto en

forma directa para la

comunidad desde la

perspectiva local.

-3

Tendrá un impacto en

forma directa para la

comunidad desde la

perspectiva local.

-6,00 Se beneficiara a

la niñez de la comunidad local.

26

3


de sostenibilidad



Fase 2 Uso


mejora/respuesta

Políticas públicas/ cumplimiento

-2

Debe tenerse en cuenta toda

la normativa que influye en el proyecto.

-2

Se deben cumplir las normas y políticas publicas

relacionados con los CDI.

-4,00

Durante la construcción del

proyecto se cumplirán todas y cada una de

las legislaciones, políticas publicas

y normas que influyen dentro

de el

Salud y seguridad del consumidor

0 NO APLICA -2

Es necesario garantizar la seguridad de

los niños.

-2,00

Los diseños de los elementos constructivos

deben ser planeados con el fin de mitigar los riesgos de sufrir alguna clase de peligro en los

niños.

Etiquetas de productos y servicios


Mercadeo y publicidad

-1

Antes y durante la construcción

deben realizarsen

notificaciones a la población que impacta

-1

Se deben continuar con

las notificaciones.

-2,00

Es importante que la población

conozca los derechos y

políticas publicas que influyen en

el proyecto.

Privacidad del consumidor

0 NO APLICA 0

Es necesario tener en cuenta

a quien se suministrara la información de los niños que se encuentran

en el CDI

0,00

Se restringirá el suministro de información a

personas diferentes a los entes de control

del estado y padres de

familia.

26

4


de sostenibilidad



Fase 2 Uso


mejora/respuesta

Comportamiento ético

Practicas de inversión y abastecimiento


Soborno y corrupción

3 No se tolerara ningún acto de

corrupción. 3

No se tolerara ningún acto de

corrupción. 6,00

La administración debe trabajar

contra la corrupción en

todas sus formas.

Comportamiento anti ético

3

No se tolerara ningún

comportamiento antiético.

3

No se tolerara ningún

comportamiento antiético.

6,00

La administración

debe trabajar en contra de

cualquier tipo de comportamiento

anti ético

TOTAL 13,00 3,00 15,00

265

Convenciones

Valoración

+3 Impacto negativo alto

+2 Impacto negativo medio

+1 Impacto negativo bajo

0 No aplica o Neutral

-3 Impacto positivo alto

-2 Impacto positivo medio

-1 Impacto positivo bajo

Análisis de los resultados:

Teniendo en cuenta los niveles de impacto que fueron utilizados para realizar el análisis de la matriz se puede apreciar que la mayor cantidad de impactos negativos se generar en la categoría de sostenibilidad ambiental, a su vez se aprecia que la mayor cantidad de impactos positivos se encuentran en la categoría de sostenibilidad social. En lo referente a impactos medios y bajos positivos se situaron en la categoría de sostenibilidad ambiental, mientras que en lo referente impactos medios y bajos negativos se situaron en la categoría de sostenibilidad ambiental. Considerando lo anterior es necesario aplicar las acciones de mejora que fueron planteadas además de otras que sean pertinentes.

Conclusiones:

1) Mediante el uso de la matriz P5 es posible generar una estrategia organizacional, la cual estudia los impactos de los procesos y entregables de un proyecto en lo referente a la sostenibilidad económica, la sostenibilidad ambiental y la sostenibilidad social.

2) En el análisis de los datos es necesario identificar los elementos que suponen riesgos independientemente del nivel en el que se encuentren.